Информационные технологии управления
Применение информационных технологий при анализе финансовых потоков организации. Сущность электронного документооборота и его возможности. Принципы работы со служебной корреспонденцией. Информационные технологии управления отношениями с контрагентами.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | методичка |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 17.03.2015 |
| Размер файла | 1,1 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
· Кодекс: Служебная корреспонденция
· Кодекс: Обращения граждан
· Кодекс: Контроль исполнения документов
· Кодекс: Управление документами
· Кодекс: Хранилище текстово-графической информации
· Кодекс: Подготовка и работа с документами
· Кодекс: Web-доступ
· Кодекс: Потоковое сканирование
· Кодекс: Отчеты документооборота
· Кодекс: Согласование и регистрация документов
· Кодекс: Оперативный контроль
· Кодекс: Экспедиция
· Кодекс: Агент обмена
· Кодекс: Управление персоналом
· Кодекс: Учет договоров
Подсистемы, входящие в состав системы «Кодекс: Документооборот», направлены на решении типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, регистрация и контроль рассмотрения обращений граждан, централизованный контроль распорядительных документов, поручений.
5.1 Контроль исполнения документов
Специализированная функциональная подсистема «Кодекс: Контроль исполнения документов» является одной из подсистем автоматизированной информационной системы управления «Кодекс: Документооборот», но может использоваться и автономно. Она предназначена для полного компьютерного учета, регистрации и обработки контролируемых документов и информации о ходе их исполнения. Подсистема автоматизирует следующие функции:
· регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей
· рассылка контрольных карт по исполнителям
· регистрация переносов сроков заданий
· снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов
· перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной системой
Демонстрационная версия имеет ограничение на количество записей в БД (не более 300).
Процесс административного управления можно подразделить на следующие этапы: подготовка и издание распоряжений доведение распоряжений до исполнителя исполнение распоряжений предоставление отчета об исполнении оценка результата исполнения.
Все эти этапы должны находиться под строгим контролем руководителя компании.
Административное управление включает три основных вида деятельности:
1. распорядительная деятельность
2. исполнительская деятельность
3. контроль исполнения
Вход в систему
Для входа в систему нажмите на ярлык на рабочем столе «СЭДД Кодекс Контроль исполнения документов» или выберите в папке KIS приложение Delo и нажмите Enter. После запуска программы система выдаст окно регистрации пользователя.
При первом запуске программы необходимо настроить путь к базе данных, с которой будет работать пользователь. Путь к базе данных по умолчанию установленнажмите на кнопку Готово. При необходимости нажмите на кнопку «Настройка», на экране откроется окно «Мастер конфигурации». Для соединения с базой данных в формате Access используется форма, аналогичная Проводнику Windows. Необходимо найти нужную базу данных, указать ее и исполнить команду «Открыть», после чего выполнить команду «Готово». После выполнения команды «Готово» система вернется на экранную форму регистрации пользователя, где нужно ввести: Пользователь: 1 и Пароль: 1 После этого открывается главный экран системы.
1. Создание организации и исполнителей
1.1. Загрузите программу. Изучите меню для запуска основных режимов работы, расположенное в верхней части экрана. В зависимости от уровня доступа к разделам базы данных определенного для пользователя, часть пунктов меню может быть для него не активной.
1.2. Создайте исполнителей и организацию.
Для этого в главном меню выберите пункт ДокументВойти под другим именем. В появившемся окне измените пароль
Пользователь: sa
Пароль: sa
Измените название организации. Для этого в главном меню выберите пункт Сервис Классификаторы Организации.
В главном меню выберите пункт Сервис Классификаторы Глобальный классификатор исполнителей. Откроется окно «Справочник Органы Подразделения Исполнители». Для того чтобы работа шла именно с вашими исполнителями и из вашей организации необходимо их создать. Нажмите на кнопку «Добавить», далее в поле «Наименование органа» создайте исполнителя с именем такого формата «должность_организация_ФИО». Нажмите на кнопку «Запись».
Теперь необходимо в главном меню выбрать пункт Сервис Классификаторы Исполнители. В окне «Справочник Органы Подразделения Исполнители» нажмите на кнопку «Добавить», в выпадающем меню выберите «Исполнители», далее выберите одного из ранее созданных исполнителей и нажмите на кнопку «Выбрать». Также поступите с оставшимися тремя исполнителями.
Задание к пункту 1:
1. Создайте новую организации, назовите организацию уникальным именем. Создайте четырех исполнителей с именем такого формата: «должность - организация - ФИО». ФИО исполнителей должны совпадать с настоящими ФИО студентов, выполняющими работу на данном компьютере.
ь Cделайте скриншот окна «Справочник Органы Подразделения Исполнители» с информацией об этом.
2. Первичный ввод документа
2.1. В главном меню выберите пункт ДокументВойти под другим именем. В появившемся окне измените пароль:
Пользователь: 1
Пароль: 1
2.2. Первичный ввод документа. Выберите Документ Ввод документа. На экране появится регистрационная карточка контрольного документа, в поля которой необходимо ввести соответствующие сведения о документе.
· Поля «Дата регистрации» и «Регистрационный номер» будут заполнены автоматически в момент сохранения документа.
· Поле «Вид» обязательно должно быть заполнено и выбирается из классификатора.
· Поля «Номер документа», «Дата издания» и «Заголовок» должны быть обязательно заполнены и должны содержать полный номер документа, дату регистрации данного документа и полный заголовок документа.
· Поле «Темы» не обязательное и может быть не заполнено при вводе документа.
· Поле «Текущий срок исполнения» является обязательным. Оно предназначено для срока исполнения документа в целом.
Значения полей «Вид», «Номер документа» и «Дата издания» являются определяющими для контрольного документа. Если в базе существует документ с такими же значениями, то на экране появится предупредительное сообщение.
· Поле «Контролер» является обязательным и в нем отражается информация о контролере по документу, т.е. о должностном лице, которому поручено исполнять задание по данному документу.
· Поле «Кто ведет» также является обязательным и содержит информацию о работнике отдела контроля, который контролирует исполнение этого документа. Данные этого поля могут быть установлены по умолчанию через настройки системы.
· Поле «Вид контроля» обязательное и необходимо для ввода вида контроля. Выбор данных этого поля производится из классификатора.
