Информационные системы управления государственными организациями

· Распорядительные документы, разработанные ФК и Министерством финансов РФ;

· Распорядительные документы других государственных структур, имеющие отношение к деятельности Отделения;

· Форма и сроки сдачи отчетности в УФК.

Данные документы проходят регистрацию и распределяются Руководителем специалистам разных отделов для руководства в работе в зависимости от содержания. Работники Отделения принимают письма к исполнению.

5. Корреспонденция из других органов государственной власти и органов управления различного уровня.

Такими организациями являются, например, инспекция Министерства по налогам и сборам, Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (орган исполнительной власти, осуществляющим реализацию государственной политики, организацию межведомственной координации и взаимодействия, специальные и контрольные функции в области государственной безопасности по вопросам безопасности информации, а также экспортного контроля), Управление Экономики и Финансов ЗАТО г. Заозерска и т.д. Эти организации направляют в Отделение информационные письма, например о смене сроков или формы отчетности.

Данные документы проходят регистрацию и распределяются Руководителем специалистам разных отделов для руководства в работе в зависимости от содержания. Работники Отделения принимают письма к исполнению.

6. Запросы организаций и частных лиц.

Такие документы чаще всего поступают на бумажном носителе. Эти запросы могут приходить из Прокуратуры РФ, Управления федеральной службы судебных приставов. Данные документы проходят регистрацию и распределяются Руководителем специалистам Отдела расходов. Работники составляют письменные ответы на запросы из имеющейся информации и архива Отделения. Созданные документы проходят регистрацию как исходящая корреспонденция у специалиста по административной и кадровой работе и направляются в адрес организации инициировавшей запрос. Запросы частных лиц так же проходят регистрацию. Специалист по административной и кадровой работе готовит ответ, регистрирует документ как исходящий и отправляет почтой.

7. Письма от сторонних организаций (МУ «Служба заказчика», ООО «Ростелеком», «Почта России», ООО «ФАРМ» и т.д.), обеспечивающих функционирование Отделения.

Сюда относятся счета, товарные накладные, акты выполненных работ и т.д. за товары и услуги, оказанные Отделению. Данные документы проходят регистрацию и распределяются Руководителем специалистам отдела бухгалтерского учет и отчетности для руководства в работе или к оплате предъявленных документов. Письма о смене наименования или реквизитов принимаются к сведению. На основании счетов и актов выполненных работ специалист отдела бухгалтерского учета и отчетности формирует заявки на кассовый расход в ПО «Аксиок-Нет». Эти платежные документы выгружаются в виде структурированных файлов, которые загружаются в ПО «СЭД ФК» уровня «Клиент-ОФК», подписываются ЭЦП Руководителя и главного бухгалтера и передаются в Органы ФК для списания средств со счета Отделения на счета организаций.

Рассмотрим средства автоматизации, используемые отделением в своей работе:

1. Основным средством передачи, а также обработки и хранения является ПО «СЭД ФК»

С помощью ПО «СЭД ФК» уровня «Клиент - ОФК» осуществляется доставка платежных документов в Отделение и отчетности клиентам. Транспортная система ПО «СЭД ФК» позволяет доставлять, а также передавать документы клиенту различными способами: по коммутируемому доступу с использованием телефонной линии, по VPN-соединению сети Интернет, на электронном носителе. Первичная обработка входящих документов также происходит в ПО «СЭД ФК». Хранение всей входящей и исходящей информации (даже не прошедшей проверку или удаленной) осуществляется в Базе данных ПО «СЭД ФК».

Все те же этапы передачи, обработки и хранения существуют в ПО «СЭД ФК» уровня «ОФК - УФК».

2. Основным средством обработки информации является ПО «Центр-КС».

В данном ПО происходит окончательная обработка входящих документов, как со стороны клиентов, так и со стороны банков. После обработки платежных документов с помощью ПО «Центр-КС» можно сформировать структурированные файлы для дальнейшей передачи в Банки, или после обработки выписки банков сформировать структурированные файлы отчетности для дальнейшей передачи клиентам.

