Конфигурирование модуля "Канцелярия" СЭД Directum в ФГБОУ ВПО Башкирский государственный аграрный университет

Расходы на эксплуатационные принадлежности определяются простым подсчетом затрат на их приобретение по оптовым (или свободным) ценам.

Накладные расходы согласно формулы (2) составляют 80-120% от заработной платы персонала, занятого эксплуатацией программы.

В случае если проектирование и внедрение средства автоматизации полностью осуществляет сторонняя организация, то можно использовать упрощенную схему расчета, т.е. в качестве капитальных затрат на проектирование и внедрение принять суммы уплаченные сторонней организации, включая первоначальную стоимость средства автоматизации.

Кроме затрат на проектирование и постановку расчетной задачи, возникают текущие затраты, связанные с последующей эксплуатацией расчетной задачи.

В эксплуатационные расходы входят:

содержание информационных расходов;

содержание персонала по обслуживанию комплекса технических средств;

расходы на функционирование программы;

расходы на содержание здания;

прочие расходы.

Текущие затраты на эксплуатацию расчетной задачи вычисляются по формуле:

(5.9)

где Зр - затраты на основную и дополнительную заработную плату инженерно-технического персонала, занятого обслуживанием системы, включая отчисления в фонды социального страхования, руб.;

А - амортизация зданий, где эксплуатируется вычислительная техника, а также амортизацию технических средств, руб.;

Зэл - затраты на электроэнергию, расходуемую оборудованием, руб.;

Сз.ч. - стоимость запасных частей для технических средств, руб.;

См - стоимость материалов, необходимых для обеспечения нормального функционирования вычислительных средств и системы в целом, руб.;

Ср - затраты на текущий ремонт технических средств, руб.

Затраты на оплату труда (Zр) при решении расчетной задачи вручную определяются исходя из трудоемкости одноразового решения расчетной задачи, периодичности решения задачи в течение года, среднечасовой ставки работников сферы управления по формуле:

Zр = Тр *k* Zч * Ап * Ас (5.10)

где Тр - трудоемкость одноразового решения задачи вручную, чел.-час.;

k - периодичность решения задачи в течение года;

Zч - среднечасовая ставка работников сферы управления, руб.;

Ап - коэффициент, учитывающий премии и доплаты работникам сферы управления;

Ас - коэффициент, учитывающий отчисления в фонд социального страхования работников сферы управления.

В затраты по постановке расчетных задач включаются также затраты на амортизацию вычислительной техники, следовательно следующим элементом текущих затрат является амортизационные отчисления. Амортизационные отчисления определяются по формуле:

(5.11)

где Кз - первоначальная стоимость вычислительной техники, руб.;

а - норма амортизации от стоимости основных фондов, %.

Затраты на электроэнергию определяются по формуле:

(5.12)

где Nэл - суммарная установленная мощность ПК, на которой решается данная задача, кВт/ч.;

Tмаш - затраты машинного времени на одноразовое решение задачи, ч.;

k - периодичность решения данной задачи в течение года;

Цэл - стоимость 1 кBт/ч электроэнергии, руб.;

Кис - коэффициент использования энергоустановок по мощности.

Затраты на покупку запасных частей, материалов и на текущий ремонт определяются исходя из капитальных и приравненных к ним затрат, приходящихся на данную задачу, и коэффициента, учитывающего тот или иной вид расхода.

Следовательно, и стоимость запчастей, и стоимость материалов, и стоимость ремонта могут рассчитываться по формуле:

(5.13)

игде Сз.ч.,м,р - стоимость запчастей, материалов, текущего ремонта, руб.;

Кз - капитальные затраты, приходящихся на расчетную задачу, руб.;

Зз.ч.,м,р - коэффициент учитывающий стоимость запасных частей, материалов, текущего ремонта оборудования, руб.

Прочие расходы составляют от 1 до 3% от суммы всех эксплуатационных расходов.

5.2 Расчет показателей экономической эффективности

Рассмотрим экономическую эффективность автоматизации канцелярии ФГБОУ ВПО Башкирский ГАУ с 2 рабочими местами.