· Поле «Дата корректировки» заполняется автоматически при внесении изменений в сроки исполнения заданий при работе с исполнителями и отображает дату внесения изменений.
· Поле «Примечание» не обязательно для заполнения.
2.3. В нижней части регистрационной карточки документа расположены вкладки «Корреспондент», «Первоисточник», «Вложение», «Дело», «Специальная».
Вкладки «Корреспондент», «Первоисточник», «Вложение» и «Специальная» необязательны для заполнения. Вкладка «Дело» обязательна для заполнения и предназначена для изменения номера дела, в котором хранятся электронный документ и дополнительная информация о деле. При заполнении поля «Номера дела» пользователь должен выбрать только индекс номера из классификатора «Номенклатура дел». Значение поля «Кому передано» выбирается из классификатора. Остальные составляющие номера электронного дела, дата создания дела и его наименование формируются автоматически. При внесении дополнительной информации автоматически заполняется окно «Дата корректировки».
После того, как информация о конкретном документе будет занесена в поля экрана «Первичный ввод документа», необходимо нажать кнопку F2 или щелкнуть на кнопку «Сохранить». После сохранения в поле «Регистрационный номер» появится значение, в последней строке экрана добавятся кнопки «Ввод нового задания», «Сводка по документу» и новая вкладка «Задания», а в верхнем правом углу экрана «Первичный ввод документа» появится отметка «К исполнению». Полное значение атрибута «Регистрационный номер» документа формируется в момент записи карточки документа в базу данных и имеет следующую структуру: nnnnnnn/гг, где: nnnnnnn - порядковый номер документа (сквозной счетчик), гг - две последние цифры года регистрации.
После сохранения документа можно переходить к вводу задания по нему: после сохранения появится дополнительная вкладка «Задания». Вся информация по документу заносится в поля вкладки после ввода заданий и исполнителей по документу. Данная вкладка предназначена для просмотра информации обо всех заданиях по кнопке «Работа с заданием» и пополнении информации по кнопке «Ввод нового задания». При выборе кнопки «Удалить задание» выполняется проверка наличия исполнителей. Если исполнители уже введены, то удаление задания со всеми исполнителями доступно только администратору системы. Если задание необходимо удалить, то сначала надо удалить всех исполнителей задания.
Задание к пункту 2:
1. Создайте информацию о документе. В окне первичного ввода документа заполните все обязательные поля, в т.ч. «Дата издания документа» и «Текущий срок исполнения». Назначьте «Контролером» и «Кто ведет» любых исполнителей из классификатора. Вид документа - Приказ. Заполните вкладку «Дело». Сохраните информацию о конкретном документе.
ь Сделайте скриншот экрана «Работа с документом» с заполненной верхней частью, с заполненной нижней частью (во вкладке «Дело») карточки документа, с регистрационным номером документа и с отметкой «К исполнению». Добавьте его в свой отчет по работе.
3. Ввод задания по документу и работа с ним
3.1. Первичный ввод задания по документу.
Первичный ввод заданий по документу может осуществляться по кнопке «Ввод задания» на экране «Работа с документом». Если документ был закрыт, то его можно найти при помощи меню «Быстрый поиск» или «Атрибутный поиск» пункта «Поиск» главного меню системы.
Обязательными для ввода являются одно из полей: «Номер приложения», «Пункт», «Подпункт», «Содержание задания». Поля «Примечание» и «Тема» не является обязательным для заполнения. Тему задания можно выбрать из классификатора, но только после сохранения задания и присвоения ему «Рег.номера». Поле «Основной исполнитель» может присутствовать, но он не является обязательным атрибутом.
Значения полей «Регистрационный номер» и «Дата регистрации» заполнятся автоматически в момент сохранения задания. После сохранения в нижней строке экрана становятся активными кнопки «Ввод списка исполнителей», «Печать аннотации» и «Выход».
В нижней части экрана «Первичный ввод задания» поле «Результат по заданию» автоматически заполняется количеством исполнителей по заданию. Поле «Срок задания» заполняется автоматически после ввода списка исполнителей по конечной дате исполнения документа. Поле «Дата корректировки» заполняется автоматически после работы в режиме «Работа с исполнителем» при корректировке срока исполнения задания.
По кнопке «Выход» пользователь возвращается в экран «Первичный ввод документа».
3.2. Первичный ввод исполнителя по заданию
Для работы с исполнителями на экране «Первичный ввод задания» нажмите на кнопку «Ввод списка исполнителей» внизу экрана. Если Основной исполнитель уже заполнен, то для создания дополнительных исполнителей по этому заданию щелкнете левой кнопкой мыши по кнопке «Добавить». После сохранения будет доступна кнопка «Вывод контрольной карты», которую можно распечатать.
3.3. Работа с заданием.
В окне «Работа с документом» нажмите кнопку «Работа с заданием». В открывшемся окне, нажав на кнопку «Меню работ с заданием», внизу окна будут предложены следующие операции: перенос, выполнение, отмена, причина невыполнения и печать контрольной карты.
Для выполнения операций переноса, выполнения, отмены контрольных сроков необходимо выбрать в меню операцию и в предложенном списке установить/снять отметку тем исполнителям задания, которым необходимо перенести (отменить) контрольный срок или поставить отметку о выполнении задания вручную, либо с помощью кнопок «выбрать всех», «снять всем». Далее ввести все необходимые данные и сохранить.
3.3.1. На вкладке «Перенос сроков» обязательны поля: «Новый срок», «Причина», «Кто перенес» и «Кто подписал». Они выбираются из классификаторов. Поле «Дата переноса» выставляется по умолчанию, поля «Информация о переносе» и «Кто исполнил» заполняются в произвольной форме. Для получения контрольной карты устанавливается флажок в окне «Получение к/к».
3.3.2. На вкладке «Выполнение» обязательны поля: «Дата факт.выполнения», «Причина нарушения срока», «Кто принял решение» и «Кто подписал». Они выбираются из классификаторов. Поля «Результат выполнения» и «Кто исполнил» заполняются в произвольной форме.
3.3.3. На вкладке «Отмена» обязательны поля: «Дата отмены», «Причина отмены», «Кто отменил» и «Кто подписал». Они выбираются из классификаторов. Поля «Результат» и «Кто исполнил» заполняются в произвольной форме.
