Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ (НА ПРИМЕРЕ ФИЛИАЛА РГГУ г.ВСЕВОЛОЖСКА)

ПЛАН:

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Анализ источников и литературы

1.2 Исследование современных технологий и средств разработки

1.3 Анализ аналогов-ресурсов. Анализ рынка

1.4 Описание задач, функций и структуры филиала РГГУ в г.Всеволожске

1.5 Организация взаимодействия структурных подразделений филиала

1.6 Структура филиала

1.7 Обоснование выбора и системный анализ с применением CASE-средств

1.8 Выявление и оценка информационных потоков и структуры информации

1.9 Структуризация и обоснование требований (заказчика) к автоматизации, постановка задачи

Выводы

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ ФИЛЛИАЛА РГГУ Г. ВСЕВОЛОЖСК

2.1 Выбор необходимой информации для информационной системы

2.2 Проектирование и анализ структуры информационной системы

2.3 Проектирование и анализ системы навигации

2.4 UML моделирование

2.5 Проектирование базы данных

2.5.1 Выбор модели данных

Выводы

ГЛАВА 3. ПРОГРАММНАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ ИНОФРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ

3.1 Выбор инструментальных средств

3.2 Выбор СУБД

3.3 Создание физической модели данных

3.4 Физическая реализация информационной системы

3.5 Тестирование информационной системы

3.6 Установка информационной системы

Выводы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ВВЕДЕНИЕ

Управление учебным заведением представляет собой сложный процесс, включающий выбор и реализацию определенного набора управленческих воздействий на текущих временных отрезках с целью решения стратегической задачи обеспечения его устойчивого развития.

Информационные технологии в значительной мере расширяют возможности эффективного управления, так как предоставляют в распоряжение сотрудников учебного заведения новейшие методы обработки и анализа информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Деятельность филиала РГГУ в г. Всеволожске в настоящий момент направлена на широкое применение в сфере своей деятельности информационных технологий.

Важным направлением развития системы управления филиала РГГУ в г. Всеволожске является внедрение информационной системы управления учебным процессом.

Информационная система управления учебным процессом представляет собой описание процедур управления учебным процессом и поддерживающую их информационную систему.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение[4].

На любом предприятии при помощи информации осуществляется вся управленческая деятельность. От ее скорости и точности обработки зависит эффективность работы самой организации. Таким образом, процесс управления это оценка и анализ необходимой информации с принятием решений.

При наличии в организации информационной системы, отдел управления способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности организации, без временных задержек.

Информационная система управления учебным процессом обеспечивает полный цикл управления вузом, начиная от приема абитуриентов до выпуска студентов с выдачей им надлежащих документов - дипломов, академических справок, а также отчетности, требуемой от филиала РГГУ головным вузом.

Актуальность темы дипломного проекта работы обусловлена необходимостью разработки информационной системы управления учебным процессом как одного из факторов совершенствования системы управления филиала РГГУ в г. Всеволожске и повышением эффективности ее работы.

Практическая значимость дипломного проекта заключается в том, что за счет качественной и быстрой обработки информации будет сокращено время на принятие решений связанных с управлением учебным процессом.

Цель проекта - разработка информационной системы управления учебным процессом филиала РГГУ в г. Всеволожск.

Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

- рассмотреть теоретические основы проектирования системы;

- провести проектирование информационной системы;

- выполнить программную реализацию информационной системы управления учебным процессом.

Предмет исследования - система управления учебным процессом филиала РГГУ г Всеволожске.

Объект исследования: филиал РГГУ в г Всеволожске.

В первой главе выполнен анализ предметной области, рассмотрены основы проектирования информационных систем. Произведен анализ источников и литературы, связанный с разработкой информационных систем, рассмотрен рынок информационных систем аналогов управления учебным процессом, проведен анализ функций и задач управления. Выбраны и проанализированы функции и задачи, подлежащие автоматизации, выявлены информационные потоки и структура информации, поступающая в филиал, структурированы и обоснованы требования к автоматизации, поставлена задача на разработку информационной системы управления учебным процессом.

Во второй главе выполнено проектирование информационной системы управления учебным процессом филиала РГГУ в г. Всеволожске. Обоснован выбор модели данных предметной области и разработана логическая, концептуальная модель объекта автоматизации. Выбрано средство разработки информационной системы. С помощью CASE-средств выполнено проектирование логики работы, приложения, разработана документация к техническому проектированию, в соответствии с ГОСТ.

В третьей главе обоснован выбор среды разработки информационной системы, разработана физическая структура, реализована логика работы приложения в программной среде. Частично наполнена база программного продукта реальной информацией. Проведено тестирование продукта, написана документация по использованию информационной системы управления учебным процессом.

В работе 2 приложения, 55 изображений и 11 таблиц.

В заключение работы подведен итог проведенного исследования, изложены полученные выводы и сформулированы цели и задачи дальнейшей разработки темы.

В работе над проектом использовались ГОСТ 34.601-90, 34.320.96, стандарт ISO/IEC 12207 и работы российских и иностранных ученых.

