В данном случае создание БД будет целесообразнее, потому что для создания БД необходимо меньшее и единовременное количество средств, чем для найма новых служебных лиц и выплаты им заработной платы.

Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе. Поэтому СУБД (Система управления базами данных) Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса стала де-факто стандартной базой данных, используемой в современном бизнесе. СУБД крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов. Основные функции СУБД - это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

База данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для Вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

Каждая задача при решении включает в себя выбор способа решения. Acces при всей его внешней простоте позволяет решать весьма сложные задачи. Access достаточно серьезный инструмент, на котором быстро и хорошо можно сделать довольно сложные вещи. Для многих проектов, где важна скорость разработки, Access подходит как нельзя лучше.

Каждый язык программирования предназначен под определенные цели и задачи. И Acess решает достаточно большое количество офисных, бухгалтерских и других подобных задач. Программирование в Access, создание структуры базы данных аналогичны как и в других средах. И не зачем стрелять из пушки по воробьям и делать что-то на Informixe, если все это проще сделать на Access.

Освоив основные принципы, легко перейти к другим средствам разработки. Отличие будет только в обертке - названиях функций, процедур, синтаксических правилах и т.д. Но основное - принцип создания баз и алгоритмов останется.

Acces изначально представлялся как настольная база данных, и в этой сфере ему трудно найти равного соперника. Так же Acess очень хороший контейнер для хранения запросов и таблиц при работе с ними через ADO. Если не устраивает типовой набор контролов, то можно написать интерфейс для работы при помощи других средств, например, VisualStudio или Delphi.

Access позволяет разработать профессиональную базу данных в более короткие сроки и за меньшие деньги, и вполне удовлетворить запросы заказчика. Кроме того, такое решение обладает большей гибкостью, настраиваемостью, в него легко можно внести дополнения и изменения, быстрее и дешевле чем в промышленные базы данных на основе Oracle и C++. Что касается трат на покупку MS Access, то он входит в MS Office, а этот продукт уже имеется на большинстве предприятий. Трудно представить себе компьютер, на котором бы не был установлен MS Office.

Microsoft Access обладает всеми чертами классической системы управления базами данных (СУБД). Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки приложений баз данных. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов. В Microsoft Access включены мастера, помогающие производить анализ структуры данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повышать быстродействие приложения, создавать и настраивать одно из более, чем двадцати типов приложений с использованием встроенных шаблонов. Чтобы полностью автоматизировать работу приложения, можно использовать макросы для связывания данных с формами и отчетами.

2. Проектная часть

2.1 Информационные модели формирования основных показателей и документов, входной и выходной информации