Информационные системы управления государственными организациями

1.1 Теоретические аспекты информационных систем в управлении

Более полное понятие информационная система дали Уильям Девис и Девид Йен в своем труде «Руководство-справочник консультанта информационных систем: анализ и проектирование систем». В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. (ред. от 06.04.2011 г.), №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» трактует понятие информационной системы так: «информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»

Информационная система управления - это программно - технический комплекс для организации процесса управления информацией, который помогает в необходимые сроки с максимальной точностью управлять процессами предприятия.

Таким образом, информационная система представляет собой совокупность функциональной структуры, информационного, математического, технического, организационного и кадрового обеспечения, которые объединены в единую системы в целях сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации для выполнения функций управления. Она обеспечивает информационные потоки:

1. информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет собой поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а с другой стороны - поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

2. информационный поток из системы управления во внешнюю среду (отчетная информация, прежде всего финансовая в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям);

3. информационный поток из системы управления на объект, представляет собой совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

4. информационный поток от объекта в систему управления, который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции.

Информационные системы решают следующие основные задачи:

· Поиск, обработка и хранение информации, которая долго накапливается и утрата которой невосполнима. Компьютеризованные ИС предназначены для более быстрой и надежной обработки информации, чтобы люди не тратили время, чтобы избежать свойственных человеку случайных ошибок, чтобы сэкономить расходы, чтобы сделать жизнь людей более комфортной.

· Хранение данных разной структуры. Не существует развитой ИС работающей с одним однородным файлом данных. Более того, разумным требованием к информационной системе является то, чтобы она могла развиваться. Могут появиться новые функции, для выполнения которых требуются дополнительные данные с новой структурой. При этом вся накопленная ранее информация должна остаться сохранной. Теоретически можно решить эту задачу путем использования нескольких файлов внешней памяти, каждый из которых хранит данные с фиксированной структурой. В зависимости от способа организации системы управления файлами эта может быть структурой записи файла или поддерживаться отдельной библиотечной функцией, написанной специально для данной информационной системы. Известны примеры реально функционирующих ИС, в которых хранение данных планировалось основывать на файлах. В результате развития большинства таких систем в них выделился отдельный компонент, который представляет собой разновидность системы управления базами данных (СУБД).

· Анализ и прогнозирование потоков информации различных видов и типов, перемещающихся в обществе. Изучаются потоки с целью их минимизации, стандартизации и приспособления для эффективной обработки на вычислительных машинах, а также особенности потоков информации, протекающей через различные каналы распространения информации.

· Исследование способов представления и хранения информации, создание специальных языков для формального описания информации различной природы, разработка специальных приемов сжатия и кодирования информации, аннотирования объемных документов и реферирования их. В рамках этого направления развиваются работы по созданию банков данных большого объема, хранящих информацию из различных областей знаний в форме, доступной для вычислительных машин.

· Построение процедур и технических средств для их реализации, с помощью которых можно автоматизировать процесс извлечения информации из документов, не предназначенных для вычислительных машин, а ориентированных на восприятие их человеком.

· Создание информационно-поисковых систем, способных воспринимать запросы к информационным хранилищам, сформулированные на естественном языке, а также специальных языках запросов для систем такого типа.

· Создание сетей хранения, обработки и передачи информации, в состав которых входят информационные банки данных, терминалы, обрабатывающие центры и средства связи.

Задачи, решаемые информационными системами управления, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. При этом примерный перечень задач, которые должна решать информационная система управления на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Основные задачи, решаемые информационными системами управления:

· На уровне руководства:

1. обеспечение информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее;

2. обеспечение контроля за работой служб предприятия;

3. обеспечение четкой координации работ и ресурсов;

4. предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;

5. формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат.

· На уровне финансово-бухгалтерской службы:

1. полный контроль за движением средств;

2. реализация необходимой менеджменту учетной политики;

3. оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей;

4. контроль за выполнением договоров, смет и планов;

5. контроль за финансовой дисциплиной;

6. отслеживание движения товарно-материальных потоков;

7. оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности.

· На уровне управления производством:

1. контроль за выполнением производственных заказов;

2. контроль за состоянием производственных мощностей;

3. контроль за технологической дисциплиной;

4. ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты);

5. оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов.

· На уровне службы маркетинга:

1. контроль за продвижением новых товаров на рынок;

2. анализ рынка сбыта с целью его расширения;

3. ведение статистики продаж;

4. информационная поддержка политики цен и скидок;

5. использование базы стандартных писем для рассылки;

6. контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку.

· На уровне службы снабжения и сбыта:

1. ведение баз данных товаров, продукции, услуг;

2. планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;

3. оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки.

· На уровне складского учета:

1. управление многозвенной структурой складов;

2. оперативный поиск товара (продукции) по складам;

3. оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;

4. управление поступлениями с учетом контроля качества;

5. инвентаризация.

Конкретные задачи, которые должны решаться информационной системой управления, зависят от той прикладной области, для которой предназначена система: банковское дело, управление производством, медицина, транспорт, образование и т.д.

Тенденции развития современных информационных технологий приводят к постоянному возрастанию сложности ИС, создаваемых в различных областях.

Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации. Информационные системы можно классифицировать по целому ряду различных признаков.

Классификация информационных систем по признаку структурированности задач.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы:

· структурированные (формализуемые);

· неструктурированные (неформализуемые);

· частично структурированные.

Структурированная (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. Неструктурированная (неформализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных; разрабатывающие возможные альтернативы решения.

Классификация рынка информационных систем по масштабности системы:

· Локальные системы (1С, БЕСТ, Инфо - Бухгалтер и т.д.);

· Малые интегрированные системы (Skala, Парус, Галактика и другие);

· Средние интегрированные системы (MFG-PRO и другие);

· Крупные интегрированные системы (SAP/R3 другие).

Классификация систем, которая основывается на классификации бизнес - задач.

Принципы классификации управленческих информационных систем:

1. Уровень стратегического управления (3 - 5 лет);

2. Уровень среднесрочного управлении (1 - 1,5 года);

3. Уровень операционного управления (месяц - квартал - полугодие);

4. Уровень оперативного управления (день - неделя);

5. Уровень управления реального времени.

Существуют и другие типы классификации информационных систем. За рубежом были разработаны специальные программы Стандарты информационных систем управления предприятиями системы MRP, MRP-II, ERP, ERP-II.

MRP (Material Requirement Planning) - это системы планирования потребностей в материальных ресурсах (обеспечивает необходимый объем остатков материалов на складе). MRP-II (Manufacturing Resource Planning) - предназначены для планирования производственных ресурсов, т.е. ресурсов, используемых для производства продукции.

ERP (Enterprise Resourse Planning) - предназначена для планирования и управления материальными, производственными и людскими ресурсами. SAP R/3 - это ERP система управления ресурсами предприятия или SAP ER. ERP-II - предназначена для управление ресурсами и внешними связями предприятий.

Информационные системы, применяемые для планирования и управления различными ресурсами, называются интегрированными системами управления или корпоративными информационными системами.

К основным компонентам информационных систем, используемых в экономике, относятся: программно-аппаратные средства, бизнес-приложения и управление информационными системами.

1. Программно-аппаратные средства информационных систем:

· технические средства обработки информации (компьютеры и периферийные устройства);

· системное и сервисное программное обеспечение (операционные системы и утилиты);

· Прикладное программное обеспечение офисного назначения (MS Office);

· компьютерные сети (коммуникационное оборудование, сетевое ПО и сетевые приложения);

· базы и банки данных.

2. Бизнес-приложения (прикладные программы):

· локальные информационные системы (1С: Бухгалтерия, Инфин, Парус и т.д.);

· малые информационные системы (1С: Предприятие, Парус, Галактика и т.д.);

· средние информационные системы (PEOPLE SOFT, BAAN, SCALA и т.д.);

· интегрированные системы управления (ERP).

3. Управление информационными системами предназначено для управления и поддержки информационных процессов предприятия (управление персоналом, развитием, качеством, безопасностью, оперативное управление и т.д.).

Таким образом, информационные системы состоят из трех основных компонентов:

· информационные технологии (аппаратные и программные средства компьютеров, телекоммуникации, данные);

· функциональные подсистемы (производство, бухгалтерия и финансы, сбыт, маркетинг, кадры) и бизнес приложения (прикладные программы для решения бизнес задач);

· управление информационными системами (персонал, пользователи, развитие ИС, финансы).

Одним из звеньев информационных систем управления является электронный документооборот. Внедрение электронного документооборота на предприятии - задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих на предприятии бизнес-процессов. По большому счету, с установкой электронного документооборота организация меняет стиль управления.

Строго говоря, электронный документооборот не должен внедряться как дань моде на «прогрессивные технологии». Если предприятие успешно работает и без электронного или даже вообще без бумажного документооборота, очень маловероятно, что установка систем электронного документооборота - система электронного документооборота (СЭД) сделает его более эффективным. Речь в данном случае, скорее всего, может идти лишь об удобстве работы с документами.

Однако если на предприятии существуют нижеперечисленные проблемы, простым хранилищем документов не обойтись, и стоит всерьез задуматься над автоматизацией работ с документами и бизнес-процессами:

· Существует большой документопоток входящих, исходящих и внутренних (служебных) документов, рассмотрение которых серьезно увеличивает сроки выполнения работ.

· Совещаний у руководителей разного уровня становится больше и их продолжительность затягивается.

· Оперативность принятия и выполнения решений низкая и постоянно снижается.

· Нахождение виновных в нарушении исполнительской дисциплины становится проблематичным.

· Количество форм для отчетности растет.

· Существует проблема утечки информации и нарушения коммерческой тайны.

Игнорирование вышеназванных ситуаций или попытки решить эти задачи без помощи автоматизированных программных систем приведет к еще большему усугублению проблем.

Функции современных СЭД весьма разнообразны. В первом приближении их можно разделить на такие категории:

· хранение и поиск документов;

· поддержка канцелярии;

· маршрутизация и контроль исполнения документов;

· аналитические отчеты;

· информационная безопасность;

· дополнительные (специфические) функции.