Изучение CASE-средств поддержки и проектирования информационных систем было рассмотрено в работе В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. Подробно рассмотрены основные методы функционального и объектно-ориентированного анализа деятельности предприятий, приведены примеры анализа с использованием доступных на данный момент программных продуктов, рассмотрены основные особенности моделирования бизнес-процессов в середе BPwin [7].

В учебнике под редакцией А.А. Козырева подробно рассмотрены все требования к стандартизации и документации корпоративных систем. В работе рассмотрены компьютерные и экономические аспекты повышения эффективности информационных технологий, а также технологии интеллектуальной поддержки управленческих решений [19].

Г.А. Титоренко в своей работе рассмотрел общие вопросы информатизации управленческих процессов, место информационных систем и технологий в экономике, раскрыл методические подходы к созданию систем и технологий [20]

Для решения поставленных задач использовались общенаучные методы теоретического исследования: анализ документов филиала РГГУ в г. Всеволожске, систематизация, классификация, моделирование, синтез, системный подход), методы эмпирического исследования (обобщение опыта, наблюдение, анкетирование, тестирование), экспертные методы и методы математической статистики.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Анализ источников и литературы

«Под информационной системой понимают совокупность объектов, компонентов или элементов произвольной природы, образующих некоторую целостность»[21] - такое определение информационной системы дается в книге Федоровой Г.Н. В книге раскрыты главные направления развития информационных технологий и информационных ресурсов. Рассмотрены основные методологии и принципы в построении современных информационных систем. В работе Федоровой Г.Н. рассмотрены методы оценки эффективности автоматизированных ИС и проведен детальный анализ построения корпоративных систем. В книге дается определение жизненного цикла и особенности сопровождения информационной системы.

Будучи достаточно сложным процессом, автоматизация любой деятельности человека при решении практических задач должна иметь научное - прежде всего методологическое - обеспечение. Автоматизация профессиональной деятельности определяется как процесс создания, внедрения и использования технических, программных средств и математических методов, освобождающих человека от непосредственного участия в получении, преобразовании и передаче энергии, материалов и (или) информации в профессиональной деятельности. [25]

Более подробное внимание интегрированным системам предприятия, их особенностям, свойствам и значимостью уделяется в учебном пособии Л.А. Вдовенко - «Информационная система предприятия». В книге более полно раскрывается архитектура систем, в особенности это логическая структура и бизнес-логика. Основное место отводится профессиональным пакетам программ моделирования, описаны технические особенности программной структуры и архитектуры корпоративных систем. Описаны технические особенности программной структуры и архитектуры корпоративных информационных систем. В программной структуре основное место отводится профессиональным пакетам прикладных программ, реализующим концепцию ERP-систем.

Изучение CASE-средств поддержки и проектирования информационных систем было рассмотрено В. Грекулом в книге «Проектирование информационных систем». В ней был собран материал рассматривающий основные особенности специалистов по проектированию информационных систем, а именно:

- разработка требований к системе;

- анализ объекта автоматизации;

- выбор и адаптация программного продукта.

Даны этапы проектирования ИС с применением унифицированного языка визуального моделирования.

В книге подробно рассмотрены главные методы функционального и объектно-ориентированного анализа деятельности предприятий. Так же в ней приводятся примеры анализа с использованием доступных на данный момент программных продуктов.

А.А. Козырев в своем учебнике «Информационные технологии в экономике и управлении» подробно рассмотрел все требования к стандартизации и документации корпоративных систем, компьютерные, экономические аспекты повышения эффективности информационных технологий и технологии интеллектуальной поддержки управленческих решений.

В учебнике Г.А. Титоренко были рассмотрены информационные процессы в экономике и обоснована вся необходимость в их автоматизации. Так же в нем рассмотрены основные особенности форм документооборота.

1.2 Исследование современных технологий и средств разработки

Основная идея и принципы информационных систем возникли еще задолго до появления персональных компьютеров. Изначально они представлял собой библиотеки, архивы, телефонные и информационные справочники, но только с приходом компьютеризации информационные системы обрели свой настоящий облик, увеличили свою эффективность и расширили сферу своего применения.

В 50х годах XX века, в послевоенное время, возникла потребность в росте производительности в сфере обработки информации. Это было время, когда экономические механизмы регулирования и организационные структуры уже не справлялись с ростом трудностей в управлении экономикой. Именно тогда появились первые автоматизированные системы по обработки информации. Изначально они предназначались для выписки счетов, составления ведомостей, накладных, расчета зарплаты и прочих бухгалтерских операций. Реализация расчетов происходила на счетных машинах. В целом же это привело к сокращению времени на подготовку бумажных документов.

В 60х годах с появлением новых ОС, языков программирования и дисковых подсистем информационные системы получают новый виток в развитии. Теперь с их помощью готовят отчетную документацию. Создаются новые системы для подготовки отчетов для управленцев принимающих важные решения.

70е годы развития баз данных и технологий обработки данных. Создаются хорошие предпосылки для появления систем поддержки принятия решений (СППР).

В 70-80е годы с развитием телекоммуникаций расширилась область применения ИС. Они начинают применяться с в качестве управленческого контроля, поддерживают и ускоряют процесс принятия решений.

