Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров. Уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ.

В 1998 году в ОАО «Технический университет КубГТУ» после появления локальной сети планировалось использовать электронную почту на основе службы «Microsoft Mail», а для этого требовалась модернизация большинства компьютеров в организации. Большинство машин работали в операционной системе DOS с программной оболочкой Windows 3.11 или с операционной системой Windows 95 на 4 Мегабайтах оперативной памяти. Ниже в таблице представлены этапы модернизации компьютерной базы Технического университета (таблица 7). Из таблицы видно, что общее количество компьютеров увеличивалось из года в год на 108 и на 111 процентов соответственно. При этом общее количество современных компьютеров увеличивалось в 1998 году в четыре раза, а в 1999 году в более чем два раза. Соответственно величина морально устаревших компьютеров сокращалась. Общее количество персональных компьютеров росло не значительно, а вот модернизация шла высокими темпами. Это значит, что происходила замена в устаревших компьютерах материнских плат, процессоров, добавлялась дополнительно оперативная память.

Сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в очередной модернизации персональных компьютеров.

Таблица 7

Этапы модернизации в ОАО «Технический университет КубГТУ»

Подразделения	Модели компьютеров	Годы	Темпы роста
		1997	1998	1999	98-97	99-98
Центр довузовской подготовки	Все, из них: 486 Pentium	4 3 1	4 0 4	6 0 6	100%	150%
Подразделения среднего образования	Все, из них: 486 Pentium	2 2 0	3 2 1	4 3 1	150%	133%
Институт современных технологий и экономики	Все, из них: 486 Pentium	2 2 0	2 2 0	3 1 2	100%	150%
Дополнительное профессиональное образование	Все, из них: 486 Pentium	25 24 1	25 14 11	25 11 14	100%	100%
Производственно-коммерческие подразделения	Все, из них: 486 Pentium	3 2 1	4 2 2	4 0 4	133%	100%
Подразделения управления	Все, из них: 486 Pentium	14 12 2	16 14 2	18 0 18	114%	113%
Итого:	Все, из них: 486 Pentium	50 45 5	54 34 20	60 15 45	108% 76% 400%	111% 44% 225%

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в обществе также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры. Эти случаи были единичны или приобретение шло за счёт расходов Технического университета, а не подразделения.

Плохо складывается положение с ксерокопированием - два ксерокса на всю организацию. Это приводит к тому, что часто ксерокс находится в неисправном состоянии и как следствие идёт задержка в предоставлении руководству необходимой информации. Она может быть предоставляется и быстро, но за счёт использования принтера, как множительной техники.

Предприятие как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения я определил, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Пути сокращения управленческих затрат

В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в управлении. Проанализируем динамику управленческих затрат на примере одного подразделения по годам. Выясним как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

Для примера возьмём подразделение Компьютер-колледж. Его работа более всего связана с новейшими компьютерными технологиями. Определим перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.

Это же подразделение в качестве примера будем использовать в следующем разделе, где мной будут предложены мероприятия по улучшению положения дел в подразделении с точки зрения внедрения новейших современных технологий.

Согласно ниже представленному рисунку, в Компьютер-колледже у директора в непосредственном подчинении находится четыре человека (рисунок 12):

- Секретарь-референт, выполняющий работу с клиентами и занятый в основном внешними проблемами типа: реклама, маркетинговые исследования, участие в ярмарках и выставках.

- Два инженера по компьютерным классам, каждый из которых в своём классе осуществляет техническую поддержку аппаратного и программного обеспечения.

- Заместитель директора по учебной части, заведующей учебным процессом: методическое обеспечение, составление расписаний занятий, работа с преподавателями и со слушателями.

Рисунок 12. Структура подразделения Компьютер-колледж

Для успешного осуществления управленческих функций в Компьютер-колледже необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в Компьютер-колледже обучается от трёх до четырёх групп в зависимости от сезона, в каждой из которых обучается согласно смете не менее восьми человек.

Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.

В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени.

