Описание назначения всех элементов формы создания и редактирования шаблонов приведено в таблице 11.

Форма Form_Add_Shablon предназначена для выбора шаблонов, которые необходимо обработать. В режиме разработки имеет вид, показанный на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10. Вид формы выбора шаблонов для заполнения (Form_Add_Shablon) в режиме конструирования

Описание назначения всех элементов формы выбора шаблонов для редактирования приведено в таблице 12.

Таблица 12. Описание элементов формы создания и редактирования шаблонов

Расчет основных кап. вложений будем производить по формуле:

, (3.3)

где

- капитальные вложения в ЭВМ, для которой предназначена данная программа, руб./год;

- стоимость оборудования, руб.;

- стоимость производственных помещений необходимых для машинной обработки данных, руб.;

- предпроизводственные затраты, р.

Например, для программы создания документов и рекламной продукции в ООО «Истра+» определены следующие значения:

= 25000 руб.;

ЭВМ размещаются на рабочих местах специалистов и имеют в своем составе разнообразные прикладные системы. Следовательно, при использовании ЭВМ и не требуются, следовательно

= 25000 руб.

Расчет дополнительных капвложений будем производить по формуле:

, (3.4)

где

- дополнительные кап. вложения;

- машинное время необходимое пользователю для решения задачи, с помощью данной программы, машино-час/год;

- эффективный годовой фонд времени работы ЭВМ, машино-час/год.

Например, для решения данной задачи ЭВМ выделено по 8 час/дн. (по продолжительности - полный рабочий день), то .

Таким образом

, руб./год.

3.3 Расчет эксплуатационных расходов связанных с использованием разработанной программы

Расчет эксплуатационных затрат на обработку данных программы будем производить по формуле:

, (3.5)

где

- эксплуатационные расходы;

- основная заработная плата обслуживающего персонала, руб./год;

- дополнительная заработная плата обслуживающего персонала, руб./год;

- отчисления на социальные нужды, руб./год;

- амортизационные отчисления на оборудование, руб./год;

- затраты на основные и вспомогательные материалы, руб./год;

- затраты на электроэнергию (исходя из стоимости 0,28 руб./кВт);

- амортизационные отчисления на здания, руб./год.

Так как данная программа предназначена для создания документов и рекламной продукции в ООО «Истра+», то не требуется дополнительного обслуживающего персонала, и так же не требуется амортизационных отчислений на здания, потому что компьютер устанавливается непосредственно на рабочее место.

Для работы на ЭВМ не требуется обслуживающий персонал, устанавливаются они на рабочих местах специалистов, поэтому , , , в этом случае не требуются и равны нулю.

Затраты на электроэнергию B_э определяются исходя из годового фонда рабочего времени и потребляемой ЭВМ мощности (250 Вт).

Годовой объем работ ЭВМ в часах определяется следующим образом:

, (3.6)

где

- среднесуточная загрузка оборудования (6 час.);

253,3 - среднее количество дней работы ЭВМ в течение года.

, часов; , руб./год.

В укрупненных расчетах годовые затраты на основные и вспомогательные материалы (CD/DVD-диски, бумага) определяются в размере 1% от стоимости основного оборудования , руб/год.

Величина рассчитывается по формуле:

, (3.7)

где - срок службы оборудования (для данного оборудования 6 лет).

Эксплуатационные затраты на обработку данных программы создания документов и рекламной продукции в ООО «Истра+» рассчитаем по формуле (3.5):

, руб./год.

Расчет эксплуатационных расходов на 1 час машинного времени производим по формуле:

, (3.8)

.

Расчет годовой экономии эксплуатационных затрат, получаемой в результате применения программы, выполним по следующей по формуле:

, (3.9)

где

- сумма годовой экономии;

- количество работников выполняющих данную задачу вручную;

- основная зарплата работника выполняющего данную задачу вручную.

В рекламном агентстве ООО «Истра+» эту задачу выполняют 1 работник со средней заработной платой 25000 руб./мес., таким образом

, руб/год.

Следовательно, величина , согласно формуле (3.9), составляет

, руб./год.

3.4 Расчет показателей экономической эффективности от внедрения разработанной программы

Срок окупаемости () дополнительных капвложений при разработке программы рассчитаем по формуле:

, года (3.10)

Это составляет 1,57 дней.

Таким образом, в ходе выполнения практической части настоящей работы было разработано и реализовано приложение, позволяющее создавать шаблоны любых документов и производить их одновременное заполнение.

На основании вышеприведенных расчетов можно сделать вывод, что в случае использования программы автоматизации заполнения документов капиталовложения составят 65062,36 руб. При этом годовая экономия эксплуатационных затрат, получаемых в результате применения программы, составит 15122688 руб. По приведенным выше расчетам видно, что данный программный продукт окупится за 1,57 дней.

