Усовершенствование деятельности организации с помощью использования информационной системы управления

Актуальность темы дипломной работы. Сегодня эффективное управление представляет собой ценный ресурс для компании, вместе с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Поэтому, повышение эффективности управленческой деятельности является одним из направлений усовершенствования деятельности компании в целом. Наиболее очевидным способом улучшения эффективности протекания трудовой деятельности является его автоматизация.

В современной экономике требования к автоматизированной системе управления предприятия меняются достаточно быстро. Компании стремительно развиваются, следовательно, в одной компании появляются еще несколько других видов деятельности и имеющаяся в компании автоматизированная система уже не соответствует требованиям руководства. Следовательно, необходимо владеть информацией о многообещающих направлениях в сфере управленческого учета. Компания, владеющая наиболее своевременной, полной и достоверной экономической информацией имеет возможность закрепиться на рынке.

Большинство российских предприятий в процессе конкурентной борьбы ищет новые пути повышения качества продукции и выполнения работ в заданные сроки. Развитие информационных технологий позволяет решать вопросы, используя не только информацию прошлых периодов, но и информацию в режиме реального времени. В современном производстве информация рассматривается уже как производственный ресурс, становясь на один уровень с финансами, материалами, энергией и другим. Специфика информации как производственного ресурса состоит в том, что данные, преобразованные в форму, которая является значимой для предприятия, могут использоваться и обеспечивать рациональное управление предприятием, при помощи информационных систем.

Степень научной разработанности темы. Основателями методологии управления деятельностью предприятия при помощи вычислительных машин являются американские ученые Орлицки и Оливер Уайт, их работы продолжили - Норман Гайвер, Робин Гудфеллоу, Ричард Пинкертон, Уильям Берри, Джимми Браун, Деррил Ландватер, Томас Вольманн, Кристофер Грэй, Клай Уайбарк. Труды этих ученых сложили общую концептуальную основу информационных систем управления предприятием.

Одними из первых работ, по автоматизации ресурсов предприятия методом линейного программирования, были предложены в 1939 году Л.В. Канторовичем, профессором Ленинградского университета. С 1970-х годов огромный вклад в развитие автоматизированных систем управления предприятием, внесли такие ученые, как С.А. Соколицин, В.В. Новожилов, С.Г. Пуртов, С.Н. Абдуллина, С.И. Сухоруков. Труды этих ученых предоставили возможность успешного использования автоматизации управления предприятием при плановой экономике.

В 1990-х годах, с переходом к рыночным отношениям, труды российских ученых были направлены в основном на применение зарубежных моделей управления в информационных системах, так как существующие тогда информационные системы, разработанные для плановой экономики, стали уже не пригодны, в то время как информационные технологии за рубежом ушли далеко вперед. Представителями являются Ю.П. Попов, Д.А. Гаврилов, Г.Н. Калянов, С.А. Питеркин, Г.А. Титоренко, В.А. Лапидус, В.П.Краснова, И.И. Бажин, И.В. Балахонова, С.А. Волчков, С.Б. Кутыркин, С.Н. Колесников, А.А. Привалов.

Изучение работ российских и зарубежных ученых показало, что почти все они направлены на задачи внедрения и эксплуатации информационных систем управления предприятием.

Цели и задачи дипломной работы:

Целью дипломной работы является усовершенствование деятельности организации с помощью использования информационной системы управления, на примере торговой компании «Макс».

Цель данной работы определила следующие ее задачи:

1) Выделить основные особенности информационных систем управления предприятием;

2) Определить базовые виды информационных систем управления предприятием, их применение;

3) Выявить специфику информационных систем управления для торгового предприятия;

4) Изучить специфику деятельности торговой компании «Макс» и провести ее финансово-экономический анализ;

5) Рассмотреть возможности применения информационной системы класса ERP в торговой компании «Макс»;

6) Предложить рекомендации по улучшению деятельности компании «Макс» при помощи информационной системы.

Объектом данной дипломной работы является ООО Торговая компания «Макс», а предметом являются информационные системы управления предприятием.

Теоретическая и методологическая база исследования. Теоретической и методологической базой явились труды отечественных и зарубежных ученых в области менеджмента, финансового анализа, управления предприятием с помощью вычислительных машин и информационных систем. В дипломной работе использованы методы финансово-экономического анализа, а также методы системного анализа.