Путь развития информационных систем в России и на Западе проходил по-разному. Это связано с историческими событиями и отличиями в экономике. Плановая экономика жестко распределяла материальные, финансовые, экономические и человеческие ресурсы, таким образом, внедрение информационных систем было направлено только на бухгалтерские операции и кадровые подразделения. В капиталистическом обществе, где роль экономии и управления ресурсами играла важную роль, применение ИС начиналось с задач управления.

С самого начала в основе западных ИС лежали идеи оптимизации использования финансовых и материальных средств. Это отразилось в таких ИС как IC - управление запасами, MPR - планирование в потребностях материалами, MPRII - планирование производственных ресурсов. Задачи учета ресурсов тесно связывались с задачами управления.

1.3 Анализ аналогов-ресурсов. Анализ рынка

В настоящий момент на рынке информационных систем управления учебным процессом имеются:

«Tandem University» - разработана российской компанией и представляет собой комплексное решение по автоматизации государственных и коммерческих вузов. Система основана на клиент-серверной архитектуре. Серверная часть написана на Java c использованием Spring Framework, что позволяет ей быть кроссплатформенной и легко масштабируемой. Внедрение системы происходит на модульной основе, что в свою очередь позволяет производить ее внедрение поэтапно. База данных хранится на сервере, и находятся под управлением СУБД (MySQL, Oracle, PostrgreSQL, Interbase). Tandem University поставляется с открытыми исходными кодами с правом на доработку при условии не распространения третьим лицам.

Базовые модули:

- организационная структура;

- справочники;

- система прав доступа;

- контингент студентов;

- кадровый реестр;

- администрирование.

Система Tandem University позволяет объединить управление всеми аспектами учебного процесса. В её основе лежит единая информационная база, оснащенная большим количеством средств для проведения анализа и составления полной картины деятельности университета. Внедрение Tandem University позволяет создавать дополнительные сервисы и помогает обеспечивать контроль, прозрачность всех ключевых процессов протекающих в вузе.

«Naumen University» - поставляется с открытыми исходными кодами и правом на доработку решения при условии не распространения третьим лицам. Расширяется при помощи модулей, что позволяет производить внедрение поэтапно. Отличается быстрым развертыванием и простотой обновления без участия конечных пользователей. Не требует дополнительного ПО. Информационная система построена на клиент-серверной архитектуре, разработка велась с использованием J2EE платформы. Реализовано грамотное решение по достижению максимальной безопасности системы и её данных. Стоимость внедрения оговаривается после утверждения технического задания и выбранных заказчиком модулей. Базовая конфигурация включает в себя систему прав доступа, модуль справочников, модуль "Кадры", модуль "Контингент студентов". Средняя цена системы от 600 000 рублей.

Основной концепцией решения Naumen University является представление учебного процесса как единого процесса состоящего из ряда подпроцессов отражающих в себе отдельные физические блоки. Например, в модуле приемной компании таким блоком будет блок «Абитуриент». Каждый блок обменивается информацией с информационной системой и другими блоками посредством доступных ему процессов. Таким образом, это позволяет постепенно наращивать систему и сконцентрироваться на определенных процессах и бизнес-процессах.

«Галактика Управление Вузом» - построена на базе системы Галактика ERP. Данное решение - эффективный инструмент для управления учебным процессом и всей финансово-хозяйственной деятельностью вуза.

Открытость решения Галактика Управление Вузом позволяет легко интегрировать его с системами, которые уже используются учебным заведением: с системами электронного документооборота, программами бухгалтерского учета, управления библиотечным фондом, системами казначейства и отраслевых ведомств, информационным порталом вуза, со специализированным отраслевым программным обеспечением. Это дает возможность построения единого информационного пространства и сохранения учебным заведением ранее сделанных инвестиций в ИТ.

Основные модули:

- автоматизация учебного процесса;

- приемная кампания;

- контингент обучающихся;

- штатное расписание и кадры;

- гос. контракты и договоры;

- планирование и учет финансов;

- безопасность и администрирование.

Компонентная структура решения позволяет учебному заведению выбрать собственную конфигурацию решения, а открытость позволяет легко интегрировать его с программами и системами, которые уже используются вузом, что дает возможность создания единого информационного пространства.

1.4 Описание задач, функций и структуры филиала РГГУ в г.Всеволожске

Главная задача филиала РГГУ в г.Всеволожске заключается в развитии и реализации вместе с другими филиалами университета современной модели гуманитарного образования в Северо - Западном регионе Российской Федерации.

Реализуя модель специализированного гуманитарного вуза, филиал РГГУ в г.Всеволожске концентрирует свою учебно-научную деятельность на следующих основных направлениях:

- Подготовка специалистов, обладающих фундаментальными гуманитарными знаниями в сочетании с профессиональной компетентностью, умением и навыками практической работы по избранной специальности;

- проведение прикладных научно - исследовательских работ в единстве с учебным процессом; разработка стратегий перевода современного фундаментального знания в различные образовательные практики;

- осуществление и развитие инновационных учебно-образовательных практик через привлечение ведущих преподавателей вузов, специалистов научных учреждений г. Санкт - Петербурга, работников органов власти и управления региона.

