Разработка автоматизированной подсистемы кадрового учета с использованием CASE средств (BPWin и ERWin) для МОУ Лицей №17

В целях упрощения изложения материала «развернем» матрицу в линейную форму. При проектировании реальных решений по автоматизации один программный модуль может реализовывать несколько взаимосвязанных бизнес-функций. Такая интеграция будет определяться качественным и количественным составом входной и выходной информации, а также алгоритмом ее обработки и технологией решения. Но рассмотрение этих вопросов выходит за рамки настоящего исследования и может быть выполнено в качестве технического задания и технического проекта для конкретной практической разработки. Причем работа такого рода с методических позиций имеет большое значение, поскольку проектируемый программный продукт всегда будет базироваться именно на результатах ее проведения. А для реального пользователя, т.е. работника кадровой службы, важен конечный результат - соответствующий комплекс программ, эксплуатация которого в условиях конкретного предприятия позволит решать текущие задачи управления кадрами на должном уровне.

2.3 Рекомендации относительно анализа пакетов прикладных программ

Отметим особенности ПО.

Во-первых, это отсутствие физического и наличие морального износа. Причем моральное старение происходит очень быстро и непосредственно зависит от изменений средств и методов обработки информации, которые отмечаются практически каждые 1,5--2 года и могут способствовать кардинальному пересмотру всех предшествующих концепций. Моральный износ определяется не столько возможностями современных технических и программных средств, сколько общественными воззрениями. Таким образом, мнение потенциального потребителя можно формировать, провоцируя его на приобретение какого-либо нового ППП независимо от степени его удовлетворенности предыдущим вариантом пакета аналогичного типа.

Во-вторых, появление любого пакета на рынке можно рассматривать как с положительной, так и с отрицательной стороны. Например, с одной стороны, программный продукт предоставляет дополнительные возможности по сравнению с другими пакетами, реализующими тот же комплекс задач, но, с другой стороны, новшества могут потребовать необходимости переобучения, что связано с; финансовыми и временными затратами. Или, с одной стороны, пакет включает в себя дополнительные удобства для пользователя за счет модификации аппаратных средств, но, с другой стороны, это может повлечь за собой снижение скорости работы. Например, использование сканера для чтения документов и ввода их в компьютер освобождает пользователя от утомительной процедуры набора их содержимого на экране дисплея. Однако программы распознавания образов (OCR - Optical Character Recognition) еще недостаточно совершенны, и если качество вводимого текста на бумажном носителе не соответствует определенным рукописным или типографским стандартам, то это потребует после сканирования дополнительного редактирования текста, и чем больше объем текста, тем длительнее будет период его доработки. Но разработчики пакетов OCR учитывают эти особенности и постоянно совершенствуют пакеты, стремясь придать им способность распознавать документы даже очень плохого качества, вплоть до рукописных.

В-третьих, к ППП, как и к прочим товарам, существующим на рынке, применимы понятия престижа и привычки. Поэтому одним из побудительных мотивов приобретения пакета может стать его престижность, а не производственная необходимость. С другой стороны, доминирующей причиной отказа от нового пакета может быть привычка работать с уже давно проверенными программами, использование которых в полной мере удовлетворяет пользователя по качеству решаемых задач и структуре интерфейса.

На рынке программного обеспечения представлено достаточно много однотипных ППП по управлению кадрами. Однако ориентироваться на этом рынке очень сложно, так как реклама часто не соответствует объективной реальности. Кроме того, специалисты, на протяжении многих лет использующие ручную обработку информации, не всегда могут оценить качество предлагаемых ППП в связи с необычностью их демонстрационных режимов. Пакет, как правило, отличается «косметической» привлекательностью, но при этом может решать не все задачи той предметной области, в которой работает пользователь, и реализовывать устаревшие алгоритмы и методики решаемых задач, не обладающие к тому же настраиваемостью на новые показатели и связи между ними.

