Курсовая работа

«Сравнительный анализ Open Office.org Calc и MS Excel»

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• ГЛАВА I ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ
• 1.1 Назначение и основные возможности электронных таблиц
• 1.2 OpenOffice.org Calc, как альтернатива Microsoft Office Excel
• ГЛАВА II. СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ OPENOFFICE.ORG CALC И MS EXCEL
• 2.1 Интерфейс
• 2.2 Функциональные возможности
• 2.3 Горячие клавиши
• 2.4 Скорость работы
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Электронные таблицы - это программы для математической, статистической и графической обработки текстовых и числовых данных. Они позволяют автоматизировать выполнение однотипных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными, а также обрабатывать числовую информацию в массиве баз данных, анализировать финансы, доходы, налоги и так далее. Это программное обеспечение использует столбцы и строки для выполнения математических операций над введенными ранее данными. В ячейки электронной таблицы можно вносить текст, числа, формулы. Электронные таблицы часто используются в качестве простых баз данных или как приложение для построения графиков и диаграмм.

В настоящее время разработано большое количество электронных таблиц: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Corel, Calc, Works, QuattroPro, Суперплан и другие. Среди них выделяют коммерческий продукт -- Microsoft Excel и открытый продукт -- OpenOffice.org Calc.

В данной курсовой работе пойдет сравнение коммерческого продукта MS Office Excel и открытого продукта Open Office.org Calc.

Цель курсовой работы: сравнить приложения MS Office Excel и Open Office.org Calc, выявить их сходства и различия.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что профессиональное управление программами для работы с электронными таблицами неизбежно требует глубокого анализа, позволяющего в большей степени эффективного проведения табличных расчетов . Пакет Microsoft Office является, пожалуй, самым распространённым прикладным программным обеспечением, устанавливаемым на домашние и офисные компьютеры. И всё в нём хорошо, кроме цены. Именно этот факт заставляет многих пользователей искать бесплатную альтернативу. Одним из самых развитых альтернативных пакетов является OpenOffice.

Задачи курсовой работы:

- рассмотреть теоретические основы программ для работы с электронными таблицами;

- произвести сравнительный анализ программ MS Office Excel и Open Office.org Calc;

- разобрать методы наиболее эффективной обработки данных в MS Office Excel и Open Office.org Calc;

- на основе проведенного анализа дать оценку наиболее эффективной программе для работы с числовыми данными;

Объектом курсовой работы является анализ программ MS Office Excel и Open Office.org Calc.

Предметами курсовой работы являются программы MS Office Excel и Open Office.org Calc.

ГЛАВА I ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

1.1 Назначение и основные возможности электронных таблиц

Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) - прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде прямоугольника, разделенного на строки и столбцы. Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. На экране виден не весь документ, а только часть его. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран можно считать окном, через которое пользователь имеет возможность просматривать таблицу. Для работы с таблицей используется табличный курсор, - выделенный прямоугольник, который можно поместить в ту или иную клетку. Минимальным элементом электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции, является такая клетка, которую чаще называют ячейкой. Каждая ячейка имеет уникальное имя (идентификатор), которое составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идёт такая нумерация - AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а строк - с помощью десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны имена (или адреса) ячеек (B2, C265, AD11,…).

Следующий объект в таблице - диапазон ячеек. Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне - ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший - ячейка. Примеры диапазонов - A1:A100; B12:AZ12; B2:K40.

Если диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено минимальное или максимальное значение.

Иногда электронная таблица может быть составной частью листа, листы, в свою очередь, объединяются в книгу (такая организация используется в Microsoft Excel).

Ячейки в электронных таблицах могут содержать числа (целые и действительные), символьные и строковые величины, логические величины, формулы (алгебраические, логи-ческие, содержащие условие).

В формулах при обращении к ячейкам используется два способа адресации - абсолютная и относительная адресации. При использовании относительной адресации копирование, перемещение формулы, вставка или удаление строки (столбца) с изменением местоположения формулы приводят к перестраиванию формулы относительно её нового местоположения. В силу этого сохраняется правильность расчётов при любых указанных выше действиями над ячейками с формулами. В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки (или ячеек), используемой в формуле, не изменялся. В таких случаях используется абсолютная адресация. В приведенных выше примерах адресов ячеек и диапазонов ячеек адресация является относительной. Примеры абсолютной адресации (в Microsoft Excel): $A$10; $B$5:$D$12; $M10; K$12 (в предпоследнем примере фиксирован только столбец, а строка может изменяться, в последнем - фиксирована строка, столбец может изменяться).

Управление работой электронной таблицы осуществляется посредством меню команд.

Можно выделить следующие режимы работы табличного процессора:

-формирование электронной таблицы;

-управление вычислениями;

-режим отображения формул;

-графический режим;

-работа электронной таблицы как базы данных.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, - выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.

