Разработка базы данных для секретаря Дома детского творчества

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В настоящее время компьютерные технологии нашли широкое применение в различных сферах человеческой деятельности. В том числе и в сфере домов детского творчества. Работу современного секретаря дома детского творчества трудно представить без использования компьютеров. Сейчас они используются уже не только как вычислительные машины, но и как средства связи. Это позволяет увеличить скорость и качество работы специалиста этой области.

С помощью специальных программ секретарь может создавать заметки и отчеты о проделанной работе. Единственным критерием является то, что они должны быть просты в использовании, с простым для понимания интерфейсом, высокой скоростью обмена данными и малой ресурсоемкостью.

Я проходила практику в Доме детского творчества, который находится по адресу п. Кысыл-Сыр, Вилюйского района, республики Саха.

В доме детского творчества секретарь ведет большинство работ с документами вручную. Это сильно затрудняет секретаря в оформлении и ведении документации на современном уровне.

Цель курсового проекта: спроектировать и разработать БД для секретаря дома детского творчества. После внедрения спроектированной и разработанной мной базы данных упростится работа специалиста.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

· Описать результаты исследования предметной области с использованием моделей методологии ARIS;

· Разработать ER-диаграмму;

· Описать входную-выходную информацию для будущей БД;

· Построить реляционную схему БД;

· Разработать управляющие запросы на создание базы данных и связей между ними, используя язык SQL;

· Разработать запросы на выборку данных;

· Разработать входную и главную форму;

· Разработать форму выходной информации;

· Разработать инструкцию по эксплуатации.



1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1 Цель разработки

База данных “Секретарь ДДТ” для дома детского творчества после внедрения позволит специалисту:

- вести автоматизированный учет клиентов;

- сократить время на составление отчетной документации;

- вести учет проделанной работы;

- позволит быстро получить информацию по запрашиваемому запросу.

Она будет актуальна и востребована для секретаря ДДТ.

1.2 Описание результатов обследования предметной области

МБОУ ДДТ мотивирует личности к творчеству и реализации дополнительных образовательных услуг в интересах личности, общества, государства.

ДДТ расположен по адресу п. Кысыл-Сыр, «Вилюйский улус (район)», Республика Саха (Якутия)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Структурная схема предприятия



Автоматизация рабочего места секретаря находится в неудовлетворительном состоянии. У секретаря имеется компьютер следующей конфигурации:

INTEL Core i3 2.1ГГц

4096Мб ОЗУ

500Гб жесткий диск

На компьютере установлена ОС Microsoft Windows 7, офисный пакет Microsoft Office 2010.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Диаграмма цепочки добавленной стоимости

Секретарь дома детского творчества осуществляет:

- ведение делопроизводства;

- поручения директора и завуча;

- обеспечение канцелярией.

Функции секретаря:

· Собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую руководителю для работы;

· Ведет деловую переписку руководителя - составляет, оформляет проекты писем и вносит в них изменения;

· Осуществляет контроль за правильностью составления, оформления и написания проектов документов, направленных на подпись руководителю;

· Ведет контроль за исполнением изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

· Организует командировки руководителя, подготавливает для них необходимую информацию;

· Организует работу коллегиальных органов с участием руководителя (например, производственных совещаний), документирует их текущую работу, подготавливает и оформляет итоговые документы.

Секретарь является высококвалифицированным сотрудником.

В задачи секретаря ДДТ входит:

- оформление документации по школе;

- осуществление отчетности по выполненной работе;

- консультация по определенным документационным вопросам.

- решение определенных телефонных разговоров

Документооборот у секретаря в основном ведется в бумажном и электронном виде.

Основными документами, с которыми он работает, являются накладные и заявки.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Диаграмма окружения процесса

Рисунок 4 - Диаграмма цепочки добавленной стоимости

Изучив и проанализировав деятельность специалиста, могу сделать вывод, что секретарь взаимодействует с родителями, директором, управлением образованием и др. ДДТ. Также секретарь является связующим звеном между директором и рабочим коллективом.

