Отдел оптовой торговли - обеспечивает оптовые продажи товара;

Отдел перевозок - организация перевозок, необходимых клиентам;

Договорный отдел - заключение договоров по всем видам услуг, оказываемых клиентам.

Обеспечивающей стороной заняты:

Бухгалтерия - обеспечение предприятия бухгалтерским учетом: учет товаров, начисление заработной платы, учет уплаты налогов и сборов и т.д.;

Отдел материально-технического снабжения - поддержание материально-технической базы различных отделов предприятия на уровне, необходимом для нормального выполнения ими своих функций.

Отдел кадров - планирование численности работников предприятия, комплектование кадров.

Отдел автоматизации - в функцию отдела входит разработка проектов автоматизации различных процессов, происходящих на предприятии, выявление и разработка оптимальной единой информационной базы для всех отделов предприятия, внедрение проектов автоматизации на предприятии.

Отдел маркетинга и рекламы - обеспечивает исследование рынка товаров, реализуемых предприятием (прогноз, анализ, выявление конкурентов, заключение договоров), рассматривает возможное расширение/уменьшение ассортимента.

Организационно-управленческой стороной заняты:

Директор - первое лицо на предприятии, отвечающее за общее функционирование предприятия, проводящее основную стратегию фирмы. Директор является также представительным лицом фирмы на высшем уровне.

Коммерческий директор - главное ответственное лицо по коммерческим вопросам, решаемым на предприятии.

Совместно директор и коммерческий директор реализуют организацию планирования и определяют дальнейшую как внутреннюю, так и внешнюю стратегию фирмы.

На рис.1.4 представлена иерархическая функциональная структурная схема предприятия ООО "Авто-Ресурс", полученная при помощи декомпозиции по функциональному признаку.

После разработки и анализа иерархической функциональной структуры предприятия становится возможным выявление функциональных областей и происходящих в них процессов.

Рисунок 1.4 - Иерархическая функциональная схема предприятия ООО "Авто-Ресурс"

Таблица 1.1 - Функциональные области управления и процессы

№	Функциональная область управления	Процессы, протекающие в функциональной области
1	2	3
1.	Управление функционированием предприятия	1.1 Разработка стратегии развития 1.2 Управление предприятием путем принятия управленческих решений 1.3 Принятие решений в экстремальных ситуациях
2.	Управление кадрами	2.1 Планирование численности работающих. 2.2 Комплектование штатов 2.3 Переподготовка кадров 2.4 Планирование отпусков
3.	Управление бухгалтерским учетом	3.1 Движение денежной наличности 3.2 Учет тоговли 3.3 Анализ прибылей 3.4 Исполнение смет и отчетов 3.5Начисление заработной платы
4.	Управление экономикой и финансами	4.1 Финансовое планирование 4.2 Управление капитальными вложениями 4.3 Управление фондами предприятия 4.4 Анализ результатов хозяйственной деятельности

1.4.3 Анализ организационно-управленческой структуры

Организационно-управленческая структура состоит из подразделений предприятия и первых руководителей. Любая организационно-управленческая структура имеет три уровня:

высший уровень управления

средний уровень управления

оперативный уровень управления.

Верхний уровень управления включает в себя:

директор;

коммерческий директор;

главный менеджер по торговле;

Высшее руководство занимается прогнозированием, перспективным планированием, организацией коммерции и организацией управления. Кроме того, на верхнем уровне управления решаются главные стратегические задачи. Директор занимается вопросами общего планирования, принятием стратегических решений в экстренных ситуациях. Коммерческий директор контролирует работу подчиненных ему отделов, занимается общей координацией работы предприятия. Главный менеджер по торговле контролирует работу отделов розничной и оптовой торговли.

К среднему уровню управления относятся все подразделения, не принимающие непосредственного участия в коммерческой деятельности, т.е. все подразделения, которые выполняют функций обеспечивающей подсистемы. К среднему уровню управления можно отнести:

Отдел розничной торговли - продажа продукции в розницу;

Оптовый отдел занимается заключением договоров и продажей продукции оптовыми партиями.

Отдел перевозок - осуществляет организацию перевозок, закреплению техники и водителей за перевозками конкретного клиента, ведет учет всех перевозок, осуществляемых компанией.

Договорный отдел - занимается работой с клиентами по-поводу заключения договоров.

Диспетчерская - осуществляет ежедневный учет и контроль состояния техники и водителей, а также координирует своевременный выезд транспорта для перевозок клиентов.

Бухгалтерия - реализует на предприятии функции бухгалтерского учета: учета реализации товаров, начисление зарплаты, уплата налогов и т.д.

Рекламный отдел - занимается рекламой реализуемых товаров, а также маркетинговыми исследованиями.

Отдел автоматизации - обеспечивает отделения предприятия средствами автоматизации и управления в соответствующей области

На среднем уровне главные задачи представляются в виде графиков, планов, технологий; подсчитываются доходы, издержки и прибыль, формируются текущие планы и все это передается на оперативный уровень.

К оперативному уровню относятся подразделения, непосредственно занятые коммерцией, функционирование которых приносит реальную прибыль предприятию. На данном уровне производится продажа товаров, реализация услуг автопарком и проводится оперативное планирование.