Заключение

В результате выполнения ВКР были рассмотрены современные программные решения для автоматизации заполнения форм различных документов, внедрение которых позволяет упростить заполнение документов, снижает непроизводительные затраты исключает возможность появления ошибок при ведении документооборота.

В результате, компании, использующие данные программные средства, получают прямую экономическую выгоду.

Чтобы иметь возможность использования всех потенциальных возможностей компьютерной техники, необходимо использовать тот комплекс аппаратных и программных средств, который наиболее соответствует поставленным целям и задачам.

В этой связи, для современных компаний различного уровня необходимы компьютерные программы, которые упрощают процесс управления компанией. Также необходима наиболее полная информация о возможностях современного программного обеспечения и имеющегося в наличии компьютерного оборудования.

В итоге выполнения ВКР была достигнута ее цель, а также решены поставленные задачи: были изучены особенности организации документооборота в ООО «Истра+».

В результате проведенного сравнительного анализа современных средств программирования высокого уровня, была выбрана среда объектно-ориентированного программирования высокого уровня Delphi 7 в состав которой входят необходимые технологии.

Разработанное программное обеспечение позволяет предварительно создавать шаблоны документов с установленными в определенных позициях ключами. В процессе работе приложения для каждого ключа выбирается одно из ранее предопределенных значений. Приложением выполняется замена ключей на соответствующие, выбранные пользователем, значения.

Имеется возможность одновременного заполнения нескольких шаблонов, что значительно ускоряет заполнение документов.

Просмотр заполненных документов осуществляется при помощи такого популярного текстового процессора, как Microsoft Word.

В любой момент пользователь имеет возможность создать новый ключ, а также соответствующие варианты замен для данного ключа.

Сохранение заполненных документов осуществляется в указанную пользователем папку. Имя каждого файла заполненного документа образуется из имени исходного шаблона, к которому добавляется дата заполнения.

Разработанный программный продукт может быть рекомендован к использованию в различных производственных и экономических сферах, в которых имеется набор форм типовых документов.

Разработанное приложение имеет стандартный пользовательский интерфейс Windows и может работать под управлением таких версий данной операционной системы, как Windows XP / 7 / 8 / 10.

Список использованных источников

1. ИБР: Делопроизводство [электронный ресурс] // http://www.doc-online.ru/software/ibr/ (дата обращения 13.03.17).

2. Лесневский, А.С. Объектно-ориентированное программирование для начинающих [Текст] / А.С. Лесневский. - СПб.: Бином. Лаборатория знаний, 2012. - 232 с.

3. Globus Professional - система автоматизации нового поколения! [Электронный ресурс] // http://www.globusprof.ru/solutions/globus-professional (дата обращения 13.03.17).

4. ИБР: Делопроизводство [электронный ресурс] // http://www.doc-online.ru/software/ibr/ (дата обращения 13.03.17).

5. FreshDoc - сервис для удобной работы с документами: создание по шаблонам, хранение, учет [Электронный ресурс] // http://www.freshdoc.ru/ (дата обращения 13.03.17).

6. Описание программы «Автозаполнение шаблонов» [электронный ресурс] // http://www.softaccess.ru/descript.php?str=19/0# (дата обращения 13.03.17).

7. О системе E1. Оптимизация документооборота, схема WorkFlow [электронный ресурс] // www.evfrat.ru/about/ (дата обращения 13.03.17).

8. УниДок 2.00 [электронный ресурс] // http://soft.oszone.net/program/1447/UniDok/ (дата обращения 13.03.17).

9. Автоматизируемые процессы в СЭД iTs-Office [Электронный ресурс] // http://its.dn.ua/web/its3.nsf/0/Automated-processes (дата обращения 13.03.17).

10. RiDoc - программа для сканирования документов [электронный ресурс] // http://riman.ru/ridocinfo.php (дата обращения 13.03.17).

11. Система электронного документооборота UMS Docs [электронный ресурс] // http://iteranet.ru/it-novosti/2013/08/20/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-ums-docs/ (дата обращения 13.03.17).

12. Form Pilot Home. Заполняем бумажные бланки [электронный ресурс] // http://soft.sibnet.ru/review/?id=71 (дата обращения 13.03.17).

13. Объектно-ориентированное программирование [электронный ресурс] // http://prog-cpp.ru/oop/ (дата обращения 13.03.17)/

14. Component Object Model [электронный ресурс] // https://ru.wikipedia.org/wiki/Component_Object_Model (дата обращения 13.03.17).

15. Самоучитель по Visual FoxPro 7. Визуальное объектно-ориентированное программирование [электронный ресурс] // http://dit.isuct.ru/ivt/books/DBMS/DBMS16/subd/FoxPro7/glava19.html (дата обращения 13.03.17).