Рассмотрим кратко наиболее востребованные функции из перечисленных категорий:

Хранение и поиск документов.

Централизованное хранение документов - едва ли не единственная цель перехода на электронный документооборот. В связи с этим стоит обратить внимание на поставщика хранилища данных, используемого в той или иной СЭД. Могут использоваться:

· хранилища Lotus Notes/Domino (например, БОСС-Референт, CompanyMedia);

· собственные форматы хранения данных (ЕВФРАТ-Документооборот);

· Microsoft SQL Server в различных редакциях (Дело, DIRECTUM, DocsVision, LanDocs и др.);

· Oracle (Атлас ДОК, ДОК ПРОФ 2.0 и др.);

· одновременная поддержка MS SQL и Oracle (Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, FossDoc и др.);

· другие СУБД.

Среди функций для поиска документов различают:

· поиск по атрибутам (полям) документов;

· поиск по вложенным в документы файлам (полнотекстовый поиск);

· сложный поиск (с использованием логических операций).

Поддержка канцелярии и делопроизводства.

Поддержка работы канцелярии - важный компонент СЭД, ориентированных на работу, как в государственных органах, так и в коммерческих организациях. К основным «канцелярским» функциям можно отнести следующее:

· представление документа в виде электронной карточки - аналога регистрационной карточки документа;

· поддержка ввода документов в систему со сканера;

· ведение номенклатуры дел;

· регистрация документов, в том числе пришедших по электронной почте;

· связывание исходящих писем с входящими;

· поддержка служебных записок;

· работа с обращениями граждан;

· работа с заявками;

· ведение журналов регистрации и учета бумажных оригиналов документов;

· поддержка иерархических справочников.

Маршрутизация и контроль исполнения документов.

Функции данной категории востребованы как в крупных, так и мелких организациях и позволяют управлять документопотоками на предприятии и контролировать исполнение работ по документам. К основным функциям данной категории относятся:

· проектирование маршрутов документов с возможностью последовательно-параллельного их исполнения;

· поддержка различных действий над документами во время маршрута: визирование, согласование, наложение резолюции, подпись и т.п.;

· отправка документов как по типовым, ранее спроектированным, так и по свободным, определяемым пользователем в процессе выполнения задачи, маршрутам;

· уведомление сотрудников о поступлении к ним на исполнение новых документов;

· уведомление о завершении этапов маршрутов;

· поддержка версионности документов (проектов документов);

· автоматический контроль сроков исполнения документов.

Аналитические отчеты.

Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретную организацию. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:

· отчет о текущей занятности сотрудников;

· отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);

· отчет о просроченных поручениях.

Информационная безопасность.

Функции данной категории обеспечат информационную безопасность предприятия следующими средствами:

· аутентификация пользователей системы;

· распределение прав доступа для сотрудников-пользователей СЭД;

· поддержка электронной цифровой подписи документов;

· шифрование писем и документов;

· ведение истории и статистики работы с документами;

· аудит работы пользователей в системе.

Дополнительные (специфические) функции.

Некоторые разработчики СЭД предлагают ряд специфических функций, присущих только данной конкретной системе. Например, Lotsia PDM Plus интегрирована с САПР-системами и поддерживает работу с конструкторской документацией. Система FossDoc может быть интегрирована с корпоративной почтовой системой FossMail того же разработчика. Интересны также решения, предлагающие интеграцию с популярной ERP-системой 1С Предприятие. Многие СЭД предоставляют собственные API-интерфейсы для разработки новой функциональности «под заказчика».

В современном обществе широко распространены информационные системы управления. Они не только облегчают труд человека за счет автоматизации части процессов, но и позволяют качественно по-новому управлять организациями.

1.2 Особенности информационных систем управления в государственных структурах

По мере развития и проникновения информационных и коммуникационных технологий во все сферы общественной жизни государственные структуры все чаще используют их для организации управления своей деятельностью. Использование таких технологий в современном информационном обществе является необходимым условием обеспечения соответствия государственного управления ожиданиям и потребностям населения.

Сегодня в Российской Федерации созданы все необходимые предпосылки для совершенствования работы государственного аппарата на основе широкого использования информационных систем управления и коммуникационных технологий. В целом решены задачи, связанные с формированием в государственных структурах современной базовой информационно-технологической инфраструктуры. В основном удовлетворены потребности государственных структур в вычислительной технике, формируются территориально распределенные ведомственные компьютерные сети. Во многих государственных организациях созданы автоматизированные рабочие места, обеспечивающие доступ к сети Интернет. Некоторыми федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации успешно реализуются программы и проекты по созданию государственных информационных систем, обеспечивающих автоматизированный сбор, обработку и хранение данных, необходимых для качественного и эффективного выполнения возложенных на них функций. Существуют успешные прецеденты организации обмена данными в электронном виде между ведомствами, а также между государственными органами, населением и организациями. Многими государственными организациями созданы сайты в сети Интернет, на которых размещается нормативная правовая, справочная и новостная информация, связанная с деятельностью этих органов.

Вместе с тем, несмотря на стремительный рост спроса на информационные и коммуникационные технологии со стороны государственных структур, их внедрение не всегда приводит к улучшению качества функционирования государственного аппарата, а зачастую усиливает негативные последствия неэффективных административно-управленческих процессов.

