Создание базы данных учета оплаты дополнительных услуг и учета успеваемости учеников МБОУ ДОД "ДХШ" НГО

Размещено на http://www.allbest.ru

ВВЕДЕНИЕ

На любом предприятии существует та рутинная работа, которую не всегда хочется выполнять, но, несмотря на это, делать её нужно. Для того чтобы успешно реализовывались поставленные задачи, работу на предприятии обязательно нужно автоматизировать. Для этого организации приобретают программные комплексы, которые обеспечивают автоматизацию деятельности работников. В силу высоких затрат на приобретение и дальнейшее обслуживание программного комплекса возникает вопрос: нельзя ли разработать систему собственными силами?

В рамках работы административного отдела МБОУ ДОД «ДХШ» НГО, необходима система, выполняющая следующие основные функции:

ведение списка учеников, заключивших контракт на обучение с указанием даты заключения договора и его номера;

ведение списка учебных курсов и списка групп с указанием стоимости обучения на них;

учет оплаты, включая ведение списка учеников-должников.

ведение списка учеников с указанием краткой информации;

обеспечение ввода, обработки и хранение сведений об оплате;

формирование отчетных форм;

учет текущей успеваемости учеников;

учет общей успеваемости за весь период обучения;

расширяемость системы, то есть возможность её доработки в случае повышения требований к автоматизированной системе;

удобный пользовательский интерфейс.

В дальнейшем система может быть использована для автоматизации работы секретаря и всей учебной части.

Итак, объект моего исследования - организация МБОУ ДОД «ДХШ» НГО (Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Детская художественная школа» Новоуральского городского округа).

Предмет исследования - система автоматизации учета оплаты за обучение и учета успеваемости учеников МБОУ ДОД «ДХШ» НГО а так же способы ее модернизации и внедрение новой системы автоматизации административного отдела.

Целью настоящей работы является оптимизация работы административного отдела художественной школы, путем автоматизации учета оплаты за обучение и учета успеваемости учеников по следующим направлениям:

введение безбумажной технологии;

уменьшение расходов времени на формирования приказов и выявление должников;

улучшение качества работы административного отдела и бухгалтерии;

формирование статистических отчетов по всем группам;

Задачи, решенные на пути к достижению цели:

исследование системы автоматизации учета оплаты за обучение и учета успеваемости учеников МБОУ ДОД «ДХШ» НГО выявление проблем и недостатков данной системы;

предложение путей решения выявленных проблем. Разработка программного обеспечения отвечающего требованиям организации.

Актуальность

Составляя планы технологического развития для успешной деятельности предприятия, руководители организаций сталкиваются с потребностью внедрения систем автоматизации. Решить эту задачу можно по-разному.

Вариант первый - не решать эту задачу вообще. При кажущейся простоте решения это чревато проблемами в дальнейшем. Во-первых, рано или поздно придется автоматизировать работу т.к. автоматизация каких-либо процессов существенно ускоряют работу, также дает возможность составления статистической отчетности при малых затратах на то времени, а также проводить анализ, что дает возможность прогнозирования.

Вариант второй - покупка полностью готовой системы. С одной стороны это реальный выход для тех компаний, которым необходимо, чтобы заложенные в такую систему возможности обеспечивали необходимый уровень автоматизации учетной и аналитической работы. Подобный подход позволяет в ограниченные сроки внедрить хорошо зарекомендовавшие себя программные решения. Для данного сценария критическими являются следующие факторы: качество программного обеспечения, надежность поставщиков, квалификация специалистов компании, стабильные условия для развития бизнеса.

АИС обычно приобретаются на достаточно долгий срок (среднее время «жизни» АИС - около 10 лет, но это не предел - во многих компаниях используются системы с гораздо большим «стажем» работы, правда, и обрастающими за это время новыми возможностями). Чтобы система автоматизации приносила ожидаемый эффект, она должна соответствовать данному предприятию - его возможностям, уровню развития и т.д. Стоимость АИС для небольшой фирмы не так уж и мала.