16. Фленов, М. Е. Библия Delphi [Текст] / М. Е. Фленов. - СПб.: BHV, 2009. - 800 с.

17. Visual C++ для начинающих [Электронный ресурс] // http://www.hardline.ru/1/5/1444/1845-1.html (дата обращения 13.03.17).

18. Нил Дж. Рубенкинг. Язык программирования Delphi для «чайников» [Текст] / Нил Дж. Рубенкинг. - М.: Диалектика, 2012. - 336 с.

Приложения

Код главного модуля приложения

unit Unit1;

interface

uses

Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms,

Dialogs, StdCtrls, IniFiles, ComObj, ComCtrls, StrUtils;

type

TMain_Form = class(TForm)

Button1: TButton;

Button2: TButton;

Button3: TButton;

Button4: TButton;

Label1: TLabel;

progressbar1: TProgressBar;

procedure Button1Click(Sender: TObject);

procedure FormCreate(Sender: TObject);

procedure Button2Click(Sender: TObject);

procedure Button3Click(Sender: TObject);

procedure Button4Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

{ Public declarations }

procedure chenie_INI(var Max_Nom: integer); // Чтение из INI файла

end;

var

Main_Form: TMain_Form;

Path:String; // Переменная, где будет храниться путь к программе

Max_Nomer: integer; // Максимальный номер имеющихся параметров

Kolvo_param: integer; // Количество параметров для заполнения

Ini: TIniFile; // Переменная инициализационного файла

section: string; // Наименование секции

Kod_param: array[1..100] of string; // Коды параметров

Naim: array[1..100] of string; // Наименования параметров

Sort_Naim: array[1..100] of string; // Отсортированные наименования параметров

Primer: array[1..100] of string; // Примеры параметров

Kol_files: integer; // Количество выбранных файлов-шаблонов

Full_File_names: array[1..100] of string; // Полные пути и имена файлов открываемых шаблонов

Nomer_param: integer; // Номер выводимого параметра

Znach: array[1..100] of string; // Значения параметров

New_File_names: array[1..100] of string; // Имена файлов для сохранения

implementation

{$R *.dfm}

uses unit2, Unit3, Unit4, Unit5, Unit6, Unit7;

procedure TMain_Form.chenie_INI(var Max_Nom: integer); // Чтение из INI-файла

var

i,j: integer; // Переменные цикла

k:string; // Временная переменная для сортировки

begin

Kolvo_param:=0; // Обнуление количества используемых параметров

for i:=1 to Max_Nom do // Цикл до максимального номера

begin

section:='$'+inttostr(i)+'$'; // Получение имени секции

if (ini.SectionExists(section)) then // Если секция существует

begin

Kolvo_param:=Kolvo_param+1; // Увеличение счетчика параметров

// Вывод параметров секции

Kod_param[i]:=section;

Naim[i]:=ini.ReadString(section,'Наименование','');

Sort_Naim[Kolvo_param]:=Naim[i];

Primer[i]:=ini.ReadString(section,'Пример','');

end;

end;

// Сортировка наименований ключей для вывода в выпадающем списке

for i:= 1 to Kolvo_param-1 do

for j:= 1 to Kolvo_param-i do

if Sort_Naim[j] > Sort_Naim[j+1] then begin

k:= Sort_Naim[j];

Sort_Naim[j]:= Sort_Naim[j+1];

Sort_Naim[j+1]:= k

end;

// Вывод параметров в выпадающей список на форме редактирования ключей (Form3)

Form_Redakt_keys.Keys.Clear; // Очистка выпадающего списка выбора реадктируемых параметров

Form_New_Shablon.Parametrs.Clear; // Очистка выпадающего списка выбора редактируемых параметров

for i:= 1 to Kolvo_param do

begin

Form_Redakt_keys.Keys.Items.Add(Sort_Naim[i]); // Вывод редактируемых параметров в выпадающий список

Form_New_Shablon.Parametrs.Items.Add(Sort_Naim[i]); // Вывод редактируемых параметров в выпадающий список

end;

end;

procedure TMain_Form.Button1Click(Sender: TObject);// Добавление нового ключа

var

ks: integer; // Количество добавляемых вариантов

variant: string;

begin

Form_New_Key.Naim_Edit.Clear; // Очистить поле Наименование

Form_New_Key.Primer.Clear; // Очистить варианты

Form_New_Key.Key_Label.Caption:='$'+inttostr(Max_Nomer+1)+'$'; // Вывод нового ключа