Структура и содержание теоретической и практической частей дипломной работы. Дипломная работа состоит из введения, двух глав и заключения. В первой главе освещены вопросы, касающиеся теоретических основ сущности и роли информационных систем управления предприятия, а именно характеристика информационных систем управления предприятием, их виды, специфика информационных систем для торгового предприятия. Вторая глава, в свою очередь, предоставляет анализ финансовой деятельности, применение ERP-системы в торговой компании «Макс», а также экономическую оценку рекомендаций по улучшению деятельности компании «Макс» при помощи информационной системы.

Апробация работы. Апробация работы осуществлялась посредством выступлений на конференциях разного уровня по тематике дипломного исследования (всего участвовала в трех конференциях). По результатам проведенной работы подготовлено две публикации. Кроме того, апробация осуществлялась непосредственно на изучаемом предприятии, для которого проведен всесторонний анализ финансовой деятельности, показаны возможности применения информационной системы класса ERP «1С: УПП» и разработаны предложения об улучшении деятельности компании. Рекомендация по внедрению программного продукта «ПитерСофт: Управления процессами», который совместим с существующей информационной системой «1С: УПП» и который обеспечит прозрачность протекающих процессов, повысит управляемость в компании, также оптимизирует бизнес-процессы компании «Макс» принята во внимание, о чем имеется справка о внедрении.

Глава 1. Сущность и роль информационных систем в управлении предприятием

Таким образом, исходя из полученной информации, была решена задача об особенностях информационных систем управления предприятием. Следовательно, можно сделать вывод, что информационная система управления предприятием является операционной средой, где присутствует возможность предоставления менеджерам и специалистам предприятия необходимую и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах, протекающих на предприятии, а также информацию, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Данная система несет в себе описание полного рыночного цикла - от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия. Внедрение новой информационной системы не обеспечивает моментального экономического роста, но способствует развитию предприятия, его переходу на более высокий уровень, как в улучшении качества обслуживания клиентов, так и в прозрачности движения товара и капитала.

1.2 Виды информационных систем управления предприятием, их применение

MRP-системы редко используются для планирования материальных потребностей в сервисных, транспортных, торговых и других организациях непроизводственного профиля, хотя потенциально идеи MRP-систем могут быть с некоторыми допущениями применены и для непроизводственных предприятий, деятельность которых не требует планирования материалов в относительно длительном интервале времени. [15, с.113]

Основным преимуществом MRP-систем является формирование последовательности производственных операций с материалами и комплектующими, обеспечивающей оперативное изготовление полуфабрикатов для реализации основного производственного плана по выпуску готовой продукции. [15, с.114]

Следующим стандартом был MRP II (Manufacturing Resources Planning), позволяющий планировать все производственные ресурсы предприятия (сырье, материалы, оборудование и т.д.).

Отличия MRP и MRP II систем в том, что MRP-система осуществляет планирование в основном материальных потребностей для производства, а MRP II предназначена для планирования всех ресурсов предприятия, реализации производственного плана - материалов, мощностей и денег. [15, с.119]

Дальнейшим развитием системы MRP II является ERP-система (Enterprise Resource Planning), она включает в себя планирование ресурсов предприятия для всех основных видов деятельности (рисунок 1.3).

Рис.1.3. Функциональные элементы ERP-систем [15, c.5]

Последней появилась концепция стандарта CSRP (Customer Synchronized Resource Planning), регламентирующая взаимодействие с клиентом, субподрядчиком, выходя из рамок внутренней во внешнюю деятельность предприятия.

Новая технология управления взаимоотношениями с клиентами позволяет существенно улучшить сервис и вовремя предложить рынку востребованный продукт. Сохранить свои позиции на рынке и получить дополнительную прибыль помогают современные технологии управления взаимоотношениями с клиентами - CRM (Customer Relationships management). В центре внимания этих систем находятся именно клиенты, а не бизнес-процессы. [15, с.123]

В целом CRM-система -- это набор приложений, позволяющих собирать и хранить информацию о клиентах, анализировать ее и делать определенные выводы, экспортировать в другие приложения или просто предоставлять эту информацию сотрудникам в удобном виде. [15, с.124]

Далее рассмотрен российский рынок информационных систем управления предприятием.

В настоящее время на российском рынке информационных систем управления фирмой можно выделить три группы.

Первая группа - это крупные интегрированные пакеты зарубежных разработчиков класса MRP II/ERP, ориентированные на управление на основе бизнес-процессов.