Также формирование отчетности о движении средств по счетам бюджетов и счетам наличности в разрезе счетов и получателей, коэффициент показателей эффективности (КПЭ), который отражает объемы передвижений средств в разрезах бюджетов и лицевых счетов происходит в ПО «Центр-КС». Выгруженные структурированные файлы отчетности передаются в УФК ПО «СЭД ФК» уровня «ОФК-УФК».

Хранение всех входящей документации и сформированной на ее основе отчетности осуществляется в базе данных ПО «Центр-КС».

3. Средством создания и обработки данных отдела бухгалтерского учета и отчетности является ПО «Аксиок-НЕТ». В нем создаются платежные документы Отделения, а также бухгалтерская отчетность, передаваемая в УФК, отражающая расходы Отделения, планируемые расходы и т.д.

Хранение созданной документации и сформированной на ее основе отчетности осуществляется в базе данных ПО «Аксиок-НЕТ».

4. Вся корреспонденция, поступающая по электронным каналам связи или на бумажном носителе, регистрируется специалистом по административной и кадровой работе в журнале входящей корреспонденции. После определения исполнителя оригинал подшивается в папку с № по делопроизводству, а копия (копии) передается исполнителю (исполнителям).

Исходящая корреспонденция, созданная исполнителем, визируется руководителем, регистрируется специалистом по административной и кадровой работе в журнале исходящей корреспонденции. Исполнитель создает документ в 2 экземплярах, если 1 отправляется почтой, то второй храниться в деле согласно делопроизводству, если отправление осуществляется электронной постой, то распечатывается лишь 1 экземпляр документа, а отправляется электронная версия.

В случае необходимости контроле исполнения какого-то документа специалист по административной и кадровой работе фиксирует это в специальном журнале. При необходимости она может сказать, какие ответы были просрочены, но четкой системы напоминаний не существует.

В случае поиска какого-либо входящего или исходящего документа приходиться поднимать журнал входящей (исходящей) корреспонденции и искать, отталкиваясь от примерной даты документа, т. к. журналы ведутся в хронологическом порядке на бумажном носителе.

Отследить количество документов, находящихся у работника на исполнении, так же не представляется возможным.

Из описанного выше, можно сделать вывод, что в Отделении существует система обработки информации, которая в большей степени автоматизирована и отработана. При этом обработка входящих информационных потоков от Клиентов, касающихся основной деятельности, четко отрегулирована и автоматизирована. Формирование и представление выходной отчетности, которую Отделение составляет в процессе своего функционирования, также строго регламентировано и отработано. Но все остальные потоки обрабатываются и учитываются вручную, а процесс обработки требует оптимизации и повышения качества предоставляемой информации.

Вывод:

Отделение является органом государственной власти, основная функция которого - осуществление контроль расходования бюджетных средств. Для реализации этой функции созданы ПО, использующее современные технологии, такие как СЭД, использование ЭЦП и т.д., для оперативного решения поставленной задачи. Всем остальным функциям органов ФК уделено значительно меньше внимания. Зачастую процесс их обработки не менялся годами. Все увеличивающийся разрыв между процессами обработки информационных потоков по основной деятельности и прочими информационными потоками становится все более очевидным. Эта разница мешает, и в какой степени уже тормозит, процессы по основной деятельности.

3. Проект модернизации системы управления казначейства (информационные потоки)

3.1 Модернизация системы электронного документооборота казначейства как часть информационной системы управления

Из всего описанного в главе 2 видно, что информационная система управления в Отделении плохо развита и неэффективно работает. В ней слабо формализованы такие основные функции, как планирование, прогнозирование, система поддержки принятия управленческих решений и т.д. Все информационные потоки, касающиеся основной деятельности Отделения, проходят через систему электронного документооборота. Остальные информационные потоки входящей и исходящей информации проходят тот же путь, что много лет назад - ручную регистрацию, даже тех документов, которые поступили по электронным каналам связи.

В качестве недостатков существующей системы документооборота можно выделить:

· Длительное время регистрации (пока человек напишет от руки полное наименование документа, а в СЭД его можно просто скопировать и вставить);

· Длительное время поиска (весь поиск осуществляется вручную, используя журналы на бумажном носителе);

· Небольшое количество критериев поиска (самым оптимальным критерием, по которому может производиться поиск - время регистрации, т. к. записи уже отсортированы в хронологическом порядке; поиск же по другим критериям сводится к полному перебору всех записей);

· Отсутствие четкой системы контроля сроков исполнения (ведение бумажного журнала не содержит системы напоминаний об истечение срока исполнения документа);

· Отсутствие какой-либо отчетности.