Важнейшими средствами для реализации вышеназванных направлений деятельности филиала являются:

- использование новых подходов к образованию;

- внедрение в учебный процесс современных образовательных технологий;

- формирование универсальной и гибкой образовательной среды;

- развитие принципов демократического управления филиалом;

- формирование системы контроля качества образования;

- подготовка выпускников, обладающих необходимыми профессиональными и социально-практическими знаниями, навыками и умениями, способствующими успешной адаптации к динамичным условиям развития социально-экономической и информационно-культурной среды;

- доработка учебных планов по реализуемым в филиале образовательным программам в соответствии с требованиями ГОС ВПО;

- совершенствование структуры управления учебным процессом, созданными кафедрами, подбор высококвалифицированного ППС.

По состоянию на 02.02.2011 г. в филиале РГГУ в г. Всеволожске обучается 869 студентов.

Управление филиалом осуществляется в соответствии с Федеральными законами «Об образовании» и «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», а также Уставом РГГУ и Положением о филиале РГГУ в г. Всеволожске на принципах единоначалия и коллегиальности. При этом, принцип единоначалия реализуется посредством персональной ответственности директора за деятельность филиала, в том числе, за качество подготовки выпускников, надлежащее состояние финансовой и договорной дисциплины, учета и отчетности, сохранности имущества и других материальных ценностей, находящихся в собственности или арендованных филиалом, обязательности приказов и распоряжений директора для его работников и студентов. Принцип коллегиальности реализуется путем выборов заведующих кафедрами филиала на Ученом совете университета, конкурсного отбора преподавательского состава филиала на Ученом совете по представлению директора и педагогического коллектива штатных преподавателей кафедр, открытости заседаний Ученого совета для преподавателей, сотрудников, представителей студентов филиала, участия в научных конференциях университета, регулярного предоставления работникам и обучающимся студентам информации о деятельности руководства филиала и принимаемых им решениях на совещаниях руководителей подразделений филиала у директора, общих собраниях студентов, сотрудников, заседаниях кафедр.

Университет:

- утверждает Положение о филиале;

- анализирует содержание учебного процесса, его эффективность и качество, научно-методический и педагогический уровень проведения занятий, научную деятельность филиала, его работу по подбору и расстановке кадров преподавателей, повышению их научно-методического и педагогического мастерства и вносит соответствующие рекомендации;

- организует разработку, утверждение и издание учебных планов и программ, учебно-методической литературы, документации и обеспечение ими филиала;

- осуществляет контроль за организацией в филиале вступительных испытаний, текущих и итоговых аттестаций, проводит заседания ГАК;

- осуществляет экспертизу разработанных филиалом учебно-методических материалов и дает по ним заключения;

- осуществляет анализ эффективности использования учебно-материальной базы филиала, работу по ее развитию;

- назначает и освобождает от занимаемой должности директора, начальника отдела бухгалтерского учета и финансового контроля;

- утверждает правила и план приема студентов;

- определяет объем полномочий филиала по реализации образовательных программ высшего и дополнительного профессионального образования;

- привлекает преподавателей филиала к работе соответствующих кафедр, деятельности научных подразделений университета;

- представляет в Федеральный орган управления образованием преподавателей филиала к присвоению ученых званий;

- оказывает помощь в организации научной работы, разработке локальных актов филиала;

- выдает студентам и слушателям филиала, завершившим обучение и прошедшим итоговую аттестацию, дипломы государственного образца;

- утверждает смету доходов и расходов, осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью филиала;

- оказывает помощь в разработке, апробации и внедрении в учебный процесс и научную работу филиала современных образовательных технологий, методов и процедур научно-исследовательской работы;

- оказывает инструктивную, научно-методическую, учебную и организационно-техническую помощь в подготовке и проведении лицензирования и аттестации филиала.

Непосредственное управление деятельностью филиала осуществляет
директор, который назначается и освобождается от должности приказом ректора университета и действует на основании и в рамках выданной на его имя доверенности. Директор филиала в своей деятельности непосредственно подотчетен начальнику Управления регионального развития и централизованного экстерната Университета.

Директор филиала:

- Представляет интересы университета и филиала в учреждениях, предприятиях, организациях, органах государственной власти и управления, муниципальных органах г. Всеволожска и Ленинградской области;

- осуществляет регистрацию (согласование на размещение) филиала в установленном законодательством порядке;

- открывает текущие (лицевые) счета филиала в банковских учреждениях (органах федерального казначейства) г.Всеволожска и распоряжается ими в соответствии с утвержденными сметами и графиками платежей;

- осуществляет прием и увольнение работников (кроме начальника отдела бухгалтерского учета и финансового контроля) и заключает с ними трудовые договоры в соответствии со штатным расписанием, утвержденным ректором (уполномоченным проректором) университета;

- заключает от имени университета договоры на обучение студентов;

- заключает и расторгает гражданско-правовые договоры с физическими и юридическими лицами (в том числе договоры аренды) в рамках деятельности филиала;

- утверждает правила внутреннего распорядка и должностные инструкции работников филиала, другие локальные акты;

- издает распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками филиала;

- представляет интересы университета в суде в качестве истца или ответчика по спорам, связанным с деятельностью филиала.

Директор филиала персонально отвечает за организацию учебного процесса, за расходование денежных средств в соответствии со сметой, за учет результатов финансово-хозяйственной деятельности, за полное и своевременное представление финансовой и бухгалтерской отчетности, перечисление налогов и платежей, обеспечение сохранности учебных, финансовых, кадровых и иных документов, связанных с деятельностью филиала.

