Разработка базы данных с использованием средств Microsoft Access для автоматизации процедур учета и формирования заказов на предприятии ООО "Озон"

Возможность ввода для данного поставщика нового товара (эту работу будет выполнять менеджер склада на основании предоставляемой администрацией ООО информации - договоров и прайс-листов контрагентов). Информация о новом товаре должна заноситься в таблицу Товары для выбранного поставщика.

Возможность просмотра всех предлагаемых выбранным поставщиком на данный момент товарных позиций. Круг пользователей данной информации наиболее широк: это и менеджеры по работе с клиентами, и менеджер склада, и администрация ООО.

Для построения формы Поставщики сначала сделаем заготовку, содержащую все необходимые поля для ввода данных в таблицу поставщики, а также введем в структуру формы две кнопки. Кнопка Ввод товаров должна будет вызывать уже разработанную выше форму Товары, открытую на свободной позиции, обеспечивающую ввод нового для выбранного поставщика, а кнопка Просмотр товаров открывает форму, отображающую список товаров выбранного поставщика - зарезервируем для данной формы название Список товаров.

Теперь для правильной работы кнопки Ввод товаров необходимо корректно написать процедуру обработки событий нажатия этой кнопки на языке Visual Basic в отладчике VB для базы данных ООО «Озон».

Прежде чем создавать процедуру обработки событий для кнопки Просмотр товаров, как уже отмечалось выше, следует создать служебную форму с названием Список товаров. Данная форма должна иметь максимально простую форму, обеспечивающую вывод полного списка всех товаров, зафиксированных в таблице Товары с указанием основных атрибутов товара: названия, цены, единицы измерения и факта прекращения поставок.

Итак, теперь фактически можно утверждать, что основные средства ввода и просмотра данных в разрабатываемую БД нами сформированы и можно перейти к разработке механизмов формирования заказов и анализа содержащихся в базе данных информационных массивов.

2.4 Разработка механизма оформления заказов в базе дынных

Наиболее ответственной работой является оформление заказов, поэтому соответствующая форма Заказы должна быть максимально удобной для пользователей. Основными требованиями при её разработке являются:

Возможность выбора продавца из списка. При этом в полях, не подлежащих изменениям пользователями (поскольку ввод данных о поставщиках осуществляется администрацией ООО и внесение изменений в эти данные другими пользователями базы данных недопустимо), должны выводиться общие сведения о поставщике продукции, в частности, полный адрес.

Возможность выбора менеджера, обслуживающего заказ, также из выпадающего списка.

В этой же форме менеджер должен ввести данные о получателе заказа, который, вообще говоря, не обязан совпадать с клиентом.

Ввод данных по заказу (наименование товарных позиций, количество, цена, размер скидки) должны вводиться в этой же форме в табличной форме - список позиций в таком виде воспринимается лучше всего.

В форме должен быть предусмотрен вывод итоговой суммы по заказу и возможность распечатки менеджером (или в бухгалтерии) счета, предъявляемого клиенту.

Чтобы в полной мере удовлетворить предъявляемые к проектируемой форме требования, следует в её конструкции использовать принцип вложенных форм. Именно, все данные по клиенту и получателю заказа выводятся непосредственно из соответствующих таблиц, а данные по позициям заказа заимствуются из таблицы Заказы, но только те, которые относятся к выбранному заказу с уникальным идентификационным номером.

В качестве вспомогательной для пользователей формы следует предусмотреть в БД возможность использования формы, которая позволяет пользователям знакомиться с заказами клиентов (без возможности их изменения либо удаления), пролистывая список всех клиентов фирмы. Ниже в табличной форме должны выводиться:

1. Список заказов клиента с указанием даты размещения заказа

2. Для выбранного заказа в табличной форме открывается список всех позиций данного заказа.

Основными пользователями данной формы должны стать администрация ООО «Озон» и старшие менеджеры, использующие ей для контроля поступления заказов от клиентов и их выполнения. Данная форма (назовем её Заказы клиентов) также должна быть составной, включающей в себя две подчиненный формы: Подчиненная форма заказов 1 и Подчиненная форма заказов 2.

2.5 Разработка средств анализа в базе данных ООО «Озон»

После того, как выше была разработана система ввода и редактирования данных в базе данных ООО «Озон», следует спроектировать средства анализа содержащейся в БД информации. При этом следует учесть потребности всех потенциальных пользователей программного комплекса. Особую важность анализ данных имеет для администрации, поскольку должен позволить проводить текущий и стратегические (долгосрочный) анализ продаж в разрезе клиентов фирмы, поставщиков продукции, а также и сотрудников, выполняющих работы по обслуживанию заказов. Именно, к системе аналитической обработки данных предъявляются следующие требования:

Программа должна позволять формировать полный список всех товаров, которые в настоящий момент могут быть предложены фирмой (т.е. поставки по которым не прекращены), с указанием признаков их основных признаков - запрос Список товаров.

Программа должна формировать список всех имеющихся на складе товаров - запрос Список имеющихся товаров.

Программа должна формировать полный отчет об имеющихся заказах с указанием их текущих параметров: даты размещения заказа, названия получателя, полного адреса получателя (для осуществления доставки), код и название клиента, разместившего заказ, номер менеджера, обслуживающего заказ. Зарезервируем для этого запроса название Запрос Заказы.

Программа должна формировать документ, содержащий общие сведения о каждом заказе на фирме, в том числе название товара, количество, отпускную цену, сведения о скидках, общую стоимость по каждой товарной позиции в заказе. Зарезервируем название запроса Сведения о заказах.

Возможность формирования списка всех заказов за интересующий год (или другой временной промежуток) с указанием даты размещения, стоимости заказа, его кода.

