Оптимизация процесса автоматизации кадрового делопроизводства
Оптимизация информационной системы управления предприятием. Технико-экономическое обоснование целесообразности процесса внедрения программного обеспечения для автоматизации кадрового документооборота организации, предоставляющей транспортные услуги.
Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
Вид | контрольная работа |
Язык | русский |
Дата добавления | 06.03.2012 |
Размер файла | 35,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Российский государственный торгово-экономический университет
Кафедра Информационных технологий и телекоммуникаций
Контрольная работа
по предмету
Информационные системы в экономике
на тему:
Оптимизация процесса автоматизации кадрового делопроизводства
Выполнила студентка 3 курса ФЭФ:
Лущикова А.П.
Преподаватель: канд. техн. наук,
доцент Д.Ю. Нечаев
Москва 2010
Содержание
Введение
1. Состояние информационной системы при автоматизации процессов кадрового документооборота
2. Оптимизация существующей информационной системы, способы и целесообразность
3. Технико-экономическое обоснование мероприятий автоматизации кадрового делопроизводства
Заключение
Список литературы
Введение
В процессе деятельности, взаимодействие между людьми осуществляется благодаря управлению, которое в свою очередь реализуется посредством информации (обмен мнениями, сведениями, командами) Носителем информации, как правило, является документ, а система документооборота признана технологической основой деятельности компании при принятии и исполнении решений. Ведь именно документ есть материальное воплощение управленческого решения, обеспечивающий ему юридическую силу.
Проблемы документооборота возникли, как только появился сам документ. А в настоящее время данная проблема становится актуальной благодаря стремительному развитию информационного общества.
Технологии, когда-то считавшиеся высокими, ускоренными темпами проникают в нашу повседневную жизнь, доказывая на практике важность, необходимость и эффективность своего появления. В современной жизни информационное обеспечение любого вида деятельности является сложным, но необходимым процессом для увеличения эффективности деятельности.
«Бумажный» документооборот на сегодня малоэффективен, так как затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственно обработкой документов, и лиц, управляющих деловыми процессами, приводит к увеличению расходов и к уменьшению эффективности процессов.
Именно этим обусловлена актуальность данной темы.
Целью исследования является изучение мероприятий по автоматизации документооборота в отдельном подразделении предприятия. Выявление эффективности существующей организации информационной системы и рассмотрение новых возможностей в сфере деятельности данного подразделения и целесообразности перехода к новому варианту.
Объектом исследования данной работы является отдел кадров. Предмет исследования - сущность и основные направления автоматизации системы кадрового делопроизводства и оптимизация информсистемы в отделе кадров.
Для достижения цели необходимо решить ряд задач:
1. Рассмотреть основные направления автоматизации кадрового делопроизводства, выявить достоинства и недостатки.
2. Определить мероприятия, необходимые для оптимизации процессов автоматизации в отделе кадров.
3. Дать технико-экономическое обоснование этим мероприятиям.
4. Отметить в чём заключается практическая значимость оптимизации.
1. Состояние информационной системы при автоматизации процессов кадрового документооборота.
Непрерывно увеличивающийся поток информации, который проходит через все отделы организации, включая отдел кадров, приводит к тому, что «бумажный» документооборот становится не эффективным, и появляются существенные проблемы в этой сфере:
- неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;
- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с ними;
- бесконтрольность исполнителей, как следствие низкая исполнительная дисциплина, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- избыточные затраты на бумагу, расходные материалы, площади для хранения;
- завышенная численность работников;
- неполное и искаженное представление о деятельности, как отдельных отделов, так и организации в целом.
Автоматизация процессов создания базы данных о сотрудниках предприятия позволит осуществить переход от работы отдела кадров «по-старому», задачами которого являлись оформление и регистрация трудовых отношений, к работе «по-новому», где определены новые задачи:
- планирование и учёт кадров;
- их подбор и отбор;
- оценка трудовой деятельности;
- профориентация;
- развитие персонала;
- аттестация;
- адаптация;
- управление дисциплиной и другие.
В свою очередь автоматизация процессов кадрового делопроизводства приведет к следующим результатам:
- уменьшение объема бумаг;
- уменьшение штата отдела кадров и вспомогательных отделов.
- уменьшение времени на составление и поиск документов в случае необходимости;
- строго определенный процесс регистрации документов, указывающий на исполнителя и сроки исполнения.