1.5 Организация взаимодействия структурных подразделений филиала

Филиал имеет все необходимые документы, регламентирующие его управленческую деятельность и обеспечивающие эффективное взаимодействие и координацию всех функциональных служб и работников. К их числу следует, прежде всего, отнести Положения о подразделениях, в которых устанавливаются их назначение и место, структура, основные задачи и функции управления, права, ответственность и связи с другими структурными единицами и сторонними учреждениями.

В документах официально закреплено рациональное распределение функций управления между учебными и административными подразделениями филиала; конкретизированы их права в части принятия решений и использования имеющихся ресурсов; определены функциональные взаимосвязи между подразделениями по каждому комплексу задач управления; установлена ответственность сотрудников за качественное решение возложенных на подразделения функций управления.

Положения разработаны в соответствии с требованиями Классификатора функции, задач и операций управления (КФЗО), Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и структурно состоят из следующих разделов:

- общие положения;

- функции;

- руководство;

- организация и ликвидация.

Наличие и применение должностных инструкций в управленческой практике филиала позволяет:

- рационально распределить функциональные обязанности между его сотрудниками и исключить их дублирование;

- повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения показателей оценки периодичности их выполнения, трудоемкости, продолжительности и др.;

- поддерживать нормальный морально-психологический климат в коллективе, а также устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

- четко определить служебные связи сотрудников и их взаимоотношения друг с другом;

- конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

- повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное использование возложенных па них функциональных обязанностей;

- организовать равномерную загрузку сотрудников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.

Должностные инструкции разработаны для каждой должности в соответствии со штатным расписанием филиала и являются логическим продолжением и развитием системы его управления.

Система управления филиалом отражена в его структуре (Рис.1.1.)

Рис. 1.1. Система управления филиалом

1.6 Структура филиала

В структуре филиала работают такие общие административные подразделения, как дирекция, учебно - методический отдел, отдел бухгалтерского учета и финансового контроля, отдел кадров, канцелярия, библиотека, отдел по работе со студентами, хозяйственный отдел.

Ключевое место в ней занимают кафедры, которыми непосредственно руководят заведующие кафедрами, выбираемые Ученым советом РГГУ и утверждаемые ректором из числа специалистов соответствующего профиля, имеющих ученую степень и звание. Срок полномочий заведующего кафедрой в филиале - от одного года до трёх лет. Заведующие кафедрами несут ответственность за результаты деятельности возглавляемых ими кафедр, которые они представляют во всех подразделениях филиала и других организациях. Полномочия заведующих кафедрами определяются соответствующими Положениями, утверждаемыми директором филиала.

Взаимодействие структурных подразделений филиала обеспечивается соответствующими локальными актами и средствами оперативного управления. Контроль за выполнением планов осуществляется в течение учебного года. Помимо плановых мероприятий в филиале осуществляется оперативное управление через совещания при директоре. Обязательным является их проведение в начале каждого месяца. Внеплановые совещания созываются по мере необходимости.

Для оперативного руководства и координации деятельности подразделений филиала издаются приказы директора. Система координации и взаимодействия основных структурных элементов и должностных лиц филиала отражена в Рис. 1.2.

В целях рационализации управления в филиале имеются междугородние и международные телекоммуникации (факсимильная связь и электронная почта), выход в сеть Интернет.

Наличие указанной выше организационной структуры управления благоприятно сказывается на положении дел в филиале и способствует его эффективному функционированию, которое позволяет адекватно оценить степень соответствия достигаемых результатов установленным целям филиала, а также степень соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

При этом критерием эффективности организационной структуры филиала служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей управления при существующей системе финансирования, а критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры - возможность более полного и стабильного достижения поставленных целей.

Филиал при анализе и оценке эффективности работы аппарата управления и соответствующей ему организационной структуры использует следующие группы взаимосвязанных показателей, характеризующих:

- эффективность собственно системы управления (выражается через конечные результаты деятельности филиала и затраты на управление);

- содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда (в качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, подготовку и переподготовку кадров управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении;

- рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень (число уровней и звеньев с системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п.).

В филиале создана централизованная система делопроизводства, при которой полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в канцелярии филиала при участии, если это необходимо, должностных лиц других подразделений.

Оценивая эффективность управления филиалом, следует отметить, что в ней находит выражение сбалансированность состава целей и функций управления, содержательная полнота и целостность процессов управления, соответствие численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения процессов требуемой информацией, а также обеспеченности процессов управления техническими средствами.

В целом система управления филиалом РГГУ в г.Всеволожске и организация взаимодействия его структурных подразделений соответствует Положению о филиале (Рис. 1.2.).

Рис. 1.2. Системное управления филиалом РГГУ в г.Всеволожске и организация взаимодействия его структурных подразделений

1.7 Обоснование выбора и системный анализ с применением CASE-средств

Как видно из структуры организации филиал РГГУ в г. Всеволожск состоит из множества подразделений, основные процессы которых могут быть автоматизированы. В рамках проекта планируется провести автоматизацию учебно-методического отдела.

