Эволюция делопроизводства и офисных технологий

Единая для всех приложений Office 2000 модель подключения программных расширений. Сами расширения COM Add-In могут создаваться с помощью любого инструмента, поддерживающего разработку COM-компонентов (VB, VC++, VJ++, MOD 2000 и др.).

Расширенная событийная модель

Word и PowerPoint включают свыше двух десятков новых событий, которые ранее относились только к окнам и документам.

Новые функции и объекты VBA 6.0

Набор новых функций обработки строк. Объекты FileSystemObject и Dictionary, а также ряд других новых функций VB 6. Как уверяет Microsoft, теперь VBA=VB с точки зрения языка

Защита документов от вирусов (только для Excel, Word, Outlook и PowerPoint)

1. Приложения Office могут включать антивирусное ПО для определения «настоящих» вирусов, написанных не только на VBA.

2. Для VBA-проектов используется механизм цифровой подписи и защиты от «несертифицированных» программ (в русской версии пока работает лишь на 50% из-за ошибок локализации)

Поддержка доступа к базам данных по технологии OLEDB/ADO

Включает последние версии библиотек: ADO 2.1 Library и ADO 2.1 Extensions for DLL and Security.

Редактор сценариев (кроме OutLook)

Интегрированная среда для разработки офисных документов в виде Web-страниц. Позволяет добавлять к HTML-документам сценарии (скрипты), встроенные элементы управления и компоненты ActiveX

Web-компоненты

Набор элементов управления ActiveX для поддержки публикаций таблиц, графиков, сводных таблиц и информации из баз данных на Web

Cерверные расширения

Библиотека MS Office Server Extensions позволяет программным образом управлять онлайновыми внутренними дискуссиями

Объект Data Access Page

Новый объект Access позволяет отображать информацию из баз данных в среде браузера в виде Web-страниц с использованием возможностей DHTML

Объекты HTML-Project и Scripts

Предоставляют в документы свойства и методы блоков сценариев, а также свойства и методы HTML-кода

Создание Help-файлов

Теперь пользователь может создавать файлы Справки, используя все возможности Web-страниц, включая поддержку сценариев, DHTML и элементов управления ActiveX

2.2 Microsoft Office Standard Edition 2003

Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы: Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003.

Microsoft Word 2003

Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности.

Microsoft Word - настолько широко распространенный текстовый процессор, что его файловый формат (.doc) стал стандартом дефакто для всех разработчиков офисных приложений.

Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов).

Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание.

На уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).

Рисунок 2.1 - Microsoft Word 2003

На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных списков и т.д.).

Программа также позволяет форматировать разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют свой формат колонки, колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.

Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили.

Стиль - это именованный и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.

Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

Word предлагает встроенные средства графики, позволяющие включать в текст схемы, чертежи и диаграммы.

Важной особенностью программы является возможность поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.

В Word 2003 реализованы также новые возможности доступа к дополнительным ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п.), которые собраны на специальном Web-узле Microsoft Office Online.

В последнее время появился ряд новых интерактивных служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в Интернет - магазинах.

Число подобных сервисов будет постоянно расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам.

Поддержка в Word 2003 формата файла XML позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этом форматирования Word. При сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.

Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.

Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.

Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.

Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений.



Рисунок 2.2 - Microsoft Excel 2003

Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.

Excel предлагает мощный аппарат для решения задач подбора параметров, статистического анализа данных и т.д. Программа имеет возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных).

За счет поддержки языка XML Microsoft Office Excel 2003 позволяет считывать данные из любой заданной пользователем XML-схемы. Можно также использовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2003 для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующем хранилище XML-данных.

Microsoft Outlook 2003

Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.

Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.

Рис. 2.3 - Программа Microsoft Outlook объединяет функции электронной почты, личного календаря, совместного планирования и управления личной информацией

Outlook можно использовать и для планирования групповой работы. Например, при работе в корпоративной сети можно посмотреть расписание свободного времени сотрудников, которых нужно пригласить на совещание, и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время.

В последней версии (Outlook 2003) программа существенно изменилась. Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране в виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).



Рисунок 2.4 - Microsoft Outlook 2003

Появились новые возможности управления письмами. Функция "интеллектуальной группировки" почты позволяет упорядочить письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний месяц, за последний год. Щелкнув мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют определенным критериям.

Еще одно новшество позволяет более эффективно сортировать и обрабатывать почту. Речь идет о виртуальных папках поиска, отображающих результаты определенных поисковых запросов. При этом все элементы электронной почты остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок поиска легко группировать письма по определенным критериям. В Outlook 2003 появился настраиваемый фильтр спама1). Программа фильтрует сообщения с подозрением на спам и автоматически перемещает их в папку "Нежелательная почта" (Junk e-mail folder).

Microsoft PowerPoint 2003

Microsoft PowerPoint - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа PowerPoint оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.

PowerPoint позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. PowerPoint дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

Переходы между слайдами при демонстрации презентации с компьютера могут быть анимированы различными способами. Можно анимировать также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, PowerPoint предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.

Microsoft PowerPoint позволяет транслировать презентации на широкую аудиторию через Интернет.

По мере развития Microsoft Office программа приобретала новые элементы, общие для всех приложений Office.

