Разработка информационной системы и базы данных для автоматизации учета книжного фонда библиотеки филиала РГГУ в г. Улан-Удэ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАКУЛЬТЕТ ИНФОРМАТИКИ

Кафедра информационных технологий

Дипломная работа

Разработка информационной системы и базы данных для автоматизации учета книжного фонда библиотеки филиала РГГУ в г. Улан-Удэ

Москва 2010

Введение

Актуальность темы дипломной работы связана с тем, что в настоящее время процессы автоматизации затронули не только производственную, техническую и технологическую сферы деятельности человечества, но и информационное пространство; в частности библиотеки, музеи, информационные центры. Сегодня невозможно представить жизнь общества без таких понятий как интернет, средства телекоммуникации и т.д. Автоматизация больше всего затронула информационную сферу, так как именно информация нуждается в быстром поиске, отборе и хранении, а так же в обеспечении доступа к ней (потребителей). Библиотеки как основные информационные центры наиболее сильно испытали на себе процесс автоматизации.

Более быстрая обработка данных и централизованное их хранение с использованием современных технологий позволяют сберечь значительные средства, как в финансовом отношении, так и с точки зрения технических затрат. А также уменьшается время для получения необходимой информации, упрощается доступ и ведение базы данных, в которой хранятся данные об основных объектах автоматизации.

В данный момент необходимо совершенствование библиотечно-информационного обслуживания, повышение уровня сервиса и качества, что возможно при активном использовании современных информационных технологий.

Основными информационными системами библиотеки являются система каталогов и проблемно-ориентированные библиографические системы в виде печатных изданий, рукописных списков или организованных карточных массивов.

При этом, параллельно могут решаться частные автономные задачи
(например, создание информационно-поисковых систем, содержащих библиографическую и фактографическую информацию по определенным темам, создание каталогов небольших массивов, автоматизация отдельных технологических операций).

Целью дипломной работы является «Разработка информационной системы и базы данных для автоматизации учета книжного фонда библиотеки филиала РГГУ в г. Улан-Удэ».

Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

· Проанализировать деятельность библиотеки в контексте учета движения книжного фонда.

· Исследовать специфику работы сотрудников библиотеки.

· Проанализировать предметную область и методы проектирования.

· Спроектировать базу данных.

· Проанализировать программные средства, пригодные для реализации программного продукта и обосновать выбор одного из них.

· Реализовать интегрированную систему, предусматривающую автоматизацию учета книжного фонда в библиотеке.

Дипломная работа состоит из трех глав, введения, заключения и приложений. В конце каждой главы имеются выводы.

В первой главе «Характеристика библиотеки филиала РГГУ в г. Улан-Удэ» представлена характеристика объекта исследования, описаны основные этапы деятельности библиотеки, обоснована необходимость создания информационной системы и базы данных для автоматизации учета книжного фонда библиотеки.

Во второй главе «Проектирование программного продукта «Автоматизация учета книжного фонда библиотеки филиала РГГУ»» проанализированы популярные пакеты существующего программного обеспечения, пригодного для реализации поставленной задачи. В результате анализа сформулирован вывод о совместимости данного программного обеспечения с выполнением поставленной задачи.

В результате анализа осуществлен выбор наиболее подходящего средства.

В третьей главе «Реализация программного продукта учета книг в библиотеке филиала РГГУ в г. Улан-Удэ» представлены схемы взаимосвязи программных модулей и файлов, а также описан технологический процесс решения поставленной задачи.

При написании дипломной работы была использована следующая литература:

А.П. Габец, Д.И. Гончаров. Профессиональная разработка в системе 1С:Предприятие 7.7. 2007. В книге подробно описывается архитектура системы и прикладных модулей, раскрывается структура и способы реализации прикладных решений. Отдельно и широко рассмотрены способы создания прикладных модулей и способы их поддержки, раскрыты механизмы системы, обеспечивающие выполнение этих задач.

Гоголев А.К. Бухгалтерский учет на компьютере. Практическое пособие по организации учета с использованием компьютера. 2004.

В пособии в доходчивой форме с достаточной полнотой описаны порядок и особенности ведения бухгалтерского учета с использованием компьютера.

Н. В. Селищев, А. Г. Литвинова, В. А. Богатин Практическое руководство по программе 1C:Зарплата и управление персоналом 7.7.

Серьезное внимание уделяется автоматизации управленческой деятельности менеджеров по персоналу и специалистов по кадровому учету.

Рязанцева Н. 1С Предприятие: Торговля и Склад. Секреты работы. 2007. Изложение сопровождается практическими примерами, позволяющими быстрее понять и усвоить приемы и методы работы с программой.

кодирование информация модуль файл

Глава 1. ХАРАКТЕРИСТИКА БИБЛИОТЕКИ РГГУ В Г. УЛАН-УДЭ

1.1 Основные задачи и функции библиотеки филиала РГГУ в г.Улан-Удэ

Библиотека является важнейшей составляющей в структуре филиала, поскольку основной функцией библиотеки является своевременное и полноценное обеспечение студентов научной, учебной, методической и справочной литературой по дисциплинам образовательных программ, реализуемых филиалом.

Библиотека, по определению федерального закона "О библиотечном деле", это "информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом тиражированных документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам; библиотека может быть самостоятельным учреждением или структурным подразделением предприятия, учреждения, организации".

В структуре любой библиотеки можно выделить два подразделения -- технические службы и читательские службы. Технические службы связаны с внутренней деятельностью библиотеки и обеспечивают такие функции, как комплектование и развитие фонда, каталогизация и хранение. Читательские службы заняты справочной деятельностью и обеспечением доступа читателей к фондам хранения.

Библиотека филиала была основана в 2000 году. На момент основания фонд библиотеки насчитывал около 2000 изданий, а в настоящий момент он увеличился порядка в 5 раз: общий размер фонда библиотеки филиала РГГУ в г. Улан-Удэ составляет 9678 изданий (по состоянию на 01.01.2010). Из них учебной литературы - 6417 экземпляров, методической литературы - 2435 экземпляров, научной литературы - 826 экземпляров, новой литературы (до 5 лет) - 4105, новых поступлений за 2008 год - 33 экземпляра.

