В данном курсовом проекте в качестве предметной области рассматривается компьютерный магазин. Наша база данных решает следующие задачи: учёт товара, выдача данных о поставщиках и поставляемых ими товарах (фирма-поставщик, его реквизиты, наименование товаров, характеристики, цены), вычисляет суммы оплаты.

В режиме формы вычисляет стоимость товара с наценкой магазина в 50%. Реализует запросы упорядочения по полям: товары, поставщики, цена. Осуществляет поиск сведений о фирме-поставщике какого-то товара. Производит подсчет стоимости и количества оставшегося в магазине товара, а также выдает отчет об отсутствующих товарах.

Применяемая СУБД: АССЕSS 2003.

Исходные данные о магазине: магазин располагается в нескольких помещениях (склад, торговый зал). У фирмы есть поставщики, осуществляющие поставку компьютеров и комплектующих на склад магазина.

Так же в магазине есть свой штат сотрудников: менеджеры и консультанты, осуществляющие продажу товара, бухгалтер, кладовщики, грузчики-водители.

Клиент, приходя в магазин, взаимодействует с менеджером, который, в свою очередь, осуществляет продажу компьютеров или комплектующих. Операции с денежными средствами и отбивку чека осуществляет так же менеджер. При покупке товара, клиент получает чек с указанием товара и его стоимости, на основании которого со склада ему отгружают необходимый товар.

база компьютерный магазин модель

1.2 Входные и выходные данные

Цель владельца - сделать процесс нахождения товара более быстрым, что позволит точно узнать наличие товара на складе, скроки доставки, цену. Что приведет к улучшению качества предоставляемых услуг, а значит и росту числа клиентов.

1.4 Требования к базе данных

Дизайн БД должен быть функциональным и кратким. При взаимодействии пользователя с базой данных, все должно быть интуитивно понятно без постороннего разъяснения.

Функциональные требования.

Взаимодействие пользователя-специалиста с базой данных должно осуществляться путем выбора нужного раздела на главной форме, а так же если потребуется изменение её каталога.

1.5 Требования к программным средствам

База данных (БД) должна нормально функционировать у пользователей, использующих пакет прикладных программ Microsoft Office, с включенной в его состав программой управления реляционными базами данных (СУРБД) - Access.

Требования по обратной совместимости с устаревшими (неактуальными) версиями программных продуктов не предъявляются.

1.6 Специальные требования

База данных должна сохранять работоспособность при возникновении следующих внештатных ситуаций:

· при ошибках в работе аппаратных средств (кроме носителей данных и программ) восстановление функции системы возлагается на ОС;

· при ошибках, связанных с системным программным обеспечением (ОС и драйверы устройств), восстановление работоспособности возлагается на ОС.

Требования по сохранности информации при авариях.

Данные базы данных должны подвергаться регулярному резервному копированию.

1.7 Требования к программной документации

В документации по внедрению базы данных должен быть изложен порядок ввода БД с установленным программным обеспечением, включая:

· порядок настройки СУБД;

· требуемую структуру БД;

Требования к инструкции пользователя.

Требования отсутствуют ввиду предъявляемого требования интуитивно осваивания БД и вытекающей из него нецелесообразности создания инструкции пользователя.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Создание концептуальной модели

­ создадим связь между таблицами Товары и Заказы. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Код товара>> в таблице Товары на поле <<Код товара>> в таблицу Заказы. На экране откроется окно <<Связи>>;

­ устанавливаем флажок ("галочку") в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;

­ щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;

­ аналогично создаем связи между полем <<Код сотрудника>> в таблице Сотрудники и полем <<Код сотрудника>> в таблице Заказы, и т.д. Рисунок 5 отображает полученную схему базы данных компьютерного магазина.

­ закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

Рисунок 5. Реляционная структура СУБД Access для информационной системы компьютерного магазина

В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Для создания формы Аналогично создаются формы к другим таблицам и отчетам нашей базы данных компьютерного магазина нужно открыть вкладку "Формы" окна базы данных и нажать кнопку "Создать". После этого в появившемся окне следует выбрать способ создания формы "Мастер форм" и выбрать таблицу, по которой необходимо сделать форму, в нашем случае таблица "Товары".

