В группу Admins входит всего один пользователь - Администратор.

В группу Privileged Users входят пользователи: Директор; Менеджер.

В группу Clients входят пользователи со следующими именами: ГД; ГлБ; ГлИ; ИОС; ИТБ; КО; Кот; НП; ОК; ОМ; ОО; ПДО; СО; ТО; ТрУ; ФЭО; ЦМО; ЦТП; ЭМО; Юр.

В базе данных не зарегистрированы пользователи, не входящие в какую-либо их трех групп.

Главная форма меню информационной системы

После ввода имени и пароля пользователя открывается главная форма меню. В случае если текущий пользователь входит только в группу Clients и не входит в группы Admins и Privileged Users, то форма предоставит ему ограниченный функционал для работы с базой данных.

Если текущий пользователь входит в группу Admins либо группу Privileged Users, то форма представляет полный функционал для работы с базой данных. Дополнительно к стандартным функциям ему будут доступны следующие функции:

1. «Открыть таблицу» - позволяет открыть таблицу «План мероприятий» для работы с ней без ограничений, реализованных посредством бизнес-логики. В этом режиме возможен импорт и экспорт данных во внешние источники (например, в целях резервного копирования).

2. «Открыть сводную таблицу» - позволяет перейти в режим создания сводной таблицы на основе данных таблицы «План мероприятий». С помощью этого инструмента пользователь может оперативно сформировать любые числовые данные по организационно-технической деятельности предприятия в любом разрезе. На Рис. 10 представлена сводная таблица, отражающая сумму финансирования отделов предприятия в разрезе категорий планов на четвертый квартал 2009 года.

3. «Открыть диаграмму» - позволяет создать сводную диаграмму на основе любых данных из таблицы «План мероприятий». Этот режим предоставляет пользователю возможность оперативно формировать графические данные на основе информации о планах оргтехмероприятий. На Рис. 11 представлена диаграмма, отражающая суммарную трудоемкость по различным типам постояннодейтсвующих планов.

В соответствии со схемой меню информационной системы все режимы работы с системой разделены на два класса: просмотр информации и редактирование информации. Режимы, входящие в класс просмотра информации, предназначены для чтения данных, генерирования отчетов и планов. Режимы, входящие в класс редактирования информации, позволяют создавать новые заявки и вносить изменения в атрибуты существующих заявок.

Подсистема формирования планов и отчетов

При выборе режима «Просмотр» из главной формы информационной системы пользователю представляется форм просмотра информации о заявках, представленная на Рис. 13.

Заявки представлены в виде таблицы, в которой отражены все атрибуты, а именно вид плана, тип плана, раздел плана, наименование выполняемых работ, заказчик, исполнитель, дата поступления заявки, дата включения в план, срок исполнения заявки, приоритет, статус согласования, трудоемкость, сумма финансирования, статус утверждения, процент выполнения, дата выполнения, примечание. При перемещении курсора на заявку, поля внизу формы заполняются соответствующими значениями атрибутов выбранной заявки. Таким образом, пользователь может изучить атрибуты заявки в случае, если, например, наименование работ слишком длинное и отображается в таблице не полностью. Данные поля не позволяют изменить значения атрибутов заявки.

Под столбцами Трудоемкость и Сумма финансирования расположены поля, отражающие сумму соответствующих показателей для отображаемых заявок.

Отображаемые заявки могут быть отсортированы и отфильтрованы по любым атрибутам.

На данной форме пользователю также доступны кнопки «Распечатать план» и «Распечатать другие отчеты». С помощью элемента управления «Распечатать план» пользователь может сформировать любой из утвержденных на предприятии планов оргтехмероприятий.

Для формирования конкретного плана пользователю необходимо выбрать:

1. Вид плана (постояннодействующий, разовый или ежемесячный).

2. В случае, если выбран постояннодействующий или разовый план, необходимо выбрать конкретный тип плана (например, Сертификация, Дублирование оснастки, Отопительный сезон).

3. Выбрать год, для которого будет составляться план.

4. В случае, если выбран ежемесячный план работ, необходимо выбрать подразделение, для которого будет составляться план и месяц, на который будет составлен план.

Формирование планов оргтехмероприятий

Для генерации планов используются объекты базы данных Access «Отчет Месячный план мероприятий» и «Отчет План мероприятий».

