Учёт и анализ обслуживания компьютерной техники и программного обеспечения

Очень актуальным становится вопрос выбора режима: пакетный или диалоговый. Пакетный режим позволяет уменьшить вмешательство пользователя в процесс решения задачи и требует от него только выполнения операций по вводу и корректировке данных, но вместе с этим появляется вероятность полной загрузки ЭВМ, что не всегда удобно для пользователя.

Диалоговый режим имеет ряд преимуществ: удобен при работе с базой; обеспечение защиты при несанкционированном доступе; обеспечивает непосредственное участие пользователя в процессе решения задачи; управляемость процессом; быстрый доступ, поиск и выдача информации в любой момент времени, выбор различных режимов работы; осуществление быстрого перехода от одной операции к другой.

2.2.2 ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ОПЕРАЦИИ

Для сбора исходных данных, обрабатываемых в БД, лучше всего использовать отчёты специальных программ сбора информации об аппаратном и программном обеспечении ПК (Everest, SpeedFan, Aspia). Полученные отчёты можно использовать как для заполнения справочников, выполняемого в основном на первом этапе, так и для учёта состояния ПК (температура процессора и жёсткого диска, процент фрагментации и др.)

Ввод данных в систему осуществляется в интерактивном режиме.

Интерактивный режим применяется для ввода или обновление отдельных записей файлов по мере необходимости. Данный режим планируется применять при создании и ведении файлов оперативной информации, когда происходит получение и оформление отдельных документов первичной информации. Процесс обработки информации в разрабатываемой автоматизированной информационной системе должен производиться при помощи ЭВМ по командам, получаемым от оператора или через локальную сеть организации от других АИС. Обработка информации в АИС должна производиться с помощью выборки запрашиваемых данных из базы данных, необходимых вычислений и занесения обновленной информации в базу данных. Целостность информации хранящейся в базе данных должна обеспечиваться средствами СУБД.

В системе заполняются следующие справочники:

Клиенты;

Программное обеспечение;

Типы ОЗУ;

Типы оборудования;

Производители оборудования;

Отделы собственной фирмы;

Сотрудники собственной фирмы.

Заполняются основные таблицы:

Сведения о ПК клиента;

Сведения о периферийном оборудовании клиента;

Сведения о комплектующих ПК;

Сведения об установленном ПО.

Затем осуществляется ввод оперативной информации в таблицу Осмотр ПК. Для упрощения процедуры ввода информации используются формы. В системе предусмотрена корректировка данных. При этом используется логический и синтаксический контроль вводимых значений, а также контроль соответствия типу данных. Должны быть заполнены все обязательные для заполнения поля (NOT NULL). Результатная информация в виде отчётов выводится на принтер и (или) экран монитора. На рисунке 30 представлена схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации.



Рисунок 30 - схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

2.3 ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

2.3.1 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

Для эффективного решения поставленной задачи необходимо соответствующее техническое обеспечение. Техническое обеспечение данного проекта включает в себя непосредственно ЭВМ (системный блок), монитор, клавиатуру, манипулятор типа мышь и принтер.

При выборе ЭВМ необходимо руководствоваться рядом характеристик. К таким характеристикам относятся надежность, стоимость, производительность, объем памяти и другие.

От значения указанных параметров зависит возможность работы с требуемыми программными средствами.

В настоящее время в мире существуют ЭВМ нескольких классов: большие, мини- и микро-ЭВМ. Большие ЭВМ имеют очень высокую стоимость и быстродействие и предназначены для решения сложных задач, требующих большого количества вычислений. Они применяются при проведении фундаментальных научных исследований, в космической отрасли, в ядерной физике и т.д. Типичным представителем класса микро-ЭВМ являются персональные ЭВМ (ПЭВМ). Мини-ЭВМ занимают промежуточное место между большими и микро-ЭВМ.

Для решения экономических задач наиболее подходят ПЭВМ. Они имеют невысокую стоимость, небольшие размеры (умещаются на части стола) и подходящие характеристики быстродействия, надежности, объема памяти. Таким образом, они могут применяться практически на любом предприятии и, в частности, в юридических службах.

При выборе ПЭВМ для реализации комплекса поставленных задач учитываются такие характеристики:

скорость обработки информации (тактовая частота процессора);

объем оперативной памяти; этот фактор также влияет на скорость обработки информации;

объем жесткого диска, который влияет на возможности хранения данных;

наличие периферийных устройств

другие технические характеристики ПЭВМ.

Помимо тактовой частоты процессора быстродействие зависит и от объема оперативной памяти (ОП).

2.3.2 КОМПЛЕКС ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

Для успешной работы системы необходимо наличие компьютера с минимальными системными требованиями:

Минимум 100 Мб свободного места на жёстком диске;

Процессор Pentium 166 МГц или более мощный;

Операционная система Microsoft® Windows® XP/Vista/7/8

Требования к оперативной памяти зависят от используемой системы:

для Windows® XP - не менее 256 МБ;

для Windows® Vista/7 - не менее 512 МБ.

Разрешение экрана 1024x768 с глубиной цвета 16 бит;

Установленная программа Microsoft Access 2003/2007/2010;

Наличие устройств ввода информации.