Таблица 8

Распределение обязанностей на месяц

Основные обязанности ответственных лиц	Затраты времени, в часах	Темпы роста
	1997	1998	1999	98/97	99/98
1	2	3	4	5	6
1. Директор.	72	62	16	86%	26%
Составление бюджета на полугодие	24	20	4	83%	20%
Составление сметы и калькуляции на полугодие	12	10	2	83%	20%
Выписка счетов, составление договоров и контроль оплаты.	20	16	8	80%	50%
Формирование списка клиентов, уже оплативших и ожидающих начала обучения.	16	16	2	100%	13%
Составление актов списания материальных ценностей.	4	4	4	100%	100%
Составление фактической сметы	28	24	12	86%	50%
2. Заместитель по учебной работе	145	140	98	97%	70%
Составление расписания занятий на неделю вперёд.	16	14	8	88%	57%
Назначение преподавателей на занятия по расписанию.	24	22	10	92%	45%
Подготовка методического материала к занятиям.	8	32	32	400%	100%
Оповещение клиентов о дате начала занятий и времени обучения.	24	20	16	83%	80%
Составление представления и приказа на зачисление клиентов в группу слушателей.	12	10	2	83%	20%
Контроль посещения занятий и соблюдения графика учебного процесса	7	6	8	86%	133%
Приём слушателей по личным вопросам	4	4	4	100%	100%
Изготовление сертификатов для слушателей	24	12	8	50%	67%

Продолжение таблицы 8

1	2	3	4	5	6
Составление приказа об отчислении из группы слушателей на основании окончания обучения	12	10	2	83%	20%
Составление всевозможных справок, актов, ведомостей для слушателей.	8	6	2	75%	33%
Составление служебных записок в случае необходимости	6	4	6	67%	150%
3. Секретарь-референт	74	60	50	81%	83%
Рекламная кампания	20	24	24	120%	100%
Приём клиентов, пришедших узнать про компьютерные курсы.	15	15	15	100%	100%
Регистрация всех клиентов для дальнейшего анализа.	7	5	5	71%	100%
Формирование списка клиентов, готовых оплатить и начать обучение	32	16	6	50%	38%
4. Инженер компьютерного класса 205	124	86	104	69%	121%
Переустановка программного обеспечения	12	16	18	133%	113%
Подготовка класса к занятиям.	112	70	86	63%	123%
5. Инженер компьютерного класса 215	124	112	68	90%	61%
Переустановка программного обеспечения	12	16	16	133%	100%
Подготовка класса к занятиям.	112	96	52	86%	54%

В этом подразделении я являюсь руководителем и активно использую свой опыт, полученный мною в университете. Мной активно проводится политика маркетинговых исследований, в процесс управления внедряются современные информационные системы. Выше в таблице указаны результаты внедрения современных информационных систем (??????? 8).

За три года были внедрены мною следующие программы:

- Электронная анкета слушателя (приложение В)

- Электронный журнал учёта клиентов (приложение Г)

- Разработанная отделом программирования система CLASS для контроля оплаты (Приложение Д)

- Электронная система маркетингового исследования рынка (в режиме опроса клиентов)

- База данных автоматического формирования счетов, договоров, служебных записок, выданных материалов

Из таблицы выберем итоговые значения по каждому сотруднику и на основе этих данных построим график. Ниже на рисунке этот график представлен (рисунок 13).

Рисунок 13. Динамика управленческих затрат

На рисунке представлено наглядно экономия времени от внедрения современных информационных систем. Проанализируем изменения затрат времени.

В первую очередь это, конечно же, повлияло внедрение во всём Техническом университете локальной вычислительной сети. В большей степени это коснулось инженеров по компьютерным классам. В Компьютер-колледже два компьютерных класса. В одном из них (205 аудитория) находятся современные персональные компьютеры Pentium 166 MMX, а в другом (215 аудитория) находятся уже морально устаревшие 486DX100. Однако в 215 аудитории проведена локальная сеть, а в 205 её пока нет. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания. В 205 аудитории установка современных компьютеров сократила время обслуживания в 1998 году, но в дальнейшем уже в 1999 году с установкой нового программного обеспечения резко повысилось. Новые компьютеры в 205 аудиторию приобретались без CD-ROMов, из расчёта на локальную сеть. По плану сеть до 205 аудитории должна была дойти ещё в 1997 году, но её до сих пор нет.

Приобретение в 1998 году новых двух персональных компьютеров для администрации Компьютер-колледжа повысил производительность Директора, Заместителя и Секретаря.

