Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

1. Краткая характеристика объекта исследования

2. Анализ организационной структуры управления

3. Структура программного и технического обеспечения объекта

4. Список технических средств для работы программного обеспечения

5. Описать работу одной из информационных систем

6. Расчет экономической эффективности используемого программного обеспечения

Заключение

Список использованной литературы

1. Краткая характеристика объекта исследования

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Строительная компания «Инжтех» является коммерческой организацией, учрежденной в соответствии с Федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью", Гражданским кодексом Российской Федерации и другими законами и нормативными актами Российской Федерации.

Место нахождения ООО «Строительная компания «Инжтех»: Российская Федерация, 115088, г. Москва, Шарикоподшипниковская улица, дом 2а.

Место нахождения ООО «Строительная компания «Инжтех» является основным местом деятельности общества.

По месту нахождения ООО «Строительная компания «Инжтех» находится исполнительный орган Общества (генеральный директор).

Основной целью деятельности ООО «Строительная компания «Инжтех» является получение прибыли путем осуществления хозяйственной деятельности.

ООО «Строительная компания «Инжтех» появилось на рынке строительных услуг в 2001 году. Предприятие было создано группой специалистов, которые уже работали в этой отрасли более восьми лет.

Годовой объем осваиваемых строительно-монтажных работ 100 000 150 000 кв.м.

В настоящее время строится 4 объекта, общей площадью свыше 120 000 кв.м.

2. Анализ организационной структуры управления

Система управления основана на положениях Устава ООО «Строительная компания «Инжтех» и детально регламентирована в должностных инструкциях.

Организационная структура ООО «Строительная компания «Инжтех» имеет линейно-функциональную структуру (см. рис. 1).

Рис. 1. Организационная структура управления ООО «Строительная компания «Инжтех»

автоматизация управление бухгалтерия

Таблица 1

Преимущества и недостатки организационной структуры

ООО «Строительная компания «Инжтех»

Преимущества	Недостатки
1.Можно достичь высокого уровня специализации	1. Труднее проводить изменения в процессе производства или в самом продукте, чем изменения внутри функциональных отделов
2.Управление и контроль происходит в каждом подразделении самостоятельно, руководителем отдела и лишь контролируется общим руководством.	2. Если специалисты собираются вместе в одном отделе, то это может привести к появлению «интравертного» поведения
3. Относительно легче оптимизировать штат функциональных отделов	3. Увеличение функциональной эффективности может стать самоцелью вместо того, чтобы быть только средством
4. Относительно просто осуществлять инновации	4. Соотношение между качеством выполнения функции и прибылью не может определяться однозначно
	5. Могут возникнуть различия во мнениях должностных лиц, как в отношении обязанностей, так и в отношении продуктовой и региональной политики

3. Структура программного и технического обеспечения объекта

Обработка экономической информации в ООО «Строительная компания «Инжтех» осуществляется в каждом отделе компании по своему.

Отделы предприятия в своей работе для автоматизации деятельности используют пакетные приложения Word и Excel.

Электронная таблица Microsoft® Office Excel предоставляет отделу возможности, упрощающие анализ и совместное использование данных.

С помощью Excel осуществляется создание таблиц с данными о предоставляемых местах для рекламы. На основании введенных формул осуществляется анализ- потенциально эффективных мест рекламы с учетом всех факторов. Также составляются сводные таблицы. Сводные таблицы умеют выделять различную информацию из имеющихся исходных таблиц, группировать ее нужным образом, рассматривать данные в любых аналитических разрезах, просто перетаскивая мышью нужные поля, консолидировать сведения из разных таблиц или баз данных.

В Excel предусмотрены простой (автоматический) и расширенный фильтр. Автоматический позволяет сортировать сведения в столбцах по любому из имеющихся в таблице аналитических признаков, отобрать первые n записей (любых, наибольших, наименьших) или задать некое условие, можно из двух составляющих.

При контроле работы подчиненных, например, приоценке эффективности использования рекламных мест, начальник отдела развития использует такую функцию Excel, как создание примечаний (пункт меню Вставка - Примечания). Так, обнаружив ошибку, он пишет комментарий к ячейке с требованием ее исправить.

Также используется предварительная защита данных с помощью функции проверки вводимых данных. Она вызывается из меню Данные - Проверка. У этой функции несколько параметров: что проверяется (число, время, дата, список, длина текста и т.п.), критерии проверки (конкретное число, интервал). Для списка указывается адрес исходного списка, на соответствие которому будут проверяться вводимые данные.

Excel позволяет задать и более сложные алгоритмы проверки, в частности, когда ограничение для ввода данных исчисляется по формуле. Для этого в окошке настройки проверки в Типе данных выбирается пункт Другое и вводится нужная формула в поле Формула. Для удобства задано сообщение, выдающееся при вводе данных в проверяемые ячейки, и сообщение, выводящееся при ошибке.

Для принятия многих бизнес-решений, например, о приобретении нового строительного оборудования или открытии нового направления деятельности, зачастую используются схемы. Они позволяют более наглядно представить процесс по этапам, снабдив для убедительности его соответствующими цифровыми расчетами. Данные схемы в отделе развития также рисуют с помощью электронных таблиц.

На базе Excel построены пакетные прикладные программы (ППП), например 1С.

Отдел продаж и бухгалтерия осуществляют работу с клиентами. Реализация продукции и услуг осуществляется в 1С Бухгалтерия 8 по схеме представленной на рис.2.

Рис. 2 Схема документооборота в отделе продаж

Отпуск товаров и услуг покупателю регистрируется в информационной базе с помощью документа "Реализация товаров и услуг» (Рис.3).