Управляющие розничной торговлей ответственны за работу в розничном торговом зале.

Отдел материально-технического снабжения занимается оборудованием торговых площадей и ответственны за эксплуатацию материально-технической базы.

Содержание деятельности всех подразделений приведено в табл.1.2 Организационно-управленческая структура ООО "Авто-Ресурс" приведена на рис.1.5.

Таблица 1.2 - Содержание деятельности на трех уровнях управления

№	Характеристики вида деятельности	Высший уровень	Средний уровень	Оперативный уровень
1.	Планирование	Значительное	Умеренное	Минимальное
2.	Контроль	Умеренный	Значительный	Значительный
3.	Временная перспектива	1-5 лет	До года	Ежедневно
4.	Сфера деятельности	Обширная (перекрывает все функциональные области)	Полная функциональная сфера (перекрывает какую-то функциональную область)	Процесс или его часть
5.	Сущность деятельности	Относительная, бесструктурная и неограниченная	Структурированная и ограниченная	Весьма ограниченная
6.	Уровень сложности	Очень сложный со многими переменными	Менее сложный с переменными, поддающимися определению	Простой
7.	Изменение работы	Затруднено	Возможно	Просто
8.	Тип деятельности	Творческий	Ответствен-ность, способ-ность убеждать и управлять	Работоспособ-ность и испол-нительность
9.	Тип используемой информации	Внешняя информация	Внутренняя, более точная информация	Внутренняя, очень точная информация
10.	Результаты деятельности	Стратегия, перспективные планы, главные задачи, бюджет	Технология, нормативы, текущие планы, сводки, отчеты и пр. документы	Релизация товара
11.	Число лиц	Незначительное	Умеренное	Большое

Рисунок 1.5 - Организационно-управленческая структура ООО "Авто-Ресурс"

1.4.4 Построение организационно-функциональной модели предприятия

Организационно-функциональная модель строится в виде матрицы на основе приведенных выше таблицы функциональных областей управления (табл.1.2.) и организационно-управленческой структурной схемы (рис.1.5.).

Матрица получается путем наложения функциональных областей и протекающих в них процессов на организационно-управленческую структуру. Такое наложение позволяет решить существенный недостаток, заключающийся в традиционном подходе к описанию функций подразделения, когда выделяемый перечень функций не накладывается на организационную структуру управления подразделений. При построении матрицы выделяются функциональные области, представляющие собой горизонтальные графы, количество которых соответствует количеству подразделений. Количество вертикальных граф представляет собой пересечение процессов и функций, протекающих в конкретных функциональных областях.

Таким образом, строки матрицы отражают некоторую конкретную совокупность процедур, выполняемых в каждом подразделении.

Организационно-функциональная модель в виде матрицы приведена в табл.1.3.

Таблица 1.3 - Организационно-функциональная модель предприятия

Анализ целей, стоящих перед предприятием

Под целью понимается идеальное или желательное состояние объекта управления. На достижение такого состояния и ориентирована прежде всего управленческая деятельность. Крупные организации имеют не одну, а множество целей, обычно дополняющих и поддерживающих друг друга. Эти цели либо открыто провозглашаются высшим руководством, либо неофициально реализуются в деятельности организации [5].

Достижение целей должно быть полезно организации, каждому ее члену в отдельности, а также тем, кто с ней сотрудничает, - деловым партнерам, властям и обществу в целом.

В то же время реальный результат человеческой деятельности, как правило, не совпадает с намеченной целью, поскольку в процессе движения к ней всегда могут иметь место различные отклонения.

Цели организации меняются под воздействием внешних условий ее деятельности, техники и технологии, перемены взглядов руководства. Такая переориентация во многом обеспечивает ей выживание.

Цели организации формируются теми, кто распоряжается ключевыми ресурсами. В то же время, формулировка их не произвольна, исходит не только из личных взглядов руководства, но и из той роли, которую организация играет в обществе, характера ее производственного и кадрового потенциала. Маленькая организация не может стремиться стать национальным, а тем более мировым лидером в своей области, так как для этого у нее просто не хватит ресурсов. Наконец, организация не может ставить перед собой цель делать то, что никому не нужно.

На формулировку целей существенное влияние оказывают также интересы субъектов, связанных с деятельностью организации. К ним, помимо ее владельцев или руководителей, относятся сотрудники, которым организация дает средства к существованию; деловые партнеры, чье благополучие также в немалой степени от нее зависит; местные власти, которым организация помогает решать многие их проблемы; общество в целом [11].

Конечно, иногда условия деятельности организации воспринимаются ее руководством не вполне адекватно, а отсюда и возникают ошибки при постановке целей и определении способов их достижения, приводящие к неэффективным решениям, расточительству ресурсов.

В любой крупной организации, имеющей несколько различных структурных подразделений и несколько уровней управления, складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого уровня. Особенность иерархического построения целей в организации состоит в том, что, во-первых, цели более высокого уровня всегда носят более широкий характер и имеют более долгосрочный временной интервал достижения.

Во-вторых, цели более низкого уровня выступают своего рода средствами для достижения целей более высокого уровня. Иерархия целей в организации играет очень важную роль, так как она устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех подразделений организации на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации по достижению целей организации в целом.