3.3.4. На вкладке «Причина невыполнения» поле «Причина невыполнения» выбирается из классификатора.
Задание к пункту 3:
1. Создайте задание по ранее созданному документу. Заполните информацией все обязательные поля экрана «Первичный ввод задания». Создайте основного исполнителя по заданию, а также еще трех исполнителей, выбрав их из классификатора. ФИО всех исполнителей должны совпадать с настоящими ФИО студентов, выполняющих работу на данном компьютере. Сохраните.
2. Перенесите контрольные сроки выполнения задания одному из исполнителей на неделю. Второму исполнителю отметьте выполнение задания.
ь Сделайте скриншот экрана переноса со всеми заполненными полями.
ь Сделайте скриншот экрана выполнения задания исполнителем со всеми заполненными полями.
ь Сделайте скриншот экрана «Работа с заданием» со всеми созданными исполнителями по заданию, с их статусами и со сроками по заданию.
3. Сделайте контрольные карты исполнителей. Для этого выберите «Печать контрольных карт» Экран печать в Microsoft Word.
ь Скопируйте контрольные карты в свою работу.
4. Работа с исполнителями по заданию
4.1. На экране «Работа с заданием» нажмите на кнопку «Работа с исполнителем». Пользователь может работать с конкретным исполнителем следующим образом: переносить сроки, отменять задание, делать отметку о его выполнении, отмечать причину невыполнения задания. Активна та вкладка, в каком состоянии находится задание у данного исполнителя. Первоначальные поля заполняются автоматически из экрана «Первичный ввод документа». Прежде, чем вносить изменения просмотрите «Историю» исполнителя.
Корректировке подлежат только поля «Исполнить до», «Первоначальная доп.информация» и устанавливается флажок в окне «Получение к/к» при необходимости получения контрольной карты для данного исполнителя. Поля «Дата ввода», «Дата корректировки» и «Дата выдачи к/к» устанавливаются автоматически по текущей дате.
При работе с исполнителем используются вкладки «Перенос сроков», «Отмена», «Выполнение», «Причина невыполнения», «Вложения» и «На рассмотрении». При выборе исполнителя первой открывается та вкладка, где хранится информация по исполнению задания на текущий момент.
4.1.1. Вкладка «Перенос срока»
Для изменения текущего срока исполнения задания на вкладке «Перенос срока» нажимаем на кнопку «Добавить перенос». «Старый срок» автоматически заполняется последним текущем сроком исполнения документа, и менять его нельзя. Пользователь заносит данные в поля «Новый срок», «Информация о переносе», «Кто исполнил». Поля «Кто перенес» и «Кто подписал» являются обязательными и выбираются из классификатора. Далее устанавливается флажок в окне «Получение к/к» для исполнителя и выбирается «Причина» переноса срока из классификатора. Поле «Дата переноса» устанавливается по умолчанию, поле «Дата корректировки» устанавливается автоматически после внесения изменений по заданию. Необходимо нажать кнопку «Сохранить».
4.1.2. Вкладка «Отмена»
Если задание по каким-либо причинам отменяется у конкретного исполнителя, заполняются поля вкладки «Отмена»: «Дата отмены», «Причина отмены» из классификатора, «Кто отменил» и «Кто подписал» из классификатора, «Результат» и «Кто исполнил». Поля являются обязательными.
4.1.3. Вкладка «Выполнение»
На вкладке «Выполнение» пользователь может сделать отметку, если задание конкретным исполнителем выполнено. При этом заполняется обязательное поле вкладки - «Дата факт.исполнения». Поле «Причина нарушения срока» можно ввести из классификатора, только если текущий срок исполнения задания превышает фактический. Далее заполняются поля «Результат выполнения», «Кто принял решение» и «Кто подписал» из классификатора, «Кто исполнил». Информация сохраняется при нажатии кнопки «Сохранить».
Когда все задания по документы выполнены, на экране «Работа с заданием» в графе «Состояние» устанавливается значок «V», а в правом верхнем углу экрана высвечивается надпись «Выполнено».
4.1.4. Вкладка «Причина невыполнения»
При невыполнении задания в срок пользователь отображает информацию на вкладке «Причина невыполнения». При этом заполняется поле «Причина невыполнения» из классификатора, и информация сохраняется при нажатии кнопки «Сохранить».
4.1.5. Вкладка «На рассмотрении»
Вкладка «На рассмотрении» предназначена для занесения сведений о передаче отчета об исполнении задания по документу на рассмотрение руководителю организации.
Задание к пункту 4:
1. Одному из исполнителей укажите, что он не выполнил задание в срок и укажите Причину невыполнения. Второму исполнителю отмените задание и укажите причину.
ь Сделайте скриншот экрана причины невыполнения задания исполнителем со всеми заполненными полями.
ь Сделайте скриншот экрана отмены задания исполнителю со всеми заполненными полями.
ь Сделайте скриншот экрана «Работа с заданием» со всеми измененными статусами исполнителей по заданию.
5. Режим «Работа с документом»
5.1. Войдите в режим работы с документом. Для этого в главном меню выберите пункт Поиск Быстрый поиск. Открывает экран «Работа с документом». В нижнем поле экрана «Работа с документом» добавились вкладки «Перенос», «Отмена», «Выполнение» и «Снятие» и стали активны кнопки «Удалить», «Положить в папку», «Сводка по документу» для каждой вкладки.
5.1.1. Вкладка «Перенос». Вкладка «Перенос» у документа предназначена для переноса срока исполнения документа. По кнопке «Добавить перенос» открываем окно «Первичный ввод переноса». Заполняем обязательные поля «Новый срок» и «Причина». Поля «Дата переноса» и «Кто перенес» заполняются по умолчанию. Поле «Информация о переносе» не обязательно для заполнения.
5.1.2. Вкладка «Отмена»
Вкладка «Отмена» у документа предназначена для ввода информации об отмене исполнения документа. Обязательные поля для заполнения «Дата отмены», «Причина отмены» (документ или резолюция руководителя организации) и «Кто отменил». Поле «Результат» не обязательно для заполнения.
5.1.3. Вкладка «Выполнение». Вкладка «Выполнение» у документа предназначена для ввода информации о фактическом исполнении документа в целом. Заполняются поля «Дата фактического исполнения» и «Результат выполнения». В верхнем правом углу экрана «Работа с документом» высвечивается информация по документу «Выполнено».