Рис.3 Экранная форма документа «Реализация товаров и услуг»

Из экранной формы данного документа получается несколько вариантов печатных форм, а также формируются с ним документы (счет-фактуру, приходный кассовый ордер и др.).

Программа обеспечивает автоматический расчет стоимости списания товаров, услуг и материалов.

В то же время стоимость списания товаров при реализации товаров и услуг (так же как и стоимость списания материалов при передаче в производство) можно указать явно. При проведении документа указанная сумма не будет изменена.

Выпускающий отдел осуществляет документооборот с помощью «1С: Бухгалтерия 8,0».

"1С:Бухгалтерия 8.0" позволяет учитывать производственные процессы от момента передачи материалов в производство до выпуска рекламной продукции.

Схему работы технического отдела можно представить выходными формами представленными на рис.4.

Рис. 4 Схема документооборота технического отдела

Для регистрации факта передачи материалов в производство используется документ "Требование-накладная" (рис.5)

Рис. 5 Экранная форма документа «Требование-накладная»

Итоги работы отдела ежедневно вводятся в информационную базу документом "Отчет за смену".

В этом документе на закладке "Продукция" перечисляются сведения о выпущенной продукции, а на закладке "Материалы" - сведения о материалах, использованных на производство. Чтобы сведения о материалах можно было заполнять автоматически, нужно использовать спецификации.

На закладке "Услуги" можно указать сведения о "внутренних" услугах, оказанных другому подразделению предприятия.

Документ "Отчет за смену" позволяет отразить в бухгалтерском учете возвратные отходы.

Особым видом производственного процесса является оказание услуг производственного характера. Результаты такого особого производственного процесса вносятся в информационную базу документом "Акт об оказании услуг производственного характера" (рис.6) Одна из функций этого документа -- регистрация расхода материалов, связанных с оказанием услуг производственного характера.

Рис.6 Экранная форма документа «Акт об оказании услуг производственного характера»

Поступление на склад возвратных отходов производства регистрируется документом "Оприходование материалов из производства".

В конце месяца расчетные остатки материалов в незавершенном производстве в ООО «Строительная компания «Инжтех» корректируются документом "Инвентаризация ".

Юридический отдел помимо текстового редактора Word использует в своей работе справочно-правовую программу Гарант. С помощью системы Гарант можно выяснить какая именно редакция документа действовала в интересующий пользователя момент времени.

Рис. 7. Поиск редакции документа в системе ГАРАНТ

Система ГАРАНТ Платформа F1 своевременно "сообщает" о произошедших изменениях в документах, поставленных на контроль. Как правило, к ним относятся кодексы и основополагающие законы, акты отраслевых министерств, агентств и служб, некоторые аналитические материалы.

Контекстные фильтры обеспечивают существенное ускорение выбора необходимых элементов в списках значений. В любой справочной правовой системе существуют заранее созданные разработчиками списки реквизитов, которые используются при составлении поисковых запросов. Например, в системе ГАРАНТ предусмотрены списки значений реквизитов документов, ситуаций, разделов Правового навигатора и др.

С помощью Структуры документа осуществляется быстрый переход к нужным нормам, таблицам, рисункам и другим частям документа. Изучать объемные документы намного легче, когда можно одновременно работать с текстом документа и его оглавлением (Рис.8).

Рис.8 Структура документа

Структура документа и сам документ размещаются на одном экране. Для удобства работы любой переход внутри Структуры вызывает синхронное перемещение в документе. Таким образом, выбирая в оглавлении документа определенную ссылку, можно сразу увидеть в окне документа соответствующий этой ссылке объект.

Бухгалтерия осуществляет расчеты с клиентами как наличными так и безналичными платежами. "1С:Бухгалтерия 8.0" содержит подсистему учета денежных средств предприятия, которая обеспечивает формирование денежных документов -- платежных поручений, платежных ордеров, кассовых ордеров.

Исходящие документы безналичных денежных платежей формируются как в печатном, так и в электронном виде.

Предусмотрена возможность аналитического учета по статьям денежных средств.

Кассовые операции формируются на основании следующих документов:

- приходный кассовый ордер;

- расходный кассовый ордер;

-авансовый отчет.

Банковские операции формируются на базе:

- платежного поручения;

-выписки банка;

- регистрации счетов-фактур на аванс.

Места хранения безналичных денежных средств предприятия -- расчетные счета в банках -- отображаются в информационной базе как элементы списка банковских счетов предприятия.

Поступления и списания безналичных денежных средств регистрируются платежными документами.

Платежный документ может быть распечатан в бумажном виде или передан в электронном виде по каналам связи в коммерческий банк с помощью специализированной программы типа "Клиент банка", поставляемой банком.

В программе предусмотрена ситуация, когда организация перечисляет денежные средства подотчетным лицам на банковские карты, в качестве которых могут использоваться:

-личные банковские карты сотрудников,

-корпоративные банковские карты.

Такие перечисления регистрируются платежными поручениями или платежными ордерами.

Основанием для регистрации фактической оплаты является выписка с расчетного счета, полученная из банка. "1С:Бухгалтерия 8" предоставляет инструмент ускорения регистрации выписки с расчетного счета с обеспечением группового ввода платежных документов в информационную базу -- обработку "Выписка банка".

Кассовый документ может быть распечатан в бумажном виде непосредственно из экранной формы документа. (рис.9)

Рис.9 Формирование приходного кассового ордера

Кассиру предоставляется возможность автоматизированного формирования кассовой книги.