В настоящее время существует множество готовых решений для автоматизации административного отдела и в этих системах реализованы десятки различных задач, но в силу специфики деятельности каждого отдельного предприятия, не все найдут свое применение. Дорабатывать модули под конкретные запросы поставщику программного обеспечения зачастую невыгодно.

Отсюда вытекает третий вариант решения поставленной задачи - разработка информационной системы силами собственных специалистов.

Таким образом, актуальность данной проблемы определила выбор темы дипломной работы «Создание базы данных учета оплаты дополнительных услуг и учета успеваемости учеников МБОУ ДОД «ДХШ» НГО», круг вопросов и логическую схему ее построения.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ ОБЗОР

1.1 Исторический обзор Microsoft Access

Access версии 1.0 буквально открыла глаза многим разработчикам баз данных. Это была одна из первых реляционных баз данных для Windows 3 и первая база данных, удовлетворяющая потребности многих проектировщиков, как корпоративных, так и независимых. Кроме того, что Access проста в изучении, она позволяет очень легко создавать несложные приложения. Конечно, когда разработчики доходили в своей работе до определенного уровня, начинали проявляться ее ограничения, наиболее серьезным из которых было то, что размер базы данных не мог превышать 128 Мбайт. В Access 1.1 этот недостаток был устранен путем увеличения максимального размера базы данных до 1 Гбайт, были решены некоторые другие проблемы. И все же ей не хватало многих возможностей, присущих профессиональным базам данных. Программисты, привыкшие к почти абсолютной гибкости Visual Basic, были недовольны, в частности, неспособностью Access динамически изменять свойства элементов управления и форм. С другой стороны, процесс ввода и вывода данных в формах был настолько прост, что разработчики мирились с недостатками Access1.1. Access 2.0 предоставила множество новых возможностей. Она облегчала работу всех пользователей, но наибольший прогресс по сравнению с 1.1 ощутило сообщество разработчиков. Перечислим новшества, которые в первую очередь коснулись профессиональных программистов:

1) значительно расширенные функциональные возможности событий и объектов;

2) доступ к большинству свойств форм и отчетов в процессе выполнения;

3) процедуры обработки событий;

4) каскадное обновление и удаление связанных записей для обеспечения реляционной целостности базы данных;

5) возможность соблюдать правила целостности на уровне ядра базы данных;

6) новые типы запросов (на объединение и определение данных, запросы к серверу), а также поддержка подчиненных запросов;

7) оптимизация процесса выполнения запросов по технологии Rushmor;

8) Data Access Objects (DAO) -- стройная объектная модель для операций над данными Jet;

9) возможность использования как клиента OLE-автоматизации;

10) программируемые средства защиты;

11) поддержка 16-разрядных пользовательских элементов управления OLE.

A Access 95 совершила, можно сказать, революционный прорыв. И Access, и Jet были переведены с 16-разрядной на 32-разрядную Windows. Язык Access Basic и интегрированная среда разработки (IDE) были заменены Visual Basic for Applications с его собственной, улучшенной IDE. Были произведены и другие многочисленные усовершенствования, добавлены новые возможности:

1. поддержка создания нескольких экземпляров форм;

2. новое свойство формы KeyPreview;

3. поддержка списков с множественным выбором и улучшенная работа полей со списками;

4. новый легковесный элемент управления Image;

5. возможность обнаружить и изменить тип элемента управления с использованием свойства Control Type;

6. встроенная функция запроса по форме;

7. поддержка модулей класса форм с общедоступными функциями (методами), а также процедурами Property Let, Get и Set;

8. возможность при использовании события отчета NoData не печатать отчет, в котором нет ни одной записи;

9. новое свойство RepeatSection, которое позволяет повторять заголовок группы в верхней части каждой новой страницы;

10. возможность замены поля Counter более гибким полем AutoNumber;

11. новые конструкции VBA With.. .End With и For Each.. .Next;

12. использование символа продолжения строки;

13. поддержка именованных и необязательных параметров и массивов параметров;

14. поддержка новых типов данных -- Date, Boolean и Byte;

15. усовершенствования в редакторе и отладчике Visual Basic, включая средство просмотра значений переменных и «цветной» синтаксис;

16. поддержка репликации;

17. повышение производительности и эффективности многопользовательской работы Jet 3;

18. возможность использования VBA как сервера OLE-автоматизации;

19. новые параметры запуска, запрещающие доступ к окну базы данных, модифицирование строки заголовка и пиктограммы приложения.

Следующая версия, Access 97, не содержала таких революционных усовершенствований, как Access 95. Однако и в ней появилось много новых функций и улучшений. Вот важнейшие из них:

1) новый тип данных Hyperlink;

2) мастер публикации в Web, облегчивший публикацию статических и динамических данных в корпоративных сетях и Интернете;

3)облегченные формы, загружаемые быстрее обычных -- благодаря тому, что в них нет программного кода;

4) встроенный элемент управления Tab Control, упрощающий создание многостраничных диалоговых окон;

5) полностью программируемые меню и панели инструментов, которые создаются на основе объектов CommandBar, объединенных в коллекцию CommandBars;

6) новые свойства запросов RecordSetType, FailDnError и MaxRecords;

7) поддержка модулей класса;

8) поддержка функции Intel liSense, облегчающей написание программного кода (когда программист набирает код, редактор в определенные моменты предлагает ему для выбора перечни объектов, методов и свойств, а также списки параметров встроенных и пользовательских процедур);

9) поддержка редактором кода механизма перетаскивания: теперь выделенный фрагмент кода можно перетащить мышью в любое другое место модуля;

10) несколько усовершенствований процедуры отладки кода, включая использование новой панели локальных значений (Locals) и функции Data Tips;

11) поддержка частичной репликации и репликации через Интернет;

12) новый режим подключения клиент/сервер под названием ODBCDirect;

13) специальный формат файлов MDE, позволяющий удалить из базы данных весь исходный код VBA.

Access версии 2000 -- это еще один серьезный шаг продукта вперед, так как в ней появился ряд очень существенных изменений:

1. поддержка VBA 6 с использованием редактора, который применяется также остальными приложениями пакета Office;

2. поддержка СОМ-надстроек, интегрированных с VBA на основе объектной модели программирования;

3. поддержка новых функций и ключевых слов VBA: StrRev, MonthName, Split, Join, Replace, AddressOf, Debug.Assert и Implements;

4. возможность задания условного форматирования данных, отображаемых в текстовых полях или полях со списком;

5. поддержка форм, связанных с наборами записей и обновление форм с использованием транзакций;

6. модель нового пользовательского интерфейса и поддержка страниц доступа к данным, которые позволяют организовать обмен данными Access с Web-браузером;

7. проекты Access, позволяющие с помощью пользовательского интерфейса Access работать непосредственно с ядром базы данных SQL Server;

8. интеграция с компонентами ADO, а также усовершенствованные средства поддержки DAO;

9. хранение данных в ядре базы данных Jet в формате Unicode и возможность сжатия текстовых и memo-полей;

10. увеличение максимального объема базы данных Jet до 2 Гбайт;

11. поддержка ядром базы данных Jet блокировки на уровне строк;

12. поддержка ядром базы данных Jet режима запросов с использованием синтаксиса ANSI-92 SQL, совместимого с Microsoft SQL Server;

13. усовершенствованные средства репликации, в том числе механизм разрешения конфликтов на уровне столбцов и двунаправленной репликации при работе с SQL Server;

14. объектная модель Jet Replication Objects (JRO) для работы с системой репликации;

15 инструмент корректировки имен объектов в подчиненных формах, отчетах и запросах (AutoCorrect).

1.2 Основные сведения

Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных.

Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.

2. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.

3. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access - мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase.

Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator. (Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В., 2003).

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

В последних версиях Access представлен новый формат файла (MDE)-библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

1.3 Системные требования

1. AMD64 1800 или мощнее

2. Windows XP, Vista, 7.

3. Не менее 256 Мб оперативной памяти (для совместной работы с другими приложениями не менее 512 Мб)

4. Около 100 Мб дискового пространства (только для Access и новых баз данных).

