Інформаційні системи кадрового діловодства на підприємстві паливно-енергетичного комплексу

- Ведення і планування штатного розкладу структурних підрозділів підприємства. Ведення діючого та будь-якої кількості версій планованого штатного розкладу. Робота з планування штатного розкладу може бути розділена на ділянки. Збереження всієї історії змін штатного розкладу, наведено у додатку А;

- Виконання групових операцій з позиціями штатного розкладу, їх атрибутами (у тому числі масове індексування, зміна окладів і / або часових тарифів), приклад наведено в додатку В;

- Підготовка різних вихідних документів за штатним розкладом, а також регламентованої звітності для України;

- Забезпечення всього спектру робіт інспектора управління з праці та заробітної плати: планування структури, облік праці, аналітика витрат на оплату праці, нарахування / утримання з персоналу з формуванням відповідних наказів, приклад штатного розкладу наведено в додатку Б;

Ведення повної інформації про персонал та здійснення операцій з ним, включаючи прийом і звільнення працівників на роботу, переміщення по службі, заміщення, суміщення, ведення особистих карток, трудових книжок, стажу, оформлення відпусток і лікарняних листів, відряджень, облік заохочень, стягнень, подарунків, страхових послуг, даних про військовозобов'язаних. Об'єм інформації повністю відповідає формі Т2 і навіть істотно перевершує її вимоги.

При необхідності зберігати дані про персонал, не передбачені базовою поставкою системи, існує механізм додаткових атрибутів, що дозволяє оголосити абсолютно будь атрибути, що характеризують працівника, посада, рядки штатного розкладу, родичів працівника, підрозділу, підприємства і багато інших об'єктів, що можна розглянути у додатку Г ;

- З працівником, кандидатом, рядком штатного розкладу можуть бути пов'язані додаткові документи (інструкції, резюме, копії дипломів, сертифікатів і т.д.), представлено у додатку Д;

- Автоматичне формування наказів, пов'язаних з основними діями по прийому, звільненню, переміщенню працівника (версія Microsoft® SQL Server ™), або автоматичне виконання дій з працівниками, кандидатами, рядками штатного розкладу при проведенні відповідних наказів (версія Oracle® Server). Реалізовані всі необхідні типові форми. При необхідності форми документа можуть бути легко змінені, відповідно з додатком Е;

- Формування великого числа різноманітних довідок, аналітичний облік, статистичні форми;

- Необмежене за часом зберігання інформації з персоналу, можливість в будь-який момент отримати інформацію по давно звільненому персоналу, розстановці персоналу на будь-яку дату в минулому та іншу архівну інформацію, приклад наведений у додатку.

- Облік кандидатів на роботу та всіх необхідних персональних даних щодо них;

- Ведення обліку заходів щодо атестації та перепідготовки кадрів;

- Формування та планування кадрового резерву;

- Облік робочого часу як сумарно за місяць, так і щодня. Автоматичне формування табелів на підставі планування графіків роботи, систем оплати праці працівників з наступним введенням відхилень;

- Відпрацьований час за місяць по кожному працівнику і по кожному типу відпрацьованого часу підсумовується і використовується в якості вихідних даних для автоматичного нарахування заробітної плати;

- Система поставляється з більш ніж 150 переднастроєних типовими видами оплати. Алгоритми розрахунку видів оплати доступні для налаштування, і при необхідності може:

- Бути реалізований вид оплати будь-якої складності;

- Розрахунок як погодинної, так і відрядної оплати праці (індивідуальні та бригадні наряди) з будь-якими методами розподілу сум;

- Розрахунок авансу, відпусток і лікарняних, міжрозрахункових виплат. Нарахування та розрахунок різних доплат і утримань;

- Розрахунок основних податків (єдиний соціальний податок і податок на доходи фізичних осіб) відповідно до законодавства;

- Коректний з бухгалтерської точки зору перерахунок заробітної плати минулих періодів;

- Можливість проводити розрахунок заробітної плати кілька разів на місяць (будь-яке число раз) з автоматичним формуванням платіжних та звітних документів (розрахунок податків, платіжні відомості, проводки) окремо по кожному такому розрахунком;

- Налаштування шаблонів і автоматичне формування бухгалтерських проводок з автоматичним розбиттям сум у розрізі 6 стандартних і 7 довільних рівнів аналітики;

- Велика кількість звітних документів, у тому числі уніфіковані форми.

