Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОКРАЩЕНИЕ СЛОВ

АИС - автоматизированные информационные системы

АРМ - автоматизированное рабочее место

АСУ - автоматизированная система управления

БД - база данных

БП - бизнес-процесс

ЕИП - единое информационное пространство

ЖЦ - жизненный цикл

ЖЦИ - жизненный цикл изделия

ИС - информационная система

ИСУП - информационная система управления предприятием

ИТ - информационные технологии

ИЭТР - интерактивное электронное техническое руководство

КД - конструкторская документация

СУБД - система управления базами данных

ТЗ - техническое задание

ЭВМ - электронная вычислительная машина

ЭД - электронная документация

ЭИС - экономическая информационная система

ЭСО - электронная система отображения



ВВЕДЕНИЕ

Сегодня основным фактором создания длительного конкурентного преимущества и роста инвестиционной привлекательности компании становятся оптимальные стратегии управления бизнесом. Эффективное управление -- это такой же ресурс, как деньги или материальные ценности. Именно этот ресурс помогает динамично реагировать на постоянно меняющуюся рыночную ситуацию, контролировать все стороны деятельности предприятия, оперативно выявлять «узкие места» и концентрировать усилия именно там, где они наиболее необходимы в данный момент.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление.

Развивая информационные системы (ИС) необходимо стремиться в производственную часть бизнеса, создавая возможность не только примитивного набора информации, оптимизации бизнес процессов и других атрибутов внедрения, но обеспечивать возможность аналитической обработки информации на уровне свойств продукта, технологий, ресурсов и так далее.

Часто подход к автоматизации бывает таким: нужно автоматизировать все, а поэтому покупаем могучую интегрированную систему и модуль за модулем всю ее внедряем. Но уже потом выясняется, что полученный эффект весьма далек от ожидаемого и деньги потрачены впустую. Иногда бывает нужно внедрить всего лишь несколько специализированных и недорогих приложений и связать их на базе интеграционной платформы или там, где это необходимо, использовать функциональность ERP-системы. Все эти вопросы можно и нужно решать на этапе проектирования, т. е. осознанно подходить к выбору средств автоматизации, сравнивая затраты с ожидаемым эффектом.

Самое трудное - построить единую систему, которая будет отвечать запросам сотрудников всех подразделений. Каждый из подразделений может иметь собственное программное обеспечение, оптимизированную под свои особенности работы. Информационная система может скомбинировать их всех в рамках одной интегрированной программы, которая работает с единой базой данных, так, что все департаменты могут легче обмениваться информацией и общаться друг с другом. Такой интегрированный подход обещает обернуться очень большой отдачей, если компании смогут корректно установить систему.

Так как основной причиной неверного распределения материальных затрат на предприятии связанно с проблемой неправильного управления компании. Целью данной работы является показать роль информационных систем в управлении производством (предприятием), которые улучшают и оптимизируют основополагающие бизнес-процессы компании, устраняют организационные и информационные разрывы, уменьшая при этом общее время их выполнения, что соответственно сокращает расходы предприятия. В отдельной главе предоставлен пример использования информационных систем в жизненном цикле (этап эксплуатации) предприятия. На данном этапе ЖЦ немаловажно использование интерактивных электронных технических руководств (ИЭТР), которые сокращают время и денежные средства.



Глава I. РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ

1.1 Понятие информационной системы управления предприятием

Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой системой.

Система - это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей.

Целенаправленное воздействие на систему, ведущее к изменению, либо сохранению ее состояния обеспечивается управлением. Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления.

В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни. На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. На оперативном уровне осуществляется сбор первичной информации обо всех изменениях, происходящих в объекте управления, ее анализ и выработка решений, направленных на достижение установленных планами целей и задач.

Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления [1].

Система управления, на основе информации о состоянии экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь).

В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления, которая на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и вновь воздействует на объект управления (обратная связь).

В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления.

Информационный процесс - это процесс регистрации, передачи, хранения, накопления и обработки информации.

Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация) и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

Информационный процесс управления реализуется путем выполнения строго регламентированной совокупности процедур, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.

Информационная технология (ИТ) - это совокупность взаимосвязанных процедур преобразования данных с использованием системы методов их выполнения в определенной технической среде [12].

Автоматизированная информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.