В бухгалтерии данные о хозяйственной деятельности предприятия в 1С:Бухгалтерии хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете соответствующую хозяйственную операцию

Операции могут автоматически формироваться документами, такими, как приходный кассовый ордер, расходная накладная и др., или вводиться вручную.

Учет по любому разделу можно вести исключительно с помощью ручных операций, а можно часть операций вводить документами, а часть - вручную.

Для составления бухгалтерской и налоговой отчетности, предназначенной для представления в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды и органы статистики, в программе существует набор регламентированных отчетов.

Стандартные отчеты, предназначенные для использования практически в любых организациях и для любых разделов бухгалтерского учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты, как «Оборотное- сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие.

Карточка субконто. Отчет содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода.

Обороты между субконто. Отчет позволяет проанализировать обороты между одним или всеми субконто одного вида, и одним или всеми субконто другого вида.

Этот отчет позволяет узнать, например, сколько товаров разного вида купил каждый покупатель, или, наоборот, - для каждого товара.

Отчет по проводкам. Отчет позволяет получить выборку из журнала проводок по некоторым заданным критериям.

Расширенный анализ субконто (рис. 10). Отчет, который для каждого вида субконто, по которому ведется аналитический учет на счете, определяет дебетовые и кредитовые обороты по субконто, а также развернутое и свернутое сальдо на начало и конец выбранного периода.

Рис. 10 Расширенный анализ субконто

Диаграмма. Отчет предназначен для представления данных бухгалтерских итогов в графическом виде.

Печать реестра документов. С помощью режима "Обработка документов" можно формировать реестр документов за указанный период времени.

Предприятие обязано периодически формировать регламентированную отчетность -комплекты отчетов, порядок заполнения которых устанавливается нормативными документами. Прикладное решение максимально облегчает решение этой задачи.

К регламентированной отчетности относятся: бухгалтерская отчетность; налоговые декларации и расчеты; отчеты в социальные внебюджетные фонды; статистическая отчетность; справки, представляемые в налоговые органы; декларации о производстве и обороте алкогольной продукции.

Формы регламентированной отчетности периодически изменяются решениями государственных органов. Фирма "1С" отслеживает, эти изменения и предоставляет своим пользователям возможность оперативного обновления форм регламентированных отчетности в используемых конфигурациях. Для обновления форм используется эффективный штатный механизм обновления конфигурации.

Экранный бланк регламентированного отчета заполняется автоматически на основании данных, введенных в информационную базу "1С:Бухгалтерии 8".

Форма "Регламентированная отчетность" предоставляет возможность групповой работы с подготовленными регламентированными отчетами, не требующей открывать формы самих отчетов. Групповой режим позволяет для группы выбранных отчетов показать печатные формы, вывести отчеты на печать без предварительного просмотра, проверить возможность выгрузки, выгрузить отчеты.

Служба персонала. Кадровый учет организован на базе 1С Бухгалтерия с помощью следующим форм документов: прием на работу в организацию, кадровое перемещение, увольнение из организации, сведения о стаже и заработке.

В информационной базе хранятся сведения, необходимые для периодических расчетов заработной платы и связанных с ней налогов и сборов, в частности, сведения о работниках предприятия.

Для удобства использования кадровые сведения разделены в информационной базе на следующие две категории:

-сведения о физических лицах,

-служебная информация о работниках предприятия.

К первой категории относятся те сведения о работнике, которые никак не связаны с его должностными обязанностями: паспортные и регистрационные данные, место жительства и др. Ко второй категории отнесены сведения, связанные с выполнением работником конкретных должностных обязанностей: место работы и должность, условия оплаты труда и др.

Подобное разделение сведений о работниках не создает никаких неудобств при их использовании, но в то же время исключает необходимость повторного ввода информации о работнике как о физическом лице в случае регистрации его повторного приема на работу в качестве совместителя.

Первоначально сведения о работнике вводятся в информационную базу документом оформления его приема на работу.

Изменения сведений о работнике -- кадровые перемещения, новые условия оплаты труда, увольнение работника -- также вводятся документами.

Для просмотра сведений по работникам организации можно использовать форму "Управление данными работника".

Форма позволяет быстро посмотреть всю информацию по конкретному работнику: кадровые данные; плановые начисления и удержания; документы по работнику; сведения о начисленной зарплате, расчетный листок; налоговые карточки по НДФЛ и ЕСН (теперь отменен).

Прямо из этой формы можно зарегистрировать нового работника или новый документ.

Для автоматизации работы с внутренними документами и корреспонденцией в компании применяется программный продукт реализован на платформе "1С:Предприятие 8.0" и представляет собой тиражное решение для работы с факсограммами, телефонными звонками, письмами, приказами, договорами и любыми другими документами организации.

Основными объектами учета в системе являются электронные документы, которые могут являться как электронными копиями первичных документов, так и самостоятельными документами - "Сообщением", "Задачей", "Поручением" и т.д.

Фактически система предоставляет пользователям среду для работы с электронными документами и электронными копиями первичных документов, которая содержит возможности для организации персональных и общих библиотек, для каталогизации и классификации документов, для хранения структуры взаимосвязей и данных о состоянии документов, а также для поиска по реквизитам и содержанию.

Для писем электронной почты, заданий, сообщений или заметок, событий или обсуждений в системе предусмотрены специальные формы.

Ввод в систему описания и значений реквизитов официальных документов выполняется с помощью формы "Регистрация документа". К электронному документу прикрепляется файл, полученный в результате сканирования первичного документа и последующего распознавания, или файл, созданный с помощью специализированной программы-редактора.