В случае если пользователь формирует Ежемесячный план, то используется объект базы данных под названием «Отчет Месячный план мероприятий». Источником данных для этого отчета является SQL-запрос. В процессе выполнения этого запроса динамически определяются значения столбцов «Новые разделы» и «Новый тип плана». В процессе формирования плана все заявки, попадающие в этот план, делятся на разделы в зависимости от срока их исполнения:

1. Переносы - работы, которые должны были быть уже выполнены к началу действия плана. Заявка попадает в этот раздел, если срок ее исполнения наступает раньше, чем первое число месяца, на который составляется план.

2. Текущие работы - работы, которые должны быть выполнены в том месяце, на который составляется план. Заявка попадает в этот раздел, если срок ее исполнения находится в пределах месяца, на который составляется план.

3. Предстоящие работы - работы, которые запланированы на последующие месяцы. Заявка попадает в этот раздел в случае, если срок ее исполнения установлен позже, чем последнее число месяца, на который составляется план.

Наименование соответствующего заявке раздела указывается в столбце «Новые разделы». Столбец «Новый тип плана» содержит информацию об источнике данной заявки. В случае если она была подана в составе общезаводского плана, то этот столбец отображает наименование этого общезаводского плана. В случае если она была подана в рамках ежемесячного плана, то столбец сохраняет пометку «ЕЖМ». Благодаря этому есть возможность увидеть источник заявки, включенной в ежемесячный план работ отдела. К заявкам, отобранным в результате SQL-запроса, применяется фильтр, отбирающий только утвержденные директором заявки и только заявки для выбранного исполнителя на выбранный месяц. В отчете применена группировка по полю «Новые разделы», что позволяет сгруппировать вместе переносы, текущие и предстоящие работы. Пример плана, сформированного для Финансово-экономического отдела на февраль 2010 года, представлен на Рис. 17.

Рис. 17. Пример ежемесячного плана

Сформированный план содержит:

· поле для утверждения плана генеральным директором;

· название плана, содержащее наименование отдела и период, на который составлен план;

· фамилию ответственного - руководителя отдела;

· перечень мероприятий для исполнения данным отделом;

· итоги по мероприятиям, входящим в раздел «Текущие работы»: общее количество заявок, суммарная трудоемкость, общая сумма финансирования;

· справочные нормативы трудоемкости и суммы финансирования для данного отдела;

· дату формирования плана.

В случае если пользователь формирует Постояннодействующий или Разовый план, то используется объект базы данных под названием «Отчет План мероприятий».

К заявкам, отобранным в результате SQL-запроса, применяется фильтр, отбирающий только утвержденные директором заявки и только заявки, входящие в выбранный план, со сроком исполнения в выбранном году. Пример сформированного постояннодействующего плана мероприятий по снижению затрат на 2009 год приведен на Рис. 18. Структура плана аналогична структуре ежемесячного плана.

Рис. 18. Пример постояннодействующего плана

Отчет по всему предприятию, пример которого приведен на Рис. 22, представляет пользователю консолидированную информацию о количестве и доле завершенных и незавершенных заявок по всем отделам. Отчет удобен тем, что позволяет отразить состояние выполнения заявок по всему заводу всего на одном листе. Для каждого подразделения отчет представляет сводную статистику по заказанным этим подразделением работам и по запланированным для этого подразделения работам. Для заказанных и запланированных работ рассчитывается:

1. Общее количество заявок.

2. Общая сумма финансирования заявок.

3. Количество невыполненных заявок.

4. Сумма финансирования невыполненных заявок.

5. Процент выполненных заявок по трудоемкости.

6. Процент выполненных заявок по стоимости.

В итогах отчета представлены те же параметры для всего предприятия. Итоговые значения этих шести атрибутов совпадают для запланированных работ и заказанных работ. Это свойство может использоваться для проверки правильности расчета показателей отчета.

Рис. 22. Пример отчета по всему предприятию

интерфейс меню информационный база данное

Подсистема организации взаимодействия отделов

В группе редактирования главной формы информационной системы представлен функционал для добавления заявок и изменения их атрибутов. Состав и расположение элементов управления в этой группе совпадает с этапами жизненного цикла заявки:

1. Подача заявок - добавление новой заявки в какой-либо план мероприятий.

2. Согласование заявок - после подачи заявки ее исполнитель ознакомляется с составом работ, сроками исполнения, трудоемкостью и суммой финансирования и в случае, если он согласен с указанными условиями, он ставит пометку «Согласовано».