Для становления единой информационной системы управления в Отделении необходимо реализовать выполнение таких функций как:

· прогнозирование и планирование;

· создание организационных структур;

· руководство коллективом;

· координация действий работников;

· контроль.

Первым шагом к созданию современной информационной системы управления является эффективное управление информационными потоками. Для этого необходимо оптимизировать существующие информационные потоки и реализовать их прохождение через электронный документооборот.

Выделим основные цели развития электронного документооборота, как части информационной системы управления Отделения:

· повышение эффективности и оперативности принятия управленческих решений;

· усиление контроля над обработкой, исполнением и хранением документов;

· оптимизация потоков информации на бумажных и электронных носителях;

· исключение случаев потери документов;

· создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов;

· обеспечение должностным лицам многофункционального доступа к базе данных системы документооборота.

Основными задачами создания СЭД в Отделении являются:

· охват всего цикла документооборота организации - от постановки задачи на создание документа до его передачи в архив и обеспечения хранения документов в любых форматах;

· объединение разрозненного потока документов в единую систему;

· гибкое управление документами с помощью жесткой или свободной маршрутизации документов;

· разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и полномочий.

На основе сформулированных целей и задач развития информационной системы управления Отделения сформировались требования к внедряемой системе электронного документооборота. СЭД должна выполнять следующие функции:

· хранение и поиск документов;

· поддержка канцелярии;

· маршрутизация и контроль исполнения документов;

· аналитические отчеты;

· информационная безопасность.

Проанализировав все собранные данные, можно сделать вывод, что существующая в Отделении система управления нуждается в оптимизации. Самым слабым местом является документооборот.

Имея все необходимые данные, для оптимизации существующей системы управления, составим план мероприятий по модернизации системы - внедрения системы электронного документооборота.

Традиционно процесс внедрения электронного документооборота включает следующие шаги, причем некоторые из них могут идти параллельно:

1. Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов. Оптимизация документооборота.

2. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов.

3. Выбор, установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.

4. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.

5. Обучение персонала организации.

Рассмотрим подробнее этапы внедрения СЭД, которые необходимы для проведения модернизации.

Полное обследование и адаптацию СЭД к потребностям Отделения необходимо выполнить специалистам-разработчикам СЭД совместно с работниками ОФК.

Шаг 1. Структура Отделения по г. Заозерску была описана в Главе 2. В виду малой численности работников Отделения менять структуру Отделения не имеет смысла.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

1. Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях).

2. Повышение экономичности документооборота и удобства для работников (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Рассмотрим этапы создания бизнес-процесса, связанного с подготовкой и выпуском приказа общего вида по Отделению:

1. Название бизнес-процесса - выпуск приказа общего вида.

2. Входящий поток - входящая нормативно-правовая документация и / или внутренняя потребность Отделения в смене распорядительной документации.

3. Исходящий поток - сам приказ и архивная копия.

4. Рассмотрим маршрут движения документа (см. рисунок 3).



Рис. 3. Оперограмма жизненного цикла приказа

Такие бизнес-процессы с оперограммами необходимо подготовить по всем видам информационных потоков.

Шаг 2. Определяем номенклатуру дел Отделения.

Так как Отделение работает уже много лет, то, естественно, здесь сформировалась устоявшаяся номенклатура дел. На этапе внедрения можно воспользоваться существующей номенклатурой дел.

Для реализации электронного документооборота на этапе внедрения необходимо подготовить следующие виды справочников:

· Справочник клиентов;

· Справочник договоров;

· Справочник распорядительных документов.

В справочнике клиентов необходимо наличие такой информации как:

1. Название организации;

2. Контактная информация (адрес, телефон, электронная почта и т.п.);

3. Фамилии и должности контактных лиц.

В справочнике договоров необходима следующая информация:

1. Номер, дата заключения, дата истечения;

2. Предмет договора;

3. Ответственно лицо от Отделения за договор.

