Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД)
• 1.1 Реляционная модель
• 1.2 Иерархическая модель
• 1.3 Сетевая модель
• 2. СУБД Access
• 2.1 Свойства полей БД Access
• 2.2 Типы данных
• 2.3 Объекты БД
• 3. База данных «Делопроизводство»
• 3.1 Создание таблиц базы данных
• 3.2 Создание схемы данных
• 3.3 Создание форм
• 3.4 Создание запросов
• 3.5 Создание отчетов
• Заключение
• Список литературы
• 

Введение

Как известно, в современном обществе системы управления базируются на комплексных системах обработки информации, на современных информационных технологиях.

Современные системы компьютерного управления обеспечивают: выполнение точного и полного анализа данных; получение информации во времени без задержек; определение тенденций изменения важных показателей.

Приложение Microsoft Office Access является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (СУБД).

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, выборку и отображение данных.

Access - мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

СУБД - программный комплекс, позволяющий создавать и эксплуатировать базу данных.

Как реляционная СУБД, Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули). Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

В работе рассматривается теоретическое значение баз данных, мощного приложения Microsoft Office Access и применяются на практике свои навыки, кроме того, используются учебные пособия и практикум для создания базы данных.

1. Базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД)

Это утверждение легко пояснить, например, большинство ведущих компаний, оказывающихся консалтинговые услуги, так и работающих на рынке разработки ПО, всегда включают описание структуры Базы данных в набор стандартной проектной документации. Такая документация предоставляется заказчику во всех проектах независимо от наличия или отсутствия у него заинтересованности в конкретном документе. Факт предоставления описания структуры базы данных относится к тем деталям, на основе которых у организации-заказчика складывается впечатление о традициях качества в организации-интеграторе. Сегодня такие детали -- «правила хорошего тона», весомое дополнение к качественному продукту. В эпоху предельной насыщенности рынка и жесточайшей конкуренции в каждой его нише забывать про них -- непростительная ошибка. Оптимальность базы данных системы -- залог ее коммерческого успеха. Описание же структуры -- заключительный штрих, без которого на сегодняшний день немыслима ни одна качественная система автоматизации.

Существуют различные модели баз данных: реляционная, иерархическая и сетевая модель.

1.1 Реляционная модель

2. СУБД Access

Система управления базами данных (СУБД) -- это комплекс программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации.

В настоящее время существует несколько видов СУБД. Наиболее известными и популярными СУБД являются Access, FoxPro и Paradox. Каждая из этих систем обладает своими достоинствами и недостатками. Остановим свой выбор на базе данных Access, которая входит в программный продукт Microsoft Office и является наиболее доступной для изучения в школьном курсе. Прежде чем переходить к работе по созданию базы данных на компьютере, необходимо перейти от информационной модели данных, к модели, ориентированной на компьютерную реализацию.

2.1 Свойства полей БД Access

· Имя поля - как нужно обращаться к данным.

· Тип поля - определяет тип данных.

· Размер поля - определяет предельную длину данных.

· Формат поля - способ формирования данных в ячейках.

· Маска ввода - форма ввода данных в поле.

· Подпись - заголовок столбца таблицы.

· Значение по умолчанию - (ввод автоматически).

· Условие на значение - ограничение, для проверки правильности ввода(числовой, денежный или тип даты).

· Сообщение об ошибке - если вводятся ошибочные данные.

· Обязательное поле - данные обязательного заполнения.

· Индексированное поле - быстрая обработка.

2.2 Типы данных

· Текстовый - неформатированный текст (до 255 знаков).

· Поле меню - (до 65535 символов).

· Числовой - действительные числа.

· Дата и время - календарные даты и текущее время.

· Денежный - денежные суммы (округление).

· Счетчик - порядковая нумерация записей (неповторяющиеся).

· Логический - принимает значения ДА или НЕТ.

· Поле объекта OLE - указатель на объект OLE.

· Гиперссылка - хранение адресов URL WEB объектов Интернета.

· Мастер подстановок - это объект для нестираемого автоматического ввода данных (т.е. можно выбирать, а не вводить в ручную).

2.3 Объекты БД

· Таблицы - основной объект БД (данные и структура).

· Запросы - нужны для извлечения данных из таблиц. В основе создает временную таблицу (виртуальную). Самой таблицы физически нет на жестком диске. Это программа.

· Формы - это средства для ввода данных, хотя с их помощью можно просматривать данные.

· Отчеты - предназначены только для вывода данных на принтер: в них существуют меры для группировки выводимых данных, а так же номера страницы, верхний и нижний колонтитулы, время создания отчета.