Существует два подхода разработки программного обеспечения информационных систем один из них - это структурный подход.

В его основе лежит идея декомпозиции. Вся структура описывается функциональными блоками, между которыми протекают определенные процессы.

Второй подход разработки программного обеспечения ИС заключается в объектной декомпозиции. Структура описывается в терминах объектов и связей между ними, а поведение системы описывается в терминах обмена сообщениями между объектами. Каждый объект системы обладает своим собственным поведением, моделирующим поведение объекта реального мира.

Система управления учебным процессом состоит из двух аспектов - оперативной обработки данных и анализа полученной информации. Говоря о процессе получения новых данных мы имеем ввиду систему оперативной обработки данных, а формируя сложные отчеты и выборки, имеем дело с системой аналитической обработки данных.

В реализации информационной системы эти два аспекта тесно переплетены между собой. Таким образом, создание единой информационной системы помогает:

1. Автоматизировать и оптимизировать деятельность управления процессами управления.

2. Формирует полную и достоверную информацию необходимую для принятия управленческих решений.

Для решения данной задачи выделим ряд функций и задач методистов учебно - методического отдела, на которые он затрачивает большую часть времени.

Такими задачами являются:

- заполнение и изменение личных карточек студентов;

- первоначальная сортировка и распределение вновь поступивших студентов по группам;

- формирование аттестационных ведомостей по группам;

- формирование индивидуальных ведомостей;

- формирование сводных ведомостей по итогам сессии.

Результат и повышение эффективности будет замечено на оптимизации и сокращении времени потраченного на сбор и каталогизацию информации. Уменьшенное количество документов в бумажном виде и их оцифровка приведет к существенному уменьшении времени на поиск необходимой информации, что, в конечном счете, приведет к ускорению документооборота в целом. Ускорение документооборота уменьшит задержки на получение необходимой информации для принятия необходимых решений. Компьютерная обработка полностью исключает проведение однотипных операций и их дублирования.

Автором описана функциональная модель формата IDEF0 деятельности филиала РГГУ в г. Всеволожск.

IDEF0 - представляет собой иерархическую систему диаграмм описывающих основные бизнес процессы. Функции и интерфейсы систем на данных диаграммах представляют собой дуги и блоки. От места соединения дуг и блоков зависит тип представляемого ими интерфейса. Если дуга соединяется с блоком сверху, то она является управляющей. Если слева, то она представляет собой информацию, которая подвергается обработке этим блоком. Нижняя дуга отвечает за механизмы и ресурсы, которые в процессе обработки не подвергаются изменению и являются ресурсами. Стрелка, исходящая из блока справа представляет собой результат обработки блока.

На рис. 1.3. представлена контекстная диаграмма процессов филиала РГГУ в г. Всеволожске.

Рис. 1.3. Контекстная диаграмма процессов филиала РГГУ в г. Всеволожск

Декомпозиция контекстной диаграммы процессов филиала РГГУ в г. Всеволожск рассмотрена на Рис. 1.4.



Рис. 1.4. - Декомпозиция контекстной диаграммы процессов филиала РГГУ в г. Всеволожске

Процесс отражения поступления студента в филиал РГГУ г. Всеволожск начинается с момента заключения договора. После чего полученные данные о студенте передаются на бумажных носителях в учебно-методический отдел.

Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности канцелярии представлена на Рис. 1.5.



Рис. 1.5 Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности канцелярии

На рис.1.6 изображена контекстная диаграмма деятельности учебно-методического отдела.



Рис.1.6. Контекстная диаграмма деятельности учебно-методического отдела

В учебно-методическом отделе находятся два методиста, один занимается студентами очного, а другой заочного отделения. Полученная информация о новых студентах попадает к соответствующему методисту, который в дальнейшем формирует на бумажном носителе личную карточку студента. После чего личные карточки группируются по группам и хранятся в отделе.

Исследование показало, что данная операция трудоемка и занимает много времени методистов. Низкая производительность обусловлена ручной обработкой всей поступающей информации, а недостаточная компьютеризация процесса отрицательно сказывается на поиске и сортировки информации.

При изменении одного из свойств или параметров, например Фамилии студента, методистам будет необходимо «поднять» весь архив документов и внести в них корректировки.

Данный процесс можно автоматизировать, возложив весь контроль, сортировку, поиск и мониторинг информации на информационную систему.

На Рис.1.7. показана декомпозиция контекстной диаграммы деятельности методиста очного отделения.

Рис.1.7. Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности методиста очного отделения.

Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности методиста заочного отделения представлена на Рис. 1.8



Рис. 1.8. Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности методиста заочного отделения

В процессе обучения на каждую группу и каждого студента методистами учебного отдела заводятся ведомости. В процессе обучения в ведомостях отражается текущая успеваемость групп и их участников, что позволяет не только принимать какие либо управленческие решения или корректировки в обучении, но и собирать статистические данные о качестве обучения университета в целом.

Индивидуальная ведомость представляет собой документ на бумажном носителе отражающий сводку успеваемости студента. Формирование индивидуальных ведомостей происходит на основе ведомостей составленных на группу после проведения экзамена или зачета.