2.4 ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ

2.4.1 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ПО ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, интегрированные средства управления задачами.

Для работы системы требуется операционная система Windows XP, Vista, 7, 8 и пакет прикладных программ MS Office 2003,2007,2010. Из офисного пакета в первую очередь нам потребуется СУБД Access.

Система управления базами данных MS Access отвечает следующим требованиям:

простота обращений пользователей к БД;

хранение больших объёмов информации;

возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;

поиск информации по различным группам признаков.

В настоящее время MS Access является одной из самых популярных и распространенных среди настольных программных СУБД.

Microsoft Access обладает всеми чертами классической системы управления базами данных (СУБД). Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки приложений баз данных. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов. В Microsoft Access включены мастера, помогающие производить анализ структуры данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повышать быстродействие приложения, создавать и настраивать одно из более чем двадцати типов приложений с использованием встроенных шаблонов. Чтобы полностью автоматизировать работу приложения, можно использовать макросы для связывания данных с формами и отчетами. Большинство приложений можно создать, не написав ни единой строки программного кода. Однако при необходимости построения действительно сложного приложения можно использовать язык программирования - Visual Basic для приложений.

Специфической особенностью СУБД MS Ассеss является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных и хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.

К областям применения Microsoft Access можно отнести следующие:

в малом бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах);

в работе по контракту (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений);

в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации);

в качестве персональной СУБД.

2.4.2 АРХИТЕКТУРА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Взаимодействие пользователей с системой осуществляется в диалоговом режиме. Основным связующим звеном является кнопочная форма, структура которой представлена на рисунке 31.

Рисунок 31 - Структура кнопочной формы

2.4.3 ОПИСАНИЕ ПРОГРАММНЫХ МОДУЛЕЙ

Программа представляет собой файл базы данных MS Access «Учёт обслуживания ПК.mdb». В данном файле хранится информация о структуре информационной базы - метаданные, а также сами данные, вводимые пользователем.

Вся работа производится в приложении MS Access, пользователь может использовать средства этой СУБД для заполнения базы данными, выполнения запросов к базе и выводе результатной информации.

Под модулями можно понимать сформированные объекты СУБД Access (формы, отчеты, запросы, макросы, программные модули) Архитектура их взаимосвязей реализована в макросах и в виде меню и кнопочных форм.

Для выбора необходимой информации из базы данных используются запросы.

Запрос «Вывод ПК клиента по его ИНН» выводит всю информацию из таблиц «ПК» и «Клиенты», в условии отбора указано равенство ИНН клиента введенному значению. Окно конструктора запроса показано на рисунке 32. Данный запрос используется в формах для ввода данных.

Рисунок 32 - Окно конструктора запроса «Вывод ПК клиента по его ИНН»

Количество обслуживаемых компьютеров у каждого клиента можно узнать, выполнив запрос «Количество ПК у клиентов». Окно конструктора запроса показано на рисунке 33.

Рисунок 33 - Окно конструктора запроса «Количество ПК у клиентов»

Подробную информацию о результатах осмотра ПК клиентов можно получить из запроса «Осмотр ПК (базовый)». На его основе сформированы другие запросы и отчёт. Данный запрос выбирает все сведения из таблиц «Осмотр ПК», «ПК», «Сотрудники», «Отделы» и «Клиенты». Окно конструктора запроса показано на рисунке 34.

Рисунок 34 - Окно конструктора запроса «Осмотр ПК (базовый)»

На основе запроса «Осмотр ПК (базовый)» сформирован запрос «Осмотр ПК за указанный период». Текст запроса приведён в приложении A.

Также на основе запроса «Осмотр ПК (базовый)» сформирован запрос «Осмотр ПК конкретным сотрудником за текущий месяц», на базе которого создан одноимённый отчёт. Текст запроса приведён в приложении Б.

Для получения списка всех маломощных ПК используется запрос «Перечень ПК со слабой архитектурой». Его код приведён в приложении В.

Также после занесения в базу информации об очередном осмотре ПК при необходимости отсеять записи с нормальными параметрами температуры, фрагментации и свободного места на жёстком диске, следует использовать

Запрос «ПК с критическими параметрами при последнем осмотре» выводит те записи, которые содержат критические значения. Его код приводится в приложении Г.

Для вывода результатной информации используются отчёты.

1.Отчёт «Отчёт по аппаратному обеспечению клиентов». Вешний вид окна мастера отчёта представлен на рисунке 35.



Рисунок 35 - Окно конструктора отчёта

«Отчёт по аппаратному обеспечению клиентов»

Нужные данные для отчёта «Отчёт по аппаратному обеспечению клиентов» удобно для начала выбрать с помощью запроса «Аппаратное обеспечение».

Данный запрос на выборку выводит все поля из таблиц «Клиенты», «ПК», «Комплектующие», «Типы оборудования» и «Производители». Окно мастера запроса показано на рисунке 36.

Рисунок 36 - Окно конструктора запроса «Аппаратное обеспечение»

2.Отчёт «Отчёт по программному обеспечению клиентов». Данный отчёт выводит сведения об установленном ПО с группировкой по компьютерам и клиентам.

Отбор нужных данных для отчёта осуществляется с помощью запроса «Программное обеспечение». Данный запрос на выборку выводит все поля из таблиц «Клиенты», «ПК», «Установленное ПО» и «ПО».

