Разработка программного продукта для автоматизации учета оплаты договоров за обучение

Главное меню программы:

При запуске программы на экране появляется диалоговое окно для ввода имени пользователя и его пароля.

Если имя и пароль введены правильно, то на экране появляется основная форма, содержащая главное меню программы (рис.10). В противном случае на экран выводится предупреждение о том, что данные введены неправильно.

С помощью главного меню можно вызвать другие формы программы, предназначенные для просмотра и редактирования различных сведений из хранящейся на сервере БД, получения отчетов и т.п.

Вызывать различные справочники, таблицы, отчеты можно как с помощью пунктов меню, так и с помощью кнопок, расположенных в нижней части окна.

При закрытии главного окна программы осуществляется выход из программы.

Главное меню включает следующие пункты:

Данные:

Выписки банка (кнопка) - для вызова книги выписок банка;

Студенты (кнопка) - для вызова списка студентов;

Группы (кнопка) - вызов справочника групп;

Факультеты (кнопка) - вызов справочника факультетов;

Выход;

Отчеты:

Оборотная ведомость (кнопка) - вызов формы для получения оборотной ведомости;

Должники (кнопка) - вызов формы для получения ведомости должников;

Архивы:

Закрытие периода (архивация) - вызов диалогового окна для проведения процедуры архивации;

Архив книги студентов - просмотр архива списка студентов;

Архив книги выписок банка - просмотр архива книги выписок банка;

Справка:

Реквизиты предприятия - вызов диалогового окна для просмотра и редактирования информации об организации;

Банковские реквизиты - вызов диалогового окна для просмотра и редактирования информации о банке, в котором находится расчетный счет организации;

О программе - вызов диалогового окна «О программе».

Форма «Список студентов»:

Эта форма предназначена для просмотра данных из справочника студентов. По каждому студенту в справочнике хранится следующая информация:

код студента;

фамилия, имя, отчество студента;

группа, в которую зачислен студент;

номер договора и дата его заключения;

дата окончания учебы;

текущее сальдо студента (сумма денег, которую должен заплатить за учебу студент; если студент заплатил за учебу больше, чем ему было начислено, сальдо будет отрицательным).

При открытии формы на экран выводится весь список студентов, упорядоченный по группам и внутри группы по Ф.И.О. студентов. Для изменения порядка сортировки списка студентов необходимо использовать группу переключателей, расположенную в правом нижнем углу формы. Имеется возможность сортировки:

по коду студентов в порядке увеличения кода студентов;

по Ф.И.О. в алфавитном порядке без разбивки по группам;

по группам и внутри группы по Ф.И.О..

Пользователю предоставляется возможность просматривать не весь список студентов, а только студентов определенной группы. Для задания группы ее необходимо выбрать из поля со списком «Группа» в верхней части окна. Список может включать все группы или группы только заданного факультета, который задается с помощью списка «Факультет». После выбора группы необходимо нажать кнопку для отбора записей. Кроме студентов определенной группы можно отобрать тех студентов, которые еще не были зачислены ни в одну группу. Для этого необходимо нажать кнопку . То же самое произойдет, если нажать кнопку отбора записей по группе, не выбрав при этом номер группы. Для отображения всего списка студентов нажмите кнопку.

Кнопка «Обновить» предназначена для обновления данных списка студентов. При изменении данных несколькими клиентами пользователь видит только свои изменения до тех пор, пока не нажмет эту кнопку. Кроме того, осуществляется контроль одновременного изменения одних и тех же данных различными пользователями. При изменении какой-либо записи в БД каким-либо пользователем эта запись блокируется для изменений другими пользователями.

Кнопки «Лицевой счет» и «Оплата» вызывают на экран соответственно модальные окна» Лицевой счет «и» Оплаты студента». Назначение этих окон будет объяснено в соответствующих разделах.