Документы, регламентирующие деятельность библиотеки филиала РГГУ в г. Улан-Удэ:

Устав филиала РГГУ в г. Улан-Удэ

Положение о филиале РГГУ в г. Улан-Удэ

Положение о библиотеке высшего учебного заведения

Правила пользования библиотекой высшего учебного заведения (читальным залом, медиатекой)

Библиотека ежегодно пополняет основной фонд в соответствии с образовательной программой, производит подписку на периодические издания, а также проводит тематические выставки.

В библиотеке филиала работают два ведущих библиотекаря. Ведущий библиотекарь назначается на должность и освобождается от нее приказом директора Филиала. В обязанности ведущего библиотекаря входит работа по учету, комплектованию библиотечного фонда; формирование фонда библиотеки в соответствии с профилем комплектования филиала; отбор устаревших по содержанию излишне дублетных и ветхих изданий и документов для исключения из библиотечного фонда; проведение периодических инвентаризаций библиотечного фонда; составление списков новых поступлений литературы; организация обслуживания читателей на абонементе и в читальном зале; обеспечение сохранности библиотечного фонда; ведение статистического учета по основным показателям работы библиотеки и подготовка установленной отчетности; планирование, ведение учета и отчетности о работе библиотеки в установленном порядке; организация и проведение тематических выставок.

Библиотека взаимодействует с кафедрами филиала РГГУ в г. Улан-Удэ. Каждая кафедра оформляет заявку на необходимую литературу, согласно рабочего учебного плана для каждой специальности. В результате подачи заявок формируется тематический план комплектования библиотеки филиала.

Филиал Российского государственного гуманитарного университета в г. Улан-Удэ предоставляет образовательные услуги населению, осуществляет подготовку по четырем основным специальностям, имеет оптимальную структуру, которая помогает эффективно решать поставленные перед филиалом задачи. Основное подразделение - библиотека - играет важное значение в учебном процессе.

1.2 Характеристика существующей организации обработки информации библиотеки филиала РГГУ в г. Улан-Удэ

Основным инструментом управления библиотечным фондом, обеспечивающим последовательную политику комплектования, является тематический план комплектования (далее ТПК), который разрабатывается в соответствии с профилем образовательных программ филиала на основе изучения пятилетних учебных планов. Грамотно составленный ТПК отражает количественную и качественную характеристики фонда: тематику комплектования, виды приобретаемых документов, среднюю экземплярность, полноту комплектования. ТПК носит перспективный характер, составляется сроком на 3-5 лет и ежегодно корректируется. В ТПК по вертикали формулируется перечень тематических рубрик (как правило, в формулировках, принятых в таблицах классификации). Рубрики группируются в порядке возрастания индексов ББК. По горизонтали дается перечень основных видов литературы, комплектуемых библиотекой (источники, научные издания, учебные издания, справочные издания, периодические издания, другие виды изданий), и указывается средняя экземплярность каждого вида изданий с учетом установленных требований, учебного процесса и контингента студентов.

ТПК сопровождается пояснительной запиской, в которой кратко излагаются сведения о библиотеке, библиотечном фонде и принципах его комплектования, характеризуется состав фонда и его использование по темам и видам документов, состав пользователей (читателей), их информационные потребности и запросы. ТПК утверждается директором филиала. [7]

Организация обработки информации в библиотеке начинается с работы с первичными документами. Первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

Прием вновь поступившей литературы ведется по сопроводительному документу (счету, накладной и т.д.). При обнаружении недостачи, замене одного издания другим, наличии дефектных экземпляров и невозможности устранения ошибки сотрудником библиотеки составляется акт в двух экземплярах, в котором указывается, какие издания и на какую сумму отсутствуют в данной партии литературы.

Прежде всего, в библиотеку вместе с поступающей литературой (как на электронных носителях, так и на бумажных) предоставляется товарный чек. Товарный чек - основной бухгалтерский бланк, обозначающий передачу товара от продавца покупателю в организациях, у частных предпринимателей, в магазинах и лавках, где не имеется рассчетно-кассового аппарата. Покупать литературу имеют право только материально-ответственные лица (например, директор филиала).

Кассовый чек (в случае приобретения в книжных магазинах) - это документ, который печатается контрольно-кассовой машиной при регистрации купли-продажи товара. Накладные (в случае поступления литературы из другой организации) - документ, в соответствии с которым происходит передача товара, материальных ценностей из одних рук в другие.

Кассовый и товарный чек представляют собой один документ. В отсутствие одного из составляющих, второй считается недействительным.

Счет на оплату служит для оформления намерения покупателя приобрести товар или услугу. Подобный счет выставляется, в основном, при оформлении заказа на периодические издания.

На издания, поступившие без сопроводительного документа, составляется соответствующий акт о передаче, который подписывается тремя ответственными лицами. Нумерация актов на поступление изданий без сопроводительного документа ежегодно начинается с единицы.

По данным сопроводительного документа на оборотной стороне задней переплетной крышки книги проставляется цена издания.

Оценка стоимости изданий, поступивших в качестве дара, производится сотрудником библиотеки самостоятельно. [11]

Важнейшую роль в комплектовании фонда библиотеки играет головной вуз. При пересылке литературы из РГГУ филиал обязан сообщить о получении грузобагажа. Для этого заполняется специальный бланк, подписанный директором филиала, передающийся начальнику экспедиционно-транспортного отдела УРР (Управление регионального развития).

Вся поступающая литература подлежит суммарному и индивидуальному учету.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета» (далее КСУ), по которой устанавливается объем и контролируются итоги движения фонда. Книга суммарного учета состоит из трех частей:

часть I - Поступление изданий и документов

часть II - Выбытие изданий и документов

* часть III - Итого движения года

Суммарному учету подлежат все документы (издания), поступающие в фонд или выбывающие из него, независимо от вида документа и его материальной основы.