Внешний вид окна мастера отчёта представлен на рисунке 37.

Рисунок 37 - Окно конструктора отчёта

«Отчёт по программному обеспечению клиентов»

3.Отчёт «Осмотр ПК конкретным сотрудником за текущий месяц». Данный отчёт основан на базе одноимённого запроса.

Внешний вид окна мастера отчёта представлен на рисунке 38.

Рисунок 38 - Окно конструктора отчёта

«Осмотр ПК конкретным сотрудником за текущий месяц»

2.5 РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

2.5.1 ОПИСАНИЕ ИНТЕРФЕЙСА

Система автоматизации учёта компьютеров и программного обеспечения предназначена для оптимизации обслуживания абонентов на IT-аутсорсинге. Для запуска системы необходимо наличие на компьютере установленной СУБД MS Access 2003 или более поздней версии.

Сразу после запуска системы появляется главное окно (рисунок 39).

Рисунок 39- Главная форма

Это окно содержит кнопки вызова форм для просмотра и заполнения таблиц базы данных, выполнения основных запросов и отчётов. Для удобства кнопки располагаются по группам в логической последовательности. Задача имеет три уровня детализации:

Клиенты;

Компьютера клиентов, периферийное оборудование клиентов;

Комплектующие для каждого компьютера, ПО установленное на каждом компьютере.

Основные сведения о клиентах также отображаются и в главной форме.

Перед началом использования системы необходимо заполнить справочники «Клиенты», «ПО», «Типы ОЗУ», «Типы оборудования», «Производители оборудования», «Отделы собственной фирмы» и «Сотрудники собственной фирмы». Для заполнения справочника нужно нажать соответствующую кнопку в группе «Заполнение справочников» (рисунок 40)



Рисунок 40 - Группа кнопок «Заполнение справочников»

На рисунках 41 - 47 изображены окна форм справочников.

Рисунок 41 - Окно формы справочника «Клиенты»

Рисунок 42 - Окно формы справочника «ПО»

Рисунок 43 - Окно формы справочника «Типы ОЗУ»

Рисунок 44 - Окно формы справочника «Типы оборудования»



Рисунок 45 - Окно формы справочника «Производители»

Рисунок 46 - Окно формы справочника «Отделы»

Рисунок 47 - Окно формы справочника «Сотрудники»

Справочники «Типы ОЗУ», «Типы оборудования» и «Производители оборудования» изначально уже содержат сведения о наиболее распространённых типах и производителях оборудования, заполняются при необходимости внесения новых сведений. Затем необходимо ввести сведения о компьютерах и периферийном оборудовании клиентов. Для этого следует использовать кнопки «Ввод сведений о ПК клиента» и «Ввод сведений о периферийном оборудовании» (рисунок 48).

Рисунок 48 -Кнопки вызова форм для ввода сведений о ПК и периферийном оборудовании клиента

На рисунке 49 изображено окно формы для заполнения сведений о ПК, а на рисунке 50 - окно для ввода сведений о периферийном оборудовании.

Рисунок 49 - Форма «Ввод сведений о ПК клиента»

Рисунок 50 - Форма «Ввод сведений о периферийном оборудовании»

После того как в базу будут введены сведения о ПК, можно будет вводить сведения о комплектующих ПК и установленном программном обеспечении, для чего служат формы, вызываемые нажатием кнопок, расположенных в группах «Ввод сведений для всех клиентов» и «Ввод сведений по конкретному клиенту».

Кнопки, расположенные в группе «Ввод сведений для всех клиентов» (рисунок 51) открывают формы, через которые можно вводить сведения о комплектующих или ПО на компьютерах всех клиентов, при этом будут отображаться сведения о компьютерах всех клиентов. В случае, когда требуется отобразить компьютера только одного клиента, следует использовать кнопки, расположенные в группе «Ввод сведений по конкретному клиенту» (рисунок 52), это удобно в случае когда слишком много клиентов и компьютеров.



Рисунок 51 - Группа кнопок «Ввод сведений для всех клиентов»

Рисунок 52 - Группа кнопок «Ввод сведений по конкретному клиенту»

Форма «Ввести сведения о комплектующих ПК» (рисунок 53) позволяет вводить данные о комплектующих выбранного компьютера, кроме того, в данной форме можно непосредственно вводить и редактировать общую информацию о компьютерах. Форма состоит из двух частей - шапки и табличной части, поля ввода, расположенные в шапке, имеют отношения к общим параметрам ПК, а каждая строка табличной части содержит сведения о конкретном комплектующем.

Рисунок 53 - Форма «Ввести сведения о комплектующих ПК»

Для заполнения базы данных потребуются подробные сведения о каждом комплектующем, которые можно получить при помощи специальных программ для просмотра информации об аппаратной и программной конфигурации компьютера (Everest, SpeedFan, CPU-Z, Aspia).

Форма «Ввести сведения об установленном ПО» (рисунок 54) позволяет вводить данные об установленном программном обеспечении выбранного компьютера, кроме того, в данной форме можно непосредственно вводить и редактировать общую информацию о компьютерах. Форма имеет структуру аналогичную рассмотренной выше, только в данном случае каждая строка табличной части хранит информацию о конкретном ПО, установленном на данном компьютере. Исходные данные можно также получить при помощи программы Everest.