Выводы:

- каждое предприятие уникально, несмотря на общность определенных управленческих и производственных процессов. Вследствие этого практически ни одна КСУ, в том числе модуль управления кадрами, в исходном виде неприменима - всегда требуется адаптация системы с учетом специфики конкретного предприятия;

- прежде чем покупать пакет, необходимо иметь четкое представление об алгоритмах решения всех задач и используемой при этом информации в предметной области «Управление кадрами», а также о технологии функционирования системы в целом, так как в каждом готовом программном продукте реализованы определенные алгоритмы, рассчитанные на регламентированный качественный состав информации. Таким, образом, необходимо: 1) составить список задач, решения которых должны быть автоматизированы; 2) определить информационные потоки с учетом особенностей сетевой обработки на своем предприятии; 3) определить виды и формы существования информации; 4) выделить круг запросов, которые могут возникнуть в процессе работы; 5) оценить перспективы и направления развития предприятия в целом или кадровой службы, в частности. Если пакет не предусматривает подобных возможностей, то он может морально устареть быстрее, чем будет полностью задействован в текущей работе. Пользователь не всегда компетентен в этом вопросе. Поэтому, обращаясь в фирму, торгующую программным обеспечением, он рискует купить пакет, который по истечении очень короткого периода эксплуатации перестанет его устраивать по всем или отдельным ключевым параметрам;

- при ознакомлении с предлагаемыми пакетами следует, прежде всего, выяснить, под управлением какой операционной системы (ОС) пакет работает. Существуют ППП, работающие под управлением, как только одной, так и нескольких ОС. В первом варианте может возникнуть проблема: на компьютере покупателя установлена ОС, непригодная для реализации пакета, и если рассматриваемый пакет жизненно необходим, то придется покупать и устанавливать дополнительную ОС (особенно это касается сетевых версий пакетов). При этом появляется вторая проблема: пакеты, с которыми пользователь работает в настоящее время, способны функционировать только в ранее установленной ОС. Разрешить эту ситуацию можно двумя путями: 1) пожертвовать старыми пакетами в пользу нового и инсталлировать новую ОС; 2) отказаться от нового пакета, отдав предпочтение уже используемым;

- следует обратить внимание на то, существуют ли возможности контроля целостности данных, т.е. пути восстановления БД в случае возникновения экстремальных ситуаций (вирусы, внезапное отключение электричества, нарушение санкционированного доступа);

- очень часто торгующие фирмы, чтобы заинтересовать покупателя и доказать ему преимущества продаваемого ППП по сравнению с другими аналогичными продуктами, предлагаемыми другими фирмами, ссылаются на авторитетные предприятия и организации, которые уже приобрели данный пакет и очень им довольны. К подобным высказываниям следует относиться осторожно. Продавец никогда не расскажет всей правды, например о том, что для конкретного пользователя пакет дорабатывался или был продан не в полном объеме, или пользователь уже неоднократно обращался с просьбой что-либо изменить в пакете и т.д. Поэтому, если ППП удовлетворяет всем сервисным и функциональным параметрам, то при возможности полезно проверить его в режиме реальной эксплуатации, а также выслушать мнения специалистов, использующих его в своей повседневной деятельности;

- в зависимости от мощности пакеты могут быть предназначены для крупных или для мелких и средних фирм. Причем это относится и к пакетам по КСУ, и к пакетам, спроектированным только для одного или нескольких бизнес-процессов, например управления кадрами. Мощность пакета определяет количественный и качественный состав задач, которые в нем реализуются. Если предприятие, для которого приобретается ППП, не относится к числу крупных и в обозримом будущем не, предвидится его расширения, то, возможно, не стоит тратиться на приобретение функционального пакета, а воспользоваться услугами старых и надежных пакетов общего назначения (например, СУБД, текстовые и табличные процессоры). Их мощность и интерфейс могут быть вполне приемлемыми, чтобы выполнять все необходимые расчеты и подготавливать требуемые документы;

- прежде чем покупать пакет, полезно ознакомиться с его документацией, выяснить все его основные характеристики. Если качество документации, по мнению пользователя, низкое, то такой пакет не стоит приобретать. Если пакет не обладает достаточной степенью гибкости и настраиваемости, то он очень быстро потеряет свою актуальность, что повлечет за собой новые затраты на приобретение усовершенствованных пакетов;