Перед проведением операций по суммарному учету поступившей литературы партия подлежит разделению на балансовую (инвентарную) и безбалансовую (безинвентарную) литературу. Не подлежат инвентарному учету брошюры (объем до 48 страниц), методически разработки, программы, раздаточные материалы. После завершения учетных операций в сопроводительном документе производится запись о количестве полученных экземпляров, о записи в книге суммарного учета (с приведением даты получения, количества экземпляров и общей сумме) и инвентарной книге, где присваивается инвентарный номер. Все сопроводительные документы подписываются ведущим библиотекарем и передаются в бухгалтерию.

Каждая отдельная партия литературы, поступившая фонд, записывается в первой части книги под очередным порядковым номером на отдельной строке. Порядковый номер в первой части книги учета ежегодно начинается с первого номера.

В соответствии с ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика» учет фонда осуществляется в названиях и экземплярах.

Название - это каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.

Единицей учета названий являются:

• для книг и брошюр - каждое новое издание, имеющее
дополнения и изменения в полиграфическом оформлении и тексте.
Многотомники учитываются как одно название (например, собрание 15 сочинений). Каждая книга, входящая в серию и не имеющая нумерацию, учитывается как отдельное название;

для периодических изданий - название комплекта (журнала, газеты) за все годы его поступления в фонд, независимо от изменения заглавия и полноты комплекта;

для документов на нетрадиционных носителях информации (аудио- видеокассет, CD-ROM'ob, дискет и т.д.) - название каждого отдельно выпущенного документа. Комплект документов, объединенных одной упаковкой, учитывается как одно название.

Экземпляр - это каждая отдельная единица из тиража.

Единицей учета экземпляров являются:

для книг - экземпляр тома;

для периодических изданий (кроме газет) - экземпляр номера выпуска. Учет газет в КСУ ведется в годовых комплектах;

для документов на нетрадиционных носителях информации (далее ДННИ) - каждый отдельно выпущенный самостоятельный документ: диск, кассета, дискета и т.д. Комплект ДННИ учитывается по количеству дисков, кассет и других входящих в комплект носителей информации. ДННИ могут поступать в виде самостоятельных документов и в качестве приложений. Приложения к текстовым документам представляют собой вкладыши (вложения) в текстовый документ. Учету в названиях принадлежат только ДННИ, являющиеся самостоятельными документами. ДННИ, поступившие в качестве приложений, учитываются только в экземплярах.

Вся литература, выбывшая из фонда, отражается во второй части КСУ. В КСУ сведения вносятся только после утверждения акта на списание руководителем филиала. Каждый акт вносится в КСУ отдельной записью на одной строке под одним порядковым номером.

По окончании полугодия (года) библиотека подводит итоги поступлений и выбытия литературы и определяет объем, и состав фонда на начало каждого полугодия (года). Эти сведения вносятся в третью часть книги суммарного учета фонда.

Второй вид учета - индивидуальный учет. Этот вид учета фиксируется в инвентарной книге. Инвентарная книга является важнейшим библиотечным документом и хранится наравне с денежными документами. В библиотеке должна быть едина инвентарная книга на весь книжный фонд.

В инвентарную книгу записываются издания, стоимость которых берется на баланс филиала. Стоимость указывается в соответствии с данными сопроводительного документа. Каждому экземпляру издания, поступившему в фонд, присваивается свой индивидуальный номер, который сохраняется за ним на весь период его нахождения в библиотеке. В инвентарную книгу записываются инвентарный номер, автор, заглавие, год издания и цена одного экземпляра.

При записи дублетов в инвентарной книге указывается только инвентарный номер и цена. При списании вычеркивается инвентарный номер и цена и ставится номер акта на списание.

Учет периодических изданий ведется на регистрационных карточках.

Каждая книга снабжена формуляром, который хранится в специальном «кармашке» на внутренней стороне обложки книги.

При поступлении в университет, студенту выдается читательский билет. При выдаче, из книги изымается формуляр, на котором получатель ставит дату получения и подпись, и помещается в читательский билет получателя. При возвращении книги в библиотеку, формуляр изымается из читательского билета и вкладывается в книгу.

Списание литературы из библиотечного фонда производят не реже одного раза в год. Отбор изданий на списание осуществляет специальная комиссия, утвержденная приказом по филиалу. В состав комиссии должны войти представители руководства филиала, бухгалтерии, кафедр, ведущий библиотекарь.

Исключение литературы из фонда оформляется актом, в котором указывается причина списания. В каждый отдельный акт включаются издания, списываемые по одной причине (физический износ, дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата). [11]

Из описанного понятно, что процесс поступления и списания литературы из библиотечного фонда, а также учет движения книг среди читателей довольно трудоемкий.

1.3 Обоснование необходимости создания автоматизированного учета книг в библиотеке филиала РГГУ в г. Улан-Удэ

В ходе происходящих преобразований в России, библиотеки, как хранилища знаний и информации, являющаяся важнейшими факторами развития экономики и неуклонно повышают свою значимость. Сегодня библиотеки в первую очередь ориентируются на пользователя, а не только занимаются формированием своих фондов. Это весьма показательная переориентация центров тяжести во внутрибиблиотечной деятельности.

Развитие фонда предполагает принятие решений относительно состава и структуры книгохранения.

Ручной способ решения задачи сопровождается значительными временными затратами по составлению, оформлению и переноса данных на бумажные носители. Для решения задачи ручным способом требуется внимательность при вычислениях и немало времени для заполнения документов. Важное значение имеет правильность заполнения бланков и формуляров, так как занесенные данные влияют на отчетность. Инвентаризационная опись составляется один раз в год (в конце года). В ведомость заносится наименование, количество и цена книги на момент инвентаризации. Годовой отчет оформляется в конце каждого года, отражая все выполненные работы за год, как плановых заказов книг для библиотеки, так и прочитанных читателями.