Рисунок 54 - Форма «Ввести сведения об установленном ПО»

При плановом посещении клиентов для выполнения регламентных работ целесообразно проверить техническое состояние обслуживаемых компьютеров: проверить температуру процессора и жёсткого диска, степень фрагментации системного раздела и процент свободного места на нём. От значения этих показателей зависит стабильное функционирование компьютерных систем клиента. Полученные в результате осмотра данные можно занести в базу. Для этого следует использовать форму «Осмотр ПК», показанную на рисунке 55. Данная форма подобна рассмотренной выше, здесь в табличную часть вводятся сведения, полученные при осмотре ПК.

Рисунок 55 - Форма «Осмотр ПК»

Для выбора необходимой информации из базы данных используются запросы. В базе уже сохранены несколько запросов, их можно вызвать при помощи кнопок, расположенных в группе «Запросы» (рисунок 56). Для создания самостоятельных запросов необходимо использовать средства создания запросов в MS Access. Для этого необходимо перейти к окну базы данных Access на закладку «Запросы» (рисунок 57).

Рисунок 56 - Группа кнопок «Запросы»

Рисунок 57 - Вкладка «Запросы»

Подробную информацию о результатах осмотра ПК клиентов можно получить из запроса «Осмотр ПК (базовый)». На его основе сформированы другие запросы и отчёт. Данный запрос выбирает все сведения из таблиц «Осмотр ПК», «ПК», «Сотрудники», «Отделы» и «Клиенты».

На основе запроса «Осмотр ПК (базовый)» сформирован запрос «Осмотр ПК за указанный период». Текст запроса приведён в приложении A.

Пример его выполнения приведён на рисунке 58.



Рисунок 58 - Пример выполнения запроса «Осмотр ПК за указанный период»

Запрос «Количество ПК у клиентов» подсчитывает общее число обслуживаемых компьютеров для каждого клиента.

Пример выполнения запроса показан на рисунке 59.

Рисунок 59 - Пример выполнения запроса «Количество ПК у клиентов»

Запрос «Вывод ПК клиента по его ИНН» выводит общую информацию о компьютерах конкретного клиента. Клиент задаётся вводом его ИНН. Данный запрос используется в формах для ввода данных.

Пример выполнения запроса показан на рисунке 60.

Рисунок 60 - Пример выполнения запроса «Вывод ПК клиента по его ИНН»

Запрос «Осмотр ПК за указанный период» выводит подробные сведения о результатах осмотров за указанный период времени, сведения о сотруднике, проводившем осмотр и клиенте.

Пример его выполнения показан на рисунке 61.

Рисунок 61 - Пример выполнения запроса «Осмотр ПК за указанный период»

Запрос «Осмотр ПК конкретным сотрудником за текущий месяц» позволяет получить подробную информацию обо всех осмотрах, проведённых указанным сотрудником, которые были в текущем месяце. При выполнении запроса следует указать код сотрудника.

Данный запрос сформирован на базе запроса «Осмотр ПК (базовый)». Текст запроса приведён в приложении Б.

Пример его выполнения показан на рисунке 62.

Рисунок 62 - Пример выполнения запроса

«Осмотр ПК конкретным сотрудником за текущий месяц»

Обслуживание ПК подразумевает также апгрейд в случае необходимости. Для получения списка всех маломощных ПК удобно использовать запрос «Перечень ПК со слабой архитектурой». Его код приведён в приложении В.

Пример его выполнения показан на рисунке 63.

Рисунок 63 - Пример выполнения запроса

«Перечень ПК со слабой архитектурой»

После занесения в базу информации об очередном осмотре ПК при необходимости отсеять записи с нормальными параметрами температуры, фрагментации и свободного места на жёстком диске, следует использовать запрос «ПК с критическими параметрами при последнем осмотре».

Его код приводится в приложении Г.

Пример его выполнения показан на рисунке 64.

Рисунок 64 - Пример выполнения запроса

«ПК с критическими параметрами при последнем осмотре»

Основное назначение базы данных - это получение отчётов. Выходная информация представлена в виде отчётов. Отчёты позволяют выводить информацию на печать в удобном виде. Необходимые отчёты пользователь может создать сам, используя конструктор или мастер отчётов

Для просмотра отчётов следует использовать кнопки, расположенные в группе «Отчёты» (рисунок 65).

Рисунок 65 - Группа кнопок «Отчёты»

Для вывода всей информации об аппаратном обеспечении ПК клиентов служит отчёт «Отчёт по аппаратному обеспечению клиентов». Данный отчёт выводит сведения о комплектующих ПК с группировкой по компьютерам и клиентам.

Пример отчёта показан на рисунке 66.

Рисунок 66 - Пример отчёта «Отчёт по аппаратному обеспечению клиентов»

Для вывода всей информации об установленном программном обеспечении на компьютерах клиентов служит отчёт «Отчёт по программному обеспечению клиентов». Данный отчёт выводит сведения об установленном ПО с группировкой по компьютерам и клиентам.

Пример отчёта показан на рисунке 65.

