Автоматизированная информационная система "Кафедра"

Следующий подпроцесс «планирование обеспечения учебного процесса». На входе потребность в УММ ( выход предыдущего подпроцесса) и график учебного процесса. На выходе планы по обеспечению учебного процесса, куда входят план учебно-методической работы преподавателей по подготовке рукописей, план предпечатных работ редакционно-издательского отела, план тиражирования, план распределения УММ по местам назначения (представительства, филиалы, рассылка студентам) Также на выходе показатели планирования для целей управления. Процесс показан на рисунке 1.14.

Размещено на http://www.allbest.ru/

109

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.14 - Процесс планирования обеспечения учебного процесса

Эффективность данного блока также во многом зависит от информационного сопровождения, т.к. гармонично сбалансировать такое количество планов, учитывая, что они взаимозависимы, достаточно трудоемко.

Далее следует подпроцесс «реализация планов». На входе планы по обеспечению учебного процесса (выход предыдущего подпроцесса) и ресурсы вуза. На выходе готовый продукт - УММ на руках у студента в соответствующий срок. Также на выходе показатели исполнения планов для целей управления. Он показан на рисунке 1.15.

Размещено на http://www.allbest.ru/

109

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.15 - Процесс реализации планов

На данном этапе непосредственно создается материальный продукт. Процесс состоит из следующих этапов: подготовка автором рукописи, рецензирование и экспертиза рукописи, предпечатная подготовка и создание оригинал-макета, создание электронных учебников и тиражирование в бумажном виде.

Именно здесь и проявляются в полной мере функциональные барьеры организации. Для эффективного функционирования всего процесса учебно-методического обеспечения необходимо, теории управления качеством, выделить «владельца» или «хозяина» процесса, на которого будут возложены все полномочия и функции управления. Обычно таким «владельцем» является научно-методический отдел, который полностью отвечает за учебно-методическое обеспечение учебного процесса.

Управление выделено в отдельный подпроцесс. На входе поступают показатели всех вышеописанных трех блоков. На их основании и согласно внутренним и внешним положениям, а также принципам теории управления качеством формируется управленческое решение относительно того или иного подпроцесса. Процесс представлен на рисунке 1.16.

Размещено на http://www.allbest.ru/

109

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.16 - Управление процессом обеспечения учебного процесса

Эффективная деятельность этого блока также во многом зависит от информационного сопровождения [47].

1.5 Обзор аналогов электронных кафедр

При создании любой информационной системы встает вопрос о целесообразности ее разработки в связи с тем, что возможно уже существуют данного типа рабочие програмные продукты и легче приобрести их, а не тратить время и усилия на создание нового.

Перед началом работы по созданию данного програмного продукта такой вопрос так же был рассмотрен.

Досконально изучив рынок существующих информационных систем, используемых в образовании, автор не нашел автоматизированных систем, которые бы полностью удовлетворяли информационным и аналитическим потребностям кафедр АлтГТУ.

Практически в каждом вузе встречаются системы, автоматизирующие отдельные функции кафедры или деканата: учет успеваемости студентов, планирование учебного процесса, формирование учебных поручений преподавателей. Но в этих системах отсутствует комплексные аналитические возможности оценки деятельности кафедры.

1.5.1 Программный продукт ООО «АТТ»: «Учебно-методическое управление»

Он разработан в среде 1С Предприятие 7.7 и предназначен для выполнения расчетов часовой нагрузки на кафедры, распределения нагрузки на преподавателей и автоматического составления расписания.

Часовая нагрузка на кафедры формируется документами "Недельная нагрузка", "Объединение в поток лекций", "Объединение в поток семинаров".

После выполнения расчетов часовой нагрузки на кафедры программа позволяет распечатывать учебные планы и различные отчеты:

- отчет о нагрузке на кафедры с отбором по форме обучения, факультету, специальности и т.д.;

- график учебного процесса;

- бюджет времени;

- расчет часов по учебному заведению в целом;

- распределение дисциплин по кафедрам.

Для распределения нагрузки на преподавателей создан документ "Распределение нагрузки", который создается на каждую кафедру.

После распределения часовой нагрузки на преподавателей можно получать следующие отчеты:

- карточка учебных поручений;

- расчет ставок.

Расписание может составляться автоматически либо вручную при помощи редактора расписания. Редактором также можно пользоваться для корректировки автоматически составленного расписания. Редактор имеет функции контроля на предмет накладок - не позволяет вносить преподавателю занятия в двух местах одновременно и т.д. При автоматическом составлении расписания учитываются различные требования и условия, которые могут накладываться на расписание. Для описания различных условий и требований в конфигурации реализованы соответствующие документы. После составления расписания можно получать отчеты:

- расписание преподавателя;

- расписание аудитории;

- расписание специальности;

- кафедральная ведомость;

- аудиторная карта.

Таким образом, данная программа автоматизирует деятельность учебно-методического управления вуза и скорее всего не может быть применена к отдельной кафедре.

1.5.2 Система Астраханского государственного технического университета

Как правило, каждый вуз пытается самостоятельно разработать систему, автоматизирующую его кафедры. Такие системы настроены на конкретные потребности данного вуза и зачастую не пригодны в других образовательных учреждениях.

Например, в Астраханском государственном техническом университете используется при планировании учебного процесса автоматизированная система обработки информации, которая включает базу данных «Учебные планы», содержащую всю необходимую информацию для организации учебного процесса. Эта программа использует клиент-серверные технологии и корпоративную базу данных на сервере, позволяющее связать в единую информационную цепочку решение следующих задач:

- разработка учебного плана по вновь открываемой специальности.