- не следует пытаться найти какой-то уникальный пакет, который решал бы все необходимые задачи и обладал при этом всеми прочими достоинствами (невысокая цена, гибкость входных и выходных форм, настраиваемость алгоритмов обработки на изменения в предметной области, хорошая документация, простота освоения и эксплуатации и др.). Во-первых, все требования к пакету следует разделить на приоритетные и второстепенные. Если пакет удовлетворяет первой группе требований, то с ним стоит познакомиться подробнее - в противном случае не имеет смысла уделять ему много внимания и целесообразно поискать другой, более подходящий. Во-вторых, можно руководствоваться принципом, что приобретать готовые пакеты следует только для достаточно типовых, относительно стабильных по методике решения задач;

- необходимо обращать внимание на то, кому пакет (или отдельное программное обеспечение для автоматизированного рабочего места - АРМ - в рамках пакета) предназначен - руководителю или рядовому сотруднику. В первом случае при выборе ППП должны учитываться особенности управленческой деятельности руководителей: они, как правило, не решают конкретных учетных и расчетных задач, а выполняют процедуры контроля, анализа и принятия решений. Поэтому информация, предоставляемая им, должна быть агрегирована по заданным показателям. В современных КСУ такие функция выполняют ситуационные центры, предоставляющие материал в наглядном (чаще всего в графическом) виде и в соответствии с актуальным состоянием экономики предприятия. В составе программного обеспечения для АРМ руководителя должны присутствовать средства, выполняющие функции информационно-поисковой или информационно-справочной системы как внутри подчиненного подразделения, так и по отношению ко всем смежным подразделениям. В число программ может быть также включена личная информационная система с такими элементами, как календарь, адресная и телефонная книги, блокнот для заметок, список предстоящих дел и др.;

- рынок программных продуктов очень мобилен. Постоянно появляются усовершенствованные версии пакета одного вида, а также пакеты с принципиально новыми возможностями. Последние разрабатываются с учетом современных форм дизайнерских услуг по работе с информацией и иных подходов к решению функциональных задач по сравнению с ранее созданными пакетами аналогичного типа. Однако не все производители проявляют добросовестность, и иногда на рынок попадают пакеты, вся новизна которых заключается только в измененном интерфейсе. Более того, отдельные функциональные вопросы могут быть реализованы даже хуже, чем в других подобных пакетах. Поэтому при анализе новых пакетов следует уделять особое внимание не столько их внешней атрибутике, сколько их функциональной части, поскольку именно она предназначена для решения текущих задач;

- прежде чем приобретать пакет, полезно ознакомиться со всеми доступными продуктами аналогичного типа. В каждом крупном городе имеется множество фирм, где потенциальному пользователю профессионально, грамотно и доходчиво объяснят принципиальную идею пакета, покажут демонстрационную версию и даже разрешат бесплатно опробовать ее на месте, подробно расскажут о скидках и дополнительных услугах (консультации, обучение, бесплатная доставка новой версии пакета). Не стоит пренебрегать такой возможностью;

- любой пакет ориентирован на эксплуатацию в условиях определенного количества АРМ. Поэтому его внедрение может сопровождаться структурной реорганизацией кадровой службы. Это достаточно деликатный аспект, и здесь необходимо учитывать массу неформальных моментов, поскольку приобретение пакета может повлечь за собой увольнение работников. Надо быть к этому готовым;

- не следует обольщаться насчет получения быстрых результатов от функционирования купленного пакета. Определенное время уйдет на установку, апробацию, обучение персонала, освоение, начальное формирование БД;

- следует обращать внимание на происхождение продукта - является ли он отечественной разработкой или переведенной версией зарубежного пакета. Несмотря на некоторую общность подходов (например, к управлению кадрами или ведению бухгалтерского учета), большинство пакетов иностранного производства не учитывает особенностей российской экономики и не настраивается на ее параметры, а потому в большинстве случаев не может быть пригодным. Поэтому каждый из них следует рассматривать индивидуально. Может быть, с некоторыми из таких пакетов будет полезно познакомиться в информативном аспекте, чтобы впоследствии сравнивать с ними другие предложения;