Если есть исполнители с невыполненными заданиями, то появится окно, в котором можно выбрать одно из трех действий:
5.1.4. Вкладка «Снятие». Вкладка «Снятие» у документа предназначена для ввода информации о снятии с контроля исполненного или отмененного документа. Документ снимается с контроля, если у него исполнены все контрольные задания и есть дата исполнения самого документа. Заполняются поля «Дата снятия с контроля» и «Документ основание» («Номер» и «Дата издания»), на основании которого снимается с контроля данный документ. Дата снятия с контроля документа не всегда совпадает с датой фактического выполнения или отмены документа. Информация о дате снятия с контроля документа переносится в окно в верхнем правом углу экрана «Работа с документом», и высвечивается информация в целом по документу «Снято с контроля (в дело)».
Задание к пункту 5:
1. Перенесите сроки исполнения документа на 2 дня (кнопка «Добавить перенос»), заполните все обязательные поля.
ь Сделайте скриншот экрана «Работа с документом» с информацией по переносу.
2. Выполните (исполните) документ. Заполните все необходимые поля.
ь Сделайте скриншот экрана «Работа с документом» с информацией о выполнении.
3. Снимите с контроля документ в связи с его исполнением. Заполните все необходимые поля.
ь Сделайте скриншот экрана «Работа с документом» с датой исполнения документа, а также с информацией по документу «Снято с контроля (в дело)».
6. Итоговое задание
Задание к пункту 6:
6.1. Создайте новый документ. Заполните все обязательные поля, в т.ч. «Вид», «Номер документа», «Дата издания», «Текущий срок исполнения», «Заголовок», «Контролер», «Кто ведет», «Вид контроля». Документ должен иметь Регистрационный номер и Дату регистрации.
6.2. Создайте два разных задания на новый документ. На каждое задание назначьте свой срок исполнения документа. Содержание заданий и состав исполнителей должны быть разными. Используйте четырех исполнителей, созданных ранее и ФИО которых совпадают с настоящими ФИО студентов, выполняющих работу на данном компьютере. Оба задания должны иметь Регистрационный номер и Дату регистрации. Исполнители также должны иметь регистрационные номера с датами контрольного срока исполнения задания.
ь Сделайте скриншоты с информацией по каждому заданию.
ь Сделайте контрольные карты исполнителей.
6.3. Первое задание. Отметьте, что один из исполнителей не выполнил задание в срок и укажите причину невыполнения этого. Второму исполнителю отмените задание по уважительной причине. Задание отмените, отметив дату и причину отмены, кто отменил и кто подписал отмену.
ь Сделайте скриншот экрана «Работа с заданием» со всеми измененными статусами исполнителей по заданию.
ь Сделайте скриншот, на котором будет отражено, что задание отменено.
6.4. Второе задание. Контрольные сроки выполнения самого задания перенесите на 3 дня. При этом один из исполнителей выполнил всё в срок, а второй с нарушением. Отметьте причину нарушения срока у второго исполнителя. Заполните все необходимые поля. Само задание выполните, отметив кто принял решение, и кто подписал решение об этом.
ь Сделайте скриншот экрана изменения даты выполнения задания.
ь Сделайте скриншот экрана «Работа с заданием» со всеми измененными статусами исполнителей по заданию.
ь Сделайте скриншот, на котором будет отражено, что задание выполнено.
6.5. Снимите созданный документ с контроля и сделайте сводки по документу.
ь Сделайте скриншот с информацией об этом.
ь Сделайте сводку по документу с перечнем заданий, поставленных на контроль.
ь Сделайте сводку исполнения заданий документа.
ь Сделайте сводку исполнения заданий документа.
7. Отчеты:
Для вывода различного вида отчетов необходимо воспользоваться пунктом меню «Выходные формы».
Задание к пункту 7:
1. Получите отчет о контроле поручений «Отчет по контрольным документам».
ь Скопируйте его в свой отчет.
2. Получите справку Ф-21В о выполнении заданий исполнителями «Справку о состоянии выполнения заданий и исполнительской дисциплины».
ь Скопируйте ее в свой отчет.
3. Получите справку Ф-7 «Задания, имеющие причины» с указанием причин невыполнения и переноса.
ь Скопируйте полученную справку в свой отчет.
4. Получите справку Ф-ЗЛО «Справку о фактических переносах».
ь Скопируйте полученную справку в свой отчет.
5. Получите справку Ф-9 «Выполненные задания».
ь Скопируйте ее в свой отчет.
8. Поиск.
Выберите Поиск Быстрый поиск (или Атрибутный поиск). Выбрав эти подпункты меню, пользователь может осуществить поиск документа по входящему или исходящему номеру или по уникальному номеру документа или по номеру контрольной карты исполнителя. Конечным результатом поиска документа будет экранная форма «Работы с документом». Конечным результатом поиска исполнителя будет экранная форма «Работы с исполнителем».
Если в графе «Состояние» стоит знак «V», то документ выполнен, если символ «#», то документ отменен, если поле пустое, то документ в работе, если стоит значок «S» - документ снят с контроля.
Задание к пункту 8:
1. Осуществите поиск всех Приказов, которые есть в базе. Сделайте Список контролируемых документов с учетом переносов, нажав на кнопку «Печать списка», с печатью в Microsoft Word.
ь Сделайте скриншот страницы с информацией об этом.
2. Осуществите поиск «выполненных» документов. Выберите Атрибутный поиск (по документам)далее ДокументРеквизиты документаСостояние (нажмите дважды) в открывшемся поле выберите «Выполнено» и «Снято с контроля (в дело)» нажмите кнопку «Добавить» далее нажмите на кнопку «Искать».
ь Сделайте скриншот страницы с информацией об этом.
9. Отправка документов в архив
Для переноса документов в архив выберите СервисПеренос в архив
Задание к пункту 9:
1. Отберите дела для архивации. Снимите галочку «Удалить».
3. Сделайте печать протокола об этом.
2. Осуществите поиск всех архивных документов, которые есть в базе.
4. Сделайте скриншот страницы с информацией об этом.
5.2 Служебная корреспонденция
Специализированная функциональная подсистема «Кодекс: Служебная корреспонденция» является одной из подсистем автоматизированной информационной системы управления «Кодекс: Документооборот», но может использоваться и автономно. Она предназначена для автоматизации работы делопроизводителей с входящими и исходящими служебными документами. Подсистема автоматизирует следующие функции:
· Регистрацию входящей и исходящей корреспонденции с формированием уникального регистрационного номера документа в соответствии с едиными принципами нумерации документов СЭДД
· Использование штрихкодирования для идентификации и быстрого поиска документа в системе
· Регистрацию движения документов по исполнителям, ввод данных о ходе исполнения документов
· Корректирование и удаление данных
· Постановку документов на контроль
· Формирование и рассылку файлов обмена для передачи регистрационных данных в другие подразделения
· Формирование, представление на экране и печать выходных документов
· Атрибутный поиск информации о документах, адресатах и резолюциях
· Использование электронной подписи
1. Вход в систему
Для входа в систему нажмите на ярлык на рабочем столе «СЭДД Кодекс Служебная корреспонденция» или выберите в папке KAN приложение kan.exe и нажмите Enter. После запуска программы система выдаст окно регистрации пользователя.
При первом запуске программы необходимо настроить путь к базе данных, с которой будет работать пользователь. При необходимости нажмите кнопку «Настройка» и настройте путь к базе данных. Для соединения с базой данных в формате Access используется форма, аналогичная Проводнику Windows. Необходимо найти нужную базу данных, указать ее и исполнить команду «Открыть», после чего выполнить команду «Готово». После выполнения команды «Готово» система вернется на экранную форму регистрации пользователя, где нужно ввести: Пользователь: 1 и Пароль: 1 После этого открывается главный экран системы.
1. Создание организации и исполнителей
1.1. Загрузите программу. Изучите меню для запуска основных режимов работы, расположенное в верхней части экрана. В зависимости от уровня доступа к разделам базы данных определенного для пользователя, часть пунктов меню может быть для него не активной.
1.2. Создайте исполнителей и организацию.
Для этого в главном меню выберите пункт ДокументВойти под другим именем. В появившемся окне измените пароль.
Пользователь: sa
Пароль: sa
1.2.1. В главном меню выберите пункт СервисКлассификаторыГлобальный классификатор исполнителей. Откроется окно «Справочник Органы Подразделения Исполнители». Создайте организацию, а затем исполнителей, нажав на кнопку «Добавить».
1.2.2. Теперь необходимо в главном меню выбрать пункт Сервис Классификаторы Организации. В окне «Справочник Органы Подразделения Исполнители» нажмите на кнопку «Добавить», далее выберите ранее созданную организацию и нажмите на кнопку «Выбрать». Нажмите на кнопку «Запись».
1.2.3. Далее в главном меню выберите пункт Сервис Классификаторы Исполнители. В окне «Справочник Органы Подразделения Исполнители» нажмите на кнопку «Добавить», далее выберите одного из ранее созданных исполнителей и нажмите на кнопку «Выбрать». Нажмите на кнопку «Запись». Так поступите со всеми исполнителями.
Задание к пункту 1:
1. Создайте новую организации, назовите организацию уникальным именем, заполните ее адрес. Создайте четырех исполнителей. Создайте исполнителя с именем такого формата: «должность - организация - ФИО». ФИО исполнителей должны совпадать с настоящими ФИО студентов, выполняющими работу на данном компьютере.
P Cделайте скриншот окна «Справочник Органы Подразделения Исполнители» с информацией об организациях и исполнителях.
2. Входящие документы
2.1 Регистрация первичного входящего документа
Для начала работы с регистрационной карточкой первичного входящего документа выберите из главного меню ДокументПервичный входящий.
· Поля «Дата регистрации» и «Регистрационный номер» являются обязательными для заполнения. По умолчанию поле Дата регистрации заполняется значением текущей даты.
· Поля «Исх. номер» и «От» - исходящего номера и даты регистрации документа организации-отправителя. Поля не обязательны для заполнения, но рекомендованы для заполнения.
· Поля «Откуда» и «От кого» - содержит данные об отправителе корреспонденции. Поле «Откуда» является обязательным для заполнения атрибутом. Поле «От кого» содержит дополнительную информацию к полю Откуда и не является обязательным для заполнения атрибутом.
· Поля «Куда», «Кому» - параметры адресата. Поле «Кому» не является обязательным для заполнения атрибутом.
· Поле «Вид документа» является обязательным для заполнения и заполняется из справочника Виды документов.
· Поля «Номер документа» и «От» передаются при передаче регистрационных данных документа в электронном виде. Поля рекомендуется заполнять.
· Поле «Содержание» отражает наименование, краткое или расширенное содержание документа. Поле является обязательным для заполнения.
В момент сохранения введенных значений атрибутов в базу данных и происходит регистрация нового документа в системе. Система сохраняет информацию о документе, если заполнены следующие поля: Рег. номер, Куда, Вид документа, Откуда и Содержание. Остальные рекомендуются к заполнению.
Внизу регистрационной карточки входящего документа находится несколько вкладок.
· Вкладка «Рег. карта».
· Вкладка «Контроль»
После сохранения документа становятся доступными вкладки:
· Вкладка «Движение»
· Вкладка «Вложение»
· Вкладка «Сопутствующие»
· Вкладка «Ответы»
· Вкладка «Повторные»
· Вкладка «Запросы»
· Вкладка «Дело»
Вкладка «Рег. карта». Поле «Ожидание ответа» заполняется в том случае, когда входящий документ требует обязательного ответа. Заполнение данного поля позволит в дальнейшем с помощью Атрибутного поиска найти необходимые документы и проконтролировать подготовку Ответов. Поле «Дата получения» не может быть больше значения «Дата регистрации». В противном случае система сообщает об ошибке. В поле «Бумажная папка» содержится название папки (дела), где хранится документ на бумажном носителе. По умолчанию присваивается значение индекса номенклатуры дел организации с признаком года регистрации, например: 15-08/13, где 15 - номер структурного подразделения организации, 08 - порядковый номер дела, 13 - краткий номер 2013 года. Значение данного поля подлежит корректировке.
Поле «Дата закрытия» заполняется значением даты, когда документ завершает все стадии рассмотрения. Заполнить это поле должен Пользователь (делопроизводитель). Незаполнение поля «Дата закрытия» повлечет за собой невозможность переноса документов в базу данных оперативного архивного хранения. Также исполненные, но не закрытые документы выводятся в выходных и статистических формах как долги.
В настройках системы есть возможность установить условие закрытия документов «по ответу»; в этом случае при регистрации ответа на входящий документ (запрос) документ автоматически снимается с контроля и проставляется дата закрытия.
Находясь во вкладке «Рег.карта» можно распечатать:
2.2 Работа с поручениями исполнителю
Вкладка «Движение». Вкладка предназначена для регистрации прохождения документа по рассмотрителям, исполнителям и контроля исполнения резолюций руководителя организации. У документа можно добавлять, просматривать, редактировать и удалять движения. Если удалить движение, то это приведет к потере информации.
Для создания нового поручения исполнителю нажмите на кнопку «Добавить» во вкладке Движение. Для изменения существующей записи нажмите на кнопку «Раскрыть». Откроется окно «Движение документа». После заполнения полей карточки поручения исполнителю можно не только сохранить новую запись о движении документа или сохранить изменения в ранее зарегистрированный, но и приступить к переметке документа.
2.3. Переметка документа и организация движения документа по Рассмотрителям.
Переметка - это передача документа на исполнение одному или нескольким исполнителям, при которой для исполнителя движение закрывается и ставится дата возврата.
Переметка (передача выполненного поручения другому исполнителю или по резолюции руководителя) производится в режиме корректировки документа. Следует раскрыть карточку текущего движения и нажать кнопку Переметкаоткроется окно, подобное карточке «Движения документа». Срок возврата - это плановая дата исполнения документа.
2.4. Вкладка «Запросы». Вкладка Запросы карточки первичного входящего содержит список запросов, которые направлялись куда-либо при работе с зарегистрированным входящим документом. Работа с данным режимом аналогична работе с режимом Ответы.
Запросы являются исходящими документами, и статистические данные о них относятся к выходным формам для исходящих документов. Формирование регистрационного номера документа-запроса формируется так же, как для ответа, но в базе данных существует атрибут, который позволяет отличить ответы, запросы и ответы на запросы.
При поиске и работе со списками документов в столбце З/О отображается информация о том, запросом (З) или ответом на запрос (ОЗ) является данный документ.
2.5. Ответ на документ. Запросы к документу
Вкладка «Ответы» Для регистрации ответа на первичный документ следует перейти на вкладку Ответы и нажать кнопку Ввод ответа. Открывается карточка Входящие (Ответ на Первичный) - регистрация с полями, автоматически заполненными из карточки Входящие (Первичный). Данные полей Куда и Откуда (адресата и адресанта) поменялись местами в карточке ответа. В некоторых организациях традиционно ответы на входящие регистрируются как исходящие документы.
2.6. Контроль первичного входящего документа
Вкладка «Контроль». Данные этой вкладки относятся ко всему документу, а не к исполнителям. Система отличает контрольные документы от неконтрольных.
При Централизованном контроле:
- данные о документе автоматически передаются в систему централизованного контроля «Кодекс: Контроль исполнения»;
- во вкладке Движение добавляется строка с указанием структурного подразделения, осуществляющего централизованный контроль;
- в верхней части регистрационной карточки документа отображается заглавная буква К.
При Оперативном контроле:
- контроль за ходом исполнения документа осуществляется в рамках системы «Кодекс: Служебная корреспонденция»;
- во вкладке Движение добавляется строка с указанием Ответственного исполнителя;
- поле «Срок исполнения» становится обязательным для заполнения;
- в верхней части регистрационной карточки документа отображается строчная буква к.
Во вкладке Контроль есть кнопка Операции, которая включает меню операций:
· Перенос срока. Если изменить срок исполнения и нажать кнопку «Ввести», то в карточке документа появляется выделенная красным шрифтом рядом с буквой К строка Перенос срока, а на вкладке Контроль устанавливается новый срок исполнения документа.
· Выполнение. В карточке документа появляется выделенная красным шрифтом рядом с буквой К строка Выполнен, а на вкладке Контроль устанавливается Дата исполнения (по умолчанию - текущая системная дата).
· Отмена. В карточке документа появляется выделенная красным шрифтом рядом с буквой К строка Отмена, а на вкладке Контроль устанавливается Дата отмены.
· Снятие с контроля. В карточке документа появляется выделенная красным шрифтом рядом с буквой К строка Снято с контроля, а на вкладке Контроль устанавливается Дата снятия с контроля.
· История.
2.7. Вкладка «Дело».
Вкладка Дело содержит атрибуты и кнопки работы с электронным делом, которое формируется системой одновременно с регистрацией первичного входящего. В системе электронное дело формируется на основе понятия «переписка по вопросу», т.е. по умолчанию. В электронное дело попадают все документы, составляющие переписку по данному вопросу. «Присоединить к делу» - режим позволяет присоединить документ к любому электронному делу и сформировать электронное дело по какому-либо признаку, не связанному с конкретным вопросом по переписке (например: по делу из номенклатуры дел организации) или объединить документы, предназначенные на исполнение конкретному должностному лицу.
Задание к пункту 2:
2.1. Создайте новую регистрационную карточку входящего документа. Получите из Городской налоговой инспекции в ранее созданную вами организацию письмо (Вид доставки «Заказное письмо») от Яковлева Я.Я. Введите краткое содержание документа (2-3 предложения). Введите количество страниц документа и признак «оригинал». В качестве человека, передающего («Кем передан») документ введите одного из исполнителей. Укажите дату получения и отметку, что адресат ждет ответа. Укажите Регистрационный номер документа. Населенный пункт: Москва. Сохраните документ.
P Сделайте скриншот документа.
2.2. Создайте движение документу. Введите исполнителя, которому отдается документ на рассмотрение. В качестве исполнителя возьмите одного, из созданных ранее. Поставьте признак «Руководитель». Отметьте плановый срок возврата. Занесите резолюцию должностного лица для исполнителя произвольного содержания (2-3 предложения). Заполните примечание произвольными данными (обязательно). Отметьте, кто подписал резолюцию. Укажите, что исполнителю отправлено уведомление.
P Сделайте скриншот документа с открытой вкладкой «Движение».
2.3. Сделайте переметку документа. В «режиме корректировки» отметьте строку с исполнителем. Нажмите кнопку «Раскрыть». Измените срок возврата документа, и занесите причины изменения в резолюцию должностного лица для исполнителя. Заполните примечание. Укажите, что исполнителю отправлено уведомление.
P Сделайте скриншот документа с открытой вкладкой «Движение».
P Сделайте скриншот «Карточки учета входящих документов» (ПечатьКарточка документа) и добавьте ее в свой отчет.
2.4. Создайте запрос к Районной налоговой инспекции для уточнения данных, которые потребуются для ответа на письмо, полученное из Городской налоговой инспекции. Заполните запрос произвольными данными и зарегистрируйте его.
P Сделайте скриншот окна «Запрос на первичный».
2.5. Зарегистрируйте ответ на первичный документ в виде письма с уведомлением «на руки», с ожиданием ответа, с заполненным содержанием. Введите количество страниц документа и признак «оригинал». Зарегистрируйте его.
P Сделайте скриншот окна «Ответ на первичный»
P Сделайте скриншот «Переписки по вопросу» (Печать Переписка по вопросу).
2.6. Поставьте документ на оперативный контроль. Контролером сделайте того же исполнителя, который отвечает за передачу документа (поле «Кем передан» во вкладке Рег.карта). В качестве ответственного исполнителя выберите исполнителя, который отражен во вкладке «Движение». Укажите срок исполнения документа. Сохраните документ.
P Перенесите срок исполнения документа. Сделайте скриншот с указанием переноса срока.
P Выполните документ. Сделайте скриншот с указанием, что документ выполнен.
P Осуществите снятие документа с контроля. Сделайте скриншот с указанием, что документ снят с контроля.
2.7. Просмотрите все документы электронного дела.
P Сделайте «Печать списка» и скопируйте его в отчет.
3. Исходящие документы
3.1 Регистрация первичного исходящего документа
Для начала работы с регистрационной карточкой первичного исходящего документа выберите из главного меню Документ Инициативный исходящий. Поля и вкладки другие, чем у входящего документа.
В бланк регистрационной карточки инициативного исходящего документа вводят соответствующие сведения о документе. Поле «Кто готовил» заполняется информацией об авторе документа. Рядом с полем Кто готовил присутствует поле без названия, которое предназначено для ввода дополнительных сведений об авторе или документе. В поле «Кем подписан» заносится информация о должностном лице, подписавшем документ.
Внизу регистрационной карточки входящего документа находится несколько вкладок. Первоначально доступна только вкладка «Регистрационная карта». После сохранения данных в документе, в т.ч. во вкладке «Регистрационная карта», станут доступными вкладки:
· Вкладка «Рассылка»
· Вкладка «Вложения»
· Вкладка «Сопутствующие»
· Вкладка «Ответы»
Работа с вкладками Регистрационная карта, Вложения, Сопутствующие выполняется так же, как с одноименными вкладками в режиме работы с входящими документами.
3.2. Вкладка «Рассылка». Вкладка предназначена для ввода и хранения информации о том, кому и когда был направлен зарегистрированный документ. В случае настроенного обмена между субъектами переписки, в соответствующей записи можно увидеть дополнительную информацию в графах:
P Отпр. - отправлен ли документ адресату через систему обмена (знак +);
P Получ. - получен ли адресатом пакет (знак +);
P Прич.отказа - причина отказа от приема электронной карточки документа (этот элемент настройки должен быть двусторонним - и у адресата, и у адресанта).
3.3. Вкладка «Ответы». Вкладка предназначена для ввода и хранения информации о документах, которые поступают в ответ на инициативный исходящий документ. Ответы на исходящие регистрируются как входящие документы.
Первый ответ на исходящий регистрируется в системе как первичный входящий, а все следующие ответы на этот исходящий - как повторные к данному документу. Каждый из документов сформированной таким образом переписки по вопросу содержит ссылку на инициативный исходящий документ, с которого и началась данная переписка
Режим работы при вводе ответов аналогичен описанному режиму ввода входящих документов.
Задание к пункту 3:
3.1. Создайте новую регистрационную карточку исходящего документа. Отправьте из ранее созданной вами организации служебный документ (Вид отправления «На руки») Григорьеву Г.Г. в Госкомитет по вопросам строительства и архитектуры РФ. Введите краткое содержание документа (2-3 предложения). Введите количество страниц документа и признак «оригинал». В качестве человека «Кто готовил» документ введите одного из исполнителей. В качестве человека «Кем подписан» документ введите еще одного из ранее созданных исполнителей. ФИО исполнителей должны совпадать с настоящими ФИО студентов, выполняющими работу на данном компьютере. Укажите, что ждете ответа. Укажите Регистрационный номер документа. Сохраните документ.
3.2. Создайте рассылку исполнителю зарегистрированного документа. Заполните поле «Примечание» данными для исполнителя. Отметьте дату рассылки. Укажите, что исполнителю отправлено уведомление.
P Сделайте скриншот документа с открытой вкладкой «Рассылка».
P Сделайте скриншот «Карточки документа» (ПечатьКарточка документа) и добавьте ее в свой отчет.
3.3. Зарегистрируйте ответ на первичный документ в виде письма с уведомлением «на руки», с ожиданием ответа, с заполненным содержанием. Введите количество страниц документа и признак «оригинал». Зарегистрируйте его.
P Сделайте скриншот документа с открытой вкладкой «Ответы».
P Сделайте скриншот «Переписки по вопросу» (Печать Переписка по вопросу).
4. Итоговой задание:
Задание к пункту 4:
4.1. Создайте новый входящий документ. Получите из любой Организации или Комитета в ранее созданную вами организацию Запрос по электронной почте. Заполните необходимые поля, в т.ч. поле «Содержание», информацией о запросе. Укажите, что адресат ждет ответа. Населенный пункт: Тверь. Сохраните документ.
4.2. Создайте движение документу. Введите трех исполнителей (ранее созданных), которым передается документ на рассмотрение. У каждого отметьте свой плановый срок возврата, отличный от другого. Занесите резолюцию должностного лица и примечание для каждого исполнителя. Отметьте, кто подписал резолюцию. Укажите, что исполнителю отправлено уведомление.
P Сделайте скриншот документа с открытой вкладкой «Движение».
4.3. Сделайте переметку документа. Одному из исполнителей измените срок возврата документа, и занесите причины изменения в резолюцию должностного лица для исполнителя. Второго исполнителя поменяйте. В Примечании укажите причину изменения исполнителя. Напишите резолюцию новому исполнителю. Третьему исполнителю сделайте отмену. Обязательно каждому заполняйте резолюцию и примечание. Укажите, что исполнителям отправлены уведомления.
P Сделайте скриншот документа с открытой вкладкой «Движение».
P Сделайте скриншот «Карточки учета входящих документов» (ПечатьКарточка документа) и добавьте ее в свой отчет.
4.4. Зарегистрируйте ответ на первичный документ в виде письма с уведомлением «на руки», с ожиданием ответа, с заполненным содержанием.
P Сделайте скриншот окна «Ответ на первичный»
P Сделайте скриншот «Переписки по вопросу» (Печать Переписка по вопросу).
4.5. Поставьте документ на централизованный контроль. Ответственным исполнителем сделайте любого исполнителя, который отражен во вкладке «Движение». Укажите срок исполнения документа.
P Выполните документ. Сделайте скриншот с указанием, что документ выполнен.
P Осуществите снятие документа с контроля. Сделайте скриншот с указанием, что документ снят с контроля.
4.6. Создайте инициативный исходящий документ. Отправьте из своей организации в Комитет по благоустройству и дорожному хозяйству «План мероприятий» по электронной почте. Заполните содержание, тематическую рубрику. Заполните поля «Кто готовил» и «Кем подписан» исполнителями, ФИО которых будут совпадать с настоящими ФИО студентов, выполняющих работу на данном компьютере.
4.7. Зарегистрируйте ответ на первичный документ в виде письма с уведомлением «на руки», с ожиданием ответа, с заполненным содержанием.
P Сделайте скриншот документа с открытой вкладкой «Ответы».
P Сделайте скриншот «Переписки по вопросу» (Печать Переписка по вопросу).
5. Выходные формы
При выборе режима Выходные формы система предлагает меню выходных форм, которые можно получить в данной версии системы при соответствующих настройках.
Задание к пункту 5:
5.1. Получите «Перечень зарегистрированных входящих документов» (001) с печатью в Microsoft Word. Скопируйте его в свой отчет.
5.2. Получите список «Документов с резолюцией, поступивших с ... по…» (001А). Скопируйте его в свой отчет.
5.3. Получите «Перечень зарегистрированных исходящих документов» (002) с уточнением Вида доставки. Скопируйте его в свой отчет.
5.4. Получите «Справку о состоянии исполнения документов, поставленных на контроль» (006А) по всем исполнителям. Скопируйте её в свой отчет.
5.5. Получите «Перечень зарегистрированных исходящих документов с рассылкой для исполнителей» (2.1С) с полем «Кто готовил» и с печатью в Microsoft Word. Скопируйте его в свой отчет.
5.6. Получите «Протокол работы» (10.1.). Скопируйте его в свой отчет.
5.7. Получите «Перечень зарегистрированных входящих документов, расписанных по исполнителям» (003D) с выборкой по одному из исполнителей. Скопируйте его в свой отчет.
5.8. По второму исполнителю получите «Журнал регистрации входящих документов с резолюцией руководителя» (1.1ВА). Скопируйте его в свой отчет.
5.9. Получите «Общую статистическую форму документооборота» (9.1.) Справку предоставьте по входящим и по исходящим документам с печатью в Microsoft Word. Скопируйте её в свой отчет.
5.10. Получите «Информацию о контрольных документах, расписанных руководителями» (11.) с печатью в Microsoft Word. Скопируйте её в свой отчет.
Размещено на Allbest.ur
Подобные документы
Применение информационных технологий в управлении проектами (инновациями), определение их эффективности. Методические принципы защиты информации. Виды и особенности интеллектуальных информационных систем. Организация электронного документооборота.
курс лекций [1,1 M], добавлен 29.04.2012Роль структуры управления в информационной системе. Примеры информационных систем. Структура и классификация информационных систем. Информационные технологии. Этапы развития информационных технологий. Виды информационных технологий.
курсовая работа [578,4 K], добавлен 17.06.2003Управление доступом и распространение электронных документов в компьютерных сетях, обеспечение контроля информационных потоков в организации при помощи системы электронного документооборота. Обзор современных СЭД по соотношению цены и функциональности.
презентация [511,5 K], добавлен 27.11.2013Классификация автоматизированных информационных систем. Классические примеры систем класса А, B и С. Основные задачи и функции информационных систем (подсистем). Информационные технологии для управления предприятием: понятие, компоненты и их назначение.
контрольная работа [22,9 K], добавлен 30.11.2010Классификация информационных систем и технологий в организационном управлении. Методы и организация создания ИС и ИТ. Состав, структура, внутримашинного информационного обеспечения. Информационные технологии и процедуры обработки экономической информации.
контрольная работа [28,9 K], добавлен 25.07.2012Информационные технологии управления турфирмами для автоматизации деятельности туроператоров, турагентов по формированию и реализации турпродукта потребителю. Глобальные компьютерные системы бронирования. Информационные технологии управления гостиницами.
контрольная работа [37,1 K], добавлен 05.05.2014Информационные технологии в организации педагогического процесса. Особенности информационных технологий для людей с ограниченными возможностями здоровья. Адаптированная компьютерная техника. Использование адаптивных технологий в учебном процессе.
реферат [28,4 K], добавлен 16.11.2019История развития интеллектуальных информационных технологий. Основные виды экономической деятельности, в которых применяются информационные технологии. Наиболее известные на отечественном экономическом рынке интеллектуальные информационные технологии.
курсовая работа [580,5 K], добавлен 10.06.2014Информационные связи в корпоративных системах. Банк данных, его состав, модели баз данных. Системы классификации и кодирования. Интегрированные информационные технологии. Задачи управления и их реализация на базе информационной технологии фирмы.
практическая работа [31,0 K], добавлен 25.07.2012Информационные технологии и системы. Связь организаций и информационных систем. Интегрированная система управления промышленными предприятиями. Возможности информационных технологий в бизнесе, их влияние на организацию и роль менеджеров в этом процессе.
курсовая работа [147,7 K], добавлен 07.05.2012