- модернизация учебного плана по специальности.

- разработка учебных планов для индивидуальной формы обучения.

- формирование графиков учебного процесса по курсам для всех специальностей на планируемый учебный год.

- расчет штатов ППС университета и каждой кафедры.

- распределение нагрузки преподавателей на кафедре.

- формирование расписания занятий по университету.

- учет успеваемости и движения контингента студентов.

Данная система представляет собой мощный комплекс, работающий на сервере Oracle, автоматизирующий учебно-методическую деятельность кафедры и деканата, однако в нем не заложены возможности учета и анализа по научно-исследовательским и инновационным направлениям кафедр. Данная система не позволяет оценивать качество образовательных услуг кафедры, а также проводить учет и анализ трудоустройства выпускников. Нет возможности контролировать финансовую деятельность кафедры.

1.5.3 Программный продукт «Ковчег» Новосибирского государственного Архитектурно-строительного университета

Он предназначен для оперативного управления учебным процессом [23]. Программный продукт «Ковчег» (Рисунок 1.17) состоит из нескольких взаимоувязанных модулей («Учебный план», «Рабочий учебный план», «Студент», «Кафедра», и «Справочник») и предназначен для управления учебным процессом, документооборотом и успеваемостью в высшем учебном заведении, обеспечивая при этом контроль соответствия учебных планов и рабочих учебных планов образовательным стандартам, а также полную прозрачность учебного процесса, формирования кафедральной и общей нагрузки и штатного расписания.

Особенностью данного программного продукта является ориентация на создание модуля документации СМК как составляющего элемента программного продукта «Ковчег», который позволит расширить не только возможности управления учебным процессом, но и позволить преподавателю более полно вести работу по организации и активизации самостоятельной учебно-познавательной деятельности студентов, а также создание условий ее оптимизации. Однако этот модуль находится на этапе проектирования, поэтому отсутствие конкретных результатов внедрения не дает информации для принятия решения об качестве данного программного продукта.

Размещено на http://www.allbest.ru/

109

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.17 - Структурная схема программного продукта «Ковчег»

2 Проектирование информационной системы «Кафедра»

2.1 Предпроектное обследование объекта автоматизации

2.1.1 Общие сведения

История кафедры. Кафедра «Автоматизированные системы управления» основана в 1985 г. В зависимости от специальности, содержание дисциплины было различным на разных факультетах. В 1992 г. кафедра «Автоматизированные системы управления» была переименована в ИСЭ (Информационные системы в экономике) и была открыта одноимённая специальность. В 2000 году специальность ИСЭ, согласно стандартам Министерства образования и науки, была переименована на ПИЭ (Прикладная информатика в экономике). Также кафедра ведет ряд дисциплин экономико-управленческого направления на других специальностях вуза.

Кафедра ИСЭ является учебно-научным структурным подразделением факультета ФиТИБ, и осуществляет учебную, методическую и научно-исследовательскую работу по специальности «Прикладная информатика в экономике», воспитательную работу среди студентов, а также подготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации.

Организацию учебного процесса, контроль за разработкой и использованием научно-методического материала по дисциплинам, закрепленным за кафедрой ИСЭ, проведением всех видов занятий и контролем промежуточных и итоговых знаний осуществляет деканат факультета информационных технологий и бизнеса (ФИТиБ).

Координацию организационной, кадровой, учебно-методической, научной и воспитательной деятельностью осуществляет совет ФИТиБ.

Разработку рабочих учебных планов, программ, учебно-методического обеспечения и их реализацию выполняет профессорско-преподавательский и учебно-вспомогательный персонал кафедры ИСЭ.

Преподавание дисциплин на кафедре ведут профессора и доценты, а также высококвалифицированные специалисты предприятий и организаций г. Барнаула.

Работа профессорско-преподавательского персонала кафедры регламентируется стандартами и организационно-распорядительной документацией АлтГТУ.

При кафедре ИСЭ работает центр информационных систем и технологий (ЦИСиТ), который ведет научно - исследовательскую и проектную деятельность на госбюджетной и хоздоговорной основе.

В целом кафедрально-факультетская система управления образовательной деятельностью обеспечивает подготовку информатиков-экономистов по специальности 351400 в соответствии с требованиями государственного стандарта.

Организационная структура кафедры представлена на рисунке 2.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

109

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.1 - Организационная структура кафедры ИСЭ

2.1.2 Цель и задачи деятельности кафедры

Основная цель функционирования кафедры - удовлетворение потребностей в обучении или повышении квалификации с использованием новых образовательных технологий и качественного обеспечения учебного процесса [33].

Эффективная реализация образовательных технологий подготовки специалистов возможна лишь при создании соответствующих организационных, кадровых и материальных условий.

