The course work is directed on, that each student has taken possession of skills of import of the data (Query) and processing received given tabular of the organized data by means of the summary table in the tabulated processor Excel. For performance of the task the sure skills of work on the personal computer, understanding of bases of construction of databases, skill are required to develop algorithm of the decision of a task and its statement, and also acquaintance to the basic economic concepts. The successful performance of course work serves one more element for successful work in the future.

The given course work is stated on 22 pages, contains 3 tables and 18 figures.

Оглавление

в узком смысле - входное сообщение в автоматизированную систему, содержащее требование на выдачу информации.

Сводная таблица - это специальные таблицы, в которых обобщается информация из других таблиц или списков. При создании сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц задаются исходные данные, форма таблицы, а так же вид вычислений. Построенные таблицы легко изменять, представляя данные в разных видах.

Критерий - признак, являющийся основой классификации.

Запись - в реляционных базах данных - строка таблицы данных, состоящая из полей разного типа.

Обработка данных - процесс выполнения последовательности операций над данными.

Сортировка - процесс перегруппировки заданного множества объектов в некотором определенном порядке.

Отчет сводной таблицы - интерактивный перекрестный отчет Microsoft Excel, содержащий итоговые данные и выполняющий анализ таких данных, как записи базы данных из разных источников, в том числе внешних по отношению к Microsoft Excel.

Терминология сводной таблицы:

Ось - одно из трех направлений в таблице по столбцам, по строкам или по страницам.

Источник данных - исходный список или таблица, на основе которых строится сводная таблица. Источник данных может представлять собой каталог диска с файлами таблиц или же один файл, содержащий совокупность таблиц.

Поле данных - часть записи или заполняемой формы, имеющая функционально самостоятельные значение и обрабатываемая как отдельный элемент данных.

Заголовок поля - название (метка), описывающее назначение поля; при перемещении заголовков полей сводные таблицы реорганизуются.

Элемент данных - значение поля

Сведение - реорганизация сводной таблицы путем перемещения полей.

Суммирующая функция - функция, применяемая для вычислений в таблице

Обновление - перерасчет сводной таблицы, после которого она отражает текущее состояние источника данных

Основные экономические понятия:

Основные средства предприятия - денежные средства, вложенные в имущественные основные фонды.

Первоначальная стоимость основных фондов - это стоимость фондов в момент вступления их в сферу производства; это сумма денег, уплаченная за приобретение фондов.

Амортизация - объективный процесс постепенного перечисления стоимости средств труда на произведенный с их помощью продукт; это использование специальных денежных средств (амортизационных отчислений), включаемых в издержки производства и обращения, для простого и расширенного воспроизводства основных фондов.

Норма амортизации - установленный в процентах от балансовой стоимости размер амортизации за определенный период времени по конкретному объекту или виду (группе) основных фондов.

Износ - изнашивание (приход в негодность) хозяйственных товаров, постепенная утрата основными фондами первоначальной стоимости в результате перенесения ее на вновь созданный продукт в виде амортизационных отчислений.

Постановка задачи

Вариант задания

Таблица 1

Для решения задачи используется хранящаяся на сервере в виде двух таблиц данных (G:\curs\osfond\sl1.dbf и G:\curs\osfond\sl2.dbf) информация об основных фондах предприятия. В таблице sl1.dbf содержится информация о поставленных на учет основных фондах:

Таблица 2

В таблице sl2.dbf хранятся сведения об амортизации основных фондов предприятия:

Таблица 3

Требуется, согласно варианту, предоставить в виде таблицы информацию об основных средствах предприятия, поставленных на учет в период с 1.01.60 по 1.01.90 и по цехам 012208 и 012204, отсортировать полученные сведения по инвентарному номеру.

Для успешного выполнения работы требуется:

· Извлечь в приложение Query указанную в задании информацию из баз данных.

· Связать две таблицы так, чтобы запись одной таблицы служила продолжением другой. Чтобы достичь этого, необходимо связать базы по двум полям, содержащим шифр подразделения и инвентарные номера.