Возможность сформировать сведения обо всех заказах, размещенных в прошлом 2011 году с указанием всех существенных атрибутов заказа. Пусть этот запрос называется Продажи товаров в 2011.

Возможность формирования списка всех товаров с ценой, выше средней - запрос Товары с ценой выше средней.

Возможность формирования данных о продажах по сотрудникам - для того, чтобы иметь возможность анализировать эффективность их работы.

Возможность выделения данных, необходимых для формировании впоследствии для каждого заказа, размещенного на фирме, счета, выставляемого клиенту. Это заказ Счета, на его основе нужно будет в дельнейшем спроектировать отчет, позволяющий осуществлять печать требуемого счета клиенту.

Для анализа логистической структуры поставок администрации ООО необходимо иметь возможность объединения в одном документе данных по поставщикам и городам. Это должен быть запрос специального вида - запрос на объединение Клиенты и поставщики по городам.

Наконец, необходимо иметь возможность анализа имеющихся данных о продажах по кварталам - нужен запрос на выборку Квартальные обороты по товарам.

Вся необходимая для пользователей базы данных ООО «Озон» аналитическая информация может быть получена с помощью разработанных в предыдущем параграфе запросов. Более того, сформировав SQL-коды отчетов, мы можем организовать удаленный интернет-доступ к базе данных, что позволит работать с ней уделенным пользователям, в частности, сотрудникам фирмы, находящимся в других городах и торговым представителям. Однако для того, чтобы сделать эту информацию наглядной и иметь возможность вывода её на печать, следует разработать систему отчетов базы данных. Полный список требуемых для эффективной работы пользователей отчетов с перечислением предъявляемых к ним требованиям, включает в себя:

Отчет Итоги продаж по объему. Данный отчет в удобной графической форме представляет данные одноименного запроса. Внося незначительные изменения в структуру запроса, возможно, получить аналогичный отчет за любой интересующий нас промежуток времени (по умолчанию выдаются результаты деятельности фирмы за последний год).

Отчет Сумма продаж по годам строится на основе одноименного запроса. При открытии запроса (а, соответственно, и при открытии отчета) требуется ввести начальную и конечную даты анализа.

Отчет Список товаров просто формирует в удобной форме список всех товаров, предлагаемых ООО «Озон». Фактически отчет формирует прайс-лист фирмы.

Отчет Суммы продаж по кварталам строится на основе одноименного отчета.

Отчет Счет формирует для каждого заказа счет на оплату. Ранее для его построения был сконструирован запрос Счет.

Отчет Продажи по сотрудникам строится на основе одноименного запроса.

Заключение

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

Современные информационные системы, реализующие интеграцию данных, характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

Цель информационной системы - обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Создавая базу данных, разработчик стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Это возможно сделать, если данные надлежащим образом структурированы. Обязательными атрибутами современной базы данных являются тщательно проработанные инфологическая и датологическая модели рабочей среды.

В ходе работы были решены следующие задачи:

-- проведен анализ системы документооборота на ООО «Озон»;

-- построена инфологическая модель процесса учета и контроля заказов;

-- разработана даталогическая модель системы учета заказов на предприятии с использованием средств Microsoft Access;

-- выполнена программно завершенная разработка программного комплекса учета и контроля заказов средств Microsoft Access, включающая полный набор форм и отчетов, необходимых для организации эффективной работы сотрудников ООО «Озон»;

-- проведен анализ надежности созданного программного продукта;

-- поведена оценка экономической эффективности мероприятий по внедрению на фирме разработанного программного комплекса.

Анализ надежности, проведенный с использованием динамического метода анализа La Padula, показал, что ожидаемая на момент завершения отладочных работ надежность комплекса составляет 0,9846, а при увеличении количества шагов тестирования-отладки надежность асимптотически приближается к 1. Учитывая высокую, приближающуюся к абсолютной, надежность лежащей в основе разработки среды программирования баз данных Microsoft Access, следует признать, что разработанный программный комплекс является в целом надежным, вероятность возникновения сбоев и ошибок в работе является допустимо малой величиной.

Проведенный в работе анализ экономической эффективности показал, что внедрение разработанного программного комплекса в эксплуатацию является экономически обоснованным и целесообразным. Срок окупаемости проекта невелик, всего чуть более полутора месяцев, а совокупный экономический эффект с учетом дополнительных текущих затрат на обслуживание системы в плановом году должен составить 869,2 тыс. руб.

Список использованной литературы

Автоматизированные системы обработки учетно-аналитической информации: Учебник В.С. Рожнов, В.Б. Либерман, Э.А. Умнова и др./ под ред. проф. В.С. Рожнова. - М.: Финансы и статистика, 2002.-252с.

Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 320 с.

Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента: Учеб. пособие.-М.: Финансы и статистика, 2002 - 340 с.

Вейскас Д. Эффективная работа с Access. СПб., BHV, 2004, 320 с.

Гурвиц Г. А. Разработка приложения в среде клиент-сервер, ДВГУПС 2005, 204 с.

Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных. - М.: Мир, 2001, 440 с.

Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатика в современном бизнесе.- М.: Финансы и статистика, 2002- 228 с..

Кириллов В.В. Структурированный язык запросов (SQL). - СПб.: ИТМО, 2004. - 80 с.

Котляров В.П. Основы тестирования программного обеспечения. Интернет-университет информационных технологий - Изд-во INTUIT.ru, 2006

Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 196 с.

Мейер М. Теория реляционных баз данных. - М.: Мир, 1997. - 608 с.

Мишенин А.Н. Теория экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2002 - 248 с..

1. Размещено на www.allbest.ru