В PowerPoint 2003 появилось усовершенствованное средство просмотра (PowerPoint Viewer), позволяющее пользователям, у которых не установлен PowerPoint, ознакомиться с PowerPoint-презентацией. Авторы презентации могут включить "просмотрщик" (viewer) на этапе записи презентации на CD. Помимо этого, программа приобрела целый ряд новых функций. В частности, появилась возможность просматривать полноэкранные фильмы как PowerPoint-презентации.

Рисунок 2.5 - Microsoft PowerPoint2003

2.3 Выбираем office нового тысячелетия

Microsoft Office 2000

7 июня 1999 года президент компании Microsoft Стив Балмер торжественно объявил о начале продаж пакета Office 2000. Много слов было сказано о передовых технологиях и универсальных решениях. Словом, посетители крупнейшего шоу-центра в Сан-Франциско, где проходила презентация, смогли увидеть всю мощь маркетинговой кампании Microsoft. По словам представителей компании, Office 2000 должен вытеснить с рынка автоматизации офисных услуг своего предшественника и главного конкурента (с числовой точки зрения) - Office 97. При этом забывают о существовании не менее (а может быть, даже и более продвинутого) офисного пакета Word Perfect Office 2000 канадской компании Corel. Кроме того, все большую популярность в мире завоевывает бесплатный офисный пакет Star Office немецкой фирмы Star Division.

Все рассмотренные пакеты офисных приложений выполняют схожие функции, такие как работа с текстовым документом, электронной таблицей, базой данных, создание презентации, связь с внешним миром посредством Интернета. Попробуем дать общее представление о пакетах, а также бросающиеся в глаза достоинства и недостатки каждого.

Инсталляция

Пакеты Microsoft Office 2000 и WordPerfect Office 2000 инсталлируются довольно быстро и удобно благодаря встроенным в них функциям инсталляции по требованию. Инсталляция же StarOffice сходна с установкой программ для ОС Linux и может длиться раздражающе долго.

Коммерческая версия доступна пользователям с июня 1999 года.
Пакет поставляется в пяти вариантах (см. таблицу). В него входят: текстовый редактор Microsoft Word 2000, электронные таблицы Excel 2000, инструмент для создания мультимедийных презентаций PowerPoint 2000, программа работы с электронной почтой и организатор информации Outlook 2000, реляционная СУБД Access 2000, средство редактирования HTML и Web-сайтов FrontPage 2000, редактор бизнес-графики PhotoDraw 2000, система верстки Publisher 2000 и комплект инструментов Small Business Tools, в который входят программы Business Planer и Small Business Customer Manager.

В пакет включена новая функция инсталляции Install-on-Demand. Теперь каждый его фрагмент может быть либо установлен на диск, либо использован с CD-ROM, либо добавлен при первом обращении к нему. Таким образом, исключаются сбои, вызванные случайным стиранием или порчей важных файлов. Пакет проводит самодиагностику и в случае неполадок самовосстанавливается, заменяя испорченные и добавляя недостающие файлы с дистрибутива. Многое в Microsoft Office 2000 построено вокруг языков HTML, XML, VML: любой документ всегда может быть преобразован в Web-страницу, почти неотличимую от своего бинарного оригинала.

Электронная почта в Office 2000 претерпела изменения на уровне архитектуры: теперь любые документы отправляются как обычные сообщения e-mail непосредственно из приложений. Одновременно преобразился и почтовый клиент Outlook. Представление Outlook Today позволяет объединять на одном экране данные личной информационной системы (контакты, списки дел и пр.) и сообщения электронной почты, которые могут содержать разнообразные элементы вплоть до полной Web-страницы.

Но Office 2000 нельзя рассматривать только как пользовательский набор приложений для работы с документами. Благодаря тесной интеграции с Web, новый продукт позволяет компаниям создавать на его базе корпоративные проекты автоматизации бизнес - процедур различной степени сложности. Чтобы заниматься такого рода проектированием необходима версия для разработчиков, которая содержит все компоненты "премиальной" плюс ПО контроля версий Visual SourceSafe, модель дополнений COM Add-in Designer и инструментарий Visual Basic for Applications, Data Environment Designer, Office Programmers Guide, Royalty Free Access 2000 Run Time и др.

Скорость работы

Пакеты Word Perfect и Microsoft Office проворны при объеме оперативной памяти 32 Мбайт (хотя для графических редакторов лучше 64 Мбайт); Star Office - нет. Весьма ощутимые замедления наблюдаются при выводе диалогов и большинстве дисковых операций ввода/вывода. Дольше всего выполняются операции открытия и закрытия уже существующих файлов, создания новых и переключения между открытыми. Открытие файлов по скорости зачастую сравнимо с импортом документов Office. Работа с документом особенно замедляется, если в нем имеется хотя бы один трехмерный объект, созданный в StarDraw. Абсолютным же "рекордсменом" по медлительности является операция выхода из пакета. После исчезновения его рабочего поля Star Office выгружается из памяти до пяти минут, в течение которых работать с операционной системой сложно. Несмотря на то, что браузер Star Office использует системную виртуальную машину Java, из-за его особенностей некоторые апплеты выполняются некорректно. Web-страницы перерисовываются слишком медленно.

WordPerfect Office 2000

WordPerfect Office 2000 поступил в продажу в мае.
Пакет поставляется в трех вариантах (см. таблицу). В него входят: текстовый редактор WordPerfect 9, электронные таблицы Quattro Pro 9, инструмент для создания мультимедийных презентаций Corel Presentation 9, персональный организатор информации CorelCentral 9, система распознавания речи Naturally Speaking 3.0 компании Dragon Systems, программа подготовки публикаций CorelPrint Office, реляционная СУБД Corel Paradox 9, средство для публикаций в Web Trellix 2.