- наличие информации у руководителя о выполнении выданных им поручений;
- прохождение документов необходимых стадий (регистрация, рассмотрение, визирование, согласование и исполнение) в установленные сроки;
- повышение исполнительной дисциплины и ответственности;
- повышение качества выполняемых работ и создание положительного имиджа организации.
Что же нужно чтобы провести автоматизацию процессов кадрового делопроизводства:
- технологическое оснащение;
- информационное оснащение (специально разработанные программные обеспечения);
- желание осуществить все изменения.
К современным техническим средствам автоматизации процессов кадрового делопроизводства относятся:
- персональные компьютеры;
- офисная техника;
- коммуникационные средства (электронная почта и телефонная техника);
- средства для автоматизации ввода архивных документов ипоиска информации (микрофильмы, диски с оптическими записями и т.д.);
- видеоинформационные системы;
- локальные компьютерные и интегрированные сети учреждений.
Относительно информационного оснащения, то в настоящее время на российском рынке наблюдается многообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом (как отечественных, так и западных). К достоинствам отечественных пакетов можно отнести:
- их адаптированность к российской системе учета и делопроизводства;
- низкую цену по сравнению с известными программными обеспечениями западных фирм.
Вот лишь некоторые из компаний, предлагающих на российском рынке HR- системы: Атлант-Информ (www.atlant-inform.ru), Бизнес-Консоль (www.bcons.ru), Босс-Референт (www.boss-referent.ru), Монолит-Инфо (www.monolit.com), 1С (www.1C.ru), Электронные офисные системы (www.eos.ru) и несколько десятков других компаний. Выбор той или иной программы зависит от потребностей предприятия, целей, которые она преследует и его финансового состояния (наличие необходимых средств для проведения автоматизации). Все эти программы дают возможность упростить одну из главных «старых» задач, а именно оформление и регистрация трудовых отношений. Блок управления кадрами в этих программах решает следующие задачи:
- создание интегрированной базы данных персональной и нормативно-справочной информации;
- исключение неоднократного ввода информации, связанной с персоналом, сотрудниками различных подразделений;
- автоматизация процесса ведения базы персональных данных («личные карточки», обучение, аттестация) сотрудников;
- автоматизация подготовки и обработки приказов по штатному расписанию, организационной структуре предприятия и сотрудникам;
- автоматизация процедур, связанных с расчетами по оплате труда;
- автоматизация формирования отчетности, основанной на данных о персонале и заработной плате, для руководства компании и в интересах различных регулирующих органов (ГНИ, ПФ, РВК и пр.).
Но кроме автоматизации основных процессов, данные программы могут помочь в решение задач связанных с подбором и отбором кадров, профориентацией, аттестацией, развитием персонала (повышение квалификации) и др. Например, в управление процессами поддержки квалификации персонала. Большинство программ позволяют автоматизировать сбор и обработку информации об образовании сотрудника, пройденных курсах повышения квалификации, наличии вторых профессий, результатах аттестаций и времени их действия. Подсистема также позволяет автоматизировать процесс формирования списков сотрудников на плановое повышение квалификации, аттестацию и т.д. В рамках системы менеджмента качества решение является важным инструментом контроля соответствия квалификации сотрудников выполняемым задачам.
Для решения задачи связанной с учетом вакансий и управлением подбором кадров программа позволит отслеживать и оперативно получать информацию о количестве вакантных мест и кадровой расстановке сотрудников на выбранную дату. Доступны для просмотра данные о временно освобожденных или занятых штатных единицах, о временно переведенных сотрудниках. Отражение в Подсистеме информации о вакансиях, данных из резюме кандидатов, результатов пройденного тестирования дает возможность автоматизировать поиск оптимального сотрудника на вакантную позицию.
С помощью программ можно упростить процесс ознакомления персонала с регламентирующими документами. Все положения об отделах, правила техники безопасности, должностные инструкции, прочие документы предприятия, связанные с управлением персоналом, могут быть внесены в реестр электронных документов предприятия с указанием всей необходимой информации о типе документа, периоде его действия, важности. Любой из документов может быть привязан к любой позиций штатного расписания, а к каждому документу можно привязывать неограниченное количество изменений и дополнений. После привязки документов сотрудники ответственных служб видят все необходимые им для работы документы. Все изменения, вносимые в реестр документов, например об его аннулировании, автоматически отражаются в рамках всего предприятия.