В качестве средства автоматизации выбрано программное средство модуль «Канцелярия» СЭД Directum. Подразумеваем, что внедряет программное средство организация (штатные работники). Стоимость приобретения «Канцелярия» СЭД Directum составляет 10260 руб., в т.ч.:

Данные расчетов ожидаемой длительности работ приведены в таблице.

Таблица 5.1 - Длительность работ на этапе проектирования

Наименование работ	Длительность работ, дней
	минимум	максимум	ожид.
Разработка технического задания	1	2	2
Анализ технического задания	2	4	3
Изучение литературы	3	7	5
Оформление технического задания	1	2	2
Разработка алгоритма	2	5	3
Отладка программы	5	12	8
Экономическое обоснование	1	3	2
Оформление пояснительной записки	3	7	5
Итого Т0			30

Расчет продолжительности проектирования и постановки расчетной задачи инженерно-техническими работниками представлен в таблице 1.

В разработке проекта автоматизации занят один человек (k = 1). Фонд рабочего времени (Т0) составил 30 дней, среднедневная ставка инженерно-технического работника (Zд) составила 480 руб. Доплаты к основному заработку работника в изучаемом предприятии установлены в размере 15% (Ап = 1,15), процент отчислений на социальное страхование (Ас) =30%

Таким образом, по формуле (5.7) затраты на заработную плату проектировщика равны:

Zп = 480*30*(1+0,30/100)*(1+0,15/100) = 21528

Таблица 5.2 - Расчет материальных затрат

Наименование	Цена за единицу, руб.	Количество, шт.	Сумма, руб.
Диск DVD-RW	15	1	15
Канцтовары	-	-	200
Всего	-	-	215

Таким образом, затраты на расходные материалы составили 215 руб.

Так как программа разработана на современных быстродействующих компьютерах, то в дополнительном процессорном времени необходимости нет, т.е. принимаются как Сп=0 и tп=0. Все затраты, связанные с проектированием и постановкой расчетной задачи, и затраты по текущей эксплуатации, представлены в таблице 5.3.



Таблица 5.3 - Расчет затрат на разработку проекта автоматизации

Наименование затрат	Сумма, руб.
Первоначальная стоимость программного продукта	10260
Материальные затраты	215
Затраты на оплату труда со страховыми взносами	21528
Всего прямые затраты	32003
Накладные расходы	25602,40
Итого затраты	57605,40

Таким образом, сумма затрат на разработку проекта автоматизации составила 57605,40 руб.

Далее проведем расчет затрат по эксплуатации автоматизированной системы оперативного учета.

Расчет трудоемкости решения задачи (на примере входящей корреспонденции) с учетом периодичности представлен в таблице 5.4.

Таблица 5.4 - Расчет трудоемкости решения задачи

Наименование операции	Среднее время выполнения, мин.	Количество решений задачи	Суммарное среднее время выполнения, мин
	до внедрения	после внедрения		до внедрения	после внедрения
Входящие документы
Оформить РКК на входящий документ	3	0,3	4400	13200	1320
Направить документ на резолюцию, сформировать поручения	3	0,3	4400	13200	1320
Доведение документа до исполнителя	10	0,5	4400	44000	2200
Анализ своевременности исполнения и контроль исполнительской дисциплины (формирование отчета)	20	0,5	4400	88000	2200
Формирование дел и передача в архив	5	0,5	4400	22000	2200
Итого	-	-	-	180400	9240

По представленным в таблице 4 данным определяются затраты по оплате труда работников канцелярии БГАУ при выполнении расчетной задачи вручную. Так, трудоемкость выполнения одной задачи, умноженная на периодичность выполнения в течении года, равна 180400 мин., т.е. 3007 ч. Среднечасовая ставка работника (Zч) составляет 45 руб. Доплата к основному заработку в канцелярии установлены в размере 15%, следовательно, коэффициент, учитывающий доплаты (Aс), равняется 1,15. Совокупный тариф страховых взносов составляет 30% от затрат на оплату труда, следовательно, коэффициент, учитывающий отчисления на социальные нужды (Aп), составляет 1,30.

Тогда затраты на оплату труда работникам канцелярии при ручном выполнении расчетной задачи по формуле (5.10) равняется:

180400/60*45*1,15*1,3 = 202273 руб.