В целях повышения производительности пакета введено множество новых функций, в числе которых функция Install-As-You-Go. Она дает возможность в процессе работы добавлять необходимые приложения и обслуживающие программы.

В пакетах Word Perfect, Quattro Pro и Corel Presentations имеется общая функция предварительного просмотра документа в реальном времени RealTime Preview, позволяющая наблюдать смену изображений на экране при форматировании перед окончательным выбором варианта расположения текста.

Word Perfect Office 2000 снабжен расширенными возможностями преобразования файлов, что упрощает конвертирование документов в форматах Word Perfect, Word Pro и Word. Преобразование из формата .doc в .wpd происходит безо всяких сбоев. Такая же высокая степень совместимости форматов файлов существует и между Quattro Pro и Microsoft Excel, а также между Presentations и Microsoft PowerPoint. Макросы при преобразовании сохраняются.

Редактирование документа

Текстовые редакторы

Все они схожи по функциональным возможностям. В Word 2000 появились улучшенная автоматическая проверка орфографии (spelling checker) и новый многоэтажный буфер обмена (действует во всех программах пакета Microsoft Office 2000). Название каждого шрифта в Word Perfect 2000 и в Word 2000 в списке на панели инструментов теперь воспроизводится самим этим шрифтом, что позволяет быстро найти подходящую гарнитуру.

Хотелось бы отметить проверку орфографии и подбор синонимов в редакторе Star Writer. В пакет Star Office встроена мощная система проверки орфографии, способная работать в двух режимах. В первом, автономном, слова, не найденные в словаре, вместе со списком возможных замен появляются в отдельном окне, во втором, интерактивном, текст анализируется по мере ввода, и слова с предполагаемыми ошибками подчеркиваются красным. Ошибку в этом случае можно быстро исправить, поскольку список замен включается в контекстное меню слова. В обоих режимах проверка происходит очень быстро. Кроме того, имеется словарь синонимов (особенно полезный тем, кому приходится писать на неродном языке). Недостает только системы проверки грамматики.

Электронные таблицы

Электронные таблицы также схожи по возможностям, но формат Quattro Pro наиболее компактен. В StarCalc и Quattro Pro невозможно заменить шрифт, используемый в строке ввода формул. Это создает неудобства при вводе в ячейки русскоязычного текста.

Access и Paradox - реляционные базы данных. Access более ориентирована на новичков, в то время как Paradox, одна из старейших настольных СУБД, требует от пользователя определенного профессионализма. Star Base поддерживает лишь один внешний формат - dbf.

Во всех программах возможна публикация данных в виде HTML.

Программы подготовки презентаций

Программы создания презентаций находятся посередине между текстовыми редакторами (Word, LyX и т. д.) и редакторами векторной графики (CorelDraw, xfig и пр.). С помощью редактора презентаций можно создавать презентации на экране, слайдах (цветных и черно-белых) и на бумаге.

Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на странице целиком, избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределением всех объектов по страницам и размещением их в пределах страниц управляет пользователь. При этом в его распоряжении обычно имеется обширный набор готовых объектов (геометрических фигур, пиктограмм, текстовых окон и т. д.).

В "интегрированном пакете" Star Office редактор презентаций называется Star Impress, впрочем, это не очень существенно, поскольку войти в него все равно можно только из окна Soffice.

Для создания презентаций предусмотрено два способа: либо за основу берется пустая презентация, либо используется ассистент - Auto Pilot. Во втором случае нужно выбрать в меню File->New->Presentation (очевидно) и далее последовательно пройти все окна ассистента.

Теперь нужно заполнить слайды, предложенные ассистентом, и добавить туда все, что нам требуется. Для этой цели предусмотрено несколько режимов работы с документом.

- Slide - нормальный режим. Все операции выполняются в режиме WYSIWYG. Работать можно только со страницей, видимой в данный момент.

- Background - здесь можно задать фон для всех слайдов.

- Layer - каждый слайд разделяется на слои; в таком режиме разумно работать со слайдами, содержащими много объектов.

- Outline Overview - полный текст всех слайдов, позволяющий получить общее представление о структуре презентации.

- Notes view - одновременно с презентацией можно готовить сопроводительный текст, который показывается одновременно с содержимым соответствующего слайда.

- Short view - показываются все (сколько помещается на экране) слайды презентации в уменьшенном размере, что позволяет охватить презентацию в целом; здесь можно изменить порядок следования слайдов.

Star Office

По замыслу разработчиков, пакет Star Office должен содержать практически все, что может потребоваться в повседневной работе на компьютере. В него входят диспетчер файлов Star Desktop, текстовый редактор Star Writer, редактор Web-страниц и, по совместительству, Web-браузер Star Writer/Web, электронные таблицы Star Calc, СУБД Star Base, редактор диаграмм StarChart, графический редактор StarImage, редактор презентаций Star Impress, программы работы с электронной почтой и новостями Star Mail и Star Discussion, планировщик заданий StarSchedule.

Начиная с версии 4.0 все эти составляющие интегрированы в единую оболочку.