С разработкой системы «Class», сотрудниками отдела программирования для всего Технического университета сократило время регистрации клиентов. Ранее эта регистрация производилась записями в специальных журналах. Затем производились неоднократные сверки с бухгалтерией. Система «Class», использует возможности сети. Подразделения, работающие с клиентами, производят регистрацию клиентов в этой системе. Контроль за оплатой стал возможен в результате интеграции этой системы с программным продуктом «1С-Бухгалтерия». Кроме того, в этой программе реализована система автоматического формирования приказов, ведомостей, справок, разнообразных отчётов и запросов. В приложении приведены рисунки с экрана работающего компьютера в системе «Class». Эта система сильнее всего повлияла на Директора и на Заместителя директора по учебной работе и менее на Секретаря-референта.

Соответственно ещё сильнее сократилась трудоёмкость операций, описанных в таблице. Это всё и повлияло на изменения кривых на рисунке.

В результате больше времени остаётся у руководителей на стратегическое планирование своей деятельности, на более скрупулезное изучение своей деятельности и конкурентов, на исследование рынка, на участие в различных выставках, ярмарках.

Произведём расчёты эффективности от принятых мероприятий для Компьютер-колледжа. На основании полученных результатов рассчитаем ожидаемый экономический эффект для всей организации.

По представленной ниже формуле (1) определим сколько стоит один час работы сотрудников Компьютер-колледжа исходя из их месячных окладов.

С_ч = О / К_ч (1)

где С_ч - Стоимость часа работы

О - Месячный оклад

К_ч - Количество часов в месяце (К_ч=160 час)

По следующей формуле (2) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.

(2)

где Э - экономия от снижения трудоёмкости

Т₁ и Т₂ - трудоёмкость операции до и после

n - число сотрудников в подразделении

Результаты расчётов приведём в отдельную таблицу, где дополнительно отражены данные из таблицы 8 о количестве сэкономленного времени (таблица 9).

Таблица 9

Определение экономии от снижения трудоёмкости

Должность	Оклад, руб.	Стоимость часа работы, руб.	Экономия времени, час	Экономия от снижения трудоёмкости, руб.
Директор	1150	7,19	56	402,64
Секретарь-референт	400	2,50	24	60,00
Инженер компьютерных классов	750	4,69	38	178,22
Заместитель по учебной работе	900	5,63	47	264,61
Преподаватель по контракту	-	30,00	-	-
Штатный преподаватель	1200	10,00	-	-
Общая экономия от снижения трудоёмкости, руб.	905,47

Полученная сумма экономии составляет примерно 25% от суммы окладов всех сотрудников этого подразделения. Определим экономический эффект от внедрения современных информационных технологий. Ниже представлена формула (3), позволяющая определить экономический эффект. На внедрение этих мероприятий были затрачены средства в размере 11 000 рублей.

ЭЭ = Э / З (3)

где ЭЭ - экономический эффект

З - затраты на проведение мероприятий

ЭЭ = 905,47 / 11000 = 0,0823 р./р.

Срок окупаемости можно определить обратной величиной экономической эффективности (4).

Т_ок = 1 / ЭЭ (4)

где Т_ок - срок окупаемости

Т_ок = 1/ 0,823 = 12,148 месяцев

В итоге мы определили, что наши затраты окупаются практически в течении года. Такие показатели были достигнуты только в Компьютер-колледже благодаря применению современных информационных технологий. Подобных результатов можно достичь и в остальных подразделениях, но более весомого результата можно достичь с помощью комплексной автоматизации управленческого труда всех подразделений.

3.2 Улучшение сетевой организации предприятия

Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

- Снизить административные накладные расходы

- Повысить производительность труда

- Рационализировать ведение дел

- Снизить затраты на аппаратные средства

Это как раз и началось осуществляться с 1998 года, другое дело как это делается. К числу недостатков можно причислить:

1) Нет утверждённого плана развития компьютерной сети или он не соблюдается.

2) Администрирование сети происходит по принципу «всё закрыть» даже внутри отделов и подразделений.

3) Не используются потенциальные возможности локальной вычислительной сети

4) Не производилось обучение сотрудников порядком работы в сети и с сетевыми приложениями.

5) Система администрирования сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.

Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников. Однако этого даже нет в перспективном плане развития организации. Наглядный пример 205 аудитория. В этот компьютерный класс по плану должна быть проведена локальная сеть в 1997 году, а её до сих пор нет.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших подразделениях нашей организации, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

Моим первым предложением будет организация в административном отделе некоторого временного подразделения, занимающегося внедрением новых информационных технологий в организации. Оно должно заниматься тем, что будет пересматривать существующее положение дел и внедрять через ректора новые методы работы.