В справочнике распорядительных документов необходима следующая информация:

1. Тип документа (приказ, распоряжение и т.п.);

2. Номер, дата;

3. Заглавие документа (указать, о чем документ);

4. Ответственное лицо от Отделения.

Более детально состав справочников, их виды и взаимосвязи между ними будут определены в процессе опытной эксплуатации.

Шаг 3. На рынке программного обеспечения разными компаниями широко представлены СЭД: БОСС-Референт, ЕВФРАТ-Документооборот, DIRECTUM, DocsVision, LanDocs и др. Каждая из этих систем имеет свое преимущества и недостатки. Однако в Управлении Федерального казначейства по Мурманской области в качестве ПО СЭД используется LanDocs. Все документы УФК хранятся на общем сервере. Также для каждого Отделения выделяется пространство для хранения данных. Для обеспечения единого информационного поля Управления Федерального казначейства в Мурманской области, соответственно, лучше всего применить ПО СЭД LanDocs в Отделениях. Тем самым, пропадет необходимость состыковывать системы СЭД УФК и Отделений. Так же применение единой СЭД ведет к снижению стоимость закупки, так как при закупке большого числа лицензий стоимость одной лицензии снижается.

Функциональность системы LanDocs полностью отвечает потребностям Отделения в части задач автоматизации документационного обеспечения управления.

ПО СЭД LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является сочетание богатой функциональности с гибкостью, позволяющей при внедрении тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота Отделения.

Основные функции LanDocs:

· Работа с электронными документами;

· Автоматизированный контроль исполнения поручений;

· Интеграция с внешними Windows-приложениями;

· Интеграция с электронной почтой;

· Территориально-распределенный документооборот;

· Обеспечение информационной безопасности;

При настройке системы LanDocs необходимо:

1. учесть проработанные в шаге 1 бизнес-процессы Отделения, оперограммы документов;

2. составить маршруты движения документов;

3. учесть номенклатуру дел в соответствии с шагом 2;

4. подготовить и заполнить справочники и классификаторы в соответствии с шагом 2;

5. сформировать требуемые виды отчетов, на основе которых будет строиться управленческая деятельность Руководителя Отделения.

Шаг 4. Маловероятно, что за время опытной эксплуатации все реализованные функции будут удовлетворять потребностям Отделения. Целью опытной эксплуатации является подготовка персонала к работе в программной среде, а также уточнение требований к системе, появившихся в процессе обучения работников. Поэтому необходимо все выявляемые недостатки тщательно фиксировать. Описывать моменты, в которые эти недостатки выявляются. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для Отделения, будет малоэффективна.

Используя основные этапы внедрения СЭД, разработан пошаговый план модернизации системы документооборота. Он учитывает специфику организации и дает возможность вносить коррективы в процессе его реализации. Также заострено внимание на тех моментах, которые играют существенную роль для дальнейшей работы Отделения.

3.2 Расчет эффективности модернизации системы документооборота

Расчет эффективности модернизации наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, система управления предприятием или база данных клиентов банка), а с другой, - требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т.д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы.

Предположим, что «N» сотрудники организации. «L» - стоимость одной лицензии ПО которая в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 5 000 до 40 000 рублей на рабочее место. Стоимость «H» дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т.д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная «N». Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров или крупных роботизированных библиотек для электронного архива. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Пусть до начала работ на одного сотрудника в современных условиях приходится техники примерно на 45 000 рублей (берется стоимость техники, находящейся в среднем ценовом диапазоне). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше.

H = Kn * C * N, (1)

где Kn - коэффициент недооснащенности,

C - стоимость техники на одного сотрудника.

Стоимость работ по внедрению системы «V». Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. Чтобы внести какую-то определенность, можно считать, что стоимость внедрения равна следующей величине:

V=M*W + M*W*F(N), (2)

где: M - это количество человеко-месяцев, нужное для осуществления работ по внедрению (обычно от 4 до 6 человеко-месяцев),

W - средняя стоимость 1 месяца работ (включающая работы по проработке требований, созданию проекта внедрения, доработке ПО, инсталляции и обучению).