При автоматизированном выполнении расчетной задачи трудоемкость одноразового выполнении задачи, умноженная на периодичность выполнения в течение года, равняется 9240 мин. или 154 часа. В таком случае затраты на оплату труда при автоматизированном решении расчетных задач составит:

9240/60*45*1,15*1,3=10360 руб.

При ручном выполнении расчетной задачи капитальные затраты составят 20020 руб. (первоначальная стоимость компьютера), норма амортизации, принятая на предприятии равняется 10% или 0,1. Первоначальная стоимость используемой вычислительной техники составляет 20020 руб. Тогда затраты на амортизацию по формуле (5.8) составят:

А=20020*0,1=2002 руб.

При автоматизированном выполнении расчетной задачи капитальные затраты складываются из стоимости компьютера и дополнительных капитальных вложений. Таким образом, капитальные затраты составят 77625 руб.

Тогда амортизация вычислительной техники по формуле (5.4) равна:

А=77625*0,1=7763 руб.

При ручном выполнении расчетной задачи суммарная мощность (Nэл) составляет 0,80 кВт/ч., затраты машинного времени (Тмаш) с учетом периодичности выполнения данной задачи в течение года (k) составляют 3007 ч., стоимость 1 кВт/ч. электроэнергии (Цэл) составляет 2,23 руб., коэффициент использования энергоустановок по мощности (Кис) - 0,8.

Затраты на электроэнергию при ручном выполнении задач рассчитываются по формуле (5.9) и составляют:

Зэл = 0,80*3007*2,23 * 0,8 =4292 руб.

При автоматизированном решении данной задачи затраты машинного времени составят 154 ч. Затраты на электроэнергию при автоматизированном выполнении расчетных задач составят:

Зэл = 0,80*154*2,23 * 0,8 =220 руб.

При ручном выполнении задач капитальные затраты составляет 20020 руб., коэффициент Зз.ч.,м,р берется равным 0,5. Затраты на покупку запасных частей, материалов и текущего ремонта рассчитываются формуле (5.10):

Сз.ч.,м,р = 20020*0,5 = 10010 руб.

При автоматизированном выполнении расчетных задач капитальные затраты составляют 77625 руб., а коэффициент учитывающий стоимость запасных частей, ремонта и материалов - 0,25. В таком случае затраты на ремонт, покупку запасных частей и материалов составляют:

Сз.ч.,м,р = 77625*0,25=19406 руб.

Расчет суммарных затрат по эксплуатации информационно-аналитической системы приведен в таблице 5.5.

Таблица 5.5е - Расчет затрат на эксплуатацию системы

Наименование затрат	Сумма, руб.
	до внедрения	после внедрения
Материальные затраты	10010	19406
Затраты на оплату труда	202273	10360
Амортизация	2002	7763
Электроэнергия	4292	220
Всего эксплуатационные расходы	218577	37749
Прочие расходы	6557	1132
Итого затраты	225134	38881

Таким образом, суммарные затраты при стандартном методе обработки информации, используемом в канцелярии, составляют 225134 руб., а с использованием информационной системы - 96486 руб.

В данном случае, для простоты, накладные и прочие расходы до и после внедрения программы будем рассматривать как неизменные, т.е. внедрение программы не вызвало экономию чернил в картриджах принтеров, расходование бумаги и т.п. Таким образом, годовая экономия будет равна экономии, связанной с повышением производительности труда пользователя.

Тогда годовая экономия, рассчитанная по формуле (5.1), составит:

Эг - 225134 - 96486 = 128648 руб.

При капитальных затратах в сумме 57605 руб. и нормативному коэффициенту экономической эффективности вложении 0,15, годовой экономический эффект по формуле (5.2) составляет:

Э = 128648 - 0,15*57605 = 120007 руб.

Тогда коэффициент экономической эффективности, рассчитанный по формуле (5.3) будет равен:

Ер = 128648/57605 = 2,23.

Подставляя имеющиеся значения в формулу (5.4) определяется срок окупаемости проекта:

Tp = 57605/128648 = 0,45.

Таким образом, срок окупаемости составил 0,45 года или 6 месяцев.

Результаты расчетов экономической эффективности проекта системы автоматизации приведены в таблице 6.