Почему необходимо создавать специальное временное подразделение? Во-первых, это дело не прибыльное, а все подразделения в Техническом университете работают на прибыль, а не на качество, во-вторых, у этого подразделения будет не предвзятое отношение к различным проблемам.

Этому подразделению необходимо решить следующие задачи:

1) модернизация существующих компьютеров и приобретение новых персональных компьютеров

2) организация сетевой структуры и распределение полномочий по администрированию

3) выбор программного обеспечения, исходя из эффективности, надёжности и стоимости существующих программ и операционных систем

4) организация обучения сотрудников организации новым способам работы, используя новые возможности и более эффективное использование привычных приложений

5) организация отдела, занимающегося технической поддержкой сетевой оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера, приём и отправка электронной почты, факсимильных сообщений за пределы организации.

Эффект от внедрения локальной сети в данном случае будет более ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более закрытым. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:

- архивация данных на дискеты

- защита файлов паролями

- отказ от использования сети

- проверка на компьютерные вирусы

- отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это неумением

В итоге как работало подразделение, так и работает: выполняет бюджет, объёмы работ прежние. Начальники подразделений считают себя опытными людьми и поэтому поступают так, как считают нужным, исходя из опыта прошлых лет, на проведённые собственными силами маркетинговыми исследованиями. Руководители подразделений не изучают передовые технологии, не думают о том, как можно новые достижения науки и техники или других организаций применить у себя в отделе. Если что-то вводится принудительно, то выполняется двойная работа: по старинке и по-новому.

Нельзя так говорить за все подразделения, в некоторых отделах, где есть опытные в этом деле сотрудники, сразу произошло оживление: активно используется локальная почта, Интернет, сетевые технологии.

Нельзя здесь рассчитывать на энтузиазм сотрудников. Когда с человека требуют выполнение плана, изо дня в день повышают нагрузку второстепенной работой, он не будет отнимать у себя время изучением локальной сети. Проследим по журналу выдачи ключей среднее время выдачи и сдачи ключей на вахту. Ниже в таблице представлено время опозданий и задерживания на рабочих местах (таблица 10).

Таблица 10

Данные по журналу выдачи ключей

Средние показатели за год	Годы	Темпы роста
	1997	1998	1999	98/97	99/98
Опоздание на работу, мин.	8	12	17	150%	142%
Задерживание на работе, мин.	16	83	93	519%	112%

Результаты таблицы 9 и графическое отображение данных (рисунок 14) подтверждают увеличение нагрузки на персонал. Эта нагрузка является скрытой, так как официально за задержку на работе не платят и на совещаниях эта проблема не обсуждается. Однако нельзя сказать, что это связано только из-за перегрузки персонала работой. Некоторые сотрудники стали задерживаться на работе или стали использовать рабочее время из-за появления глобальной сети Интернет.

Рисунок 14. Скрытая нагрузка на сотрудников

Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.

Призывы к самофинансированию научили подразделения самостоятельности. Теперь каждое подразделение работает строго по смете и стремится себя обеспечить компьютерами, принтерами, ксероксами - становятся независимыми. Однако, использование локальной сети, может снизить расходы на аппаратное обеспечение. Необходимо организовать отдел множительной техники. Это будет небольшая комната, в которой будет находиться один или два оператора и несколько различных сетевых принтеров, сканеров, ксероксов, факсов. Это даёт несколько преимуществ подразделениям:

1) Снижение расходов на аппаратное обеспечение

2) Улучшает контроль за рациональным использованием техники и расходными материалами

3) Закупка расходных материалов по низким ценам

4) Выход из строя одного из оборудования не влечёт к остановкам в работе

5) Возможность вести статистику расходов по подразделениям, мотивируя их к снижениям расходов

3.3 Внедрение автоматизированной информационной системы

Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении в Техническом университете:

1) Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

2) Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

3) Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

4) Сопротивление сотрудников предприятия;

5) Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

6) Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Теперь опишем эти пункты подробнее. Отсутствие постановки задачи менеджмента в ОАО «ТУ КубГТУ» является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.

Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Как сказал, кто-то из великих, нельзя автоматизировать хаос, ибо в результате этого получится автоматизированный хаос. Под термином реорганизация я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.