Используемые государственные информационные системы формировались отдельными органами государственной власти в условиях отсутствия единой нормативной правовой базы и общей координации. Содержащиеся в них сведения зачастую недоступны другим органам государственной власти для оперативного использования, что на практике приводит к значительным временным задержкам при обмене информацией на межведомственном уровне, ее многократному сбору и дублированию в отдельных системах. В результате эти информационные системы содержат сведения разной степени актуальности и достоверности. При этом часть информации оперативно не обновляется, что приводит также к несогласованности и противоречивости содержащихся в них данных. Различные форматы хранения данных ограничивают возможности применения автоматизированных средств поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах. Все это снижает оперативность подготовки управленческих решений.

Отсутствие общих требований к управлению реализацией отдельных программ и проектов внедрения информационных и коммуникационных технологий на уровне органов государственной власти снижает результативность и качество их выполнения, приводит к значительному числу неудачно завершенных проектов или проектов, завершенных с нарушением сроков или превышением расходов. Отсутствие общей классификации применяемых в государственных структурах информационных систем, а также базовых стандартов и рекомендаций по их реализации на практике приводит к использованию неэффективных технологий.

Общий уровень профессиональной подготовки работников органов государственной власти по владению современными информационными системами также остается невысоким, что является особенно критичным в связи с внедрением в деятельность государственных структур все более сложных и комплексных решений.

Сложившаяся ситуация не позволяет обеспечить новый уровень качества государственного управления на основе информационных и коммуникационных технологий и значительно снижает эффективность расходования бюджетных средств на создание и развитие государственных информационных систем.

Проблемы, препятствующие повышению эффективности использования информационных систем и коммуникационных технологий в деятельности государственных структур, носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов государственной власти. Их устранение требует значительных ресурсов, скоординированного проведения организационных изменений и обеспечения согласованности действий органов государственной власти.

Это возможно реализовать только в рамках программно-целевого подхода, направленного в приоритетном порядке на обеспечение развития и совместимости государственных информационных систем, разработку стандартов и технологий их взаимодействия, а также на формирование межведомственной инфраструктуры обеспечения информационного обмена.

В настоящее время для государственной политики в сфере использования информационных и коммуникационных технологий в государственном управлении используется программно-целевой метод. В рамках этого программно-целевого метода разработана программа «Электронная Россия». Федеральная целевая программа «Электронная Россия 2002-2010» направлена на внедрение общего стандарта в информационных системах в государственных структурах.

Федеральное казначейство, как структура, требующая быстрого реагирования на изменение экономической обстановки в стране, участвует во внедрении современных технологий и стандартов в управления.

В настоящее время создана единая централизованная система органов Федерального казначейства, которая образует все совокупность органов Федерального казначейства. Тип организационной структуры - централизованная, многоуровневая, иерархическая. Структура построения соответствует административно-территориальному делению РФ и содержит три уровня иерархии:

1. Центральный аппарат Федерального казначейства (ЦАФК) Министерства финансов РФ.

2. Управления Федерального казначейства (УФК) по субъектам РФ, краям, областям, автономным округам, Москве и Санкт-Петербургу.

3. Отделения Федерального казначейства (ОФК) по городам (за исключением городов районного подчинения), районам и районам в городах.

Одним из условий повышения эффективности работы казначейских органов и всей казначейской системы страны является создание на всех уровнях автоматизированной информационной системы (АИС) управления исполнением бюджета.

Разработка АИС проводится на единой методологической основе, с использованием типовых проектных решений, учитывающих не только объемные показатели - число налогоплательщиков, собираемые на территории страны федеральные и регулирующие налоги, число получателей бюджета, но и развитие всей финансовой и коммуникационной системы регионов страны.

В основу автоматизированной информационной системы Федерального казначейства (АИС ФК) положена технология централизованных и распределенных решений на основе применения высокотехнологичных операционных систем и систем управления базами данных (СУБД) и помехоустойчивых защищенных от несанкционированного доступа телекоммуникационных систем.

Главная цель АИС ФК - повышение эффективности исполнения федерального бюджета. В связи с этим основные требования, предъявляемые к АИС:

· оперативно, точно и эффективно решать весь объем задач, поставленных перед органами казначейства;

· оперативно, точно и достоверно решать задачи по учету доходов федерального бюджета;

· организовывать взаимодействие между федеральным бюджетом, бюджетом субъекта РФ и местными бюджетами всех уровней;

· быстро и точно доводить средства федерального бюджета до конечных пользователей;

· обеспечить текущий, полный, оперативный и строгий контроль за рациональным и целевым использованием бюджетных средств;

· обеспечить оперативный и объективный анализ исполнения федерального бюджета и прогнозирование поступления доходов в бюджет и предстоящих расходов за любой заданный период.

Основным назначением АИС ФК является согласование и обеспечение взаимодействие органов Федерального казначейства всех уровней, их оперативное информационное обеспечение, автоматизация основных операций, организация систем связи и передачи данных.