В процессе регистрации выполняется размещение документа в необходимом каталоге - в личной папке, в общей папке или в каталоге файлов. Размещение документа в календарном графике позволяет запланировать выполнение каких-либо действий или обработку документа на определенную дату и время.

После размещения в системе электронный документ становится доступен для выполнения различных операций - передача от одного пользователя к другому, размещение в очереди обработки, присоединение других документов и файлов, контроль исполнения и др.

Обработка документов в системе упорядочена в соответствии с формализованными схемами бизнес-процессов организации. При регистрации документа для него назначается последовательность обхода ответственных лиц, каждое из которых выполняет то или иное действие по обработке и передает документ дальше по маршруту обхода.

Для особо важных первичных документов в системе предусмотрен учет по местам хранения. После регистрации первичного документа с помощью служебного документа "Перемещение" в систему вводится информация о его физическом местонахождении. Каждое последующее перемещение документа, выдача его в подотчет или возврат из подотчета, передача контрагенту, списание или ликвидация должны отражаться посредством отдельных документов "Перемещение" с указанием вида соответствующей операции.

С помощью "Отчета о хранении" можно получить общие количественные остатки документов в разрезе мест хранения, складских ячеек или подотчетных лиц, а также отследить каждый документ и его перемещение по отдельности.

В системе предусмотрен контроль исполнения документов. Для документа, работу с которым необходимо контролировать, вводятся контрольные даты, а также информация, позволяющая проконтролировать исполнение. Получить список неисполненных заданий можно с помощью отчета "Контроль исполнения". Отчет "Анализ исполнительской деятельности" обеспечивает анализ общего состояния исполнения документов. ИТ-служба осуществляет модернизацию приобретенных программ под особенности деятельности компании, а также осуществляет текущее обслуживание информационных систем.

4. Список технических средств для работы программного обеспечения

Предприятие оснащено профессиональным и современным программным обеспечением и техническими средствами.

Таблица 2

Программное обеспечение и технические средства предприятия

Наименование оборудования и ПО	Количество единиц, шт.
Компьютер Pentium IV	25
Монитор ж/к	25
Компьютерная мышь	25
Принтер струйный	4
Принтер лазерный	3
Факс	2
Копировальный аппарат	1
Моноблоки	2
Microsoft Windows 2010 Server	1
Microsoft Windows 2010	на все компьютеры
Microsoft Office 2010	На все компьютеры

Представим основные технические характеристики используемого оборудования:

Операционная система Microsoft Windows 2010 Professional SP 2 ЯзыкRussian (стандарты: Russian)

Процессор Intel Inside Pentium 4

Память 512 MB RAM

Версия DirectX DirectX 9.0

Текущий режим экрана 1024x768 (32bit)

Фирма LG Disk 3,5(A:) Есть

Disk (D:) Для CD-RW

Емкость Disk (C:) 80 ГБ

Видео карта VGA Tech Graphics. Controller

Клавиатура Стандартная клавиатура 101/102

Фирма Genius Мышь Оптическая Файловая система NTFS

5. Описать работу одной из информационных систем

В настоящее время деятельность финансового отдела осуществляется на базе Excel, данная программа ограничена в функциях, которые могут дать базу эффективному управленческому решению, поэтому необходимо приобрести компьютерную программу с тем, чтобы автоматизировать их планово-проектную деятельность.

Основные этапы автоматизации здесь следующие:

- предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;

- проектирование;

- ввод в действие;

- сопровождение автоматизированной системы.

После выбора программного обеспечения, необходимо чтобы она была совместима с программным комплексом 1С Бухгалтерия 8,0, который в настоящее время автоматизирует другие подразделения компании.

В 1С Финансовое планирование расширены аналитические возможности отчетов, добавлены новые средства моделирования финансовых потоков организации, анализа эластичности планов по принципу "что будет, если…" и дисконтирования будущих финансовых потоков для анализа эффективности инвестиций с точки зрения NPV.

Готовое решение для бюджетирования и анализа финансовых потоков и структуры средств предприятия. "1С Финансовое планирование" представляет собой базовую версию компоненты "Оперативный учет" системы 1С Предприятие 7.7 и типовую конфигурацию "Финансовое планирование".

Документация, входящая в комплект поставки, содержит не только описание технических возможностей системы, но и методические указания по использованию конфигурации "Финансовое планирование" при постановке и ведении управленческого учета на предприятии.

Программа готова к использованию и не требует дополнительных компонент системы программ 1С Предприятие 7.7. Входящая в состав программы типовая конфигурация "Финансовое планирование" может также использоваться с компонентой "Оперативный учет", входящей в состав программного продукта "1С Торговля и Склад 7.7" и в Комплексную поставку системы 1С Предприятие. В таком режиме конфигурация "Финансовое планирование" может быть настроена в полном соответствии с индивидуальными особенностями управления финансами на конкретном предприятии.

1С Финансовое планирование 7.7 - заменяет в линейке продуктов 1С Предприятие 7.7 продукт 4601546011237 "1С Предприятие 7.7. Конфигурация "Финансовое планирование", выпускавшийся в виде отдельной конфигурации для компоненты "Оперативный учет" и для использования которого необходимо было приобрести программный продукт системы 1С Предприятие 7.7, включающий компоненту "Оперативный учет", версии ПРОФ и выше.

Апгрейды на продукт 4601546016003 1С Финансовое планирование 7.7, а также с этого продукта не производятся.

Конфигурация "Финансовое планирование" разработана при участии консультационно-внедренческой фирмы "Инталев" (1С Франчайзи, г. Санкт-Петербург) и впервые поступила в продажу в виде отдельной конфигурации для компоненты "Оперативный учет" .