- в каждой предметной области у любого предприятия есть свои «узкие места» и свои приоритетные направления (ответы на нерегламентированные запросы, работа с документами, технологии, обработка анкет и др.). Поэтому необходимо обращать внимание на то, как эти проблемы решаются в пакете и как организована работа именно в этих направлениях - или они выделены отдельным блоком и в программах отражены достаточно подробно, или «размазаны» по другим блокам и, соответственно, внимания им уделено намного меньше;

- в предлагаемых сейчас на рынке программных продуктах преобладает модульный принцип построения, например работа с документами, учет личного состава работающих, планирование карьеры, обработка анкет и т.д. Каждый из них может быть приобретен и внедрен автономно. Таким образом, сегодня можно купить один из имеющихся модулей, а завтра, если это необходимо, - любой другой. Однако не следует забывать, что, приобретая исключительно один модуль по управлению кадрами, являющийся частью какой-либо КСУ, придется приобретать и ядро системы, единое для всех модулей;

- многие пакеты позволяют использовать ранее сформированную информационную базу, построение и эксплуатация которой осуществлялись, например, в табличном процессоре или СУБД. Поэтому, если жалко расставаться с наработанным материалом, то следует поискать такой пакет, который даст возможность без особых проблем импортировать существующие таблицы, документы или графики в новую среду; в противном случае документы и информационную базу придется формировать заново;

- борьба за потребителя заставляет производителей искать новые пути его привлечения к покупке своих программных продуктов. Поэтому во многие пакеты включены услуги «горячей линии». Это значит, что клиент, купивший пакет, в процессе работы с ним в любое время суток может обратиться к разработчику и получить различного рода консультацию по эксплуатации пакета. Если для пользователя возможность постоянного контакта с производителем принципиально важна, то при формировании требований к пакету данную характеристику следует включить в состав приоритетных;

- необходимо обращать внимание на:

1) правовое соответствие используемых в пакете документальных форм;

2) удобный пользовательский интерфейс, т.е. все режимы работы должны быть представлены на экране в интуитивно понятной форме, а при необходимости должна иметься возможность обращаться к системе подсказок, организованной по принципу контекстно-зависимой помощи;

- все пакеты ориентированы на работу в определенной технической среде. Этим объясняются порой довольно жесткие требования к компьютерам, сетевому обеспечению и периферийной технике (объем оперативной и внешней памяти, производительность, сетевые связи и др.);

- как всякий продукт, предлагаемый на рынке, программное обеспечение должно удовлетворять веяниям моды. И если вопросы престижа для пользователя имеют первостепенное значение, то не следует рассматривать пакеты с устаревшей формой интерфейса.

2.4 Выводы

В данном разделе проведено исследование принципов автоматизации управления кадрами учреждения МОУ Лицей № 17. Рассмотрены общие тенденции автоматизации управления кадрами и особенности существующего программного обеспечения.

Анализ исследованной модели показал, что в организации используется система специализированных автоматизированных подсистем, а также общее программное обеспечение. Действующая АСУ не удовлетворяет всем поставленным перед организацией целям. В частности, отсутствует система планирования и учёта кадровой документации.

Автоматизированная система управления, используемая в организации, морально устарела и её использование в существующем виде со временем усложнит модернизацию, изменение или усовершенствование всей системы.

Тем не менее, первоочередной задачей является создание автоматизированного рабочего места для специалиста отдела кадров. Это связано с ростом необходимости учета кадровых документов. Внедрение и освоение этого рабочего места должно решить одну из поставленных перед организацией задач - учет кадровой документации и бланков строгой отчетности. А это, в свою очередь, позволит изыскать средства на создание и внедрение единой системы автоматизированного управления.

В связи с этим предлагается внедрить в производство систему проектирования и учёта кадровых документов. В следующем разделе описываются характеристики автоматизированной подсистемы кадрового учета.

3. ПРОЕКТ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ПОДСИСТЕМЫ КАДРОВОГО УЧЕТА

3.1 Основные функции кадрового учета

Рассмотрим подробнее работу отдела кадров. Он состоит из начальника и двух специалистов.

Основными функциями, осуществляемыми в отделе кадров, являются прием, увольнение, перемещение и предоставление отпуска работникам. Рассмотрим каждую из них.

На рисунке 3.1 и 3.2 приведены схемы приема работников в нотации методологии функционального моделирования. Эта нотация позволяет представить функции организации, функциональные связи и данные, которые связывают эти функции.