В связи с этим к основным задачам кафедры относятся:

- проведение по всем формам обучения лекций, лабораторных, практических, семинарских и других видов учебных занятий, предусмотренных учебными планами, на высоком теоретическом и научном уровне;

- руководство учебной, производственной и преддипломной практикой, курсовым и дипломным проектированием, курсовыми и дипломными проектами (работами), а также самостоятельной работой студентов по изучению дисциплин кафедры;

- проведение курсовых экзаменов и зачетов;

- удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии посредством получения высшего и послевузовского профессионального образования;

- удовлетворение потребностей общества и государства в квалифицированных специалистах с высшим образованием и научно-педагогических кадрах высшей квалификации;

- разработка, представление на утверждение в установленном порядке и внедрение учебных планов и вузовских образовательных стандартов по направлениям и специальностям подготовки, образовательных стандартов по учебным дисциплинам кафедры, а также подготовка заключений по учебным программам, составленным другими кафедрами;

- подготовка учебников, учебных и методических пособий, в том числе с грифами УМО, Министерства образования РФ, Сибирского учебно-методического центра высшего профессионального образования (СибРУМЦ), монографий и научных публикаций, а также составление заключений по поручению ректората на учебники, учебные пособия и учебно-методическую литературу;

- организация и проведение фундаментальных и прикладных научных исследований, научно-технических и опытно-конструкторских работ в соответствии с утвержденными планами, в том числе по проблемам образования;

- руководство научно-исследовательской работой студентов;

- обсуждение законченных научно-исследовательских работ, внедрение результатов этих работ в производство; рекомендации для опубликования законченных научных работ;

- проведение мероприятий по организации воспитательной работы среди студентов;

- рассмотрение индивидуальных планов учебно-воспитательной, научной, методической и другой работы сотрудников кафедры;

- изучение, обобщение и распространение опыта работы лучших преподавателей;

- оказание помощи начинающим преподавателям в овладении педагогическим мастерством;

- разработка и осуществление мероприятий по использованию при проведении учебных занятий современных информационных и компьютерных технологий, аудио и видеотехники, и других технических средств;

- подготовка научно-педагогических кадров, рассмотрение диссертаций, представляемых к защите сотрудниками кафедры или по поручению ректората и диссертационных советов факультета другими соискателями;

- оказание практической помощи в трудоустройстве молодых специалистов и организация систематической связи с выпускниками кафедры и руководством предприятий, учреждений и организация, на которых они работают;

- установление связи с предприятиями, учреждениями и организациями в целях обобщения и распространения передового опыта, оказания им научно-технической помощи;

- проведение мероприятий по повышению квалификации специалистов, занятых в различных отраслях народного хозяйства, культуры, просвещения и здравоохранения;

- организация участия преподавателей, сотрудников, студентов, аспирантов и докторантов кафедры в конкурсах, конференциях, семинарах, симпозиумах и т.д.;

- участие в наборе абитуриентов;

- обеспечение сохранности закрепленных за кафедрой лабораторий, помещений, а также оборудования, приборов и других материальных ценностей;

- обеспечение внутренней и внешней аттестации кафедры в соответствии с решением учёного совета университета.

Кафедра руководствуется следующей документацией:

- устав АлтГТУ;

- правовые акты и нормативная документация Министерства образования и науки Российской Федерации;

- приказы и распоряжения ректора АлтГТУ;

- решения ученого совета университета;

- политика в области качества. Руководство по качеству АлтГТУ;

- документированные процедуры системы менеджмента качества АлтГТУ;

- должностные инструкции заведующего кафедрой, его заместителей, ППС и сотрудников кафедры;

- инструкции университета в области охраны труда и пожарной безопасности;

- правила внутреннего распорядка университета;

- коллективный договор между профсоюзной организацией и администрацией университета;

- положение о кафедре АлтГТУ;

- планы мероприятий по развитию университета и совершенствованию различных видов деятельности университета, факультета, кафедры и др.

В состав кафедры ИСЭ входит: 7 профессоров, 15 доцентов, 8 старших преподавателей (преподавателей), 1 ассистент.

Кроме того, в нее входит учебно-вспомогательный персонал: заведующие лабораториями, инженеры, инженеры-программисты, учебные мастера и другие категории специалистов.

Кафедра имеет два филиала: научная лаборатория в ООО «Алтай-Лада», научно-образовательный центр информационных технологий в Институте водных и экологических проблем СО РАН; также есть центр Информационных систем и технологий (ЦИСиТ).

2.1.3 Типовая процессная модель кафедры вуза

Целью данного проекта является проектирование и разработка прототипа такой информационной системы, которая подходила бы к требованиям максимального количества кафедр как нашего вуза так и других вузов региона и страны в целом. Данное условие является обязательным для создания тиражируемого программного продукта. Поэтому важным является построение такой типовой модели функционирования, которая отражает предметную область целиком, без привязки к конкретному объекту.

Согласно нормативной документации, любая кафедра обычно имеет стандартный набор входов и выходов, а также руководствуется в своей деятельности минимальным набором управляющих воздействий на основе имеющихся механизмов. Контекстная модель функционирования кафедры в нотации IDEF0 показана на рисунке 2.2

Рисунок 2.2 - Контекстная диаграмма модели функционирования кафедры

Ко входам кафедры относятся следующие потоки:

- поток студентов и абитуриентов - является основным «ресурсом» процесса функционирования кафедры.

- документы из других подразделений вуза - информационные потоки, необходимые для текущей работы кафедры;

- финансовые потоки - это средства за платные образовательные услуги и другие доходы кафедры, появляющиеся у нее в процессе функционирования;

- хоздоговорная документация - вся информация, связанная с проектной и хозяйственной деятельностью кафедры.

В соответствии с перечисленными входами, у кафедры должны быть следующие выходы:

- выпускники - как результат формирования из абитуриентов специалистов, востребованных на рынке труда;

- отчетность для других подразделений (например, учебно-организационная документация) по каждому из направлений деятельности кафедры;

- методическое обеспечение - продукт методической деятельности кафедры;

- финансовые потоки - например, расходы, связанные с использованием денежных средств на нужды кафедры;

- хоздоговорная документация - необходимая для хозяйственной и проектной деятельности кафедры документация;

- научные труды и публикации - результат научно-исследовательской работы кафедры;

- научно - педагогические кадры - результат подготовки научно-педагогических кадров в рамках работы кафедры;

Деятельность кафедры управляется извне посредством директивной и нормативной документации других подразделений, а также министерства образования российской федерации, международными нормативными актами (в случае ведения образовательной деятельности на мировом рынке образовательных услуг).