Одними из самых важных целей для стратегического управления являются цели роста организации. Данные цели отражают соотношение темпа изменения объема продаж и прибыли организации, темпа изменения объема продаж и прибыли по отрасли в целом. В зависимости от того, каково это соотношение, темп роста организации может быть быстрым, стабильным или может наблюдаться сокращение. Соответственно этим темпам роста могут устанавливаться цель быстрого роста, цель стабильного роста и цель сокращения [11].

Цели, стоящие перед организацией, можно классифицировать следующим образом.

1. По источникам:

внешние цели, учитывающие потребности более широкой социальной общности, в рамках которой организация функционирует;

внутренние цели - цели самого коллектива, ориентирующиеся на удовлетворение его потребностей. Они формируются либо как равнодействующая, либо как совпадающая часть индивидуальных целей его участников, что во многом облегчает процесс управления [5 с.36-42].

2. С точки зрения комплексности:

простые;

сложные цели, которые в свою очередь разбиваются на подцели.

3. По степени важности:

стратегические цели ориентированы на решение перспективных масштабных проблем, качественно меняющих облик организации, например, занятие лидирующего положения в своей сфере деятельности;

тактические цели отражают отдельные этапы достижения стратегических, например, проведение капитального ремонта. Они бывают оперативными (цели годового плана) и операционными (текущие задания).

4. Но сроку действия:

долгосрочные цели (свыше пяти лет);

среднесрочные (от года до пяти лет);

краткосрочные (до одного года). Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, детализация и конкретизация необходимых действий, и сами по себе они являются подцелями на пути реализации долгосрочных [8]

5. Но содержанию:

технологические;

экономические;

производственные;

административные;

маркетинговые;

научно-технические;

социальные.

К технологическим целям можно отнести компьютеризацию, внедрении гибких технологий, строительство новых производственных зданий [9].

Примером экономических целей является укрепление финансовой устойчивости организации, рост прибыльности работы, увеличение рыночной стоимости акционерного капитала.

Производственные цели могут состоять в выпуске определенного объема товаров и услуг, повышении их качества, увеличении эффективности производства, снижении себестоимости.

Административные цели предполагают, например, достижение высокой управляемости организацией, надежного взаимодействия между сотрудниками, хорошей их дисциплины, слаженности в работе.

Маркетинговые цели связаны с завоеванием тех или иных рынков сбыта, привлечением новых покупателей, клиентов, продлением жизненного цикла товаров и услуг, достижением лидерства в ценах и др. [5].

Научно-технические цели фиксируются на создании и внедрении в производство новых образцов продукции и усовершенствовании существующих, доведении их до уровня требований мировых стандартов.

Социальные цели ориентируют на создание благоприятных условий труда и отдыха работников (повышение их образовательного и квалификационного уровня, ликвидация тяжелого и ручного труда, налаживание отношений социального партнерства в организации, обеспечение людей высококачественным медицинским обслуживанием и пр.) [9].

6. С точки зрения приоритетности:

необходимые цели, достижение которых решающим образом влияет на положение организации, подразделения или отдельного работника;

желательные цели, реализация которых позволяет в определенной степени улучшить положение дел и создать дополнительные гарантии стабильности;

возможные цели, достижение которых в данный момент ничего не меняет.

7. По направленности:

на конечный результат, например, выпуск определенного объема продукции;

на осуществление той или иной деятельности, например, повышение квалификации;

на достижение определенного состояния объекта управления, например, реконструкцию предприятия.

8. По форме выражения:

цели, характеризуемые количественными показателями (например, получение определенного объема продукции);

цели, описываемые качественно (например, достижение благоприятного морально-психологического климата в коллективе, который ничем измерить нельзя) [11].

9. Сточки зрения особенностей взаимодействия:

безразличные, по отношению друг к другу;

конкурирующие;

дополняющие (комплиментарные);

исключающие друг друга (антагонистические);

совпадающие (идентичные).

10. По уровню:

миссия;

общеорганизационные и специфические цели [3].

Диагностическое исследование начинается с уточнения или формулировки целей развития коммерческой деятельности и соответствующего критерия эффективности в виде конкретного показателя. Множество целей вытекает из исследования особенностей развития предприятия и его фактического состояния в рассматриваемый момент.

Сформулированные разнообразные цели развития коммерческой деятельности являются основой для анализа и разработки программы исследований.

Как правило, цели задаются в виде достаточно общих целевых установок, для системы в целом, и потому нуждаются в детализации и конкретизации по мере продвижения вниз по уровням системы. Возникает, следовательно, необходимость в декомпозиции сложных целей.

Декомпозиция - это расчленение системы на подсистемы по определенному принципу. Декомпозиция является инструментом изучения структуры системы. Результат декомпозиции главной цели представляет собой дерево целей.

Система достигает главной цели через достижение целей элементами системы. Цели низшего уровня должны работать на цели более высокого уровня. Если цели по всем ветвям согласуются и работают на достижение цели всей системой - иерархическая структура построена правильно.

После исследования и анализа целей, стоящих перед ООО "Авто-Ресурс", полученные результаты в виде таблицы целей, средств их достижения и критериев эффективности представим в табл.1.4.

