Програмне забезпечення аудиторської діяльності

8

РЕФЕРАТ

Програмне забезпечення аудиторської діяльності

Комп'ютеризація обліку суттєво впливає на проведення аудиту. Однак і сам комп'ютер може стати інструментом аудитора, що дає йому змогу не лише скоротити час і витрати при проведенні аудиту, а й провести більш детальну перевірку і скласти якісний аудиторський висновок з рекомендаціями зі стратегії, за напрямками і засобами поліпшення фінансово-господарського становища підприємства. Положення про міжнародну аудиторську практику 1009 "Методи аудиту з використанням комп'ютерів" описує такі методи аудиту з використанням комп'ютерів (рис.1).

Рис.1. Методи аудиту із застосуванням комп'ютерів

Способи й методи тестування КСБО було розглянуто в п. З.4. Нижче розглянемо види та призначення аудиторського програмного забезпечення.

Проблема автоматизації контролю й аудиту ґрунтується на проблемі формалізації цього процесу. Формалізація, здійснювана в стандартах аудиту, на жаль, дуже мало підходить для проведення якісної аудиторської перевірки. Сьогодні неможливо повністю формалізувати такий творчий процес, як аудит, так, щоб у підсумку мати алгоритми для комп'ютерної автоматизації і при цьому не втратити якості перевірок.

Технологія аудиту значною мірою є творчим процесом, особливості якого залежать як від конкретного підприємства, яке перевіряють, так і від практичного досвіду та поглядів самого аудитора. Спроба нав'язати аудиторам тверду схему-методику заздалегідь приречена на невдачу.

Зауважимо, що в деяких системах обліку, в яких використовують комп'ютерну обробку значної частини операцій, можуть бути труднощі з отриманням чітких результатів без допомоги спеціальних комп'ютерних програм. Крім того, як зазначається в Національному нормативі № 30 "Використання комп'ютерів в аудиті":

а) при невеликих обсягах даних ефективнішими можуть бути методи обробки даних без використання комп'ютера;

б) можна не отримати адекватної технічної допомоги від клієнта, що зробить використання спеціалізованих комп'ютерних методів аудиту неефективним.

Аудиторська діяльність має свою специфіку. Відповідно, на відміну від програм бухгалтерського обліку, вимоги до аудиторського програмного забезпечення будуть такими.

Наявність розвинутих засобів контролю операцій. Контроль має здійснюватися не лише в момент оформлення документа чи проводки, як прийнято в суто бухгалтерських програмах, а й тоді, коли в цьому виникає необхідність.

Підвищена гнучкість. Оскільки аудиторам доводиться працювати з різними замовниками, котрі мають різні облікові політики, форми звітності і навіть плани рахунків, то програма має швидше перенастроюватися на специфіку страхової компанії, торгового дому, бюджетної організації, виробничої компанії. У системах комп'ютеризації, призначених для зовнішнього аудиту, мають враховуватися загальні стандарти й окремі облікові правила для підприємств, які перевіряють.

Ергономічність. Під цим розуміють наявність засобів для зручного введення великих обсягів інформації, оперативного і простого формування звітів. Іншими словами, програма має бути розрахована не на програміста чи оператора, а на аудитора, знання якого в галузі комп'ютерної техніки можуть бути обмежені.

Зв'язок на рівні баз даних з бухгалтерськими програмами. Необхідні додаткові засоби для введення і виведення даних, представлених у різних форматах.

Крім основних вимог, аудиторському програмному забезпеченню (як і будь-яким іншим прикладним програмам) мають бути властиві такі ознаки: простота освоєння, швидкодія, професійна оперативна підтримка з боку розробників.

У роботі зі спеціальним аудиторським програмним продуктом поетапно виконують такі процедури.

На першому етапі аудитор визначає завдання, які необхідно вирішити під час перевірки за допомогою спеціального програмного забезпечення.

На другому етапі складають план виконання поставлених завдань і роблять оцінку реальності застосування аудиторських програмних засобів. З цією метою здійснюють аналіз форми і методів застосовуваного на підприємстві бухгалтерського обліку й оцінюють можливість застосування спеціального аудиторського програмного забезпечення. При цьому встановлюють обсяг облікової інформації, обсяг роботи аудитора, кількість часу, необхідні для проведення аудиторської перевірки. На цьому етапі визначають потрібну потужність обчислювальної техніки і складають графік виконання аудиторських робіт із зазначенням обсягів виконуваних робіт, термінів виконання, конкретних виконавців та форми завершення.