Данную группу образуют комплексы интегрированных приложений для автоматизации всей деятельности предприятия различного уровня: от крупной корпорации до среднего предприятия. К этой группе относятся продукты высшего ценового класса от SAP AG (R/3), ORACLE (Oracle Application), BAAN (BAAN IV), Navision-Microsoft (АХАРТА) и другие. Западные системы обычно сделаны «под ключ», поставщики внедряют свои системы как самостоятельно, так и с помощью российских партнеров. Формирование стоимости систем трехуровневое и включает стоимость лицензии на инсталляцию, стоимость консалтинга и обучения персонала, стоимость настройки и внедрения. Причем стоимость настройки и внедрения в три-четыре раза выше стоимости инсталляции системы.

Вторая группа -- это средние интегрированные пакеты отечественных разработчиков (Галактика, Парус, БОСС-Корпорация). Используя западные платформы, например СУБД ORACLE, российские производители предлагают свои корпоративные системы управления, превосходящие западные по двум основным параметрам -- доступным ценам и учету российской специфики уже в исходных модулях. Однако они еще не достигли полной реализации технологий MRP II/ERP.

Третья -- малые интегрированные и локальные пакеты отечественных разработчиков. [32, 286]

В таблице 1.2.1 приведены примеры наиболее известных информационных систем.

Таблица 1.2.1 Примеры информационных систем управления предприятием

[32, 287]

Приводятся примеры информационных систем управления предприятием.

1. SAP R/3 (разработчик -- германская фирма «SAP AG») -- наиболее широко используемое в мире стандартное решение класса ERP, служащее для электронной обработки информации на основе архитектуры «клиент-сервер». Система позволяет обеспечить одновременную работу до 30 тысяч пользователей.

Все компоненты системы R/3 настраиваются на конкретное предприятие и позволяют обеспечивать внедрение эволюционным путем. Заказчик может выбрать оптимальную конфигурацию из более чем 800 готовых бизнес-процессов.

Главное достоинство системы -- ликвидация альтернативных информационных каналов, что позволяет получить оперативную и адекватную информацию о ходе дел. Недостатком системы является сложность настройки модулей и высокие требования к культуре организации и производства, консервативность реинжиниринга в условиях структурных перемен.

Стоимость инсталляции: 300-350 тысяч долларов в расчете на 50 пользователей. [8, c.24]

2. BAAN IV (разработка одноименной фирмы) -- комплексная система ERP-класса, охватывающая следующие виды управленческих задач:

· BAAN-Моделирование предприятия: способствует сокращению сроков внедрения, снижению уровня затрат и ускоренному возврату вложенных средств.

· BAAN-Производство: подсистема позволяет реализовать все типы производственной среды и их сочетания.

· BAAN-Процесс: поддерживает производственный процесс от исследований и разработок вплоть до производства, снабжения, продаж, сбыта и транспортировки.

Подсистема «BAAN-Процесс» полностью интегрирована со всеми другими подсистемами BAAN.

· BAAN-Финансы: представляет собой систему управленческого и финансового учета для компании любой, самой сложной организационной структуры.

· BAAN-Сбыт, снабжение, склады: производит управление продажами и закупками, контрактами, материальными запасами и хранением, многоуровневое управление партиями и отслеживание движения партий.

· BAAN-Проект: предназначен для процедур, связанных с разработкой и выполнением проектов, а также подготовкой коммерческих предложений для участия в тендерах, и позволяет добиваться высокой эффективности работы.

· BAAN-Администратор деятельности предприятия: представляет собой инструментарий для совершенствования финансово-хозяйственной деятельности и разработан для получения достоверной информации по всем направлениям деятельности компании.

· BAAN-Транспорт: создан для компаний, занимающихся внешним материально-техническим обеспечением и транспортировкой.

· BAAN-Сервис: предназначен для организации управления всеми видами сервиса. [11, c.143]

3. Oracle E-Business Suite (разработчик -- фирма «Огаcle») -- это полный интегрированный пакет приложений для электронного бизнеса, работающий в корпоративном Интернете и глобальном Интернете. Сегодня комплекс включает все приложения, необходимые предприятию: маркетинг, продажи, снабжение, производство, обслуживание заказчиков, бухгалтерия, учет кадров и прочее.

Современную версию Oracle E-Business Suite 11i можно условно разделить на три функциональных блока:

· Oracle ERP (Enterprise Resource Planning);

· Oracle CRM (Customer Relationship Management);

· Oracle E-Hub (электронная коммерция).

ERP-приложения Oracle: Управление производством; Управление финансами; Управление персоналом; Логистика; Управление проектами.