F - функция характеристики размера организации, служит «поправкой», позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приведено на графике (см. график 1).

График 1. График зависимости F(N)

Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Они могут составить до 15-20% от стоимости системы в год.

Мы учли практически все основные расходы на внедрение системы. Теперь оценим положительный результат от применения СЭД.

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости. Эти расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить существенно априорный характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента выяснилось, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 25 машинописных листов документов.

Так же следует учесть затраты на расходные материалы (скрепки, тонер-картридж и т.д.).

Если P - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят

Pz = Md*Q* P*N, (3)

где: Md - количество рабочих дней в месяц;

Q - количество бумаги, потраченное на распечатывание в день.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов.

· Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

· Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

· Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки, используя экспертные оценки.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Давайте исходить из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена и находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%.

Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12,5%.

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. Она тяжело поддается априорной оценке, но попробуем провести такую оценку. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз.

При расходах на одного сотрудника S экономия может составить величину

E = (0,1 - 0,3)*S*N, (4)

Таким образом, общая экономия рабочего времени составляет от 10 до 30%.

Теперь проведем расчет эффективности для нашего случая. Все числа, которые приведены ниже, являются условными и в реальной жизни способны отличаться в несколько раз.

В Отделении в СЭД будут работать N = 15 человек. Оценим стоимость внедрения.

Стоимость лицензии ПО на одно рабочее место при данном объеме L=8 400 рублей. Стоимость ПО на Отделение составит L * N = 126 000 рублей.

Допустим, требуется дооснащение техникой на 10%, т. к. каждый работник в Отделении уже работает за компьютером. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно:

H=0,1*45 000*15 = 67 500 рублей.

У Отделения есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ему нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса, как мы уже говорили, порядка пяти человеко-месяцев. Из них два человеко-месяца - работа консультанта по внедрению. Средняя стоимость собственного персонала примерно 25 000 рублей в месяц. Стоимость консультанта по внедрению индивидуальна для каждого случая применения системы. Предположим, что она составляет 20% от стоимости купленных лицензий ПО. Таким образом, стоимость консультанта по внедрению составляет 25 200 рублей в месяц.

Расходы по внедрению системы составляют:

V = 5*25 000 + 2*25 200 + (5*25000 + 2*25 200)*0,02 ? 180000 рублей

Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы составляют:

? = 126 000 + 67 500 + 180 000= 373 500 рублей.

Теперь оценим прямой экономический эффект от внедрения.

Для определения стоимости тиражирования документов положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 3 рубля. В эту стоимость включены затраты на бумагу, тонер, амортизация оборудования и т.д. Тогда в месяц организация расходует на распечатывание:

Pz = 21 * 25 * 3 * 15 = 23 625 рублей.

Средняя оценка экономии трудозатрат, по нашим предположениям, составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 25 000 рублей, можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить:

E = 15 * 25 000 * 0,2 = 75 000 рублей в месяц.

Пессимистичная оценка экономии трудозатрат составляет 10%. Таким образом, СЭД позволит сэкономить:

E = 15 * 25 000 * 0,1 = 37 500 рублей в месяц.

Общая экономия в месяц составляют от 37 500 рублей (при пессимистической оценки экономии трудозатрат и отсутствии распечатывания документов) и до 98 625 рублей (при средней оценки экономии трудозатрат и печати документов всеми работниками) в месяц.

Из полученных цифр видно, что средний срок окупаемости СЭД в таком режиме эксплуатации составит около одного года. Это хороший показатель.

Произведен расчет эффективности внедряемой системы. Используемые данные актуальны на момент исследования, т. к. любые изменения экономической ситуации могут варьировать исходные данные. Полученные результаты говорят об актуальности предлагаемых изменений.

Явно выделив во 2 главе проблему - неэффективный документооборот, были поставлены цели модернизации существующей системы управления. Для ее решения рекомендовано использование СЭД. Разработан план внедрения, с подробными описанием и рекомендациями. Представляя результаты использования СЭД в Отделении, произведены расчеты эффективности вносимых изменений, используя данные организации. Результаты расчетов говорят о необходимости модернизации системы документооборота, как части системы управления организацией. Это неудивительно при большом объеме часто меняющейся нормативной документации, используемым Отделением в процессе функционирования.