На третьому етапі здійснюють налагодження стандартних програмних засобів, розробку нових засобів, необхідних для цієї аудиторської перевірки. Наявні програмні засоби адаптуються для фактичних облікових даних.

На четвертому етапі здійснюють перевірку сформованих на електронних носіях даних з метою підтвердження їхньої незмінності, оцінюють стан підприємства, яке перевіряють, проводять тестування й обробку за графіком, аналіз отриманої інформації, її оцінювання за допомогою бази знань і формують комп'ютерний висновок за позиціями, котрі перевіряють.

У створенні аудиторських систем є дві базові стратегії:

мінімізація витрат на введення початкових даних;

мінімізація ризику пропуску помилкових даних у фінансовій документації.

Вибираючи першу стратегію, можна використовувати введення інформації на зразок "так - ні", яку задають набором тестів, або частково відмовитись від уведення бухгалтерської інформації клієнта. Цей шлях може призводити до значного ризику пропущення помилок.

Друга стратегія потребує значних витрат на введення початкових даних. Для скорочення цих витрат можна орієнтуватися на первинну інформацію клієнта, у якій відбито всі фінансово-господарські операції на аналітичному і синтетичному рівнях. З цією метою можна використовувати конвертацію даних бухгалтерської системи клієнта в програмне середовище аудиторської системи чи адаптацію аудиторської системи до структури інформаційної бази клієнта.

Вітчизняний ринок спеціальних інформаційних систем аудиту лише починає розвиватися. На світовому ринку представлені аудиторські програми трьох типів:

спеціальні програмні засоби комп'ютерного аудиту;

програмні засоби підтримки аудиторських процедур;

пакети прикладних програм загального і проблемно-орієнтованого призначення.

Перший тип програм - спеціальні програмні засоби комп'ютерного аудиту - призначений для проведення аудиту безпосередньо комп'ютерної системи клієнта шляхом її тестування з використанням різноманітних методів. Результатом є висновок про фактичну працездатність процедур контролю та захисту даних у системі, що дозволяє оцінити ризик неефективності контролю і визначити можливість використання бази даних клієнта в проведенні аудиторської перевірки.

Другий тип програм - програмні засоби підтримки аудиторських процедур - забезпечує роботу з великими масивами даних, що перевіряються, при виконанні аудиторських процедур (наприклад, перевірка й аналіз записів, зіставлення даних різних файлів, розмітка і роздрукування вибірок, генерація звітів тощо).

Програмні засоби підтримки аудиторських процедур допускають виконання певних тестів на фактичних даних. За допомогою таких програмних засобів здійснюють аудиторську перевірку й аналіз записів на основі визначених критеріїв з метою визначення їхньої якості, повноти і правильності. Для цього також використовують базу знань, що допомагає визначити невідповідності і прийняти необхідні рішення. Таке програмне забезпечення дозволяє робити тестування розрахунків, виконувати необхідні перерахунки і зіставляти отримані результати з нормативними, кошторисними, попередніми даними.

У літературі з питань комп'ютеризації аудиту модель такої реалізації аудиторської програмної системи має таку структуру (рис.2).

Модуль набуття знань призначений для формування бази знань. База знань складається з двох частин: бази правил і бази фактів.

База правил містить процедурні знання в стандартній формі: ЯКЩО <умова>, ТО <реакція>.

Наприклад, якщо показник "Обсяг робіт" у "Договорі підряду" збігається з показником "Обсяг виконаних робіт" в "Акті приймання", то можна перейти до наступного правила.

База фактів є семантичною мережею з множиною предикатів. Вона відображає типовий опис змісту бухгалтерської документації та її взаємозв'язків.

Рис.2. Структура аудиторської системи

Припустимо, що аудитору необхідно упевнитися в правильності застосування облікової ціни готової продукції. Для цього створюється правило, яке може мати вигляд: ЯКЩО облікова ціна дорівнює сумі за одиницю з планів калькуляції собівартості, ТО помилки немає.

Модуль виконання аудиту призначений для ініціалізації роботи системи, формування аудиторських висновків.