3.4 Использование Интернет технологий

Почему мы должны использовать технологии Internet, Intranet для интеграции информационных ресурсов в корпоративных сетях. Поскольку Internet базируется на стандартизированных технологиях, применяемых к глобальным сетям, почему бы не воспользоваться этими технологиями при работе в корпоративных сетях?

Intranet как раз и предлагает использование Internet-технологий в корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств Internet. Например, классическая задача связи "один-ко-многим" решается с применением Internet-средств даже внутри локальной сети. Intranet-решения позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с реальной технологией "клиент-сервер", которые доступны для освоения, как подготовленному специалисту, так и обычному рабочему персоналу компании.

WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из броузеров (например, NETSCAPE компании Netscape или EXPLORER компании Microsoft). В общем случае, любая информация, в том числе из баз данных, которую можно получить в печатном виде, может быть представлена с помощью языка описания документов (HTML).

Результаты оказались весьма многообещающими:

- подобная реализация технологии "клиент-сервер" улучшает защиту данных корпорации (конечный пользователь обращается к базам данных только с помощью броузера);

- все приложения разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре (нет необходимости в сопровождении приложений на компьютерах пользователей);

- решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности технической базы конечного пользователя;

- решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи

и т.д.

В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:

1) уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;

2) люди и существующая в организации культура.

В Техническом университете существует реальная возможность с любого практически компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. Однако эти возможности используются не всеми. Большинство сотрудников даже не имеют представление об Интернет. Другими словами культура организации необходимо повышать до уровня научно-технического развития. Например, подразделение Компьютер-колледж может обучить весь персонал Технического университета за очень минимальную плату (компенсацию расходов).

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных информационных системах. И, наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача информационной системы для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации (рисунок 15).

Рисунок 15. Общая схема информационных систем

В разряд информационных систем входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.

На сегодняшний день совокупный объем информации в Сети подсчитать невозможно. Его можно сравнить разве что с совокупным объемом информации во всех библиотеках мира. А какую конкретно пользу может принести Сеть, например, менеджеру Компьютер-колледжа? Во-первых, это наиболее быстрый и надежный способ передачи информации на значительные расстояния. Во-вторых, это самый дешевый способ проведения маркетинговых исследований. И, наконец, в-третьих - это возможность заявить о себе на весь мир с минимальными затратами - такую массовость охвата не может предоставить ни одно периодическое издание в мире.

Интернет развивается настолько быстро, что уже превратился в новый вид коммуникаций, так же как в свое время появилось телевидение и телефон. Вероятность найти требуемую информацию в Интернет я по собственному опыту свожу приблизительно к 80 %. Так как большинство пользователей Сети используют операционную систему Windows 95, в которой основные манипуляции производятся мышью, а расстояния между информационными банками могут измеряться десятками тысяч километров, то появилось выражение “информация на расстоянии щелчка мыши”. И это действительно так!

4 ОРГАНИЗАЦИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНИДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4.1 Значение и задачи безопасности труда

Безопасность жизнедеятельности - это система научных знаний о сохранении жизни, здоровья и обеспечении безопасности человека при любых видах его деятельности и в любой сфере обитания.

Вопросы обеспечения безопасности труда на производстве, сохранения здоровья и жизни людей всегда занимали значительное место в трудовом законодательстве и внимании к ним, по мере развития общества, постоянно возрастало. Основным документом, регулирующим общие вопросы безопасности труда в России, является документ, принятый 6.08.1993г., №56001 «Основы законодательства Российской Федерации об охране труда». В данном документе установлены гарантии осуществления прав трудящихся на охрану труда и обеспечивает единый порядок регулирования отношений в области охраны труда между работодателем и работниками на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности независимо от сферы хозяйственной деятельности и ведомственной подчиненности и направленные на создание условий труда, отвечающих требованиям сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности и в связи с ней. Охрана труда - это система обеспечения безопасности жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая трудовые, социально-экономические, санитарно-гигиенические, организационно-технические и иные мероприятия.

Таким образом, в качестве основных задач безопасности жизнедеятельности можно выделить:

идентификация опасных и вредных факторов среды;

регламентация их уровней в допустимых пределах;

разработка комплекса мероприятий по их устранению или защите человеческого организма от негативного из воздействия.