Таким образом можно сделать вывод, что сегодня, на рабочие места сотрудников библиотеки установлены компьютеры, т.е. созданы автоматизированные рабочие места библиотекарей. В данный момент необходимо совершенствование библиотечно-информационного обслуживания, повышение уровня сервиса и качества, сокращение времени на поиск необходимых книг и составление отчетности. Поэтому, необходимо, используя современные информационные технологии, автоматизировать процесс учета книжного фонда в библиотеке.[15]

Глава 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА «АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА КНИЖНОГО ФОНДА БИБЛИОТЕКИ филиала РГГУ»

2.1 Постановка задачи

Задачей дипломной работы является автоматизированный учет движения книг в библиотеке РГГУ, с целью повышения эффективности учета книжного фонда и уровня обслуживания читателей.

Одной из задач библиотеки является - обеспечение планомерного и сбалансированного пополнения своего фонда новой литературой в соответствии с профилем комплектованием библиотечного фонда.

В решении задачи участвуют поставщики, поставляющие в библиотеку книги, библиотекарь, который организует работу с читателями и осуществляет сбор, обработку, анализ и обобщение данных и выводит необходимую информацию.

При решении данной задачи следует обратить внимание на понятие ее узловых вопросов - точная и своевременная постановка на учет поступивших в филиал книг, расходов на их приобретение, постоянный контроль над движением книжного фонда библиотеки.

Общий перечень документов, регламентирующих деятельность библиотеки высшего учебного заведения, включает:

· Положение о библиотеке высшего учебного заведения.

· Правила пользования библиотекой высшего учебного заведения (читальным залом, медиатекой)

· Режим работы библиотеки

· Должностные инструкции сотрудников

· Инвентарная книга

· Регистрационная картотека периодических изданий

· Алфавитный каталог книг и брошюр

· Таблицы библиотечно-библиографической классификации (ББК)

· Авторские таблицы

Решением этой задачи предусматривается автоматизированная обработка данных, необходимая для повышения эффективности, скорости работы. Предметом исследования является ручная обработка данных о книжном фонде библиотеки филиала.

Организационные аспекты учетной политики библиотеки должны содержать следующие основные разделы:

· Сведения о том кто отвечает за организацию учета.

· Бухгалтерская служба, ее организация и руководство.

· Выбор способа (формы) ведения и организации учета.

· Формирование правил документооборота и установление графика документооборота;

Учет движения книжного фонда проводит библиотекарь, он является непосредственным исполнителем ряда работ, в ходе которых обязательно образуются самые разные документы (формуляр читателя, электронные книги, журналы и газеты, акт о списании книг и т. п.). Качество управленческой документации отражает качество управленческого процесса. Грамотное управление рождает грамотные документы. Недаром внешние проверки управления библиотекой основываются на оценке управленческой документации - отчетов, ведомостей, справок и т. п. И наоборот, качество документов часто влияет на конкретные действия персонала: чем грамотнее документ оформлен, тем эффективнее деятельность персонала. Не менее важна четкая работа с документами в ходе исполнения конкретных действий. Правильное оформленное и сохраняемое требование на поставку необходимой литературы, грамотно составленный акт списания книжного фонда и т.д. [9]

Все это неотъемлемая часть, составляющей работы, за которую отвечает библиотекарь.

Библиотекарь при автоматизации должен вводить данные по книжному фонду из первичных документов: счет-фактура, формуляр читателя, акт о списании книжного фонда в компьютеры и сформировать соответствующие отчеты.

Затем библиотекарь сдает главному бухгалтеру всю отчетность за отчетный период на проверку.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет в библиотеке в зависимости от объемов учетной работы может вестись самостоятельным структурным подразделением, централизованной бухгалтерией или непосредственно главным бухгалтером (бухгалтером) при отсутствии соответствующего структурного подразделения. В данном случае учет движения книжного фонда возложен на библиотекаря.

Теперь, рассмотрев процесс движения документооборота в библиотеке, мы можем сформулировать требования к создаваемому программному продукту.

Требуется создать автоматизированную систему учета для библиотеки РГГУ, которая позволит выдавать книги читателям, отслеживать задолженности читателя и формировать отчеты по совершенным операциям за заданный период.

В программе должны фиксироваться следующие события:

· Выдача книг читателю из библиотеки на определенный срок.

· Продление книги.

· Возврат книги читателем в библиотеку.

· Потеря книги читателем.

Для каждого события в конфигурации необходимо предусмотреть соответствующий документ.

Правила работы библиотеки следующие:

· Читатель может взять в библиотеке только определенное количество книг (задается директором библиотеки).

· Читатель берет книги обычно на месяц, но может сразу взять книгу на больший срок, если явно скажет об этом.

· Читатель может продлевать книгу, т.е. сообщать о том, что он вернет ее позже указанного ранее срока.

· При просрочке возврата книги, читатель получает предупреждение.

· Когда предупреждений у читателя накапливается больше определенного предела, он лишается правом пользования библиотекой на 1 месяц.

· При потере книги читатель лишается правом пользования библиотекой на 1 месяц, независимо от количества предупреждений.

В программе реализовать возможность формирования библиотечной выписки, которая показывает все совершенные операции за заданный период. Необходимо предусмотреть возможность выбора операции только по указанному читателю и/или по указанной книге.

В программе предусмотреть вывод информации по задолженностям каждого читателя на данный момент, т.е. какие книги у него сейчас на руках и когда он должен их вернуть.

В конфигурации разработать возможность поиска нужной книги по следующим критериям:

· Названию.

· Автору.

· Жанру.

Каждому читателю и каждой книге должен быть присвоен уникальный код. В экранных формах выбор читателя должен производится путем введения кода, программа должна найти читателя или книгу в справочнике по коду.

Денежные расчеты.

Каждая книга имеет определенную цену. При потере книги читатель должен заплатить штраф и стоимость утерянной книги. Предусмотреть реализацию этой функции.

Отмена документов.