1.3 

1.3 Разработка информационно логической модели предметной области

Информационно логическую модель предметной области, я представлю с помощью ER-диаграммы, основными объектами которой являются сущности, связи и атрибуты. Условные обозначения моей ER диаграммы представлены в приложении А

В моей ER-диаграмме 4 сущности: Ребенок, Родитель, Преподаватель, Занятие, каждая из сущностей имеет описательные и идентификационные атрибуты. Все сущности связаны при помощи связей. ЕR-диаграмма представлена в приложении Б

Моя ER - диаграмма находится в третьей нормальной форме, так как в ней нет повторяющихся атрибутов, нет атрибутов зависящих от части уникального идентификатора и в ней нет атрибутов зависящих от атрибутов не входящих в первичный ключ.



2. СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Постановка задачи

2.1.1 Описание постановки задачи

На рабочем месте секретаря работает один сотрудник, который занят работой с клиентами и оформлением необходимых директору документов. Информация, с которой работает секретарь, находится в бумажном и электроном виде.

Задание: разработать БД «Секретарь ДДТ», которая позволила бы автоматизировать труд секретаря, в частности хранение необходимых данных, информации о документах и составлять отчетную документацию согласно требованию директора.

2.1.2 Входная информация

В базе данных будет хранится много различных данных. Эти данные делятся по различным классам. К входной информации для данной БД относятся: общая информация о документах, поручениях, приказах. А также дополнительные свойства или примечания. Все данные являются обязательными.

2.1.3 Выходная информация

Из создаваемой БД в дальнейшем необходимо будет извлекать информацию в различной конфигурации. Информация должна извлекаться в форме отчетов и списков, необходимых директору ДДТ, а также запросов на выборку данных по определенным условиям.



2.2 Построение реляционной схемы

2.2.1 Преобразование ER-диаграммы в реляционную схему

Для того чтобы перейти к реляционной схеме БД необходимо воспользоваться следующими правилами

1. Каждая простая сущность переходит в таблицу с тем же именем.

Например: так как, в моей ER-диаграмме 4 сущности, то в базе данных будет 4 таблицы (Ребенок, Занятие, Преподаватель, Родитель).

2. Каждый атрибут сущности становится столбцом таблицы с тем же именем.

3. Компоненты уникального идентификатора сущности переходят в первичный ключ.

Таблица 1 - Идентификаторы таблиц

Имя таблицы	Первичный ключ
Занятие	Название
Ребенок	№ личного дела
Преподаватель	Код преподавателя
Родитель	Код родителя

4 Для каждой сложной связи строится отдельная таблица с тем же именем.

В моей ER- диаграмме предусмотрена сложная связь Заявки, значит к реляционной схеме будет добавлена таблица с соответствующим названием.

Все полученные таблицы необходимо связать с помощью внешних ключей. После проведенных преобразований у меня получилась реляционная схема со связями.



Рисунок 5 - Реляционная схема данных

2.2.2 Нормализация таблиц

Для реализации проекта все таблицы реляционной схемы должны находится в третьей нормальной форме. Все таблицы реляционной схемы БД «Секретарь ДДТ» находятся в 3-й нормальной форме так как в них нет повторяющихся столбцов, простой ключ все не ключевые столбцы не связаны.

2.2.3 Физическое описание модели

Для того чтобы сформировать структуру БД в определённой среде необходимо для каждой таблицы представить физическую модель, в которой отметить тип данных и ограничения целостности для каждого поля таблицы.

Таблица 2 - Реляционная модель таблицы «Занятие»

Наименование столбца	Тип данных	Ограничение
Название	Текстовый	Ключевое, не нулевое
Количество часов	Числовой	Не нулевое
Форма отчетов	Текстовый	Не нулевое
Код преподавателя	Числовой	Не нулевое

Таблица 3 - Реляционная модель таблицы «Ребенок»

Наименование столбца	Тип данных	Ограничение
№ личного дела	Числовой	Ключевое, не нулевое
ФИО ребенка	Текстовый	Не нулевое
Страховка	Текстовый	Не нулевое

Таблица 4 - Реляционная модель таблицы «Преподаватель»