3. Редактирование заявок - в случае, если исполнитель не согласен, например, со сроком исполнения поступившей в его адрес заявки, он уведомляет заказчика по телефону или иным способом о своих рекомендациях. Заказчик, используя режим «Редактирование», вносит поправки в поданную им заявку. Отредактировать можно только те заявки, которые еще не были согласованы. В случае если исполнитель сразу принимает заявку, то заявка минует этап редактирования.

4. Утверждение заявок - после согласования заявки между заказчиком и исполнителем она попадает на утверждение директора. Это требование позволяет избежать бесконтрольного появления заявок. В процессе утверждения директор имеет возможность откорректировать параметры заявки. После утверждения заявки она непосредственно включается в планы.

5. Исполнение заявок - в этом режиме заказчик отмечает ход исполнения заявок, поданных им ранее в адрес других отделов, путем заполнения такого параметра заявки как «процент выполнения».

Для упрощения пользовательского интерфейса и структуры информационной системы для всех режимов используется один и тот же объект базы данных - форма «Работа с заявками». Форма состоит из заголовка, табличной части, полей для редактирования и кнопок для управления. В зависимости от выбранного режима в форме изменяется:

1. Заголовок формы.

2. Содержимое табличной части.

3. Набор кнопок.

4. Набор полей, доступных для редактирования.

Программная реализация изменения перечисленных параметров приведена в Приложение 5.

Рассмотрим каждый из этапов работы с заявками более подробно.

Подача заявок

В случае, если пользователь не входит в группу привилегированных пользователей, ему отображаются только заявки, поданные от его имени. Подать новую заявку он может также только от своего имени. Для подачи заявки ему необходимо заполнить информацией такие поля, как: вид плана, тип плана, раздел плана (для общезаводских планов), наименование выполняемых работ, наименование исполнителя, срок исполнения, приоритет, трудоемкость, сумм финансирования, примечание.

Поле «Заказчик» автоматически принимает значение имени текущего пользователя. Поле «Дата поступления заявки» заполняется автоматически текущей датой при вводе заявки. Остальные поля (такие как «Согласовано», «Утверждено», «% выполнения») недоступны для редактирования.

Поле со списком «Тип плана» изменяет набор допустимых значений в зависимости от выбора «Вида плана». Аналогично значения списка «Раздел плана» заполняются после выбора «Типа плана».

При подаче заявки происходит контроль лимита бюджета заказчика и исполнителя, контроль лимита трудоемкости заказчика и исполнителя. Для каждого подразделения установлен лимит суммы финансирования и трудозатрат, которые он может использовать за один месяц. В случае если новая заявка не удовлетворяет установленным лимитам, то заявка не принимается, пользователю выдается сообщение о превышении лимита, пример которого приведен на Рис. 24.

Рис. 24. Сообщение о превышении лимита

Программная реализация контроля лимитов заказчика и исполнителя приведена в Листинг 1.

Листинг 1. Программная реализация контроля лимитов

Private Function checkLimits() As Boolean

MsgBox ("Лимит бюджета заказчика превышен на " & CStr(CCur (rst.Fields("Финансирование") + Sum - customerLimit)) & "! Заявка не принята.")

End If

If rst.Fields("Трудоемкость") + LaborRatio > customerLabor Then

checkLimits = False

MsgBox ("Лимит трудоемкости заказчика превышен на " & CStr(rst.Fields("Трудоемкость") + LaborRatio - customerLabor) & "! Заявка не принята.")

End If

End If

'проверка лимитов исполнителя

Set rst = CurrentDb.OpenRecordset("Использовано исполнителем")

rst.MoveFirst

If Not rst.EOF Then

If rst.Fields("Финансирование") + Sum > executorLimit Then

checkLimits = False

MsgBox ("Лимит бюджета исполнителя превышен на " & CStr(CCur (rst.Fields("Финансирование") + Sum - executorLimit)) & "! Заявка не принята.")

End If

If rst.Fields("Трудоемкость") + LaborRatio > executorLabor Then

checkLimits = False

MsgBox ("Лимит трудоемкости исполнителя превышен на " & CStr(rst.Fields("Трудоемкость") + LaborRatio - executorLabor) & "! Заявка не принята.")