· Страницы - особый объект, выполненный в коде HTML размещаемый на WEB страницах. Страницы осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных размещенной на сервере. Эти страницы позволяют так же связываться с базами данных Microsoft SQL Server.

· Модули и макросы - программы, написанные на внешнем языке программирования Visual Basic for Application. Макросы - последовательность внутренних команд СУБД - автоматизация работы с базой.

Перед тем как приступить к созданию БД необходимо разработать схему данных.

· Схема данных - это структура базы, а, именно, структура или структуры основных таблиц. Существует несколько типов связей между таблицами. Наиболее распространенные: «один» - ко - «многим» и «один» - «одному»

Связь между двумя таблицами организуется на основе общего поля, оно должно присутствовать в обеих таблицах, причем в одной таблице оно должно быть первичным ключом, т.е. на стороне «один» - первичный ключ, на стороне «многим» - вторичный ключ.

3. База данных «Делопроизводство»

3.1 Создание таблиц базы данных

База данных «Делопроизводство» должна содержать несколько таблиц: две основные и три вспомогательные таблицы. В данном задании основными таблицами являются:

Входящие, в которой содержится информация о входящих документах [Вх номер, Документ, Код типа, Код орг, Исх номер, Отправитель, Дата отпр, Код отд, Получатель, Дата получ].

Исходящие, в которой содержится информация об исходящих документах [Исх номер, Документ, Код типа, Код отд, Отправитель, Дата отпр, Код орг, Получатель ].

Вспомогательные таблицы:

Типы документов [Код типа, Тип док]

Организации [Код орг, Организации, Индекс, Город, Адрес, Телефон,

Факс, Эл почта]

Отделы [Код отд, Отдел, Начальник, Телефоны]

Каждая из этих таблиц имеет имя, выделенное полужирным курсивом, и состоит из записей - строк, состав которых (перечень полей) указан в квадратных скобках. Сначала создадим пустую базу данных «Делопроизводство». Теперь, когда пустая база данных существует, создадим пустые таблицы. Начинать надо со вспомогательных таблиц Типы документов, Организации, Отделы. Чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую структуру таблицы. Нажимаем кнопку Создание таблицы в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне сначала создадим таблицу Типы документов. В графе Имя поля введем Код типа, а в поле со списком Тип данных выберем Числовой. Затем, нажав на панели инструментов кнопку с изображением ключа, сделаем поле Код типа ключевым. Теперь определим второе поле - поле Тип док. В графу Имя поля введем его название, а в поле со списком Тип данных выберем Текстовый. Далее в Свойствах поля нажимаем кнопку Подстановка и вводим параметры, указанные на Рис.1.

Рисунок 1. Таблица Типы документов, свойства поля - подстановка

После этого окно, в котором мы определяли поля таблицы Типы документов, можно закрыть. В появившемся диалоговом окне задаем имя таблицы Типы документов. Открываем созданную таблицу и вносим в нее соответствующие записи. (Рис. 2)

Рисунок 2. Таблица Типы документов

Далее создаем следующие вспомогательные таблицы: Организации и Отделы. Они создаются точно так же, как таблица Типы документов. В этих таблицах ключевыми полями выбираем Код орг и Код отд. В Свойствах поля ( Подстановка) вводим такие же данные, как и в поле Код типа в таблице Типы документов. (Рис. 3, 4)

Рисунок 3. Конструктор таблицы Организации

Рисунок 4. Конструктор таблицы Отделы

Сохраняем таблицы, задаем им имена и вносим соответствующие записи. (Рис. 5, 6)

Рисунок 5. Таблица Организации

Рисунок 6. Таблица Отделы

Теперь приступаем к созданию основных таблиц. В таблице Входящие поле Вх номер делаем ключевым. Поля Код типа, Код орг, Код отд определяем по параметрам, указанным на Рис.1 для поля Код типа. Теперь при вводе данных в эти поля, определенные как Поле со списком, можно не вспоминать коды типов, организаций и отделений, а выбирать их из списка, в строках которых содержатся и коды и названия. Заполняем данными таблицу Входящие. (Рис. 7)

Рисунок 7. Таблица Входящие

Переходим к созданию таблицы Исходящие. Ключевым полем делаем поле Исх номер. Поля Код типа, Код отд, Код орг определяем по параметрам, указанным на Рис.1 для поля Код типа. Заполняем данными поля, задаем имя и сохраняем. В таблицу Исходящие вводим информацию об исходящих документах. (Рис. 8)

Рисунок 8. Таблица Исходящие

3.2 Создание схемы данных

Для создания схемы данных воспользуемся кнопкой Схема данных в меню Работа с базами данных на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне выбираем таблицы, включаемые в схему. После этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей. После этого соединяем с помощью мыши поля Код типа, Код отд, Код орг таблиц Входящие и Исходящие с ключевыми полями вспомогательных таблиц. (Рис. 9)

Рисунок 9. Схема данных

3.3 Создание форм

Если в таблице мы видим сразу много записей, то в форме видны поля только одной записи, но зато видны сразу все поля - даже если запись очень длинная.