На рисунке (см. рисунок 1) представлена схема, отражающая информационное взаимодействие структурных подразделений Федерального казначейства и других участников бюджетного процесса (банков, налоговых органов, распорядителей бюджетных средства (РБС) и др.).

Для качественного управления государственными организациями необходимы структуры, основными функциями которых является не только контроль в какой-либо сфере деятельности, но и структуры, позволяющие оперативно реагировать на постоянно меняющуюся экономическую обстановку. Такие структуры должны не только оперативно, но и качественно предоставлять требующую для принятия управленческих решений различного уровня информацию. Федеральное казначейство, как один из передовых органов государственной власти, принимает активное участие в программе «Электронная Россия» и оптимизирует свои информационные системы управления.

2. Информационные системы управления отделения казначейства

Как известно, принципиальное различие подхода к управлению организацией с применением информационных систем управления от традиционного заключается в интеграции отдельных звеньев в единую систему. Инструментом подобной интеграции является информационное обеспечение процессов управления, начиная с внесения информации в систему и заканчивая системами поддержки принятия решения.

Одним из ключевых понятий информационной системы является понятие информационного потока.

Информационный поток - это совокупность циркулирующих в организации между информационной системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля выполняемых операций. Информационный поток соответствует материальному и может существовать в виде бумажных и электронных документов.

Существует два вида информационных потоков:

1. горизонтальные (между равными по служебному положению и статусу работниками или группами работников, например, между начальниками отделов);

2. вертикальные (между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным).

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на:

· нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии);

· восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим).

Информационный поток измеряется количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени. При использовании компьютерной техники информация измеряется байтами, килобайтами и мегабайтами. В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

· количеством обрабатываемых или передаваемых документов;

· суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

· изменяя направление потока;

· ограничивая или поднимая скорость передачи до соответствующей скорости приема;

· ограничивая или увеличивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Информационные потоки циркулируют в любой организации.

Отделение по г. Заозерску в ходе своей деятельности взаимодействует с различными организациями. Это взаимодействие происходит как с клиентами в процессе выполнения основной деятельности, так и с организациями, обеспечивающими функционирование самого Отделения. Схема информационных потоков организационной системы управления составлена в ходе анализа деятельности Отделения и представлена на рисунке (см. рисунок 2).

Структура Отделения по г. Заозерску УФК по Мурманской области состоит из двух отделов, Руководителя и секретаря, который также занимается делопроизводством и кадровой работой. Структура Отделения утверждена приказом Руководителя Отделения от 25.05.2011 №47.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2. Информационные потоки организационной системы управления

Руководитель не имеет заместителей, на время его отсутствия его обязанности исполняет Начальник отдела расходов. Имеются отделы: отдел расходов и отдел бюджетного учета и отчетности, а так же специалист-эксперт, который занимается делопроизводством и кадровой работой и подчиняется напрямую руководителю. В структуру отделов расходов входят начальник отдела, специалисты, а также специалисты сектора АИС и ПО. Всего 10 штатных единиц. В отдел бюджетного учета и отчетности входят Начальник отдела - главный бухгалтер и специалисты. Всего 6 штатных единиц.

Отделение по г. Заозерску УФК по Мурманской области является органом исполнительной власти Мурманской области, обеспечивающим кассовое исполнение консолидированного бюджета.

Основными задачами Отделения являются:

· контроль за исполнением Федерального бюджета, консолидированного бюджета РФ;

· управление доходами и расходами этого бюджета на счетах казначейства в уполномоченных банках, исходя из принципа единства кассы;

· осуществление краткосрочного прогнозирования объемов государственных финансовых ресурсов, а также оперативное управление этими ресурсами в пределах расходов и назначений в соответствии с реестрами;

· сбор и анализ информации о состоянии финансов на подведомственной территории;

· предоставление установленной отчетности;

· методическая помощь организациям, финансируемых из Федерального, местного бюджета и бюджета субъекта РФ;

· ведение учета государственной казны на подведомственной территории;

· контроль за целевым использованием средств Федерального бюджета.

В соответствии с задачами Отделение выполняет следующие функции:

· осуществляет бюджетное финансовое исполнение Федерального, местного бюджета и бюджета субъекта РФ, финансовое исполнение государственных внебюджетных фондов, контроль за поступлением и использованием внебюджетных средств;

· обеспечивает в соответствии с установленными размерами ассигнований целевое финансирование предприятий, учреждений и организаций за счет Федерального, местного бюджета и бюджета субъекта РФ;

· ведет лицевые счета финансируемых учреждений;

· доводит до получателей средств размеры ассигнований местного бюджета и бюджета субъекта РФ;

· ведет реестр распорядителей бюджетных средств независимо от ведомственной принадлежности;

· организует и осуществляет сводный систематический, полный стандартизированный учет по движению средств и передает информацию в УФК по Мурманской области;

· осуществляет контроль за целевым использованием бюджетных средств, за соблюдением действующего законодательства, контролирует своевременность совершения операций со средствами местного бюджета и бюджета субъекта РФ;

· осуществляет ведение операций по учету казны РФ;

· осуществляет организационные и технические мероприятия по защите охраняемой Законом информации;

· осуществляет по представлению инспекций МНС возврат из Федерального бюджета РФ излишне взысканных и уплаченных налогов и других платежей;

· осуществляет контрольные функции во взаимодействии с соответствующими органами власти, инспекций МНС, правоохранительными органами и банками;

· в необходимых случаях предъявляет в суд и арбитражный суд иски по основаниям, установленным законодательством РФ, в пределах своей компетенции;

В рамках казначейского исполнения Федерального бюджета Отделение выполняет следующие основные функции:

1. Регистрация бюджета.