Схема работы данной программы представлена на рис. 11

Типовое решение "Финансовое планирование" - это единое приложение для:

-стратегического и оперативного планирования (бюджетирования);

-сбора данных о фактическом выполнении плана;

-план - факторного анализа исполнения бюджета;

-моделирования, анализа и прогнозирования финансового состояния организации.



Рис. 11 Функциональные возможности конфигурации "Финансовое планирование"

Конфигурация позволяет хранить неограниченное количество версий данных, описывающих один и тот же период деятельности предприятия. Это могут быть, например, различные варианты планов (оптимистический, пессимистический, средневзвешенный и т.д.), данные о фактической деятельности фирмы, данные по нескольким независимым предприятиям. Добавление новой версии не требует изменений в программе или структуре базы данных. Сравнение различных версий данных позволяет выбрать из нескольких вариантов развития ситуации наиболее подходящий для текущих целей фирмы, провести анализ отклонения фактических данных от запланированных, сравнить результаты, достигнутые различными фирмами. Версии также могут отличаться детализацией хранимой информации по учетным периодам от дня до года.

Бюджетирование и анализ информации возможны в разрезе центров финансовой ответственности и направлений деятельности фирмы. При этом поддерживается консолидация данных до уровня всей фирмы в целом, группы подразделений или проектов, отдельного ЦФО или направления деятельности.

Конфигурация позволяет проводить мультивалютную консолидацию данных. Информация о различных финансовых потоках хранится в той валюте, в которой это удобно для каждой области деятельности фирмы. При формировании сводных отчетов данные могут быть приведены к любой выбранной валюте. Это позволяет, например, снизить влияние инфляции при планировании и анализе финансовой информации.

В конфигурации поддерживается возможность многопользовательской работы. Все данные хранятся в единой базе, поэтому изменения, сделанные одним пользователем, сразу же доступны для других. При многопользовательской работе все участники планово-учетного процесса оперируют одной системой ЦФО, направлений деятельности, финансовых показателей и бюджетных статей: таким образом, решается проблема стыковки данных, подготовленных разными отделами.

Средства разделения доступа к данным конфигурации "Финансовое планирование" позволяют для каждого пользователя индивидуально установить перечень объектов аналитического учета, и интервалы времени, в рамках которых он может просматривать и изменять данные.

Средства конфигурации позволяют импортировать данные из других учетных систем, подготовленные и сгруппированные по аналитическим разрезам управленческого учета. В комплект поставки входят механизмы, позволяющие настроить отбор и выгрузку данных из любых (не обязательно типовых) конфигураций, использующих компоненты "Бухгалтерский учет" или "Оперативный учет" семейства программ "1С:Предприятие 8". Средства обмена данными поддерживают как стандартный текстовый формат, так и современный формат XML. Таким образом, эти средства можно использовать как конвертер данных из бухгалтерской (торговой) системы в управленческую, для получения отчетности в любых нестандартных группировках и аналитических разрезах, используемых в управленческом учете. Загруженные в базу "Финансового планирования" из других учетных систем данные можно использовать следующими способами:

- рассмотреть обороты в пересчете по курсам различных валют, чтобы устранить эффект инфляции;

-провести многомерный план - факторный анализ исполнения бюджетов;

-анализировать прибыльность, ликвидность и платежеспособность по фактическим данным;

-провести статистический анализ данных;

-использовать фактические данные для автоматического создания бюджетов на будущие периоды с возможностью отбора и индексации данных;

-использовать для реализации скользящего планирования, заменяя, по мере поступления фактической информации, часть плановых данных на реальные, что позволяет более точно оценить вероятность достижения запланированных результатов и, при необходимости, скорректировать планы на оставшиеся периоды.

6. Расчет экономической эффективности используемого программного обеспечения

На основании внесенных предложений рассчитаем эффективность применения базового варианта автоматизации отдела согласования, и внесенных предложений в их работу.

В базовом варианте годовые затраты времени на обработку информации складываются из затрат времени на сбор и анализ информации (первый этап) и затрат времени на ручную обработку информации (второй этап): Кобелев О.А. Электронная коммерция: Учебное пособие под ред. проф. С.В. Пирогова.- 2е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2012, С. 127

Труч = Тсб + Тобр,

Труч = 42 + 8505 ч. =8547 час

где Труч - общая трудоемкость работ при ручном способе обработки(электронные таблицы);

Тсб - затраты времени на сбор и анализ информации;

Тобр - затраты времени на запись и обработку информации.

Время на сбор и обработку информации Тсб определяется согласно экспертного метода в процентах (µ) от затрат времени на запись Тзап :

Тсб = µТзап/100.

Тсб = 40*105п/100=42ч.

В Тобр входят затраты времени на запись (Тзап) и на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации (Трасч):

Тобр = Тзап + Трасч.

Тобр = 1005 + 7500=8505час.

Значение Тзап находится из выражения:

Тзап = Qгод/Нвыр,

Тзап = (3750*1500)/5600=1005 час

где Qгод - годовой объем записываемой информации в знаках (можно принять, что один условный лист содержит примерно 1500 знаков);

Нвыр - норма выработки при записи, зн/ч.

Величина Трасч определяется исходя из общего объема работ Qгод в листах и нормативной трудоемкости расчетных работ (нормы времени Тн, ч/лист) на каждый условный лист (таблица 4 задания):

Трасч = QгодТн.