Oracle CRM-приложения: для автоматизации и повышения эффективности процессов, направленных на взаимоотношения с клиентами (продажи, маркетинг, сервис).

Oracle E-Hub-приложения: для организации электронных торговых площадок. Для того чтобы преуспеть в бизнесе, предприятия должны с максимальной скоростью обмениваться информацией со своими торговыми партнерами.[11, c.145]

4. Галактика (разработчик -- корпорация «Галактика», Россия) ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла: прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов.

Функциональный состав системы «Галактика» позволяет для любого предприятия определить набор компонентов, обеспечивающий решение задач управления хозяйственной деятельностью в трех глобальных разрезах: по видам ресурсов, масштабам решаемых задач (уровню управления), видам управленческой деятельности. [8, c.27]

5. БОСС-корпорация (разработчик -- фирма «АйТи», Россия) -- отечественная система для крупных организаций. Ланная система разработана для автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельности корпораций, производственных и торговых объединений на базе Oracle 7 Server. В состав системы входят модуль «Администратор» и подсистемы, содержащие следующие модули:

· Управление финансами;

· Управление производством;

· Управление закупками, запасами и реализацией;

· Управление персоналом;

· Управление основными средствами и оборудованием.

6. 1С: Предприятие (разработчик -- компания «1С», Россия). Система «1С: Предприятие»: комплексная конфигурация «Бухгалтерия, Торговля, Склад, Зарплата, Кадры» представляет собой универсальную программу-конструктор, которая позволяет вести учет в одной информационной базе от имени нескольких организаций.

Бухгалтерский учет реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством России.

Система позволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий и финансовый.

Управленческий учет ведется с целью формирования информации о деятельности компании для внутреннего использования, финансовый учет для правильного отражения деятельности всех фирм, составляющих компанию, в бухгалтерском учете.

Продукты компании «1С» занимают около 40% российского рынка программ данного класса. Стоимость одноместной конфигурации в зависимости от реализуемых функций от 250 до 500 долларов; сетевая версия стоит около 1000 долларов. Разработкой конфигурации на основе MS SQL и реализацией функций по описанию и учету производства компания «1С» продвигается в класс малых корпоративных систем. [15, с. 141]

Таким образом, были выделены основные виды информационных систем управления предприятием, такие как, MRP-система (Material Requirements Planning), которая обеспечивает планирование материалов для производства; далее MRP II-система (Manufacturing Resources Planning), позволяющая планировать все производственные ресурсы предприятия; ERP-система (Enterprise Resource Planning), которая включает в себя планирование ресурсов предприятия для всех основных видов деятельности; CRM-система (Customer Relationships management) - система управления взаимоотношениями с клиентами.

Вообще выбор информационной системы управления для предприятия должен проходить упорядоченно в рамках соответствующего проекта. Ответственность за организацию проекта несет руководство предприятия, так как система в основном создается для высшего и среднего уровней руководителей, именно они являются основными потребителями предлагаемой функциональности.

Информационные системы управления предприятием разработаны, чтобы помочь сотрудникам на каждом уровне реализовать функции продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и управления персоналом. Каждая из различных видов систем может иметь составляющие, которые используются одновременно различными уровнями управления. Наиболее эффективны интегрированные информационные системы, объединяющие функции всех подсистем и различных уровней управления.

1.3 Специфика информационных систем управления торговым предприятием класса ERP

По отдельным оценкам, потребность в ERP-системе для торговых организаций становится объективной при достижении 100 - 200 тысяч транзакций в сутки.[29]

Таким образом, информационные системы для торговли класса ERP необходимы торговым компаниям, с потребностью в быстрой обработке больших объемов информации для обеспечения своего преимущества среди конкурентов. Данная потребность вызвана большими номенклатурой и ассортиментом реализуемых товаров, их стоимостью, большими объемами продаж и закупок, сложностью цепочек поставки, территориально распределенной структурой компании, большой численностью персонала, сложным или часто меняющимся составом товаров.

ERP-системы для торговли включают в себя все необходимые модули для ведения финансовой, хозяйственной и производственной деятельности торговых компаний.

Глава 2. Применение информационной системы управления предприятием класса ERP в деятельности торговой компании ООО «Макс»

После создания в 2000г. отдела прямых продаж компания постепенно выросла из оптовой в дистрибьюторскую. Сегодня в группе «Макс» работают более 50 торговых представителей, осуществляющих продажи в торговые предприятия г.Тюмени и Тюменской области. География поставок простирается от Нового Уренгоя до Ишима. С 2000г. Работает постоянное представительство в г.Тобольск. С 2003 года начал работу проект «Малые города», обслуживающий территорию 150 км вокруг Тюмени.