Star Office существует для нескольких платформ - Sun Solaris, OS/2, Win95/98/NT, Linux и Java. Готовится версия под Macintosh. Все версии бесплатны для персонального некоммерческого пользования. Полный пакет занимает 150 Мбайт на жестком диске.

Одной из особенностей Star Office является то, что это одна программа и все компоненты выполняются в ее окне. К ним можно обратиться через единый интерфейс, который напоминает комбинацию Windows Explorer и Active Desktop в Windows 98, дополненную собственной кнопкой Start. Фактически программисты из Star Division создали собственную полную оконную среду, которая работает внутри единственного окна, необходимого Star Office. При таком подходе программу легче поддерживать, а изменение платформы влечет за собой изменение лишь 20 процентов кода.

За четыре года существования рабочая среда Star Office стала самой популярной - причем с большим запасом - в мире Linux и весьма перспективной в мире Windows. В настоящее время насчитывается шесть миллионов пользователей пакета Star Office, из них четыре миллиона работают с версиями 5.х этого пакета.

Создание HTML-страниц, допускают публикацию документов в Интернете Trellix 2.0, входящий в состав Word Perfect Office, автоматически переводит документы стандартных форматов в HTML.

Сохранение сложных документов Microsoft Office в формате HTML может привести к невозможности их просмотра в конкурирующих офисных пакетах, а также в различных браузерах и HTML-редакторах. Дело в том, что в Office при сохранении документов в виде Web-страниц в дополнение к базовым средствам HTML используются некоторые нестандартные технологии: обработка макрокоманд и других интерактивных документов осуществляется с помощью языка расширенной разметки XML (Extended Markup Language), а сохранение определенных видов графики производится с помощью языка векторной разметки VML (Vector Markup Language). Многие версии редакторов и браузеров еще не поддерживают XML и VML и из-за этого оказываются несовместимыми с html-файлами Microsoft Office 2000. Средствами Word Perfect Office и Star Office создаются Web-страницы, внешний вид которых не зависит от браузера.

Работа с электронной почтой

В то время как в Microsoft Office и Star Office присутствуют клиенты электронной почты, в Word Perfect Office такой клиент отсутствует. Corel Central не имеет клиента электронной почты, но его адресная книга может работать с MAPI-совместимыми приложениями, например, с Lotus Notes.

Локализация

Ни один из рассмотренных выше пакетов полностью не локализован. Microsoft Office 2000 и Word Perfect Office 2000 поддерживают русский язык на уровне содержимого документа. Пакет Star Office требует первоначальной загрузки для русификации шрифтов Post Script Type 1 в кодировке KOI8-R. Компания Star Devision планирует выпустить пакет на 24 языках (пока реализована поддержка лишь четырех). В частности, русификация Star Office намечена на первый квартал 2000 года. К сожалению, пока этого не произойдет, русскоязычные пользователи смогут довольствоваться лишь немногими функциями пакета. В частности, нельзя будет обмениваться электронной почтой, и создавать Web-страницы, использующие кодировки, отличные от европейских. Локализация Microsoft Office ожидается в сентябре, локализация же Word Perfect Office не планируется вовсе.

Совместимость с ранними версиями пакетов

Все пакеты полностью поддерживают ранние версии соответствующих программ. Исключение составляет лишь Access 2000, у которого сменился файловый формат. Разработчики объясняют это необходимостью поддержки формата Unicode.

Совместимость с форматами пакетов других производителей

Самым универсальным по совместимости является пакет Microsoft Office. Его документы формата Word, Excel и PowerPoint можно открыть в соответствующих по предназначению программах рассматриваемых офисных пакетов. Программы пакета StarOffice невозможно открыть в других офисных пакетах.

Поддержка разными операционными системами

Microsoft Office 2000 работает только на платформах Windows, о возможности переноса на какую-либо другую платформу нет и речи. WordPerfect Office 2000 пока что работает только на платформах Windows, возможен его перенос на платформы Linux и Macintoch (более ранние версии WordPerfect уже работают на этих платформах). StarOffice работает уже на пяти самых популярных платформах (Sun Solaris, OS/2, Windows 95/98/NT, Linux и Java), и в будущем их количество будет увеличиваться

Задачи, решаемые Microsoft Office

Можно выделить три основных варианта применения Microsoft Office с точки зрения разработчика:

- программирование офисного приложения, с помощью которого выполняется как простая настройка интерфейса, так и решение новых специальных задач;

- создание программируемых документов, которые фактически представляют собой новый вид интерактивных приложений, функционирующих в среде Microsoft Office;

- использование готовых объектов Microsoft Office в качестве программных компонентов для приложений, создаваемых независимыми разработчиками.

Интеграция приложений MS Office

Продукты семейства Microsoft Office содержат однотипные панели инструментов, а также целый набор инструментов, общих для всех приложений (механизмы проверки правописания, средство для рисования, редактор диаграмм, библиотека клипартов, рисунков и т.д.).

Поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователи могут легко освоить другие составляющие пакета. Следует отметить, что пользователям, имеющим подключение к Интернету, доступна не только часть ресурсов Microsoft Office, которая установлена на локальном диске ПК, а также та часть, которая расположена в Сети. Пользователь, подключенный к Интернету, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам, шаблонам, клипартам и т.п.