Програма "Помощник аудитора", створена за цією схемою російською фірмою "Гольдберг-аудит", є спробою створити аудиторську систему, що реально працює, спрямовану на розв'язання завдань аудиту на всіх етапах його здійснення. Структура автоматизованої аудиторської системи складається з чотирьох основних блоків, функції яких відповідають чотирьом етапам проведення аудиту.

У блоці підготовчого етапу міститься анкета для підприємства, яке перевіряють, і бланки-тексти листів, якими обмінюються аудитор і клієнт перед укладенням договору на аудит - лист-пропозицію і лист-зобов'язання.

На цьому етапі збирають дані про клієнта і отриману інформацію вводять у комп'ютер для подальшого використання в інших блоках.

Блок планування містить математичні моделі й алгоритми розрахунків величин аудиторського ризику, рівня суттєвості й вибірки. Через бланки-розрахунки вводять необхідні для розрахунків вихідні дані, що відповідають типу підприємства, яке перевіряють. Введення даних може здійснюватися як вручну, так і автоматично з облікової бази даних. Друге переважає, тому що розрахунки суттєвості і вибірки для конкретних процедур ґрунтуються на знанні кінцевого сальдо, дебетових і кредитових оборотів по конкретних рахунках.

У результаті розрахунків програма визначає всі необхідні для планування величини. Виробляється також вибір загального плану і програми аудиту.

Блок процедур аудиту найбільший і найважливіший. Він охоплює такі елементи:

робочі програми аудиту за розділами;

бланки-процедури для кожного розділу аудиту;

бланки-тести для окремих розділів аудиту;

висновки за розділами аудиту.

У цьому блоці реалізується стратегія оптимізації обсягу інформації, яку вводять, з мінімізацією ризику аудиторських помилок. Це найскладніша частина автоматизації системи, спрямована на встановлення зв'язків між інформацією аудитора, яку вводять, при виконанні процедур, розрахунковими значеннями суттєвості та вибірки і формуванням висновку аудитора щодо конкретного розділу.

Суттєвою допомогою в роботі аудитора на цьому етапі перевірки можуть стати додаткові засоби довідкового характеру. Ними можуть бути:

виклик довідково-правової системи;

коротка довідка із законодавчих документів;

перелік типових помилок для тієї чи іншої процедури;

методика виконання процедури тощо.

Основним завданням блоку процедур є підготовка матеріалів для аналітичної частини аудиторського висновку.

У блоці заключного етапу є бланки-шаблони для підготовки офіційного висновку, що має вступну, аналітичну і заключну частини. Форми вступної і заключної частин мають стандартизований вигляд. У блоці є також бланк письмової інформації аудитора керівництву економічного суб'єкта.

Іншою подібною програмою є теж російська Abacus Professional, яка охоплює практично всі стадії проведення аудиторської перевірки. При першому знайомстві з клієнтом аудитор за допомогою програми може провести експрес-аудит бухгалтерської звітності. Для спрощення цієї процедури в програмі реалізовано можливість уведення даних з інших бухгалтерських програм у форматах СУБД Btrieve, Clarion, Clipper, Foxpro тощо. Використання цих прийомів допомагає оперативно виявити ділянки обліку клієнта, де імовірний ризик виникнення помилки, і прийняти рішення про проведення чи непроведення аудиторської перевірки. Під помилкою, яку виявляє комп'ютер, розуміють нестиковку не лише математичних операцій, а й логічну. Експрес-аудит дозволяє також приблизно оцінити обсяги вибірки, терміни проведення перевірки, суму аудиторського гонорару.

На стадії перевірки правильності оформлення документів і пов'язаних із ними проводок, накопичувальних регістрів і звітів аудитор може використовувати спосіб простежування за якою-небудь ознакою, наприклад за сумами чи контрагентами, що здаються "підозрілими". Під простежуванням (audit trial) розуміють процедуру, у ході якої аудитор перевіряє деякі первинні документи і їхнє відображення в регістрах синтетичного й аналітичного обліку. Відповідна заключна кореспонденція рахунків, жорстко прив'язана в програмі до цих документів, дозволяє зробити висновок про правильність (чи неправильність) відображення цієї господарської операції в бухгалтерському обліку.

Для формування звітів довільної форми існує спеціальний конструктор документів і звітів - Abacus Designer, за допомогою якого розробники доопрацьовують звіти за технічним завданням самих аудиторів. На базі Abacus Designer можна також підготувати контрольні акти звірки розрахунків, спеціальні звіти, у яких інформація може бути подано в різних розрізах, з різною глибиною аналітики.