В рамках данной функции осуществляется регистрация бюджетных данных, включающих: бюджетные ассигнования, лимиты бюджетных обязательств (по распорядителям и получателям бюджетных средств), сметы доходов и расходов.

2. Учет обязательств.

Отделение осуществляет учет бюджетных обязательств, принятых получателем бюджетных средств, в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств.

3. Осуществление платежей.

В рамках данной функции осуществляются платежи по исполнению бюджетных обязательств, а также взаимодействие с платежной системой банка и учет операций по движению средств.

При осуществлении платежей Отделение выполняет следующие процедуры:

· Доведение объемов финансирования до получателей бюджетных средств.

· Кассовый расход бюджетных средств осуществляется по поручению получателей бюджетных средств. Они предоставляют заявки на кассовый расход и заявки на получение наличных в Отделение. Отделение осуществляет проверку правомочности исполнения платежа, включая соответствие лимитам бюджетных обязательств (ЛБО) и объемам финансирования, и передает их в УФК по Мурманской области. УФК передает платежные поручения в учреждение Банка России для исполнения. Информация об исполненных платежах доводится до получателей.

· При осуществлении кассового расхода наличными средствами, Отделение получает необходимые средства из УФК на счета. Получатели бюджетных средств получают необходимые средства по чекам.

4. Обработка и учет поступлений.

Данная функция обеспечивает учет доходов Федерального бюджета, а также учет и перечисление средств в другие бюджеты. В рамках данной функции осуществляется:

· учет и распределение доходов от уплаты налогов, сборов и других обязательных платежей между бюджетами разных уровней бюджетной системы;

· перечисление средств на счета бюджетов других уровней;

· возврат и зачет излишне уплаченных средств.

5. Учет операций в Главной книге.

Бухгалтерский учет операций по кассовому исполнению Федеральный бюджет в Главной книге ведется в каждом из органов Казначейства РФ - ОФК, УФК, ФК. В Главной книге отражаются операции по кассовому исполнению бюджета (кассовые операции по доходам и расходам).

6. Формирование бюджетной отчетности.

Формирование оперативной отчетности об исполнении Федерального бюджета обеспечивает информирование участников бюджетного процесса о параметрах исполнения Федерального бюджета и краткосрочном прогнозе доходов и расходов.

Формирование регламентированной отчетности об исполнении Федерального бюджета обеспечивает формирование набора отчетов по установленным формам для участников бюджетного процесса. Осуществляется в ФК при участии УФК и Отделений. Отделение отправляет в УФК по Мурманской области отчеты, там, содержащаяся в них информация обобщается и анализируется. Затем формируются сводные отчеты, которые передаются в ФК.

Формирование консолидированной отчетности об исполнении бюджета обеспечивает формирование отчетности о параметрах исполнения бюджетов всех уровней бюджетной системы РФ.

В ходе своей деятельности Отделение большее количество входящих потоков преобразует в различные виды отчетности, которая консолидируется на федеральном уровне и служит для принятия управленческих решений и контроля за расходованием средств.

Рассмотрим теперь входящие и исходящие потоки Отделения более подробно.

В Отделении существуют следующие входящие информационные потоки:

1. Платежные документы, поступающие в Отделение от Клиентов - получателей бюджетных средств (ПБС).

Виды документов, предоставляемых Клиентом, определены в приказе Федерального казначейства от 26.08.2010 №8н. Этими документами могут быть заявки на кассовый расход, заявки на получение наличных денег, уведомления об уточнении вида и принадлежности платежа, т.е. информация о расходах ПБС, контролирование которых является одной из основных функцией казначейства.

2. Сведения, поступающие в Отделение от Клиентов, имеющие информационно-справочный характер.

Например, изменение названия организации, смена бюджетных полномочий, смена должностных лиц, а также внесение других изменений в нормативно - справочную информацию, определенных нормативными актами РФ (Приказом Федерального казначейства от 23.08.2010 №7н «О порядке открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами» и Приказом Федерального казначейства от 14.12.2010 №22н «Об утверждении Порядка регистрации пользователей на официальном сайте Российской Федерации в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг»).

3. Выписки Банков.

Выписки банков содержат в себе сведения о проведенных за прошлый рабочий день операциях на счетах Отделения

4. Приказы, распоряжения, информационные письма и т.п. от вышестоящей организации (Управления Федерального казначейства по Мурманской области).

В данный поток входят документы, составленные непосредственно УФК, а также разработанные Министерством финансов и ФК.

5. Единые справочники для каждого уровня бюджета, необходимые для функционирования Отделения.