Все приложения Microsoft Office обеспечивают обмен данными между отдельными приложениями. Любое приложение пакета позволяет поместить в документ (будь то текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок, видеофрагмент или звуковой ролик. Работая в сетевых операционных системах, приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу над общими документами, расположенными не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицей Microsoft Excel 2003 или базой данных Microsoft Access могут одновременно пользоваться несколько человек. Microsoft Word позволяет создавать документ, над разными частями которого могут одновременно работать разные исполнители.

Рисунок 2.6 - Пользователь, подключенный к Сети, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам

За счет интеграции приложений Microsoft Office пользователи пакета могут создавать весьма сложные составные документы, содержащие данные из различных приложений. Способ обмена данными между приложениями Microsoft Office (механизм связывания и внедрения объектов) предоставляет пользователю возможность вставлять в документ, созданный в одном приложении, фрагменты, созданные в других приложениях.

В общем виде описанные возможности можно сформулировать следующим образом. Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно поместить в документ приложения-приемника как объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект.

Это позволяет редактировать объект средствами создавшего его приложения. Объекты могут представлять собой рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, звуковой файл или даже видеоклип. Например, в документ Word может быть внедрена диаграмма Excel, слайд презентации PowerPoint или выборка из базы данных.

Рисунок 2.7 - Схема формирования составного документа

Механизм связывания оригинального объекта и его копии обеспечивает эффективную работу с составными документами, в которых используются различные источники. В частности, можно настроить режим, при котором данные, помещенные в Word-документ из таблицы Excel, будут обновляться автоматически в составном документе при обновлении источника - таблицы Excel.

Этот прием широко используется на практике. Например, очень удобно подготовить отчет в Word, который будет содержать данные о продажах на текущий день. В Word-документ помещается соответствующий раздел электронной таблицы Excel, который оперативно обновляется отделом продаж. Связи между таблицей и отчетом позволяют при каждом изменении электронной таблицы обновлять отчет.

Приложения Microsoft Office могут взаимодействовать и с приложениями, не входящими в пакет, в том числе других производителей. Например, встроенные средства экспорта/импорта позволяют обрабатывать документы, подготовленные в форматах других программ. В частности, Excel позволяет загружать и обрабатывать документы в форматах других табличных процессоров.

И, наконец, внутрь документа MS Office могут быть вставлены гиперссылки на любые документы.

Хотя приложения Microsoft Office имеют очень широкий набор функций, очевидно, что никакой программный продукт не может удовлетворить все специфические запросы разных категорий пользователей. Поэтому в приложения пакета Microsoft Office встроен универсальный инструмент для создания собственных приложений VBA (аббревиатура от Visual Basic for Applications, что означает "Visual Basic для приложений"). VBA - это язык программирования, встроенный в целый ряд программ, в том числе в приложения Microsoft Office.

Дополнительные офисные программы

Помимо пакета программ Microsoft Office пользователи в своей работе задействуют и другие программы, в том числе отечественных разработчиков. В первую очередь это приложения, связанные со спецификой русского языка.

Одними из наиболее востребованных российскими пользователями программ являются отечественные компьютерные словари, переводчики, программы распознавания символов. Большинство таких программ дополняют работу приложений Microsoft Office и интегрированы в интерфейс его приложений. Среди компьютерных словарей следует выделить продукт компании ABBYY Lingvo, который оперативно осуществляет перевод с русского на английский, французский, немецкий, итальянский, испанский и обратно. Компания ABBYY также предлагает программу FineReader для распознавания текстов бумажных документов и их перевода в электронный вид.

Среди программ-переводчиков наиболее популярны программы отечественной компании ПРОМТ, которая предлагает системы перевода и электронные словари для семи европейских языков: английского, немецкого, французского, испанского, итальянского, португальского и русского.

Программы PROMT обеспечивают быстрый перевод с соблюдением морфологических и синтаксических правил естественных языков, предлагают набор возможностей для повышения качества перевода тематических пользовательских текстов: пользователь может создавать собственные словари, подключать готовые специализированные словари, выбирать правила перевода для конкретного текста, создавать списки зарезервированных (не требующих перевода) слов и т.д. Все это позволяет "заточить" систему перевода под конкретные тексты, с которыми работает пользователь.

Рисунок 2.8 - Окно переводчика PROMT с настройками для словаря

Конечно, пока машинный перевод не может сравниться с переводом, сделанным человеком, но зато пользователь за несколько секунд получает нужную информацию. Использование систем машинного перевода эффективно для организации перевода больших массивов однотипных документов в сжатые сроки с обеспечением единства терминологии и стиля во всех документах. При использовании системы перевода обеспечивается унификация стиля и используемой терминологии, а также минимизируются затраты времени на перевод документов.

Важно подчеркнуть, что система перевода PROMT 7.0 позволяет встраивать функции перевода непосредственно в Microsoft Word 2000-2003. После инсталляции PROMT в окне Word появляется дополнительная панель с инструментами и пункт в верхнем меню, обеспечивающие доступ ко всем функциям перевода. Таким образом, не покидая окна привычного Word, можно перевести иностранный документ на русский язык или с русского языка на иностранный.

Рисунок 2.9 - Кнопочная панель PROMT 7.0 в окне Microsoft Word

PROMT 7.0 также встраивается в приложения Excel, Outlook, PowerPoint и FrontPage, что существенно облегчает работу с e-mail, презентациями и HTML-страницами на иностранных языках.

Альтернативные офисные пакеты

Так как по числу потребителей рынок офисных пакетов является одним из самых массовых, очевидно, что у Microsoft были и остаются конкуренты - компании, предлагающие альтернативные офисные продукты.