Одним із найскладніших напрямів аудиторської діяльності є оптимізація облікової політики підприємства. Оскільки Abacus Professional підтримує роботу з кількома базами даних, для аудитора стає можливим моделювання ситуації зміни облікової політики фірми-клієнта на підставі реальних даних. Таким чином, аудитор може обґрунтувати, які прибутки принесе фірмі-замовнику зміна облікової політики або яких втрат вона зазнає від цього, і дати зважені рекомендації зі стратегічного планування. Пакети прикладних програм загального і проблемно-орієнтованого призначення. Ця група охоплює широкий набір готових універсальних програм, з якими повинен уміти працювати аудитор. За функціональним призначенням і застосуванням їх в аудиті виділяють такі підгрупи:

текстові процесори;

табличні процесори;

правові бази даних і довідники;

бухгалтерські програми та їхні окремі модулі;

спеціалізовані статистичні пакети загального призначення;

програми фінансового аналізу та їхні окремі модулі;

програми електронного документообігу;

програми автоматизації управлінських функцій.

Текстові процесори використовують на всіх стадіях аудиту, що потребують створення і якісного оформлення аудиторських документів. їх застосовують при складанні аудиторських програм і планів, договорів, різноманітних довідок і запитів, робочих документів аудиторської перевірки; при листуванні з клієнтами і третіми особами; при підготовці аудиторського висновку і рекомендацій керівництву підприємства тощо. Найчастіше аудиторські фірми використовують Word фірми "Microsoft".

Табличні процесори, маючи потужні обчислювальні можливості, засоби ділової графіки, обробки текстів і ведення баз даних, набули широкого застосування в проведенні аудиторських перевірок. їх використовують у складанні різноманітних аналітичних таблиць; у реалізації аналітичних процедур, насамперед пов'язаних з оцінюванням фактичних показників бухгалтерської звітності й аналізом фінансового стану економічного об'єкта, який перевіряють; у наведенні отриманої інформації в графічному вигляді; у складанні альтернативних балансів; у створенні різноманітних робочих табличних документів, наприклад, кошторисів, фінансової звітності і т.ін. Вбудовані функції, у тому числі фінансові, статистичні функції, можливість вирішення завдань на зразок "що буде, якщо" зробили табличні процесори популярними серед аудиторів. Найпоширенішими є табличний процесор Excel пакету Microsoft Office.

Правові бази даних і довідники забезпечують інформаційно-консультаційне обслуговування аудиторів у процесі проведення перевірок, що дозволяє їм із достатньою впевненістю зробити висновок про відповідність бухгалтерського обліку підприємства документам і вимогам нормативних актів, які регулюють порядок ведення бухгалтерського обліку.

Програми електронного документообігу дозволяють накопичувати, зберігати, здійснювати швидкий пошук і доступ до документів в електронних архівах, виконувати об'єднання їх, а також забезпечують групову роботу в процесі створення документа. Наприклад, систему DOCS Open, яку розробила компанія "PC DOCS Inc. ", використовує аудиторська фірма "Ernst & Young". Часто аудиторським фірмам під час перевірки доводиться стикатися з такими системами і в клієнтів. Тоді вони дають оцінку правильності її застосування. Крім того, якщо система електронного документообігу функціонує в клієнта, то це спрощує і прискорює проведення аудиту на об'єкті через швидкий доступ і одержання потрібних документів.

Спеціалізовані статистичні пакети загального призначення аудитори використовують для проведення досить складних розрахунків. Вони реалізують набір різноманітних статистичних методів, дозволяють виконувати обмін із найбільш поширеними СУБД, мають можливість графічного зображення даних, зручний для користувача інтерфейс. Найбільш популярні з них Mathematics, Statistics, Quick, Statgraphics.

