Физическое моделирование БД - этап создания таблиц, их размещения на носителях (дисках), установления связей между ними, задания условий ссылочной целостности, создание требуемых запросов, реализуемый в конкретной СУБД, называется созданием физической модели данных.

MS Access относится к настольным СУБД, входит в состав пакета MS Office и, как и многие другие СУБД, выполняет следующие функции:

1) организация данных - создание таблиц данных и управление ими с целью модификации, добавления и удаления данных;

2) связывание таблиц для обеспечения ссылочной целостности;

3) анализ данных с помощью запросов;

4) создание форм для добавления, удаления и поиска данных в таблицах;

5) управление выдачей информации на печать - создание отчетов;

6) защита всей БД паролем ее создателя;

7) предоставление средств создания программных кодов на языке Visual Basic for Application (VBA) - макросов и модулей.

Реализуются все эти функции для каждой БД в одном файле с расширением. mdb. При распространении готовых приложений, модули для защиты от доступа и\или соблюдения авторских прав выносятся в отдельный файл с расширением. mde. В этом случае БД Access состоит из двух файлов.

В СУБД "Access" поля таблиц задаются следующими атрибутами:

– Имя - имя поля длиной до 64 символов (первый символ - не пробел, остальные не".", "!", "`", " [", "] ");

– Тип - один из предопределенных типов данных:

– текстовый - строка длиной до 255 символов;

– числовой - число определенного подтипа: байт

– денежный - 4 байта, 4 знака после запятой, диапазон 9,2233 Е14;

– логический - поля принимающие одно из значений Да\Нет, Истина\Ложь, Вкл\Выкл;

– счетчик - автоматически генерируемые последовательным или случайным образом номера для каждой новой записи (такое поле не редактируется пользователем);

– дата\время - поля для хранения дат и времени в выбранном формате;

– Формат - вид вывода значений поля;

– Подпись - заголовок поля в таблице или подпись в форме;

– Обязательное поле - является ли данное поле обязательным для заполнения или нет (если "Да", то пользователь не выведет курсор из этого поля, пока не введет какое-либо значение);

– Индексированное поле - является ли данное поле индексируемым или нет, причем значение "Да" имеет в свою очередь следующие варианты: "Совпадения допускаются" и "Совпадения не допускаются" (в последнем случае СУБД не допустит ввод в данное поле значения ранее уже введенного).

– MEMO - поля для хранения текстовых данных длиной до 64Кб;

– Гиперсвязь - поля, содержащие адреса Web-страниц, которые сами могут быть Web-страницами Internet;

– Размер - размер данных для полей типа Текст и Число;

– Число десятичных знаков - количество знаков после запятой для полей типа Число, Текстовый (от 1 до 255 байтов), Счетчик (длинное целое - 4 байта и код репликации - 128 байт);

– Формат - вид вывода значений поля;

– Маска ввода - строка символов, задающих форму для вводимых данных;

– Подпись - заголовок поля в таблице или подпись в форме;

– Значение по умолчанию - значение, присваиваемое полю в новых записях;

– Условие на значение - логическое выражение для проверки введенного значения;

– Сообщение об ошибке - сообщение, появляющееся при возвращении выражением, стоящим в условии на значение значения Ложь;

– Обязательное поле - является ли данное поле обязательным для заполнения или нет (если Да, то пользователь не выведет курсор из этого поля пока не введет какое-либо значение);

– Индексированное поле - является ли данное поле индексируемым или нет, причем значение Да имеет в свою очередь следующие варианты: Совпадения допускаются и Совпадения не допускаются (в последнем случае СУБД не допустит ввод в данное поле значения ранее уже введенного).

Поле, однозначно идентифицирующее каждую запись, нужно сделать Ключевым, что будет соответствовать построению уникального (с проверкой на отсутствие повторяющихся значений) индекса по этому полю.

К объектам Access относятся: таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений - формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, которые представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы создаются с помощью мастера или конструктора таблиц. Воспользовавшись любым из этих способов, создадим таблицы нашей БД, соответствующие их описаниям в текстовой форме (таблица 2.1).

Таблица 2 - Структура и переменные таблиц базы данных

Для назначения ключевого поля при работе в конструкторе таблиц следует установить курсор в нужное поле и выбрать пункт "Ключевое поле" из пункта главного меню "Правка", или контекстного меню правой кнопки мыши, или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. Ключевое поле помечается символом ключа.

3. Создание таблиц в ACCESS

Рисунок 1 - Окно создания таблиц

После этого появится форма для ввода данных в таблицу состоящая из трех основных элементов:

– Имя поля - вводим имя поля;

– Тип данных - устанавливаем тип данных;

– Описание - вводим при необходимости описание поля.

В левом нижнем углу расположены две вкладки "Общие" и "Подстановка" для применения к полям дополнительных параметров.

Теперь перейдем непосредственно к вводу данных в форму.