Оплата обучения студентами происходит через банк. В квитанции для оплаты указываются реквизиты банка и ВУЗа, например, номера счетов, которые имеют большое количество знаков. А значит, при заполнении квитанции легко ошибиться. Поэтому для удобства в программе предусмотрена возможность получения квитанции. Для вызова диалогового окна, с помощью которого распечатывается квитанция, необходимо щелкнуть по кнопке «Квитанция». При этом на экране появляется окно, в котором отражаются Ф.И.О. текущего студента и сумма для оплаты. При необходимости эти данные можно отредактировать.

Кнопки «Печать» и «Отмена» этого окна нужны соответственно для распечатки квитанции или отмены.

Кнопка «Закрыть» в форме «Список студентов» приводит к закрытию окна.

Для редактирования списка студентов предназначены инструментальные кнопки, расположенные в верхней области окна. Назначение этих кнопок следующее:

- добавление нового студента в БД;

- изменение данных текущего студента;

- удаление текущего студента из БД.

При удалении текущего студента на экран выводится диалоговое окно, в котором необходимо подтвердить удаление записи (или отказаться от него). Пользователь может удалить только тех студентов, для которых не начислены суммы для оплаты в книге лицевых счетов и не присутствует ни одной оплаты в книге оплат. При попытке удаления студента, для которого имеются указанные записи, на экран выдается предупреждение об этом и процедура удаления не происходит.

Добавление и изменение данных происходит в отдельном окне.

При добавлении нового студента все поля появляющейся на экране формы пустые. Поля необходимо заполнить необходимой информацией. Обязательно заполняемыми полями являются поля для ввода кода и Ф.И.О. студента. Код студента можно заполнят не вручную, а формировать автоматически с помощью кнопки. Полученный код будет на единицу больше максимального кода в списке студентов. Если студент зачисляется в группу, то нужно выбрать флажок «Зачисление в группу». При этом становятся доступными поля «Факультет», «№ группы», «Дата окончания учебы». Далее необходимо ввести нужную информацию. Обязательно указываются номер группы и дата окончания учебы. При выборе факультета в списке «№ группы» отображаются только те группы, которые принадлежат указанному факультету. При заключении со студентом договора об оплате обучения необходимо выбрать флажок «Заключение договора» и далее заполнить соответствующие поля.

После ввода всей необходимой информации необходимо нажать кнопку «Ok», что позволяет запомнить введенную информацию, а также при этом закрывается диалоговое окно. При нажатии кнопки «Отмена» введенная информация не будет запомнена. При нажатии кнопки «Следующий» происходит добавление студента в БД, но окно не закрывается, а лишь очищаются все поля для ввода следующего студента.

При изменении текущего студента в форме (рис.14) отражается вся текущая информация для выбранного студента. После изменения данных студента для подтверждения изменений необходимо нажать кнопку «Ok». Нажатие кнопки «Отмена» приводит к отмене всех изменений. Кнопка «Следующий» в данном случае в форме отсутствует.

При заполнении данных на студента необходимо помнить, что для каждого студента должен заводится уникальный код. Причем код должен быть уникален не только для текущего списка студентов, но также и для архива студентов. Кроме того, дата заключения договора должна быть меньше даты окончания учебы. Если хотя бы одно из этих требований не выполнено, то на экран выводится соответствующее сообщение и пользователь не может покинуть окно, пока не изменит неправильные данные или не откажется от изменений.

Форма «Просмотр оплат студента»:

Эта форма (рис.15) отражает все оплаты одного выбранного студента. Данные по студенту отображаются в верхней части окна. Список оплат выводится в таблице и включает дату и номер выписки банка, сумма оплаты и примечание. При этом некоторые оплаты студента могут быть уже отправлены в архив, т.к. они принадлежат закрытому периоду. Такие оплаты выводятся не черным, а серым шрифтом.

Эта форма может быть вызвана только из формы «Список студентов». Первоначально при появлении окна в нем отражаются оплаты текущего в форме «Список студентов» оплаты. Для передвижения по записям списка студентов, не закрывая окна «Оплаты», предназначены кнопки «Предыдущий» и «Следующий».