Заключение

Несмотря на проблемы внедрения, системы электронного документооборота находят все более широкое применение. Эффект от СЭД измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для государственных организаций это возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения информационных систем управления во все структуры государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках структур государственного управления уже назрело, системы электронного документооборота являются одними из ключевых систем.

Казначейство России, как передовая структура, очень оперативно реагирует на инновации в области информационных технологий. В настоящий момент подготовлен план развития информационных систем управления Казначейства до 2015 года. Целями этого плана являются создание эффективной казначейской структуры, развитие органов федерального казначейства, создание современной системы управления бюджетными ресурсами. В результате выполнения этого плана будет создана современная информационная система управления, которая будет едина для всех структур Федерального казначейства. Система позволит:

· создать единые, унифицированные правила и технологии проведения операций, их учета и отражения в бюджетной и оперативной отчетности;

· создать единые справочники;

· реализовать схемы контроля вводимой информации, позволяющие повысить качество первичной информации;

· сократить трудозатраты пользователей на всех уровнях системы.

Немаловажную роль в развитии информационной системы управления Федерального казначейства отведено на электронный документооборот.

Проведенный в дипломной работе анализ предпосылок внедрения СЭД, подкрепленный расчетом экономической эффективности, показал необходимость внедрения СЭД в Отделении. Безусловно, подсчет эффективности в параграфе 3.2 может вызывать сомнения. Во-первых, стоимость внедрения СЭД может оказаться как выше, так и ниже в несколько раз - в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и насколько будут увеличены требования Отделения к выполняемым функциям. Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя 20% экономии усилий - вполне достижимая величина для организации, как Отделение по г. Заозерску УФК по Мурманской области, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что объем работы с документами, в том числе и с электронными, в Отделении высокий. У работников есть опыт работы с ПО «СЭД ФК», поэтому можно говорить о существенной экономии ресурсов на развертывание новой системы и связанных с этим обучением первоначальными навыками работы в СЭД. Требования к новой системе можно сделать более простыми, а значит, стоимость ПО и его внедрения, модернизации техники и т.д. может оказаться гораздо ниже.

Чтобы преодолеть все трудности и общие проблемы внедрения СЭД в Отделении можно:

1. Сделать переход к системе электронного документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только электронный архив или начать работать с СЭД 2-3 сотрудникам.

2. На этапе подготовительной работы более опытному сотруднику помогать «отстающим» осваивать новую систему электронного документооборота.

3. Отделению необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны организационной структуре. Т.е. не пытаться использовать все заложенные разработчиками ПО возможностей, а использовать их только при освоении основных функций.

4. Бумажные документы из внешнего мира должны попадать во внутреннюю систему электронного документооборота, для чего в СЭД необходимо получать их электронные образы. Для этого в Отделении надо предусмотреть использование сканеров.

5. Нельзя забывать про распознавание текстов (для целей полнотекстового поиска), и установленные на рабочих местах программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять их в нужном ему формате.

6. Несмотря на бумажный архив документов, электронный архив нужно заполнять сканированием документов из бумажного и не пытаться делать это, беря за основу слабо упорядоченные электронные версии документов. Так же можно доверить перевод бумажного архива Отделения в электронный сторонней организации, которая специализируется на такой деятельности, тем самым освободив работников Отделения от столь рутинной работы.

7. Необходимо добиться единого порядка хранения документов в каталогах, запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение готовых документов на локальных дисках компьютеров.

Внедрение СЭД в Отделении приведет к экономии материальных и человеческих ресурсов, а также к более эффективному управлению Отделением.

Список литературы

1. Директива Европейского парламента и Совета Европейского союза 1999/93/ЕС от 13 декабря 1999 г. об общих принципах электронных подписей // Бюллетень международных договоров. - №12. - 1999.

2. Окинавская Хартия глобального информационного общества // Дипломатический вестник. - 2000. - №8.

3. Типовой закон Комиссии Организации Объединенных Наций по праву международной торговли об электронных подписях (UNCITRAL Model Law on Electronic Signatures), принят в г. Вене 5 июля 2001 г.