· Установить фильтры по полю CEH и по полю DDAT таким образом, чтобы получить информацию об основных средствах предприятия по подразделению 012208 и 012204, поставленных на учет с 1.01.60 по 1.01.90. Извлечь отфильтрованные записи по всем необходимым полям и отсортировать полученную информацию по полю DDAT по возрастанию.

Представить полученную информацию:

· Оформить таблицу основных фондов предприятия, в которой имена столбцов таблицы отображают название хранящейся в них информации.

· Получить итоговые суммарные значения.

· Сгруппировать данные по инвентарному номеру.

· Организовать просмотр полученных данных по всем оговоренным в задании годам и цехам вместе и по каждому выбранному году и цеху в отдельности.

На компьютере хранится информация об основных фондах предприятия в виде двух баз данных, созданных в формате dBASE: одна база содержит об инвентарных номерах, наименованиях, дате постановки на учет, первоначальной стоимости и шифре подразделения, вторая - норме амортизации, износе, инвентарных номерах и шифрах подразделения (цехах).

Нужно с помощью приложения Query извлечь указанную в полученном варианте информацию из этих баз и поместить их в Excel. Затем с помощью сводной таблицы обработать индивидуальные данные в соответствии с заданием.

Алгоритм решения задачи

Работа с Query

Рис.2. Диалоговое окно Добавление таблиц

После определения источника информации на экране появится рабочее окно MS-Query. Оно разделено на две части: в верхней расположено два маленьких окна с именами полей, которые есть в исходной базе данных, а в нижней будут размещены поля, для которых определяется запрос. Для определения этих полей необходимо поставить указатель “мыши” на имя поля, нажать левую клавишу “мыши” и, не отпуская ее, перетащить в нижнюю часть окна. Если в запросе нужны все поля исходной базы, нужно щелкнуть 2 раза левой кнопкой “мыши” в качестве имя поля звездочку (*), которая находится в первой строке списка полей.

Для работы с обеими таблицами необходимо установить связь между ними. Для этого необходимо выделить нужное поле в одной из таблиц, установив указатель “мыши”, нажав левую кнопку и не отпуская ее, переместить указатель ”мыши” на имя соответствующего столбца в другой таблице. Между именами двух столбцов различных таблиц появится линия, которая отражает связь между ними.

Рис.3. Диалоговое окно MS-Query с двумя связанными таблицами

Для выполнения поставленной задачи необходимо установить фильтры по полю CEH и по полю DDAT таким образом, чтобы получить информацию об основных средствах предприятия по подразделению 012208 и 012204, поставленных на учет с 01.01.60 по 01.01.90 года. Для этого выбираем меню ДУсловие ДДобавить условие и задаем критерий выбора. Логической связью “ИЛИ” объединяем критерий по цехам и "И" по дате.

Рис.4. Диалоговое окно для выбора критерия

Рис.5. Диалоговое окно для выбора критерия

Рис.6. Добавление следующего критерия (по принципу “И”)

После выполненных операций получаем отобранные данные вместе с записью условий (критериев).

Затем необходимо осуществить сортировку полученной информации по возрастанию по полю INV (по инвентарным номерам). Для этого в окне MS-Query выделяем столбец INV и вызываем команду Записи Сортировать. Открывается диалоговое окно Сортировка, в котором определяется критерий сортировки.

Рис.7. Диалоговое окно Сортировка

Отсортированные данные возвращаем в Excel с сохранением текста запроса. Для этого выполняем команду Файл Вернуть данные.

Переданные в Excel данные копируем на новый лист книги, устанавливаем необходимые форматы и заменяем названия колонок в таблице на русские заголовки следующим образом: NAIM - наименование, INV - инвентарный номер, DDAT - дата, CEH - цех, IZN - износ, SUM - первоначальная стоимость, NOR - норма амортизации.

Рис.8. Результат импорта данных в Excel

Работа со сводной таблицей