С 2006г компания начала обслуживание федеральных торговых сетей «Монетка», «Мосмарт», «Перекресток». ООО «Макс» принимает активное участие в тендерах и аукционах и достаточно часто является победителем на выполнение государственных заказов. «Максимальное удовлетворение потребностей клиентов, за счет оказания качественных услуг на предоставление стабильного ассортимента высококачественной продукции непосредственно от производителя» - одна из главных миссий торговой группы «МАКС».

В 2005г. предприятие заняло 2 место по отраслевому лидерству Тюменской области.

В 2008г. «Макс» расширил спектр своих услуг и стал одним из немногих предприятий, имеющих сертифицированный участок фасовки конфет и новогодних подарков, оборудованный современным фасовочным аппаратом. В этом сезоне компания имеет возможность предложить новый для них вид продукции - 40 наименований сладких новогодних подарков. [33]

Таким образом, компания старается регулярно расширять список предлагаемых товаров и услуг своим клиентам и поставщикам.

В компании работает высокопрофессиональная команда сотрудников, регулярно повышающая свой профессионализм на тренингах и семинарах. О стабильности коллектива говорит тот факт, что основное число сотрудников работает в команде более 7 лет. Один из принципов компании: «Заинтересованность всех участников команды «Макс» в долгосрочной прибыльности бизнеса, как основы для достижения достойного уровня жизни».

Миссия компании (утверждена на общем собрании коллектива ООО «Макс» 27 мая 2002 года).

1) Максимальное удовлетворение потребностей клиентов, за счет оказания качественных услуг на предоставление стабильного ассортимента высококачественной продукции непосредственно от производителя.

2) Формирование имиджа стабильной, независимой, мобильной, профессионально-грамотной компании.

3) Честная и открытая политика к поставщикам и покупателям.

4) Здоровая конкуренция за покупателя, а не против конкурента, за счет осознания сильных сторон своей компании и недостатков компаний конкурентов.

5) Стремление к достижению такого уровня обслуживания клиентов, когда сотрудничество с компанией «Макс» будет восприниматься не только как прибыльное, но и престижное.

6) Заинтересованность всех участников команды «Макс» в долгосрочной прибыльности бизнеса, как основы для достижения достойного уровня жизни.

7) Высокая сплоченность и самоотдача сотрудников и руководства, как единой команды - визитная карточка компании «Макс». [33]

Своим покупателям компания предоставляет: транспортно-экспедиционные, консультационные услуги, продвижение товара в торговых точках, размещение торгового оборудования, выкладку товара для его лучшей представленности, помощь в формировании товарных запасов, в том числе за счет кредитных ресурсов компании. В числе покупателей товаров компании магазины самообслуживания и заприлавочной торговли, потребительские рынки, мелкооптовые предприятия, кафе, рестораны, бары, вузовское и школьное питание, санатории, автозаправки сети «Сибнефть» и другие. Всего более 1500 торговых точек. С 2006г компания начала обслуживание федеральных торговых сетей «Мосмарт», «Перекресток». [33]

Товарный ассортимент компании разнообразен. В него входят различные леденцы, жевательные резинки, жевательные конфеты, соусы, супы, наборы конфет, шоколад, батончики, драже, кофе, печенье, пирожные, конфеты весовые и фасованные, карамель, ирис, вафли, торты, мармелад, зефир, лапша быстрого приготовления марки «Доширак», различная снековая продукция (фисташки, семечки, орехи, кальмары и прочее), сухарики, чипсы, консервы из рыбы и морепродуктов, спички, табачные изделия, а также компания занимается сборкой новогодних подарков из кондитерских изделий. [33]

В рамках компании «Макс» генеральный директор принимает решение самостоятельно. Действует совмещение стилей: приказ директора не обсуждается, но спорные решения излагаются на собрании сотрудников, выслушиваются все варианты решения той или иной проблемы, оцениваются и принимаются всеми.

Преобладающий тип поведения - доверительные отношения между сотрудниками и начальством, помощь и внимание друг к другу.