Рисунок 67 - Пример отчёта

«Отчёт по программному обеспечению клиентов»

Для вывода на печать информации обо всех осмотрах, проведённых конкретным сотрудником в течение текущего месяца следует использовать отчёт «Осмотр ПК конкретным сотрудником за текущий месяц». Данный отчёт основан на базе одноимённого запроса. Перед его выполнением следует указать код сотрудника.

Пример данного отчёта показан на рисунке 68.

Рисунок 68 - Пример отчёта

«Осмотр ПК конкретным сотрудником за текущий месяц»

2.5.2 ПОРЯДОК РАБОТЫ

Для начала работы с системой необходимо убедиться, что на машине установлена СУБД Access не ранее 2003 версии. Необходимо запустить файл базы данных «Учёт обслуживания ПК.mdb». На окно «Заблокировать небезопасные выражения» следует ответить «Нет», затем «Да». Затем нужно выбрать «Открыть».

Сразу после запуска базы появится главное окно. Заполнение справочников и основных таблиц базы данных производится при помощи форм. Основные формы, используемые для ввода информации, описаны в пункте «описание интерфейса».

Для быстрого получения необходимой информации из базы данных следует использовать запросы.

Для вывода результатной информации следует использовать отчёты.

Аварийные ситуации.

При работе с базой данных могут возникнуть следующие ошибки:

1. Если ключевое поле какой-либо таблицы не заполнено, то появится окно, изображённое на рисунке 69.

Рисунок 69 - Пустое значение ключевого поля

2. Если в таблице существуют повторяющиеся ключевые значения, то появится окно, изображённое на рисунке 70.

Рисунок 70 - Повторяющиеся значения ключевого поля

3. На рисунке 71 изображено окно, которое появится, если не заполнено поле, являющееся внешним ключом, либо в это поле введено значение, отсутствующее в связанной таблице.

Рисунок 71 - Значение в поле внешнего ключа не найдено в связанной таблице

4. Окно, изображённое на рисунке 72 появляется, если в поле введено значение другого типа, чем тип поля.

Рисунок 72 - Введено значение не того типа данных

Для обеспечения сохранности информации крайне необходимо регулярно делать резервное копирование базы данных. Для создания резервных копий можно использовать штатные средства приложения MS Access, для чего необходимо выбрать пункт меню Сервис / Служебные программы / Резервная копия базы данных…. (рисунок 73). После этого откроется окно сохранения файла, выберите путь, куда следует сохранить файл резервной копии, название можно оставить то, которое предложила система, можно ввести другое.

Рисунок 73 - Путь к команде меню для создания резервной копии.

Если есть возможность, можно скопировать файл средствами операционной системы, предварительно нужно выйти всем пользователям и закрыть приложение MS Access. Для экономии пространства можно использовать программы архиваторы, такие как Rar или 7-zip. Можно использовать внешние программы автоматизаторы для организации автоматического резервного копирования базы данных, а также иных обслуживающих действий по расписанию. Например, можно использовать такие программы, как Xstarter или Automate. Время выполнения задания в расписании следует задавать такое, когда с базой никто не работает.

Оптимизация базы данных.

В процессе работы с базой данных Access при удалении объектов метаданных или записей таблиц, соответствующие данные физически из базы не удаляются. Вследствие этого растёт размер файла базы данных. Для реального удаления данных объектов следует выполнить пункт меню Сервис / Служебные программы / Сжать и восстановить базу данных... (рисунок 74).



Рисунок 74 - Путь к команде меню для сжатия базы данных.

Рекомендации по освоению

Для освоения данной системы рекомендуется ознакомиться с данным руководством пользователя. Также необходимо владеть СУБД MS Access 2003/2007, а также ознакомиться со схемой данных данной системы, если пользователь решит изменить модель базы данных под особенности своей компании.

В демонстрационном файле «Учёт обслуживания ПК.mdb» уже присутствуют заполненные данные. Эти данные не соответствуют ни одной реальной фирме, а предназначены только для ознакомления с особенностями данной системы.

3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ РЕЗУЛЬТАТОВ ВКР

3.1 ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ МЕТОДИКИ РАСЧЁТА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Основные показатели сравнительной эффективности создания и функционирования ЭИС.

Годовая экономия текущих затрат, полученная от функционирования системы.

Дополнительные капитальные вложения (КД), необходимые для создания системы.

Срок окупаемости дополнительных КД.

Расчётный коэффициент эффективности дополнительных КД.

Годовой экономический эффект.

Годовая экономия затрат труда на обработку данных в системе.

Рассмотрим эти показатели.

1.Годовая экономия текущих затрат складывается:

Ст = Сп + Ск,(3)

где Сп - прямая экономия, Ск - косвенная экономия

Косвенную экономию мы рассматривать не будем. Прямая экономия, которую мы получаем от автоматизации обработки информации:

Сп = Сб - Сср,(4)

где Сб - базовый период- это тот период, который берётся до внедрения системы, Сср - сравниваемый период, когда система работает в режиме автоматизации.

Из чего складывается расчёт показателя - сравниваемого периода:

Сср = С1 + С2 + С3 + С4 + С5 + Спр (5)

т.е. складывается из текущих затрат.