Далее при помощи кнопок (перенести все записи) или (перенести выбранную запись) нужно выбрать поля, которые будут отражены в форме (рисунок 6). Нажимаем кнопку "Далее"

Рисунок 6. Создание формы в режиме мастера. нормы к другим таблицам нашей базы данных. Выбор полей для формы

Затем нужно выбрать внешний вид формы, стиль (рисунок 7), задать имя формы и форма готова (Рисунок 8).

Рисунок 7. Выбор стиля оформления формы

Рисунок 8 Готовая форма таблицы Товары

Если автоматическое расположение полей формы нас не устраивает, то необходимо его изменить. Перейдем в режим конструктора (кнопка на панели инструментов ). Здесь можно менять расположение и размер полей формы по своему усмотрению: достаточно мышкой выделить интересующий объект. (Рисунок 9).

Рисунок 9. Вид формы в режиме конструктора

В нашей форме "Товары" есть поле объекта OLE для размещения изображений товаров. В свойствах этого поля, на вкладке "Макет" устанавливаем размеры: "Вписать в рамку" (Рисунок 10). Это позволит вставлять изображения любых размеров - Access автоматически подгонит картинку под размер поля.

Рисунок 10. Свойства объекта «Изображение»

Теперь нужно сохранить изменения макета через меню Файл>Сохранить. На рисунке 11 можно увидеть результат преобразований формы "Товары.

Рисунок 11. Вид формы «Товары»

Предположим, что в базе данных накопилось довольно много товаров и вдруг срочно понадобилось найти один из них. Для этого нужно:

установить курсор в поле "Наименование товара".

выполнить команду меню Правка > Найти, или воспользоваться кнопкой панели инструментов.

Для фильтрации данных по полям "Код поставки":

выбираем необходимый код поставки (например, нам интересно, какие товары были закуплены в 3-ю поставку) ставим курсор в поле "Код доставки" - "3", и нажимаем кнопку (или выполняем команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному). В форме (или таблице) останутся только записи о товарах 3-й поставки;

для отмены фильтрации нажимаем на кнопку на панели инструментов или выполняем команду Записи, Удалить фильтр. В форме (таблице) появятся все данные. Как правило, фильтрацию удобнее использовать в табличных формах или непосредственно в самих таблицах СУБД Access.

Режим формы позволяет производить необходимые вычисления прямо в поле данных.

В моем проекте СУБД для компьютерного магазина в форме Товары при заполнении поля "Стоимость закупки" в поле "Стоимость продажи" автоматически вычисляется цена для продажи товара. Для автоматизации вычислений необходимо:

щелкнуть правой кнопкой мыши по интересующему полю (в нашем случае это "Стоимость продажи") и выбрать пункт "Свойства.

откроется окно "Поле: Стоимость продажи". Выбираем вкладку данные и вписываем в поле "Данные" формулу для расчета (Рисунок 12). Нам необходимо, чтобы стоимость продажи на 50% превышала стоимость покупки.

закрываем это окно и сохраняем изменения в таблице.

Рисунок 12. Ввод формулы для расчета

Для просмотра созданной формы, как она будет выглядеть при распечатывании на листе щелкаем по кнопке (Рисунок 12)

Рисунок 12 Предварительный просмотр созданной формы

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Создадим запросы на наличие и отсутствие товара.

Для создания запроса необходимо открыть вкладку "Запросы" окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать "Простой запрос". В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу "Товары", добавляем необходимые поля (Рисунок 13), нажимаем кнопку "Далее". На основании этих данных будет создан запрос.

Рисунок 13. Создание запроса

В следующем окне нажимаем "Далее". Теперь задаем имя запроса "Наличие товара" и отмечаем галочкой пункт "Изменить макет запроса", нажимаем "Готово". Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце "Наличие товара" в строке "Условие отбора" задаем параметр "Истина" (Рисунок 14). Поскольку в нашей таблице поле "Наличие товара" логическое, значения может быть два: Истина и Ложь. "Истина" - товар в наличии, "Ложь" - товара нет в магазине. Запрос на отсутствующий товар создается также, только в параметрах указываем значение "Ложь". (Рисунок 15).

Рисунок 14. Запрос на наличие товара в режиме конструктора

Рисунок 15. Запрос на отсутствующий товар

При выполнении запроса (значок на панели управления) появится таблица товаров в наличии или отсутствующих в зависимости от запроса (Рисунок 16).

Рисунок 16. Наличие товара.