Создадим форму Входящие с помощью Мастера форм. После нажатия на эту кнопку откроется окно, позволяющее выбирать таблицы (или запросы), а из них - поля, включаемые в форму. Выбираем поля таблицы Входящие. Форма создалась автоматически, почти без участия пользователя. Закрываем, задаем имя Входящие(формы) и сохраняем. (Рис.10)

Рисунок 10. Входящие (формы)

Создаем форму Исходящие также с помощью Мастера форм. Выбираем поля таблицы Исходящие. Форма готова, закрываем, задаем имя Исходящие(формы) и сохраняем. (Рис. 11)

Рисунок 11. Исходящие (формы)

3.4 Создание запросов

Создадим запрос по городам, содержащий данные о документах в организациях в определенном городе. Нажимаем кнопку Мастер запросов. В появившемся окне выбираем поля таблиц Входящие, Типы документов, Организации, Отделы и добавляем их наш запрос, задаем имя Запрос по городам. В конструкторе запроса в Свойствах выбираем поля и таблицы, указанные на Рис. 12. Создаем условие отбора - Введите город.(Рис.12)

Рисунок 12. Конструктор запроса по городам

Закрываем, сохраняем. Открываем Запрос по городам в списках Объекты Access. У нас появилось диалоговое окно с условием запроса.(Рис.13)

база делопроизводство запрос отчет

Рисунок 13. Запрос по городу (условие)

Например, вводим город Москва и смотрим на результат запроса.

Рисунок 14. Результат запроса по городу Москва

Аналогично создаем запрос по названиям организаций. В Мастере запросов выбираем поля таблиц Исходящие, Типы документов, Организации, Отделы, добавляем в запрос и задаем имя Запрос по организациям. В конструкторе запроса в Свойствах выбираем поля и таблицы, указанные на Рис.15.

Рисунок 15. Конструктор запроса по организациям

Создаем условие отбора - Введите название организации. Закрываем, сохраняем. Открываем Запрос по организациям в списках Объекты Access. У нас появилось диалоговое окно с условием запроса.(Рис.16)

Рисунок 16. Запрос по организации (условие)

Например, вводим организацию Чистая Линия и смотрим на результат запроса. (Рис.17)

Рисунок 17. Результат запроса по организации Чистая Линия

3.5 Создание отчетов

Создаем отчет по входящим документам с помощью Мастера. Добавляем поля таблицы Входящие, определяем вариант группировки полей (я оставила исходный), пропускаем сортировку данных, Макет - Выровненный, Ориентация - Книжная. Нажимаем кнопку Посмотреть отчет.

По этим же шагам создаем отчет по исходящим документам с помощью Мастера. Только добавляем поля таблицы Исходящие. Нажимаем кнопку Посмотреть отчет.

Заключение

В данной работе были кратко описаны основные характеристики системы управления базами данных Microsoft Office Access, рассмотрены функциональные возможности этой СУБД. Определены основные классы объектов БД Microsoft Office Access, которые имеют значение при использовании этого средства для решения наиболее распространенных задач. Microsoft Office Access обеспечивает возможность легко начинать работу со встроенными базами данных, вносить в них изменения.

В ходе выполнения работы была разработана база данных «Делопроизводство». База данных «Делопроизводство» предназначена для облегчения работы с документами. С ее помощью можно легко узнать важные сведения о фирме любой косметики, найти адреса организаций и необходимые документы. База данных имеет официальный интерфейс, поддерживает целостность и непротиворечивость данных и обеспечивает вывод на экран всех необходимых отчетных документов. Это позволяет сделать вывод о корректности и полноте решения поставленной задачи на курсовую работу.

Список литературы

1. Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика. - Иркутск: изд-во ИрГТУ. - 2012. - 200 с.

2. Бояринцева Т.П., Воропаева Е.Ф., Дмитриенко Т.А., Шишкина Л.П. Лабораторный практикум по информатике. Расширенные возможности Excel. - Иркутск: изд-во ИрГТУ. - 2003. - 71 с.

3. http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_6.html

Размещено на Allbest.ru