Вся деятельность кафедры осуществляется ее штатом. Организационная структура кафедры была представлена выше на рисунке 2.1.

Для дальнейшего изучения деятельности кафедры контекстная диаграмма была декомпозирована по функциональному признаку. Полученная декомпозиция показана на рисунке 2.3.



Рисунок 2.3 - Декомпозиция контекстной диаграммы

В процессе функционирования кафедры можно выделить основную деятельность, которая вытекает из целей и задач кафедры. Кроме того, кафедра занимается финансовым планированием. Необходимо также выделить такой процесс, как «анализ и оценка» необходимый для принятия управленческих решений в рамках кафедры.

Декомпозиция процесса «Основная деятельность» приведена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 - Декомпозиция процесса «Основная деятельность»

В соответствии с «Положением о кафедре АлтГТУ», кафедра является основным учебно-научным структурным подразделением факультета (университета), осуществляющим учебную, методическую и научно-исследовательскую работу по одному или нескольким родственным направлениям и/или специальностям, воспитательную работу среди студентов, а также подготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации. Поэтому можно выделить основные направления деятельности (Рисунок 2.4)

Основная задача кафедры - выращивание специалистов - решается, как видно на рисунке, с помощью 3-х процессов основной деятельности: «учебная работа», «научно-исследовательская работа» и «воспитательная работа».

Процесс воспитательной работы включает в себя: составление планов воспитательной работы по кафедре в целом и по каждому преподавателю, кураторство учебных групп, и другие виды воспитательной работы, осуществляемыми через учебный процесс, общежитие и целенаправленную организацию досуга.

Процесс научно-исследовательской работы заключается в планировании на всех уровнях управления, в участии студентов, аспирантов и сотрудников кафедры в конкурсах научных работ, выставках, научных конференциях и симпозиумах, в проведении научных исследований

Основным процессом с точки зрения цели функционирования кафедры является «Учебная работа». В нем происходит непосредственно обучение студентов в соответствии с программой высшего профессионального образования. Ответственным за выполнение процесса является заведующий кафедрой. В АлтГТУ у заведующего кафедрой по учебной работе имеются следующие функции:

- совместно с деканом и учебным управлением университета формирует структуру многоуровневой подготовки по направлениям и специальностям кафедры;

- обеспечивает соответствие учебных планов и рабочих программ учебных дисциплин кафедры Государственным образовательным стандартам и осуществляет контроль их выполнения;

- организует и контролирует учебный процесс по всем видам учебной деятельности кафедры;

- выполняет учебную работу, как правило, по основным дисциплинам кафедры, в том числе лекционную нагрузку в объеме не менее 100 часов в год;

- организует эффективное функционирование рейтинговой системы контроля текущей успеваемости и обеспечивает требуемое качество учебного процесса;

- организует и контролирует предоставление платных дополнительных образовательных услуг на кафедре;

- организует работу Государственных экзаменационных и аттестационных комиссий по направлениям и специальностям кафедры;

- организует и контролирует работу по маркетингу рынка интеллектуального труда и трудоустройству выпускников кафедры;

- организует работу по приему студентов и целевую подготовку специалистов на кафедре.

В последнее время в АлтГТУ кафедрам передаются другие программы, реализуемые вузом: дополнительного образования, повышения квалификации, дистанционного обеспечения и др. Это обеспечивает возможность более эффективного планирования как нагрузки профессорско-преподавательского состава, так и финансовых потоков, связанных с заработной платой профессорско-преподавательского состава.

Процесс «Учебная работа» раскрыт более подробно ниже на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 - Декомпозиция процесса «Учебная работа»

Процесс «Учебная работа» состоит из: организации учебного процесса (непосредственное проведение лекций, лабораторных и другой аудиторной и самостоятельной работы, учебных и производственных практик, текущего, итогового и остаточного контроля знаний, и выпускной квалификационной работы), и планирования учебного процесса.

Организация учебного процесса осуществляется на основании Устава АлтГТУ, СТП (Стандартов предприятия системы менеджмента качества) и других документов, регламентирующих внутренний распорядок. Кроме того, учебный процесс должен соответствовать учебно-организационной документации. Сам процесс состоит из следующих подпроцессов:

- организация теоретического курса: лекции, практические занятия (семинары), лабораторные работы и другие виды аудиторных занятий, а также самостоятельная работа студентов, курсовое проектирование и др.;

- организация прохождения практик: руководство учебными и производственными практиками, преддипломной практикой;

- организация государственного экзамена;

- организация проектирования и защиты выпускной квалификационной работы (руководство дипломным проектированием, нормоконтроль, и др.);

- организация текущего (лабораторные и контрольные работы, коллоквиумы, и др.), итогового (курсовые проекты, зачетные и экзаменационные единицы) и остаточного контроля знаний.

Схема организации учебного процесса приведена на рисунке 2.6.

Как видно на рисунке, абитуриент, поступив в вуз, должен пройти все ступени образовательного процесса, прежде чем он станет специалистом по выбранному направлению.

Рисунок 2.6 - Организация учебного процесса

Все виды работы в рамках учебного процесса осуществляются профессорско-преподавательским составом кафедры. В учебном процессе используется также методическое обеспечение. Конечно для обеспечения нормального прохождения учебного процесса требуются и другие ресурсы (например, аудиторный фонд, материально-техническая база), однако для упрощения внешнего вида диаграмм они не приводятся.

