Главная База знаний "Allbest" Программирование, компьютеры и кибернетика Проектирование информационной системы МБОУ "Центр образования с. Марково"

Проектирование информационной системы МБОУ "Центр образования с. Марково"

Стенограмма интервью с руководителем МБОУ "Центр образования с. Марково". Должностные инструкции, деятельность отдела по работе с клиентами. Построение модели деятельности "как есть" и "как должно быть". Создание автоматизированной информационной системы.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 25.04.2013
Размер файла 1,1 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В настоящее время проблема комплексной или частичной автоматизации стала актуальной для каждого предприятия. Уже не стоит вопрос “надо или не надо автоматизировать”, предприятия столкнулись с проблемой: каким образом это осуществить. Ведь не существует двух одинаковых организаций. Простое тиражирование даже очень известной и хорошей системы управления предприятием никогда не устроит заказчика полностью, поскольку не может учесть его специфики. Более того, в данном случае возникает проблема выбора именно той системы, которая наиболее подходит для конкретного предприятия. А эта проблема осложняется еще и тем, что ключевые слова, характеризующие различные системы, практически одни и те же: единая информационная среда предприятия; режим реального времени; независимость от законодательства; интеграция с другими приложениями (в том числе с уже работающими на предприятии системами); поэтапное внедрение и т.п.

Проектирование информационных систем всегда начинается с определения цели проекта. Основная задача любого успешного проекта заключается в том, чтобы на момент запуска системы и в течение всего времени ее эксплуатации можно было обеспечить:

требуемую функциональность системы и степень адаптации к изменяющимся условиям ее функционирования;

требуемую пропускную способность системы;

требуемое время реакции системы на запрос;

безотказную работу системы в требуемом режиме, иными словами - готовность и доступность системы для обработки запросов пользователей;

простоту эксплуатации и поддержки системы;

необходимую безопасность.

Производительность является главным фактором, определяющим эффективность системы. Хорошее проектное решение служит основой высокопроизводительной системы.

Цель курсового проекта - выполнение предпроектной стадии разработки проекта информационной системы для автоматизации бизнес-процессов МБОУ «Центр образования с. Марково».

При проектировании информационной системы были поставлены следующие задачи:

Изучить предметную область;

Провести структурный анализ предметной области;

Построить структурно-функциональные модели IDEF0;

Построить структурно-функциональные модели потоков данных DFD.

Глава 1. Описание предметной области

МБОУ «Центр образования с. Марково» зарегистрирована: 16 февраля в 2004 году. Основным видом деятельности является «Дошкольное образование (предшествующее начальному общему образованию)».

Компания практикует клиентно-ориентированный подход и дорожит каждым клиентом.

Для этого необходимо вести единую клиентскую базу, а так же планировать контакты с клиентами (родителями учащихся).

Автоматизация работы учреждения производится для решения основных задач:

минимизация ручной работы сотрудников компании и минимизация ошибок в их работе.

минимизация временных затрат на обращения клиентов, а так же планирование будущих образовательных мест для учащихся;

ведение единой клиентской базы, где собраны сведения: контакты; информация клиентах, возможные предложения и т.д.

Целями внедрения АРМ является совершенствование технического управления, повышение уровня информационной обеспеченностью процесса управления, качества принимаемых решений.

1.1 Стенограмма интервью с руководителем компании МБОУ «Центр образования с. Марково»

Необходимо собрать сведения об окружении, в котором система должна работать. Для этого была проведена беседа с руководителем МБОУ «Центр образования с. Марково» Соколовой Еленой Геннадьевной.

Каковы должны быть цели создания интегрированной системы управления предприятием?

Автоматизированная информационная система необходима нашей компании для того, чтобы улучшить качество и скорость обслуживания клиентов, создать более комфортные условия для специалистов по работе с клиентами, тем самым повысить эффективность работы компании по данному направлению.

Каковы основные направления деятельности Вашего предприятия?

основным видом деятельности является «Дошкольное образование (предшествующее начальному общему образованию)».

С кем взаимодействует Ваше предприятие?

Мы взаимодействуем со всевозможными поставщиками и заказчиками, с банками, налоговой инспекцией, транспортными компаниями, в общем практически со всеми организациями района, а также и физическими лицами.

Как поступает на предприятие информация?

Информация передается электронной почтой, а также через личное обращение и средства связи.

Существует ли на Вашем предприятии механизм предоставления скидок?

В некоторых случаях мы предоставляем скидки, но это зависит от конкретной ситуации и оговаривается с каждым клиентом индивидуально.

