Автоматизация учета основных средств на предприятии

2.2.1 Формализация расчетов (алгоритмы расчета и решения задач)

Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутримашинное ИО может быть создано либо как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, "Ведомость подетальных норм расхода материалов в натуральном и стоимостном выражении", "Применяемость деталей в изделии"), либо как база данных. При создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соответствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное ИО должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т.е. конкретную предметную область.

Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Выходные файлы предназначены для формирования отчетности, использования их информационной системой при решении других задач и при решении задач в последующий период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные и рабочие файлы, которые уничтожаются после каждого решения задачи.

Внутримашинное информационное обеспечение предназначено для быстрого и удобного удовлетворения информационных потребностей всех пользователей информационных технологий.

При выборе рационального варианта организации внутримашинного информационного обеспечения, наиболее полно отражающего специфику объекта управления, к нему предъявляют следующие требования: полнота представления данных; минимальность состава данных; минимизация времени выборки данных при решении задач управления; независимость структуры массивов от программных средств их организации; динамичность структуры информационной базы.

Организация, состав, структура внутримашинного информационного обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств.

Данные во внутримашинном ИО могут храниться, как известно, двумя способами - непосредственно в виде файлов или в базе данных. Новые информационные технологии требуют интеграции информационных процессов и, в частности, организации информации в виде совокупности баз данных.

Организация информационной базы на основе концепции баз данных позволяет обеспечить многоаспектный доступ к совокупности взаимосвязанных данных, интеграцию и централизацию управления данными, устранение излишней избыточности данных, возможность совмещения эффективных режимов пакетной и диалоговой обработки данных.

Информационная база, организованная на основе локальных файлов, состоит из совокупности массивов, предназначенных для решения отдельных задач. Для каждой задачи необходимая информация складывается из следующих составляющих: множества входных переменных массивов; множества массивов, получаемых в результате решения других задач; множества массивов, получаемых от предыдущего решения данной задачи; множества массивов нормативно-справочной информации; множества процедур обработки данных; множества массивов, хранимых для последующего решения данной задачи; множества массивов, хранимых для решения других задач; множества выходных документов.

При этом основным недостатком информационной базы является не только обилие массивов и их связей, но и то, что она не обеспечивает независимости программ решения задач от структур обрабатываемых данных. Любое изменение структуры входных массивов вызывает необходимость изменения программ, а это в свою очередь приводит к большим затратам на поддержание информационной базы. Кроме того, при такой организации информационная база несет в себе значительную долю избыточности из-за повторения одних и тех же реквизитов в разных массивах, ориентированных на решение локальных задач и практически не связанных между собой.

Что касается нашего конкретного случая, то наши расчеты в основном носят арифметический характер и легко реализуются при помощи встроенных формул СУБД MS Access а также при помощи соответствующего математического аппарата VBA.

2.2.2 Структурная схема использования комплекса программ (дерево диалога). Взаимодействие УСН с блоком формирования унифицированных форм

Современная система автоматизации должна обеспечивать следующие функции:

Построение сплошной цепи автоматизированного управления закупками

Сведение встречных потоков финансовых и товарных транзакций. Этот механизм позволяет оперативно контролировать состояние взаимных расчетов с поставщиками и потребителями как на уровне договора, или этапа договора, так и на уровне отдельного документа (счета на оплату, товарной накладной).

Настраиваемый документооборот. Документооборот позволяет не только отображать текущее состояние документов, но и формировать алгоритмы, обеспечивающие соблюдение определенных правил обработки документов.

Интеграция с финансовым и производственным менеджментом.

Масштабируемость и гибкая настраиваемость без снижения эффективности работы. Настройка каждого рабочего места выполняется в полном соответствии с выполняемыми бизнес-процессами, причем, может быть дополнена произвольным количеством дополнительных, определяемых пользователем характеристик для каждой обрабатываемой записи, что придает системе гибкость. Отбор и обобщение информации при этом можно проводить на основании характеристик, учитывающих требования каждого пользователя.

Распределенная обработка информации, что позволяет управлять территориально-распределенным предприятием. Для передачи данных могут служить коммутируемые (телефонные) линии, электронная почта, Интернет, мобильные носители (дискеты, ZIP).

Одновременное управление несколькими организациями.

Открытость и интегрируемость с программными продуктами других фирм.

Возможность глубокого и многостороннего анализа. Информация из базы данных может быть выдана в любой момент пользователю в объеме и форме, удобных для анализа.

Все вышеуказанные требования легко применимы к главной АСУ - 1С. Что касается нашего разработанного модуля, то его работа отличается определенной автономностью, которая позволяет отдельно создавать и обрабатывать документы.