С1 - затраты на оплату труда персонала;

С2 - начисления на фонд оплаты труда (в настоящее время это соц. налог 34,5% от ФОТ);

С3 - затраты на сырьё, материалы (картриджи, бумага, комплектующие спирт);

С4 - амортизация оборудования, как правило рассматривается линейная со сроком службы от 3 до 8 лет;

С5 - прочие затраты (расходы на командировки, информационные расходы, плата за кредит, налоги, представительские расходы);

Спр - предпроизводственные затраты, которые требуются дополнительно.

Предпроизводственные затраты - затраты, которые могут быть произведены на создание (покупку) программных средств, на обучение специалистов и т.д.

2.Дополнительные капитальные вложения.

К ним относятся: строительство, аренда помещения, ремонт, покупка сетевого оборудования, средств связи и другое. Стоимость капитальных вложений приводится к одному году функционирования системы, срок функционирования системы оговаривается.

3.Срок окупаемости капитальных вложений:

Т = КД / Ст,(6)

где Ст - годовая экономия текущих затрат, КД - капитальные вложения, приведенные к 1 году

4.Расчётный коэффициент эффективности Ер.

Расчетный коэффициент эффективности есть величина обратная Т,

Ер = 1 / Т. Ен = 0,33 - нормативный коэффициент эффективности.

Если расчётный коэффициент больше или равен Ен, то проект принимается к внедрению, т.е. создание ЭИС эффективно.

5.Годовой экономический эффект

Э = Ст - КД * Ен , Ен = 0,15(7)

6.Годовая экономия трудовых затрат:

Т = Тб - Тср(8)

где Тб - период базовый до внедрения системы, Тср - период, сравниваемый, т.е. период работы системы в режиме автоматизации

3.2 РАСЧЁТ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

1.Годовая экономия текущих затрат:

С1 - затраты на оплату труда персонала;

С2 - начисления на фонд оплаты труда (в настоящее время это соц. налог 34,5% от ФОТ);

С3 - затраты на сырьё, материалы (картриджи, бумага, комплектующие спирт);

С4 - амортизация оборудования, как правило рассматривается линейная со сроком службы от 3 до 8 лет;

С5 - прочие затраты (расходы на командировки, информационные расходы, плата за кредит, налоги, представительские расходы);

Спр - предпроизводственные затраты, которые требуются дополнительно.

Таблица 4 - Расчётная таблица

Затраты	Базовый период (Сб)	Сравниваемый период (Сср)
С1	840 000 руб.	600 000 руб.
С2	289 800 руб.	207 000 руб.
С3	2500 руб.	5000 руб.
С4	0руб.	2500 руб.
С5	1000 руб.	1000 руб.
Спр	-	2000 руб.
Итого	1 133 300 руб.	817 500 руб.

Сп = 1 133 300 - 817 500 =315 800 руб.

Ст = 315 800 руб.

2.Дополнительные капитальные вложения.

Аренда помещения (в год) = 10 000 руб • 60 м2 = 600 000 руб.

Приобретение компьютера (Комплектация: AMD Phenom II X6 1075, 8Гб, 2000Гб, GeForce GTX 560) = 24 000 руб.

Приобретение монитора (17" Acer V173Ab черный 5ms) = 5 000 руб.

Приобретение принтера Canon LBP-6000 = 6 800 руб.

Срок функционирования системы = 10 лет.

Сумма дополнительных капитальных вложений за год =

= 600 000 + (24 000 + 5 000 + 6 800)/ 10 = 603 580 руб.

3.Срок окупаемости капитальных вложений:

Т = 603 580 / 315 800 = 1,91

4.Расчётный коэффициент эффективности Ер.

Ер =1/1,91 = 0,524

Проект эффективен.

5.Годовой экономический эффект

Э = 315 800 - 603 580 • 0,15 = 225 263 руб.

6.Годовая экономия трудовых затрат:

Т = 840 000 - 600 000 = 240 000 руб.

Расчёт показал, что применение системы принёсёт предприятию выгоду, эффект от использования системы составит 225 263 руб. в год.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью данной ВКР является автоматизация деятельности в сфере ИТ-аутсорсинга компании АСЦ Цифровой Мир. Автоматизация необходима с целью повысить эффективность и оперативность работы сотрудников фирмы. ИТ-аутсорсинг является одной из основных видов деятельности предприятия, но тем не менее в настоящее время число клиентов невелико, и за последние 3 года ситуация по направлению ИТ-аутсорсинга в общих чертах не изменилась.

Применение базы данных по автоматизации процесса учёта компьютерной техники клиентов позволит повысить качество и скорость предоставления ИТ услуг, что должно привести к увеличению числа клиентов.

В результате выполнения работы автором были достигнуты поставленные цели, была разработана база данных «Автоматизация учета и анализа обслуживания компьютерной техники и программного обеспечения». База данных предназначается в первую очередь для автоматизации сферы деятельности компании - IT-аутсорсинг или абонентское обслуживание компьютерных систем фирмы-клиента.

Ядром системы является база данных. Реализация базы данных произведена в СУБД MS Access 2003.

В спроектированой базе данных хранятся сведения о:

Компьютеры клиента;

ПО, установленном на компьютерах клиента;

Периферийное оборудование клиента;

Сотрудники фирмы, занятые в сфере IT-аутсорсинга;

Результат осмотра компьютеров клиента.