Ведется ли учет операций с поставщиками и клиентами?

Учет операций как таковой не ведется, но заключенные сделки можно отследить по договорам.

Как осуществляется контроль выполнения заказа?

Контроль проводится руководителем предприятия или руководителем отдела по работе с клиентами.

Каково физическое представление информационных потоков и хранилищ?

Большая часть информации хранится и передается в виде бумажных документов (бухгалтерская и налоговая отчетность, договоры, технические задания, заказы, макеты и т.д.).

Какова штатная структура и квалификация кадров?

Штат сотрудников состоит из директора, зам. директора, начальника отдела по работе с клиентами, менеджеров отдела по рекламе, менеджера отдела полиграфии, главного бухгалтера, преподавателей.

Как оснащено Ваше предприятие компьютерами и оргтехникой?

На предприятии имеются компьютеры различной мощности, копировальные и множительные аппараты.

Какие программные продукты используются на предприятии?

На предприятии используются программные продукты Microsoft Word, Microsoft Excel, WinRAR, Microsoft Internet Explorer, бухгалтерские программы фирмы «1С», а также программы для печатной работы.

1.2 Должностные инструкции

Все работники действуют на основании положений об отделах и должностных инструкций, согласно которым определяются место, роль в системе управления предприятием, основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполняемую работу. Коротко их можно определить следующим образом.

Директор организует и контролирует обеспечение участков рабочими кадрами, изучает, подбирает и размещает кадры; организует планово-экономическую работу предприятия, составляет и анализирует статистическую отчетность, ценообразование, отвечает за внедрение перспективных стратегических направлений. Руководит производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью компании, неся всю полноту ответственность за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества компании, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

Заместитель директора организует работу компании по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности, участвует в составлении заказов, контролирует их исполнение, проверяет правильность ведения и оформления документов, осуществляет ежедневный контроль готовности компании к работе. Информирует директора об имеющихся недостатках в работе компании, принимаемых мерах по их ликвидации.

Начальник отдела по работе с клиентами принимает участие в поиске новых заказчиков. Проводит маркетинговые акции. Обеспечивает правильность и своевременность оформления первичных документов по учету объемов выполненных работ, рабочего времени, простоев, анализирует результаты производственной деятельности. Контролирует состояние трудовой дисциплины рабочих.

Преподаватели занимаются обучением учащихся дошкольного возраста. А также улучшают качество образования учащихся.

1.3 Описание деятельности отдела по работе с клиентами

МБОУ «Центр образования с. Марково» предоставляет свои услуги физическим лицам. В дальнейшем будем называть их клиентами. Основные функции, выполняемые отделом по работе с клиентами:

работа с клиентами, регистрация;

разработка программ обучения;

устранение конфликтных ситуаций;

Работа с клиентами, регистрация.

От клиентов поступают заявки на обучение в данном образовательном учреждении. Очень часто клиент не представляет как правильно и лучше подготовить ребенка к школе.

Разработка программ обучения.

После заключения договора, сотрудники компании приступают к выполнению заказа. После выполнения заказа составляется акт о выполнении работ, в котором указывается характер и длительность произведенных операций.

Договор и акт о выполнении работ составляются в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а второй передается заказчику. Расчеты с клиентами осуществляются, как в безналичной, так и наличной форме.

1.4 Основные документы

Документы формируемые в отделе по работе с клиентами:

Договор;

Счет на оплату услуги или товара (Рис. 1);

Рис. 1 - Счет на оплату

Акт выполненных работ (Рис. 2)

Рис. 2 - Акт выполненных работ

5. Счет - фактура (Рис. 3)

Рис. 3 - Счет - фактура

Глава 2. Построение модели деятельности «Как есть» (AS-IS)

В результате обследования деятельности МБОУ «Центр образования с. Марково» построена функциональная модель существующей организации работы "как есть" (AS-IS). Данная модель реализовывалась с помощью такого CASE-средства, как BPwin 4.0. При создании модели была использована возможность построения смешанной модели, которая содержит одновременно диаграммы разных методологий, т.е. IDEF0, IDEF3 и DFD. Каждая из них решает свои специфические задачи.

В основе методологии IDEF0 лежит представление изучаемой и описываемой системы в виде набора взаимодействующих и взаимосвязанных блоков, отображающих процессы, операции, действия.

IDEF3 - это метод, позволяющий описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Диаграмма потоков данных (DFD) показывает перемещение данных между различными процессами их обработки. На этой диаграмме можно увидеть, где данные берут свое начало и куда они в итоге поступают, какие функции системы используют информацию от других функций.