4. Доктрина информационной безопасности Российской Федерации утв. Президентом РФ 09.09.2000 г. №Пр-1895 // Российская газета. - 2000. - №187.

5. Закон Российской Федерации «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» от 23.09.1992 №3523-1 (ред. от 02.02.2006 г.) // Российская газета. - №229. - 20.10.1992.

6. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149 - ФЗ (ред. от 06.04.2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 31.07.2006. - №31 (ч. 1). - ст. 3448.

7. Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 №210 - ФЗ (ред. от 03.12.2011 г., с изм. от 01.01.2012 г.) // Собрание законодательства РФ. - 02.08.2010. - №31. - ст. 4179.

8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 №63 - ФЗ (ред. от 01.07.2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 11.04.2011. - №15. - ст. 2036.

9. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1 - ФЗ (ред. от 19.05.2010 г.) // Собрание законодательства РФ. - 14.01.2002. - №2. - ст. 127.

10. Постановление Правительства РФ «О внесении изменений в Положение о системе межведомственного электронного документооборота» от 01.08.2011 №641 // Российская газета. - №183. - 30.09.2009.

11. Постановление Правительство РФ «О государственной автоматизированной информационной системе «Управление» (в ред. Постановления Правительства РФ от 08.09.2011 №759) от 25 декабря 2009 г. №1088 // Собрание законодательства РФ. - №1. - 04.01.2010. - ст. 101.

12. Постановление Правительства РФ «О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)» от 24.10.2011 №861 (ред. от 28.11.2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 31.10.2011. - №44. - ст. 6274.

13. Постановление Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии «О принятии и введении в действие государственного стандарта» (ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи») от 12.09.2001 г. №380-ст. - М. - ИПК Издательство стандартов. - 2001.

14. Приказ Минфина РФ «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» от 25.04.2011 №50н (зар. в Минюсте РФ 25.05.2011 г. №20860) // Российская газета. - №119. - 03.06.2011.

15. Приказ ФНС РФ «О проведении опытной эксплуатации унифицированной системы приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (вместе с «Временным регламентом обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности»)» от 12.12.2006 №САЭ-3-13/848 // Документы и комментарии. - №6. - 12.03.2007.

16. Постановление Правительства Мурманской области «Об использовании электронной подписи в информационных системах исполнительных органов государственной власти Мурманской области» (вместе с «Перечнем информационных систем исполнительных органов государственной власти Мурманской области, использующих электронную подпись при обмене электронными документами») от 15.08.2011 №400-ПП // Мурманский Вестник. - 31.08.2011. - №162/1. - с. 3.

17. Распоряжение Правительства РФ «О концепции создания и развития государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами «Электронный бюджет» от 20.07.2011 г. №1275-р. // Собрание законодательства РФ. - №31 - 01.08.2011. - ст. 4773.

18. Постановление Правительства РФ «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» (ред. от 09.06.2010) от 28.01.2002 г. №65 // Собрание законодательства РФ. - 04.02.2002. - №5. - ст. 531

19. Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 №98-ФЗ (ред. от 11.07.2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 09.08.2004. - №32. - ст. 3283.

20. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ (ред. от 25.07.2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 31.07.2006. - №31 (1 ч.). - ст. 3451.

21. Федеральный закон «О почтовой связи» от 17.07.1999 №176 - ФЗ (ред. от 28.06.2009 г.) // Собрание законодательства РФ. - 19.07.1999. - №29. - ст. 3697.

22. Федеральный закон «О связи» от 07.07.2003 №126-ФЗ (ред. от 01.07.2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 14.07.2003. - №28. - ст. 2895.

23. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.204 №125 - ФЗ (ред. от 27.07.2010 г.) // Собрание законодательства РФ. - 25.10.2004. - №43. - ст. 4169.

24. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24 - ФЗ (ред. от 10.01.2003 г.) // Собрание законодательства РФ. - 20.02.1995. - №8. - ст. 609.

25. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) от 30.11.1994 №51-ФЗ (ред. от ред. от 30.11.2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 25.12.2006, №52 (1 ч.), ст. 5496.