Наименование столбца	Тип данных	Ограничение
Код преподавателя	Числовой	Ключевое, не нулевое
ФИО преподавателя	Текстовый	Не нулевое
Адрес преподавателя	Текстовый	Не нулевое
Телефон	Числовой	Не нулевое

Таблица №5 - Реляционная модель таблицы «Заявка»

Наименование столбца	Тип данных	Ограничение
№ заявки	Числовой	Ключевое, не нулевое
Дата заявки	Дата\Время	Не нулевое
№ личного дела	Числовой	Не нулевое
Код родителя	Числовой	Не нулевое

Для поддержки внутреннего логического соответствия данных должна быть обеспеченна целостность данных. Целостность сущности требуют, чтобы все записи в таблице имели первичный ключ. Так как в моей реляционной схеме БД у каждой таблицы имеется первичный ключ, то целостность таблицы поддерживается.

Целостность столбцов требует наложения ограничений на данные, которые заносятся в столбец. Так как для каждой таблицы разработана физическая модель с описанием ограничений, то целостность столбца поддерживается. Ссылочная целостность требует, чтобы связь между таблицами, обеспечивалась системой первичный внешний ключ.

Так как в реляционной схеме связь между таблицами обеспечивается с помощью внешних ключей, то ссылочная целостность поддерживается.

2.3 Разработка проекта

базы данных запрос sql

2.3.1 Обоснование выбора СУБД

При выполнении курсового проекта и создании БД я решила воспользоваться СУБД: Microsoft Office Access. При выборе данной программы я первоначально рассматривала её возможности, среду применения, пользователей, их квалификацию и т.п.

Данное ПО предназначено для работы на автономном компьютере или в локальной вычислительной сети под управлением операционной системы Microsoft Windows, поэтому все преимущества Windows (например, вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows) могут использоваться в Access и наоборот.

Access привлекает простотой освоения и возможностью использования непрофессиональным программистом. Он имеет мощные средства подготовки отчетов из БД различных форматов. Поэтому его основное назначение - создание отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработка некоммерческих приложений. Она является набором инструментальных средств, предназначенных для создания и эксплуатации информационных систем.

Access - это популярная настольная система управления базами данных. В богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, c прекрасной реализацией продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя.

СУБД Access является набором инструментальных средств, предназначенных для создания и эксплуатации информационных систем, для управления базами данных.

К удобным для пользователей и разработчиков средствам Access относятся мастера и конструкторы таблиц, форм, запросов и отчётов. Она позволяет автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчёт заработной платы, учёт материальных ценностей и т.п.), разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчёты и др.

Таблица в Access является основным структурный объектом внутреннего строения БД. В неё включают записи определённого вида. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном объекте - элементе БД. По многим причинам вводить все данные в одну таблицу нерационально, поэтому в Access предусмотрен механизм создания связанных между собой разных таблицы с различными видами данных. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере.

В Access можно использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать и с данными из Excel и т.п., а так же имеется встроенный язык SQL, что позволяет напрямую работать в нем.

С помощью средств Access можно выполнять следующие операции:

1. Проектировать базовые объекты ИС - двумерные таблицы с разными типами данных, включая поля объектов OLE. Например, прежде чем заполнять данными любую таблицу, надо создать её макет.

2. Устанавливать связями между таблицами с поддержкой целостности данных, каскадным обновлением полей и каскадным удалением записей.

3. Осуществлять ввод, хранение, просмотр, сортировку, модификацию и выборку данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных).

4. Создавать, модифицировать и использовать производные объекты ИС (формы, запросы и отчёты).

В связи с тем, что данное программное обеспечение имеет множество плюсов и незначительное количество минусов, а также довольно доступно, и легко в использовании оно отлично подходит для создания моей БД.