Таблица 5.6 - Показатели экономического обоснования проекта

Наименование показателя	Значение показателя
Капитальные затраты на создание системы, руб.	57605
Затраты на эксплуатацию системы по базовому варианту, руб.	225134
Затраты на эксплуатацию системы по внедряемому варианту, руб.	38881
Ожидаемая годовая экономия, руб.	128648
Ожидаемый годовой экономический эффект, руб.	120007
Коэффициент экономической эффективности	2,23
Расчетный срок окупаемости проекта, мес.	6

Поскольку коэффициент экономической эффективности проекта Ep>0,7, а срок окупаемости Тр<1,5 года, то проект является эффективным.

Даже при приблизительном расчете экономическая эффективность от внедрения программного средства получилась значительной. Такой она получилась за счет увеличения производительности труда сотрудников.

По результатам расчета экономической эффективности проектирования и внедрения средства автоматизации сразу можно сказать, что это выгодно. Хоть выгода и косвенная, но, как правило, заметная в средне и долгосрочной перспективе. Внедрение средств автоматизации может привести к корректированию самого процесса управления, так как задачи выполняются быстрее. Сотрудники могут обрабатывать большие объемы информации за свое рабочее время, что можно использовать или для уменьшения затрат на персонал или для быстрого развития при неизменности количества сотрудников, занятых обработкой информации. Важно отметить, что в случае если одним программным средством автоматизируются различные подразделения и сотрудники, то уменьшаются затраты на организацию документооборота между ними. Уменьшаются как временные так и материальные затраты. В процессе расчета экономической эффективности необходимо учитывать одно свойство автоматизации. Заключается оно в следующем: чем больше средств и времени потрачено на автоматизацию тем выше экономический эффект от внедрения. Объясняется это довольно просто: если качественно подойти к выбору программного продукта, качественно проработать все процессы на этапе проектирования и внедрения, все описать и отладить, то в последующем будет потрачено гораздо меньше средств на эксплуатацию программы.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основе результатов анализа хозяйственной деятельности отдела канцелярии Башкирского ГАУ, организационной структуры управления и анализа существующего положения были выявлены недостатки традиционного документооборота, применяемого в университете. Для совершенствования делопроизводства была обоснована необходимость конфигурирования и внедрения модуля «Канцелярии» СЭД DIRECTUM.

Исследование существующих систем электронного документооборота выявило преимущества и недостатки различных систем. В результате сравнительного анализа с использованием различных критериев эффективности был определен оптимальный для учебного заведения программный продукт - система электронного документооборота Directum модуль «Канцелярия».

Изучая сопроводительную документацию, были определены необходимые для внедрения модуля технические и программные ресурсы.

Конфигурирование модуля «Канцелярия» проводилось согласно инструкции по делопроизводству университета.

Также был проведен анализ и оценка вредных факторов при работе на ЭВМ, влияющих на здоровье, а также даны рекомендации по приведению к норме выявленных вредных факторов. Произведена эргономическая проработка рабочего места сотрудника канцелярии.

Предложенная система электронного документооборота является экономически эффективной. Срок окупаемости проекта составляет 0,45 года. эти показатели соответствуют нормативам, что позволяет делать вывод о том, что проект является экономически обоснованным.



БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Зачем нужна система электронного документооборота? [Электронный ресурс] / 2013. - Режим доступа: http://sekretariat.ru/magazinestdd/articles/art2-01.2011.php на 20.04.2013 г.

2. Инструкция по делопроизводству федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Башкирский государственный аграрный университет». [Текст]: от 01.11.2011 г.

3. Системы электронного документооборота на основе платформы 1С [Электронный ресурс]: / 2013. - Режим доступа: http:// http://vk.com/doc1c на 25.05.2013 г.

4. DIRECTUM 4.9. Руководство по модулю «Канцелярия».

5. Адаптация системы DIRECTUM [Электронный ресурс] / 2013. - Режим доступа: http://www.directum.ru/1091667.aspx на 6.06.2013 г.

6. Система стандартов безопасности труда. Электробезопасность. Общие требования и номенклатура видов защиты [Текст]: ГОСТ 12.1.019-79. Введ. 1980-01-07. М.: ИПК Издательство стандартов, 2002. - 7 с.