26. Приказ Федерального казначейства от 26.08.2010 №8н «Об утверждении порядка ведения учета и осуществления хранения органами Федерального казначейства исполнительных документов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетных учреждений, и документов, связанных с их исполнением» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.10.2010 №18644). // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - №46. 15.11.2010

27. Приказ Казначейства РФ от 23.08.2010 №7н «О внесении изменений в Приказ Федерального казначейства от 7 октября 2008 г. №7н «О порядке открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 12.10.2010 №18702) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - №48. 29.11.2010.

28. Приказ Минэкономразвития РФ №647, Казначейства РФ №22н от 14.12.2010 «Об утверждении Порядка регистрации пользователей на официальном сайте Российской Федерации в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 31.12.2010 N №19490) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - №7. 14.02.2011.

29. Андреева, В.И. Работа с документами в делопроизводстве / В.И. Андреева. / Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». - 2007. - 144 с.

30. Балдин, К.В., Уткин, В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник. / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. - 5-е изд. - М. Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. - 395 с.

31. Гибсон, Дж.Л., Иванцевич, Д.М., Доннелли, Д.Х. - мл. Организации: поведение, структура, процессы: Пер. с англ. / Дж.Л. Гибсон, Д.М. Иванцевич, Д.Х. Доннелли. - 8-е изд. - М.: ИНФРА - М, 2009. - 662 с.

32. Девянин, П.Н. Модели безопасности компьютерных систем: Учебное пособие для студентов высших учебных заведений / П.Н. Девянин. - М.: Изд. центр «Академия», 2005. - 144 с.

33. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник // под ред. Проф. В.В. Трофимова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Высшее образование, 2007 г. - 479 с.

34. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие // М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2 изд. - М.: ИНФРА-М. - 2007. - 339 с.

35. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве / С.Л. Кузнецов. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел - Синтез». - 2006. - 232 с.

36. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство // Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; составитель М.Т. Лихачев // Справ. Пособие. - М.: Экономика. - 2007. - 271 с.

37. Меняев, М.Ф. Информационные системы и технологии управления организацией: Учебное пособие / М.Ф. Меняев. - М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2010. - 87 с.

38. Меняев, М.Ф. Информационные технологии управления: Учебное пособие; В 3 кн. - М.: Омега-Л, 2008. Книга 3: Системы управления организацией - 464 с.

39. Орлов, Менеджмент. Учебник / А.И. Орлов. - М.: Издательство «Изумруд», 2008 - 298 с.

40. Терелянский, П.В. Системы поддержки принятия решений. Опыт проектирования: монография / П.В. Терелянский; ВолгГТУ. - Волгоград, 2009. - 127 с.

41. Титоренко, Г.А. Информационные системы в экономике. Учебник / Г.А. Титоренко. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008 - 463 с.

42. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов/ Е.В. Алексеева, П.П. Афанасьева // Секретарское дело. - 2007. - №6. - С 79-83.

43. Артамонова, И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова // Секретарское дело. - 2008. - №3. - С 23-26.

44. Бадьина, А.В. Электронный документооборот фирмы/ А.В. Бадьина // Делопроизводство. - 2007. - №1. - С 34-39.

45. Банасюкевич, В.Д. Новый типовой перечень/ В.Д. Банасюкевич // Делопроизводство. - 2007. - №1. - С 32-38

46. Вялова, Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова // Секретарское дело. - 2008. - №2. - С16-20.

47. Губов А.Ю. Электронный муниципалитет и электронное правительство: состояние и перспективы / А.Ю. Губов // Бюджет. - 2011. - №10. - С. 82-85.

48. Емышева, Е.М. Методика составления номенклатуры дел / Е.М. Емышева // Секретарское дело. - 2008. - №3. - С 31-34.

Электронные ресурсы.

49. Административно-управленческий портал. Информационные и программные продукты: характеристики и примеры внедрения. - Режим доступа: [http://www.aup.ru/].

50. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения - Режим доступа: [http://www.iteam.ru/].

51. Единый портал ЭЦП в РФ. Проблемы и решения применения ЭЦП в системах электронного документооборота. - Режим доступа: [http://www.iecp.ru].

казначейство информационный автоматизация государственный

Размещено на Allbest.ru