Согласно статье 3 документа «Основы законодательства РФ об охране труда» сказано: «Для организации работы по охране труда на предприятии создается в случае необходимости службы охраны труда или привлекаются специалисты по охране труда на договорной основе». Открытое акционерное общество «Технический университет КубГТУ» занимается образовательной деятельностью, поэтому в создании специальных служб по охране труда нет необходимости. За охрану труда в ОАО «Технический университет КубГТУ» отвечают руководители его подразделений.

4.2 Характеристика условий и безопасности труда

Состояние условий труда в Открытом акционерном обществе «Технический университет КубГТУ» рассмотрено на примере бухгалтерии (таблица 11).

Из полученной таблицы можно сделать вывод о том, что показатели микроклимата (температура воздуха, относительная влажность, скорость движения воздуха) на рабочих местах бухгалтерии ОАО «ТУ КубГТУ» находятся в пределах нормы, сочетание таких микроклиматических условий при длительном и систематическом воздействии на человека сохраняют его нормальное тепловое состояние без напряжения механизма терморегуляции.

Таблица 11

Характеристика параметров условий труда и безопасности
на рабочих места ОАО «ТУ КубГТУ»

Параметр	Ед. измерен.	Норма	Факт
1.Температура а) теплый период года б) холодный и переходной периоды	о С о С	20-23 15-23	25 20
2.Относительная влажность	%	не более 75	60
3.Скорость движения воздуха	м\с	0,2-0,3	0,2
4.Освещенность рабочих мест: - искусственная - естественная	АК КЭО,%	300 1,5	300 1,5
5.Производственный шум	дБА	60	Отс.
6.Вибрация на рабочих местах	дБ	92	Отс.
7.Численность рабочих	Чел.		4
8.Технические средства безопасности: - зануление - предохранители - сигнализация			Есть Есть Есть
9.Площадь помещения на 1 человека	М2	6	5,3
10.Объем помещения на 1 человека	М3	20	18,7

Одним из важнейших элементов условий труда является освещение. Правильно выполненная система освещения повышает общую работоспособность, создает нормальные условия труда. При освещении бухгалтерии используется естественное освещение, создаваемое светом солнца, его дополняют рабочим комбинированным освещением, т.е. сочетанием общего освещения с местным. При общем освещении светильники размещаются в верхней зоне помещения равномерно, местное освещение позволяет получить концентрирующий световой поток непосредственно на рабочей поверхности.

В бухгалтерии имеется защитное заземление, устраняющее опасность поражения людей электрическим током при появлении напряжения на конструктивных частях электрооборудования, т.е. при замыкании на корпусе, а также устройства защитного отключения, обеспечивающее автоматическое отключение опасного участка цепи.

Применение автоматических средств обнаружения пожаров является одним из основных условий обеспечения пожарной безопасности, т.к. позволяет оповестить дежурный персонал о пожаре и месте его возникновения. В бухгалтерии установлены тепловые извещатели, срабатывающие при определенной максимальной температуре.

Среди гигиенических проблем современности проблемы гигиены труда пользователей ПЭВМ относятся к числу наиболее актуальных, поскольку непрерывно расширяется круг задач, решаемых ПЭВМ, и все большие контингенты людей вовлекаются в процесс использования вычислительной техники.

Совокупность изменений, наблюдаемых в состоянии здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ, включает заболевания опорно-двигательного аппарата, органов зрения, центральной нервной и сердечно-сосудистой системы, желудочно-кишечного тракта, аллергические расстройства, отмечают осложнения беременности и родов, неблагоприятное влияние на плод. Получены данные о повышенном уровне онкологических заболеваний.

По мере накопления новых данных по рассматриваемой проблеме становятся все более очевидными причинно-следственные связи между условиями труда и состоянием здоровья пользователей ПЭВМ. Так заболевания опорно-двигательного аппарата (рук, шеи, плечевого пояса, спины) связанны с вынужденной рабочей позой, гиподинамией в сочетании с монотонностью труда. Часто на рабочих местах отсутствует специализированная мебель и с эргономических позиций организация рабочих мест неудовлетворительна. Характерной особенностью труда за компьютером является необходимость выполнения точных зрительных работ на светящемся экране в условиях перепада яркостей в поле зрения, наличии мельканий, неустойчивости и нечеткости изображения. Объекты зрительной работы находятся на разном расстоянии от глаз пользователя (от 30 до 70 см) и приходится часто переводить взгляд в направлениях экран-клавиатура-документация (согласно хронометражным данным от 15 до 50 раз в минуту). Частая переадаптация глаза к различным яркостям и расстояниям является одним из главных негативных факторов при работе с дисплеями. Неблагоприятным фактором световой среды является несоответствие нормативным значениям уровней освещенности рабочих поверхностей стола, экрана, клавиатуры. Нередко на экранах наблюдается зеркальное отражение источников света и окружающих предметов. Все выше изложенное затрудняет работу и приводит к нарушениям основных функций зрительной системы.