2.3.2 Создание таблиц

Создавать таблицы для базы данных буду с помощью управляющих запросов, записанных на языке SQL. Синтаксис команд Create Table:

CREATE TABLE имя таблицы

({<Определение столбца> / <определение ограничения таблицы>} [,……..{<определение столбца>/< определение ограничения таблицы >}])

Предложение [определение столбца] имеет свой синтаксис:

<Имя столбца> <Тип данных>

[<ограничение столбца>] [,….,<ограничение столбца>]

Создание таблицы «Занятие»

create table Занятие

(Название_занятия varchar primary key not null,

Количество_часов int not null,

Наименование varchar not null,

Код_преподавателя int not null)

Рисунок 6 - Таблица «Занятие»

Создание таблицы «Преподаватель»

create table Преподаватель

(Код_преподавателя int primary key not null,

ФИО_преподавателя varchar not null,

Адрес_преподавателя varchar not null,

Телефон int not null)



Рисунок 7 - Таблица «Преподаватель»

Создание таблицы «Ребенок»

Create table Ребенок

(№_личного_дела int primary key not null,

ФИО_ребенка varchar not null,

Страховка money not null,

Название_занятия varchar not null)

Рисунок 8 - Таблица «Ребенок»

Создание таблицы «Заявка»

create table Заявки

(№_заявки int primary key not null,

Дата_заявки datetime not null,

№_личного_дела int not null,

Код_родителя int not null)

Рисунок 9 - Таблица «Заявки»

Создание таблицы «Родитель»

create table Родитель

(Код_родителя int primary key not null,

Адрес_родителя varchar not null,

ФИО_родителя varchar not null)

Рисунок 10 - Таблица «Родитель»

Создание на языке SQL запросов на создание связей между таблицами:

Создание связи между «Занятие» и «Ребенок»

alter table Ребенок

add foreign key (Название_занятия)

references занятие

Создание связи между «Занятие» и «Преподаватель»

alter table Занятие

add foreign key (код_преподавателя)

references преподаватель

Создание связи между «Заявки» и «Ребенок»

alter table Заявки

add foreign key (№_личного_дела)

references ребенок

Создание связи между «Заявки» и «Родитель»

alter table Заявки

add foreign key (код_родителя)

references родитель

После запуска всех запросов будет создана реляционная модель



Рисунок 11 - Схема связей между таблицами

2.3.3 Определение и анализ источников данных

БД «Секретарь ДДТ» будет использоваться секретарем в произвольные моменты времени. Для удобства работы я разработал главную кнопочную форму.

Рисунок 12 - Главная форма базы данных

Для ввода данных разработаны входные формы для всех таблиц

Рисунок 13 - Форма таблицы «Занятие»

Рисунок 14 - Форма таблицы «Заявки»

Рисунок 15 - Форма таблицы «Преподаватель»

Рисунок 16 - Форма таблицы «Ребенок»

Рисунок 17 - Форма таблицы «Родитель»

2.3.4 Определение потребителей данных

Основным назначением базы данных является предоставление информации потребителю.

Из БД можно получить информацию следующими способами:

1. С помощью случайных запросов

Запрос 1 - Выборка заявок в 2013 году

SELECT Заявки.[№_заявки], Заявки.[Дата_заявки], Заявки.[№_личного_дела], Заявки.[Код_родителя]

FROM Заявки

WHERE (((Заявки.[Дата_заявки])>=#1/1/2013#));

Рисунок 18 - Результат работы запроса №1

Запрос 2 - Выборка заявок за 2012 год

SELECT Заявки.[№_заявки], Заявки.[Дата_заявки], Заявки.[№_личного_дела], Заявки.[Код_родителя]

FROM Заявки

WHERE (((Заявки.[Дата_заявки])<=#1/1/2013#));

Рисунок 19 - Результат работы запроса №2

Запрос 3 - Выборка занятий количество которых больше 15

SELECT Занятие.[Название_занятия], Занятие.[Количество_часов], Занятие.[Код_преподавателя]

FROM Занятие

WHERE (((Занятие.[Количество_часов])>=16));

Рисунок 20 - Результат работы запроса №4

Запрос 4 - Выборка максимальной страховки

SELECT Ребенок.[№_личного_дела], Ребенок.[ФИО_ребенка], Ребенок.[Страховка], Ребенок.[Название_занятия]

FROM Ребенок

WHERE (((Ребенок.[Страховка])>11000));