Таблица 1.4 - Цели и средства их достижения

№	Формулировка цели	Средства достижения цели	Критерий
1	2	3	4
С1	Увеличение объема продаж	С11 Расширение ассортимента продаваемых изделий С12 Торговля под заказ С13 Продажа в кредит С14 Продажи по дисконту	Число реали- зованных товаров
С2	Расширение реализаторской сети	С21 Привлечение реализаторов С22 Покупка или постройка новых торговых залов	Число Реализаторов
		С23 Выявление и заполнение рыночных ниш сбыта C24 Учет всех потенциальных оптовых покупателей и реализаторов.
С3	Эффективная организация торгово-закупочной деятельности	С31 Налаженная закупочная деятельность С32 Оптимальное распределение ресурсов между подразделениями предприятия С33 Ведение базы уже существующих и потенциальных поставщиков.	Эффектив-ность работы предприятия

Глобальная цель С_{0 -} Получение максимальной прибыли за счет оптовой и розничной торговли

Критерием эффективности, который соответствует сформулированной глобальной цели, является величина прибыли, получаемой от оптовой и розничной торговли. Полученное дерево целей предприятия представлено на рис.1.6.

Рисунок 1.6 - Дерево целей предприятия ООО "Авто-Ресурс"

Анализ проблемных ситуаций в деятельности ООО "Авто-Ресурс"

Выявление и формулировка проблемной ситуации является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса принятия решений. Действительно, решение принимается для ликвидации проблемной ситуации. Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).

Возникновение проблемных ситуаций есть следствие диалектического характера развития социально-экономических систем, идущих через преодоление внутренних противоречий.

Управленческие проблемы редко проявляются каждая в отдельности. Как правило, это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающих различные сферы человеческой деятельности. Они редко встречаются в готовом, сформулированном виде. Чаще всего есть ненормальное функционирование системы того или иного уровня или, вернее, группу проблем еще нужно сформулировать. И это далеко не простая задача, так как зачастую неизвестен полный набор существенных переменных, характер связей между ними. Кроме того, многие из них плохо измеримы или вовсе не могут быть количественно измерены.

Формулировка проблемы является наиболее важной ступенью в решениях самой проблемы. Проблема, правильно сформулированная, может считаться наполовину решенной.

Сам процесс формулировки проблемы является сложной проблемой. Главные причины такого положения заключаются в объективной сложности, многомерности и многосвязанности проблем организационного управления, в неструктуризованном характере многих из них, в трудностях измерения многих переменных, в отсутствии априорных сведений о существенных связях между переменными. Поэтому нередки случаи, когда различные лица, решающие одну и ту же проблему, могут выбрать из априорных сведений совершенно различный набор переменных и факторов, даже тогда, когда они обладают совершенно одинаковой априорной информацией [3].

В реальных условиях, предприятие имеет множество проблем. Крайне важно выявить и сформулировать первостепенные, основные проблемы, устранение которых автоматически вызовет устранение множества второстепенных проблем, являющихся производными.

На предприятии в результате анализа был выявлен ряд проблем совершенно разного характера: начиная с традиционных финансовых проблем и заканчивая некачественной подготовкой документов и ведения дел.

По всем выявленным проблемам были предложены способы их решения, а результаты исследования проблемных ситуаций занесены в табл.1.5.

Таблица 1.5 - Проблемы и средства их разрешения.

Проблемные ситуации	Способы их разрешения
1. Недостаток финансовых средств	Привлечение инвестиций
2. Отсутствие средств на замену устаревшей материально - технической базы	2.1 Бартер с предприятиями по производству необходимой продукции. 2.2 Направление части денег от продаж на предприятия-изготовители необходимой продукции
3. Недостаток поставщиков реализуемой продукции	3.1 Поиск новых поставщиков 3.2 Создание информационной базы поставщиков
4. Недостаточный рынок сбыта товаров	4.1 Расширение реализаторской сети 4.2 Реклама реализуемой продукции
5. Подготовка некачественных документов	5.1 Стандартизация и формализация выпускаемых документов 5.2 Повышение квалификации специалистов, работающих с документами

Для решения методом автоматизации выбраны проблемы №4 и №5 - "Недостаток поставщиков реализуемой продукции" и "Недостаточный рынок сбыта товаров" соответственно.

Создание информационной базы всех клиентов предприятия, а также автоматизация контактов (поставок, заказов) с ними позволит освободить персонал от лишней работы по оформлению документов при контактах с ними.

Анализ материальных и информационных потоков

Изучение информационных потоков позволяет определить информационные связи как всего предприятия в целом, так и его подразделений.

Информационные связи предприятия реализуются через документы различных видов: поступающих на предприятие, исходящих с предприятия и циркулирующих внутри предприятия. Таким образом, движение информационных потоков есть движение документов. Значит, изучить информационный поток - означает изучить все виды документов.

Выделяют два метода анализа документов:

Инвентаризации;

Типических групп.

Метод инвентаризации позволяет получить полную информацию о всех видах документов, и таким образом, о потоках информации в существующей системе управления. Этот метод очень трудоемок, он применяется при изучении информационных потоков по конкретно выбранной проблеме, а не для всего предприятия в целом.

Метод типических групп применяется при изучении документооборота на макроуровне; для того, чтобы получить представление об информационных потоках в целом.