Изменять, добавлять или удалять информацию об оплатах студента в данном окне нельзя. Эти действия производятся с помощью формы «Выписки банка».

Форма «Лицевой счет»:

Эта форма предназначена для просмотра и редактирования данных книги лицевых счетов. Для каждого студента в книге лицевых счетов хранится информация о начисленных ему суммах для оплаты. Кроме суммы оплаты в БД хранится информация о периоде, на который начислена суммы (начальная и конечная дата периода). При вводе и редактировании информации контролируется правильность ввода дат периода: дата начала периода не может быть меньше даты окончания периода и даты не могут выходить за рамки действия договора (от даты заключения до даты окончания учебы). Если условия нарушены, то об этом выдается соответствующее сообщение. Кнопки «Следующий», «Предыдущий» и «закрыть» имеют такое же значение как и в окне «Оплаты студента».

Форма «Выписки банка»:

Форма «Выписки банка» отражает все данные, относящиеся к выпискам банка. Это номер, дата выписки и вся информация об оплатах за эту дату (код и Ф.И.О. студента, сделавшего оплату, сумма оплаты, примечание).

В левом верхнем углу формы отражается перечень выписок (№ и дата). Информацию об оплатах из этой выписки можно просмотреть, нажав на кнопку «Открыть». При этом в правой части формы отразится вся информация об оплатах по текущей выписке. Номер и дата выписки, для которой отражается информация, показаны в полях в верхней части формы. Навигатор предназначен для манипулирования с данными об оплатах.

Для удаления какой-либо выписки необходимо сделать эту выписку текущей, а затем нажать кнопку «Удалить». Вместе в выпиской будет удалена и вся информация об оплатах для этой выписки.

Для регистрации новой выписки необходимо сначала записать номер и дату этой выписки в перечень выписок, а затем нажать кнопку «Открыть» для регистрации всех оплат новой выписки.

Аналогично происходит изменение данных для какой-либо выписки. Изменение номера и даты выписки необходимо осуществлять в перечне выписок (поля в верхней части формы, где отражается номер и дата выписки, доступны только для чтения), а для изменения информации об оплатах надо открыть выписку и затем произвести необходимые изменения. При заполнении кода студента Ф.И.О. студента будет выбрано автоматически. И наоборот, если выбрать Ф.И.О. студента из списка, появляющегося в колонке «Ф.И.О. студента», то сразу же заполняется и код выбранного студента.

Кнопки «Обновить» и «Закрыть» имеют такое же значение, как и в форме «Список студентов».

Перечень выписок банка первоначально при появлении формы отсортирован в порядке увеличения номера выписки. Для изменения порядка сортировка необходимо нажать мышкой на заголовке одной из колонок таблицы «Перечень выписок». При щелчке по заголовку «№ выписки» перечень упорядочивается по увеличению номера выписки, а при щелчке по заголовку «Дата выписки» - в порядке увеличения даты выписки.

Также в перечне выписок можно отражать не все имеющиеся выписки, а только нужные пользователю. Для этого предназначена группа «Отбор выписок». В поля необходимо внести информацию для отбора, а затем нажать кнопку «Найти». При этом будут отобраны те выписки, для которых выполняются все условия поиска. Если одно из условий не задано, то этот параметр не будет учитываться при поиске. Таким образом, если не будет задано ни одно из условий, будут отобраны все выписки. Если для периода времени задана только нижняя граница, то будут отобраны выписки, дата которых больше введенной даты. И наоборот, при вводе только верхней границы периода будут отобраны выписки дата которых меньше введенной.

Форма «Факультеты»:

Форма «Факультеты» предназначена для просмотра и редактирования справочника факультетов. В справочнике факультетов хранятся следующие данные:

краткое название факультета (код факультета);

полное наименование факультета.