Трасч = 3750*2,0=7500 час

В проектном варианте работы по сбору и анализу информации на первом этапе выполняются, как и в базовом варианте, вручную, с теми же затратами времени Тсб . (42ч.)

Для второго этапа обработки информации, при расчете трудоёмкости работ выполняемых на ПЭВМ (Тэ, маш-ч), можно воспользоваться формулой:

Тэ = n0(Tвыч + n1 Tвн + n2 T вв + n3 Tвыв),

Тэ = 1,3(2500 + 1 *750 + 1*804 + 37)=5318 ч

где Твыч - время работы процессора;

Твн - время обмена информацией с внешними накопителями (принимается в размере 30% от Твыч );

Твв, Т выв - время ввода и вывода информации;

n0 = 1,3…1,4 - коэффициент запаса, учитывающий увеличение объёма обработки информации за счет обнаружения ошибок, нарушения сроков поступления исходной информации и т.п.;

n1, n2, n3 - коэффициенты, учитывающие возможность совмещения работы процессора с работой внешних устройств (при использовании ПЭВМ можно принять равными единице).

Время работы процессора составляет:

Твыч = Qвв q/ Vвыч,

Твыч = 4500000 4/ 20= 2500 час

где Qвв - годовой объём обрабатываемой (вводимой) информации в знаках;

q - среднее количество машинных операций на один знак входной информации (для рассматриваемых задач q = 4 оп/зн);

Vвыч - среднее быстродействие процессора в операциях в секунду.

Годовой объём вводимой информации Qвв установлен экспертами в процентах (з) от величины Qгод:

Qвв = зQгод/100.

Qвв = 80*(3750*1500)/100= 4500000 знак

Быстродействие процессора Vвыч определяется техническими характеристиками процессора. В рамках настоящей дипломной работы с целью упрощения допускается принять, что одна машинная операция осуществляется примерно за 10…20 тактов работы процессора, т.е. величина Vвыч (оп/с) составляет примерно 0,05…0,1 от тактовой частоты процессора (Гц).

Годовые затраты времени на ввод информации находят исходя из объема вводимой информации Qвв и величины нормы выработки при вводе, принимаемой, как отмечалось, равной норме выработки Нвыр при записи для базового варианта: Кобелев О.А. Электронная коммерция: Учебное пособие под ред. проф. С.В. Пирогова.- 2е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2012, С. 129

Твв = Qвв/Нвыр.

Твв = (3000*1500)/5600=804 ч

Время вывода информации включает затраты времени на подготовку к печати и время печати:

Твыв = Тпод + Тпеч , (10)

Твыв = 32 + 5=37час ,

где Тпод - время подготовки к печати;

Тпеч- время печати, определяемое скоростью печатающего устройства.

Время подготовки к печати (Тпод) складывается из времени обмена командами с печатающим устройством (Тобм) и времени на техническую подготовку устройства к работе (Ттехн).

Тобм = Qвыв Nk/ Vвыв,

где Qвыв - объём выводимой информации; (11)

Nk - среднее количество команд в цикле операций по подготовке одного знака к печати (Nk = 50);

Vвыв - скорость обмена командами с печатающим устройством.

Величина Ттехн включает затраты времени на закладку и выемку бумаги, время перехода печатающего устройства в режим готовности (предварительный разогрев и другие операции) и устанавливается исходя из технических характеристик применяемого устройства и особенностей его работы.

В практических расчетах, не требующих большой точности, значение Тобм можно считать достаточно малым по сравнению с другими составляющими в цикле вывода информации, тогда Тпод = Ттехн.= 32 часа

Время печати документов находится по формуле: (12)

Тпеч = Qвыв / Vпеч,

Тпеч = 3750 / 720 л /час= 5 час

где Qвыв - объём информации, выводимой на печать (Qвыв = Qгод);

Vпеч - скорость печати (берется из паспортных данных печатающего устройства).

Действительный годовой фонд времени оборудования Fдо (маш-ч) равен номинальному фонду времени за вычетом потерь времени, связанных с ремонтом технических средств: (13)

Fдо = Fн пот,

Fдо = 1976*0,99= 1956

где Fн - номинальный фонд времени работы оборудования;

пот - коэффициент, учитывающий потери времени на ремонт оборудования (для ЭВМ можно принять равным 0,99).

Номинальный годовой фонд времени Fн находится по формуле: (14)

Fн = (Fрд Tсм - Fпп Tск)h,

Fн = (248*8 - 8*1)1=1976 час

где Fрд - число рабочих дней в году;

Тсм - продолжительность рабочей смены (Тсм = 8,0 ч);

Fпп - число предпраздничных дней в году;

Tск - количество часов, на которые сокращается рабочий день в предпраздничные дни (Tск = 1 ч);

h - число смен работы в сутки, в общем случае для оборудования от одной до трех смен, для работников - одна .

Действительный годовой фонд времени работника Fдр (чел-ч) находится аналогично, при коэффициенте потерь, учитывающем потери рабочего времени работника, связанные с отпусками, болезнями и т.п., в размере 0,9. Fдр= 1976*0,9= 1778 час

Для базового варианта расчетное количество работников (Wр) составит:

Wр = Труч/ Fдр. (15)

Wр = Труч/ Fдр.=8547/1778=5 чел.

Принятое число работников Wп получается округлением расчетного значения в большую сторону, при необходимости можно запланировать возможность перевыполнения нормы примерно на 10…15 % (что в последующем должно учитываться при расчете затрат на оплату труда введением стимулирующих доплат).

При расчете численности работников для проектного варианта трудоемкость ручных операций находится как сумма величин Тсб и Тэ. В этом случае расчетное количество работников определится как:

Wр = (Тсб + Тэ)/ Fдр. (16)

Wр = (42 + 5318)/ 1778=3 чел.