В информационном обеспечении задачи разработаны таблицы:

Комплектующие

ПК

Установленное ПО

ПО

Осмотр ПК

Периферийное оборудование

Клиенты

Сотрудники

Отделы

Производители

Типы оборудования

Типы ОЗУ

Все таблицы базы данных находятся в третьей нормальной форме.

В работе применена порядковая система кодирования.

Для каждой таблицы имеется форма, облегчающая пользователю просмотр и ввод информации в базу данных.

В системе предусмотрена корректировка данных. При этом используется логический и синтаксический контроль вводимых значений, а также контроль соответствия типу данных.

В руководстве пользователя описан подробный порядок работы с системой начиная с заполнения справочников и заканчивая формированием отчётов.

Проведённый расчёт экономической эффективности показал, что применение данной системы принёсёт предприятию выгоду в размере 225263 руб. в год.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Access 2003. Практическое руководство: В. Е. Кошелев -- Санкт-Петербург, Бином-Пресс, 2008 г.- 464 с.

Microsoft Office 2007. Лучший самоучитель: С. В. Глушаков, А. С. Сурядный -- Санкт-Петербург, АСТ, АСТ Москва, ВКТ, 2008 г.- 448 с.

Аутсорсинг и аутстаффинг. Высокие технологии менеджмента. Б.А.Аникин, И.Л.Рудая. Инфра-М, 2009 г. Твердый переплет, 320 стр.

Аутсорсинг и аутстаффинг: высокие технологии менеджмента. Б. А. Аникин, И. Л. Рудая. Инфра-М, 2007 г. Твердый переплет, 288 стр.

Аутсорсинг. 10 заповедей и 21 инструмент. Евгений Аксенов, Игорь Альтшулер. Питер Пресс, 2008 г. Твердый переплет, 464 стр.

Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2009. - СПб.: БХВ - Петербург, 2009. - 720 с.

Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 6-е издание. - К.; М.; СПб.: Издательский дом "Вильямс", 2008. - 848 с.

ИТ-аутсорсинг. Построение взаимовыгодного сотрудничества. Петер Готтшальк, Ханс Солли-Сетер. Альпина Бизнес Букс, 2007 г. Твердый переплет, 394 стр.

Мартин Грабер. SQL для простых смертных. Издательство «ЛОРИ», 2008

Мандрыкин А.В. Информационные технологии в экономике: учеб пособие / А.В. Мандрыкин, А.В. Непышневский. Воронеж: ВГТУ, 2008, 235 с.

Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ - Петербург, 2007. - 1040 с.

Н.В. Молоткова, И.С. Сахаров. Качество услуг ИТ-аутсорсинга: организационно-технологические решения : Учебное пособие Тамбов : Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2008. - 92 с.

Ершова, Э. Аутсорсинг ИТ: чего ждать от России? / Э. Ершова. - http://www.cnews.ru/.

Калинина, Л. Аутсорсинговые услуги в области информационных технологий: оценка качества / Л. Калинина. - http://www.stq.ru.

Круглов, М.Г. Управление качеством проектов корпоративных информационных систем / М.Г. Круглов, П.М. Козлов. - http://www.stq.ru.

Кузин А.В., Левонисова С.В. - Базы данных. Academia, 2010. - 320 с.

Уилсон, Т. Контроль качества аутсорсинга / Т. Уилсон. - http://www.ccc.ru.

Эффективный аутсорсинг. Понимание, планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений. Жан-Луи Бравар, Роберт Морган. Баланс Бизнес Букс, 2007 г. Твердый переплет, 260 стр.

http://www.shindler.ru/

http://nbiservice.ru/itoutsourcing.html

http://www.pcweek.ru/its/article/detail.php?ID=119156

http://www.mibis.ru/practice.php#

http://www.sib-paritet.ru/story/business/27-autosorsing-za-i-protiv

http://www.compulog.ru/public_mnenie/33-problemy/

http://ctsit.ru/component/content/article/80

http://imis.tut.su/outsourcing/outsourcing.html

http://www.connect.ru/article.asp?id=10557

http://www.bytemag.ru/articles/detail.php?ID=7932

http://i-business.ru/blogs/11392

http://www.biztimes.ru/index.php?artid=1613\

http://inraf.ru/prprak/bd/bd.htm

http://www.taurion.ru/access

http://am.rusimport.ru/MSAccess/default.aspx

http://access.szags.ru/

http://economicportal.ru/ponyatiya-all/ekonomicheskaya-effektivnost.html

http://modern-econ.ru/vvedenie/problemy/potrebnosti-i-resursy/effektivnost.html

http://denizzone.com/

http://sql-school.info/tutor/chto_takoe/osnovy_baz.htm

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Текст запроса «Осмотр ПК за указанный период» на языке SQL

PARAMETERS [Введите начальную дату] DateTime,

[Введите конечную дату] DateTime;

