По сравнению с предыдущими версиями в Microsoft Office добавлены новые возможности, которые обеспечивают совместную работу над документами членов группы, обмен контактной информацией с партнерами и заказчиками, получение и использование данных из других организаций. В настоящее время значительная часть информации хранится не только на жестких дисках персональных компьютеров, но и на сетевых серверах и веб-серверах.

Увеличилась степень интеграции программ Office с Интернетом: веб-страницы и сообщения электронной почты можно редактировать и отсылать другим пользователям непосредственно из Word и Excel, технология Shared Workspace позволяет быстро загружать требуемые документы из локальной сети или с удаленных узлов Интернета.

С помощью Office 2003 и Windows SharePoint Services над одним документом совместно могут работать несколько пользователей. Документ Microsoft Office можно сохранить в общих рабочих областях. Для создания рабочих областей для собраний требуется Microsoft Windows® Server 2003, на котором выполняются службы Microsoft Windows SharePoint. В рамках совместного проекта каждый пользователь будет работать над определенным разделом документа. При этом он будет видеть, какие изменения вносят другие. Встроенный интерфейс системы передачи мгновенных сообщений Microsoft Windows автоматически подключает других сотрудников к документу и позволяет мгновенно обменивайтесь идеями.

В Office 2003 обеспечена более широкая по сравнению с Office XP поддержка языка XML (Extensible Markup Language) -- универсального стандарта обмена данными между платформами, что позволяет разработчикам создавать решения, включающие данные из разных источников, облегчает обмен информацией между пользователями разных организаций. Представленные в этом формате документы можно читать посредством любого браузера или в других программ просмотра Интернета. (Более подробно о языках HTML и XML см главу 27 раздел «Сохранение и использование файлов в формате HTML и XML»).

Microsoft Office 2003 предлагает новые решения в областях управления процессами и взаимодействия с информационной системой, защиты информации (поддержка Windows Rights Management), коллективной работы (Document Workspaces и Meeting Workspaces), координации и организации задач, проектов (Outlook Search Folders, Quick Flags, Rules and Alerts). Пользователи и компании могут контролировать, кто читает их электронную почту и документы. Всплывающие уведомления информируют пользователя о получении новых сообщений электронной почты вне зависимости от того, в какой программе он работает.

Встроенная в Microsoft Office 2003 система управления правами на доступ к информации (IRM -- Information Rights Management), позволяет задать круг лиц, имеющих право на просмотр и изменение документа, блокировать копирование и печать файлов, а также установить определенный срок действия, по истечении которого другие пользователи не смогут просматривать или изменять документ. Настраиваемые шаблоны позволяют ограничить круг лиц, имеющих доступ к информации. Например, шаблон конфиденциально позволяет создать файлы, которые нельзя распечатать, перенаправить и копировать.

2.4 Задание № 1 -- «Анализ и выработка согласованной финансовой политики на предприятии в MS Excel»

Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финансовых, технике-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.

Электронные таблицы Excel позволяют обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм. Их можно использовать и в повседневной жизни для учета и анализа расходования денежных средств: при ежедневной покупке продуктов и хозяйственных товаров, при оплате счетов и т.д.

Электронная таблица имеет вид прямоугольной матрицы, разделенной на столбцы и строки. В ней могут храниться различные данные: тексты, числа, даты, результаты выполнения арифметических, логических или других операций над исходной информацией.

Возможность быстрого пересчета данных при поступлении новой информации, расиста нескольких вариантов исходных данных облегчает моделирование различных ситуаций и выбор оптимального варианта.

Электронные таблицы можно легко вставить в документ, составленный в текстовом процессоре Word или другом приложении Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, входящих в пакет, позволяет повысить эффективность работы пользователя, создавать профессионально оформленные документы и использовать возможности локальной и глобальной информационной сети (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

2.5 Задание № 2 -- «Разработка базы данных при помощи Microsoft Access»

Access является одной из самых популярных настольных систем управления базами данных (СУБД), которая может работать с текстовыми файлами, с электронными таблицами и базами данных наиболее популярных форматов.