Свои офисные пакеты имеют многие крупные компании. Так, компания Corel продвигает пакет WordPerfect Office. Компания IBM имеет свою разработку SmartSuite, корпорация Sun Microsystems предлагает пакет StarOffice. Во многих странах существовали национальные текстовые редакторы. Например, в России долгое время был популярен текстовый редактор Лексикон. В общей сложности на рынке присутствуют десятки офисных приложений разных производителей, однако все они в совокупности занимают не более 5% мирового рынка.

Чаще всего в качестве альтернативы MS Office называют пакет OpenOffice.org, бесплатный (open source - офисный пакет или его модификация StarOffice, распространяемая компанией Sun).

OpenOffice.org - это свободно распространяемый набор офисных программ, в состав которого входят следующие компоненты:

- Writer (текстовый процессор и редактор HTML);

- Calc (табличный процессор);

- Draw (графический редактор);

- Impress (система презентаций);

- Редактор формул;

- Модуль доступа к данным.

Для пользователей, нуждающихся в поддержке со стороны разработчика, имеет смысл обратить внимание на StarOffice7.0, который обладает всеми возможностями OpenOffice, а также имеет дополнительные компоненты. StarOffice и OpenOffice.org работают под управлением операционных систем Solaris, Linux и Windows.

III ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВЕРСИЙ ПАКЕТОВ MS OFFICE В КОМПЬЮТЕРНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Для оценки экономической целесообразности использования графических программ на предприятии необходимо подобрать оптимальный программно-технический комплекс для оборудования рабочего места оператора компьютерного набора и оператора компьютерной верстки. Для этого необходимо выполнить следующие этапы работы:

- подобрать оптимальную конфигурацию ПК для решения офисных задач;

- рассчитать цену ПК;

- подобрать операционную систему, удовлетворяющую конфигурации ПК;

- рассмотреть стоимость графического программного обеспечения;

- рассчитать цену программно-технический комплекс для оборудования рабочего места оператора компьютерного набора и оператора компьютерной верстки.

Недорогие офисные машины занимают самый большой сектор рынка. Это обусловлено тем, что для большинства компаний цена на системный блок находится в диапазоне 300-400 долл.

На выбор модели ПК помимо цены влияют:

- надежность;

- имя производителя;

- договорные сервисные обязательства;

- дизайн.

Конфигурация недорогого офисного ПК должна отвечать ряду довольно противоречивых требований. Оставаясь доступным по цене, такой компьютер не только обязан справляться с современными офисными приложениями, но и, по возможности, иметь запас производительности на несколько лет вперед. Он также должен быть весьма надежен и хорошо расширяем, чтобы минимизировать затраты на сервисное обслуживание и обновление. Наконец, нежелательны слишком частые перемены в конфигурациях офисных компьютеров, поскольку администраторы крупных сетей не могут терять время на борьбу с зоопарком разнообразной техники.

Таблица 3.1 - Конфигурация офисного компьютера и цена минимальная цена комплектующих

№	Товар	Ед.	Кол-во	Цена	Сумма
1	ПЭВМ в составе:				1 477,00
	- AMD Socket AM2 ATHLON LE-1600 BOX (2200MHz, L2 Cache: 1024KB)	шт.	1,000	248,00	248,00
	- GIGABYTE GIGAMA69VMS2R00G (AMD690V,mATX,1000МГц,4 DDR II,PCIe x16,Звук,Видео,1Гбит Сеть,SATA II)	шт.	1,000	297,00	297,00
	- Модуль памяти DDR II 512Mb, PC-5300 (667 Mhz), Brand Samsung	шт.	1,000	73,00	73,00
	- Жесткий диск SATA II 80.0g 7200 WD 8 Mb (800JD)	шт.	1,000	248,00	248,00
	- FDD 3.5", Samsung Black	шт.	1,000	37,00	37,00
	- Корпус ATX Midle Tower CODEGEN 6219-CA, 330W	шт.	1,000	176,00	176,00
	- Windows XP Home Edition Rus (OEM) (Продается ТОЛЬКО с новыми компьютерами)	шт.	1,000	398,00	398,00
2	Клавиатура PS/2 Mitsumi FQ 120 Classic	шт.	1,000	53,00	53,00
3	Мышь A-4 Tech OP-35D OPTICAL PS/2	шт.	1,000	29,00	29,00
4	Монитор LCD17" LG 1753S-BF	шт.	1,000	1 197,00	1 197,00
Валюта: Гривна					Итого:	2 756,00