Традиции и ритуалы компании: один из принципов компании: «Заинтересованность всех участников команды «Макс» в долгосрочной прибыльности бизнеса, как основы для достижения достойного уровня жизни». Ежегодно отмечается встреча Нового Года, 8 Марта, 23 февраля, отмечаются дни рождения и юбилеи компании. Также в коллективе отмечаются дни рождения сотрудников, их повышение по службе. В компании используется деловой, разговорный язык. Можно наблюдать отношения взаимопонимания, поддержки друг друга.

Преобладает линейная организационная структура (рис.1.1), так как каждый отдел и каждые начальники отделов руководствуются положениями об отделах и должностными инструкциями. В должностной инструкции четко определяется связь отделов и отдельных должностных лиц.

Участниками Общества являются его учредители, а также другие юридические и физические лица, которые оплатили свои доли в уставном капитале Общества.

Органами управления Обществом являются: Общее собрание, Единоличный исполнительный орган - Генеральный директор.

Текущее руководство деятельностью Общества осуществляет единоличный исполнительный орган - Генеральный директор.

Генеральный директор действует от имени Общества, представляет его интересы в отношении с государственными органами, физическими и юридическими лицами, распоряжается единолично имуществом и денежными средствами Общества, заключает договоры, в том числе и трудовые (контракты), принимает и увольняет работников, принимает к ним меры дисциплинарного воздействия, утверждает штатное расписание, иные локальные акты, обеспечивает их выполнение, определяет формы, системы и размер оплаты труда, выдает доверенности, издает приказы, распоряжение и дает указания, обязательные для всех работников, открывает расчетные счета в банках, представляет планы развития Общества. [35]

Генеральному директору подчиняются коммерческий директор, финансовый директор, начальник отдела логистики, программист, офис-менеджер, руководство АХО, и все подчиненные данных руководителей.

Коммерческому директору подчиняется отдел продаж. Количество всех сотрудников, подчиняющихся коммерческому директору 74 (отдел продаж 4 сотрудника, торговые представители в количестве 70 человек).

Отделу продаж подчиняются все торговые представители компании «Макс», которые производят заявки необходимых товаров клиентам компании, расширяют клиентскую базу, путем поиска новых клиентов, выполняют планы продаж, поставленные руководством.

Финансовому директору подчиняется финансовый отдел в количестве сотрудников 6 человек, а именно главный бухгалтер, бухгалтеры - 3 человека, и касса - 2 человека (кассир и главный кассир).

Начальнику отдела логистики подчиняются отдел логистики (13 человек), а именно операторы (5 человек), специалист по качеству (1 человек), отдел закупок (2 человека), отдел хранения (3 человека), которому подчиняются 2 склада (склад 1 - 35 человек, склад 2 - 15 человек), отдел доставки (транспортное управление) - 10 водителей.

Программист (1 человек) выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит их отладку, осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств, обеспечивает правильную техническую эксплуатацию, бесперебойную работу компьютеров и отдельных устройств, а также КПК торговых представителей, с внедренной программой, для сбора заявок на товары от клиентов.

Офис-менеджер (1 человек) принимает телефонные звонки и, в случае необходимости, переводит их на тех сотрудников, которым они предназначаются, фиксируeт полученую по телефону для Генерального директора информацию в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения, подготавливает совещания и заседания, проводимые Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения), организовывает встречи посетителей и гостей компании.

Руководству административно-хозяйственного отдела подчиняются уборщицы (2 человека), дворники (2 человека). [13]

Организационная структура компании представлена на рисунке 2.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.1. Организационная структура компании «Макс

Для удобства работы и повышения эффективности каждый отдел имеет ПК, соединенные локальной сетью, для передачи какой-либо небольшой документации, к примеру, о клиентах в другой отдел. Есть единая программа (у торговых представителей) для обслуживания клиентов, которая установлена на КПК, и содержит в себе прайс-листы, бланк оформления заявки, данные о клиенте.

Характеристика внешней среды деятельности компании «Макс».

Существует множество внешних факторов, влияющих на организацию: экономические, социо - культурные, конкурентные, политические, демографические, географические, финансовые, мировые.

Рассмотрен конкурентный фактор:

В компании «Макс» конкуренция за покупателя, а не против конкурента, за счет осознания сильных сторон своей компании и недостатков компаний конкурентов.

Введение системы поощрения клиентов, внедрение нового программного обеспечения, для более быстрого заказа товаров, и эффективной работы торговых представителей.

Конкурентами торговой компании «Макс» являются компании, занимающиеся таким же видом деятельности, то есть распространение и доставка продуктов питания, а именно кондитерских изделий, снеков и чипсов, семечек, продуктов быстрого приготовления, табачных изделий и других.