Для организации и реализации информационного процесса необходим персонал, способный выполнять его процедуры, а также соответствующие средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет информационную систему (ИС).

Информационная система - это взаимосвязанная совокупность информации, средств и методов ее обработки, а также персонала, реализующего информационный процесс [10].

Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Основным назначением ЭИС является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система. В дальнейшем под термином "информационная система" будет пониматься "экономическая информационная система".

Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную и с использованием различных технических средств: разнообразной офисной техники, компьютеров и средств телекоммуникаций. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.

В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими работниками без использования или с минимальным использованием технических средств обработки информации. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляются специальными методами с помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве человека.

Автоматизированная информационная система - это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления [10].

В современном понимании термин "информационные системы" подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому термины "информационная система" и "автоматизированная информационная система" часто используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации. На любом экономическом объекте существует информационная система, даже если при реализации информационного процесса никакие технические средства не используются. При этом в рамках ИС экономического объекта для решения части задач информационного процесса управления могут использоваться средства автоматизации, а часть задач может решаться без применения средств вычислительной техники, реализующих принцип программного управления, то есть неавтоматизированно. Таким образом, ИС экономического объекта может включать АИС как свою составную часть. В дальнейшем буду говорить только об автоматизированных информационных системах, применяемых при управлении производственными, торговыми и сервисными предприятиями, то есть об АИС управления предприятиями (ИСУП). Поэтому в последующем мною будет использоваться именно этот термин.

В последнее время во множестве публикаций, посвященных применению информационных технологий при управлении экономическими объектами, часто используются термины "корпоративные информационные системы" и "информационные системы управления предприятиями", под которыми в них понимаются как собственно автоматизированные информационные системы экономических объектов, так и пакеты прикладных программ, которые могут быть составляющими специализированного прикладного программного обеспечения ИСУП. Подробнее соотношение этих понятий с введенными выше определениями раскрывается далее, при рассмотрении обеспечивающих подсистем АИС.

Решения в системе управления предприятием принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе находится исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В ИСУП часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняется техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.

Это не означает, что ИСУП может полностью функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же процедура сбора первичной информации до сих пор слабо автоматизирована. Поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИСУП.

В современных ИСУП автоматизированные процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, некоторые современные перспективные методы управления жестко ориентированы на использование компьютеров и без их применения практически нереализуемы.

Организационно ИСУП реализуется через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников системы управления.

Номенклатура АРМ зависит от организационной структуры системы управления экономическим объектом и разделяется по различным функциям управления (планирование, учет, анализ, контроль). Каждая функция управления имеет свой набор решаемых задач. Отдельные задачи распределяются по комплексам задач. Например, в подсистеме бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. В соответствии с этим отдельные АРМ обычно ориентированы на решение отдельных комплексов задач системы управления. Распределение комплексов задач между отдельными АРМ зависит от разделения функций между разными подразделениями системы управления предприятием, между сотрудниками внутри этих подразделений и ряда других факторов [2].

Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций.

Комплексы и состав входящих в них задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель ИСУП.

1.2 Бизнес-процесс

Информационные системы играют важнейшую роль при клиентно-ориентированной организации бизнеса и процессно-ориентированному правлении бизнесом. Для выяснения этой роли введем несколько понятий из "процессной" терминологии.

Бизнес-процесс (БП) -- это взаимосвязанный набор действий (операций, функций), которые по определенным правилам преобразуют исходные экономические ресурсы в конечные продукты или услуги. Под БП понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые создают результат (продукт, услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. БП выполняется с целью создания выхода (результата), спрос на который предъявляют корпоративные (внутренние) или внешние потребители (клиенты). В качестве клиента может выступать и другой БП [5].

Предприятия можно рассматривать как экономические подсистемы, состоящие из ограниченного множества БП, работающих вместе для достижения конечных целей. К БП относятся, например, процесс сбыта и снабжения, процесс разработки нового изделия и вывода его на рынок, процесс обслуживания клиентов.

Каждое предприятие имеет или должно классифицировать и описать свой собственный перечень БП. Как правило, основу для классификации составляют четыре категории БП основные, обеспечивающие, процессы управления и развития.

Каждый БП характеризуется четко определенными во времени началом и концом; внешним и интерфейсами, которые либо связывают его с другими БП внутри организации, либо описывают выход во внешнюю среду; последовательностью выполнения функций и правилами их выполнения. Для каждой функции, входящей в БП, определены ее место в общей последовательности работ, исполнитель, условия инициации (события), время и стоимость выполнения и др.