Програми фінансового аналізу і їхні окремі модулі. Для реалізації процедур аналізу фінансово-господарської діяльності економічних суб'єктів поряд з табличними процесорами аудиторські фірми використовують спеціальні програми фінансового аналізу. Орієнтовані вони на аналіз фінансового стану підприємства, вироблення стратегічних і тактичних рішень в управлінні підприємством. Аудиторські фірми застосовують у своїй роботі програми кожного із цих класів. Програми аналізу дозволяють виконати перевірку фінансової, податкової й іншої звітності завдяки закладеному в них механізму звіряння взаємозалежних показників. Вони забезпечують безпосередньо фінансовий аналіз за різними методиками і розраховують велике число економічних показників, дозволяють складати й аналізувати бізнес-плани. Деякі програми приводять фінансову звітність у відповідність до міжнародних стандартів GAAP і IAS, наприклад: Audit Expert, Project Expert ("Pro-Invest Consulting"). Останнім часом засоби фінансового аналізу інтегровані в системи бухгалтерського обліку і управління підприємством, наприклад, у розробки фірм "Галактика", "Инфософт", "Інтелект-Сервіс", "R-Style Software Lab" тощо.

Програми автоматизації управлінських функцій використовують для автоматизації управлінських процедур самих аудиторських фірм. Ці програми дозволяють: у сфері планування - розраховувати собівартість виконаних робіт на основі погодинної оплати, вести облік виконаних робіт і формувати рахунки за виконані роботи, робити розрахунок і аналіз дебіторської заборгованості; у сфері документообігу - формувати довідники і тексти договорів, акти про виконані роботи; у сфері управління персоналом - вести облік поточних витрат працівників за видами робіт у розрізі клієнтів та інших робіт; в інформаційно-аналітичній сфері - вести докладні довідники клієнтів, структурних підрозділів компанії та її співробітників; видів робіт і погодинних ставок; у сфері статистичного аналізу - виконувати вибірку даних за довільними критеріями, одержувати статистичні форми звітності.

У закордонній практиці в аудиторській діяльності використовуються системи підтримки прийняття рішень у процесі надання послуг із бізнес-діагностики, приватизації, дослідженні ринків, оцінювання бізнесу і т. ін., а також експертні системи у моніторингу клієнтів, плануванні аудита, здійсненні вибірок, підготовці фінансової звітності тощо.

Тепер аудиторські фірми використовують розроблені ними спеціальні інформаційні системи, орієнтовані на внутрішню регламентацію аудиторської діяльності із застосуванням внутрішньофірмових стандартів.

Розглянемо структуру і функції програмних аудиторських систем на прикладі програми фірми "Deloitte & Touche". Система Audit System/2 (AS/2) поєднує можливості текстового й табличного редакторів і програми для складання оборотно-сальдової відомості. Вона призначена для полегшення комплексної підготовки робочої документації та звітності і проведення консолідації. Структуру цієї програми наведено на рис.3.

Менеджер документів забезпечує організацію системи папок, щоб допомогти стежити, керувати й організовувати масу інформації, яка звичайно зберігається в аудиторських файлах, - робочі папери, аудиторські плани, аудиторські програми і контрольні таблиці, меморандуми, пробні баланси, фінансові звіти, звіти аудиторів і контактні бази даних. Система також спрощує процес обміну інформацією між членами групи, даючи їм змогу працювати одночасно в одному документі з високим ступенем безпеки і точності. Функції пробного балансу AS/2™ містять багаторівневу консолідацію і конвертацію іноземних валют, журнал коригування і можливість готувати відомості, плани аналітичних оглядів та фінансові звіти. Тісна інтеграція з табличним редактором Excel дозволяє аналізувати і готувати бази пробних балансів. Зручність імпорту дає можливість переносити пробний баланс клієнта в електронному вигляді прямо в програму.

Рис.3. Структура програми Deloitte & Touche Audit System/2

Використані джерела

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: Компьютер: ЮНИТИ, 2007. - 400 с.

2. Асташкевичер Е.Т., Петрова В.И. Научная организация труда в бухгалтерии. - М.: Финансы, 2004. - 128 с.

3. Іванюта, П.В. Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті [Текст]: навчальний посібник / П.В. Іванюта; Мін-во освіти і науки України, Держ. комітет статистики України, Держ. академія статистики, обліку та аудиту, Полтавська філія. - К.: ЦУЛ, 2007. - 180 с.

4. Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст]: підручник / О.І. Черняк, А.В. Ставицький, Г.О. Чорноус. - К.: Знання, 2006. - 447 с.

5. Шквір, В.Д. Інформаційні системи і технології в обліку [Текст]: практикум / В.Д. Шквір, А.Г. Загородній, О.С. Височай. - К.: Знання, 2006. - 429 с.