Form_New_Key.ShowModal; // Открытие формы ввода параметров нового ключа

section:='$'+inttostr(Max_Nomer+1)+'$'; // Получение имени секции

// Если наименование и пример нового параметра не пусты

if ((Form_New_Key.Naim_Edit.Text<>'') and (Form_New_Key.Primer.Text<>'')) then

begin

Max_Nomer:=Max_Nomer+1; // Увеличить максимальный номер

ini.WriteInteger('COMMON','Макс_номер',Max_Nomer);

ini.WriteString(section,'Наименование',Form_New_Key.Naim_Edit.Text);

ini.WriteInteger(section,'Количество_вариантов',Form_New_Key.Primer.Lines.Count);

for ks:=1 to Form_New_Key.Primer.Lines.Count do

begin

variant:='Вариант'+inttostr(ks);

ini.WriteString(section,variant,Form_New_Key.Primer.Lines[ks-1]);

end;

end;

end;

procedure TMain_Form.FormCreate(Sender: TObject);

// При создании формы Form1

begin

Path:=Application.ExeName; // полный путь и название запущенной программы

Path:=ExtractFileDir(Path); // отбрасываем название программы. Остается путь.

if Path[Length(Path)]<>'\' then Path:=Path+'\'; // если последний символ не \ то добавить его

Ini:=TIniFile.Create(Path+'nastroik.ini'); // полный путь к программе и имя ini файла

Max_Nomer:=Ini.ReadInteger('COMMON','Макс_номер',0);

end;

procedure TMain_Form.Button2Click(Sender: TObject); // Редактирование файла настроек

var

ks:integer; // Количество вариантов

variant:string;

begin

Main_Form.chenie_INI(Max_Nomer); // Чтение параметров из инициализационного файла

Form_Redakt_keys.Key_Label.Caption:=''; // Очистка ключа

Form_Redakt_keys.Naim_Edit.Clear; // Очистка поля Наименование

Form_Redakt_keys.Primer.Clear; // Очистка многострочного списка вариантов

Form_Redakt_keys.ShowModal; // Открытие формы редактирования ключей замен

section:=Form_Redakt_keys.Key_Label.Caption; // Имя секции

if Form_Redakt_keys.Keys.Text<>'' then

begin

ini.EraseSection(section); // Удалить всю секцию

ini.WriteString(section,'Наименование',Form_Redakt_Keys.Naim_Edit.Text);

ini.WriteInteger(section,'Количество_вариантов',Form_Redakt_Keys.Primer.Lines.Count);

for ks:=1 to Form_Redakt_Keys.Primer.Lines.Count do

begin

variant:='Вариант'+inttostr(ks);

ini.WriteString(section,variant,Form_Redakt_Keys.Primer.Lines[ks-1]);

end;

end;

// ini.WriteString(section,'Наименование',Form_Redakt_keys.Naim_Edit.Text); // Запись наименования нового ключа

// ini.WriteString(section,'Пример',Form_Redakt_keys.Primer_Edit.Text); // Запись примера нового ключа

end;

procedure TMain_Form.Button3Click(Sender: TObject);

begin

Main_Form.chenie_INI(Max_Nomer); // Чтение параметров из инициализационного файла

Form_New_Shablon.ShowModal;

end;

procedure TMain_Form.Button4Click(Sender: TObject);

// Выполнить обработку

var

COM_Word: variant;

i,n: integer; // Переменные циклов

begin

Form_Add_Shablon.Vibr_files.Clear;

Form_Add_Shablon.ShowModal; // Открытие формы выбора шаблонов

Kol_files:=0; // Обнуление счетчика выбранных файлов-шаблонов

for i:=0 to Form_Add_Shablon.Vibr_files.Items.Count-1 do // Цикл по количеству выбранных шаблонов

begin

Kol_files:=Kol_files+1;

Full_File_Names[Kol_files]:=Form_Add_Shablon.Vibr_files.items.Strings[i];

// Vibr_files.Items.Add(Form_Add_Shablon.Vibr_files.items.Strings[i]);

end;

Nomer_param:=0; // Обнуление счетчика параметров

Main_Form.chenie_INI(Max_Nomer); // Чтение параметров из инициализационного файла

for i:=1 to Max_Nomer do // Цикл до максимального номера секции

begin

section:='$'+inttostr(i)+'$'; // Получение имени секции

if (ini.SectionExists(section)) then // Проверка существования секции

Nomer_param:=Nomer_param+1; // Увеличение счетчика испоьзуеых параметровв

end;

Form_Zamens.ShowModal; // Открыть форму задания параметров замен

for n:=1 to Max_Nomer do

znach[n]:=TComboBox(Form_Zamens.FindComponent('Vibor'+IntToStr(n))).Text;

Form_Save_Dir.ShowModal; // Открыть форму выбора каталога для сохранения

COM_Word:=CreateOleObject('Word.Application');

for i:=1 to Kol_files do // Цикл по количеству выбранных шаблонов

begin

progressbar1.Position:=Round(100*i/Kol_files); // Вывод ProgressBar

COM_Word.visible:=true;

COM_Word.Documents.open(Full_File_Names[i]);