База данных хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает нам упорядочить информацию по различным признакам и позволяет быстро делать выборку с произвольным сочетанием признаков. В качестве данных может использоваться любая информация, хранящаяся на диске компьютера; сочетания символов, слова, файлы, рисунки, объекты и т.д. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.

Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы. Его можно использовать для анализа данных, для создания динамических веб-страниц, в которых автоматически будут отображаться изменения данных. С его помощью можно создавать приложения баз данных, например приложения клиент/сервер.

Access может работать в качестве:

* автономной СУБД для настольных систем;

* СУБД для файлового сервера;

* как интерфейсный клиент для связи с серверными СУБД масштаба предприятия, например, с Microsoft SQL Server.

Access 2003 представляет собой мощную платформу для создания настольных приложений и приложений клиент/сервер уровня подразделения или целого предприятия.

Access 2003 позволяет преобразовывать базы данных Microsoft Access в формат Microsoft SQL Server, предоставляет двухстороннюю поддержку XML. Ддя интеграции инструментария Access с базами данных MS SQL используются быстродействующие средства доступа к базам данных на основе интерфейса OLE-DB.

Access хранит все данные в одном файле, несмотря на то, что они могут быть распределены по разным таблицам. Таблицы с данными, их индексы, формы, отчеты хранятся в файлах с расширением .mdb (Microsoft Access database). Закрытый формат файлов с расширением .mde позволяет не включать исходный код VBA в распространяемые приложения Access. Файлы .adp (Microsoft Access project) обеспечивают подключение к интегрированным хранилищам данных SQL Server 2000 через соединение OLE DB, что позволяет создавать полноценные приложения, имеющие архитектуру клиент/сервер.

По умолчанию в Access используются файлы с расширением .mdb. Этот формат позволяет разработчикам сохранять файлы как *.mde или *.ade. При этом любой код Visual Basic компилируется, и исходный код исключается как из файла базы данных Access (.MDB), так и из файла проекта Access (.ADP), что обеспечивает более надежную защиту.

Создадим базу данных «Телефоны».

База данных содержит четыре таблицы (рис. 2.1)

Рис. 2.1 - Таблицы БД «Телефоны»

Таблица Emails содержит данные об электронных адресах и состоит из 2 полей (рис. 2.2): Код человека и сам Email.

Рис. 2.2 - Таблица «Emails»

Таблица ICQ содержит данные об ICQ номерах и состоит из 2 полей (рис. 2.3): Код человека и сам ICQ.

Рис. 2.3 - Таблица «ICQ»

Таблица People содержит данные о людях и состоит из 3 полей (рис. 2.4): Код человека, Фамилия Имя Отчество и Адрес проживания.

Рис. 2.4 - Таблица «People»

Таблица Phones содержит данные о телефонах и состоит из 3 полей (рис. 2.5): Код человека, Номер телефона и Тип телефона.

Рис. 2.5 - Таблица «Phones»

Таблица TypePhone содержит данные о типах телефонах и состоит из 2 полей (рис. 2.6): Код типа поля, Наименование типа.

Рис. 2.5 - Таблица «TypePhone»

Обобщенный отчет выбирается с помощью запроса “Телефоны” (рис. 2.6)

Рис. 2.6 - Структура запроса «Телефоны»

Отчет, который строится по этому запросу выглядит следующим оброзом (рис. 2.7)

Рис. 2.7 - Отчет «Телефоны»

База данных содержит 3 формы: Основная, которая запускается при открытии базы, форма данных и форма типов телефонов (рис. 2.8 - 2.10)

Рис. 2.8 - Основная форма

Рис. 2.9 - Форма данные

Рис. 2.10 - Форма типов телефонов

Связи между таблицами показаны на рис. 2.11

Рис. 2.11 - Связи БД «Телефоны»

2.6 Задание № 3 -- «Создание простейшей Web-страницы»

Всемирная паутина (World Wide Web -- WWW) состоит из множества связанных между собой электронных документов, представляющих кладезь информационных данных, описанных с помощью специальных технологических правил. Эти правила составляются на языке гипертекстовой разметки HTML (HyperText Markup Language).