А возможность автоматического учета стажа работника позволяет избежать целого ряда ошибок, связанных с неправильным формированием стажа работников при его ручном учете. Данная функция особенно актуальна для предприятий, имеющих большое количество профессий, связанных с особыми условиями труда, а также использующих гибкую систему подсчета внутреннего стажа работы. Но при необходимости, автоматически созданные записи о стаже могут быть скорректированы либо дополнены сотрудником.
Таким образом, эффективность функционирования системы управления персоналом в большей степени зависит от информационной системы, которая представляет собой совокупность данных об управляемых ресурсах, системах и тенденциях их развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. В первую группу эффектов (исчисляемых) можно отнести:
- экономию средств на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и расходный к ней материал), на доставку информации в бумажном виде, на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места). И всё это только благодаря использованию технологии обработки документов в электронной форме);
- экономию рабочего времени сотрудников.
Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:
- ускорение процесса коллективной работы с документами (от появления до согласования и утверждения и т.п.);
- оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности;
- улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации.
Как и у любого процесса, автоматизация имеет свои «минусы», все они связаны с наличием больших затрат, которые со временем конечно окупятся, но всё таки они тормозят данный процесс.
К «минусам» можно отнести:
- необходимость переоснащения рабочих мест (компьютеры, офисная техника, наличие локальной сети, и т.д.);
- приобретение многофункционального специального программного обеспечения, удовлетворяющего потребностям конкретного предприятия.
- переобучение персонала.
Но, даже учитывая все минусы, в первую очередь стоит помнить об эффективности данного мероприятия, ведь жизнь уже не раз доказала, что в мире, где всё зависит от информации, побеждает тот, кто научился ею управлять.
2. Оптимизация существующей информационной системы, способы и целесообразность
К сожалению, внедрение компьютерных программ на предприятии, в том числе и в сфере кадрового делопроизводства в большинстве случаев (и это плачевная статистика нашего времени) не приводит к структурной перестройке работы с документацией, что снижает эффект от применения даже самых многофункциональных, специализированных, дорогостоящих программ. Нередки случаи, когда внедрение программного комплекса имеет формальный характер и не приводит к существенной оптимизации процессов автоматизации документооборота.
Так в чём же причина отсутствия эффектов?
Что нужно сделать, чтобы оптимизировать процесс автоматизации кадрового документооборота?
Во-первых, нужно проверить подходит ли программное обеспечение для данной организации, учитывая при этом количество отделов и сотрудников, сложность взаимодействия между структурами. Может оказаться так, что программное обеспечение или очень простое или наоборот слишком многофункциональное. Не стоит забывать, что у отдела кадров появился ряд новых задач, которые с успехом можно решить с помощью программы, если только до конца в ней разобраться. Когда сотрудник видит множество функций, которые ему не нужны и наоборот затрудняют его работу, он со временем перестает пользоваться программой и переходит обратно к «бумажным» носителям, к тому же результату придет другой сотрудник, который наоборот не найдет нужной функции в программе. Поэтому к выбору программного обеспечения нужно подходить ответственно и учитывать не только стоимость, но и ряд следующих факторов:
- структуру организации на момент автоматизации,
- перспективы её развития,
- возможность внесения изменений в программное обеспечение при необходимости,
- и главное доступность обучения работе с данным программным обеспечением.
Во- вторых, необходимо проверить, насколько оснащено и оптимально в использовании рабочее место сотрудника. Часто бывает, что имеются в наличии компьютера, офисная техника, но нет самого простого, локальной сети и работа сотрудников усложняется, становится не эффективной, так как опять возможности программы не используются в полной мере.
А чаще всего бывает, что организация позаботилась и о программе и об организации рабочего места, но забыла о сотрудниках. Для того чтобы всё это функционировало правильно, нужно научить сотрудников работать в новых условиях и помочь им понять всю привлекательность процесса автоматизации документооборота. И объяснять нужно всем и все функции программы, а не только отдельные главы. Поскольку на отдел кадров в настоящее время возлагается обязанность не только регистрировать трудовые отношения, но и ряд новых ранее оговоренных, то необходимо подробно объяснять, как пользоваться возможностями программного обеспечения, чтобы новые обязанности не стали в тягость. Поэтому, в-третьих, что нужно сделать для оптимизации процесса - это организовать постоянное обучение и повышение квалификации при работе с новым многофункциональным помощником-программой.