Результат ввода данных в форму изображен на рисунке 2.

Рисунок 2 - Режим конструктора

Как видно из рисунка 2, ключевым полем данной таблицы будет поле "№ билета". Далее мы сохраняем данную таблицу, щелкая на значке сохранения, и в появившемся окне вводим название данной таблицы "Билеты".

Результатом предыдущих действий будет такая таблица (рисунок 3).

После заполнения необходимыми данными таблиц базы данных перейдем к созданию запросов.

Для построения нового запроса необходимо выбрать объект "Запросы" в окне БД нажать кнопку "Создать". В Access существует несколько типов запросов, каждый из которых можно сформировать несколькими способами. Это будет видно в открывшемся окне выбора типа и средства создания запроса. Запросы на выборку и объединение полей из разных таблиц легко создается в "Конструкторе запросов". Сначала необходимо указать все таблицы или ранее созданные запросы, участвующие в новом запросе. Это делается аналогично добавлению таблиц в схему данных. Добавленные таблицы отображаются в окне таблиц конструктора. Причем, между таблицами отображаются постоянные связи (установленные в схеме данных).

Создадим запрос, который будет отображать все сведения о пассажирах, пути следования и авиакомпаниях.

Для создания запроса воспользуемся функцией "Создание запроса в режиме конструктора". Перед нами появится окно конструктора запроса, разделенное горизонтально на две части. Верхняя часть предназначена для отображения схемы таблиц запроса, со связями. Нижняя часть предназначена непосредственно для настройки запроса, данная часть содержит следующие пункты настроек:

– Пункт "Имя таблицы" - предназначен для выбора таблицы, из которой будет происходить выборка данных для запроса;

– Пункт "Поле" - предназначен для выбора поля вышеуказанной таблицы, из которого будет происходить выборка данных для запроса;

– Пункт "Сортировка" - предназначен для сортировки данных в таблице запроса;

– Пункт "Вывод на экран" - предназначен для отображения или скрытия выбранного поля в таблице запроса;

– Пункт "Условие отбора" - предназначен для установки определенных условий отбора данных в запросе, устанавливается с помощью специальных операторов.

Первый запрос сформирован из одной таблицы - "Билеты". Отсюда берем атрибуты:

– "Ф. И.О. ";

– "Путь следования";

– "Авиакомпания".

После добавления таблицы в верхнюю часть окна конструктора, отобразятся данные таблицы с их установленными связями, как и в "Схеме данных" (рисунок 6).

Рисунок 6 - Схема данных в окне конструктора запросов

После этого мы можем перейти в нижнюю часть окна конструктора запроса и в таблице установить следующие параметры отображения данных как показано на рисунке 7.

Рисунок 7 - Условие запроса

Из рисунка видно, что в данном запросе в соответствии с заданием будут выводиться следующие данные:

– "ФИО пассажира";

– "Путь следования";

– "Авиакомпания".

5. Создание отчетов в MICROSOFT ACCESS

Рисунок 9 - Готовый отчет

После этого на экране появится общий вид отчета (рисунок 9), в котором нужно будет лишь отредактировать размеры и положение элементов на листе путем растягивания и перемещения элементов.

6. Создание главной формы

Рисунок 11 - Панель элементов

При создании кнопки появляется окно создания кнопки (рисунок 12). В категории и действии указывается соответствующий пункт. Так настраивается функция кнопки. Затем выбираем соответствующий элемент из списка, вводим название кнопки и жмем "Готово". Таким же образом добавляем остальные кнопки.

Все получается так, как на рисунке 13. Это и есть главная форма базы данных.

Исходя из данной курсовой работы, можно сделать вывод, что система управления базами данных "Microsoft Access" является одним из самых лучших средств для создания реляционных баз данных.

Как видно из курсовой работы, с помощью "Microsoft Access" создана база данных "Аэропорт", в которой непосредственно были созданы следующие таблицы:

– Рейсы;

– Техобслуживание;

– Самолеты;

– Пассажиры;

– Персонал;

– Авиакомпании;

– Бронь билета;

– Билеты;

– Кассы.

Были создан запрос "Пассажиры" и отчет "Перелеты", а также создана единая форма для удобства работы со всей базой.

MS Access действительно отличная СУБД, и с ее помощью можно создать неплохую базу данных, но на современном рынке информационных технологий и программного обеспечения ее постепенно вытесняют более мощные и специализированные системы.

Список литературы

1. СТИ.1010. УД.12.2 - 2008. Курсовые и дипломные проекты (работы). Основные требования к оформлению. - Шахты: ШФ ЮРГИ, 2008.

2. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2005.

3. Диго С.М. Базы данных. Проектирование и создание: Учебно-методический комплекс. - М.: Изд. центр ЕАОИ. 2008. - 171 с.

4. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных. - Спб.: КОРОНА принт, 2002 - 672 с.

5. Файлы справки MS Access.

Размещено на Allbest.ru