7. Система стандартов безопасности труда. Пожарная безопасность. Общие требования [Текст]: ГОСТ 12.1.004-91. Введ. 1992-01-07. М.: ИПК Издательство стандартов, 2006. - 68 с.

8. Зимин Н.Е. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия [Текст]: учеб. пособие / Н. Е. Зимин, В. Н. Солопова. - М: КолоС, 2004. - 384 с.

9. Зотов Б.И. Безопасность жизнедеятельности на производстве [Текст]: учеб. пособие / Б.И. Зотов, В.И. Курдюмов. - М.: Колос, 2010. - 424 с.

10. Казанцев С.К. Основы управления проектами [Текст]: учеб. пособие / С.К. Казанцев. - Екатеринбург: ИПК УГТУ, 2010. - 250 с.

11. Маклаков С.В. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем [Текст]: учебник / С. В. Маклаков. - М.: ДИАЛОГ_МИФИ, 2000. - 320 с.

12. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия [Текст]: учебник / Г.В. Савицкая. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 425 с.

13. Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем [Текст]: Лекции МГУ / К.Г. Скрипкин. - М.: ДМК Пресс, 2002. - 256 с.

14. Смирнова В.В. Управление проектами [Текст]: учеб. пособие / В.В. Смирнова. - СПб.: Питер, 2010. - 318 с.

15. Эффективность использования информационной системы управления проектами (ИСУП) [Электронный ресурс] / 2012. - Режим доступа: http://www.iteam.ru/ на 12.02.2012г.

16. Шум. Общие требования безопасности [Текст]: ГОСТ 12.1.003-83. - Введ. 1984-07-01. - М.: Госстандарт России, 2004. - 8 с.

17. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования [Текст]: ГОСТ 12.2.032-78. - Введ. 1979-01-01. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2002. - 35 с.

18. Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организация работы [Текст]: СанПиН 2.2.2.542.-96. - Введ. 1996-07-14. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2002. - 23 с.

19. Естественное и искусственное освещение [Текст]: СНиП 23-05-95. - Введ. 1996-01-01. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2002. - 35 с.

20. Методические указания по выполнению дипломных проектов по специальности 080801 Прикладная информатика в экономике [Текст] / А.Ф. Кунафин, Л.П. Фандрова. - Уфа: БГАУ, 2008. - 20 с.



ПРИЛОЖЕНИЕ А

Структура образовательного учреждения



ПРИЛОЖЕНИЕ Б



ПРИЛОЖЕНИЕ В

Техническое задание

Введение

Наименование разработки - конфигурирование модуля «Канцелярия» системы электронного документооборота Directum в отделе канцелярии Башкирского ГАУ. Экономическая информационная система предназначена для практического использования в отделе канцелярии Башкирского ГАУ.

1 Общие сведения

1.1 Полное наименование системы и ее условное обозначение

Полное наименование: модуль «Канцелярия» системы электронного документооборота DIRECTUM (ИС)

Заказчик: ФГБОУ ВПО Башкирский государственный аграрный университет.

Разработчик: студент 5-го курса группы ПИЭ-501 Ягофаров Айгиз Ринатович.

1.2 Основания для разработки

Основанием для конфигурирования программного продукта является задание на выполнение дипломного проекта, утвержденное заведующим кафедрой информатики и информационных технологий А.С. Беляевой.

2 Назначение и цели создания системы

Система создается для совершенствования системы документооборота и сокращения временных и трудозатрат.

3 Характеристики объекта автоматизации

Объектом автоматизации является отдел канцелярии ФГБОУ ВПО Башкирский ГАУ. Канцелярия входит в состав самостоятельного структурного подразделения «Управление кадровой работы и делопроизводства», и отвечает за документооборот в университете.



4 Требования к системе

4.1 Требования к системе в целом

4.1.1 Требования к информационной и программной совместимости

Проектируемая система должна работать с семейством операционных систем Microsoft Windows и не нарушать работу программ использующих сетевое определение наличия лицензии на программный продукт.

4.1.2 Требования к численности и квалификации персонала

Система должна содержать механизмы администрирования, а также рассчитана на работу двух сотрудников: документовед, заведующий канцелярией. Также необходимо предусмотреть администратора с полным уровнем доступа.

Размещено на Allbest.ru