Таблица 3.2 - Наилучшее соотношение цена/производительность

№	Товар	Ед.	Кол-во	Цена	Сумма
1	ПЭВМ в составе:				1 674,00
	- Intel Celeron 430 1.8GHz (800MHz,512KB,S775,Conroe) box	шт.	1,000	272,00	272,00
	- INTEL INBLKD945GCPE (i945GC,mATX,1066МГц,2 DDR II,Звук,Видео,Сеть,SATA,U100,4xUSB2.0	шт.	1,000	317,00	317,00
	- Модуль памяти DDR II 1024Mb, 667 MHz Kingston	шт.	1,000	129,00	129,00
	- Жесткий диск SATA II 80.0g 7200 WD 8 Mb (800JD)	шт.	1,000	248,00	248,00
	- DVD-ROM 16x/48x, LG black	шт.	1,000	97,00	97,00
	- FDD 3.5", Samsung Black	шт.	1,000	37,00	37,00
	- Корпус ATX Midle Tower CODEGEN 6219-CA, 330W	шт.	1,000	176,00	176,00
	- Windows XP Home Edition Rus (OEM) (Продается ТОЛЬКО с новыми компьютерами)	шт.	1,000	398,00	398,00
2	Клавиатура PS/2 Mitsumi FQ 120 Classic	шт.	1,000	53,00	53,00
3	Мышь A-4 Tech OP-35D OPTICAL PS/2	шт.	1,000	29,00	29,00
4	Монитор LCD17" LG 1753S-BF	шт.	1,000	1 197,00	1 197,00
5	Колонки Genius SP-P110	шт.	1,000	35,00	35,00
Валюта: Гривна					Итого:	2 988,00

Таблица 3.3 - «Производительность превыше всего»

№	Товар	Ед.	Кол-во	Цена	Сумма
1	ПЭВМ в составе:				1 873,00
	- Pentium Dual-Core E2160 1.8ГГц (800МГц,1MB,Conroe,S775) BOX	шт.	1,000	408,00	408,00
	- INTEL INBLKD945GCPE (i945GC,mATX,1066МГц,2 DDR II,Звук,Видео,Сеть,SATA,U100,4xUSB2.0	шт.	1,000	317,00	317,00
	- Модуль памяти DDR II 1024Mb, 667 MHz Kingston	шт.	1,000	129,00	129,00
	- Жесткий диск SATA II 80.0g 7200 WD 8 Mb (800JD)	шт.	1,000	248,00	248,00
	- DVD -RW/+RW , LG Black	шт.	1,000	160,00	160,00
	- FDD 3.5", Samsung Black	шт.	1,000	37,00	37,00
	- Корпус ATX Midle Tower CODEGEN 6219-CA, 330W	шт.	1,000	176,00	176,00
	- Windows XP Home Edition Rus (OEM) (Продается ТОЛЬКО с новыми компьютерами)	шт.	1,000	398,00	398,00
2	Клавиатура PS/2 Mitsumi FQ 120 Classic	шт.	1,000	53,00	53,00
3	Мышь A-4 Tech OP-35D OPTICAL PS/2	шт.	1,000	29,00	29,00
4	Монитор LCD17" LG 1753S-BF	шт.	1,000	1 197,00	1 197,00
5	Колонки Genius SP-P110	шт.	1,000	35,00	35,00
Валюта: Гривна					Итого:	3 187,00

Каждая из представленных конфигураций решает задачи оборудования рабочего места оператора компьютерного набора и оператора компьютерной верстки. Но для принятия окончательного решения необходимо просчитать цены на представленные модели ПК. Для этого проанализируем цены на данное оборудование в одной из Северодонецких фирм, торгующих компьютерным оборудованием и программным обеспечение (Компания «SRT»). Расчет цены комплектов ПК представлен в таблицах 3.1;3.2; 3.3.

Стоит отметить, что большинство корпоративных заказчиков сегодня вряд ли нуждаются в ПК с максимально высокой производительностью. Не секрет, что для рутинных операций в популярных офисных приложениях (текстовых редакторах, электронных таблицах и небольших базах данных) вполне хватает производительности систем трехлетней давности.

Тем не менее, офисные программы и операционные системы постоянно совершенствуются, обрастают новыми сервисами и требуют от ПК все больших ресурсов. Комизм ситуации в том, что пользователи, в массе своей, едва ли знакомы хотя бы с половиной функций современных офисных приложений. Выйти из этой гонки вооружений довольно трудно, ведь пользователи устаревших программ зачастую лишаются возможности работать с файлами, созданными их партнерами в обновленных программах.

В результате корпоративные заказчики предпочитают покупать системы среднего ценового диапазона. Такие ПК недороги и отвечают запросам ПО на несколько лет вперед. Бесспорно, спрос на мощные рабочие станции для инженерных приложений и издательских систем сохраняется, но их процент в суммарном объеме поставок совсем невелик.

Самыми популярными процессорами для недорогих офисных ПК остаются Intel Celeron с ядром Conroe. Современные представители этой серии работают на частотах 1,6 ГГц и выше. Разработаны они на базе Pentium Dual-Core, от которых отличаются только меньшим объемом встроенной кэш-памяти, меньшей частотой шины и более скромными диапазонами тактовых частот. Немаловажно, что устанавливаются эти процессоры в гнездо Socket 775, так что при обновлении системы их нетрудно заменить на Pentium Dual-Core.

Корпорация AMD для систем начального уровня предлагает процессоры Sempron LE, а также Athlon LE. Эти ЦП сейчас вполне конкурентоспособны и по производительности и по технологичности.

На офисном ПК с малой долей вероятности будут выполняться сложные инженерные задачи или современные 3D-игры, поэтому достаточным будет использование интегрированного видеоадаптера, который в качестве видеопамяти используют некую часть основной оперативной памяти ПК («разделяемую» память). По производительности все интегрированные видеоадаптеры примерно сопоставимы, да и сама производительность видеоадаптера в случае с офисным ПК существенной роли не играет.