Расчетное количество ПЭВМ будет равно:

Sр = Тэ/ Fдо. (17)

Sр = 5318/ 1956=3 шт.

Планируется приобретение 3 компьютеров, а также 3 принтеров с функциями копира, следовательно, приобретение множительной техники не нужно.

Величина капитальных вложений по базовому варианту (Кб) складывается из стоимости производственных помещений (при приобретении помещения в собственность) и стоимости инвентаря.

Стоимость помещения определяется исходя из количества работников, принятой нормы площади на одного человека (не менее 3…3,5 квадратных метров) и стоимости одного квадратного метра площади (5000 руб. за кв.м).

Соответственно стоимость помещения равна: 5*5000*3,5 = 87500 руб.

В стоимость инвентаря входит стоимость столов, стульев, полок и т.п. в нашем случае сумма составляет 17500 руб. Кб= 87500+17500= 105000 руб.

В проектном варианте капитальные вложения (Кпр) включают:

Стоимость производственных помещений (при норме площади около 6 квадратных метров на 1 рабочее место для работника с компьютером) с учетом стоимости площади, отведенной под множительную технику;

3*5000*6= 90000 руб.

Стоимость инвентаря составляет 17500 руб.

Стоимость оборудования (системный блок ЭВМ, монитор, принтер, ксерокс) составляет 28000*3 = 84000 руб.

Стоимость программного обеспечения 18000 комплект на 3 пользователей .

Стоимость обучения работника работе на ПЭВМ и пользованию программным продуктом стоимость составляет 3000 руб.

Транспортные расходы на доставку оборудования инвентаря 5000 руб.

К пр=90000+17500+84000+18000+3000= 212500 руб.

Полученные значения Кб и Кпр определят величину дополнительных капитальных вложений ?К, если капитальные вложения возрастают (или получаемую экономию на капитальных вложениях, если для проектного варианта они требуются в меньшем объеме): (18)

?К = Кпр - Кб.

?К = 212500-105000= 107500 руб.

Общая величина годовых текущие затрат по базовому и проектному вариантам (себестоимость обработки информации) состоит из основных и накладных затрат и определится по формуле: (19)

С = Смат + Сосн + Сдоп + Ссоц + Сам + Снакл,

где Смат - затраты на основные материалы;

Сосн - основная заработная плата работников, представляет оплату за отработанное время, включает зарплату по тарифу, стимулирующие и компенсирующие доплаты и надбавки (премии, за работу в ночное время, за совмещение профессий и др.);

Сдоп - дополнительная заработная плата, учитывает выплаты за неотработанное время (оплата отпусков, льготных часов, за выслугу лет и др.), принимается в размере 12…15% от основной заработной платы;

Ссоц - отчисления во внебюджетные фонды государственного социального страхования;

Сам - годовая сумма амортизационных отчислений по соответствующим группам основных производственных фондов и нематериальных активов;

Снак - накладные расходы, включают затраты на управление, уборку, ремонт, электроэнергию, отопление и т.п. (принимаются в размере 60…120% от суммы основной и дополнительной заработной платы).

При аренде помещения к перечисленным статьям добавляются текущие затраты на аренду Сар.

В базовом варианте величина Смат складывается из стоимости бумаги и канцелярских товаров. Общий расход бумаги определяется в листах формата А4, из расчёта примерно 1500 знаков на 1 лист.

С мат= 3750 *0,24= 900 руб.

В проектном варианте кроме этих затрат следует учесть стоимость расходных материалов, используемых при эксплуатации технических средств (стоимость их составляет 1800 руб.)

При расчете годовых затрат на оплату труда можно исходить из количества задействованных работников Wп, действительного годового фонда времени работника Fдр, размера тарифной ставки и величины возможных доплат.

Тогда основная заработная плата находится как: (20)

Сосн = Wп Fдрrч(1 + пр),

где rч - размер часовой тарифной ставки (руб/ч);

пр - коэффициент, учитывающий возможные дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера в виде премий и различного вида доплат и надбавок за дополнительную нагрузку и особые условия труда.

При базовом варианте: Сосн = 5*1778*40(1 + 0,15)= 408940

При проектном варианте Сосн = 3*1778*40(1 + 0,15)= 245364

Дополнительная заработная плата соответственно составит:

Сдоп = 0,12*Сосн.

Сдоп = 0,12*408940= 49073

Сдоп = 0,12*245364= 29444

Общую величину годовых затрат на основную и дополнительную заработную плату (Сзар=Сосн+Сдоп) можно определить сразу, исходя из размера среднемесячной оплаты труда Зсрм и количества занятых работников Wп:

Сзар=408940+49073= 458013

Сзар=245364+29444= 274808

Отчисления на социальные нужды Ссоц рассчитываются от суммы основной и дополнительной заработной платы в размере 26,2%.

Ссоц= 458013*26,2%= 120000

С соц= 274808*26,2%=72000

Норму амортизации по каждому объекту амортизационных начислений можно найти как величину, обратную сроку полезного использования объекта (сроку службы Тсл), устанавливаемому с учетом физического и морального износа: (21)

На = 1/Тсл.

На = 1/5=0,2

18000*0,2= 3600 руб.

При затруднении в оценке срока полезного использования нематериальных активов он принимается в размере десяти лет.

Величину накладных расходов для проектного варианта допускается оставить такой же, как и для базового варианта, без изменения, то есть 26700 руб.