По степени информатизации выделяют автоматические, интерактивные, экспертные и неавтоматизированные функции. Автоматические функции выполняются ЭВМ безучастия человека, например, составление стандартных отчетов или проведение математических расчетов. Интерактивные функции выполняются ЭВМ и человеком в диалоговом режиме, например, реализация нестандартных запросов. Экспертные функции выполняются человеком на основе рекомендаций (команд), подготавливаемых ЭВМ. Неавтоматизированные функции выполняются человеком без использования ЭВМ.

Главное требование к БП, они должны соединять задачи предприятия в единое целое, в одну систему, от начала до конца и ориентироваться на потребителя. БП должны пересекать вертикальные подразделения и способствовать "горизонтальному" видению организации. Необходимо, чтобы каждый работник такой системы знал об этих БП, имел какое-то представление о них. Это прежде всего необходимо для изменения установок работников. У каждого из них должна сложиться целостная картина работ.

Несмотря на то, что каких-то БП его работа прямо не касается, он должен иметь о них представление и думать о своей работе с позиций целого как о его части.

При использовании средств поддержки информационной деятельности возникает возможность охватить всю систему целиком, рассмотрев составляющие ее БП как единое целое и введя оперативный контур управления на передний план.

Для успешного существования такой системы необходимо обеспечить оперативной информацией все БП (с технологической точки зрения) и всех участников БП (включая руководителей предприятия). Поэтому без соответствующей ИС невозможен переход на клиентно-ориентированную организацию предприятия и его процессно-ориентированное управление.

Управление системой возможно только через управление ее процессами. От качества управления процессами зависит эффективность существования системы в целом. Но и сам управляемый БП должен быть качественным, т.е.быстрым, малозатратным, удобными т.д. Дефектный БП необходимо изменять. Но когда БП качественный, необходимо контролировать его качественное выполнение.

Управлять всеми БП при помощи одной прикладной системы невозможно. Очень часто для этого требуется ряд прикладных систем для организации продаж, закупок, производства, учета и т.д. Например, общее управление БП осуществляет, как правило, отдельная система, называемая управлением потоками работ. Внедрение такой системы является явным признаком перехода на процессно-ориентированное управление предприятием. Системы такого класса, например, в офисных процессах передают обрабатываемые объекты (документы) с одного рабочего места на другое. В идеале эта передача осуществляется электронными средствами -- от компьютера, установленного на одном рабочем месте, к компьютеру, где выполняется следующая операция. Для этого требуется детальное описание процедур применительно к конкретному БП и указание на соответствующих исполнителей. По завершении той или иной операции система забирает исходящий документ из электронного ящика одного менеджера и пересылает его в электронный ящик для входящих сообщений на компьютере следующего менеджера. Такие системы содержат информацию о состоянии процесса обработки, времени выполнения и пользователях каждого БП и при необходимости выдают данные для оценки стоимости и времени, а также предоставляют информацию для мониторинга БП [4].

Электронное связывание участников БП через подобную технологию позволяет оперативно доставлять результаты выполненной работы доследующих исполнителей, автоматически сигнализируя о конце предыдущей операции. Таким образом, сокращаются затраты времени на межоперационные переходы. При этом достигается более гибкое планирование и использование имеющихся ресурсов, которые становятся "тонкими агентами" БП.

Электронные коммуникации и безбумажная технология рабочих потоков позволяют сделать более прозрачным контроль исполнения БП, когда в каждый момент времени можно знать его состояние на конкретных рабочих местах. Отклонения в БП сразу становятся автоматически известными для всех заинтересованных исполнителей и менеджеров. Более того, развитые интеллектуальные ИС позволяют заблаговременно осуществлять диагностику и прогнозирование развития БП. В этих условиях менеджерам нет необходимости осуществлять контроль исполнения БП посредством сбора бумажных отчетов. Мониторинг БП становится более оперативным, не требуется поддержание большого штата управляющего персонала среднего звена. Кроме того, возможность оперативной связи участников БП с менеджерами в случае возникающих проблеем посредством проведения теле- и видеоконференций также повышает оперативность принятия решений без потери времени на проведение традиционных совещаний. Принимаемые управленческие решения моментально становятся известными через электронную почту и доски объявлений для всех участников БП. Это также способствует сокращению числа уровней управления на предприятии.