1.2 OpenOffice.org Calc, как альтернатива Microsoft Office Excel

2.1 Интерфейс

Внешнее сходство с MS Excel заметно сразу. Заголовки пунктов главного меню идентичны у обеих программ. Интерфейс Calc в целом меньше режет глаз, чем MS Excel 2003. Такого эффекта удалось добиться благодаря правильному сочетанию цветов и подборе иконок. Правда, иконки, хотя и приятны на вид, выглядят не строго, а как-то слишком по-мультяшному. К слову, это касается всех приложений офисного пакета OpenOffice.org 3.0. Неприятно смотрится стандартный курсор на фоне ячеек, по сравнению с «плюсиком» в MS Excel. В остальном интерфейс функционален и удобен в использовании. Внешне он намного приятнее QuattroPro и проще. Возможно, многим он покажется менее нагроможденным, нежели MS Excel.

Рис. 1 Интерфейс MICROSOFT EXCEL

Рис. 2 Интерфейс OpenOffice.org Calc

На рисунке 2 показана рабочая область Calc, типичного приложения пакета OpenOffice.org. Вдоль верхнего края окна приложения расположена строка заголовка -- прямоугольная область, содержащая имя программы, имя документа и кнопки управления, с помощью которых вы можете изменить размер окна, свернуть его или закрыть.

Элементы пользовательского интерфейса, которые вы видите, когда запускаете приложение OpenOffice.org Calc -- строки меню, панели инструментов, строки состояния и окна, -- называются рабочей областью программы.

Ниже строки заголовка расположена строка меню с командами, которые выполняют основную работу в программе. Каждое слово в этой строке -- кнопка, открывающая список команд. Запуск команды может быть невозможен (команда неактивна), может открывать подменю с уточняющими командами или диалоговое окно.

Под панелями инструментов находится строка формул. В левой части этой строки расположен раскрывающийся список, в котором выбирается адрес ячейки или диапазона.

Правее расположены три кнопки, о назначении которых мы поговорим позднее, а далее расположено длинное поле, в котором вводится формула или указывается содержимое ячейки таблицы.

Ниже расположен так называемый лист. Лист содержит ячейки, в которых указываются различные данные и формулы. В ячейках также выводятся результаты вычислений. Каждая ячейка имеет адрес, который определяется координатами пересечения строки и столбца.

Строки пронумерованы арабскими цифрами, а столбцы имеют имена в виде латинских букв и их комбинаций. Нетрудно догадаться, что ячейка B4 находится на пересечении столбца B со строкой 4. Адрес ячейки выступает в качестве переменной в формулах.

В нижней части листа вы видите ярлыки трех вкладок: Лист1, Лист2 и Лист3. Рабочий файл программы Calc (в Excel он называется книгой) состоит из одного или нескольких листов.

Количество листов можно изменять (Вставка -> Лист или Правка -> Лист -> Удалить). Каждый лист может содержать какие-либо данные, которые могут иметь или не иметь отношение к другим листам. В нижней части окна программы находится также строка состояния, на которой отображается служебная информация.

Под строкой меню находится один или несколько наборов кнопок. Эти наборы называются панелями инструментов. Кнопки панели инструментов являются ярлыками команд из меню.

Кнопки основных панелей инструментов соответствуют аналогам в MS Excel. Необходимую панель инструментов добавляем с помощью пункта меню Вид > Панель инструментов.

Рис. 3. Панель инструментов OpenOffice.org Calc

Calc отличает только поддержка экспорта в PDF. Формат ячеек, варианты их обрамления, заливка и другие настройки внешнего вида ячеек полностью идентичны MS Excel. Правда, возможных цветов заливки в Calc немного больше.

В принципе, пользователь, знакомый с программой Excel, может сразу же приступить к работе. Напомним, что интерфейс программы Calc и основные методы работы практически не отличаются от интерфейса и методов работы продукта компании Microsoft. Установим некоторые отличия между этими программами.

2.2 Функциональные возможности

Excel и OpenOffice.org Calc

Следовательно Open Office.org Calc уступает MS Excel в функциональных возможностях, что может негативно отразиться при работе с большими объемами информации.

Однако при использовании форматирования электронные таблицы Excel и Calc полностью совпадают:

Таблица 2. Форматирование в электронных таблицах Excel и Calc

2.3 Горячие клавиши

В MS Office 2003 - горячие клавиши задаются только Макросами. Чтобы поменять что-то, например, объединнить ячейки, надо записать макрос, и особенность в том, что объединить можно клавиши только со Ctlr.

Рис. 4. Настройка горячих клавиш Excel

Есть возможность заменить Strl на Alt, но для этого надо зайти в настройки панели инструментов и поставить знак & перед той буквой, которую вы хотите сделать в качестве сочетания с Alt).