На выходе организации учебного процесса мы видим, прежде всего, выпускников. Кроме того, результатом учебного процесса является набор ведомостей успеваемости по различным контрольным точкам и зачетным единицам.

Для успешной организации учебного процесса необходимо осуществить его планирование. Процесс представлен на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 - Декомпозиция процесса «Планирование учебного процесса»

Этот процесс необходим для снабжения внутренних и внешних потребителей учебно-организационной документацией.

Он осуществляется на основе основных учебно-организационных документов кафедры: учебных планов специальности и стандартов дисциплин.

Эти документы разрабатываются на кафедре в процессе учебно-методической работы, затем, после утверждения непосредственно используются в процессе планирования и организации учебного процесса.

Семестровые планы - это учебные планы специальности, развернутые в пределах одного семестра. Они содержат информацию, необходимую для среднесрочного планирования учебной нагрузки и связанной с ней загрузкой материально - технической базы вуза.

Графики учебной работы студентов («Графики самостоятельной работы студентов») - это документы, в которых в детализированной форме отражаются все виды учебной нагрузки за семестр по дисциплинам развернуто во времени, включая все контрольные точки текущего и итогового контроля.

Учебная нагрузка кафедры («Форма №9») - документ, отражающий суммарную учебную нагрузку кафедры по образовательной программе.

В последнее время на кафедрах вуза наряду с основной образовательной программой приходится также планировать нагрузку кафедры по другим образовательным программам (например, по программе дополнительного образования).

Индивидуальное планирование учебной работы. План учебной работы преподавателя - это составная часть индивидуального плана работы преподавателя. Индивидуальные планы работы преподавателей включают себя планы учебной, научно-исследовательской и методической работы. Планы учебной работы представляют собой документы с проставленным количеством часов по видам учебной нагрузки, детализированные с точностью до одного месяца. Обычно распределение учебной нагрузки предшествует планированию учебной работы, так как невозможно планировать учебную работу на несколько лет с точностью до часа.

Распределение учебной нагрузки - это процесс распределения часов учебной нагрузки кафедры по профессорско-преподавательскому составу. При распределении бюджетной нагрузки должен учитываться размер ставки, на которую работает преподаватель. Предельные размеры часов зафиксированы в стандартах системы менеджмента качества. Распределение обычно осуществляется на основе опыта предыдущих лет работы, а также по соответствию научной специальности и профиля подготовки.

Учебно-организационной документацией как правило занимаются заместители по учебной работе и методисты. При распределении учебной нагрузки участвует профессорско-преподавательский состав кафедры.

Процесс методической работы кафедры. В соответствии с положением о методической работе в АлтГТУ, методическая работа представляет собой комплекс мероприятий, направленных на методическое обеспечение учебного процесса, повышение педагогического мастерства преподавателей, совершенствование аудиторной и самостоятельной работы студентов, всех форм и методов учебной работы в вузе. Основная цель методической работы - создание условий, способствующих повышению эффективности и качества образовательного процесса. Декомпозиция процесса приведена на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 - Декомпозиция процесса «Методическая работа»

Как видно на рисунке 2.8, методическая работа включает учебно-методическую работу, научно-методическую работу и организационно-методическую работу.

Методическая работа - процесс, обеспечивающий учебную работу кафедры методическим обеспечением, необходимым для качественной организации учебного процесса.

Декомпозиция процесса «Учебно-методическая работа» показан на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9 - Декомпозиция процесса «Учебно-методическая работа»

Разработка методических материалов - включает в себя подготовку к аудиторным занятиям, разработку конспектов, материалов по дисциплинам, лабораторным работам и многое другое.

Составление проектов учебных планов - это процесс пересмотра и изменения учебных планов в соответствии с изменяющимися внутренними условиями, а также требованиями, предъявляемыми к образовательной программе стандартами высшего профессионального образования.

Составление образовательных стандартов дисциплин представляет собой подготовку проектов стандартов для новых дисциплин или пересмотр ранее утвержденных стандартов дисциплин в соответствии с новыми правилами.

Процесс «бюджетирование» необходим для планирования, учета и контроля за поступлением и расходованием финансовых ресурсов кафедры. Декомпозиция процесса показана на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10 - Процесс бюджетирования кафедры

Бюджет является инструментом финансового планирования (прогнозирования) и контроля деятельности организации и ее структурных подразделений. Бюджет представляет собой годовой план финансовых действий организации, касающийся объемов доходов, расходов и др.

Цель бюджетирования кафедры состоит в улучшении управления процессом распределения денежных средств, поступающих в распоряжение кафедры. Особенностью процесса бюджетирования кафедры, отличающей его от процесса бюджетирования коммерческого предприятия, является то, что кафедра является некоммерческой бюджетной организацией, и поэтому не может иметь остатки средств на конец финансового года. Также кафедра не является самостоятельным, экономическим объектом и не может сама реализовывать свои услуги, однако это не усложняет задачу планирования, так как об объеме и величине денежных поступлений, как правило, известно заранее.

Бюджетирование кафедры представляет собой составление планового бюджета на финансовый год и контроль над его исполнением. Бюджет состоит из двух частей: расходной части и доходной. Доходная часть формируется за счет поступлений по статьям дохода. Расходная часть, соответственно, формируется за счет расходов по статьям расхода. Контроль над исполнением бюджета ведется в течение всего года, путем регистрации всех операций, связанных с получением или расходованием денежных средств. Для разработки процедуры составления планового бюджета необходимо изучить структуру доходов и расходов кафедры.