Множество документов, связанных с учетом контактов с клиентами можно разделить на следующие группы:

1) документы, возникающие вне системы (входные) (код 1);

2) официальные инструкции, положения, регламентирующие управление предприятием (код 2);

3) систематически обновляемые журналы, картотеки, справочники, используемые в процессе работы (код 3);

4) промежуточные документы, возникающие и циркулирующие внутри предприятия (код 4);

5) выходные документы исходящие с предприятия (код 5).

Каждый документ имеет две составные части:

служебную, содержащую данные о самом документе, а именно его категория срочности, дата и время составления, адресат, отправитель, подписной номер, входящий номер и т.д.;

информационную, которая содержит информацию о составе и назначении самого документа [2].

Перечень используемых документов представлен в табл.1.6. На рис.1.4 представлен граф движения информационных потоков по выбранной проблеме.

Рассмотрим в качестве основных субъектов документооборота следующие:

Склад

Договорный отдел

Менеджер по розничной торговле

Менеджер по оптовой торговле

Бухгалтерия

Клиент (заказчик, поставщик)

Описание потоков приведены в табл.1.6.

Таблица 1.6 - Информационные потоки и объекты

Наименование	Кем готовится	Кем исп-ся	Код	Периодичность	Кол-во экземп.
1	2	3	4	5	6
Прайс-лист клиента	7	4	101	ежедневно	N
Прайс-лист предприятия	3, 4	1,2,3,4,5,6,7	301	ежекварталь-но	N
Список поставщиков	1	4	302	ежедневно	1
Список заказчиков	1	3	303	ежедневно	1
Отчет о поставках, заказах, обменах	2	3,4	401	ежедневно	1

Схема информационных потоков представляет направленный граф, вершины которого - субъекты документооборота, а дуги указывают направления движения документов.

На рис.1.7 изображена схема движения документов по предприятию, подписи к стрелкам обозначают номера соответствующих потоков из табл.1.6.

Рисунок 1.7 - Схема движения документов

Предложения по изменению структуры предприятия

В результате анализа структуры управления предприятием было установлено следующее:

Четко просматривается три уровня управления: высший, средний и оперативный. Между этими уровнями соответствующим образом распределены функции управления, о чем отмечалось в п.1.2.;

Сфера управления предприятием разделена на функциональные области, каждая из которых представляет совокупность процессов;

Организационно-управленческая и функциональная структуры предприятия соответствуют друг другу.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что предприятие в основном удовлетворяет требованиям, предъявляемым при разработке АСУ. Целесообразным изменением является расширение отдела АСУ для обеспечения информационной интеграции в сфере деловых контактов отделов предприятия между собой и с клиентами для более достижения более высокого уровня эффективности управления.

Выводы:

В результате проведения диагностического анализа предприятия ООО "Авто-Ресурс" была дана общая характеристика предприятия, проведен анализ функциональной и организационно-функциональной структуры, анализ целей, анализ материальных и информационных потоков, выявлен ряд проблем, существующих в организации работы системы управления.

На основе выявленных проблем был предложен перечень задач, выполнение которых позволит решить проблемы с ведением деловых контактов на предприятии. Одной из важнейших и первоочередных задач в данном случае является создание АПС, который позволит повысить эффективность труда менеджера по оптовой торговле, а также обеспечит предприятие механизмом учета заказов, поставок, обмена.

Структура АСУ, а также место разрабатывемой АПС в ней, рассматривается во втором разделе.

2. Описание АСУ

2.1 Общие положения создания АСУ

Классификация АСУ существенным образом зависит от критериев классификации.

По виду используемой управляющим устройством информации различают разомкнутые и замкнутые АСУ: в разомкнутых системах отсутствует обратная связь между выходом объекта управления и входом управляющего устройства. В таких системах управляемая величина не контролируется. При наличии обратной связи объект управления и управляющее устройство образуют замкнутый контур, обеспечивающий автоматический контроль за состоянием объекта управления.

По характеру изменения задающего воздействия АСУ можно отнести к следующим видам:

автоматической стабилизации, задающее воздействие в которых постоянно; эти системы предназначены для поддержания постоянства некоторого физического параметра (температуры, давления, скорости вращения и т.д.);

программного управления, задающее воздействие в которых изменяется по какому-либо заранее известному закону (например, по определенной программе может осуществляться изменение скорости вращения электропривода, изменение температуры изделия при термической обработке и т.д.);

следящие, задающее воздействие в которых изменяется по произвольному, заранее неизвестному закону (используются для управления параметрами объектов управления при изменении внешних условий).

В последние годы все большее значение приобретают адаптивные АСУ, характеризующиеся действием на объект управления каких-либо абсолютно неизвестных факторов. В результате возникает необходимость решения задачи управления в условиях неопределенности исходных данных для принятия решения об управляющих воздействиях. Эти системы могут приспосабливаться к изменениям внешней среды и самого объекта управления, а также улучшать свою работу по мере накопления опыта, т.е. информации о результатах управления.

В свою очередь адаптивные АСУ делятся на:

оптимальные, которые обеспечивают автоматическое поддержание в объекте управления наивыгоднейшего режима;

самонастраивающиеся, параметры объекта управления у которых не остаются неизменными, а преобразуются при изменении внешних условий;

самоорганизующиеся, алгоритм работы у которых не остается неизменным, а совершенствуется при изменении параметров объекта управления и внешних условий;

самообучающиеся, которые анализируют накопленный опыт управления объектом и на основании этого автоматически совершенствуют свою структуру и способ управления.