Из всего выше сказанного подведем небольшой итог: цель управления бизнес-процессами заключается в улучшении и оптимизации основополагающих бизнес-процессов компании. В прошлом, многие компании достигли оптимизации деятельности за счет использования принципа разделения труда. Однако при рассмотрении бизнес-процессов в целом, обнаруживались организационные и информационные разрывы, увеличивавшие общее время их выполнения. Сейчас уже не возникает вопроса «Управлять или не управлять бизнес-процессами?». Сейчас возникает вопрос, - «Как наиболее эффективно управлять бизнес-процессами?» и «Какие технологии позволяют управлять бизнес - процессами наиболее эффективно?» Это показывает, что процессный подход к управлению принят уже большинством компаний.



Глава II. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ. КЛАССИФИКАЦИЯ, СОСТАВ И ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

2.1 Информационные системы, их цели и задачи на предприятии

Информационные системы являются обычным программным продуктом, они имеют ряд существенных отличий от стандартных прикладных программ и систем. В зависимости от предметной области информационные системы могут весьма значительно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.

· Информационные системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным.

· Информационные системы ориентированы на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией в области вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции и в то же время не даёт ему возможность выполнять какие-либо лишни действия.

Таким образом, при разработке информационной системы приходится решать две основные задачи - разработка базы данных для хранения информации и разработка графического интерфейса пользователя клиентских приложений.

Предприятие - это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления [6].

Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, удовлетворяющая выше указанным свойствам, включающую функции планирования, управления и анализа. Что может дать внедрение информационной системы:

· снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),

· повышение скорости товарооборота,

· сокращение излишков товарных запасов до минимума,

· увеличение и усложнение ассортимента продукции,

· улучшение качества продукции,

· выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

ИС выполняют технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

· Сбор, обработка, анализ, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для принятия управленческих решений;

· Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия;

· Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

интерактивный электронный управление информационная система



2.2 Требования к информационным системам, их области применения

Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех «потребителей» [7]:

1. Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).

2. Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа для различных категорий пользователей, многоуровневая система защиты данных и т.д.

3. В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации. Система должна обеспечивать возможность работы в единой централизованной базе данных

4. В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

5. Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.

Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.

Каждая ИС ориентирована на ту или иную предметную область. Под предметной областью понимают область проблем, знаний, человеческой деятельности, имеющую определенную специфику и круг фигурирующих в ней предметов [8].

· Бухгалтерский учёт - классическая и наиболее часто реализуемая на сегодняшний день область применения информационных технологий.

· Управление финансовыми потоками - внедрение информационных технологий обусловлено критичностью этой области управления предприятия к ошибкам. Неправильно построив систему расчётов с поставщиками и потребителями, можно спровоцировать кризис наличности даже при налаженной сети закупки, сбыта и хорошем маркетинге. И наоборот, точно просчитанные и жёстко контролируемые условия финансовых расчётов могут существенно увеличить оборотные средства фирмы.

· Управление складом, ассортиментом, закупками - заморозить оборотные средства в чрезмерном складском запасе - самый простой способ сделать любое предприятие потенциальным инвалидом. Можно просмотреть перспективный товар, вовремя не вложить в него деньги.

· Управление производственным процессом. Автоматизированное решение подобной задачи даёт возможность правильно планировать, учитывать затраты, проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой.

· Управление маркетингом. Подразумевается сбор и анализ данных о фирмах конкурентах, их продукции и ценовой политике, а также моделирование параметров внешнего окружения для определения оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных кампаний

· Документооборот. Хорошо отлаженная система учётного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и даёт управленцам возможность воздействовать на неё.

· Оперативное управление предприятием. Информационная система, решающая задачи оперативного управления предприятием, строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Такая информационная система является инструментом для управления бизнесом и обычно называется корпоративной информационной системой.

· Предоставление информации о фирме. Активное развитие Интернета привело к необходимости создания корпоративных серверов для предоставления различного рода информации о предприятии. Практически каждое уважающее себя предприятие сейчас имеет свой веб-сервер. Кроме того, использование веб-технологий открывает широкие перспективы для электронной коммерции и обслуживания покупателей через Интернет.

2.3 Проблемы и критерии выбора информационной системы

Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.

Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело сказать, что она равна нулю. То, что разработано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях, является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.

Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы - то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков решений ведущих западных производителей [6].

При всем уважении к нашим разработчикам можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональных систем. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии, они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом.

По моему мнению, производственным предприятиям различного формата следует ориентироваться на западные системы. И тогда возникает следующий вопрос, на который необходимо дать ответ - какую западную систему выбрать?

Для российского пользователя выбор таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально, это такие гиганты SAP, Oracle, Microsoft, которые предлагают комплексное программное обеспечение и услуги, стараются полностью отвечающие потребностям предприятий из различных секторов экономики.

Кроме того, различные системы предназначены для предприятий различных отраслей и размера. Одни, такие как SAP, Oracle или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок крупного бизнеса, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. В 2007 на российский рынок выводится еще одна система класса ERP-II от компании LAWSON для комплексной автоматизации предприятий (о ней будет рассказано подробно). Среди всего многообразия руководству предприятия нужно сделать правильный выбор, чтобы в результате ошибки не оказаться обладателем системы не подходящей для него.

Критериями выбора системы выступают:

· Функциональные возможности

· Совокупная стоимость владения.

· Технологичность

· Перспективы развития.

· Технические характеристики.

· Минимизация рисков.

Под функциональными возможностями системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже существуют или только планируются к внедрению в организации. Например, если целью организации является снижение финансовых потерь за счет уменьшения брака, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса контроля качества.

Обычно для определения соответствия системы выдвигаемым функциональным требованиям достаточно иметь четкое представление о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного масштаба работ необходимо наличие довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразным представляется приглашение внешних консультантов.

Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.

Совокупная стоимость владения - сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла.

Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат.

Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

Очевидно, что на перспективу развития также огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.

Понимание технических характеристик в наибольшей степени гарантирует соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим характеристикам можно отнести:

· архитектуру системы,

· надежность,

· масштабируемость,

· способность к восстановлению,

· наличие средств резервного копирования,

· средства защиты от технических нападений,

· возможность интеграции с другими системами.

Под риском обычно понимается некая вероятность того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.

Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности и решение модифицируется определенным образом.

Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат:

· процесс создания системы

· оборудование

· программное обеспечение

· персонал

· управление задачами

Для каждого объекта затрат выдвигается целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью снижения рисков.

2.4 Классификация информационных систем

Информационные системы классифицируются по разным признакам. Рассмотрим наиболее часто используемые способы классификации.

По масштабу информационные системы подразделяются на следующие группы (рис.1):

· одиночные;

· групповые;

· корпоративные.

Рис.1 Деление информационных систем по масштабу

Одиночные информационные системы реализуются, как правило, на автономном персональном компьютере (сеть не используется). Такая система может содержать несколько простых приложений, связанных общим информационным фондом, и рассчитана на работу одного пользователя или группы пользователей, разделяющих по времени одно рабочее место. Подобные приложения создаются с помощью так называемых настольных, или локальных, систем управления базами данных (СУБД). Среди локальных СУБД наиболее известными являются Clarion, Clipper, FoxPro, Paradox, dBase и Microsoft Access.

Групповые информационные системы ориентированы на коллективное использование информации членами рабочей группы и чаще всего строятся на базе локальной вычислительной сети. При разработке таких приложений используются серверы баз данных (называемые также SQL-серверами) для рабочих групп. Существует довольно большое количество различных SQL-серверов, как коммерческих, так и свободно распространяемых. Среди них наиболее известны такие серверы баз данных, как Oracle, DB2, Microsoft SQL Server, InterBase, Sybase, Informix.

Корпоративные информационные системы являются развитием систем для рабочих групп, они ориентированы на крупные компании и могут поддерживать территориально разнесенные узлы или сети. В основном они имеют иерархическую структуру из нескольких уровней. Для таких систем характерна архитектура клиент-сервер со специализацией серверов или же многоуровневая архитектура. При разработке таких систем могут использоваться те же серверы баз данных, что и при разработке групповых информационных систем. Однако в крупных информационных системах наибольшее распространение получили серверы Oracle, DB2 и Microsoft SQL Server. Для групповых и корпоративных систем существенно повышаются требования к надежности функционирования и сохранности данных. Эти свойства обеспечиваются поддержкой целостности данных, ссылок и транзакций в серверах баз данных [3].