Благодаря автоматизации документооборота, улучшению оснащения рабочих мест технически (появление новой техники и программ, отвечающих требованиям современного мира) стало возможным формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.
Таким образом, эффективное управление документацией на базе создания электронного документооборота основано на трех составляющих системы:
- технология (на основе современных компьютерных комплексов),
- создание корпоративных правил их использование и закрепление информационных ресурсов в распорядительных документах,
- психология пользователей, их регулярное обучение и “мягкий” контроль действий в системе исправления ошибок, соблюдения требований по заполнению обязательных информационных реквизитов и т.п.
Но есть еще один момент, о котором, как ни странно, забывают при автоматизации процессов документооборота. Это финансовые затраты. Ведь это мероприятия в первую очередь проводиться с целью минимизировать затраты, но как правило окупаемость процесса происходит не быстро и в этом вина только руководителей. Если при расчете затрат которых можно будет избежать при автоматизации, было указано:
- сокращение штата, так нужно его провести;
- уменьшение расходов на бумагу, канцтовары и расходный материалы, так стоит назначить ответственное лицо и ввести норму на расход;
- сокращение необходимого времени на выполнение работы, тоже нужно в начале процесса контролировать, пока не выработаются новые навыки. Ведь сотрудникам нужно привыкнуть к новым правилам и условиям;
автоматизация программный кадровый документооборот
3. Технико-экономическое обоснование мероприятий автоматизации кадрового делопроизводства
Технико-экономическое обоснование (ТЭО) - это изучение экономической выгодности, анализ и расчет экономических показателей проекта. Проектом может быть создание технического объекта или предприятия, строительство здания или реконструкция, модернизация процессов путем внедрения новых программ (что в нашем случае и происходит).
Задачей составления ТЭО является:
- оценка затрат на проект и его результатов,
- анализ срока окупаемости проекта.
ТЭО необходимо предпринимателю для понимания того, что стоит ждать от проекта и инвестору, для понимания сроков окупаемости вложенных денег.
ТЭО может разрабатываться как группой специалистов (в сложных проектах), так и самостоятельно предпринимателем.
На основании вышеизложенного нужно решить задачу.
Задача
Необходимо произвести расчеты для технико-экономического обоснования оптимизации процессов автоматизации кадрового документооборота. Для расчетов использовать следующие данные:
Технико-экономическое обоснование процесса внедрения ПО для автоматизации кадрового документооборота организации занимающейся предоставлением транспортных услуг
Задачи:
1. Сокращение расходов в административном секторе организации
2. Увеличение качества выполняемых работ сотрудниками офиса
3. Появление согласованности действий звеньев всей структуры.
Для достижения цели и решения поставленных задач нужно:
- программное обеспечение на 20 мест,
- дооборудование 20 рабочих мест, учитывая, что коэффициент недооборудованности 40%,
- консультации специалиста (2 человека-месяца),
- обучение персонала (3 человека-месяца),
- контроль за процессов внедрения.
Объектом внедрения считать все отделы предприятия для создания локальной информационной сети.
Проектной документацией оговорены параметры и стоимость следующих ресурсов:
- программное обеспечение на 1 рабочее место 5000 руб.,
- стоимость дооборудования 1 рабочего места - 40000 руб.,
- стоимость консультаций специалиста 1 месяц - 35000 руб.,
- стоимость обучения работников силами своего специалиста -15000руб.
Изменение организационной структуры включает сокращение 2 единиц в отделе кадров (оплата труда 7000 руб.) и перевод 1 специалиста отдела кадров на новую должность, связанную с осуществлением контроля процесса автоматизации с изменение оплаты труда (первоначальная сумма 7000руб., по новому штатному расписанию 9000руб). Все данные нужно занести в следующую таблицу:
Экономический расчет затрат:
A |
B |
C |
D |
E |
||
1 |
Наименование затрат |
Стоимость на единицу |
Дополнительные параметры |
Итого по затратам |
||
2 |
Количество мест/месяцев |
Коэфициент недооснащенности |
||||
3 |
Программное обеспечение |
B3 |
C3 |
=B3*C3 |
||
4 |
Техника для оснащения 1 раб. места |
B4 |
C4 |
D4 |
=B4*C4*D4 |
|
5 |
Консультация профессионала из вне |
B5 |
C5 |
=B5*C5 |
||
6 |
Обучение персонала |
B6 |
C6 |
=B6*C6 |
||
7 |
ИТОГО |
=E3+E4+E5+E6 |
Изменяемые ячейки- B3…B6, C3…C6, D4.
Целевая ячейка Е7.
Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.
Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей, одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. Предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 20 страниц в день и один напечатанный в организации лист стоит 0,5 руб.
Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее, она складывается экономия усилий за счет повторного использования существующих документов и экономии времени на поиск нужных документов за счет систематизации в их хранении и эффективности поиска.
Для расчёта примем коэффициент повторного использования в 20%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 6% (0,2*0,30)от их полного рабочего времени.
Экономию времени на поиск документа для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 11% (6%+5%).
Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения процессов автоматизации. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. При внедрении программы документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени (для нашей задачи примем величину равную 10%).
Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 21%. Все вышеизложенные новые значения нужно занести в следующую таблицу:
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
||
1 |
Виды экономии |
Кол-во единиц |
Кол-во работников |
Кол-во дней |
Стоимость |
Коэфициент повторного исполнения |
Итого по экономии |
|
2 |
Стоимость сэкономленной бумаги |
В2 |
С2 |
D2 |
Е2 |
=В2*С2*D2*E2 |
||
3 |
Расход времени на поиск документа |
B3 |
C3 |
E3 |
=В3*С3*Е3 |
|||
4 |
Расход времени на создание повторного документа |
B4 |
C4 |
E4 |
F4 |
=В4*С4*Е4*F4 |
||
5 |
Уменьшение численности |
C5 |
E5 |
=C5*E5 |
||||
6 |
Увеличение оплаты персонала |
C6 |
Е6 |
=C6*E6 |
||||
7 |
Расход времени на согласование и утверждение документа |
В7 |
С7 |
Е7 |
=В7*С7*Е7 |
|||
8 |
ИТОГО |
=G2+G3+G4+G5+G6+G7 |
Е6- отрицательная величина
B3, B4, F4 - число в %.
Целевая ячейка - G8/
Срок окупаемости = Е7(1 таблица)/G8(2 таблица)*12 месяцев.
На основании вышеизложенного произведем расчет показателей.
A |
B |
C |
D |
E |
||
1 |
Наименование затрат |
Стоимость на единицу |
Дополнительные параметры |
Итого по затратам |
||
2 |
Количество мест/месяцев |
Коэфициент недооснащенности |
||||
3 |
Программное обеспечение |
5000 |
20 |
250000 |
||
4 |
Техника для оснащения 1 раб. места |
40000 |
20 |
20 |
320000 |
|
5 |
Консультация профессионала из вне |
35000 |
2 |
70000 |
||
6 |
Обучение персонала |
15000 |
3 |
45000 |
||
7 |
ИТОГО |
685000 |
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
||
1 |
Виды экономии |
Кол-во единиц |
Кол-во работников |
Кол-во дней |
Стоимость |
Коэфициент повторного исполнения |
Итого по экономии |
|
2 |
Расход бумаги |
20 |
20 |
21 |
0,5 |
4200 |
||
3 |
Расход времени на поиск документа |
5% |
20 |
15000 |
15000 |
|||
4 |
Расход времени на создание повторного документа |
30% |
20 |
15000 |
20% |
18000 |
||
5 |
Уменьшение численности |
2 |
7000 |
14000 |
||||
6 |
Увеличение оплаты персонала |
1 |
-2000 |
-2000 |
||||
7 |
Расход времени на согласование и утверждение документа |
10% |
20 |
15000 |
30000 |
|||
8 |
ИТОГО |
79200 |
Срок окупаемости 8,5 месяцев с учетом, что все условия будут соблюдаться.
Заключение
На сегодня под влиянием множества внешних факторов, управление персоналом переросло из учета персонала в управление им. С внедрением системы автоматизации документооборота происходит повышение качества работы с информацией, появляется возможность выполнения новых работ. Инструментарием информационного обеспечения, как правило, являются несколько взаимосвязанных программных продуктов, технология работы с которыми позволяет достичь поставленную пользователем цель. В качестве инструментария можно использовать распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера:
- текстовый процессор (редактор),
- настольные издательские системы,
- электронные таблицы,
- электронные записные книжки,
- системы управления базами данных,
- электронные календари,
- информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.),
- экспертные системы и т.д.
Организация достигнет успеха тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, и внутри организации будет производиться своевременная и правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.
За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программ соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание необходимо обращать на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения. А так как спрос на такие программы постоянно увеличивается, то производители создают все более и более совершенные системы, позволяющие решить любые административные вопросы.
Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Но стоит помнить, что автоматизация процесса документооборота в одном отдельном отделе не будет эффективной, поэтому этот процесс должен проходить комплексно во всех отделах.
Существует немало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудованием рабочих мест, мотивацией руководства на использование систем автоматизации процесса документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.
Список литературы
1. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. - 2008. - №7. - С.57-59
2. Белая, Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т.Р. Белая // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С.40-47
3. ООО «Босс-Референт», продукт БОСС-Референт [Электронный ресурс]. - 2010. - Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/
4. ООО «ЭОС», продукт Дело [Электронный ресурс]. - 2010. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
5. Доронина Л.А. Систематизация документов в кадровой службе // Справочник кадровика .- 2004.- №1.С.9-13.
6. ООО «ЭОС», продукт ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]. - 2010. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
7. ООО «Монолит-Инфо», продукт Монолит-персонал [Электронный ресурс]. - 2010. - Режим доступа: http://www.monolit.com/ru/products/controlpersonal
8. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.
9. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: Инфра - М. - 2004. 321с.
11. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.
12. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
13. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.
14. Кузнецов, С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2006. - №3. - С.63-69
15. Романов, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. - 224 с.
16. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. №1. С. 32-37.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Проектирование информационной системы для автоматизации документооборота в области кадрового учета МОУ Гимназия № 16 г. Керчь. Объекты справочной и учетной информации. Реализация физической модели базы данных в среде СУБД. Построение логической модели БД.
курсовая работа [1,3 M], добавлен 15.08.2012Делопроизводство бумажных и электронных документов. Современные системы электронного документооборота и системы автоматизации классического делопроизводства. Создание безбумажного делопроизводства в загруженных участках управленческой деятельности.
курсовая работа [501,8 K], добавлен 08.12.2010Создание программного обеспечения информационной системы автоматизации учебно-учетной деятельности в школе. Формирование логической и концептуальной моделей структурирования данных с использованием CASE-средств. Организация пользовательского интерфейса.
дипломная работа [1,6 M], добавлен 11.06.2014Простые системы для отслеживания заявок. Информационные потоки, возникающие на этапе поступления запроса для решения инцидента. Концептуальная и логическая модель данных. Разработка программного обеспечения по автоматизации процесса Службы Service Desk.
дипломная работа [2,6 M], добавлен 11.06.2017Расчет издержек предприятия на разработку программного продукта и экономической эффективности от его внедрения. Топология физических связей и структуризация сети. Характеристика программного обеспечения. Средства автоматизации, описание алгоритма задачи.
дипломная работа [867,6 K], добавлен 05.11.2015Создание информационной системы автоматизации процесса управления базами данных компании ООО "Роснефть". Требования к характеристикам технических средств. Обоснование выбора CASE-средства. Разработка программного обеспечения, расчет затрат цены и прибыли.
дипломная работа [3,9 M], добавлен 24.03.2012Технико-экономическое обоснование разработки информационной системы "План-меню". Выбор технических средств и стандартного программного обеспечения. Проектирование структуры базы данных. Разработка и структура пользовательского интерфейса и ER-модели.
курсовая работа [817,6 K], добавлен 07.05.2009Анализ предметной области. Технико-экономическое обоснование разработки программного обеспечения информационной системы отдела кадров. Проектирование пользовательского интерфейса. Оптимизация параметров микроклимата помещений, оборудованных ПЭВМ.
дипломная работа [6,8 M], добавлен 16.01.2015Организационная структура управления предприятием и её характеристика, функциональные возможности на примере фирмы ООО "1С Бит". Комплекс задач, обоснование необходимости автоматизации. Проектные решения по информационному и программному обеспечению.
отчет по практике [329,9 K], добавлен 15.11.2012Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.
курсовая работа [232,8 K], добавлен 17.07.2013