При отмене проведения документов все изменения, которые, он сделал в системе, должны быть также отменены. Для сохранения непротиворечивости базы данных, отмена документов должна проводиться в обратном порядке для каждого читателя и книги.

Для решения задачи «Автоматизация учета книжного фонда в библиотеке» используются следующие формы первичных документов:

· Счет-фактура.

· Акт о списании книжного фонда.

· Формуляр читателя.

На основании этих документов составляются входные файлы:

· «Поступление» - содержит информацию о поступлении книг.

· «Списание» - содержит информацию о списанной литературе.

· «Выдача читателям»- содержит информацию о книгах, выданных читателям на руки.

На основании имеющейся информации сформировать отчеты:

· Библиотечная выписка.

· Перечень книжных изданий.

· Читатели.

· Долги читателя.

· Список задолжников.

· Отчет о работе библиотеки РГГУ.

· Мониторинг обеспечения учебной литературой по группам.

При работе с данными использовать следующие расчетные формулы:

· сумма по приходу книг = стоимость за единицу * количество;

· сумма по списанию книг = стоимость за единицу * количество;

· сумма по остатку книг = остаток книг * стоимость за единицу;

Источником входной информации является библиотекарь.

Получателем результатной информации является библиотекарь и бухгалтерия.

Для установки данной автоматизированной системы и ее нормального функционирования необходимы следующие минимальные требования к системе:

· процессор Pentium III и выше;

· ОЗУ 256 Мбайт и выше;

· VGA монитор;

· объем жесткого диска 2 Гб и выше;

· операционная система Windows 98/2000/Me/XP;

· принтер;

· 1С:Предприятие 7.7.

Потребителями результатной информации являются библиотекарь и бухгалтерия.

2.2 Обзор и анализ существующего программного обеспечения для решения задач

Система автоматизации библиотек АИБС "МАRC"

Автоматизированная информационно-библиотечная система "МАRC" (АИБС "МАRC") предназначена для автоматизации наиболее трудоемких библиотечных процессов, связанных с комплектованием, обработкой первоисточников, печатью стандартных выходных форм от оформления предварительного заказа до списания, регистрацией читателей и их обслуживанием.

Система позволяет заменить привычный карточный каталог литературы так называемым электронным каталогом, с помощью которого можно высокоэффективно организовать следующие процессы:

· Текущее комплектование

· Комплектование периодических изданий

· Прием, учет и обработка поступающих изданий (книг, журналов)

· Ведение, редактирование и использование любых каталогов и картотек

· Создание, ведение и использование справочно-библиографического аппарата

· Справочно-библиографическое обслуживание

· Информационно- библиографическое обслуживание

· Рекомендательная библиография

· Библиотечное обслуживание читателей

· Организация библиотечных фондов

· Анализ работы библиотеки

· Администрирование автоматизированных библиотечных процессов.

Использование АИБС "МАRC" совместно с Генератором выходных форм позволяет самим библиотекарям спроектировать и распечатать практически любые выходные формы (документы), своевременно и без дополнительных затрат реагируя на любые изменения стандартов, а также внутренних нормативных актов по ведению библиотечной документации.

АИБС "МАRC" позволяет библиотечным работникам практически полностью избавиться от ручного ввода в ЭВМ литературы путем получения от автоматизированных библиотек региона, из централизованных источников, а также из-за рубежа, уже имеющихся на дискетах (магнитных лентах и т.д.) описаний первоисточников. [4]

Одной из новых разработок является автоматизированная информационно- библиотечная система "MARC - Web". Используя это программное средство, можно производить поиск информации в базах данных других библиотек через Internet. Удаленный пользователь, обратившись на Web- страницу библиотеки может произвести санкционированный поиск информации и получить результаты поиска. При наличии дополнительных прав доступа пользователь сможет переписать себе необходимую информацию из базы данных в различных видах (например, в MARC - формате). Такой принцип позволяет осуществлять межбиблиотечный обмен данными на качественно новом уровне. Таким образом, с помощью "MAРК - Web" библиотека становится получателем информации из Internet и других сетей, и передатчиком собственной накопленной информации другим пользователям, т.е. становится полноценным участником мирового рынка информации.

Многие наработки, сделанные при создании и эксплуатации АИБС "MARC - Web", легли в основу другой автоматизированной системы - "MARC - SQL". Автоматизированная информационно- библиотечная система АИБС "MARC-SQL" представляет собой информационную систему для автоматизации библиотечных процессов и предназначена для использования в библиотеках различного уровня и принадлежности.

АИБС "MARC-SQL" (Internet) относится к системе третьего поколения и обеспечивает комплексную автоматизацию всех библиотечных процессов: комплектование литературы, ведение электронных каталогов, систематизацию, обработку поступающих изданий, учет библиотечных фондов, справочно-информационное обслуживание читателей, межбиблиотечный абонемент. АИБС "MARC-SQL" (Internet) позволяет предоставить доступ к вашему Электронному Каталогу через Internet для поиска и просмотра документов. Обеспечена полная преемственность базы данных для пользователей, которые создавали базы данных с помощью однопользовательского или сетевого варианта.

АИБС "MARC-SQL" позволяет осуществлять автоматизацию библиотечных процессов на базе новейших информационных технологий. Создание электронного каталога, доступ к каталогу через Internet, формирование и печать выходных форм, обслуживание читателей, ведение статистической и управленческой отчетности, заказ через Internet. Эта система предназначена для работы, как на отдельных компьютерах, так и в сети. Система может работать с операционными средами Windows 95/ NT, UNIX. По набору библиотечных функций новая система соответствует однопользовательскому варианту АИБС "МАRC", но выполняет эти функции на качественно высоком уровне, используя все свои преимущества, которые предоставляет Windows. В зависимости от типа и конфигурации используемой базы данных система может работать как в локальном, так и в сетевом режиме. При этом "MAРК - SQL"может работать практически со всеми типами SQL- серверов, в операционных средах Windows 95/ NT, UNIX. АИБС "MARC - SQL" имеет модульную структуру.