В ходе исследования установлено, что дублирование и ввод информации с групповой ведомости на индивидуальные в филиале РГГУ в г.Всеволожске осуществляется вручную методистами учебного отдела. Таким образом, после одного экзамена в группе из 30 человек методисту придется вручную сформировать 30 индивидуальных ведомостей, только на одну группу.

Контекстная диаграмма деятельности кафедры ГСЭД изображена на Рис. 1.9.

Рис. 1.9. Контекстная диаграмма деятельности кафедры ГСЭД

На Рис. 1.10. рассмотрена декомпозиция контекстной диаграммы деятельности преподавательского состава кафедры ГСЭД.



Рис. 1.10. Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности преподавательского состава кафедры ГСЭД

Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности директора филиала представлена на Рис. 1.11.



Рис. 1.11. Декомпозиция контекстной диаграммы деятельности директора филиала

1.8 Выявление и оценка информационных потоков и структуры информации

Информационный поток - это последовательность агитационных сообщений, доносимых до избирателя средствами того или иного информационного канала. Если в случае с информационным каналом мы делаем акцент на формальной стороне (как доносить), то в случае информационного потока нас больше интересует содержательная сторона (что доносить).[5]

Автором установлено, что в филиале РГГУ г Всеволожск отсутствует единая информационная базы на электронных носителях. Входящая информация поступает на бумажных носителях, в результате чего всю информацию приходится сортировать и обрабатывать вручную. Это существенно замедляет процесс управления и накладывает определенные трудности хранения и обработки информация. Количество связей и подразделений напрямую влияет на эффективность и загруженность информационных потоков протекающих в организации. В результате увеличится время на подготовку принятия решения по управлению учебным процессом филиала. Качество управленческих решений снижается из-за возможных ошибок в ручной обработке текстовой информации. Таким образом, в филиале РГГУ в г. Всеволожске возникает необходимость в автоматизации входящих информационных потоков на начальных стадиях поступления.

Автором установлено, что после зачисления на каждого студента оформляется на бумажном носителе его личная карточка, которая сопровождает студента на протяжении всего учебного процесса. Рациональнее вносить информацию о студенте в общую электронную информационную базу, связать её с остальными информационными потоками, что поможет, к примеру, в короткие сроки формировать ведомости. При наличии связи карточки студента с определенной группой и формой обучения студента появляется возможность учитывать количество студентов в группе и распределять занятия, по определенным аудиториям с учетом их вместимости.

1.9 Структуризация и обоснование требований (заказчика) к автоматизации, постановка задачи

Перед проектируемой информационной системой стоит важное условие: система должна быть легко модифицируемой и расширяемой. Система должна отражать все происходящие изменения во всех документах и отчетах.

К разрабатываемой системе предъявляются следующие требования. Система должна обеспечить:

- автоматизацию ввода информации;

- автоматизацию изменения информации;

- автоматизацию поиска необходимых данных;

- быть легко масштабируемой и расширяемой;

- взаимодействовать по локальной сети с клиентскими машинами университета.

Информационная система должна содержать в себе:

- информацию на каждого студента;

- текущую успеваемость студентов;

- информацию на каждого преподавателя;

- список кафедр университета;

- перечень предметов.

Система должна быть способной указать, какой предмет может вести преподаватель и какую успеваемость имеет каждый студент по этому предмету. Дополнительно ИС должна формировать учебные ведомости по экзаменам, зачетам проводимым преподавателями в учебных группах.

Анализ рынка и аналогов программного обеспечения показал, что на рынке есть программы отвечающие данным требованиям, но стоимость на эти продукты высока и присутствующий в них функционал в большей своей степени будет не задействован.

Выводы

В этой главе рассмотрена предметная область, проведен функциональный анализ предметной области. Рассмотрен ряд программных продуктов имеющихся в данный момент на рынке. Проведено моделирование бизнес- процессов филиала РГГУ в г. Всеволожск на основе чего выявлены основные бизнес- процессы, которые требуется автоматизировать.

Выделены основные требования к разрабатываемой информационной системе:

- автоматизировать ввода информации;

- автоматизировать изменения информации;

- быть масштабируемой и расширяемой;

- взаимодействовать по локальной сети с клиентскими машинами университета.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ ФИЛЛИАЛА РГГУ Г. ВСЕВОЛОЖСК

На этапе проектирования будет определена структура информационной системы для филиала РГГУ. Будет определена навигация по разделам системы. Так же будет проведено логическое и концептуальное проектирование базы данных. Дополнительно рассмотрим внешний вид с точки зрения удобство для пользователя.

Проектирование информационной системы для филиала РГГУ в г. Всеволожск поделим на несколько этапов:

- выбор необходимой информации для ИС;

- проектирование и анализ структуры информационной системы;

- проектирование и анализ системы навигации;

- UML моделирование;

- проектирование базы данных;

- описание функциональности информационной системы.

2.1 Выбор необходимой информации для информационной системы

Информационная система для филиала РГГУ в г. Всеволожск будет содержать:

- Информацию о каждом студенте.

- Информацию о каждом преподавателе.

- Информацию по каждой кафедре.

- Информацию по преподаваемым предметам.

- Информацию по специальностям.

- Информацию по успеваемости студентов (ведомости).