End If

End If

End Function

Согласование заявок

При выборе режима согласования заявок пользователю представляются заявки, поданные в его адрес, то есть заявки, в которых он является исполнителем. В таблице отображаются только заявки, ожидающие согласования. Пользователь может ознакомиться с параметрами заявки и либо принять ее, поставив отметку «Согласовано», либо не принять. Если пользователь не принимает заявку по каким-либо причинам, он должен связаться и заказчиком данной заявки и объяснить ему причины, по которым заявка не может быть принята (например, в заявке занижена сумма финансирования). Сам пользователь не имеет возможности изменить какие-либо параметры заявки кроме отметки «Согласовано» и «Примечание».

Форма содержит поля, расположенные ниже табличной части, которые принимают значения атрибутов заявки, выбранной из таблицы. Таким образом пользователь может изучить ее атрибуты, если, например, наименование выполняемых работ слишком длинное и отображается в таблице не полностью.

Редактирование заявок

В режиме редактирования заявок табличная часть формы отображает заявки, в которых заказчиком является текущий пользователь. Таблица содержит только те заявки, которые еще не были согласованы. Это ограничение делает невозможным изменение параметров заявок, которые уже были согласованы с исполнителем. С помощью этого режима пользователь может внести изменения в поданные им заявки в случае, если это требуется для согласования заявки с исполнителем. В режиме редактирования заявок пользователю доступны для изменения следующие поля: «Наименование выполняемых работ», «Срок исполнения заявки», «Приоритет», «Трудоемкость», «Сумма финансирования» и «Примечание».

Утверждение заявок

Режим утверждения заявок доступен только привилегированным пользователям, а именно Директору и Менеджеру. В случае если в этот режим попытается войти рядовой пользователь, он получит сообщение об ошибке.

В этом режиме пользователю отображаются заявки, прошедшие согласование между заказчиком и исполнителем и ожидающие утверждения директором. При утверждении заявки пользователю доступны для редактирования поля: «Наименование выполняемых работ», «Срок исполнения», «Приоритет», «Трудоемкость», «Сумма финансирования», «Согласовано», «Утверждено», «Примечание».

Исполнение заявок

В режиме исполнения заявок табличная часть формы содержит утвержденные заявки, заказчиком которых является текущий пользователь. Пользователю доступны для изменения только поля «% выполения» и «Примечание». В случае если пользователь отмечает 100% выполнения заявки, то автоматически заполняется поле «Дата выполнения» текущей датой. В режиме исполнения заявок пользователю доступна дополнительная кнопка «Перенос сроков». Пользователь может воспользоваться этой кнопкой в случае, если становится очевидным, что его заявка не будет выполнена в срок. После изменения сроков в примечание заявки вносится запись о том, что сроки были перенесены.

3.3 Расчет показателей экономической эффективности

Для того чтобы определить, насколько целесообразна разработка, функционирование и дальнейшее развитие информационной системы необходимо провести анализ экономической эффективности.

В соответствии с ГОСТ 24.702-85 при оценке экономической эффективности используют обобщающие и частные показатели. Основными обобщающими показателями экономической эффективности являются: годовой экономический эффект; расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат на разработку и внедрение информационной системы; срок окупаемости капитальных затрат на разработку и внедрение информационной системы.

К основным частным показателям, характеризующим экономическую эффективность, относят: годовую экономию; снижение издержек организационно-технической деятельности на объекте управления в результате разработки и внедрения информационной системы; повышение производительности труда; экономию по видам ресурсов; высвобождение работающих.

В настоящее время существуют разные методики определения экономической эффективности внедрения информационной системы. Для расчета экономической эффективности была выбрана методика, описанная в книге Р.В.Соколова, В.Н. Бугорского «Экономика и проектирование информационных систем» [10]. Оценка экономической эффективности основана на сопоставлении затрат и результатов, выраженных в денежной форме.

Расчет затрат на разработку информационной системы силами сторонней организации

Подсчеты затрат на разработку приведены на основе цен, предлагаемых фирмой ООО «Феррум Студио». Рассчитаем единовременные затраты на разработку информационной системы.

К = Кр + Киб + Куч + Коэ+ Кд,

где:

Кр - затраты на разработку информационной системы;

Киб - затраты на формирование информационной базы;

Куч - затраты на обучение персонала;

Коэ - затраты на опытную эксплуатацию;

Кд - затраты на документальное сопровождение.

Результаты расчета сведены в Таблица 12.

Таблица 12.

Расчет затрат на разработку сторонней организацией