По характеру действия АСУ подразделяют на непрерывные и дискретного действия. В непрерывных АСУ при плавном изменении входного сигнала также плавно изменяется и выходной сигнал. В дискретных АСУ при плавном изменении входного сигнала выходной сигнал изменяется скачкообразно. Методы управления, основанные на применении цифровой техники, всегда приводят к дискретным АСУ.

По характеру изменения параметров сигналов АСУ можно разделить на линейные и нелинейные, стационарные и нестационарные. По количеству самих параметров АСУ являются одномерными или многомерными (многопараметрическими).

Необходимо отметить, что классификацию АСУ можно построить и на основе других критериев, например, можно классифицировать АСУ по физической сущности системы или ее основных звеньев, по мощности исполнительного устройства и т.д. Каждый из упомянутых способов классификации АСУ чаще всего является независимым от остальных. Это означает, что каждый из них можно представить как шкалу в многомерном фазовом пространстве, тогда конкретным АСУ в этом пространстве будут соответствовать точки или определенные области.

При создании АСУ необходимо руководствуются следующими основными принципами:

Принцип системности заключается в том, что при декомпозиции должны быть установлены такие связи между структурными элементами системы, которые обеспечивают целостность АС и ее взаимодействие с другими системами.

Принцип развития - исходя из перспективы развития объекта автоматизации, АС должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления функций, и состава АС без нарушения ее функционирования.

Принцип совместимости - при создании систем должны быть реализованы информационные интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами.

Принцип стандартизации - при создании систем должны быть рационально применены типовые, стандартные элементы, проектные решения, пакеты прикладных программ и т.п.

Принцип эффективности заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание АС и целевыми эффектами, включая конечные результаты, получаемые в результате автоматизации.

Основными принципами и целями создания АСУ предприятия являются:

Определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

Выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

Определение потребностей в технических средствах (в том числе, в компьютерной технике) на предприятии в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

Проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, планировании, контроле, сборе и обработки цифровой информации;

Автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

Обеспечение копировальными устройствами, всеми средствами связи и коммуникации в рамках предприятия и его отдельных подразделений;

Автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами АСУ предприятия являются:

координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом;

определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации - чрезвычайно сложная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также, от его полномочий в принятии управленческих решений.

Автоматизированные управленческие информационные системы призваны на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Наиболее эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий: создание самих вычислительных машин, создание для них программного обеспечения, подготовленность среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование.

Для современных условий наиболее характерно использование электронной техники в двух основных направлениях:

в конторском деле - для замены секретарей-машинисток и делопроизводителей;

в бухгалтерском деле - для составления письменных финансовых документов, осуществления без кассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

2.2 Описание структуры АСУ

При изучении АСУ как сложной человеко-машинной системы возникает задача определения ее внутренней структуры. В процессе структуризации система разделяется на части, имеющие меньшую сложность, на подсистемы и их элементы. При этом должны решаться вопросы выбора и реализации определенных принципов деления системы. Подсистемы могут быть выделены по функциям управления, видам средств, обеспечивающих целостное функционирование системы, уровням иерархии системы и другим признакам.

При определении структуры АСУ целесообразно выделить два вида подсистем: обеспечивающие и функциональные подсистемы, т.к. только применение данного подхода обеспечивает наиболее полное представление о структуре АСУ.

Все функциональные подсистемы используют общее информационное и техническое обеспечение. Это означает, что необходимо так создать и организовать работу комплекса технических средств, чтобы своевременно решать все задачи функциональных подсистем, как регламентированных во времени, так и возникающих в случайные моменты, при высокоэффективной загрузке ЭВМ и других технических средств.

2.3 Функциональные подсистемы АСУ

Функциональная часть АСУ состоит из комплексов административных, организационных и экономических методов, обеспечивающих решение задач планирования, учета и анализа показателей для принятия управленческих решений в подсистемах АСУ.

Под функциональной структурой АСУ понимается представление отдельных элементов системы управления и связи между ними, анализируемые в контексте функционального назначения. Подсистемы, входящие в функциональную часть АСУ называются функциональными подсистемами АСУ.

2.3.1 Существующие АПС

На предприятии в составе АСУ действуют следующие АПС:

АПС бухгалтера - обработка бухгалтерских документов, сопровождающих торговые сделки, отчетность по реализации через розничную торговую сеть, отчетность по выплатам налогов и сборов, отчетность по другим бухгалтерским проводкам. С данной АПС возможен доступ к информации о кадрах предприятия, а также финансовой информации, относящейся к торговым сделкам предприятия.

АПС кадровика - обработка информации, относящейся к кадрам на предприятии (архив личных дел, штатное расписание). В его функции входит: планирование численности работающих, комплектование штатов, переподготовка кадров, планирование отпусков.

АПС склада - ведение складского учета на предприятии, выписка складских документов. На данной АПС хранится каталог товара, учитываемых на складе.