АИБС "MARC-SQL" базируется на архитектуре "клиент - сервер" и функционирует под WINDOWS 95/98/2000. Основные функции АИБС "MARC-SQL" реализованы в виде модульной структуры, реализован дружественный графический интерфейс, осуществляется поддержка диалогового режима работы. АИБС "MARC-SQL" состоит из пяти модулей: Администратор, Комплектование, Каталогизация, Абонемент, Поиск.

АИБС "MARC-SQL" обладает мощными поисковыми возможностями. В системе реализованы различные виды поиска: простой, расширенный, фиксированный, по словарям, по фильтрам, которые рассчитаны как на неподготовленного, так и на опытного пользователя. Поиск информации может осуществляться по любым элементам библиографического описания и их сочетания.[15]

АИБС "MARC-SQL" обеспечивает автоматическое формирование и печать полного комплекта стандартных выходных форм (карточек, формуляров, читательских требований, бюллетеней, указателей и т.д.).

В АИБС "MARC-SQL" реализована этапная технология создания библиографических записей. При использовании этапной технологии каждому этапу определяется доступный набор модулей, функций, шаблонов, документов. Через режимы импорта/экспорта данных производится поддержка коммуникативных форматов USMARC, UNIMARC, RUSMARC. Осуществляется поддержка протокола Z39.50. В АИБС "MARC-SQL" представляются возможности создания собственных выходных форм и получения необходимых статистических данных.

Проанализировав имеющееся программное обеспечение для решения поставленной задачи, можно сделать вывод:

Для решаемой задачи рассмотренные системы являются перегруженными. Можно выделить много функций, которые при использовании этих систем в исследуемом учреждении не будут задействованы. Но самая главная причина, по которой данные системы не могут быть использованы в рассматриваемой библиотеке- это высокая стоимость программ. Поэтому необходимо разработать программный продукт, реализующий функции в рамках поставленной задачи.

2.3 Информационное обеспечение задачи

2.3.1 Классификация и кодирование информации

Для решения данной задачи используется следующие коды:

Таблица 1. Характеристика кодов

Наименование кода	Метод классификации	Система кодирования	Идентификатор	Количество объектов	Длина
Код произведения	последовательный	разрядная	КодПр	99999	5
Код поставщика	последовательный	порядковая	КодП	999	3
Код читателя	последовательный	порядковая	КодЧ	99999	5
Код автора	последовательный	порядковая	КодА	9999	4
Код группы	последовательный	порядковая	КодГр	999	3

Код произведения - сложный код, разрядная система кодирования. Структура кода выглядит следующим образом:

Х ХХХХ

Порядковый номер

Код группы литературы

Таблица 2. Структура кода произведения

Код группы литературы	Наименование группы	Порядковый номер	Код	Название книги
1	Учебники	0001	11112	Немецкий язык
2	Справочники	0002	23432	Photoshop для начинающих
3	Словари	0003	12321	Для начинающих программировать в 1с
4	Журналы	0004	34765	Chip

Код поставщиков - используется простой код, порядковая система кодирования:

Таблица 3. Классификатор поставщиков

Код	Наименование поставщика
1	Полином
2	Дрофа
3	Просвещение
4	Мир книги

Код читателя-простой код, порядковая система кодирования:

Таблица 4. Классификатор читателей

Код	Наименование читателя
1	Кушекбаев Алексей
2	Филатов Дмитрий
3	Каратуев Андрей
4	Шустов Дмитрий
5	Бурцев Павел
6	Лобастов Иван
7	Базаров Эдуард

2.3.2 Характеристика входной информации

Носителями входной информации в задаче «Автоматизация учета книжного фонда в библиотеке» являются первичные документы:

· Счет-фактура

· Формуляр читателя

· Акт о списании книжного фонда

Счет-фактура. Документ «Счет-фактура выписывается поставщиком при совершении операций, связанных с приобретением товаров и расчетами за приобретенные товары.

Ответственное лицо от поставщика заполняет счет-фактуру, которая передается библиотекарю.

Счет-фактура является документом содержащий информацию о поступлении книг в библиотеку, справочные данные о местах нахождения поставщика и покупателя, их расчетных счетах, отделениях банков, их обслуживающих, телефоны/факсы и т.д.

Счет-фактура состоит из следующих граф:

· Ассортимент книг.

· Количество.

· Цена за единицу.

· Сумма.

Заполняется ответственным лицом от продавца и подписывается ответственным лицом от покупателя, главным бухгалтером. Счет-фактура выписывается в 3-х экземплярах:

Продавцу для списания товара.

Покупателю для оприходования книг.

В банк на оплату за проданные книги.

Формуляр читателя состоит из следующих граф:

· Дата выдачи книги.

· Фамилия, имя, отчество читателя.

· Наименование книги.

· Инвентарный номер.

· Дата возврата книги.

· Подпись того, кому выданы книги.

Один раз в год проводится инвентаризация. Для этого создается специальная комиссия, которая также проверяет порядок ведения карточек читателя библиотекарем.

Акт на списание книжного фонда.

При составлении потерь от порчи книг составляется акт на списание книжного фонда. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной главным бухгалтером с участием главного бухгалтера вуза, при этом выясняются причины порчи книг, а также устанавливаются виновные в этом лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию вуза, второй - остается у библиотекаря.

Сведения о книгах, утерянных читателями и принятых взамен, заносят в специальную «Тетрадь Учета». В тетради указываются дата записи, ФИО читателя, инвентарный номер, автор, заглавие, год издания и цена утерянного издания, автор, заглавие, год издания и цена принятого издания, расписка читателя. Списание литературы из библиотечного фонда производят не реже одного раза в год.

Данные из первичных документов вводятся в файлы.[14]

Таблица 5/ Входные файлы

Наименование входного файла	Идентификатор	№ приложения (структура файла)	№ приложения (содержимое файла)
Приход	РГГУ0301	1	2
ВыдачаКниги	РГГУ0302	3	4
Списание	РГГУ0303	5	6

Описание входных (рабочих) файлов, представлено в таблице 6.