Рассмотрим возможные источники денежных поступлений на кафедру. Основная статья доходов кафедры -- денежные поступления за платные образовательные услуги. Оплату за обучение получает вуз, и выпускающей кафедре предоставляется в распоряжение конкретная доля от суммы оплаты всех студентов обучающихся на кафедре, на коммерческой основе. Оплата за обучение производится за каждый семестр, но некоторые студенты оплачивают обучение сразу за весь учебный год, что создает дополнительные трудности при планировании доходов, так как учебный и годовой отчетный период не совпадают по времени. К концу годового отчетного периода кафедра не должна иметь остатков денежных средств, так как является некоммерческой организацией, и если часть студентов оплатила свое обучение за весь учебный год сразу, то на первые три квартала нового отчетного года кафедра может не иметь всех запланированных доходов. Поэтому очень важным представляются возможности контролировать полученные доходы и вносить изменения в запланированный бюджет. Также немаловажным представляется контролировать поступление средств по каждому студенту отдельно, то есть осуществлять контроль об оплате обучения каждым студентом.

Следующая возможная статья доходов - бюджетные средства, которые выделяются кафедре вузом. Эти средства могут быть предназначены только для целевого использования, например, для покупки литературы. Планирование подобных доходных представляется трудной задачей, так как получение этих доходов не зависит от деятельности кафедры.

Также возможная статья получения доходов - доходы от хозяйственной деятельности и прочие доходы.

Распределение полученных доходов имеет следующую структуру: большая часть доходов направляется на заработную плату профессорско-преподавательскому составу и учебно-вспомогательному персоналу кафедры, включающие в себя доплаты за учебную нагрузку и различные премии, а также налоги с фонда оплаты труда. Следующими по величине являются расходы на приобретение и обслуживание компьютерной техники. Далее идут различные хозяйственные расходы, включающие в себя в основном ремонт помещений, покупку мебели и канцтоваров и пр. Также доходы направляются на покрытие командировочных расходов, прочих расходов, не выделяемых в отдельные статьи, а также на создание резервных фондов.

Бюджет составляется на учебный год, и представляет собой план доходов и расходов кафедры, а также таблицу фактически произведенных расходов в течение предыдущего учебного года, для упрощения планирования расходов.

Рассмотрим подробнее цель бюджетирования кафедры. Кафедра не может иметь остатки средств на конец финансового года. Поэтому без надлежащего контроля за расходованием средств, невозможно получить информацию о наличии остатков средств на конкретный период времени. В результате чего, в конце года, когда поступает подобная информация, сразу возникает проблема израсходовать средства до конца года, и в связи с недостатком времени и информации не всегда принимается оптимальное решение. В результате принятия неэффективного решения, действительные нужды кафедры могут быть не удовлетворены, а значит, может снизиться качество предоставляемых образовательных услуг. Недостаток времени при принятии решения о направлении средств на удовлетворение каких-либо нужд не является основной проблемой. Основная проблема в отсутствии информации о нуждах. Для этого необходимо иметь план расходов. А для того, чтобы составить план расходов, необходимо иметь информацию о планируемых доходах.

Следовательно, мы имеем перед собой две проблемы: планирование доходов и расходов и контроль за поступлением и расходованием средств. Решение этих проблем поможет свести к минимуму влияние фактора недостатка информации при принятии решений, а значит, повысит эффективность управления средствами кафедры, и позволит обеспечить денежными ресурсами все бизнес-процессы на кафедре. Следовательно, ключевая цель бюджетирования кафедры - обеспечение бизнес-процессов кафедры необходимыми ресурсами.

Для более эффективного управления денежными средствами необходима автоматизация процесса бюджетирования кафедры. Автоматизация позволит снизить временные затраты на составление бюджета и получение информации в виде отчетов и пр. и значительно понизить вероятность возникновения различных ошибок.

Учет доходов и расходов заключается в регистрации каждого события получения или расходования средств. Эти события называются операциями. При регистрации необходимо зафиксировать содержание операции, статью дохода или расхода и сумму операции. Основная функция учета - накопление информации о полученных доходах и произведенных расходах. Основная цель учета - сопоставление запланированных и фактических доходов и расходов. Если контроль ведется регулярно и правильно, то все отклонения от плана будут выявляться своевременно, а, следовательно, можно будет скорректировать планы или действия для достижения оптимального результата.

Процесс «Анализ и оценка деятельности кафедры». Его декомпозиция приведена на рисунке 2.11



Рисунок 2.11 - Декомпозиция процесса «Анализ и оценка деятельности кафедры»

Этот процесс является основным с точки зрения обеспечения руководителя кафедры (заведующего кафедрой) информацией, необходимой для принятия решений. Информация в данный процесс поступает из двух источников:

Внутренние источники - это различная отчетность по всем видам работы кафедры. Эта информация показана как вход «Отчетность»:

- учебная работа - ведомости успеваемости, планы учебной работы, учебно-организационная документация и т.д.;

- методическая работа - отчеты о методической работе, учетные данные о выпущенных учебно-методические материалах, стандартах, планах, и т.д.;

- воспитательная работа - планы и отчеты о воспитательной работе;

- научная работа - учетная информация по научным трудам, публикациям, научно-исследовательским работам и т.д.

К внешним источникам можно отнести те, которые возникли вне стен кафедры, однако относятся к объектам анализа (например, студенты, преподаватели - совместители и т.д.). Эти данные получаются на основе анкетирования, письменного опроса, запросов в другие подразделения вуза и т.д. На диаграмме они отмечены входом «анкеты».