SELECT [Осмотр ПК (базовый)].[Дата и время осмотра],

[Осмотр ПК (базовый)].[Процент фрагментации],

[Осмотр ПК (базовый)].[Температура CPU],

[Осмотр ПК (базовый)].[Температура HDD],

[Осмотр ПК (базовый)].[Состояние кулера],

[Осмотр ПК (базовый)].[Свободно на сис разделе %],

[Осмотр ПК (базовый)].[ФИО пользователя],

[Осмотр ПК (базовый)].[IP-адрес],

[Осмотр ПК (базовый)].[Сетевое имя],

[Осмотр ПК (базовый)].Фамилия,

[Осмотр ПК (базовый)].Имя,

[Осмотр ПК (базовый)].Отчество,

[Осмотр ПК (базовый)].Должность,

[Осмотр ПК (базовый)].Отдел,

[Осмотр ПК (базовый)].Клиент,

[Осмотр ПК (базовый)].ИНН,

[Осмотр ПК (базовый)].КПП

FROM [Осмотр ПК (базовый)]

WHERE ((([Осмотр ПК (базовый)].[Дата и время осмотра]) Between [Введите начальную дату] And [Введите конечную дату]));

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Текст запроса «Осмотр ПК конкретным сотрудником за текущий месяц» на языке SQL

PARAMETERS [Введите код сотрудника] Short;

SELECT [Осмотр ПК (базовый)].Фамилия,

[Осмотр ПК (базовый)].Имя,

[Осмотр ПК (базовый)].Отчество,

[Осмотр ПК (базовый)].Отдел,

[Осмотр ПК (базовый)].[Дата и время осмотра],

[Осмотр ПК (базовый)].[Процент фрагментации],

[Осмотр ПК (базовый)].[Температура CPU],

[Осмотр ПК (базовый)].[Температура HDD],

[Осмотр ПК (базовый)].[Состояние кулера],

[Осмотр ПК (базовый)].[Свободно на сис разделе %],

[Осмотр ПК (базовый)].[ФИО пользователя],

[Осмотр ПК (базовый)].[IP-адрес],

[Осмотр ПК (базовый)].[Сетевое имя],

[Осмотр ПК (базовый)].Клиент,

[Осмотр ПК (базовый)].ИНН,

[Осмотр ПК (базовый)].КПП

FROM [Осмотр ПК (базовый)]

WHERE ([Осмотр ПК (базовый)].[Код сотрудника]=[Введите код сотрудника]) And (Month(Date())=Month([Осмотр ПК (базовый)].[Дата и время осмотра]));

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Текст запроса «Перечень ПК со слабой архитектурой» на языке SQL

SELECT ПК.[Инвентарный номер ПК],

ПК.[Тип ПК], ПК.[ФИО пользователя],

ПК.[Тип ОЗУ],

ПК.[Объём системного раздела (Гб)],

ПК.[Объём ОЗУ (Гб)],

ПК.[Объём HDD (Гб)],

ПК.[Объём видеопамяти (Гб)],

ПК.[IP-адрес],

ПК.[Сетевое имя],

Клиенты.Наименование AS Клиент,

Клиенты.ИНН,

Клиенты.КПП,

Клиенты.[Юридический адрес]

FROM Клиенты INNER JOIN ПК ON Клиенты.[Код клиента] = ПК.[Код клиента]

WHERE (ПК.[Объём ОЗУ (Гб)] < 1) or (ПК.[Объём HDD (Гб)] < 80) or (ПК.[Объём видеопамяти (Гб)] < 0.064);

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Текст запроса «ПК с критическими параметрами при последнем осмотре» на языке SQL

SELECT

[Осмотр ПК].[Дата и время осмотра],

[Осмотр ПК].[Процент фрагментации],

[Осмотр ПК].[Температура CPU],

[Осмотр ПК].[Температура HDD],

[Осмотр ПК].[Состояние кулера],

[Осмотр ПК].[Свободно на сис разделе %],

[Осмотр ПК].[Код сотрудника],

ПК.[Инвентарный номер ПК],

ПК.[Тип ПК],

ПК.[ФИО пользователя],

ПК.[Тип ОЗУ],

ПК.[Объём системного раздела (Гб)],

ПК.[Объём ОЗУ (Гб)],

ПК.[Объём HDD (Гб)],

ПК.[Объём видеопамяти (Гб)],

ПК.[IP-адрес], ПК.[Сетевое имя],

Клиенты.Наименование AS Клиент,

Клиенты.ИНН, Клиенты.КПП,

Клиенты.[Юридический адрес]

FROM

Клиенты INNER JOIN (ПК INNER JOIN [Осмотр ПК] ON

(ПК.[Код клиента] = [Осмотр ПК].[Код клиента]) AND (ПК.[Инвентарный номер ПК] = [Осмотр ПК].[Инвентарный номер ПК])) ON (Клиенты.[Код клиента] = ПК.[Код клиента]) AND

([Осмотр ПК].[Код клиента] = Клиенты.[Код клиента])

WHERE

([Осмотр ПК].[Дата и время осмотра]=

(SELECT Max([Осмотр ПК].[Дата и время осмотра]) AS Выражение1 FROM [Осмотр ПК])) AND

(([Осмотр ПК].[Температура HDD]>45) OR ([Осмотр ПК].[Процент фрагментации]>45) OR ([Осмотр ПК].[Температура CPU]>60) OR ([Осмотр ПК].[Свободно на сис разделе %]<15));

Размещено на Allbest.ru