Функции на диаграмме изображаются прямоугольниками, а данные и объекты - стрелками.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Стрелки, входящие в левую сторону поля - входные данные, преобразующиеся функцией в выходные. Стрелки, входящие в верхнюю часть поля - это управляющие воздействия. Стрелки, выходящие с правой стороны - данные или объекты, произведённые функцией. Стрелки, соединённые с нижней стороной поля обозначают механизм реализации, выполнения функций.

Размещено на http://www.allbest.ru/

При приеме человека на работу с ним заключается трудовой договор в двух экземплярах, один из которых остается у работника, а второй - у специалиста отдела кадров. На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. При фиксации приказа данные поступают в трудовую книжку работника, в соответствующую книгу регистрации и заводится личная карточка.

Далее на рисунке 3.3 и 3.4 рассмотрим диаграммы увольнения работников. Увольнение работника происходит на основании заявления работника, либо на основании служебной записки от начальника подразделения, к которому относится работник. При расторжении трудового договора оформляется приказ о прекращении трудового договора. При фиксации приказа данные поступают в трудовую книжку работника, в соответствующую книгу регистрации и все данные работника удаляются в архив.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3.3 - Увольнение работника - контекстная диаграмма

При изменении трудовой функции или изменении существенных условий трудового договора, для работника оформляется приказ (распоряжение) о переводе или перемещении на другую работу. При фиксации приказа данные поступают в трудовую книжку работника, в соответствующую книгу регистрации и происходит занесение необходимых изменений в личной карточке.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3.4 - Увольнение работника - диаграмма декомпозиции

Диаграммы перемещения работников представлены на рисунках 3.5 и 3.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3.5 - перемещение работника - диаграмма декомпозиции

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3.6 - Перемещение работника - диаграмма декомпозиции

На рисунках 3.7 и 3.8 представлены диаграммы оформления отпуска

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3.8 - Оформление отпуска - диаграмма декомпозиции

На основании заявления работнику предоставляется отпуск. При фиксации приказа данные поступают в отпускную книжку работника, в соответствующую книгу регистрации и производится правка в «графике отпусков».

3.2 Разработка функциональной модели системы кадрового учета

Для построения модели данных использовался мощный и удобный инструмент - Erwin.

ERwin имеет два уровня представления модели - логический и физический. Логический уровень - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире. Логическая модель данных является универсальной и никак не связана с конкретной реализацией СУБД.

Физическая модель данных, напротив, зависит от конкретной СУБД, фактически являясь отображением системного каталога. В физической модели содержится информация обо всех объектах БД. Поскольку стандартов на объекты БД не существует, физическая модель зависит от конкретной реализации СУБД. Следовательно, одной и той же логической модели могут соответствовать несколько разных физических моделей. Если в логической модели не имеет значения, какой конкретно тип данных имеет атрибут, то в физической модели важно описать всю информацию о конкретных физических объектах - таблицах, колонках, индексах, процедурах и т. д. Разделение модели данных на логические и физические позволяет решить несколько важных задач.

В проектируемой модели использовалась логико-физическая модель.

Проектируемая система учета кадров должна выполнять следующие действия:

1. хранить информацию о персонале предприятия

2. хранить данные о вакансиях

3. хранить информацию о подразделениях (отделах) предприятия

4. хранить данные о назначениях

Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе.

В данном проекте определены четыре сущности:

- сотрудник;

- документ;

- отдел;

- должность.

Атрибут - поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей. Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана о сущности.

В данном проекте сущность Сотрудник характеризуют следующие атрибуты:

а) Код;

б) Фамилия, имя, отчество;

в) Паспорт;

г) ИНН;

д) Код отдела;

е) Код должности;

ж) Зарплата.

Сущность Документ характеризуют атрибуты:

- Код;

- Номер;

- Номер2;

- Дата;

- Код сотрудника;

- Код отдела;

- Код должности;

- Зарплата.

Сущность Отдел использует атрибуты Код и Наименование.

Сущность Должность использует атрибуты Код, Наименование, Типовая зарплата.

3.3 Определение зависимостей между сущностями