При добавлении и редактировании кода факультета необходимо следить, чтобы код был уникален. Если будет введен уже существующий код, то программа выдаст предупреждение об этом. При удалении факультета надо проверить, что ни одна из групп не принадлежит этому факультету. Попытка удаления факультета, в котором существует хотя бы одна группа, приведет к появлению сообщения о невозможности удаления факультета и факультет не будет удален.

Форма «Группы»:

Эта форма предназначена для просмотра и редактирования информации из справочника групп. Информация включают в себя следующие данные:

номер группы;

факультет (краткое название).

Номер группы должен быть уникальным. Программа выдаст сообщение об ошибке, если при редактировании или добавлении группы будет введена неверная информация. При добавлении и изменении группы информация о факультете выбирается из списка, который появляется в столбце «Факультет» при переходе таблицы в режим редактирования.

Удалять можно только те группы, в которые не зачислен ни один студент, иначе на экран будет выдано предупреждение о невозможности удаления группы.

При желании можно отображать не все группы, о только группы определенного факультета. Для этого необходимо выбрать факультет из списка в верхней части формы. Чтобы снова отобразить все записи, нужно выбрать строку «<все>» из того же списка.

Форма «Реквизиты предприятия»:

Эта форма используется для работы с постоянной и условно-постоянной информацией о предприятии. Это наиболее общая информация об организации: наименование предприятия, адрес, ИНН, номер счета, Ф.И.О. главного бухгалтера и т.п. Эта информация необходима для использования ее в различных отчетах.

При изменении информации о предприятии для подтверждения всех изменений необходимо нажать кнопку «Ok» или «Применить». Кнопка «Ok» также закрывает окно. Кнопка «Cancel» закрывает окно и отменяет все изменения.

Форма «Банковские реквизиты»:

Кнопки имеют такое же назначение, что и в форме «Банковские реквизиты».

Архивация:

Разросшиеся данные по студентам, лицевым счетам выпискам и оплатам будут препятствовать эффективному функционированию программы и работе пользователя. Поэтому необходимо регулярно проводить процедуру архивации (или закрытия периода). Эта процедура позволяет все записи, которые больше не используются, отправить в архив. В дальнейшем в архиве эти записи нельзя изменять, но можно будет просмотреть.

Для проведения процедуры закрытия периода необходимо в главном меню программы выбрать пункт Архивы Закрытие периода (архивация). При этом на экране появится окно, где необходимо будет ввести дату закрытия периода, и далее нажать кнопку «Ok».

После удачного проведения архивации на экран выводится сообщение об этом. При этом в архив будут отправлены все выписки, дата которых меньше введенной даты архивации, вместе с информацией об оплатах, а также все студенты, у которых дата окончания учебы меньше введенной и сальдо нулевое.

Отчеты:

Форма «Архив книги выписок банка» (рис.26) отражает всю информацию о выписках и оплатах, которые находятся в архиве. Назначение кнопок аналогично кнопкам формы «Книга выписок банка».

В архиве могут храниться оплаты не только тех студентов, данные на которых уже отправлены в архив, но и студентов, которые хранятся в текущем списке студентов. Поэтому в «Архиве книги выписок банка» оплаты для студентов, которые содержатся в текущих таблицах, выводятся не черным, а серым шрифтом.

Работа с навигатором:

Навигатор представляет собой совокупность управляющих кнопок и выполняет операции перемещения по набору данных и модификации записей целиком.

Назначение кнопок в порядке их следования следующее:

перемещение на первую запись;

перемещение на предыдущую запись;

перемещение на следующую запись;

перемещение на последнюю запись;

добавление новой записи в текущей позиции;

удаление текущей записи;

переход в режим редактирования;

сохранение всех изменений;

отмена изменений, которые не были сохранены;

обновление набора данных (присутствует только в справочнике факультетов).

3.3 Руководство программиста

Инструкция по установке.

Разработанная в рамках дипломного проекта программа по учету оплаты договоров за обучение для клиентских мест может исполняться только под управлением операционных систем Windows 95, 98 или Windows NT.