Подпроцесс «Формирование аналитических документов» необходим для аккумуляции всей учетной информации в интегрированные характеристики по объектам анализа. Эти характеристики используются в основном для внутреннего анализа и принятия решений в рамках кафедры. К объектам для такого анализа можно отнести:

- студента на всем протяжении его «жизненного цикла» в рамках вуза (от рейтинга абитуриента до рейтинга выпускника);

- преподавателя (всевозможные рейтинги преподавателя);

- специальность;

- кафедру в целом;

Подпроцесс «Подготовка отчетов по аттестации» необходим для представления внешним пользователям полной картины состояния дел на кафедре. Аттестация кафедры и всего вуза происходит раз в 5 лет. Несмотря на это, информация должна собираться заранее, непрерывно на протяжении всего подотчетного периода.

Подпроцесс «Комплексный анализ деятельности кафедры». На основе полученных рейтингов и показателей деятельности кафедры необходимо принять решения по поводу улучшения процесса функционирования кафедры. Исходные данные для этого подпроцесса представляются в максимально удобном для анализа виде (графики, диаграммы, карты и т.д.). В подпроцессе принимаются решения касательно любого объекта анализа «преподавателя», «студента» и т.п. Результатом подпроцесса являются внутренние распоряжения, которые по обратной связи передаются в качестве воздействия на все другие процессы.

В задачи данного проекта не входит реинжениринг бизнес-процессов кафедры. Таким образом, модель «как есть» в целом совпадает с моделью «как должно быть», однако возможно появление дополнительных подпроцессов, связанных с вводом первичной информации и ее автоматизированной обработкой. Данные подпроцессы будут рассмотрены в процессе проектирования системы.

2.2 Техническое задание

2.2.1 Общие сведения о проекте

Полное наименование системы - автоматизированная информационно-аналитическая система «Кафедра».

Краткое (рабочее) наименование - АИС «Кафедра».

Руководитель проекта: Пятковский Олег Иванович.

Заказчик системы: Кафедра ИСЭ Алтайского Государственного Технического Университета имени И.И.Ползунова.

АИС Кафедра служит для автоматизации документооборота и хранения различной информации, а также анализа и оценки деятельности кафедры вуза.

Основанием для создания системы является заявка кафедры ИСЭ на проектирование и разработку автоматизированной системы.

2.2.2 Назначение, цели создание системы

Система АИС «Кафедра» предназначена для:

- уменьшения трудоемкости объемных расчетов;

- создания единого информационного пространства на кафедре;

- автоматизации наиболее трудоемких и приоритетных процессов сбора, хранения и обработки информации на кафедре вуза;

- информационного обеспечения аналитической системы «Бизнес-Аналитик», системы «Маркетинг» и других систем исходными данными.

Целью разработки системы ИАС «Кафедра» является улучшение качества предоставляемых кафедрой услуг за счет улучшения качества выполнения

- управленческих,

- учебно - организационных,

- аналитических и других задач.

-

2.2.3 Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации для разрабатываемой системы выступают кафедры вузов, в которых возникает потребность в автоматизации функций:

- ведения информационной базы о деятельности кафедры;

- организации учебного процесса;

- планирования и контроля денежных средств;

- анализа деятельности кафедры и др.

Обычно на кафедрах имеются следующие виды потенциальных пользователей системы:

- заведующий кафедрой и его заместитель;

- методисты;

- профессорско-преподавательский состав;

- другие заинтересованные пользователи (студенты и аспиранты, работодатели);

В процессе работы кафедр часто используются ресурсы локальной вычислительной сети и глобальная сеть Интернет.

2.2.4 Требования к системе

АИС «Кафедра» должна обеспечивать поддержку режима групповой работы пользователей.

Система должна быть построена на клиент - серверной технологии и должна содержать:

- автоматизированные рабочие места;

- сервер базы данных с СУБД и базой данных;

Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- функций администрирования системы;

- функций руководителя кафедры;

- функций методистов и другого учебно-вспомогательного персонала.

Далее представлены требования к основным компонентам системы.

СУБД системы. Обеспечивает связь клиентских приложений с единой централизованной базой данных системы. Должна обеспечивать:

- поддержку реляционной модели данных;

- клиент - серверное взаимодействие с клиентскими приложениями по сетевым протоколам TCP/IP или NET BIOS;

- поддержку транзакций;

- разграничение прав доступа пользователей на уровне базы данных в соответствии с политикой безопасности системы;

- резервирование данных для возможного восстановления в случае их физической порчи;

- достаточную производительность для комфортной работы системы в режиме групповой работы.

База данных системы. Должна обеспечивать:

- логическую целостность данных системы при любых действиях со стороны пользователей системы;

- логическое разделение информации для различных групп и категорий пользователей системы;

Клиентские приложения. Состоят из ядра клиентского приложения и функциональных блоков.