Справочники федерального бюджета формируются ЦАФК и едины на всей территории РФ. Справочники бюджета субъекта Мурманской области формируются Министерством финансов Мурманской области и едины на всей территории субъекта. Справочники местного бюджета консолидируются УФК по Мурманской области и едины для всех получателей и распорядителей бюджетных средств этого бюджета.

6. Информационные письма, распоряжения, форма отчетности и т.д., полученные от других органов государственной власти и органов управления различного уровня (ИМНС. Росстат, Роскомимущество, ФСТЭК, и т.д.).

7. Запросы, полученные от других органов государственной власти и органов управления различного уровня (финансовых органов различного уровня, Прокуратуры, Федеральной службы судебных приставов), а также граждан РФ.

Граждане, согласно Приказа Федерального казначейства №8н от 26.08.2010 «Об утверждении порядка ведения учета и осуществления хранения органами Федерального казначейства исполнительных документов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетных учреждений, и документов, связанных с их исполнением», предъявляют исполнительные листы в органы Федерального казначейства, а также другие обращение, ответ на которые входит в компетенцию Отделения. Финансовые органы различного уровня, Прокуратура, Федеральная служба судебных приставов запрашивают сведения, которые могут получить только в данном органе Федерального казначейства.

8. Письма от сторонних организаций (МУ «Служба заказчика», ООО «Ростелеком», «Почта России», ООО «ФАРМ» и т.д.), обеспечивающих функционирование Отделения.

Сторонние организации выставляют счета, товарные накладные, акты выполненных работ и т.д. за услуги и товары, полученные Отделением.

В Отделении существуют следующие исходящие информационные потоки:

1. На основе предоставленных клиентом платежных документов (заявки на кассовый расход, уведомления об уточнении вида и принадлежности платежа) формируются рейсы единого казначейского счета (ЕКС) по каждому уровню бюджета. Так происходит расход со счетов клиентов безналичным способом. Рейсы отправляют в УФК.

2. На основе предоставленных клиентом платежных документов (заявки на получение наличных) формируются рейсы, предоставляемые в расчетно-кассовый центр Банка России, который обслуживает данное территориальное образование, а именно Полевое учреждение Банка России «Западное». Так клиенты получают наличность для расходов по основной деятельности организации.

3. Используя предоставленные для изменения справочной информации сведения, а также руководствуясь технологическими регламентами по ведению нормативно справочной информации, специалисты Отделения отправляют сформированные справочники в УФК.

4. Справочная информация клиентам, формируемая УФК и ЦАФК, для корректного заполнения платежных документов.

5. Мотивированные отказы по предоставленным клиентом платежным документам. Причины отказа регламентированы приказом Федерального казначейства №7н от 26.08.2010.

6. Отчетность для клиентов по расходам и поступлениям лицевого счета и финансового органа местного бюджета по расходам и поступлениям счета местного бюджета, согласно приказа Федерального казначейства №7н от 23.08.2010.

7. Отчетность, предоставляемая в УФК.

В УФК Отделение предоставляет отчетность о движении средств по счетам бюджетов и счетам наличности в разрезе счетов и получателей, коэффициент показателей эффективности (КПЭ), который отражает объемы передвижений средств в разрезах бюджетов и лицевых счетов, статистические данные о количестве клиентов и обслуживаемых лицевых счетах, количестве работников, о технической оснащенности Отделения, а также различные виды бухгалтерской отчетности (о планируемых расходах, о проведенных расходах, состояние материально-технической базы отделения).

8. Отчетность, предоставляемая в другие организации.

Как самостоятельное юридическое лицо, Отделение предоставляет отчетность в Инспекцию Министерства по налогам и сборам, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, РосКомСтат, РосКомИмущество и т.п. В случае внесения изменений в сроки и формы отчетности все вышеперечисленные организации информируют Отделение в письменном виде.

9. Переписка с прочими сторонними организациями (заключение договоров на обслуживание, сверка расчетов, ответ на запросы организаций и граждан и т.п.).

Таким образом, видно, что у Отделения большой внешний информационный поток. Внутри самого Отделения тоже есть много информационных потоков, которые, в большинстве случаев, являются продолжениям внешних информационных потоков. Часть потоков является сквозными, и проходят через Отделение с некоторой обработкой, а часть информационных потоков инициируются в нем. Отделение обрабатывает потоки информации, представляя результаты обработки в виде отчетности для УФК и других организаций. Как любая организация, Отделение старается повысить качество предоставляемой информации.

2.2 Средства автоматизации создания, обработки, передачи и хранения информации Отделения по г. Заозерску

Рассмотрим способы передачи, обработки, а также формы представления информации после обработки входящих потоков.

1. Платежные документы Клиентов.