На компьютере, который будет использоваться в качестве сервера, т.е. где будет располагаться файл базы данных, должно быть установлено программное обеспечение для сервера InterBase. К моменту обращения клиентской программы к базе данных сервер InterBase должен быть запущен. Если на компьютере установлен InterBase, его старт происходит автоматически при загрузке операционной системы. Об этом сигнализирует пиктограмма справа на нижней панели Windows. Щелкнув на этом значке правой кнопкой мыши, можно вызвать вспомогательное меню. Опция Startup Configuration этого меню позволяет просмотреть и переопределить стартовые установки InterBase. Опция Shutdown завершает работу SQL-сервера. Опция Properties позволяет просматривать свойства InterBase и текущей сессии, например, число активных подключений и число используемых БД.

Связь программы для клиентских мест с базой данных происходит напрямую через программный интерфейс IB DataBase API, минуя BDE. Поэтому на компьютере клиента установка этих библиотек не требуется.

Для обслуживания сервера Interbase предназначена утилита InterBase Windows Interactive SQL (WISQL). В отличие от других утилит, WISQL использует собственный механизм доступа к базе данных, поэтому может работать на машинах без BDE и не использует псевдонимы BDE.

При доступе к локальному серверу с помощью утилиты WISQL указывается только путь к БД.

При работе с удаленным (сетевым) сервером необходимо «прописать» его на компьютере, с которого происходит обращение к серверу. При использовании протокола TCP/IP:

IP-адрес сервера и имя должны быть описаны в файле HOSTS, например: 10.12.0.41 spv.

протокол доступа к InterBase должен быть описан в файле SERVICE: gds_db 3050/tcp.

Оба указанных файла находятся в каталоге WINDOWS.

Кроме того, для правильной работы с программой необходимо указать путь к файлу базы данных InterBase. Путь прописывается в файле path.txt, который должен находится в том же каталоге, что и сама программа, т.е. exe-файл.

Системные требования:

Pentium 133;

16 Mb RAM;

Windows 95.

Разграничение доступа к данным.

Для архитектуры клиент / сервер безопасность данных обеспечивается на двух уровнях - сервера и приложения, так как пользователь может не только посылать на сервер команды модификации данных, но и получать для дальнейшей работы наборы данных на сторону клиента.

В системе защиты сервера можно выделить следующие основные элементы:

хранение списков пользователей, их паролей и прав доступа;

организация регистрации пользователей с проверкой правильности паролей и установкой прав доступа к различным категориям данных;

определение групп доступных пользователю операций:

только просмотр данных;

редактирование данных;

добавление данных;

создание специальных инструментов управления данными (просмотры, хранимые процедуры, триггеры).

При установлении соединения с БД появляется диалоговое окно для ввода имени пользователя и пароля. Результаты регистрации отправляются на сервер. Сервер отслеживает уровни доступа для каждого пользователя и блокирует попытки неразрешенных для пользователя действий.

На уровне приложения разграничение доступа обеспечивается контролем за выполняемыми пользователем операциями. В зависимости от приоритета пользователя ему могут быть доступны только операции просмотра данных, редактирования данных или ввода новых данных. В созданной программе права доступа отслеживаются с помощью управления свойствами элементов форм.

Владельцем созданной БД oplata.gdb является пользователь SYSDBA (пароль «masterkey»), т.е. системный администратор. Системный администратор обладает полным набором прав доступа к БД, т.е. может изменять, добавлять, удалять данные, просматривать данные, а также модифицировать структуру БД. Кроме системного администратора к БД имеет доступ также пользователь с именем USROPL (пароль «1234»). Права пользователя USROPL приведены в таблице.

Таблица 3. Права доступа к БД пользователя USROPL

Пользователь SYSDBA создается СУБД автоматически. Пользователя USROPL необходимо создать с помощью утилиты InterBase Server Manager. Эта утилита присутствует в стандартной поставке InterBase. Кроме управления пользователями и их паролями, она предназначена для определения параметров сервера, сохранения и восстановления БД, сборки «мусора» и т.д.