Можно с уверенностью сказать, что сегодня язык разметки HTML является основой всех размещенных в Интернете электронных документов. Он выступает в роли некоего фундамента, на базе которого реализуются прочие сетевые программные технологии, призванные в конечном итоге повысить общую привлекательность, эффективность и интерактивность носителей информационных данных в Сети. Так же как обычный фундамент строящегося дома представляет собой несущую конструкцию, на которой впоследствии возводятся стены, HTML служит простейшим и по большому счету незаменимым средством создания гипертекстовых документов, которое в совокупности с более гибкими и функциональными интернет-технологиями позволяет получать воистину фантастические результаты.

HTML постоянно набирает популярность, причем не только в сфере интернет-технологий, но и в области предоставления презентационных услуг, рекламно-выставочной деятельности, внедряется в состав программного обеспечения и пр. Корпоративные клиенты все чаще разрабатывают CD-презентации и демонстрационные ролики, заказывают электронные визитки и рекламные обращения. Частный пользователь все больше склоняется к мысли о составлении интерактивных портфолио и резюме, позволяющих, в отличие от листа бумаги, ярче и привлекательнее преподнести свои знания и умения потенциальному работодателю. Разработчики ПО (программного обеспечения) делают информационные и рекламные вставки справочного характера внутри создаваемых ими программных пакетов. И все это так или иначе реализуется с помощью простого и доступного, но вместе с тем эффективного языка разметки HTML.

Язык HTML представляет собой набор специальных правил. Каждому правилу соответствует свое название, свойство и значение. Например, чтобы задать правило жирного начертания обыкновенного текста, необходимо использовать следующую HTML-конструкцию:

<В>Обыкновенный текст</В>

Как видно из примера, текст, который должен отображаться жирным начертанием, обособлен группами символов <в> и </в>. Такие группы принято называть тегами.

Структура любого тега подразумевает указание самого тега, его параметра и значения этого параметра. При этом наименование параметра и его значения может писаться как строчными, так и прописными буквами. Значение параметра ставится в кавычки.

Кроме того, параметры и их значения могут либо вообще отсутствовать у какого-то определенного тега, либо считаться необязательными и устанавливаемыми только в случае изменения стандартных характеристик тега:

<TABLE WIDTH="100%" BORDER>

В приведенном примере для тега построения таблицы <TABLE> один параметр (WIDTH) указан со значением, другой (BORDER) такового не содержит.

Некоторые теги могут указываться вообще безо всяких параметров (например, принудительный перенос строки <BR>). Другие теги могут включать несколько значений одного параметра ("INDEX, FOLLOW" для мета определения "robots").

Любой HTML-документ содержит три основных обязательных раздела: HTML,

HEAD и BODY.

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В наше время применение различных информационных технологий можно встретить практически в любой фирме или организации, будь это маленький продуктовый склад за углом вашего дома или огромная интернациональная корпорация, по-ставляющая «… необходимые каждому подставки для ног…» во все страны мира. Любой экономический субъект сегодня, так или иначе, сталкивается с необходимостью обрабатывать ин-формацию. Причем объемы этой информации порой могут дос-тигать таких немыслимых размеров, что компаниям приходится выкладывать фантастические суммы на приобретение как тех-нических, так и программных средств для ее обработки.

Этим объясняются быстрые темпы развития компаний, за-нимающихся разработкой и производством прикладных пакетов программ, например таких, как Microsoft Office. Развитие про-граммных средств, в свою очередь, влечет за собой развитие и технических средств для их реализации. Таким образом, двига-ется вперед огромная индустрия по производству, хранению и поиску информации, а также различных технологий и способов ее обработки и использования.