Таблица 6. Описание входных массивов

Наименование массива	Назначение	Вид	Ключевые признаки формирования и упорядочивания	Данные для формирования массива берутся из следующих первичных документов	Массив используется при составлении выходного документа
1	2	3	4	5	6
РГГУ0301	содержит сведения о поступлении книг в библиотеку	переменный	Код книги	РГГУ0101 РГГУ0102	Отчет «Поступление книг». Отчет «Перечень книжных изданий». Отчет «Читатели». Отчет о работе библиотеки вуза. Отчет «Мониторинг обеспечения учебной литературой по группам».
РГГУ0302	содержит сведения о списанных книгах	переменный	Код книги	РГГУ0104	Отчет о работе библиотеки вуза. Отчет «Читатели».
РГГУ0303	содержит сведения о выданных читателям на руки книгах	переменный	Код читателя	РГГУ0103	Отчет «Библиотечная выписка». «Долги читателя». «Список задолжников». Отчет о работе библиотеки вуза. «Свободные книги». «Выданные книги».

2.3.3 Характеристика нормативно-справочной информации

В качестве нормативно-справочной информации используются данные из следующих таблиц:

Таблица 7. Нормативно-справочные файлы

Наименование Нормативно-справочного файла	Идентификатор	№ приложения (структура файла)	№ приложения (содержимое файла)
1	2	3	4
Таблица, содержащая информацию о произведениях (Произведения)	РГГУ0321	7	8
Таблица, содержащая информацию о поставщиках (Поставщики)	РГГУ0322	9	10
Таблица, содержащая информацию об Читателях (Читатели)	РГГУ 0323	11	12
Таблица, содержащая информацию о жанрах книг (Жанры)	РГГУ 0324	13	14
Таблица, содержащая информацию об авторах (Авторы)	РГГУ 0325	15	16
Таблица, содержащая информацию о группах (Группа)	РГГУ 0326	17	18

Описание нормативно-справочных массивов приведено в таблице 8.

Таблица 8. Описание нормативно-справочных массивов

Наименование массива	Назначение	Вид	Ключевые признаки формирования и упорядочивания	Данные для формиров. Массива берутся из след. первич. док-ов	Массив используется при составлении выходного документа
РГГУ0321	содержит сведения о произведениях	Условно постоянный	Код произведения	РГГУ0101РГГУ0102	Отчет «Поступление книг». Отчет «Библиотечная выписка». Отчет «Перечень книжных изданий». Отчет «Долги читателя». Отчет о работе библиотеки вуза. Отчет «Мониторинг обеспечения учебной литературой по группам». Отчет «Свободные книги». Отчет «Выданные книги».
РГГУ0322	содержит свед-ия о поставщиках	Условно постоян-й	Код поставщика	РГГУ0101 РГГУ0102	Отчет «Поступление книг».
РГГУ0323	содержит сведения о читателях	Условно постоян-й	Код читателя	РГГУ0103 РГГУ0101	Отчет «Библиотечная выписка». Отчет «Читатели». Отчет «Долги читателя». Отчет «Список задолжников». Отчет «Выданные книги».
РГГУ0324	содержит сведения о жанрах	Условно постоян-й	Код жанра	РГГУ0101 РГГУ0102	Отчет «Поступление книг». Отчет «Библиотечная выписка». Отчет «Перечень книжных изданий». Отчет «Читатели». Отчет «Выданные книги». Отчет «Свободные книги».
РГГУ0325	содержит сведения об авторах	Условно постоян-й	Код автора	РГГУ0101РГГУ0102	«Поступление книг». «Библиотечная выписка». «Перечень книжных изданий». «Читатели». «Выданные книги». «Свободные книги».
РГГУ0326	содержит сведения о группах	Условно постоян-й	Код группы	РГГУ0103 РГГУ0101	Отчет «Библиотечная выписка». Отчет «Читатели». Отчет «Долги читателя». Отчет «Список задолжников». Отчет «Выданные книги». Отчет «Мониторинг обеспечения учебной литературой по группам». Отчет о работе библиотеки

2.3.4 Характеристика результатной информации

В результате решения задачи получаются следующие выходные документы:

Таблица 9. Выходные документы

Наименование машинограммы (видеограммы)	Идентификатор	№ приложения
Отчет «Поступление изданий и документов»	РГГУ 0401	--
Отчет «Библиотечная выписка»	РГГУ 0402	20
Отчет «Перечень книжных изданий»	РГГУ 0403	21
Отчет «Читатели»	РГГУ 0404	22
Отчет «Долги читателя»	РГГУ 0405	23
Отчет «Список задолжников»	РГГУ 0406	24
Отчет о работе библиотеки вуза	РГГУ 0407	--
Отчет «Мониторинг обеспечения учебной литературой по группам»	РГГУ 0408	--
Отчет «Свободные книги»	РГГУ 0409	--
Отчет «Выданные книги»	РГГУ 0410	--

На основании входного файла «Поступление» и справочников: «Произведения», «Жанры книг» и «Поставщики» формируется отчет «Поступление книг» (РГГУ0401). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о поступивших книгах. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Жанры книг», а затем по реквизиту «Наименование».

На основании входного файла «Выдача читателям» и справочника «Читатели» и «Произведения» формируется отчет «Библиотечная выписка» (РГГУ0402). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о движениях книжного фонда. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Дата документа», а затем по реквизиту «Документ».

На основании входного файла «Поступление» и промежуточного файла «Регистр остатков» формируется отчет «Перечень книжных изданий» (РГГУ0403). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о книжном фонде библиотеки вуза. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Жанр книги», а затем по реквизиту «Наименование».

На основании входного файла: «Выдача читателям» и справочника: «Читатели» формируется «Читатели» (РГГУ0404). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о читателях. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Группа», а затем по реквизиту «Наименование».