По сфере применения информационные системы обычно подразделяются на четыре группы (рис.2):

· системы обработки транзакций;

· системы поддержки принятия решений;

· информационно-справочные системы;

· офисные информационные системы.

Рис.2 Деление информационных систем по сфере применения.

Системы обработки транзакций, в свою очередь, по оперативности обработки данных разделяются на пакетные информационные системы и оперативные информационные системы. В информационных системах организационного управления преобладает режим оперативной обработки транзакций (OnLine Transaction Processing, OLTP), для отражения актуального состояния предметной области в любой момент времени, а пакетная обработка занимает весьма ограниченную часть. Для систем OLTP характерен регулярный (возможно, интенсивный) поток довольно простых транзакций, играющих роль заказов, платежей, запросов и т. п. Важными требованиями для них являются:

· высокая производительность обработки транзакций;

· гарантированная доставка информации при удаленном доступе к БД по телекоммуникациям.

Системы поддержки принятия решений (Decision Support System, DSS) представляют собой другой тип информационных систем, в которых с помощью довольно сложных запросов производится отбор и анализ данных в различных разрезах: временных, географических, по другим показателям.

Обширный класс информационно-справочных систем основан на гипертекстовых документах и мультимедиа. Наибольшее развитие такие информационные системы получили в Интернете.

Класс офисных информационных систем нацелен на перевод бумажных документов в электронный вид, автоматизацию делопроизводства и управление документооборотом.

По способу организации групповые и корпоративные информационные системы подразделяются на следующие классы (рис.3):

· системы на основе архитектуры файл-сервер;

· системы на основе архитектуры клиент-сервер;

· системы на основе многоуровневой архитектуры;

· системы на основе Интернет/интранет-технологий.



Рис.3 Деление информационных систем по способу организации

Предлагается использовать следующую классификацию систем и подсистем ИС. В зависимости от уровня обслуживания производственных процессов на предприятии сама КИС или его составная часть (подсистемы) могут быть отнесены к различным классам:

Класс A: системы (подсистемы) управления технологическими объектами и/или процессами.

Класс B: системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия.

Класс C: системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия.

Первые системы класса А, которые были разработаны для решения задач управления процессами, в основном охватывали сферу складского, бухгалтерского или материального учета. Их появление связано с тем, что учет материалов (сырья, готовой продукции, товаров) с одной стороны является извечным источником различных проблем для руководства предприятия, а с другой (на предприятии относительно крупного размера) одной из самых трудоемких областей, требующих к себе постоянного внимания. Основной «деятельностью» такой системы является учет материалов.

Эти системы, как правило, характеризуются следующими свойствами:

· достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;

· наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;

· наличием контура обратной связи;

· объектами контроля и управления такой системы выступают:

Ш технологическое оборудования;

Ш датчики;

Ш исполнительные устройства и механизмы.

· малым временным интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получением данных о текущем состоянии объекта управления и выдачей управляющего воздействия на него);

· слабой (несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамически изменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы) управления.

В качестве классических примеров систем класса A можно считать:

SCADA - Supervisory Control And Data Acquisition (диспетчерский контроль и накопление данных);

DCS - Distributed Control Systems (распределенные системы управления);

Batch Control - системы последовательного управления;

АСУ ТП - Автоматизированные Системы Управления Технологическими Процессами.

Следующий этап усовершенствования материального учета был ознаменован системами планирования производственных или материальных (в зависимости от направления деятельности организации) ресурсов, они причисляются к классу В.

Эти системы, вошедшие в стандарт, а вернее два стандарта (MRP - Material Requirements Planning и MRP II - Manufacturing Requirements Planning), очень широко распространены на Западе и давно и успешно используются предприятиями, в первую очередь производственных отраслей. Основные принципы, которые легли в основу систем стандарта MRP, включают

· описание производственной деятельности как потока взаимосвязанных заказов;

· учет ограничения ресурсов при выполнении заказов;

· минимизацию производственных циклов и запасов;

· формирование заказов снабжения и производства на основе заказов реализации и производственных графиков.

Разумеется, есть и другие функции MRP: планирование цикла технологической обработки, планирование загрузки оборудования и т.д. Следует отметить, что системы стандарта MRP решают проблему не столько учета, сколько управления материальными ресурсами предприятия.