Создание модели в стандарте IDEF0

Моделируя деятельность предприятия, определяем как входную, так и выходную информацию, а также учитываем внешние факторы, влияющие на деятельность предприятия - это методические указания по логистике и маркетингу, нормативные акты, положения по бухгалтерскому учету и др.

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS «как есть») и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ «как должно быть»).

Модель включает:

структурную функциональную модель деятельности в соответствии со стандартом IDEF0 (иерархия SADT-диаграмм);

функциональную модель в виде иерархии потоков данных (DFD).

Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) или отдельной ее части (в нашем случае это деятельность МБОУ «Центр образования с. Марково», в частности отдела по работе с клиентами) в целом в виде контекстной диаграммы (Рис. 8).

Компания использует купленную бухгалтерскую информационную систему, которая позволяет оформить заказ, счет и отследить платежи по счетам.

Таблица 1 - Стрелки контекстной диаграммы

№

Имя стрелки

Определение стрелки

Тип стрелки

1

Отдел по работе с клиентами

Работа с клиентами, программными средствами

Mechanism

Бухгалтер

Оформление документации предприятия (счета, акты, и др.)

2

Заказы клиентов

Заказы клиентов

Input

Сопроводительные документы

Документы, предоставляемые вместе заказами

3

Положение по бухгалтерскому учету

Правила продаж; договора;

Control

4

Выполненный заказ

Заказ отдан конечному пользователю

Output

Выходные документы

Документы, прилагаемые к заказу: счет-фактура, и т.п.)

Создадим диаграмму декомпозиции функциональной модели деятельности учреждения в стандарте IDEF0 (Рис. 9).

Таблица 2 - Работы диаграммы декомпозиции А

Имя действия

Описание

Управление учреждением

Управленческие процессы компании

Основная деятельность

Работа с клиентами

Декомпозируем работу «Основная деятельность» (Рис. 9) на основе результатов проведения экспертизы. Получена следующая информация:

Отдел по работе с клиентами получает заказы клиентов;

Менеджер данного отдела анализирует заказ и на основе анализа подбирает необходимый вариант;

Составляется договор на заказ;

Таблица 3 - Работы диаграммы декомпозиции А2

Имя действия

Описание

Прием заказа у клиента

Принятие заказа от клиента, анализ текущего заказа

Выставление счета

Работа бухгалтера - составление договора

Выполнение заказа

Работа специалистов

Декомпозируем процесс «Основная деятельность» (Рис. 10) на:

Запрашиваются сведения о клиенте и заказе;

Сведения оформляются в заявку;

Заключается договор

Таблица 4 - Работы диаграммы декомпозиции А2.1

Имя действия

Описание

Прием заказа

Запрос от клиента, сбор сведений о заказе

Выставление счета

Оформление договора

Выполнение заявки

Выполнение заказа

Диаграмма потоков данных DFD содержит процесс «Прием и обработка заказа», взаимодействующий с внешними сущностями «Клиент», «БД с клиентами» (Рис.11). «Клиент» делает заказ и сообщает о себе информацию, если ее нет. Компания посылает клиенту коммерческое предложение, договор на оказания услуги или продаже продукта, выставляет счет. После оплаты счета компания отдает заказ клиенту и делает товарную накладную и счёт-фактуру.

После заказа продукта с клиентом юридическим лицом заключается договор. Он содержит следующие данные:

Наименование клиента;

Юридический адрес клиента;

Реквизиты клиента (ИНН, КПП, ОГРН, БИК и др.);

Данные о продукте или описание услуги;

Сроки выполнения;

Цена;

Условия поставки;

Форс-мажорные обстоятельства.

Договор заключается в самом начале взаимоотношений компаний и действует на протяжении всего срока работы. После того как мы получили заказ от клиента, мы оформляем заказ, после выполняем. Клиент в это время оплачивает нам работу. После оказания услуг или продажи продукта мы подписываем акт с клиентом о выполненных работах отдаем ему копию акта и счет-фактуры.

Рис. 4 - Контекстная диаграмма МБОУ «Центр образования с. Марково»

Рис. 5 - Декомпозиция функциональной модели деятельности учреждения

Рис. 6 - Основная деятельность

Рис. 7 - Прием заказа у клиента

Рис. 8

Глава 3. Построение модели деятельности «Как должно быть» (TO-BE)

Анализ построенной функциональной модели «как есть» позволил понять, где находятся самые узкие места, в чем будет состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая организация бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволила выявить недостатки библиотеки даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. В результате построена модель TO-BE, которая имеет следующие отличия от модели AS-IS.