На основании входного файла: «Выдача читателям», промежуточного файла «Регистр остатков» и справочника: «Читатели» формируется отчет «Долги читателя» (РГГУ0405). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о задолженности выбранного читателя на заданную дату. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Жанр книги», а затем по реквизиту «Наименование».

На основании входного файла: «Выдача читателям», промежуточного файла «Регистр остатков» и справочника: «Читатели» формируется отчет «Список задолжников» (РГГУ0406). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о задолженности читателей на заданную дату. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Читатель», а затем по реквизиту «Наименование».

На основании входных файлов: «Выдача читателям», «Поступление», «Списание» и промежуточного файла «Регистр остатков» и справочников: «Читатели» и «Поставщики» формируется отчет о работе библиотеки вуза (РГГУ0407). Ведомость формируется ежемесячно и содержит статистические сведения о поступивших, списанных книгах, книгах, находящихся в наличии на руках.

На основании входных файлов: «Поступление», «Списание» и промежуточного файла «Регистр остатков» формируется отчет «Мониторинг обеспечения учебной литературой по группам» (РГГУ0408). Ведомость формируется ежемесячно и содержит статистические сведения о комплектовании библиотеки необходимой учебной литературой.

На основании входного файла: «Выдача читателям», промежуточного файла «Регистр остатков» и справочника: «Произведения» формируются отчеты «Свободные книги» и «Выданные книги» (РГГУ0409 и РГГУ0410). Ведомости формируются по запросу и содержат сведения о книгах свободных и выданных. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Жанр книги», а затем по реквизиту «Наименование».[16]

Во второй главе мы произвели анализ существующего программного обеспечения, пригодного для автоматизации библиотеки и сделали вывод о необходимости разработки программы, отвечающей всем особенностям учета книжного фонда в библиотеке филиала РГГУ в г. Улан-Удэ. Кроме этого мы произвели постановку задачи и подробно разобрали назначение и взаимосвязь входной, нормативно-справочной и результатной информации.

Глава 3. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА УЧЕТА КНИГ В БИБЛИОТЕКЕ РГГУ в г. Улан-Удэ

3.1 Выбор языка программирования для реализации программного продукта

1С: Предприятие 7.7

Программа «1С: Предприятие 7.7» предназначена для автоматизации ведения бухгалтерского учета (сетевая версия). 1С: Предприятие ориентирована на работу в реальном времени. Она автоматически поддерживает в актуальном состоянии текущие остатки товарных и денежных средств. При вводе документов может выполняться контроль состояния взаиморасчетов клиента. 1С: Предприятие имеет широкие возможности для связи с другими программами. Конкретная конфигурация может поддерживать автоматическую загрузку справочников из внешних приложений, передачу отчетов в другие программы, в том числе для формирования проводок для компонента «Бухгалтерский учет». 1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия.

Система 1С:Предприятие, версии 7.7 эксплуатируется на большом числе российских предприятий. Комплексная поставка включает следующие компоненты: Бухгалтерия, Торговля, Склад, Заработная плата, Кадры и Производство.

Субъекты хозяйственной деятельности (предприятия, фирмы и др.) нередко используют часть возможностей системы, например подсистему Бухгалтерия, или Торговля и Склад, или Зарплата и Кадры. Такие подсистемы в 1С называются конфигурациями. Приспособление системы к потребностям предприятия осуществляется средствами встроенного языка.1С:Предприятие - это специализированная объектно-ориентированная система управления базами данных (СУБД), предназначенная для автоматизации деятельности предприятия.

На вопрос, зачем взамен поставляемых фирмой средств разрабатывать альтернативы, ответ известен. Практически на любом предприятии при внедрении системы стоят задачи ее адаптации и оптимизации, собственно для решения которых и приспособлен встроенный язык программирования 1С.

1С:Предприятие является гибкой настраиваемой системой, с помощью которой можно решать широкий круг задач в сфере автоматизации деятельности предприятий.

Встроенный язык системы 1С:Предприятие предназначен для описания (на стадии разработки конфигурации) алгоритмов функционирования прикладной задачи.

Основной особенностью системы 1С:Предприятия является ее конфигурируемость. Конфигурация создается штатными средствами системы. Конфигурация обычно поставляется фирмой «1С» в качестве типовой для конкретной области применения, но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Система 1С:Предприятие имеет компонентную структуру. Часть возможностей, предоставляемых системой для решения задач автоматизации, являются базовыми, то есть поддерживаются в любом варианте поставки системы. Таким образом, состав установленных компонент определяет функциональные возможности системы.

Всего существуют три основных компоненты: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет». Каждая компонента расширяет возможности системы своим механизмом обработки информации. Эти механизмы нельзя однозначно сопоставить с конкретными задачами автоматизации предметной области, однако, они имеют достаточно четкую направленность, которая определяет выбор состава необходимых компонент, для создания конкретной конфигурации.[8]

Компонента «Бухгалтерский учет» реализует отражение хозяйственных операций, происходящих на предприятии в бухгалтерском учете. Она манипулирует такими понятиями, как бухгалтерские счета, операции и проводки. Возможности компоненты «Бухгалтерский учет» позволяют вести учет параллельно в нескольких планах счетов, вести многомерный и многоуровневый аналитический учет, количественный и валютный учет.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для автоматизации оперативного учета наличия и движения средств. Возможности компоненты «Оперативный учет» позволяют регистрировать движения и получать информацию о движениях и остатках товарных, материальных, денежных и других средств предприятия в реальном времени в самых различных разрезах Использование этого механизма позволяет автоматизировать учет взаиморасчетов с клиентами, учет складских запасов товаров, и многое другое. Одна из главных областей применения данной компоненты -- автоматизация учета складских и торговых операций.

Компонента «Расчет» предназначена для автоматизации сложных периодических расчетов. Возможности этой компоненты позволяют выполнять расчеты различной сложности, в том числе -- с пересчетом результатов «задним числом», и вести архив расчетов за прошедшие периоды. Одна из основных областей применения компоненты -- расчет заработной платы.