Теперь созданные запросы можно использовать в дальнейшем для отчетов по учету товара.

Аналогично создаем запрос "Данные о поставщиках". Запрос будет выдавать сведения о интересующих поставщиках и поставляемых ими товарах, а также ценах на эти товары. В запрос добавляем все поля из таблицы "Поставщики" и поля "Код товара", "Наименование товара", "Стоимость поставки" из таблицы "Товары". Переходим в режим конструктора.

Условия отбора задаем согласно рисунку 17.

Рисунок 17. Условия отбора для запроса о поставщиках

Выполняем запрос. Появится окно с предложением ввести наименование поставщика. В следующем окне вводим код поставщика (Рисунок 18). Если Вы не помните наименования, при запросе существует возможность оставить одно из полей пустым (именно поэтому в условиях отбора мы указали "Или"). Запрос будем выбирать данные о поставщиках по наименованию или по коду.

Рисунок 18. Окно запроса данных о поставщиках.

Для удобства использования запросов, для них создаются формы.

2.4 Выходные данные

2.4.1 Отчет о поставщиках и поставляемых ими товарах

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка "Итоги" становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке "Связи с Office", расположенной на панели инструментов "Предварительный просмотр".

Для создания отчета следует нужно открыть вкладку "Отчеты" в окне базы данных и нажать кнопку "Создать" в верхней части окна базы данных.

В появившемся окне "Новый отчет" выбрать пункт "Мастер отчетов" и указать источник данных - таблицу или запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках), нажать кнопку "ОК" (Рисунок 19).

Рисунок 19 Создание отчета

Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления данных (Рисунок 20), нажимаем "Далее".

Рисунок 20. Выбор вида представления данных

Добавляем уровни группировки (Рисунок 21), нажимаем "Далее"

Рисунок 21. Выбор уровней группировки.

В следующем окне выбираем пункт "Итоги" (Рисунок 22) и в открывшемся окне ставим галочку в поле "Sum".

Рисунок 22. Форма «Итоги»

Нажимаем "Ок" и "Далее". Выбираем вид макета "Структура 2". В следующем окне выбираем стиль оформления, затем вводим имя отчета и нажимаем "Готово" (Рисунок 23) Если расположение полей не устраивает, то их можно подкорректировать в режиме конструктора.

Рисунок 23. Вид отчета

2.4.2 Выписка о наличии товара в магазине

Для создании выписки в форме отчета открываем вкладку "Отчеты" в окне базы данных и выбираем пункт меню "Создание отчетов в режиме конструктора".

Откроется окно конструктора. Заполнять форму будем без мастера (Рисунок 24)

Рисунок 24. Окно конструктора.

На панели элементов выбираем значок "Надпись" (Рисунок 25)

Рисунок 25. Панель элементов

И вставляем элемент надписи в верхний колонтитул отчета. Называем "Выписка на наличие товара" (Рисунок 26)

Рисунок 26. Надпись «Выписка на наличие товара

На панели элементов нажимаем значок "Починенная форма/отчет" (Рисунок 27) и вносим этот элемент в область данных.

Рисунок 27. Панель элементов

В появившемся окне выбираем пункт "Имеющиеся отчеты и формы" и в списке выделяем форму "Наличие товара" (Рисунок 28), т.к. эта форма по структуре вполне может соответствовать создаваемому отчету. Нажимаем "Далее".

Рисунок 28. Мастер подчиненных отчетов

В открывшемся окне задаем имя формы и нажимаем кнопу "Готово".

На рисунке 29 показан вид конструктора отчетов с добавленной формой.

Рисунок 29. Вид отчета

В процессе создания отчета-выписки есть возможность переходить в режим просмотра без сохранения формы. Это дает возможность визуально оценить будущий отчет.

Теперь в нижнем колонтитуле введем формулы для отображения даты отчета и страниц (Рисунок 30). Для этого на панели элементов выбираем элемент управления "Поле" И разместим два таких элемента в нижнем колонтитуле. В одном поле введем формулу для отображения текущей даты: "=Now ()". А во втором поле введем формулу для отображения текущей страницы и общего количества страниц: "="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]".

Рисунок 30 Вид нижнего колонтитула.

Теперь отчет готов. Сохраняем его под именем "Выписка на наличие товара. (Рисунок 31)

Рисунок 31. Готовая выписка на наличие товара

Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Понятие экономической эффективности