Ядро клиентского приложения. Обеспечивает надежную работу пользователей системы с ее функциями. Оно должно обеспечивать:

- подключение пользовательского приложения к СУБД и базе данных системы, организацию обмена данными между клиентским приложением и базой данных. При этом должно поддерживаться как локальное так и удаленное (сетевое) подключение с использованием протоколов TCP/IP или NET BIOS;

- разграничение прав доступа пользователей к данным в соответствии с политикой безопасности на клиентском уровне а также обнаружение и пресечение несанкционированного доступа;

- вывод всех отчетов в программу Microsoft Excel. Для всех выходных форм должны использоваться шаблоны, вторичная настройка которых будет доступна опытным пользователям;

Функциональные блоки клиентских приложений имеют следующий состав:

Блок ввода справочной информации (информационный блок). Предназначен ввода, просмотра, редактирования, печати и т.п. различной информационно-справочной информации о кафедре. Должен обеспечивать: сортировку справочников, отбор по различным реквизитам информации в справочниках, быстрый поиск позиции и выбор элемента справочника для других функциональных блоков;

Блок «учебный процесс» - предназначен для ввода, просмотра, редактирования и печати учебно-организационной документации. Также должен обеспечивать ведение учебно-организационной документации в разрезе различных учебных периодов, печать всей учебно-организационной отчетности;

Блок «Бюджетирование» - обеспечивает ввод плановой и фактической информации по финансовой деятельности кафедры а также составление и печать отчетов;

Сервисный блок. Обеспечивает управление периодами (возврат на предыдущий период, открытие нового периода) по учебному процессу кафедры и бюджетированию. Также должен организовывать обмен данными с другими внешними системами.

Блок анализа. Обеспечивает настройку структуры аналитических документов системы, а также формирование аналитических документов на основании данных в системе по настроенной структуре.

Блок администрирования. Обеспечивает ведение учетных записей пользователей (добавление, удаление), а также назначение ролей пользователям. Принудительное резервирование и восстановление данных системы. Настройка аналитических документов системы. Ведение журнала аудита работы системы.

Информационный обмен между клиентскими приложениями и БД должен осуществляться по стандартному сетевому протоколу (TCP/IP или NET BIOS).

Система должна взаимодействовать со следующими системами:

- АИС «Маркетинг» - для обмена данными о студентах, выпускниках и абитуриентах, а также для передачи информации о рейтинге специальности

- АИС «Деканат»;

- «Бизнес-аналитик» - для выгрузки первичной аналитической информации (рассчитанных аналитических показателей) и загрузки полученных итоговых показателей.

Для универсальности обмена с другими системами необходимо иметь подсистему выгрузки - загрузки в формат XML или Microsoft Excel. Для систем с интенсивным обменом данных необходимо сделать прямую загрузку из баз данных смежной системы и прямую выгрузку в базу данных смежной системы.

В случае необходимости повышения защищенности системы следует настроить защищенный виртуальный канал связи между клиентскими приложениями и базой данных.

В перспективе, в случае интеграции системы вуза в единое информационное пространство, можно выделить следующие функциональные модули с соответствующим функциональным наполнением: АРМ (автоматизированное работчее место) Ректора, АРМ начальника учебного отдела, АРМ декана и т.д.).

Возможен переход на более мощную СУБД, например Oracle, при увеличении потребности системы в быстродействии, надежности и безопасности.

Полный переход на трехуровневую организацию обработки информации в масштабах всей системы.

Далее идут требования к составу и квалификации пользователей системы.

Администратор базы данных системы. Необходимо знание основ реляционных баз данных, языка SQL (желательно диалекта Interbase), знание основ локальных сетей и основ администрирования клиент - серверных СУБД. Умение работать с проектной документацией.

Методист кафедры. Уверенный пользователь ПК, умение работать с Windows GUI приложениями, отличное знание документооборота кафедры и всех тонкостей ее функционирования. Умение работать со справочной системой программных продуктов.

Заведующий кафедрой. Уверенный пользователь ПК, умение работать с Windows GUI приложениями, отличное знание документооборота кафедры и всех тонкостей ее функционирования, умение применять аналитическую информацию для принятия управленческих решений. Умение работать со справочной системой программных продуктов.

Ниже представлены требования к надежности системы.

Срок наполнения базы данных: от 15 лет для автоматизации одной кафедры, от 5 лет при создании единой информационной среды для всех кафедр вуза.

Система должна обеспечивать защиту хранимой информации от несанкционированного доступа и порчи.

Разграничение прав пользователей по уровню доступа к данным, а также логическая целостность данных должны быть обеспечены на уровне базы данных и клиентской части.

В систему должны быть встроены средства криптографической защиты соответствующие ГОСТ 34.10 и 34.11 предоставляющие методы шифрования информационных сообщений и цифровой подписи при передаче информации по открытым каналам связи.

Сервер данных должен быть оборудован дополнительными средствами защиты:

- брандмауэр;

- ограничение доступа на уровне файловой системы;

- аудит доступа к данным.

Система должна реагировать на ввод недопустимых значений, которые могут привести к искажению информации.

Должна быть реализована возможность резервного копирования данных с возможностью оперативного восстановления.

Система не должна оставлять за собой после завершения работы (в том числе некорректного):

- запущенных процессов в оперативной памяти ЭВМ;

- временных файлов на жестком диске;

- некорректных установок операционной системы, принтера, монитора и т.п.;

АИС «Кафедра» должна реализовывать следующие функции:

- ведение информационной базы деятельности кафедры:

- нормативно-справочной информации (стандарты учебных планов, стандарты дисциплин, картотека штата кафедры, аспирантов и студентов, картотека специальностей, групп и дисциплин, проекты и разработки кафедры, виды доходов и расходов, образовательные программы и т.п.);

- учебно-методической и организационной документации (учебные планы, образовательные стандарты дисциплин);

- планирования и учет выполнения учебного процесса:

- расчет внутренней кафедры и ввод внешней учебной нагрузки кафедры;

- расчет общей учебной нагрузки кафедры;

- распределение учебной нагрузки (формирование учебных поручений для преподавателей);

- отслеживание и контроль за выполнением учебной нагрузки;

- планирование и учет исполнения бюджета кафедры;

- планирование доходов и расходов