Сегодня в мире ситуация обстоит таким образом, что любой субъект, обладающий достоверной и оперативной информацией, всегда будет идти на несколько шагов впереди любого другого. Развитие информационных технологий для многих компаний стало основополагающим фактором их процветания и получе-ния ими огромных прибылей. Например, через одну только сфе-ру Интернет-бизнеса прокручиваются сотни миллионов долла-ров, и с каждым годом эта цифра увеличивается на порядок.

Никто не отрицает необходимости повсеместного внедре-ния информационных технологий. Проблема заключается в том, что недостаточно, например, установить у себя дома или в офи-се компьютер с необходимым программным обеспечением, для того чтобы эти технологии заработали в полном объеме и стали приносить отдачу от вложенных в них средств. Гораздо важнее научится пользоваться и управлять информацией, прикладными пакетами программ для ее обработки, техническими компонен-тами и многим другим. Во всем мире ощущается острая нехват-ка именно таких специалистов, которые теоретически владеют и могут применить на практике те или иные информационные технологии и способны управлять сложными информационны-ми системами. Этот вывод был уже сделал мною давно, поэтому я твердо уверен в необходимости формирования подобного рода человеческих ресурсов.

Естественно, это возможно только благодаря глубокому изучению как самих информационных технологий, так и спосо-бов их применения в той или иной сфере деятельности. В эко-номической сфере, например, необходимо знание различных прикладных программ (офисных программ, программ ведения бухгалтерского учета, программ для обработки статистических данных и выполнения математических вычислений), необходи-мо уметь применить их возможности при решении конкретных задач.

В ходе работы сделан расчет

Создана база данных «Телефоны» в Microsoft Access, а также разработана HTML страница с использованием основных тэгов.

Таким образом, можно сделать вывод, что при решении тех или иных экономических, и не только, задач с применением раз-личных информационных технологий необходимы глубокая теоретическая подготовка и умение применять ее на практике, используя при этом специальные технические и программные средства.

4. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Информационные технологии в экономике и управлении: Учеб. пособие / А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. -- М.:КНОРУС, 2005. -- 160 с.

2. Уткин В.Б., Балдин К.В. -- Информационные системы и технологии в экономике: Учебник для вузов. -- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. -- 335 с.

3. Информационные технологии в экономике / Под ред. д.э.н., проф. Ю.Ф. Симионова. Серия «Высшее образование». -- Ростов-на-Дону: Феникс, 2003. -- 352 с.

4. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник для вузов / Т. П. Барановская; ред. В. И. Лойко. -- 2-е изд., перераб. и доп.. -- М.: Финансы и статистика, 2005. -- 412 с.

5. Гришин В.Н., Панфилова Е.Е. Информационные техно-логии в профессиональной деятельности: Учебник. -- М.: ФО-РУМ: ИНФРА-М, 2005. -- 416 с.

6. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.В. Трофимова. -- 2-е изд., перераб. и доп.. -- М.: Высшее образование, 2007. -- 480 с.

7. Харитонова И., Михеева В. Microsoft Access 2000: Руко-водство. -- СПб.: БХВ-Санкт-Петербург, 1999. -- 1088 с.

8. С.Ю.Власенко Microsoft Word 2002. -- СПб.: БХВ-Петербург, 2002. -- 992 с.

9. Ветров С.И. Пакет приложений Microsoft Office XP для операционной системы Microsoft Windows XP. -- М.: СОЛОН-Р, 2002. -- 544с.

10. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003. -- М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003. -- 957с.

11. Быстро и легко осваиваем работу на компьютере: Учеб. пособие / Под. ред. Ф.А. Резникова. -- М.: Лучшие книги, 2004. -- 448с.

12. Информатика. Базовый курс / Симонович С.В. и др. -- СПб.: Изд-во Питер, 1999. -- 640 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А Внешний вид Web-страницы