На сегодняшний день наиболее очевиден выбор памяти типа DDR 2. В отличие от памяти DDR PC3200, данный тип памяти обладает более высокой пропускной способностью, а цена модулей памяти DDR2 даже несколько ниже, чем DDR. В нескольких из конфигураций компьютера объем оперативной памяти составляет 1024 Мбайт. Такой выбор обусловлен следующими причинами:

- пользователь офисного ПК, как правило, работает сразу с несколькими приложениями (Word, Excel, почтовый клиент, Интернет - браузер, антивирусный пакет и т. п.);

- минимальные требования современных операционных систем к объему оперативной памяти возрастают (рекомендуемый минимальный размер ОЗУ при работе с Windows XP -- не менее 128 Мбайт);

- необходимость выделения некоторого объема памяти для нужд видеоадаптера;

- желание оставить для пользователя возможность дальнейшего увеличения ОЗУ.

Но возможно и установка 512 Мб оперативной памяти, если работа на ПК будет сводиться только к работе с Word, Excel и 1С Предприятие.

К дисковой подсистеме корпоративные пользователи редко предъявляют повышенные требования. В большинстве случаев их вполне устраивают обычные SATA-винчестеры емкостью 80 гигабайт, ведь этого объема более чем достаточно для хранения операционной системы, пакета офисных программ и всех документов, созданных за несколько лет плодотворной работы. Кроме того, у заказчиков основная масса информации и электронных документов хранится на серверах. В корпоративных ПК может отсутствовать даже такой, казалось бы, неотъемлемый атрибут современного ПК, как привод CD-ROM. Отказ от этого накопителя позволяет не только сэкономить средства при покупке системы, но и дополнительно защитить компьютер от несанкционированных программ, устанавливаемых пользователями самостоятельно. Морально устаревшие 3,5? дисководы, напротив, до сих пор присутствуют почти во всех корпоративных ПК, поскольку дискеты все еще остаются популярным средством хранения небольших документов. Однако появление и быстрое развитие (а, следовательно, удешевление) различных USB FLASH-устройств способно вытеснить «сам FDD»

Современные чипсеты обеспечивает поддержку шестиканального звука, хотя при работе с офисными приложениями вполне достаточно и двухканального. Среднестатистический пользователь офисного ПК использует звуковой адаптер для таких целей, как озвучивание стандартных событий операционной системы или приложений, фоновое воспроизведение музыкальных файлов (WAV, MP3, WMA и т. п.), просмотр MPEG-4 или DVD-фильмов после рабочего дня. Акустические системы в комплект стандартной поставки офисного ПК не входят, так как многие пользователи (например, в больших офисах) используют вместо акустических систем головные телефоны (чаще называемые «наушниками»).

Само понятие «офисный ПК» подразумевает работу в коллективе и доступ к данным в глобальной сети Интернет, поэтому компьютеры в обязательном порядке оснащаются сетевым адаптером. На сегодняшний день все материнские платы имеют встроенный сетевой адаптер.

Согласно законодательству на компьютере должно устанавливаться только лицензионное программное обеспечение.

По данным мировых статистических агентств, доля ПК с операционной системой семейства Windows составляет почти 90 %, поэтому выбор производителя ОС для стандартной поставки оказался достаточно простым. В зависимости от конечной инфраструктуры офиса Irbis M в базовой конфигурации поставляются с двумя видами операционных систем:

Windows XP Home Edition для домашних офисов или для офисов с малым количеством рабочих мест;

Windows XP Professional Edition для поставки в большие офисы, где используется иерархическая доменная структура.

Также есть операционная система Windows Vista, но она не пользуется спросом у отечественных потребителей, т.к. требует больших ресурсов компьютера и имеет ряд недочетов.

Стоимость

Наиболее дорогой продукт из рассматриваемых нами - Microsoft Office, его цена доходит до 1000 долларов (вариант Developer). Наиболее дешевый - StarOffice: Personal Edition - бесплатно; Professional Edition стоит 169 долларов, предлагаются лицензии на несколько рабочих мест.

Таблица 3.4 - Стоимость операционной системы

Виды операционных систем	Цены
	грн	$
Windows XP Home Edition Russian w/SP2b w/Upg Cpn OEM	971,12	199
Windows XP Professional Russian w/SP2b w/Upg Cpn OEM	756	144
Windows Vista Home Basic Russian DVD	495	94
Windows Vista Home Prem Russian DVD	776	147
Windows Vista Business Russian DVD	1057	201
Windows Vista Ultimate Russian DVD	1567	298

Для приведенных комплектаций персональных компьютеров наиболее подойдет операционная система Windows XP Home Edition, так как ее функциональные возможности вполне удовлетворяют решению офисных задач, и ее цена на данный момент является самой оптимальной. Так же можна использовать операционную систему Windows XP Professional Edition. Для офиса с малим количеством мест подойдет Windows XP Home Edition. По заявлению Microsoft, Windows XP Home Edition в розничной продаже будет стоить $199, Windows XP Professional - 299 долларов; обновление операционной системы до Windows XP обойдется в 99 и 199 долларов соответственно. ОЕМ - версия (т.е. приобретаемая вместе с новым компьютером), вероятно, будет стоить несколько меньше. Так же учитываем стоимость Microsoft Office 2003, которая составляет 1310,4 грн

Таким образом, можно рассчитать окончательную стоимость программно-технический комплекс для оборудования рабочего места оператора компьютерного набора и оператора компьютерной верстки. Она будет состоять из цены персонального компьютера и периферийного оборудования и цены операционной системы и офисного пакета.