Что касается нашего конкретного случая, то схема алгоритма процедур, связанных с объектами меню (дерево диалога), показана в таблице 2.16.

Таблица 2.16

2.2.3 Описание интерфейса приложения.

Интерфейс программы представляет собой многооконную систему, позволяющей работать одновременно только с одной формой. Если свернуть главное окно, то происходит минимизация всего интерфейса и, соответственно, всех открытых окон, а при закрытии главного окна работа с программой прекращается. На главной форме расположено меню, позволяющее перемещаться по различным окнам рис.2.7.

Рис.2.7 Внешний вид главной формы приложения.

При разработке приложения было уделено таким важным моментам, как:

Доступность и комфортность при работе с системой;

Удобство ввода входной информации.

Все простые справочники ("Должности", "Сотрудники", "Поставщики", "Исполнители работы") представлены в виде простых табличных форм, см. например, рис.2.8:

Рис.2.8 Пример табличного оформления справочника (сотрудников).

Исключением является форма "Реквизиты предприятия", которая сделана в виде простой формы, см. рис 2.9.

Рис.2.9 Пример простой формы, в данном случае - справочная форма "Реквизиты фирмы".

Форма для перечня форм ОС для удобства представлена в виде ленточной формы, см. рис.2.10.

Рис.2.10 Пример ленточной формы, в данном случае - справочная форма "Формы ОС".

Что касается документов, то каждый вид документов организован в виде формы списка с перечнем соотвествующих документов, а также отдельной простой формы для добавления, редактирования или просмотра конкретного, выбранного из списка документа (это касается "Актов ввода в эксплуатацию", "Актов сдачи-приемки отремонтированных ОС", "Актов списания объектов ОС", "Инвентарных карт", "Внутренних накладных"). Например, на рис.2.11 и 2.12.

Рис.2.11 Пример формы-списка документов, в данном случае - перечень внутренних накладных.

Рис.2.12 Пример формы-карточки документа, в данном случае - внутренней накладной.

Для удобства на каждой форме перечня есть необходимые управляющие кнопки - добавить, удалить, редактировать, печать ОС. Также печать доступна из самой карточки документа. Для каждого поля даты подключен календарик, см. рис.2.13.

Рис.2.13 Форма-календарик для выбора даты.

Для каждого поля даты есть две стрелочки, позволяющие смещаться на один день вперед по времени или назад, для более серьезных изменений предполагается вызов календарика, путем двойного щелчка по полю даты. Все сделано единообразно, чтобы пользователь не задавался лишний раз вопросом от формы к форме, как и что сделать.

Также каждая форма обеспечена необходимым количеством раскрывающихся списков, для того, чтобы пользователю было как можно меньше надо вручную вводить информацию, а в основном вводить из ранее набранных справочников. Большая часть заполняемых полей снабжена проверками, прежде всего это поля даты, чтобы идущие логически позже даты не опережали идущие ранее и т.д. Например, в поле руководителя на новую запись заведомо подставляется руководитель из реквизитов формы.

Также для удобства общей схемы работы в карточке документа допускаются для изменения поля из справочника основных средств, например, остаточная стоимость, фактические сроки использования и т.д.

C целью защиты нашего проекта мы поставим пароль на программный код всех модулей в редакторе VBA, а также поставим пароль на базу во избежание несанкционированного доступа к ней. Защиту можно расширить при помощи встроенных методов Access в том, случае если понадобится разделение прав, например, для главного бухгалтера, бухгалтеров и помощника бухгалтера. Например, помощник получит доступ только для чтения. Такая схема легко реализуется при помощи файла рабочей группы, в котором настраиваются права пользователей. Но нам сейчас нет необходимости в такой серьезной защите, поэтому ограничимся общим паролем на доступ к базе.

Результат формирования формы ОС выводится в файл-шаблон документа в Excel, см. на рис.2.14.

Рис.2.14 Заполненная форма шаблона для внутренней накладной, первый и второй лист

2.14.1 Технологическое обеспечение

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Хранилище данных (data warehouse) - это автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую. Оно обеспечивает инструментарий для преобразования больших объемов детализированных данных в форму, которая удобна для стратегического планирования и реорганизации бизнеса и необходима специалисту, ответственному за принятие решений. При этом происходит слияние из разных источников различных сведений в требуемую предметно-ориентированную форму с использованием различных методов анализа.

Особенность новой технологии в том, что она предлагает среду накопления данных, которая не только надежна, но по сравнению с распределенными СУБД и оптимальна в отношении доступа к данным и манипулирования ими.