Труд оператора ПЭВМ относится к формам труда с высоким нервно-эмоциональным напряжением. Это обусловлено необходимостью постоянного слежения за динамикой изображения, различения текста рукописных и печатных материалов, выполнением машинописных и графических работ. В процессе работы требуется постоянно поддерживать активное внимание.

Сейчас уже очевидно, что компьютерные технологии являясь великим достижением человечества, имеют отрицательные последствия для здоровья людей. На сегодня стоит задача снизить ущерб от вреда здоровью. Для этого необходимо соблюдение установленных гигиенических требований к режимам труда и организации рабочих мест. Профессиональные пользователи ВДТ и ПЭВМ должны проходить обязательные предварительные при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры. Беременные женщины не допускаются к выполнению работ, связанных с ВДТ и ПЭВМ. Необходимо использовать уже имеющиеся разработки по профилактике нарушений в состоянии здоровья работающих.

Кроме перечисленных факторов на рабочем месте операторов могут иметь место шум, нарушенный ионный режим, неблагоприятные показатели микроклимата. В воздухе могут содержаться химические вещества (озон, фенол, стирол, формальдегиды и др.), что наблюдается при установке на малых площадках большого числа компьютеров и несоблюдении требований к организации рабочих мест.

Условия и безопасность труда в ОАО «ТУ КубГТУ» соответствуют установленным требованиям и способствуют высокой работоспособности коллектива.

4.3 Пожарная профилактика

Ответственных за пожарную безопасность отдельных территорий, зданий сооружений и т.п. определяет руководитель предприятия.

На предприятии установлен соответствующий их пожарной опасности противопожарный режим, в том числе:

- оборудованы места для курения;

- определен порядок обесточивания электрооборудования в случае пожара;

- определены порядок и сроки прохождения противопожарного инструктажа.

В административном здании исследуемого предприятия на каждом этаже размещаются по два ручных огнетушителя. Емкости для песка, входящие в конструкцию пожарного стенда, имеют вместительность 0,1 куб м и более.

На предприятии определено лицо, ответственное за приобретение, ремонт, сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения. Каждый огнетушитель, устанавливаемый на объекте, имеет порядковый номер, нанесенный на корпус белой краской, на него заведен паспорт по установленной форме. На предприятии в основном используются пенные огнетушители.

4.4 Режимы труда и отдыха при работе с персональными компьютерами

Режимы труда и отдыха при работе с ПЭВМ и ВДТ в Техническом университете не контролируются, хотя должны организовываться в зависимости от вида и категории трудовой деятельности.

Виды трудовой деятельности разделяются на 3 группы:

- группа А - работа по считыванию информации с экрана ВДТ или ПЭВМ с предварительным запросом;

- группа Б - работа по вводу информации;

- группа В - творческая работа в режиме диалога с ЭВМ.

При выполнении в течение рабочей смены работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ и ВДТ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочей смены или рабочего дня.

Для видов трудовой деятельности устанавливается 3 категории тяжести и напряженности работы с ВДТ и ПЭВМ (таблица 12), которые определяются:

- для группы А - по суммарному числу считываемых знаков за рабочую смену, но не более 60 000 знаков за смену;

- для группы Б - по суммарному числу считываемых или вводимых знаков за рабочую смену, но не более 40 000 знаков за смену;

- для группы В - по суммарному времени непосредственной работы с ВДТ и ПЭВМ за рабочую смену, но не более 6 часов за смену.