Рисунок 21 - Результат работы запроса №4

Запрос 5 - Выборка учителей живущих в городе

SELECT Преподаватель.Код_преподавателя, Преподаватель.ФИО_преподавателя, Преподаватель.Адрес_преподавателя, Преподаватель.Телефон

FROM Преподаватель

WHERE (((Преподаватель.Адрес_преподавателя)="лесозаводск"));

Рисунок 22 - Результат работы запроса №5

2. С помощью регулярных запросов

Отчеты по таблицам Занятия, Родители, Дети и Преподаватель были разработаны в режиме конструктора и выглядят следующим образом

Рисунок 23 - Отчет таблицы «Занятие»

Рисунок 24 - Отчет таблицы «Заявки»



Рисунок 25 - Отчет таблицы «Преподаватель»

Рисунок 26 - Отчет таблицы «Ребенок»



Рисунок 27 - Отчет таблицы «Родитель»

2.4 Инструкция по эксплуатации

2.4.1 Технические требования к ресурсам

Системные требования ПК для нормального функционирования БД:

Аппаратное обеспечение: Процессор AND Athlon ll X2 2.90 GHz, ОЗУ: 2,00 ГБ, Винчестер: 360 ГБ, Видеопамять: 512 МБ.

Программное обеспечение: Windows 7-8, Microsoft Office - 2010-2013.

2.4.2 Руководство пользователя

Инструкция по эксплуатации БД

1. Для открытия БД «Секретарь ДДТ» необходимо ее запустить с диска.

2. После запуска и открытия БД появится рабочая область с главной кнопочной формой.

С её помощью можно открывать отчеты, формы, а также выполненные запросы- это можно сделать нажав на соответствующую кнопку отчета или формы.

Также на главной кнопочной форме имеются кнопки выход из Access (при нажатии этой кнопки БД автоматический сохраняет все данные и выходит из программ Access), и имеется кнопка справки.

3. В БД можно вносить данные в формы и таблицы и сохранять их.

4. Для просмотра следующих записей в формах необходимо нажать кнопку - следующая запись.

5. Для изменения запросов необходимо перейти в режим SQL для возможности их редактирования. Чтобы перейти в режим SQL необходимо зайти в раздел «Создание» в контекстном меню Access и выбрать пункт меню «Конструктор запросов»

Перейдя в конструктор запросов необходимо закрыть всплывающие окно и для перехода в режим SQL нажать кнопку . Далее появится рабочая область языка SQL где можно создавать или редактировать запросы таблицы и т.д.

6. После выполнения всех операций если возникает необходимость сохранить БД следует нажать кнопку «Сохранить» или «Выход из Access».



Заключение

Во время работы над проектом я получила навыки работы в языке SQL, узнал о возможностях и способах разработки БД с помощью данного языка. Научился разрабатывать удобный графический интерфейс.

В результате выполнения курсового проекта была разработана структура БД «Секретарь ДДТ», определены свойства атрибутов и поддержка целостности данных. Полученная структура обеспечивает независимое сохранение и ведение данных о преподавателях, детях и занятиях. Созданная БД выполняет все поставленные задачи, она проста в использовании и удобна для секретаря дома детского творчества, так как она создавалась с учетом всех тонкостей и особенностей данного вида деятельности.

При внедрении база данных должна существенно облегчить рабочий процесс специалиста.

Цели моего курсового проекта полностью выполнены, работа по разработке БД завершена.



Список литературы

1. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. - СПб: Питер, 2001. - 304 с.

2. Диго С.М. Проектирование и использование баз данных (учебник). М.: Финансы и статистика. 1995 - 208 с.:ил.

3. Гофман В., Хомоненко А. Работа с базами данных в Delphi. СПб.:БХВ-Петербург, 2000

4. Вендров А. М. Сазе-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1998.

5. Кен Хендерсон. Руководство разработчика баз данных в Delphi 2. - Киев.: Диалектика, 1996. - 543 с.

6. Кен Хендерсон. Delphi 3 и системы клиент/сервер. Руководство разработчика. - Киев.: Диалектика, 1997. - 735 с.



Приложение А

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на Allbest.ru