Хранилище информации предназначено для хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации.

Данные в таком хранилище характеризуются следующими свойствами:

предметная ориентация - данные организованы согласно предмету, а не приложению (в соответствии со способом их применения);

интегрированность - данные согласуются с определенной системой наименований, хотя могут принадлежать различным источникам и их формы представления могут не совпадать;

упорядоченность во времени - данные согласуются во времени для использования в сравнениях, трендах и прогнозах;

неизменяемость и целостность - данные не обновляются и не изменяются, а только перезагружаются и считываются, поддерживая концепцию "одного правдивого источника".

большой объем и сложные взаимосвязи данных.

К основным категориям данных, которые располагаются в хранилище, относятся: метаданные, описывающие способы извлечения информации из различных источников, методы их преобразования из различных структур и форматов и доставки в хранилище; фактические данные (архивы), отражающие состояние предметной области и конкретные моменты времени; суммарные данные, полученные на основе проведенных аналитических расчетов.

Для уменьшения размера информационного хранилища до минимума при сохранении максимального количества информации применяются эффективные методы сжатия данных.

2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Для преобразования данных из хранилища в предметно-ориентированную форму требуются языки запросов нового поколения. Руководителям организации данные доступны посредством SQL-запросов, инструментов создания интерактивных отчетов на экране, более развитых систем поддержки принятия решений, многомерного просмотра данных посредством гипертекстовой технологии.

Для хранения данных обычно используются выделенные серверы, или кластеры серверов (группа накопителей, видеоустройств с общим контроллером).

Создание информационного хранилища данных требует решения ряда организационных вопросов, а также удовлетворения следующих требований к аппаратному и программному обеспечению.

Скорость загрузки. В хранилищах необходимо обеспечить периодическую загрузку новых порций данных, укладывающихся в достаточно узкий временной интервал. Требуемая производительность процесса загрузки не должна накладывать ограничения на размер хранилища. - Технология загрузки. Загрузка новых данных в хранилище включает преобразование данных, фильтрацию, переформатирование, проверку целостности, организацию физического хранения, индексирование и обновление метаданных. Это дает возможность объединить разнородную информацию из пакетов, применяемых в структурных подразделениях организации.

Управление качеством данных. В хранилище должна быть обеспечена локальная и глобальная согласованность данных. Мера качества построенного хранилища - объективность исходных данных и степень разнообразия возможных запросов.

Поддержка различных видов данных. В хранилище могут накапливаться данные не только стандартных типов, но и более сложных, таких, как текст, изображения, а также уникальных типов, определяемых разработчиками.

Скорость обработки запросов. Сложные запросы, важные для принятия ответственных решений, должны обрабатываться за секунды или минуты. Скорость обработки запроса должна зависеть от его сложности, а не от объема БД.

Масштабируемость. Хранилище организации может достигнуть нескольких сотен гигабайт. СУБД не должна иметь никаких архитектурных ограничений и должна поддерживать модульную и параллельную обработку, сохранять работоспособность в случае локальных аварий и иметь средства восстановления.

Обслуживание большого числа пользователей. Доступ к хранилищу данных не ограничивается узким кругом специалистов организации. Сервер БД должен поддерживать сотни пользователей без снижения скорости обработки запросов.

Сети хранилищ данных. Сервер должен содержать инструменты, координирующие перемещение данных - между хранилищем организации, информационными системами банков, ГНИ и т.п. Пользователи должны иметь возможность обращаться к нескольким хранилищам с одной клиентской рабочей станции.

Администрирование, СУБД должна обеспечить контроль за приближением к ресурсным ограничениям, сообщать о затратах ресурсов и позволять устанавливать приоритеты для различных категорий пользователей или операций, а кроме того, уметь осуществлять трассировку и настройку системы на максимальную производительность. Качество построенного хранилища определяется удобством доступа к нему для конечного пользователя.

Средства формирования запросов. Пользователь должен иметь возможность проведения аналитических расчетов, последовательного и сравнительного анализа, а также доступ к детальной и агрегированной информации.

Использование информационных хранилищ дает существенный выигрыш по производительности в системах принятия решений, в системах обработки большого числа транзакций с большим объемом обновления данных.

Для выполнения указанных функций разрабатываются соответствующие программные средства. Совокупность этих программных средств и баз знаний принято называть искусственным интеллектом.

Тем не менее в нашем конкретном случае ситуация упрощается - нам нет необходимости работать с такими мощными системами - хранилищами, нам достаточно обычной СУБД.

2.4 Программное обеспечение комплекса задач