Базовый вариант: Сб = 900 + 408940+49073 + 120000 + 0+ 26700= 605613

Проектный вариант: Сп = 900+1800 + 245346+29444+ 72000 + 3600+ 26700= 379790

После определения текущих затрат для базового (Сб) и проектного (Спр) вариантов устанавливается величина годовой экономии на текущих затратах:

?С = Сб - Спр.

?С = 605613-379790=225823

Поскольку сравниваемые варианты сопоставимы по результатам, величина ?С соответствует годовому приращению прибыли ?П, полученному за счет проектных изменений.

Годовой экономический эффект Эг находится как разница приведенных затрат по двум сравниваемым вариантам:

Эг = Зб - Зпр,

Эг = (605613-379790) - 1,1(212500-105000)= +107573

где Зб - годовые приведенные затраты по базовому варианту;

Зпр - годовые приведенные затраты по проектному варианту.

Выражение для Эг можно переписать в следующем виде:

Численно Эг представляет разницу в сверхнормативной прибыли по двум сравниваемым вариантам, дополнительно получаемую в течение года.

Проектный вариант предпочтительнее базового, так как Эг 0.

Для решения вопроса о целесообразности инвестирования помимо Эг в качестве критериев оценки проектов также используют коэффициент эффективности дополнительных капитальных вложений Е и срок окупаемости дополнительных капитальных вложений Ток.

Е = ?С/?К. (23)

Е = 225823/107500=2,1

Срок окупаемости составляет 2 года, что делает проект экономически обоснованным.

В связи с тем, что приобретение программного продукта оправдано, его внедрение будет целесообразно.

Вывод

В работе рекомендовано приобрести для автоматизации отдела программное обеспечение, эффективность приобретения которого подтверждена расчетами.

Основные этапы автоматизации здесь следующие:

предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;

проектирование;

ввод в действие;

сопровождение автоматизированной системы.

После выбора программного обеспечения, необходимо чтобы она была совместима с программным комплексом 1С Бухгалтерия 8,0, который в настоящее время автоматизирует другие подразделения компании.

Расчет показал, что срок окупаемости составляет 2 года, что делает проект экономически обоснованным. В связи с тем, что приобретение программного продукта оправдано, его внедрение будет целесообразно.

Заключение

В заключении можно подвести некоторые итоги анализа:

Предприятие представляет собой динамично развивающуюся компанию, уверенно работающую на рынке. Об этом свидетельствуют финансовые показатели хозяйственной деятельности предприятия, анализ которых был проведен в данной главе. Стоит заключить, что предприятие является прибыльным, рентабельным, а баланс ООО «Строительная компания «Инжтех» является абсолютно ликвидным, что положительно характеризует деятельность предприятия.

Анализ показал, что деятельность ООО «Строительная компания «Инжтех» оснащена информационных обеспечением частично, на предприятии в полной мере информатизированы лишь бухгалтерская деятельность и деятельность юридической службы.

Наибольшее опасение вызывает отсутствие современных программ, осуществляющих анализ финансовой деятельности, а также ее планирования на основании полученных данных, это может послужить основанием неэффективно принятого управленческого решения, в связи с этим в первую очередь необходимо приобрести программное обеспечение для финансового отдела.

Предприятию рекомендовано автоматизировать отделы и приобрести соответствующее программной обеспечение для этой цели. После выбора программного обеспечения, необходимо чтобы она была совместима с программным комплексом 1С Бухгалтерия 8,0, который в настоящее время автоматизирует другие подразделения компании.

Все мероприятия были обоснованы, экономическая эффективность внедрений рассчитана.

На основании произведенного расчета, выявлено, что срок окупаемости предложенных мероприятий составит 2 года, это делает проект мероприятий обоснованный с точки зрения целесообразности внедрений.

Список использованной литературы

1. Аббакумов И.С., Безаева Л.Г., Домрачев С.А. Информационные технологии управления. Компьютерный практикум: Учебное пособие - 2-е изд. /Аббакумов И.С., Безаева Л.Г., Домрачев С.А.. - М.: РАГС, 2013

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник //Под ред. проф. Титоренко Г.А. -- М.: ЮНИТИ, 2014.

3. Алексунин В.А., Родигина В.В. Электронная коммерция и маркетинг в Интернете. Учебное пособие. М.: Дашков и К, 2013

4. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Практикум по электронным таблицам в экономике. - М.: ПРИОР, 2013.

5. Виханский О.С., Наумов А.И Менеджмент: Учебник - 4-е изд.,перераб. и доп. /Виханский О.С., Наумов А.И. М.: Экономистъ, 2014

6. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие /Под ред.Ю.М.Черкасова.-М:ИНФРА-М,2001.-216с.

7. Исаев Г.Н. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учебник.- М.:ОМЕГА-Л, 2012.- 462 с.

8. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы и технологии в экономике. - М.: ЮНИТИ, 2003

9. Учебно-практическое пособие по дисциплине «Информационные системы в экономике»/ под ред проф. Година В.В., ГУУ, 2012

10. Черников Б.В. Информационные технологии управления: Учебник - /Черников Б.В. - М.: ИНФРА-М, ФОРУМ, 2012. - С. 352.

11. Автоматизация управления предприятием - новые технологии.//Финансовая газета. ЭКСПО, №9, 2012 г.

12. Байновский Ф. Информационный аудит// Риск-менеджмент, № 5-6, 2014.

13. Готовое решение для пользователя и конструктор для программиста// Финансовая газета.Экспо, № 7,2014г

14. Информационная безопасность. //Информационное общество, № 1,2013.

Размещено на Allbest.ru