Довідник «Заходи / Типи заходів» модуля «Управління кадровими процесами» дозволяє формувати в автоматизованій системі управління персоналом будь-які типи оцінки персоналу, навчання, адаптації, а так само заходи з підбору кадрів.

Для створення нового заходи з управління персоналом у системі «БОС-Кадровик» необхідно вказати набір наступних параметрів:

Параметри працівника, кандидата - тип групи фізичних осіб, які братимуть участь у заході;

Термін виконання в днях - дані з планування та обліку результативності за певний період часу;

Періодичність - кількість проведених заходів на місяць (наприклад: за оцінкою персоналу);

Тип неявки - можливі типи неявки працівників під час проведеного заходу;

Заявки - заявки на участь у заході від лінійного керівника;

Рекомендації - види рекомендацій за підсумками проведеного заходу;

Витрати - дані для обліку й аналізу витрат щодо заходу (в системі передбачена можливість роботи з будь-якими типами валют);

План проведення - план проведення заходу;

Журнал відвідуваності - дані по відвідуваності заходи співробітниками компанії;

Ресурси - перелік необхідних технічних ресурсів для проведення заходу («Бос-кадровик» дозволяє бронювати той чи інший вид ресурсу на певний період часу);

Контрагент - інформація по контрагенту, залученим до проведення заходу;

Місце проведення - інформація за місцем проведення заходу;

Наступний захід - тип подальшого рекомендованого заходи;

Ознайомлення - дані з обліку ознайомлення з результатами заходу (можливі значення: «згоден», «не згоден», з можливістю зазначення причини незгоди);

Розглянути функціональні можливості системи «БОС-Кадровик» можна на прикладі прийому фізичної особи. При прийомі на роботу фізичної особи в автоматизованій системі управління персоналом «БОС-Кадровик» первинна інформація про співробітника вноситься в модуль «Облік кадрів».

Для того щоб прийняти нового співробітника на роботу в системі «БОС-Кадровик» необхідно зробити наступні дії:

Внести нового працівника в загальний список фізичних осіб в модулі «Облік кадрів», так як на додатку Ж.

2. Потім у списку «Загальний список фізичних осіб» вибрати пункт «Додати новий запис» і внести в «Особисту картку» працівника дані, необхідні для заповнення, наочно наведено у додатку З.

«Загальний список фізичних осіб» є єдиним для всіх підрозділів компанії і отже інформація по фізичній особі, доданому до цього списку, доступна для всіх відповідних фахівців цих підрозділів.

Далі необхідно зайти в модуль «Облік кадрів» того підрозділу, до якого приймається на роботу дана фізична особа, приклад наведений у додатку И, і у вікні «Прийом нового співробітника» заповнити три діалогових вікна:

- Прийом на роботу;

- Прийом на роботу - продовження;

- Доплати і надбавки.

У вікні «Прийом на роботу» обов'язковою для заповнення є наступна інформація:

1. Працівник. У цьому полі вказується прізвище людини (прийнятого на роботу) шляхом вибору його прізвища із загального списку фізичних осіб, як можна побачити у додатку І.

2. Табельний номер. Унікальний код для кожного працюючого співробітника підприємства. Табельний номер вибирається для підстановки в поле зі списку вільних табельних номерів.

3. Дата прийому. Необхідно вказати реальну дату прийому співробітника на роботу. За замовчуванням, в дане поле підставляється поточна дата.

4. Статус. При заповненні цього поля використовується інформація, що міститься в довіднику «Статуси працівників». Обраний статус визначає, чи буде, прийом на роботу проводиться за штатним розписом або без зв'язку з ним. Крім того, за допомогою «Статусу» система контролює правильність проведення операції прийому на роботу і видає попередження в тому випадку, якщо працівника намагаються прийняти на роботу всередині системи зі статусом «Постійне місце роботи» вдруге.

5. Причина (особливості) прийому. Значення вибирається зі списку формулювань причин і особливостей (пов'язаних з прийомом на роботу) з довідника «Причина (особливості) прийому / переміщення / звільнення». Інформація, внесена в дане поле, автоматично включається в текст пункту наказу про прийом на роботу.

У нижній частині вікна «Прийом на роботу» знаходиться таблиця для ініціалізації нового трудового стажу працівника. При прийомі співробітника на роботу система пропонує почати відлік стажу з моменту прийому. В результаті цієї операції з'являються записи у списку стажу з коментарем (автоініціалізація) при прийомі на роботу. За умовчанням в системі відзначаються не всі стажем. Користувач на свій розсуд може прибрати або додати ініціалізацію необхідного стажу роботи нового співробітника.

Таким чином, ми бачимо що ця програма дуже зручна у використанні і суттєво полегшує роботу кадрового відділу, та й підприємства в цілому. Ця система дозволяє: планування структур організації,штатних розкладів. Вести адміністративний документообіг з персоналу та обліку праці. Рекрутинг персоналу на вакантні посади та багато чого іншого.



ВИСНОВКИ

У результаті проведеного дослідження ми дійшли таких висновків:

Інформація - документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі.

Для організації діяльності митних органів України най затребуваною є офіційна інформація, що надходить у вигляді правових актів, документів нормативно-розпорядчого характеру з офіційних друкованих та електронних джерел. Обіг інформації у митній службі свідчить про наявність інформаційних відносин. Під інформаційними відносинами можна розуміти врегульовані інформаційно-правовою нормою інформаційні суспільні відносини, сторони якого виступають як носії взаємних прав і обов'язків, встановлених і гарантованих інформаційно-правовою нормою.

Розглянуті загальні організаційні моменти впровадження автоматизованих систем кадрового документообігу в підприємства. В даний час велика частина українських підприємств вже завершила автоматизацію основних підрозділів і тепер впритул підійшла до необхідності впровадження нових технологій в службах персоналу. Це диктується не модою, а зростаючою конкуренцією, необхідністю швидкого прийняття рішень і потребою в оптимізації штатів .

Проаналізовано автоматизовану систему кадрового документообігу. Сучасні системи автоматизації дозволяють значно полегшити працю кадровиків і впорядкувати всі облікові і розрахункові процеси, пов'язані з персоналом. Завдяки можливостям швидкого пошуку та доступу до необхідної інформації про співробітників забезпечуються наступні переваги в поточній роботі кадрових співробітників:

- Суттєво економляться тимчасові витрати за рахунок позбавлення від паперової тяганини і прискорення документообігу;

- Підвищується прозорість обліку, можливість контролю роботи співробітників кадрових служб;

- Забезпечується доступність і швидкість пошуку документів;

- Здійснюється автоматичний контроль правильності складання і заповнення кадрової документації;

- З'являється можливість ефективного перерозподілу обов'язків співробітників завдяки зниженню рутинної обробки паперових документів;

- Гарантується відповідність вашої кадрової документації мінливих вимог російського законодавства, оскільки фірма розробник відстежує зміни і випускає оновлення програм;

- Знижується трудомісткість уявлення регламентованої звітності в державні органи.

- Проводиться підготовка даних для автоматизованого розрахунку заробітної плати.

Були виявлені особливості інформатизації системи на підприємстві паливно-енергетичного комплексу. Збільшення кількості оброблюваних документів на підприємстві паливно-енергетичного комплексу, вимоги, що пред'являються до обробки документації, створили передумови для впровадження і використання в повсякденній роботі системи електронного документообігу, такий як система «БОС-Кадровик», що дозволяє оптимізувати процеси управління людським ресурсом в динамічно розвиваються середніх компаніях.

Система «БОС-Кадровик» допоможе службі управління персоналом впоратися з великим обсягом роботи, планувати структуру організації, штатні розписи та кадрову політику, проводити розрахунок заробітної плати, оперативний облік руху кадрів, вести адміністративний документообіг з персоналу та обліку праці, атестації та визначенню потреб (навчання, підвищення кваліфікації) працівників, набір персоналу на вакантні посади, вести архіви без обмеження строків давності та багато іншого.

Таким чином, можна з упевненістю констатувати величезну важливість правильної організації роботи з документами і процесів документаційного забезпечення управління всередині підприємства.

Важливість цього підтверджується підвищенням продуктивності праці співробітників і наведенням порядку в роботі, без якого немислимо подальший розвиток бізнесу і зростання підприємства



СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Асєєв Г.В. Управління сучасним документообігом / Г. В. Асєєв // Теорія, структура, методи // Вісник Книжкової палати. ? 2004. ? № 4. ? C. 26 ? 29.

2. Базаров Т.Ю. Управление персоналом: Учебник - 4-е издание М.: Издательский центр «Академия», 2006 г.

3. Беспянська Г.О. Раціоналізація документообігу на підприємстві / Г.О. Беспянська // Секретар-референт ? 2007 ? № 10. ? С. 21-25.

4. Валентинова Т. М. Документообіг на підприємстві: основа основ / Т.М. Валентинова // Все про бухгалтерський облік. - М.: Мир, 2007р. ? С. 3-4.

5. Глинских А.Б. Современные автоматизированные системы управления персона- лом // Компьютер-Информ. - 2001г.

6. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. / М.: ИНФРА-М, 2001г .

7. Захист інформації. Технічний захист інформації. Основні положення : ДСТУ 3396.0-96. - Введ. 01.01.1997. -К. : Держстандарт України, 1996. - 56 с.

8. Лившиц С. Б. Кадровая служба / Назаров Н. С., Суров В. Ф. Л.: Лениздат, 1985г.

9. Невежин В.А. Застольные речи Сталина: Документы и материалы. М.; СПб.: АИРО-XX, 2003. - 544 с.

10. Скібіцька Л. І. Діловодство. Навч. посібник / Л.І. Скібіцька. - К.: Центр учбової літератури, 2006. - 224 с.

11. Палеха Ю.І. Загальне документознавство / Ю.І. Палеха, Н.О. Леміш. - К.: Ліра, 2008. - 395 с.

12. Палеха Ю.І. Управлінське документування. Навч. посібник: у 2 ч. Ч.1 3-тє вид., доп / Ю.І. Палеха. - К.: Європ. Університет, 2003. - 230 с.

13. Положення про Єдину автоматизовану інформаційну системи ДМСУ № 1341 від 04.11.2010 р. - К. : ДМСУ, 1993. - 25 с.

14. Про Концепціюнаціональної програми інформатизації : Закон України № 3421-IV від 09. 02. 2006р. // ВВР. - 2006. - № 22. - 17 с.

15. Про зовнішньоекономічну діяльність : Закон України № 959-ХІІ в редакції від 25.04.2008 р. // ВВР. - 1991. - №29. - 377 с.

16. Саакян А. К. Управление персоналом в организации / Зайцев Г. Г, Лашманова Н. В., Дягилева Н. В., СПб.: , 2002г.

17. Ситник В. Ф. Основи інформаційних систем / В. Ф. Ситник, Т. А. Писаревська, Н. В. Єрьомина. К. : КНЕУ, 1997. - 420 c.

18. Стародубов В.И. Управление персоналом организации: Учебник для вузов / П.И.Сидоров, И.А. Коноплева, Издательская группа «ГЭОТАР - Медиа», 2006 г.

19. "Трудовой Кодекс Российской Федерации" (ТК РФ) от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (действующая редакция).

20. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т. Ю. Базарова, Б. Л. Еремина. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.

21. Шумилова А.В. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебно-метод. Пособие /. - 2-е изд., перераб. и доп. - 2008 г.



ДОДАТОК А

Вікно - «Штатний розклад»



ДОДАТОК Б

Вікно - «Штатний розклад»



ДОДАТОК В

Вікно - «Тарифна сітка»



ДОДАТОК Г

Вікно - «Віковий склад працівників»



ДОДАТОК Д

Вікно - «Особиста картка»



ДОДАТОК Е

кадровий документообіг підприємство інформатизація

Вікно - «Особова картка»



ДОДАТОК Є

Вікно - «Розподіл чисельності працівників по статусах і категоріями»



ДОДАТОК Ж

Внесення нового працівника в загальний список фізичних осіб в модулі «Облік кадрів»



ДОДАТОК З

Внесення даних працівника в «Особисту картку»



ДОДАТОК І

Вікно - «Прийом на роботу»



ДОДАТОК Ї

Заповнення вікна - «Прийом на роботу»

Размещено на Allbest.ru