Декомпозировав процесс «Прием заказа у клиента» мы выявили процессы, занимаемые наибольшее количество времени:

сбор сведений о клиенте;

обработка заказа;

заключение договора.

Для увеличения эффективности работы нам необходимо увеличить скорость выполнения процесса.

Для автоматизации процесса «Прием заказа у клиента» мы решили разработать необходимое программное обеспечение для автоматического вывода заявки на основе занесенных данных о клиентах, ценах, готовых заказах и т.д.

Разработав программное обеспечение, мы автоматизировали необходимые нам процессы и тем самым уменьшили время. Благодаря автоматизации этих процессов быстрота обслуживания клиентов, предоставление сведений об услугах, новшествах, изменениях, их ценах возросло в несколько раз, тем самым мы увеличили и объем продаж и улучшили сервис обслуживания клиентов в целом (Рис. 9).

Рис. 9

Глава 4. Создание автоматизированной информационной системы

автоматизированный информационный система образование

Общие сведения

Полное наименование системы: МБОУ «Центр образования с. Марково».

Условное обозначение системы: АИС МБОУЦо.

Назначение и цели создания системы

Назначение системы: Разрабатываемая АИС предназначена для обеспечения эффективной работы предприятия на основе новых технологий и оборудования, отвечающих современным требованиям, действующим нормативным документам, техническим требованиям и условиям органов государственного надзора. Управляемый процесс является бизнес-процессом, направленным на получение максимальной прибыли от деятельности предприятия. Объект автоматизации - «Отдел по работе с клиентами»

Цели создания системы:

Основные показатели, которые должны быть достигнуты в условиях автоматизированного управления:

повышение оперативности управления процессом;

повышение производительности труда;

обеспечение устойчивости функционирования объекта;

повышение комфорта клиента при заказе.

Критерии оценки достижения цели создания системы - повышение общей прибыли предприятия и его конкурентоспособности.

Требования к системе

Требования к системе в целом

Перечень подсистем, их назначение и основные характеристики, требования к числу уровней иерархии и степени централизации системы:

МБОУ «Центр образования с. Марково» Уровень 1.

Подсистема заключения договоров с клиентами

Подсистема организации хранения заказов.

Подсистема организации выполнения работ по договору.

Подсистема расчетов с клиентами.

Требования к способам и средствам связи для информационного обмена между компонентами системы.

Данные договора.

Источник - подсистема заключения договоров с клиентами.

Приемник - подсистема ведения закупок, подсистема организации выполнения работ по договору, подсистема расчетов с клиентами.

Приходный ордер.

Источник - подсистема ведения закупок.

Приемник - подсистема организации заказов.

Акт о выполнении работ.

Источник - подсистема организации выполнения работ по договору.

Приемник - подсистема расчетов с клиентами.

Требования к характеристикам взаимосвязей создаваемой системы со смежными системами, требования к совместимости, способы обмена информацией.

Внешняя сущность - клиент.

Принимает информацию от МБОУ «Центр образования с. Марково»через поток Договор.

Направляет информацию к МБОУ «Центр образования с. Марково»через поток Счет на оплату.

Внешняя сущность - Клиент.

Принимает информацию от МБОУ «Центр образования с. Марково»

через поток Коммерческое предложение

через поток Договор

через поток Счет клиенту

через поток Акт выполненных работ

через поток Акт передачи прав

через поток Счет-фактура клиенту.

Направляет информацию МБОУ «Центр образования с. Марково»

через поток Заказ

через поток Заказ на услуги

через поток Информация о клиенте.

Требования к защите информации от несанкционированного доступа: процесс авторизации пользователей.

Требования к сохранности информации: необходимо предусмотреть резервное копирование информации.

Требования к средствам защиты от внешних воздействий: установка источников бесперебойного питания.

Требования к функциям.

Подсистема заключения договоров с клиентами. Уровень 2.

Внести данные о клиенте. Имеет функцию - Ведение БД «Клиенты» с алгоритмом:

1) получить данных клиента;

2) внести данные в БД.

Подобрать требующиеся для клиента условия. Имеет функцию - Подбор продукта по заказу с алгоритмом:

1) получить критерии отбора;

2) определить подходящую стоимость;

3) составить список на основании данных от клиента.

Составить договор. Уровень 3.

Составить договор. Имеет функцию - Составление проекта договора с алгоритмом:

1) получить данные Коммерческого предложения;

2) получить данные клиента;

3) получить рекомендуемые условия оплаты;

4) получить форму договора;

5) составить договор;

6) внести данные договора в БД «Договоры».