2.3.2 Разрабатываемые и предлагаемые к разработке АПС

АПС "Учет автозапчастей" (основная разработка дипломного проекта) - на данной АПС реализуется автоматизация учета реализуемых автозапчастей и контактов с потенциальными клиентами, ведение информационной базы автозапчастей, автодозвоны, обработка информации по торговым операциям, выполняется оперативный учет проводимых сделок (поставок, заказов, бартера), подготовка и проведение документов при торговых сделках. Автоматизируются выписка документов, связь с заказчиком, управление запасами (товар на складе), доставка товаров.

В дальнейшем, в связи с ростом товарооборота, увеличением направлений деятельности, рассматривается реализация и внедрение АПС "Финансы" на котором будет проводится учет и анализ финансовой деятельности предприятия, финансовое планирование, управление капитальными вложениями, управление фондами предприятия, анализ результатов хозяйственной деятельности. На рис.2.1 приведена схема функциональной подсистемы предприятия ООО "Авто-Ресурс".

Рисунок 2.1 - Функциональная подсистема АСУ предприятия ООО "Авто-Ресурс"

2.4 Обеспечивающая подсистема АСУ

Обеспечивающая часть АСУ состоит из:

– информационного обеспечения АСУ - совокупности единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в АСУ;

– организационного обеспечения АСУ - совокупности средств и методов, предназначенных для проведения технико-экономического анализа существующей системы управления, выбора и постановки задачи управления предприятием, организации управления и производства в условиях АСУ;

– технического обеспечения АСУ - комплекса технических средств, связанных единым техническим процессом преобразования информации, предназначенных для обеспечения работы АСУ;

– математического обеспечения АСУ - совокупности математических методов, моделей и алгоритмов решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники в АСУ;

– программного обеспечения АСУ - совокупности программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач АСУ и программ, позволяющих наиболее эффективно эксплуатировать вычислительную технику, обеспечивая пользователю наибольшие удобства в работе и минимум затрат труда на программирование задач и обработку информации в АСУ.

Подсистемы, входящие в обеспечивающую часть АСУ, называют обеспечивающими подсистемами АСУ.

2.4.1 Информационное обеспечение АСУ

Развитие отечественной экономики в рыночных условиях требует коренной реформы всего хозяйственного механизма. Новые экономические отношения побуждают менять привычные методы управления, требуют комплексного решения многочисленных проблем, обусловленных как внешними, так и внутренними факторами. К основным внешним факторам следует отнести динамичность макроэкономической ситуации в России, усиление влияния на российскую экономику процессов, происходящих в международной финансово-экономической сфере, обострение внутренней конкурентной ситуации, а также неопределенность в правовой сфере управления предприятием.

В российских условиях одним из основных внутренних факторов неопределенности в решении управленческих задач является неполная информация о текущем состоянии внутренней и внешней среды, перспективах развития предприятия, что является следствием неэффективной организации информационного обеспечения управления.

Уровень организации информационного обеспечения управления зависит от того, какие положения составляют основу теории организации. Основные положения современной теории организации информационного обеспечения управления опираются на следующие понятия: информация, экономическая информация, учетная информация, информация бухгалтерского учета, информация оперативного учета, информация статистического учета, информационный поток, информационные ресурсы, управление информационными ресурсами. Рассмотрим последовательно эти понятия.

Информация - это совокупность сведений об изучаемом объекте, помогающих решать поставленные задачи. В исследованиях процесса управления под информацией понимается совокупность сведений о состоянии управляемой системы и внешней среды.

Экономическая информация - это совокупность сведений, возникающих в процессе производственно-хозяйственной деятельности и использующихся для управления объектом.

Учетная информация - наиболее объемная и трудоемкая часть экономической внутрифирменной информации, раскрывающая свершившиеся факты производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Она характеризуется повышенной требовательностью к точности.

Учетная информация подразделяется на виды²:

Информация бухгалтерского учета - это информация о результатах текущей хозяйственной деятельности предприятия, предназначенная для оперативного управления и формирования финансовой, управленческой и статистической отчетности.

Информация оперативного учета - это часть информации управленческого учета, направленная на управление определенными видами хозяйственной деятельности, в первую очередь, регулирование и контроль затрат и результатов, включая калькулирование себестоимости видов продукции.

Информация статистического учета - информация, формируемая на основе данных бухгалтерского и оперативного учета, а также на основе результатов статистических наблюдений.

Информационный поток - это целенаправленное движение информации от источников до потребителей. От профессиональной организации информационных потоков в существенной степени зависит производительность деятельности предприятия, определяемая не только оптимальным количеством информации, но и ее качеством.

Информационными ресурсами является информация, используемая предприятием в качестве средства выполнения задач принятия управленческих решений. Схема формирования и использования информационных ресурсов предприятия, представленная на рис.2.2, построена на основе структуры управления информационными ресурсами.

Рисунок 2.2 - Схема формирования и использования информационных ресурсов в механизме стратегического планирования промышленного предприятия

Управление информационными ресурсами - это одна из конкретных функций управления (управление кадрами, финансами, материальными ресурсами), целью которой является обеспечение высокоэффективного выполнения всех остальных.

Процесс организации информационного обеспечения управления предложено признать управлением информационными ресурсами предприятия. На основании этого положения считаем, что организация информационного обеспечения управления базируется на правилах и понятиях управления информационными ресурсами.