Согласно приказу Федерального казначейства №7н от 23.08.2010 платежные документы могут быть предоставлены в органы Федерального казначейства на бумажном носителе с подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, их замещающих, согласно распорядительному документу организации и карточке образцов подписей или в электронном виде с электронно-цифровыми подписями (ЭЦП). В Отделении со всеми клиентами заключены договоры об электронном документообороте. В органах Федерального казначейства система электронного документооборота организована с помощью прикладного программного обеспечения «Система электронного документооборота Федерального Казначейства» (ПО «СЭД ФК»). Документы чаще всего импортируются в СЭД из бухгалтерского программного обеспечения (например, 1С, Парус и т.д.). С целью реализации распоряжения Правительства РФ «О концепции «Электронный бюджет», Министерством финансов и Федеральным казначейством утверждаются форматы структурированных файлов для обмена с органами ФК. Производители бухгалтерских программ используют в своем программном обеспечении утвержденные формы и поддерживают изменения форматов файлов обмена. При изменении формы или формата файлов обмена производители ПО выпускают обновления к моменту перехода на новые форматы. ПО «СЭД ФК» уровня «Клиент - ОФК» служит для создания документов, проверки, подписания, а также передачи в органы ФК. Передача может осуществляться по коммутируемому каналу, VPN - соединению в Интернете или на электронном носителе (дискете формата 3,5 дюйма или FLASH носителе). Документы после поступления в Органы ФК проходят проверку на правомочность ЭЦП, т.е. имеет ли право владелец данной ЭЦП подписывать данный вид документа, а также действительность ЭЦП и количество цифровых подписей для данного вида документа. Только после подтверждения ЭЦП проходит проверка на правильность заполнения полей, на соответствие внесенных данных нормативно-справочной информации. После прохождения всех проверок документ выгружается для дальнейшей обработки, что позволяет уменьшить объем платежных документов проверяемых вручную. Далее структурированные файлы загружаются в ПО «Центр-КС», где происходит дальнейшая проверка уже специалистами отдела расходов. ПО «Центр-КС» позволяет проверять входящие платежные документы и формировать рейсы по различным расчетным счетам Отделения, а так же выгружать в виде структурированных файлов для обмена с УФК и банком. Специалисты Отдела расходов проверяют соответствие производимого расхода бюджетной классификации. В случае несоответствия предоставленных клиентом платежных требований приказу Федерального казначейства от 23.08.2010 №7н специалист отдела расходов формирует протокол с указанием вида, номера, даты и суммы документа с указанием мотивированной причины отказа. Протокол отправляется посредством ПО «СЭД ФК» уровня «Клиент-ОФК» получателю бюджетных средств, получив который клиент может откорректировать платежный документ или, как минимум, быть информированным об отказе. Далее из правильно оформленных и заполненных заявок на кассовый расходы (ЗКР) или уведомлении об уточнении вида и принадлежности платежа (УВПиП) формируются рейсы, т.е. обобщенная информация с какого счета бюджета какие суммы и на какие счета каких организаций уходят средства клиентов. Рейсы ЕКС передаются посредством ПО «СЭД ФК» уровня «ОФК-УФК» с ЭЦП исполнителя.

Заявки на получение наличных проходят через все описанные выше этапы как и ЗКР, но в ПО «Центр-КС» формируется Рейс для Полевого учреждения Банка России «Западное» (ПУ «Западное»). Так как с ПУ «Западное» заключен договор об электронном документообороте, то Рейсы, подписанные ЭЦП исполнителя, отправляются, используя ПО «АРМ Клиента Банка России» и средство криптозащиты информации СКАД.

2. Выписки банков со счетов Отделения.

На основе полученных и проведенных Рейсов УФК и ПУ «Западное» предоставляют в ОФК выписки со счетов, которые открыты ОФК в указанных учреждениях. В выписке содержится информация о проведенных за прошлый рабочий день платежах и суммах т. к. некоторые платежные документы могут быть отказаны банком в связи с неверно указанными реквизитами получателя платежа. После загрузки выписки в ПО «Центр-КС» и зачисления поступивших средств на лицевые счета Клиентов специалисты отдела расходов формируют различные виды отчетности о передвижении средств и остатках на лицевых счетах, предусмотренные приказом Федерального казначейства от 23.08.2010 №7н.

3. Сведения, носящие нормативно-справочный характер.

Сведения, носящие нормативно-справочный характер, могут поступать на бумажном носителе или посредством ПО «СЭД ФК» уровня «Клиент-ОФК». При поступлении сведений в электронном виде ответственный за ведение нормативно-справочной информации (НСИ) работник Органа ФК проверяет верность его заполнения и передает в УФК посредством ПО «СЭД ФК» уровня «ОФК-УФК» для формирования общего справочника. В случае не соответствия предоставленных сведений требованиям регламентов по ведению НСИ специалист отказывает в его исполнения, мотивируя отказ протоколом. При поступлении документа на бумажном носителе он проходит регистрацию как входящая корреспонденция у специалиста по административной и кадровой работе. Далее его рассматривает Руководитель Отделения и передает его исполнение в соответствующий отдел. Исполнитель, рассматривая сведения, либо включает данные сведения / информацию в Юридическое дело клиента (если данная информация не вносится в общие справочники согласно регламентам по ведению НСИ), либо формирует необходимый документ вручную в ПО «СЭД ФК» уровня «ОФК-УФК», либо отказывает в рассмотрении в письме с указанием причины отказа.

После внесения изменений в справочники различных уровней УФК посредством ПО «СЭД ФК» уровня «ОФК-УФК» доводит их до Отделения, а Отделение, в свою очередь, до клиентов.

4. Корреспонденция из УФК может содержать:

· Распорядительные документы, разработанные УФК;