Наличие выбранной информации в ИС обеспечит в полной мере спроектировать процесс автоматизации заполнения и изменения личных карточек студентов. Наличие информации о предметах и преподавателях поможет в составлении индивидуальных и сводных ведомостей после зачетов и экзаменов.

2.2 Проектирование и анализ структуры информационной системы

Структура информационной системы представляет собой взаиморасположение и связи между отдельными ее частями - подсистемами. Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

В основе линейной структуры предполагается, что все подсистемы будут располагаться одна за другой. Использовать данную структуру удобно при проектировании небольших информационных систем, которые в дальнейшем не планируется расширять. Линейная структура информационной системы представлена на рис. 2.1

Рис 2.1. Линейная структура информационной системы

При использовании структуры в виде решетки, в которой каждая подсистема представляет собой полностью независимый блок, приведет перенасыщению главного окна и запутает пользователя. Соответственно при расширении системы подобная структура приведет к перенасыщению окон и пользователю в ней будет трудно ориентироваться. Информационная система в виде решетки представлена на рис 2.2.



Рис 2.2 Информационная система в виде решетки

Оптимальная и логичная структура информационной системы состоит из логически сгруппированных подсистем и функциональных блоков. Сгруппированные подсистемы информационной системы изображены на рис 2.3.

Рис 2.3 Сгруппированные подсистемы информационной системы

2.3 Проектирование и анализ системы навигации

Исходя из выбранной структуры информационной системы, спроектируем систему навигации. Выделим три основных логических блока:

1. Личная информация;

2. Кафедры;

3. Ведомости.

Далее, в зависимости от выбора пользователя, каждый логический блок будет содержать собственное подменю, в котором будут находится необходимые функциональные блоки.

Блок «Личная информация» содержит блоки:

- студенты;

- преподаватели.

Блок «Кафедры» содержит:

- персонал;

- специальности;

- предметы.

Блок «Ведомости» состоит из подсистем:

- ведомости по группам.

Общая система навигации информационной системы представлена на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Общая система навигации информационной системы

2.4 UML моделирование

UML - это язык, состоящий из словаря и правил, позволяющих комбинировать входящие в него слова и получать осмысленные конструкции. UML модели описывают поведение и функционирование отдельных объектов системы включая их взаимодействия.

Проведем анализ функций и задач, которые пользователи будут выполнять в каждой подсистеме:

Блок «Личная информация» содержит блоки:

- студенты;

- преподаватели.

В подсистеме «Студенты» пользователь может выполнять функции:

- просмотр списка студентов;

- добавление новых студентов;

- редактирование личной информации студентов;

- удаление студентов.

В подсистеме «Преподаватели» пользователь может выполнять функции:

- просмотр списка преподавателей;

- добавление новых преподавателей;

- редактирование личной информации преподавателей;

- удаление преподавателей.

Блок «Кафедры» содержит блоки:

- персонал;

- специальности;

- предметы.

В подсистеме «Персонал» пользователь может выполнять функции:

- просмотр персонала кафедр.

В подсистеме «Специальности»:

- просмотр текущих специальностей университета;

- добавление новых специальностей;

- редактирование существующих специальностей;

- удаление специальностей.

В подсистеме «Предметы»:

- просмотр текущих предметов университета;

- добавление новых предметов;

- редактирование существующих предметов;

- удаление предметов.

Блок «Ведомости» содержит подсистемы:

- ведомости.

Пользователь в подсистеме «Ведомости» сможет выполнять функции:

- просмотр текущих ведомостей;

- заполнение ведомостей;

- печать.

Общая диаграмма использования информационной системы изображена на Рис 2.5



Рис. 2.5 Диаграмма использования информационной системы

Детальнее функционирование ИС будет рассмотрено на диаграммах изображенных последовательно на Рис 2.6-2.9.

Рис. 2.6 Диаграмма последовательности «Выбор раздела»



Рис. 2.7 Диаграмма последовательности «Добавление информации в ИС»

Рис. 2.8 Диаграмма последовательности «Редактирование данных ИС»



Рис. 2.9. - Диаграмма последовательности «Удаление данных из ИС»

2.5 Проектирование базы данных

Одной из методик уменьшения затрат на обслуживание и модификацию базы данных является её предварительное моделирование. Моделирование можно поделить на несколько этапов:

- Выбор модели данных;

- Создание логической модели данных.

2.5.1 Выбор модели данных

Существует несколько моделей данных:

- иерархическая модель данных;

- сетевая модель;

- реляционная;

- многомерная;

- объектно-ориентированная.

Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам. Графическим способом представления иерархической структуры является дерево Рис 2.9.



Рис. 2.9 Иерархическая структура данных

Дерево представляет собой иерархию элементов, называемых узлами. Под элементами понимается совокупность атрибутов, описывающих объекты. В модели имеется корневой узел (корень дерева), который находится на самом верхнем уровне и не имеет узлов, стоящих выше него. У одного дерева может быть только один корень. Остальные узлы, называемые порожденными, связаны между собой следующим образом: каждый узел имеет только один исходный, находящийся на более высоком уровне, и любое число (один, два или более, либо ни одного) подчиненных узлов на следующем уровне.

Сетевая модель имеет много общего с иерархической, только каждый элемент может быть связан с любым другим элементом системы.