Анализировать выполнение клиентом обязательств по договору. Имеет функцию - Формировать рекомендации по условиям заключения сделок с алгоритмом:

1) проверить надежность клиента по БД «Клиенты»;

2) формировать запрос по клиенту в БД «Договоры»;

3) получить отчет о выполнении клиентом обязательств по ранее заключенным договорам;

4) формировать рекомендации.

Подсистема организации хранения заказов. Уровень 2.

Вести учет заказов. Имеет функцию - Ведение учета склада заказов с алгоритмом:

1) внести запись о поступившем заказе в БД «Заказы на складе».

Подсистема организации выполнения работ по договору. Уровень 2.

Имеет функцию - Организация выполнения работ по договору с алгоритмом:

1) получить данные договора с клиентом из БД «Договоры»;

2) формировать требование на отпуск со склада заказов;

3) формировать акт о выполнении работ.

Подсистема расчетов с клиентами. Уровень 2.

Сформировать счет клиенту на предоплату. Имеет функцию - Формирование счета клиенту с алгоритмом:

1) получить из договора данные о размере предоплаты;

2) формировать счет клиенту на предоплату.

Выписать счет-фактуру клиенту. Имеет функцию - Подготовка данных для окончательного расчета по договору с алгоритмом:

1) получить банковскую выписку о произведенной клиентом предоплате;

2) получить акт о выполнении работ;

3) формировать счет-фактуру клиенту.

Произвести окончательный расчет по договору. Имеет функцию - Закрытие договора с клиентом с алгоритмом:

1) получить банковскую выписку об окончательном расчете;

2) внести данные о выполнении обязательств по договору в БД «Договоры»;

3) внести отметку о надежности клиента в БД «Клиенты».

Требования к видам обеспечения.

Требования к информационному обеспечению.

Внешняя сущность - Клиент.

Перечень входных потоков: Коммерческое предложение, Договор, Счет-фактура клиенту, Счет клиенту, Товарная накладная.

Перечень выходных потоков: Заказ, Информация о клиенте, Заказ на ПО.

Требования к программному обеспечению: операционная система начиная с Windows 98 до Windows 7.

Требования к техническому обеспечению:

Требования к организационному обеспечению: процессор не ниже Pentium 3, оперативная память не меньше 1ГБ, видеокарта допускается интегрированая, принтер, сканер, модем .

Заключение

Цель данного курсового проекта выполнена, все задачи решены.

Изучена предметная область МБОУ «Центр образования с. Марково» в частности «Прием заказов от клиента». Проведен структурный анализ предметной области. Построены структурно-функциональные модели IDEF0, на основании которых выявлены процессы, которые необходимо автоматизировать, рассмотрены средства необходимые для автоматизации процессов.

Построены структурно-функциональные модели потоков данных DFD, которые отображает документооборот компании.

Сформировано техническое задание.

В ходе выполнения курсового проекта были достигнутые поставленные цели, такие как: применение на практике знаний, полученных в процессе изучения курса «Проектирование ИС» и получение практических навыков создания автоматизированных информационных систем (АИС).

Целями внедрения автоматизации работы организации является совершенствование технического управления, повышение уровня информационной обеспеченностью процесса управления, качества принимаемых решений.

В процессе разработки системы удалось выяснить что необходимо автоматизировать в работе компании:

- формирование заказа клиента;

- содержание сведений о клиентах, заказах;

- подготовка документов на оформление заказа;

- вывод на печать сведений о клиенте и его заказе.

Внедрение АИС на предприятии существенно облегчает работу, что дает возможность быстро и оперативно решать многие вопросы. Успешная эксплуатация разработанной и внедренной системы дает заметный экономический эффект, за счет снижения затрат, освобождения рабочего времени специалистов, повышения качества и надежности учета движения товаров, облегчения оформления сопровождающей документации и отчетности.

Список используемой литературы

1. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 352 с.

2. Вендров А. "CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем".

3. Калянов Г.Н. CASE-технологии. Консалтинг в автоматизации бизнес-процессов. - 3-е изд. - М.: Горячая линия - Телеком, 2002. - 320 с.

4. Калянов Г.Н. "Теория и практика реорганизации бизнес-процессов".

5. Малков О.Б., Белимова Е.В. Проектирование баз данных с использованием CASE-технологии: Методические указания. - Омск, 2003. - 48 с.

6. Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. - М.: Диалог-МИФИ, 2001. - 304 с.

7. Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0.- М.: Диалог-МИФИ, 2002. - 224 с.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены