80

Министерство образования Российской Федерации

ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ

Факультет документально-информационных коммуникаций

Кафедра информатики и информационных технологий

УДК 004.42:35.073.515.3

Создание автоматизированной информационной системы «Свод отчетов» для УВО при ГУВД Пермского края

Дипломная работа, представленная к защите по специальности 351400

«Прикладная информатика в социально-культурной сфере»

Исполнитель:

студент группы ИР-53

Тележников Н.В.

Научный руководитель:

Серегина Т.А.

_____________________

Допущен к защите

«__»_________________2006 г.

Зав. кафедрой_________________ Н.Н. Масленников

Пермь, 2006Реферат

Аннотация:

В дипломной работе на базе платформы 1С будет разработана конфигурация 1С:«Свод отчетов» под особенности автоматизации составления отчетов в Управлении вневедомственной охраны.

Объект исследования:

Управление вневедомственной охраны.

Предмет исследования:

Организация и технология составления отчетов УВО в конфигурации 1С:«Свод отчетов».

Цель дипломной работы:

Автоматизация составления отчетов для УВО с помощью конфигурации 1С:«Свод отчетов».

Задачи исследования:

· рассмотрение предметной области: сбор и анализ имеющихся данных, выявление состава и структуры объектов, построение концептуальной модели;

· анализ нормативно-правовых документов, регламентирующих правила составления отчетов;

· изучение конфигурирования на платформе 1С: и особенностей решения расчетных задач в ней;

· изучение работы с регистрами оперативного учета в 1С: Предприятии;

· внедрение системы 1С:«Свод отчетов» в УВО.

Методы исследования:

· анализ нормативно-правовой документации;

· моделирование;

· проектирование;

· программирование;

· тестирование работоспособности информационной системы.

• Введение 8
• 1. Современное состояние создание отчетов на предприятиях. Обоснование создания системы 10
• 1.1 Отчетная документация как основа эффективности функционирования 10
• предприятия. 10
• 1.1.1 Понятие управленческой отчетности. 10
• 1.1.2 Характеристики системы управленческой отчетности 12
• 1.2 Анализ существующих АИС по подготовке отчетных документов. 16
• 1.1.2 Система «Учет ИТСО» 16
• 1.1.3 Система «Картотека» 17
• 1.1.4 Конфигурация 1С «АНВИК: Учет отдела вневедомственной охраны» 18
• 1.1.5 Сравнение систем «Учет ИТСО», «Картотека» и «АНВИК: Учет ОВО» 19
• 1.1.6 Выводы 24
• 1.2 Технико-экономическое обоснование эффективности внедрения АИС “Свод отчетов” для УВО 24
• 2. Анализ предметной области, системный и структурный анализ. 27
• 2.1 Анализ предметной области создания и использования отчетных документов. 27
• 2.2 Существующие формы отчетности в УВО. 27
• 2.2.1 Форма «ВО-2» 27
• 2.2.2 Отчет о наличии ПЦН, ЗЗА и РИПов 29
• 2.2.3 Отчет о работе подразделения охраны 30
• 2.2.4 Отчет о результатах работы по борьбе с преступностью и административными правонарушениями на охраняемых рынках и антитеррористической защищенности объектов данной категории 31
• 2.2.5 Отчет охраны объектов и квартир 32
• 2.2.6 Отчет об сопровождении перевозимого имущества собственника, в т.ч. денежных средств 32
• 2.2.7 Отчет по состоянию квартир. 32
• 2.2.8 Отчет по состоянию объектов. 33
• 2.2.9 Отчет по охране автостоянок УВО при ГУВД Пермской области. 33
• 2.2.10 Отчет о результатах работы УВО форма “ВО-1”. 33
• 2.2.11 Итоги работы подразделения ОВО. 34
• 2.2.12 Структурный анализ отчетных форм УВО. 34
• 2.3 Системный анализ и структурное проектирование системы 35
• 2.3.1 Определение требований к новой системе. 35
• 2.3.1 Логическое проектирование системы. 35
• 2.3.1.1 Операция с учетными записями об объектах. 36
• 2.3.1.2 Операции с учетными записями о ТСО 37
• 2.3.1.3 Операции с учетными записями о ПЦО или АТС 40
• 2.3.1.4 Операции с записями об истории ТСО 42
• 2.3.1.5 Операции с записями об истории объектов 44
• 2.3.1.6 Операция с учетными записями о заявках и сопровождение имущества. 46
• 2.3.1.7 Операция с учетными записями о сотрудниках УВО. 47
• 2.3.1.8 Составление на основе записей отчетных форм. 48
• 2.4 Разработка инфологической и концептуальной схемы БД. 57
• 2.4.1 Построение инфологической схемы БД. 57
• 2.4.2 Построение объектно-ориентированной модели БД 59
• 2.5 Выбор модели данных и СУБД 61
• 2.5.1 Реляционная модель данных 61
• 2.5.2 Объектно-ориентированная модель данных 63
• 2.5.3 СУБД 1с:V8.0 64
• 2.5.4 СУБД Oracle 10g 65
• 2.5.5 СУБД SQL Server 2000 68
• 2.5.6 СУБД InterBase 6 70
• 2.5.7 Сравнение СУБД Oracle 10g, SQL Server 2000, InterBase 7.1 и 1с:v8.0 71
• 3. Проектирование приложения 74
• 3.1 Описание созданных объектов в конфигурации 74
• 3.2 Требования к оборудованию, прикладному и системному ПО для обеспечения работы системы 75
• Заключение 76
• Список использованной литературы 77

Определения, обозначения и сокращения

В настоящей работе применяют следующие сокращения:

УВО - управление вневедомственной охраны;

АРМ - автоматизированное рабочее место;

БД - база данных;

ДПУ - дежурный пульта управления;

ДПЦО - дежурный пункта централизованной охраны;

ЗЗА - звукозаписывающая аппаратура;

КТС - кнопка тревожной сигнализации;

ОПС - охранно-пожарная сигнализация;

ППК - прибор приемно-контрольный;

ПЦН - пульт централизованного наблюдения;

ПЦО - пункт централизованной охраны;

РИП - резервный источник питания;

СПИ - система передачи извещений;

СУБД - система управления базами данных;

ТСО - техническое средство охраны;

В настоящей работе применяют следующие термины с соответствующими определениями:

Ложное срабатывание технических средств охраны - сформированное техническими средствами охранной сигнализации извещение о нарушении на объекте при отсутствии явных признаков, характеризующих событие.

Охранно-пожарная сигнализация - совокупность совместно действующих технических средств для обнаружения появления признаков нарушителя на охраняемых объектах и/или пожара на них, сбора, обработки, передачи и представления информации в заданном виде.

Охраняемый объект - предприятие, организация, жилище, их часть или комбинация, оборудованные действующей системой охраны и безопасности.

Пульт централизованного наблюдения - самостоятельное техническое средство (совокупность технических средств) или составная часть СПИ, устанавливаемая на ПЦО для приема от УО или ретранслятора(ов) извещений о проникновении на охраняемые объекты и (или) пожаре на них, служебных и контрольно-диагностических извещений, обработки, отображения и регистрации полученной информации и представления ее в заданном виде для дальнейшей обработки, а также (при наличии обратного канала) для передачи на УО команд телеуправления.

8Пункт централизованной охраны - диспетчерский пункт для централизованной охраны ряда рассредоточенных объектов от проникновения нарушителя и пожара с использованием СПИ.

Техническое средство охраны - конструктивно законченное, выполняющее самостоятельные функции устройство, входящее в состав систем охранной и тревожной сигнализации, контроля и управления доступом, охранного телевидения, освещения, оповещения и других систем, предназначенных для охраны объекта.

Введение

Современный период цивилизации характеризуется повышением роли информации в развитии общества, средств связи, компьютеризацией всех сторон жизни, появлением более совершенных информационных технологий, необходимых для сбора и обработки информации. С развитием такого о8бщества возникает необходимость в создании информационных систем, которые позволяют руководителям организаций получать достоверные и оперативные сведения и в любой момент времени формировать отчеты, содержащие краткую структурированную информацию о деятельности организации. В настоящее время проблематика создания запросов и отчетных форм является слабо проработанной в теоретическом и концептуальном плане. Поэтому создание системы построения отчетов является актуальной проблемой.

В качестве задач исследования были выделены:

а) изучение теоретической разработанности темы;

б) выявление и проведения сравнительного анализа существующих информационных систем в сфере управления вневедомственной охраны;

в) выявление проблем, связанных с построением запросов, отчетных форм в сфере управления вневедомственной охраны;

г) разработка алгоритма построения запросов и отчетных форм;

д) проектирование пользовательского интерфейса;

е) разработка программного модуля для формирования запросов и построения отчетных форм.

Анализ литературы, с точки зрения разработанности темы, исследуемой в дипломной работе, показал, что в настоящее время проблему формирования отчётов нельзя считать подробно освещенной, также не существует единого подхода по внедрению и использованию отчетов. Поэтому можно говорить о слабом развитии данного направления.

Практическая значимость дипломного проекта заключается в том, что после создания программного модуля появляется возможность предоставлять руководителям высшего звена исчерпывающую информацию в удобном представлении для анализа и планирования деятельности Управления Вневедомственной Охраны при ГУВД Пермского края.

 1. Современное состояние создание отчетов на предприятиях. Обоснование создания системы

1.1 Отчетная документация как основа эффективности функционирования

предприятия.

1.1.1 Понятие управленческой отчетности.

Эффективность работы предприятия в значительной мере определяется качеством и оперативностью их информационного обеспечения.

Высший уровень управления всегда характеризуется повышенной сложностью, вариативностью и динамичностью управленческих ситуаций. Во многих структурах сведения, получаемые руководством для контроля и принятия решений, базируются на двух видах отчетности.

Первый из них - налоговая и финансовая отчетность, наличие которой требуется от всех по закону. Эти формы отчетности подробно разработаны и имеют единообразный вид. Проблема состоит в том, что представляемые в налоговой и финансовой отчетности сведения служат специфическим целям и не отвечают потребностям высшего уровня управления.

Второй вид отчетности - внутренняя отчетность (аналитические отчеты). Этот вид не определяется законодательно, и организации обладают полной свободой в том, как вести внутреннюю отчетность. Если система внутренней отчетности складывается сама собой, то возникает ситуация, при которой руководители получают отчеты о работе своих отделов, но представленные в этих отчетах сведения обычно обладают рядом недостатков:

они пространны;

не структурированы и не представлены в удобном для восприятия виде;

неполны и противоречивы;

не позволяют прослеживать происхождение представленных в них данных до первоисточника;

предоставляемые разными подразделениями данные по одним и тем же вопросам могут вступать в противоречие и существенно отличаться друг от друга;

достоверность приводимых в отчетах данных сложно или невозможно проверить;

сроки представления отчетности зачастую не соблюдаются (запаздывание представляемой отчетной информации).

Все эти недостатки вместе образуют тот информационный фон, на котором руководители осуществляют свою деятельность. Очевидно, что обладающая такими недочетами информационная система представляет собой шаткую основу для принятия оперативных и стратегических решений.

Управленческая отчетность может пониматься в узком смысле как отчеты о выполненных по заданию руководителя действиях. В более широком смысле - действующая в организации информационная система представления руководству в виде документов структурированной информации (справок, отчетов, записок и т.д.) обо всех аспектах деятельности. Система управленческой отчетности рассматривается именно как всеобъемлющая информационная среда, обеспечивающая руководство всей необходимой ему информацией. Полная отчетность о деятельности организации формируется на основе отчетности по трем видам планов, таких как: бюджет (финансовая и бухгалтерская отчетность); производственный план; план мероприятий (событий) - квартальный (месячный) план действий каждого подразделения и всей организации.

При наличии корректно разработанной системы отчетности, соответствующей этим трем видам планов, руководство будет обладать всей полной информацией о том, что происходит в организации.

Чаще всего используют трехуровневую систему управленческой отчетности. Основными уровнями являются:

1. журналы (книги) для записи всех операций организации или конкретного подразделения. Используются в основном на оперативном уровне для регистрации и контроля текущей операции;

2. отчеты - краткие сведения о деятельности организации или подразделения на конкретную дату или за отчетный период. Используются руководителями для текущих оперативных и тактических решений и применения мер контроля и измерения эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников;

3. сводные отчеты - отчеты, подводящие итоги деятельности организации в нескольких сферах за определенный период. Используются руководством для принятия решений и расширенного (стратегического) планирования.

1.1.2 Характеристики системы управленческой отчетности

Система управленческой отчетности - это система сбора и представления в структурированном виде данных о различных аспектах деятельности организации, позволяющая руководству (руководству вышестоящей организации) анализировать положение дел. Система управленческой отчетности обеспечивает возможность эффективного контроля над деятельностью организации со стороны руководства организации, а также над деятельностью организации и руководства организации со стороны собственников, инвесторов, кредиторов или вышестоящей организации.

Получаемые руководством организации или вышестоящими инстанциями отчеты могут содержать достоверные или искаженные данные. Для того чтобы получатели отчетов были уверены в достоверности представляемых данных, существует только один способ контроля - это возможность доступа к первичным документам, на основании которых подготовлены предоставленные отчеты.

Выделяют следующие основные характеристики управленческой информации:

Краткость. Информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего и не концентрировать внимание на несущественных или не относящихся к делу сведениях.

Точность. Информация не должна содержать ошибок или пропусков, а также намеренного искажения.

Оперативность. Информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность быстро сориентироваться и вовремя принять эффективное управленческое решение.

Сопоставимость. Информация, полученная в разное время и по разным отделам/подразделениям, должна быть сопоставима.

Целесообразность. Информация должна соответствовать той цели, для которой она подготовлена, помогать в решении конкретных управленческих задач.

Объективность. Информация должна быть непредвзятой и беспристрастной, дающей объективную оценку ситуации.

Адресность. Информация должна отвечать требованиям конкретного пользователя и соответствовать уровню его подготовленности и положению в иерархии управления.

Аналитичность. Информация, используемая для внутренних управленческих целей, должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами.

Конфиденциальность. Как правило, управленческая информация носит конфиденциальный характер и требует защиты.

Избыточность. Информация, которую вырабатывает, собирает и делает доступной другим подразделениям каждое подразделение, должна обладать избыточностью. Эта избыточность обусловлена тем, что для работы различных подразделений нужно иметь различные данные об одних и тех же предметах и событиях. Каждый тип информации должен иметь потребителя, который в этой информации заинтересован. В противном случае информация не просто избыточна - она безадресная, а потому не нужна. Сбор информации должен быть построен с учетом того, что каждое подразделение собирает информацию не только в своих интересах, но и в интересах руководства организации и потребителей информации из других подразделений. Информация должна представляться в виде, удобном ее потребителю.

Структурированность информации. Наиболее трудной для восприятия является та информация, которая плохо структурирована. Речь идет не только о текстовых материалах. Плохо структурированными могут быть и таблицы, и графики. Хорошо структурированная информация характеризуется тем, что она не представляет собой ворох данных, в которых потребитель информации должен самостоятельно разбираться. Структурированная информация обладает внутренней логикой: она имеет иерархию по степени важности, показывает градации и взаимосвязь различных параметров и выстроена таким образом, чтобы дать ее потребителю максимально полное представление о том предмете, который эта информация описывает. Уровень детализации информации зависит от потребностей того специалиста, который будет с этой информацией работать.

Представление информации. Форма представления информации является одним из важнейших аспектов управленческой отчетности. Наглядность и простота понимания информации не только позволяют снизить время, необходимое для работы с информацией и принятия на ее основе решений, но и дают возможность добиться более адекватного понимания человеком, для которого подготовлена информация, ее смысла. Наиболее типичными формами представления информации являются текстовая, табличная и графическая. Когда информации слишком много, ее понимание также затруднено. Чтобы облегчить понимание больших объемов информации, которая содержит много параметров с различными характеристиками, эти параметры группируются по определенным признакам и представляются в отдельных таблицах или на отдельных графиках. Для помощи руководству организации в определении наиболее удобной для него формы представления информации и сочетания различных параметров существуют консультанты.

Поэтому цель системы управленческой отчетности - обеспечить представление потребителям информации нужных им сведений в нужное время и в нужном виде. Практически это означает необходимость создания информационного пространства (информационной системы), способного обеспечить сбор, структурирование всех данных и на их основе - возможность формировать различные виды отчетов.

1.2 Анализ существующих АИС по подготовке отчетных документов.

1.1.2 Система «Учет ИТСО»

Обзор системы составлен на основе её описания в статье «Цена лишних бумажек». Данная система эксплуатируется уже более 6 лет и использует СУБД Access. Основными чертами системы являются:

· представление приборов на объекте в виде иерархической 4-х уровневой модели (объект- система - группа приборов - прибор);

· возможность потокового ввода однотипных приборов (повторение при вводе всей информации, кроме бухгалтерского, инвентарного и заводского номеров);

· возможность проследить историю прибора (ремонт, время нахождения в ЗИП, время работы);

· хранение информации о пользователях и паролях пользователей непосредственно в базе;

· предоставление средств для ведения электронного журнала регламентных работ;

· выдача отчетов по выбранным участкам объектов, по шлейфам приборов, по приборам в обменном фонде, по ответственным за объекты.

Из положительных сторон системы можно отметить наличие потокового ввода, облегчающего ввод большого массива однотипной информации.

Также достаточно удобна система ведения регламентного журнала, осуществляемая путем ввода идентификатора пользователя и пароля, с возможностью распечатки журнала.

В системе не хватает основных отчетных форм, например журнала ложных срабатываний.

1.1.3 Система «Картотека»

Оценить саму систему «Картотека» (далее «Картотека») в работе мне не удалось, из-за того, что она содержит конфиденциальную информацию и сама система является объектом интеллектуальной собственности одного из отделов ОВО Ленинского района. Поэтому нижеследующий анализ представлен на основе сведений предоставленных старшим инспектором договорно-правового отдела Д.М. Илларионовым, работающего с данной системой.

«Картотека» является системой ведущей учет рентабельных объектов, договоров по этим объектам и ТСО установленных на этих объектах. Также возможен поиск по отдельным реквизитам. Производится выдача отчетов в текстовый файл и непосредственно на печать, следующих видов, применительно к теме исследования: списки пультовых номеров, списки ложных срабатываний, график регламентных работ, наряд по устранению ложных срабатываний.

· «Картотека» обладает рядом недостатков:

· DOS-интерфейс т.е. морально устаревший;

· Система поиска не позволяет реализовать сложные запросы, например, с несколькими поисковыми критериями;

· Отчеты выводятся в файлы с расширением txt и, кроме того, очень ограничены в настройке;

· Невозможно отсортировать выводимые данные по выбранному признаку.

Основой для базы данных служит СУБД FoxPro версии 2.6, т.е. СУБД файл - серверного типа. Это приводит к таким минусам, как:

· невозможность одновременного доступа

· высокая загрузка сети

Программа была написана более 5 лет назад и не соответствует требованиям ГОСТов и «Наставления».

1.1.4 Конфигурация 1С «АНВИК: Учет отдела вневедомственной охраны»

Данный программный продукт создан фирмой "АНВИК" на основе типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" системы программ "1С:Предприятие" (далее «АНВИК: Учет ОВО»).

Система работает по 3 основным направлениям:

· Учет работ и услуг по договорам охраны собственности частных лиц и расчетов по ним;

· Учет работ и услуг по договорам охраны собственности организаций и расчетов по ним;

· Учет технических характеристик охраняемых объектов и показателей их обслуживания, т.е. ТСО.

Реализованные в системе возможности позволяют автоматизировать следующие задачи - ведение списка ключей на охраняемых объектах с учетом всей необходимой информации, ведение перечня приборов с указанием их типов, учет установленных приборов с указанием зон охраны приборов и учет срабатываний приборов с указанием зон и причин срабатываний. Предусмотрено формирование карточек "Оперативная карточка на ключ" и "Карточка учета средств охранно-пожарной сигнализации (ОПС)".

На основании введенных данных можно сформировать необходимые отчеты. Это "Отчет по установке приборов", "Установленные приборы", "Ведомость приборов ОПС" (количество установленных приборов на объектах с разбивкой по типам приборов и расчетом обменного фонда), "Общее количество охраняемых объектов и помещений" и "План-график техобслуживания по электромонтерам" (объекты, закрепленные за электромонтерами, с количеством условных установок).

Посмотреть систему в действии не удалось, так как она является интеллектуальной собственностью фирмы «АНВИК».

1.1.5 Сравнение систем «Учет ИТСО», «Картотека» и «АНВИК: Учет ОВО»

Системы сравнивались по следующим критериям:

· используемые СУБД (таблица 1);

· соответствие современным нормативным документам, в части по учету ТСО (таблица 2);

· интерфейс (таблица 3);

· разграничение доступа к БД (таблица 4);

· возможности поиска (таблица 5);

· возможности по выводу отчетов (таблица 6).

Используемые СУБД

Таблица - 1

Наименование системы	Используемая СУБД
Учет ИТСО	Access
Картотека	FoxPro 2.6
АНВИК: Учет ОВО	1C

«Картотека» сильно проигрывает в этой части всем остальным программным комплексам, т.к. использует давно устаревшую версию СУБД файлового типа. Система 1С является файловой СУБД, к тому же она больше нигде не применяется кроме продуктов фирмы 1С, т.е. она не является отдельным программным продуктом.

Соответствие современным нормативным документам, в части по учету ТСО

Таблица - 2

Наименование системы	Соответствие «Наставлению…»
Учет ИТСО	частично
Картотека	-
АНВИК: Учет ОВО	частично

Здесь, можно заметить, что система «Картотека», вследствие того, что она является самой старой из представленных систем, уже не отвечает требованиям современного «Наставления». Другие системы лишь частично соответствуют требованиям норматива.

Интерфейс

Таблица - 3

Наименование системы	Тип интерфейса	Многооконный интерфейс	Система помощи
Учет ИТСО	Графический (Windows)	+	-
Картотека	Псевдографический (DOS)	-	-
АНВИК: Учет ОВО	Графический (Windows)	+	-

Надо отметить, что у всех систем, отсутствует система справок, что сильно осложняет работу неподготовленному пользователю. Неудобным выглядит интерфейс системы «Картотека». Так как интерфейс работает в текстовом режиме DOS, то объем отображаемой информации ограничен параметрами текстового экрана 80*25 символов, что не позволяет показывать достаточный объем информации на одном экране.

Разграничение доступа к БД

Таблица - 4

Наименование системы	Защита доступа паролем
Учет ИТСО	+
Картотека	+
АНВИК: Учет ОВО	+

Безопасность в данных системах, конечно является неотъемлемым элементом. Однако, как уже отмечалось выше система «Учет ИТСО» хранит пользовательские пароли прямо в БД. Это, по моему мнению, не очень хороший подход, но как вариант тоже имеет право на существование. Его отрицательными чертами является то, что любой имеющий прямой доступ к БД сможет прочитать пароли пользователей. Данная проблема может быть решена на уровне безопасности СУБД, или на уровне приложения. В случае с СУБД, у неё должен быть механизм формирования групп и ролей пользователей с разграничением доступа. На уровне приложения проблема решается шифрованием паролей. В системах 1С проблема разделения доступа, решена на уровне создания отдельной папки в специальном каталоге, хранящем права и имена пользователей. Доступ осуществляется на основе пароля.

Возможности поиска

Таблица - 5

Наименование системы	Поиск по множеству реквизитов	Поиск по одному реквизиту
Учет ИТСО	неизвестно	неизвестно
Картотека	-	+
АНВИК: Учет ОВО	-	+

Нужно отметить, что поиск ведется по одному-двум атрибутам, при этом нередко бывает нужно провести поиск сразу по нескольким атрибутам. Это было выяснено при опросе пользователей системы «Картотека». Например, часты запросы по нахождению приборов одного типа стоящих на определенном объекте.

Возможности по выводу отчетов

Таблица - 6

Наименование системы	Журнал ремонтов	Журнал ложных срабатываний	Журнал регламентов оборудования	Форма вывода отчетов
Учет ИТСО	+	-	+	печать на принтере
Картотека	+	+	+	сохранение в текстовый файл, печать на принтере
АНВИК: Учет ОВО	-	-	+	файлы Excel, текстовый, печать на принтере

Лидером в части по выводу отчетов является конфигурация от АНВИК. Она выводит отчеты в большее количество форматов, при этом в самой системе 1С разработан инструментарий по быстрому созданию отчетных форм, поэтому список отчетных форм легко дополнить, при наличии программиста со знанием 1С.

1.1.6 Выводы

Таким образом, современные системы по учету , кроме системы «Учет ИТСО» являются подсистемами в системах по учету охраняемых объектов, что обусловлено спецификой ведения учетной работы во вневедомственной охране. Можно отметить, что система «Картотека» уже морально устарела. Наиболее применимой, по моему мнению, «АНВИК: Учет ОВО», достаточно полные выводы сделать сложно из-за недостатка информации о ней.

1.2 Технико-экономическое обоснование эффективности внедрения АИС “Свод отчетов” для УВО

Ориентировочные годовые затраты на ведение документации вручную приведены таблице 7:

Таблица - 7

Вид работ	Кол-во чел./ч
Составление отчетности о подлеченных объектах	16
Составление отчетности о подключенных ТСО	16
Составление годовой отчетности по охране объектов	8
Составление годового отчета по ТСО	32
Составление отчетности о сотрудниках УВО	48
Анализ ложных срабатываний для оптимизации работы ТСО	72
Составление отчетности по соправождению имущества	30
Поиск ТСО при сверках с бухгалтерией, аудите	62
Составление различных отчетов при самоконтроле, анализе:	72
Итого	356

Примечание - таблица приведена по материалам статьи Сергея Журина «Цена лишних бумажек: как обеспечить качественный автоматизированный учет ».

При этом в год на составление формуляров отчетности тратится примерно 200 чел./ч при поступлении в среднем 1500 объектов под охрану. Итого получается 556 чел./ч. По приблизительным оценкам автоматизация учета позволяет сократить время на операции внесения новых данных примерно в 2-3 раза (при этом ещё можно учесть и экономию расходных материалов). Операции поиска и создания отчетов, особенно при больших количествах объектах, ускорятся в 10-20 раз.

В результате, операции на внесение новых объектах составят примерно 66-100 чел./ч в год, операции по поиску и созданию отчетов примерно 18-36 чел./ч. что снизит общую рабочую нагрузку с 556 до 84-136 чел./ч. т.е. в 4-6 раз.

Также будет решена проблема составления отчетной документации. Так на сегодняшний день в подразделениях вневедомственной охраны разные отчеты имеют общие разделы, которые составляют разные люди. А так как составление отчетов ведется вручную, то тут возможны такие ошибки, как:

· несовпадение реального и обозначенного в отчете количества объектах

· несовпадение итогового показателя по УВО и суммы показателей по отдельным подразделениям

Поэтому наблюдается различие показателей в одинаковых разделах по разным отчетам из одного подразделения. Внедрение современной системы по учету решило бы все вышеперечисленные проблемы.

На сегодняшний день, средняя зарплата инспектора или сотрудника вневедомственной охраны составляет 8 тыс. рублей. В год, таким образом, сотрудник получает 96 тыс. рублей. В год сотрудник работает 22*12=264 дня. При 8 часовом рабочем дне, получается 264*8=2112 часов. Значит один час работы стоит 96000/2112=45,5 рублей.

При ручном ведении документации затраты на её ведение составят 556*45,5=25298 рублей на человека. При автоматизированном ведении документации максимум 136*45,5=6188, минимум 86*45,5=3913. Таким образом, минимальный годовой эффект от одного сотрудника составит 25298-6188=19110 рублей, максимальный годовой эффект составит 25298-3913=21385. В среднем в отделах вневедомственной охраны в городе Перми работает 20-30 сотрудников активно использующих документацию по учету и поиску . Таким образом, минимальный годовой экономический эффект от внедрения в среднестатистический отдел вневедомственной охраны составит 20*19110=382200, максимальный годовой эффект составит 30*21385=641550.

 2. Анализ предметной области, системный и структурный анализ.

2.1 Анализ предметной области создания и использования отчетных документов.

2.2 Существующие формы отчетности в УВО.

В настоящее время в УВО при ГУВД Пермского края, существуют следующие отчетные формы:

1. Форма “ВО-2”;

2. Отчет о наличии ПЦН, ЗЗА и РИПов;

3. Отчет о работе подразделений охраны;

4. Отчет о результатах работы по борьбе с преступностью и административными правонарушениями на охраняемых рынках и антитеррористической защищенности объектов данной категории;

5. Отчет охраны объектов и квартир;

6. Отчет об сопровождение перевозимого имущества собственников, в т.ч. денежных средств;

7. Отчет по состоянию квартир;

8. Отчет по состоянию объектов;

9. Отчет по охране автостоянок УВО при ГУВД Пермской области;

10. Отчет о результатах работы УВО форма “ВО-1”;

11. Итоги работы ОВО;

2.2.1 Форма «ВО-2»

Форма ВО-2 составляется раз в год и включает в себя обобщенные сведения по всем аспектам работы отделов и управлений вневедомственной охраны по Перми и Пермской области. Включает в себя 4 раздела:

1. сведения о количестве и состоянии защищённости охраняемых объектов;

2. сведения о наличии сил подразделений вневедомственной охраны;

3. сведения об охране объектов и квартир с использованием технических средств, в том числе пультов централизованного наблюдения;

4. сведения о наличии технических средств подразделений охраны.

Они включает в себя упорядоченный по названиям отделов и управлений список количественных показателей за отчетный период:

· оборудованные ТСО помещения;

· капитально отремонтированные ОПС;

· установленные приборы ТСО;

· функционирующие ПЦО;

· функционирующие ПЦН, в т.ч. отдельно, у которых вышел срок эксплуатации;

· общая емкость функционирующих ПЦН;

· задействованная емкость функционирующих ПЦН;

· приобретенные ПЦН;

· АРМы дежурного пульта управления;

· общее количество сигналов тревоги, в т.ч. отдельно, произошедшие по вине средств ОПС и телефонных сетей;

· процентное соотношение общего числа ложных срабатываний, к произошедшим по вине ОПС;

· Виды охраняемых объектов;

· Штатная численность сотрудников;

· Некомплект сотрудников;

· Количество автотранспорта;

· Количество радиостанций;

· Количество оружия;

· Количество бронежилетов;

Вычисляются общие итоги, итоги по области (кроме города Перми) и по городу.

2.2.2 Отчет о наличии ПЦН, ЗЗА и РИПов

Отчет составляется раз в полгода и включает сведения о ПЦН, ЗЗА и РИП установленных на ПЦО, разбитых по отделам и управлениям, по следующим параметрам:

· количество ПЦО, в т.ч. отдельно микрорайонные и заводские;

· количество КСА, отдельно по каждому типу прибора;

· количество АРМов ДПУ и ДПЦО;

· количество ПЦН, в т.ч. отдельно по видам прибора;

· количество ПЦН подлежащих замене;

· общая емкость ПЦН и задействованная;

· количество СПИ, отдельно по каждому типу приборов;

· количество РИП;

· количество ЗЗА;

· общее количество радиосистем, в т.ч. отдельно по каждому виду прибора;

· количество автоматических сдаваемых объектов по проводу и по радиоканалу (на данный момент, к таким объектам относят объекты на которых стоят, либо УО 1-1А, либо УО 1-3А, либо «Сигнал ВК 4-5», либо «Юпитер» любой модификации, а также все объекты на радиоохране);

· количество автоматических сдаваемых квартир по проводу и по радиоканалу (пояснение см. выше);

· общее количество приобретенных ПЦН;

· количество списанных ПЦН;

· количество ПЦН на складе.

2.2.3 Отчет о работе подразделения охраны

Кумулятивный отчет. Содержит ежемесячно обновляемые сведения о текущих результатах работы отдела или управления, по следующим показателям:

· по охраняемым объектам, отдельно по фактическим показателям, по плановым показателям и динамике выполнения плана:

o по ОПС;

o по КТС;

o по имеющим 2 и более рубежей;

o по подключенным к ПЦН.

· по обособленным помещениям, отдельно по фактическим показателям, по плановым показателям и динамике выполнения плана:

o по ОПС;

o по имеющим 2 и более рубежей;

o по подключенным к ПЦН.

· капитальные ремонты, отдельно по фактическим показателям, по плановым показателям и динамике выполнения плана:

o по объектам;

o по обособленным помещениям.

· по охраняемым квартирам (МХЛИГ) отдельно по фактическим показателям, по плановым показателям и динамике выполнения плана:

o по ОПС;

o по подключенным к ПЦН.

· установленные КТС, в т.ч. отдельно по установленным на КПП и сторожевых постах, по установленным в квартирах и по установленным в офисах;

· количество установленной новой техники;

· общее количество ложных срабатываний, в том числе отдельно, по вине ОПС, по вине АТС, по вине хозоргана и иным причинам;

· задействованная емкость ПЦН;

· процент ложных срабатываний на 1000 номеров;

· количество объектов оборудованных объемными извещателями, в т.ч. отдельно по объектам торговли;

· количество объектов оборудованных радиоохраной отдельно по плановому показателю, фактическому и динамике выполнения плана;

· общее количество объектов находящихся на данный момент под радиоохраной отдельно по объектам, по квартирам, по киоскам и по объектам с КТС.

2.2.4 Отчет о результатах работы по борьбе с преступностью и административными правонарушениями на охраняемых рынках и антитеррористической защищенности объектов данной категории

Кумулятивный отчет. Содержит ежемесячно обновляемые сведения о текущих результатах работы отдела или управления, по следующим показателям:

· общее количество рынков в зоне действия подразделения УВО;

· количество рынков находящихся под охраной ОВО и способ охраны;

· количество писем направленных в администрацию района по улучшении охраны;

· количество преступлений и их пресечений;

· количество принятых под охрану рынков;

2.2.5 Отчет охраны объектов и квартир

Кумулятивный отчет. Содержит еженедельные обновляемые сведения о текущих результатах работы отдела или управления, по следующим показателям:

· Квартир и объектов оборудованных ОПС;

· Квартир и объектов подключенных к ПЦН;

· Абсолютный прирост квартир и объектов;

· Сравнение с прошлой неделей;

· Количество охраняемых квартир и объектов на данное число;

· Прирост с начала года;

2.2.6 Отчет об сопровождении перевозимого имущества собственника, в т.ч. денежных средств

Кумулятивный отчет. Содержит еженедельные обновляемые сведения о текущих результатах работы отдела или управления, по следующим показателям:

· Количество заключенных договоров на охрану перевозимого имущества;

· Количество выполненных заявок (сопровождений);

· Получено денежных средств;

2.2.7 Отчет по состоянию квартир.

Кумулятивный отчет. Содержит еженедельные обновляемые сведения о текущих результатах работы отдела или управления, по следующим показателям:

· Охраняется квартир на данное число;

· Охраняется по договорам;

· Подключено к ПЦН;

· Абсолютный прирост;

· Сравнение с прошлой неделей;

2.2.8 Отчет по состоянию объектов.

Кумулятивный отчет. Содержит еженедельные обновляемые сведения о текущих результатах работы отдела или управления, по следующим показателям:

· Охраняется по договорам на начало недели число;

· Оборудовано ОПС;

· Охраняется по договорам всего;

· Абсолютный прирост;

· Сравнение с прошлой неделей;

2.2.9 Отчет по охране автостоянок УВО при ГУВД Пермской области.

Кумулятивный отчет. Содержит ежемесячные обновляемые сведения о текущих результатах работы отдела или управления по охране автостоянок, в отчете идет территориальное разделение автостоянок по месту их нахождения в городах, на магистралях и федеральных дорогах, также производится общий подсчет всех сведений. Данные выводятся по следующим показателям:

· Всего имеется автостоянок в регионе;

· Действующие автостоянки принадлежащие ОВО;

· Виды охраны автостоянок;

· Автостоянки для хранения задержанного и бесхозного транспорта и их виды охраны;

· Количество оказанных дополнительных услуг автомобилистам;

· Получено денежных средств;

2.2.10 Отчет о результатах работы УВО форма “ВО-1”.

Форма ВО-2 составляется раз в год и включает в себя обобщенные сведения по всем аспектам работы отделов и управлений вневедомственной охраны по Перми и Пермской области. Включает в себя:

· Охраняется на конец отчетного периода квартир и объектов;

· Количество сигналов тревоги поступивших на ПЦН и их причины;

· Количество выявленных краж и преступлений;

· Количество выявленных иных преступлений;

· Количество лиц, задержанных за преступления;

· Количество лиц, задержанных за совершение административных правонарушений;

· Количество поступивших доходов;

· Количество расходов;

· Дебиторская задолженность;

2.2.11 Итоги работы подразделения ОВО.

Кумулятивный отчет. Содержит ежемесячные обновляемые сведения о текущих результатах работы отдела или управления, по следующим показателям:

· Штат милицейских групп задержания;

· Раскрытых преступлений МОБ;

· Раскрыто преступлений СКМ;

· Всего раскрыто преступлений;

· Доля на 1 сотрудника;

· Раскрыто преступлений за год;

· Участий в раскрытии преступлений;

2.2.12 Структурный анализ отчетных форм УВО.

Многие сведения в отчетных документах повторяются, что приводит к ненужным затратам времени и средств. При провидении структурного анализа были выявлены основные виды отчетных данных и предложены следующие виды отчетности:

· Отчет об охране объектов;

· Отчет об охране складских помещений;

· Отчет о наличии сил подразделений вневедомственной охраны;

· Отчет об охране перевозимого имущества;

2.3 Системный анализ и структурное проектирование системы

2.3.1 Определение требований к новой системе.

Новая система должна решать следующие задачи:

· Автоматизированное составление отчетной формы УВО при ГУВД Пермского края;

· Возможность ведения единого учета объектов взятых под охрану;

· Возможность ведения учета ТСО;

· Возможность ведения учета заявок и сопровождения имущества;

· Возможность ведения учета работников подразделений УВО;

· Возможность ведения учета средств охраны УВО; оружие, боеприпасы, бронежилеты и т.д.

2.3.1 Логическое проектирование системы.

Исходя из требований предъявляемых к системе, выделим 8 глобальных процессов:

· Операция с учетными записями об объектах;

· Операция с учетными записями о ТСО;

· Операции с учетными записями о ПЦО или АТС;

· Операция с записями об истории ТСО;

· Операция с учетными записями об истории объекта;

· Операция с учетными записями о заявках и сопровождении имущества;

· Операция с учетными записями о сотрудниках УВО;

· Составление на основе записей отчетных форм;

Далее рассмотрим детально каждый глобальный процесс.

2.3.1.1 Операция с учетными записями об объектах.

Выделим основные операции:

· постановка объекта на охрану;

· удаление данных об охраняемом объекте;

· изменение данных об охраняемом объекте.

Далее рассмотрим детально каждую операцию.

Постановка объекта на охрану

Происходит при наличии акта обследования объекта для принятия его под охрану. Операция доступна только для объектов поставленных на учет и по которым подготовлены договора, но ещё не внесены данные о техническом состоянии объекта.

Обязательные данные:

· уникальный ключ объекта;

· ФИО инспектора ответственного за объект;

· ФИО электромонтера ответственного за объект;

· состояние ограждения;

· пультовый номер (не менее одного);

· тип установленной сигнализации (не менее одного).

Удаление данных об охраняемом объекте

Происходит при снятии объекта с охраны и прекращении договорных отношений с собственником объекта.

· Обязательные данные:

· уникальный ключ объекта.

После выполнения этой операции остаются приборы стоявшие на объекте, и пользователю дается выбор, либо снять эти приборы с учета (удалить), либо передать их в обменный фонд.

Изменение данных об охраняемом объекте

Происходит при изменении данных об охраняемом объекте (назначение других ответственных лиц, изменение расстояния до ПЦО в связи с его переносом, добавление/удаление пультовых и закроссированных номеров и т.д.).

Обязательные данные:

· уникальный ключ объекта;

· любые данные заменяющие, ранее существующие.

Проверяется непротиворечивость введенной информации (например невозможно удаление последнего пультового номера) и при положительном исходе производится запись.

2.3.1.2 Операции с учетными записями о ТСО

Выделим основные операции:

· постановка ТСО на учет;

· удаление учетных данных о ТСО;

· изменение учетных данных о ТСО.

Выделим операции необходимые для поддержки.

Так как прибор должен быть определенного типа, то мы должны иметь доступ к справочнику, содержащему список типов приборов. Для этого управления этим справочником выделим следующие операции:

· добавление нового типа прибора;

Далее рассмотрим детально каждую операцию.

Постановка ТСО на учет

Происходит при покупке нового прибора в обменный фонд.

Обязательные данные:

· инвентарный номер;

· заводской номер;

· бухгалтерский номер;

· тип прибора;

· дата выпуска;

· дата поступления.

При наличии всех обязательных данных проверяется наличие совпадающих инвентарных и бухгалтерских номеров в данном подразделении, а также непротиворечивости дат (например, дата поступления не может быть меньше даты выпуска и т.д.). Если нет совпадающих номеров, то генерируется уникальный ключ для прибора и вносится новая запись.

Удаление учетных данных о ТСО

Происходит при окончательном снятии прибора с учета.

Обязательные данные:

· уникальный ключ прибора.

Заметим, что при удалении записи возникает ситуация каскадного удаления также всех записей в истории ТСО. поэтому, нужно спросить пользователя желает ли он продолжать или нет. При утвердительном ответе, производим удаление всех записей истории со значением внешнего ключа соответствующего уникальному ключу прибора, а затем и самой записи о приборе.

Изменение учетных данных о ТСО

Происходит при изменении каких либо сведений о ТСО (изменение номеров, изменение местоположения на объекте, уточнение иных учетных данных).

Обязательные данные:

· любые данные заменяющие, ранее существующие (кроме даты списания и наименования объекта или ПЦО или АТС);

· уникальный ключ прибора.

Также как и при создании проверяется непротиворечивость данных, и при положительном исходе вносятся изменения.

Списание ТСО

Происходит при списании ТСО.

Обязательные данные:

· уникальный ключ прибора;

· дата списания.

Проверяется непротиворечивость даты списания всем остальным датам, и после прохождения проверки производится запись. После этого операции по добавлению новых элементов истории для данного ТСО становятся недоступны. Также должна быть возможность проведения автоматической операции списания, после выработки ТСО эксплуатационного срока.

Установка ТСО

Происходит при первичной или повторной установке ТСО на объект, ПЦО или АТС. При первичной установке предваряется процессом постановки ТСО на учет

Обязательные данные:

· уникальный ключ прибора;

· место установки;

· наименования объекта или ПЦО или АТС, на который устанавливается ТСО;

· рубеж;

· участок;

· дата установки;

· номер шлейфа;

· использованные технические возможности (если прибор имеет количественные технические возможности).

Проверяется непротиворечивость даты установки с остальными датами и после прохождения проверки производится запись.

Снятие ТСО с объекта

Происходит при снятии объекта с объекта с охраны или при снятии ТСО с объекта, ПЦО или АТС в результате каких-либо событий (например, длительный ремонт, при котором ТСО заменяют на другое ТСО аналогичного типа).

Обязательные данные:

· уникальный ключ прибора.

Добавление нового типа прибора

Происходит при появлении новых приборов разрешенных к применению.

Обязательные данные:

· группа, к которой относится прибор (существующая или новая);

· наименование прибора;

· тип прибора (СПИ, ПЦН, ПЦН-СПИ, ПКП, РИП, ЗЗА, УО или другой).

Проверяется наличие прибора с таким же наименованием, и если идентичных по названию приборов нет, то генерируется уникальный ключ для типа прибора, и производится запись.

2.3.1.3 Операции с учетными записями о ПЦО или АТС

Выделим основные операции:

· добавление нового ПЦО;

· удаление ПЦО;

· изменение данных о ПЦО

· добавление новой АТС;

· удаление АТС;

· изменение данных о АТС.

Далее рассмотрим детально каждую операцию.

Добавление нового ПЦО

Происходит при создании нового ПЦО.

Обязательные данные:

· название ПЦО;

· признак завода (организован ли ПЦО на заводе);

· признак микрорайона (организован ли ПЦО в микрорайоне).

Проверяется, не совпадает ли название ПЦО с уже существующими названиями ПЦО и при положительном исходе генерируется уникальный ключ для ПЦО и производится запись.

Удаление ПЦО

Происходит при закрытии по каким-либо причинам уже существующего ПЦО (это не относится к ситуации переезда ПЦО на другой адрес, без изменения состава установленного на нем оборудования).

Обязательные данные:

· уникальный ключ ПЦО.

После выполнения этой операции остаются приборы стоявшие на ПЦО, и пользователю дается выбор, либо списать эти приборы, либо передать их в обменный фонд.

Изменение данных о ПЦО

Происходит при изменении данных о ПЦО.

· Обязательные данные:

· уникальный ключ ПЦО;

· любые данные заменяющие, ранее существующие.

Проверяется непротиворечивость введенной информации, также как и при добавлении ПЦО и при положительном исходе производится запись.

Добавление новой АТС

Происходит при установке ТСО на АТС, на которую ещё не ставились ТСО.

Обязательные данные:

· название АТС.

Проверяется, не совпадает ли название АТС с уже существующими названиями АТС и при положительном исходе генерируется уникальный ключ для АТС и производится запись.

Удаление АТС

Происходит при закрытии, либо прекращении пользования АТС.

Обязательные данные:

· уникальный ключ АТС.

После выполнения этой операции остаются приборы стоявшие на АТС, и пользователю дается выбор, либо списать эти приборы, либо передать их в обменный фонд.

Изменение данных о АТС

Происходит при изменении данных о АТС.

Обязательные данные:

· уникальный ключ ПЦО;

· любые данные заменяющие, ранее существующие.

Проверяется непротиворечивость введенной информации, также как и при добавлении АТС и при положительном исходе производится запись.

2.3.1.4 Операции с записями об истории ТСО

Выделим основные операции:

· добавление элемента регламента для объекта;

· удаление элемента регламента для объекта;

· добавление элемента регламента для ПЦО или АТС;

· удаление элемента регламента для ПЦО или АТС;

· выполнение регламента по ПЦО или АТС;

· добавление нового ремонта;

· изменение данных ремонта

· удаление данных ремонта.

Далее рассмотрим детально каждую операцию.

Добавление элемента регламента для ПЦО или АТС

Происходит при добавлении нового элемента регламента обслуживания ПЦО или АТС.

Обязательные данные:

· уникальный ключ ПЦО или АТС;

· дата регламента;

· тип регламента;

Проверяется непротиворечивость введенной информации (например, невозможно назначение двух регламентов на одно ТСО, установленное на ПЦО или АТС, в одну дату), и при положительном исходе производится запись.

Удаление элемента регламента для ПЦО или АТС

Происходит при удалении элемента регламента обслуживания ПЦО или АТС.

Обязательные данные:

· уникальный ключ ПЦО или АТС;

· дата регламента.

Выполнение регламента по ПЦО или АТС