1.4 Основные функции

1. Организация данных. Создание таблиц и управление ими.

2. Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.

3. Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представленных данных, отличных от табличных (формы).

4. Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

5. Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

6. Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.

7. Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

8. Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition Tools). Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программы установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.

1.5 Элементы базы данных

1. Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

2. Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

3. Формы. Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

4. Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.

5. Макросы (см. выше)

6. Модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

База данных может содержать до 32768 объектов.

В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

1.6 Таблицы

1. Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

Процесс создания объекта базы данных при помощи мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые ха-рактеристики создаваемого объекта. Мастер таблиц позволяет создать новую таблицу на основе 33 образцов таблиц делового применения и 20 образцов таблиц личного применения (для английской версии Access соответственно 77 и 44). Многие таблицы базы данных Борей созданы на основе образцов Мастера таблиц.

Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяющим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возможности в настоящих приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.

2. Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц

Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

3. Создание таблицы непосредственно в режиме таблицы

Access дает возможность создания таблиц непосредственно в режиме таблицы. При этом Access создает пустую таблицу на основе таблицы, используемой по умолчанию, со структурой, имеющей 20 полей и 30 пустых записей. После этого можно вводить данные прямо в таблицу. При ее сохранении Access анализирует данные и выбирает тот тип для каждого поля, который больше всего соответствует введенным данным. Создание таблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение. Поля таблицы не имеют содержательных имен, так что почти всегда нужно будет редактировать структуру, чтобы переименовать поля.

Кроме того, из примера Access не всегда может правильно определить тип данных. Таблицы, которые созданы в режиме таблицы, не могут включать объекты OLE и мемо-поля. Если есть желание иметь такие поля, вам нужно изменить структуру таблицы. При создании таблицы в режиме таблицы не происходит экономии времени по сравнению с традиционным способом определения полей и установки их свойств в структуре пустой таблицы.

При разработке структуры таблицы необходимо указать, какую информацию она должна содержать. После того как определена информация, которая должна быть включена в таблицу, ее следует разбить по полям. Этот процесс включает в себя выбор имени поля, которое в таблице должно быть уникальным. Необходимо включать в имя поля как можно больше информации о его содержимом, но в то же время стараться избегать длинных имен. Обычно при разработке баз данных в различных таблицах могли содержаться поля с одинаковыми именами (чаще всего таблицы связывались по этим полям). Access также позволяет использовать одинаковые имена полей в различных таблицах, но по причине того, что Access использует имена полей при определении условий целостности данных, лучше не допускать повторения имен полей.

Перед началом заполнения таблицы нужно определить связи этой таблицы с другими таблицами базы данных, определить ключевое поле и создать индексы.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях -- обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ -- связанной. Существует четыре вида отношений:

Один к одному. При использовании отношения "один к одному" запись в таблице "А" (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в таблице "В" (связанной таблице) и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением "один к одному" используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах связанных отношением "один к одному" ключевые поля должны быть уникальными.

Один ко многим. Связь с отношением "один ко многим" является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице "А" могут соответствовать несколько записей в таблице "В", а запись в таблице "В" не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице "А". В таблице "А" ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отношением "один ко многим" таблиц "А" и "В" можно рассматривать как связь с отношением "многие к одному" таблиц "В" и "А".

Многие к одному. При использовании отношения "многие к одному" одной записи в таблице "А" может соответствовать одна запись в таблице “B”, а запись в таблице "В" может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице "А". В таблице "А" ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отношением "один ко многим" таблиц "А" и "В" можно рассматривать как связь с отношением "многие к одному" таблиц "В" и "А".

Многие ко многим. При использовании отношения "многие ко многим" одной записи в таблице "А" могут соответствовать несколько записей в таблице "В", а одной записи в таблице "В" несколько записей в таблице "А". В этом случае не требуется уникальности ключевых полей таблиц "А" и "В". Этот вид отношения используется для связывания таблиц, имеющих только внешние ключи.

Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, однако, они должны иметь одинаковые типы данных. Кроме того, связываемые поля типа "Числовой" должны иметь одинаковые значения свойства "Размер поля". Исключениями из этого правила являются поля счетчика с последовательной нумерацией, которые могут связываться с числовыми полями размера "Длинное целое". Существует возможность создать связь между текстовыми полями разной длины, но это может вызвать сложности при создании запросов.

Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостности, то Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять записи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таблице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице. Условия целостности данных определяют систему правил, используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение связанных данных. После наложения условий целостности данных на операции со связанными таблицами накладываются ограничения. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы.

Необходимо так же определить первичный ключ. Если таблица никогда не будет использоваться в качестве главной, то ключ для нее определять не нужно. В главных таблицах обычно содержится информация о реальных объектах, причем с каждым объектом ассоциируется только одна запись. Определение ключа таблицы является простейшим способом предотвращения появления в таблице одинаковых записей. В главной таблице связи должен быть определен первичный ключ. Access считает таблицы, у которых такой ключ не определен, подозрительными. При открытии таких таблиц в режиме конструктора появляется диалоговое окно, сообщающее о том, что ключ таблицы не определен. Ключ можно определить и в связанных таблицах, что поможет избежать появления повторяющихся данных. Ключ таблицы можно задать по значению нескольких полей. Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа, но может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей. Индексы позволяют ускорить поиск данных в тех полях таблицы, по которым она проиндексирована. Каждая таблица Access может иметь до 32 индексов, 5 из которых могут быть составными (в составной индекс может входить не более 10 полей). Тем не менее, не стоит увлекаться созданием индексов для каждого поля таблицы и всех их комбинаций, поскольку это может существенно замедлить процесс заполнения таблицы (при изменении или добавлении записи автоматически обновляются все индексы).

Одним из основных принципов разработки реляционных баз данных является то, что все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Для каждого поля таблицы необходимо задать тип данных. По умолчанию используется тип данных «Текстовый». При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных.

Основные типы данных:

1. текстовый. Текст или числа, не требующие проведения расчётов;

2. МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным;

3. числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений;

4. счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу;

5. логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений;

6. денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях;

7. дата/время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате;

8. поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным;

9. гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

1.7. Запросы

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей.

Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.

Запросы на изменение используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

Запросы с параметрами -- это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа. (Карпова Т.С., 2002).

1.8 Формы

Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access являются многофункциональными; они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. (Карпова Т.С., 2002).

Приложения для работы с базами данных можно разделить на три основных категории:

Управление транзакциями. Эти формы, работают непосредственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации в более чем одной таблице используется единственная форма, то можно создать запрос на обновление, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника данных, но, кроме того, включать подчиненные формы, в качестве источника данных которых используются другие таблицы. Подчиненная форма, которая появляется ниже текстовых полей главной формы, используется для просмотра и добавления данных в таблицу, связанную с подчиненной формой.

Доступ к данным. Такие формы предназначены только для просмотра информации. Формы, предназначенные только для доступа к данным, можно разрабатывать как с целью перспективного планирования действий, так и для принятия экстренного решения. Экстренное решение приводит к единственному действию, такому, например, как предоставление большого кредита клиенту, или посылка представителя по продажам для определения причины отказа клиента от товара. Приложения Access позволяют использовать три уровня вложенности форм: главная, подчиненная и подчиненная форма, включенная в предыдущую подчиненную форму. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качестве источника данных часто используют запросы, которые суммируют данные по временным промежуткам.

Администрирование баз данных. Приложения этой категории выполняют административные функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования, периодическое уплотнение базы данных, а также операции резервного копирования.

Приложения для администрирования баз данных требуют наличия полного доступа ко всем объектам, содержащимся в базе данных.

Простейший путь создания основной и подчиненной форм - использование Мастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Независимо от того, являетесь ли вы профессиональным разработчиком приложений или начинающим пользователем, использование Мастера форм заметно упрощает и ускоряет процесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

1.9 Отчёты

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом. (Коннолли Т., Бегг К., Страчан А., 2000).

Создаваемые Access отчеты делятся на три основных типа:

1. отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчет позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приво-дит к лишней трате бумаги;

2. в ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей;

3. многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

1.10 Макросы

При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно использовать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего использования новые объекты. Приходится регулярно выполнять некоторые задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы Access. После создания этих небольших программ можно запускать их автоматически при определенных действиях пользователя (например, при щелчке на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события. Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют от написания сложных программ и подпрограмм. Выполнение прикладной задачи можно представить как результат последовательного выполнения действий, каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках Visual Basic и VBA. Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещение мыши. Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш или перемещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи, например открытие формы или запуск отчета. Используя макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и силы. Кроме того, поскольку всякий раз при запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает работу с базой данных более эффективной и аккуратной. (Корнеев И.К., Машурцов В.А., 2001).

Назначать макросы, зависящие от событий, можно с помощью окна свойств форм и отчетов. Что касается таблиц и запросов, они свойствами событий не обладают. Кроме того, при работе с формами можно запускать макросы с помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню. Использование этих особенностей позволяет очень легко и эффективно использовать макросы, связанные с событиями.

Макросы можно запускать и на уровне отдельных элементов управления, используя для этого соответствующие события. Например, можно проверить правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не после выхода этой записи), используя для этого свойство данного поля, а не свойства на уровне всей формы.

Любой макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд. Можно ввести последовательность выполняемых макрокоманд в столбец. Макрокоманда, а напротив каждой команды в столбце Примечание - дать описание соответствующей команды. Примечания не оказывают влияния на выполнение макроса. В нижней части окна находится область Аргументы макрокоманды. В этой области можно задать необходимые аргументы (свойства, параметры) для соответствующих макрокоманд. Многие макрокоманды требуют введения дополнительной информации, например о том, над каким объектом следует выполнять указанное действие.

После создания макросов можно объединить несколько взаимосвязанных макросов в один.

1.11 Панели и меню

До сих пор приходилось иметь дело с отдельными объектами Access. И с каждым из них нужно работать в интерактивном режиме, открывая в окне базы данных вкладку требуемого объекта.

Но можно связать объекты в единое приложение. При этом вам не потребуется умение создавать сложные программы. Благодаря использованию кнопочных форм, диалоговых окон и меню работу с приложением можно автоматизировать и упростить, скрывая от пользователя ненужные в текущий момент объекты Access.

Кнопочная форма представляет собой созданную пользователем форму с кнопками. С их помощью можно, например, запускать макросы открытия форм и печати отчетов. С помощью кнопочной формы выполнить несколько действий можно, щелкнув на одной кнопке. Используя кнопочную форму и другие объекты можно объединять созданные ранее объекты базы данных в одном приложении (при этом приложение может иметь вид, отличный от внешнего вида Access). В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения. Поскольку кнопочная форма выполняет только роль меню приложения, в ней следует использовать минимальное число элементов управления. Поэтому обычно в кнопочную форму включают только кнопки, надписи, рамки объектов, линии и пря-моугольники. Другие типы элементов управления, такие как текстовые поля (связанные с полями базы данных), списки, поля со списком, диаграммы и подчиненные формы, обычно в этой форме не используются. Создавая кнопочную форму, в ней следует разместить надписи, а также линии, прямоугольники или рисунки, чтобы сделать ее эстетически более привлекательной. Кнопка является простейшим элементом управления формы и используется для запуска макроса. В Access благодаря макросам, запускаемым с помощью кнопок, можно выполнять самые различные задачи.

Помимо кнопочной формы Access позволяет создать специальное меню, с помощью которого можно расширить возможности разрабатываемой системы. В это меню можно добавить часто используемые команды, а также команды, которые уже заданы для кнопок формы. Созданное меню заменит стандартное меню Access. Специальное меню связано с формой. Можно создать одно меню и использовать его в нескольких формах.

В Access можно создать три типа меню:

1. menu bar. Обычное меню, которое может располагаться вверху формы и иметь выпадающие подменю;

2. tool bars. Группы пиктограмм, обычно располагающиеся под меню;

3. shortcut bar. Меню, всплывающие после щелчка правой кнопки мыши.

1.12 Visual Basic for Application

В Access пользователь может управлять выполнением приложении, например, изменить информацию в таблице или щелкнуть на командной кнопке. Используя в приложении макросы и процедуры, можно реализовать реакцию пользователя на эти действия. Для этого в Access предусмотрены характеристики событий для каждого элемента управления, который помещается в форму. Подключая макрос или процедуру к определенному событию элемента управления, можно не заботиться о последовательности действий, выполняемых пользователем в форме. Обработка событий представляет собой программный код, выполняемый при возникновении этого события. Код непосредственно присоединяется к форме или отчету, содержащему обрабатываемое событие.

В предыдущих версиях Access имела собственный язык Basic, называемый Access Basic. В последних версиях Access он заменен языком Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft. Несмотря на некоторую схожесть, между этими языками есть существенные различия. VBA становится общим языком для всех приложений Microsoft Office. VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры.Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них. (Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В., 2003).

2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ ОБЗОР

2.1 Описание предметной области

Детская художественная школа открылась 29 октября 1979 года. Первоначальное число учащихся составляло 40 человек, занятия проходили в 2- х классах общеобразовательной школы. Первый директор, организатор художественной школы, она же и единственный учитель - Бобкова Юлия Степановна. В 1981 году школа получила отдельное двухэтажное здание по ул. Мичурина, дом 20., полезной площадью 1450 м. В 1983 году состоялся первый выпуск учащихся из 36 человек. Школу закончило 510 учащихся, из них более 80 человек закончили или продолжают учебу в высших и средних специальных (художественных) учебных заведениях страны. До 1991 года срок обучения в школе был 4 года, контингент на каждый год составлял 160 учащихся в основном составе и 80-90 учащихся в подготовительных группах. В 1991 году структура школы изменилась - из четырехлетней была преобразована в семилетку. Организационно оформившись в семилетку перед нами встала задача определиться с программами по всему курсу обучения. Педагогическим коллективом была решена и эта задача. В 1996 году здание было закрыто на реконструкцию, но учебный и творческий процесс продолжался в двух небольших зданиях бывших детских садов.

9 февраля 2001 года состоялось торжественное открытие нового здания ДХШ г. Новоуральска.

Полное официальное наименование - Муниципальное бюджетное учреждение дополнительного образования детей «Детская художественная школа» Новоуральского городского округа.



Рис 2.1 ДХШ.

Основной целью ДХШ на сегодняшний день является - воспроизводство творческой интеллигенции, являющейся носителем культурного наследия прошлого, создающей новые эстетические и культурные ценности, выполняющей роль генератора идей. Многогранная деятельность ДХШ направлена на воспитание профессионалов в области художественного творчества, любителей изобразительного искусства, активных потребителей художественных ценностей.

За 25 лет существования ДХШ свидетельства об ее окончании получили более 800 человек. Выпускники ДХШ продолжают обучение в средних специальных и высших учебных заведениях Екатеринбурга и Нижнего Тагила, Челябинска, Москвы и Санкт-Петербурга. Среди бывших учеников ДХШ есть архитекторы и реставраторы, модельеры и дизайнеры, мастера -- краснодеревщики, ювелиры, театральные художники, живописцы и педагоги.

Активная творческая деятельность учащихся и педагогов, методическая, выставочная и просветительская работа школы позволяют ей иметь «свое имя», «свое лицо», положительный рейтинг в городе, области, системе ЗАТО. Таким образом, ДХШ является одним из ведущих учреждений художественного образования детей Свердловской области, центром эстетического воспитания юных новоуральцев.

В первый класс детской художественной школы принимаются дети в возрасте 8-9 лет. В учебный план включены предметы: рисунок, живопись, композиция станковая и прикладная, история искусств и скульптура.

В школе для занятий оборудовано 11 классов, имеющих всё для полноценного учебного процесса: столы, стулья, парты, мольберты, затемнения, видео, аудиоаппаратура и другое оборудование.