В OpenOffice.org Calc: - горячие клавиши задаются через: Сервис -> Настройка ->Клавиатура. Назначаются они так: вверху свободные сочетания, затем в нижних пунктах найдем категорию и нужную функцию, и нажмем - Изменить.).

Следовательно в этом случае OpenOffice.org Calc наиболее удобней, чем MS Excel.

Рис. 5: настройка горячих клавиш в OpenOffice.org Calc

2.4 Скорость работы

Таблица 4. Открытие файла формата документ Microsoft Excel (xls) 0,3Mb или он же (ods) 0,1Mb

И снова все как прежде. Если формат не родной - то мы можем ожидать значительных задержек в открытии файла при помощи OpenOffice Calc. В случае работы со своим форматом различие во времени уже не столь существенно.

Майкл Микс (Michael Meeks), ведущий разработчик OpenOffice заявил, что причиной медленной работы приложений может быть ядро и скорость поиска на жестком диске; но какова бы ни была причина проблемы, ее надо решать.

К счастью, производительность OpenOffice очень пристально исследуется рядом основных разработчиков, и несколько решений уже предложено. Чаще всего в качестве временного решения предлагается отключить поддержку Java, но поскольку OpenOffice все больше полагается на Java, нам это кажется довольно опасным. Другое решение - сначала загружать самые медленные части, а при загрузке системы эффективно разместить в кэше основные файлы, что создаст иллюзию скорости. Итак, в целом Microsoft Office менее требователен к ресурсам оперативной памяти и зачастую быстрее, чем продукты офисного пакета OpenOffice.org, правда, разница в скорости не очень заметна.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

В курсовой работе видно, что программный продукт Open Office Calc вполне конкурентоспособный с MS Excel.

Как интерфейс программы, так и функциональные возможности OpenOffice Calc практически неотличимы от интерфейса и возможностей коммерческого пакета MS Excel. Поэтому пользователь, знакомый с программой Excel, может сразу же приступить к работе в OpenOffice Calc.

Функциональные возможности этих приложений практически совпадают. Все школьники и студенты, которые знакомы с Excel, самостоятельно, без дополнительного обучения смогут работать с Calc. Учитывая интенсивность развития Calc и свободный доступ к нему, можно говорить о перспективности применения табличного процессора OpenOffice.org Calc взамен MS Office Excel. Так что для дома или небольшого офиса, озабоченного наличием лицензионного ПО Calc - подходящее решение. Но в профессиональной корпоративной среде Excel - пока однозначный вариант.

В Calc существует возможность настройки горячих клавиш, что является очень удобным по сравнению с Exel (горячие клавиши можно сочетать только со Strl).

Что касается скорости работы то, OpenOffice работает медленнее конкурента от Microsoft, особенно это заметно на старых системах. Запуск различных приложений происходит практически одинаково быстро, но Calc требователен к ресурсам памяти значительно больше, чем Excel. В целом Microsoft Office менее требователен к ресурсам оперативной памяти и зачастую быстрее, чем продукты офисного пакета OpenOffice.org, правда, разница в скорости не очень заметна.

Таким образом, Calc это модуль электронных таблиц OpenOffice.org. В электронную таблицу можно вводить данные, обычно числовые, и затем манипулировать этими данными для получения определенных результатов.

Можно также вводить данные и использовать Calc в режиме 'Что-если', изменяя некоторые из этих данных и наблюдая результаты без необходимости полного повторного ввода остальных данных в электронную таблицу. Calc работает с элементами, имеющими название электронные таблицы.

Стоит ли переходить на OpenOffice с Microsoft Office -- вопрос сложный, все зависит от задач, от желания и возможности пользоваться лицензионным ПО, от накопленного опыта работы с офисным пакетом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа - Microsoft Office Excel 2003, М.: «Вильямс», 2006 , 816 стр.

2. Коврикина Е.В. Создание и редактирование электронных таблиц в среде OpenOffice.org, М.: «Вильямс», 2008 , 566 стр.

3. Костромин В.А. OpenOffice.org - открытый офис для Linux и Windows. -- СПб.: БХВ-Петербург, 2002. -- 546 с.

4. Пращенко И.Г . OpenOffice.org, М.: «Эксмо», 2009, 496 стр.

5. Уокенбах Дж. Microsoft Office Excel 2003. Библия пользователя, М.: «Вильямс», 2008, 816 стр.

Интернет-ресурсы по Linux

1. http://ru.openoffice.org

2. http://www.linuxcenter.ru/lib/books/

3. http://heap.altlinux.ru/modules/

4. http://www.i-rs.ru/article/articleview/360/1/35/

5. http://ru.wikipedia.org/wiki/OpenOffice.org

6. http://www.openoffice.tklenta.ru/