Признание информации как основы процесса управления является первым положением теории организации информационного обеспечения управления. В управленческой деятельности информация необходима для определении целей и задач управления, оценки и анализа ситуаций, разработки вариантов управленческих решений, организации практической деятельности по управлению предприятием5. Не следует, рассматривать процесс управления только как процесс движения, передачи и трансформации информации, так как он не учитывает такие сложные факторы взаимодействия людей, как интересы, долг, дисциплину, мораль, авторитет.

Для формирования, оценки и совершенствования информационного обеспечения управления используется классификация информации по различным признакам, каждый из которых определяет характер использования информации в процессе управления. Информация может быть подразделена:

– по общим (планирование, регулирование, организация, мотивация, контроль) и конкретным (управление производством, финансами, персоналом) функциям управления;

– по содержанию (назначению) - экономическая, техническая, социальная, организационная;

– по источникам возникновения - внутренняя и внешняя;

– по степени переработки - первичная и производная;

– по отношению объектов управления к субъектам - между предприятиями и внешней средой, между подразделениями внутри предприятия по вертикали и горизонтали;

– по формам передачи - вербальная и невербальная;

– по изменчивости во времени - условно-постоянная и условно-переменная;

– по способам передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная;

– по режимам передачи - не регламентировано, по запросу, в определенные сроки.

Вторым положением теории организации информационного обеспечения управления является признание значимости экономической внутрифирменной информации. В современных условиях развития экономики значительно изменились отношения между предприятиями: усложнился характер производственно-финансовых отношений между предприятиями; ослабли вертикальные и усилились горизонтальные хозяйственные связи; возникли новые организационно-правовые формы предприятий. Указанные факторы вызывают необходимость постоянного контроля за обеспечением производственной деятельности всеми ресурсами, соответствием фактических затрат нормативным; сравнения результатов работы предприятия с плановыми заданиями, результатами деятельности других предприятий; детальной оценки за любой промежуток времени деятельности не только предприятия в целом, но и его структурных подразделений: цехов, участков, линий, бригад. Для принятия управленческих решений важна информация не только о своевременности выполнения производственных заданий конкретными подразделениями, но и то, сколько они используют материалов, потребляют энергоресурсов, зарплаты: в сопоставлении с качеством и сроками изготовления продукции, можно определить эффективность работы подразделения. Таким образом, очевидна важность формирования достоверный и оперативной внутрифирменной экономической информации, достаточной глубины аналитики.

Третьим положением теории организации информационного обеспечения управления является признание превалирующей доли учетной информации (более 70%) от общего объема экономической информации, используемой в различных видах управленческой деятельности промышленного предприятия⁸. Характер использования данных, формируемых в учете, определяется целями и задачами, стоящими перед конкретными потребителями информации.

Четвертым положением теории организации информационного обеспечения управления обуславливает признание информации одним из основных ресурсов развития предприятия и роста производства предприятия, так как именно она позволяет устанавливать стратегические цели и задачи предприятия, использовать открывающиеся возможности; принимать обоснованные и своевременные управляющие решения; координировать действия разрозненных

подразделений, направляя их деятельность на достижение общих поставленных целей.

Пятое положение теории организации информационного обеспечения управления предполагает установление следующих задач организации информационного обеспечения управления:

– обеспечение оперативности подготовки и обработки информации для руководителей;

– повышение качества отчетности;

– обеспечение актуальности и полноты потока информации;

– реализация принципа открытости баз данных управления, ориентированных на запросы руководителей для принятия управленческих решений.

Шестым положением современной теории организации информационного обеспечения управления является признание содержанием процесса организации информационного обеспечения управления, несмотря на его специфику, выполнение общих функций управления - планирования, организации, координации, контроля и мотивации.

Седьмое теоретическое положение сформулировано на основе используемых в управлении классификаций методов управления, предполагает подразделение методов организации информационного обеспечения управления - способов и приемов, позволяющих эффективно организовать выполнение функций организации информационного обеспечения управления на:

– организационно-распорядительные методы, в основе которых прямое воздействие на управляемый объект, реализуемые через регламентирование, нормирование, инструктирование;

– методы правового регулирования, осуществляемые на основе правовых норм, установленных государством;

– экономические методы, основанные на материальной заинтересованности;

– социально-психологические методы, воздействующие на психологические закономерности деятельности.

В условиях неустойчивости рынка в России возникает необходимость на основе исследования современной теории управления информационными ресурсами выдвижения новых положений.

В состав основных теоретических положений следует включить признание особого места информации бухгалтерского учета в совершенствовании организации информационного обеспечения

управления. В теории достаточно полно определено место учетной информации в управленческой деятельности предприятия. Но вместе с тем, при рассмотрении исследований мы сталкиваемся с неодинаковым пониманием взаимосвязи учетной информации разных видов. Представляется необходимым рассмотреть содержание следующих понятий: информация финансового учета и информация управленческого учета.

Информация финансового учета - это часть информации бухгалтерского учета, формируемая для внешних пользователей - инвесторов, банков, налоговых органов, акционеров.

Информация управленческого учета - это часть информации бухгалтерского учета, формируемая для внутренних пользователей - руководителей всех уровней.