Таблица 12

Время регламентированных перерывов

Категория работы с ВДТ или ПЭВМ	Уровень нагрузки за рабочую смену при видах работ с ВДТ	Суммарное время регламентированных перерывов, мин.
	группа А, количество знаков	группа Б, количество знаков	группа В, час.	при 8-ми часовой смене	при 12-ти часовой смене
I	до 20000	до 15000	до 2,0	30	70
II	до 40000	до 30000	до 4,0	50	90
III	до 60000	до 40000	до 6,0	70	120

Для инженеров, обслуживающих учебный процесс в аудиториях с ВДТ и ПЭВМ, продолжительность работы не должна превышать 6 часов в день. Продолжительность обеденного перерыва определяется действующим законодательством о труде и Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия организации.

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей, на протяжении рабочей смены должны устанавливаться регламентированные перерывы. Время регламентированных перерывов в течение рабочей смены следует устанавливать, в зависимости от ее продолжительности, вида и категории трудовой деятельности (таблица 12). Продолжительность непрерывной работы с ВДТ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.

При 8-ми часовой рабочей смене и работе на ВДТ и ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:

- для 1 категории работ через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;

- для 11 категории работ через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5-2,0 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;

- для III категории работ через 1,5-2,0 часа от начала рабочей смены и через 1.5-2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

При 12-ти часовой рабочей смене регламентированные перерывы должны устанавливаться в первые 8 часов работы аналогично перерывам при 8-ми часовой рабочей смене, а в течение последних 4часов работы, независимо от категории и вида работ, каждый час продолжительностью 15 минут.

Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предотвращения развития познотонического утомления целесообразно выполнять определённые комплексы упражнений.

С целью уменьшения отрицательного влияния монотонии целесообразно применять чередование операций осмысленного текста и числовых данных (изменение содержания работ), чередование редактирования текстов и ввода данных (изменение содержания работы).

В случаях возникновения у работающих с ВДТ и ПЭВМ зрительного дискомфорта и других неблагоприятных субъективных ощущений, несмотря на соблюдение санитарно-гигиенических, эргономических требований, режимов труда и отдыха следует применять индивидуальный подход в ограничении времени работ с ВДТ и ПЭВМ коррекцию длительности перерывов для отдыха или проводить смену деятельности на другую, не связанную с использованием ВДТ и ПЭВМ.

Работающим на ВДТ и ПЭВМ с высоким уровнем напряженности во время регламентированных перерывов и в конце рабочего дня показана психологическая разгрузка в специально оборудованных помещениях (комната психологической разгрузки).

В Техническом университете нет строгого соответствия санитарным правилам, указанных в СанПин 2.2.2.542-96. Необходимо учитывать, что при правильной организации рабочего места производительность труда инженера возрастает с 8 до 20 процентов.

В обществе производят закупку кондиционеров, вентиляторов, огнетушителей и принимают множество других мер по охране труда и с каждым годом положение существенно улучшается.

5 ОХРАНА ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ

Главные задачи охраны окружающей среды- рациональное использование природных ресурсов, защита природы от загрязнения, сохранения биологического разнообразия легли в основу понятия «охрана окружающей природной среды».

Охрана окружающей природной среды есть система научных знаний и комплекса государственной, международной и общественных мероприятий направляемых на рациональное использование, охрану и восстановление природных ресурсов, на сохранение биологического разнообразия, на защиту окружающей среды от загрязнения и разрушения для создания оптимальных условий существования человека.

Понятие окружающая среда подразумевает окружающее человеческое общество, а не отдельного человека и только природные объекты среды.

Охрана окружающей среды как проблема охватывает широкий круг разнообразных вопросов, связанных с экономией использования природных ресурсов необходимых для развития промышленности и сельского хозяйства. Большое значение приобрел оздоровительно- гигиенический аспект в связи с загрязнением атмосферы и воды.

Нарастающее загрязнение окружающей среды при очевидной невозможности локализации этих отрицательных явлений, придает всей проблеме глобальное значение.

В числе задач охраны окружающей среды, снижение загрязнения воздуха в городах; улучшение состояния водных объектов и обеспечение питьевой водой населения; предотвращение загрязнения окружающей среды опасными химическими веществами; защита населения от шума и электромагнитного излучения и др.

В настоящее время в условиях обострения экологической ситуации предусмотрен ряд мер по охране окружающей среды. В частности в соответствии с Законом Российской Федерации от 19.12.1991 г. № 2060-1 «Об охране окружающей природной среды» с декабря 1991 года была введена плата за загрязнение окружающей природной среды.

Плата взимается за:

выбросы, сбросы загрязняющих веществ, размещение отходов и другие виды загрязнения в пределах установленных лимитов;