Классическими примерами систем класса B можно считать:

MES - Manufacturing Execution Systems (системы управления производством);

MRP - Material Requirements Planning (системы планирования потребностей в материалах);

MRP II - Manufacturing Resource Planning (системы планирования ресурсов производства);

CRP - C Resource Planning (система планирования производственных мощностей);

CAD - Computing Aided Design (автоматизированные системы проектирования - САПР);

CAM - Computing Aided Manufacturing (автоматизированные системы поддержки производства);

CAE - Computing Aided Engineering (автоматизированные системы инженерного проектирования - САПР);

PDM - Product Data Management (автоматизированные системы управления данными);

SRM - Customer Relationship Management (системы управления взаимоотношениями с клиентами).

И всевозможные учетные системы и т.п.

Одна из причин возникновения подобных систем - необходимость выделить отдельные задачи управления на уровне технологического подразделения предприятия.

Наиболее популярным на данный момент новым видом информационных систем являются системы стандарта ERP - Enterprise Resource Planning. Это системы класса С.

В соответствии со Словарем APICS (American Production and Inventory Control Society), термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning -- Управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях. Во-первых, это -- информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых (в более общем контексте), это методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибуции и оказания услуг.

ERP- системы в своей функциональности охватывают не только складской учет и управление материалами, что в полном объеме предоставляют вышеописанные системы, но добавляют к этому все остальные ресурсы предприятия, прежде всего денежные. То есть ERP-системы должны охватывать все сферы предприятия, непосредственно связанные с его деятельностью. В первую очередь, здесь имеются в виду производственные предприятия. Системы данного стандарта поддерживают осуществление основных как финансовых, так и управленческих функций.

В круг задач решаемых системами (подсистемами) данного класса можно включить:

· анализ деятельности предприятия на основе данных и информации, поступающей из систем класса B;

· планирование деятельности предприятия;

· регулирование глобальных параметров работы предприятия;

· планирование и распределение ресурсов предприятия;

· подготовку производственных заданий и контроль их исполнения.

· наличие взаимодействия с управляющим субъектом (персоналом), при выполнении стоящих перед ними задач;

· интерактивность обработки информации.

Классическими названиями системы класса С можно считать:

· ERP - Enterprise Resource Planning (Планирование Ресурсов Предприятия);

· IRP - Intelligent Resource Planning (системами интеллектуального планирования);

· АСУП;

· EIS.

2.5 Состав информационных систем

По мнению академика А. И. Берга, система является сложной, если может быть описана на более чем одном языке. Одним из основных свойств ИС выступает делимость на подсистемы, которая имеет ряд преимуществ с точки зрения ее разработки и эксплуатации. В число таких достоинств входит упрощение: разработки и модернизации ИС в результате специализации групп проектировщиков по подсистемам; внедрения и поставки готовых подсистем в соответствии с очередностью выполнения работ; эксплуатации ИС вследствие специализации работников предметной области [11].

Обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы ИС. Функциональные подсистемы информационно обслуживают определенные виды деятельности экономической системы (предприятия), характерные для структурных подразделений экономической системы и (или) функций управления. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечивающих подсистем, таких как информационная, программная, математическая, техническая, технологическая, организационная и правовая подсистемы.

Функциональная подсистема ИС представляет собой комплекс экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами. При этом под задачей будем понимать некоторый процесс обработки информации с четко установленным множеством входной и выходной информации (например, начисление сдельной заработной платы, учет прихода материалов, оформление заказа на закупку и т.д.). Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принадлежностью, формой собственности, размером, характером деятельности предприятия.

Функциональные подсистемы ИС могут строиться по различным принципам: предметному, функциональному, проблемному, смешанному (предметно-функциональному).

С учетом предметного признака для промышленных предприятий выделяют следующие подсистемы управления производственными и финансовыми ресурсами: управление материально-техническим снабжением, управление производством готовой продукции, управление персоналом, управление сбытом готовой продукции, управление финансами. При этом в подсистемах рассматривается решение задач на всех уровнях управления, обеспечивая интеграцию информационных потоков по вертикали. Для реализации функций управления различают следующие функциональные подсистемы: прогнозирование, нормирование, планирование (технико-экономическое и оперативное), учет, анализ, регулирование. Эти подсистемы реализуются на различных уровнях управления и объединены в контуры управления: маркетинг, производство, логистика, финансы (табл. 1).