В школе имеется: кабинет скульптуры со специальным оборудованием для занятий лепкой и помещением для обжига керамики, муфельными печами и ваннами для хранения глины; Кабинет истории искусств имеет нетрадиционное оборудование -- отсутствуют парты, стулья, вместо них мягкая мебель, ковры, цветной телевизор, музыкальный центр, видеомагнитофон для просмотра видеофильмов по искусству и прекрасная библиотека, насчитывающая более 2,5 тысяч книг. Кабинет графики со всеми необходимыми материалами для занятий и офортным станком, где учащиеся осваивают технику линогравюры и офорта.

Основным элементом обучения в школе является классический тип проведения занятий -- классно-урочный. Форма обучения -- групповые занятия. В группе присутствует от 10 до 15 учащихся. Две недели летнего отдыха учащиеся по учебному плану посвящают летней практике -- пленэру. В это время они вместе со своими преподавателями в черте города, в лесу и на озере, в ближайших деревнях пишут и рисуют с натуры нашу уральскую природу. В течение года учащиеся нашей школы бывают в музеях и выставочных залах г.Екатеринбурга -- организовываются автобусные экскурсии. Группы учащихся выезжают в г. Москву и г. Санкт- Петербург на музейную практику. В 1995 году за отличную учебу в ДХШ группа учащихся из 9 человек путешествовала по трем столицам -- Братислава -- Вена -- Будапешт. Другая группа из 6 человек путешествовала по Италии.

Необходимо отметить, что учебный процесс в ДХШ не замкнут сам на себя, школа является эстетическим и художественным центром городского значения. Постоянными выставочными залами для лучших работ учащихся и педагогов школы являются: Театр Оперетты, Городская библиотека, библиотека для детей и юношества, театр кукол «Сказ» -- здесь проходит 10-12 выставок в год. В стенах самой художественной школы проходит до 20 выставок в год: это лучшие работы учащихся ДХШ, лучшие домашние работы учащихся, декоративно-прикладные работы, работы педагогов ДХШ, работы профессиональных художников из Екатеринбурга и области, работы самодеятельных художников города, работы учащихся общеобразовательных школ.

2.2 Общий анализ

Для создания дипломного проекта необходимо выявить основные функции базы данных. Для определения этих функций требуется ознакомиться со структурой и документооборотом детской художественной школы г.Новоуральска (Рис 2.2).

Рис 2.2 - документооборот предприятия.

При изучении структуры предприятия, и ознакомления с документооборотом, были определены два отдела, которые обладают большим количеством различной документации это:

Административный отдел;

Отдел бухгалтерии.

После изучения работы этих отделов, были выявлены основные служебные обязанности работников этих отделов.

Основные обязанности главного бухгалтера:

Ведение списка групп с указанием стоимости обучения;

Учет оплаты учеников;

Регистрация оплаты учеников;

Контролировать оплату учеников;

Введение списка должников;

Подготовка отчетных документов.

Рис 2.3 - Функции главного бухгалтера.

Основные функции административного отдела:

Принятие заявлений от учеников;

Работа с учениками;

Хранение данных об учениках;

Ведение текущей и полной успеваемости;

Ведение списка преподаваемых дисциплин;

Подготовка документов для проведения отчетности по предметам;

Формирование отчетной документации.



Рис 2.4 - Функции зам. директора.

Описанные выше функции являются общими для этих отделов. Кроме того, в других учебных заведениях могут выполнять и дополнительные функции, но в данном дипломном проекте они рассматриваться не будут. Дополнительные функции могут быть добавлены по запросу организации-заказчика.

На основании функций этих отделов и требований сотрудников этих отделов, был составлен список функций базы данных:

ведение списка учеников, заключивших контракт на обучение с указанием даты заключения договора и его номера;

ведение списка учебных курсов и списка групп с указанием стоимости обучения на них;

учет оплаты, включая ведение списка учеников-должников;

ведение списка учеников с указанием краткой информации;

обеспечение ввода, обработки и хранение сведений об оплатах;

формирование отчетных форм;

учет текущей успеваемости учеников;

учет общей успеваемости за весь период обучения;

расширяемость системы, то есть возможность её доработки в случае повышения требований к автоматизированной системе;