Разработка автоматизированной системы управления кадрами АСУ "Отдел кадров"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

В данной работе приведены результаты исследования хозяйственной деятельности Абаканского Отделения Красноярской Железной дороги, предложено программное обеспечение для автоматизации отдела кадров, приведены меры безопасности при работе с компьютером, изложены экономико-правовые вопросы использования разработанного программного обеспечения.

Resume

The paper deals with the software for automation of operators activity in the department of the Abakan Branch the Krasnoyarsk Railway are adduced. The results of the research of economic activity of the mentioned above department as well economic and low points of using this program are given the paper.

Список ключевых слов

Автоматизированная система управления

База данных

Отдел кадров Абаканского Отделения Красноярской Железной Дороги

Инфологическая модель данных

Экранные формы

Отчеты

Программное обеспечение

Санитарные Нормы и Правила

Тестирование программного продукта

Экономико-правовые вопросы

Содержание

Введение

1. Создание автоматизированной системы учета кадров АСУ "Отдел кадров"

1.1 Краткая характеристика предприятия

1.2 Трудовые ресурсы предприятия

1.3 Анализ предметной области

1.4 Анализ существующих разработок

1.5 Информационно-логическая модель

Выводы

2. Программная реализация модулей программы АСУ "Отдел кадров"

2.1 Обоснование и выбор состава автоматизируемых задач

2.2 Выбор программного продукта для реализации проекта

2.3 Структура программы АСУ "Отдел кадров"

Выводы

Результаты тестовых испытаний и опытной эксплуатации

3.1 Результаты тестовых испытаний

3.2 Результаты опытной эксплуатации

Выводы

Меры безопасности при работе с компьютером работников отдела кадров

4.1 Санитарные нормы и правили

Выводы

Экономико-правовые вопросы использования разработанного программного обеспечения

5.1 Правовые вопросы использования разработанного программного обеспечения

Выводы

Заключение

Список использованных источников

Глоссарий и список аббревиатур

Введение

трудовой железный дорога кадры программный

Бурное развитие информационных технологий, их внедрение во все сферы человеческой жизни в последние годы привели к резкому расширению понятия обрабатываемой в компьютерных системах информации. Сегодня не мыслимо представить себе деятельность предприятия без применения на нем информационных технологий. Качественно новый уровень развития экономики не может быть достигнут без эффективного использования персонала предприятий.

Кадровый менеджмент становится одним из важнейших факторов выживания предприятий в условиях рыночных отношений. Порой минимальные вложения и максимальное использование "человеческих ресурсов" позволяют предприятию выиграть в конкурентной борьбе.

Отдел кадров существует на каждом предприятии, а роль руководителя этой службы возрастает. Он становится одним из основных руководителей современного предприятия или фирмы.

Кадровое планирование как инструмент целенаправленной и эффективной работы с персоналом является составной частью стратегии и тактики выживания и развития предприятия при рыночных взаимоотношениях. По мере развития личности работника приходится все чаще согласовывать рыночные условия и интересы сотрудников предприятия. Развитие производства все в большей степени нуждается в планировании его кадрового обеспечения.

Эффективному использованию "человеческих ресурсов" в Абаканском Отделении Красноярской Железной Дороги предшествуют отбор и подбор персонала предприятия. Этому вопросу уделяется обычно наибольшее внимание в работе отдела кадров. Ошибка в подборе кадров влечет за собой цепь непредвиденных осложнений в работе фирмы, связанных с возможным перемещением, а иногда и увольнением сотрудника.

Разработка и совершенствование стимулов и мотивов к труду выходят за рамки научных и познавательных проблем и все больше ставятся в практическую плоскость как средство в борьбе с конкурентами. Специалисты по управлению "человеческими ресурсами" имеют комплексную систему знаний в области социологии, психологии и права, что позволяет им прекрасно разбираться в современных рыночных условиях, подбирать и формировать нужные кадры.

Деятельность отдела кадров связана с переработкой и хранением большого количества информации и документов. Огромный документооборот затрудняет работу, снижает эффективность доступа к нужной информации и затормаживает формирование отчетности.

Из-за этого и возникает необходимость автоматизации процесса учета кадровой информации, с последующей автоматизацией рабочих мест сотрудников. Автоматизация позволит сократить время необходимое для поиска нужной информации, ускорить документооборот.

Эффективность деятельности отдела кадров во многом зависит от созданного программного продукта. При разработке ПО специалист должен опираться на создание конкретной программы для решения поставленной задачи. Выполнение данных требований позволит снизить затраты на создание программного продукта и создать качественную систему позволяющею повысить экономическую эффективность, сократить трудоемкие расчеты.

Цель работы:

Разработка автоматизированной системы управления кадрами АСУ "Отдел кадров". Которая позволит:

сократить время поиска информации по работникам;

сократить время на получение справок, отчетов;

сократить время на расчет штатного расписания;

повысить скорость на подготовку и печать приказов по предприятию; повысить достоверность требуемой информации.

Поставленные и решенные задачи:

Проведен сбор необходимой информации для дальнейшей разработки и функционирования базы данных.

Построена информационно-логическая модель АСУ "Отдел кадров".

Проведен анализ всех информационных потоков происходящих в отделе кадров.

База данных разработана за счет средств СУБД Microsoft ACCES 97, что позволило в короткие сроки разработать АСУ.

Методы исследования:

В самом начале работы над проектом, был проведен сбор всех необходимых данных о предметной области, о самом предприятии, о деятельности отдела кадров, взаимодействии отдела с другими подразделениями. Все данные были проработаны и добавлены по мере необходимости. Также были проведены беседы с ведущими специалистами отдела кадров, анализ документооборота происходящего в отделе.

Для построения информационно-логической модели использован реляционный подход. Эта модель полностью независима от физической среды хранения данных. Были применены методы объектно-ориентированного программирования и средства быстрого создания приложений. Повышение экономической эффективности работы отдела кадров в результате автоматизации деятельности оператора.

Новизна работы:

Проектирование АСУ "Отдел кадров" с самого начала проходило как отдельной единицы с учетом всех требований к локальной версии.

Разработанное программное обеспечение заменяет существующею базу и полностью соответствует всем требованиям.

Практическая ценность:

Программа АСУ "Отдел кадров" - автоматизирует документооборот в отделе кадров Абаканского Отделения КРЖД. Программа служит для эффективной и быстрой работы с информацией о сотрудниках организации, а также для автоматического составления кадровых документов (все документы составляются согласно последним стандартам) на основе информации базы данных. Данная программа позволяет значительно повысить скорость и эффективность работы отдела кадров при типичных операциях:

оформлении кадровых приказов, составлении штатного расписания;

составлении статистических отчётов;

поиске информации в из личного дела сотрудника.

Преимущества использования программы особенно высоки для данного предприятия так как численность сотрудников довольна высока. Экономится время сотрудников отдела кадров достигнута благодаря автоматизации документооборота. Разработанная программа существенно снизила нагрузку при обработке информации, оформления необходимой документации.

На защиту выносятся:

1. Структура базы данных АСУ "Отдел кадров", позволяющая:

Хранение в базе личных данных о каждом сотруднике.

Расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии.

Учёт отпусков согласно нового КЗоТа, вступившего в действие 1 февраля 2002 года.

Учёт командировок, отпусков и поощрений.

Автоматическое составление штатного расписания.

Ведение статистики по предприятию (количество сотрудников, количество вакантных мест, средний оклад, средний возраст).

Автоматическое составление кадровых приказов (в программе используются новейшие бланки приказов, утверждённые постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26).

Хранение в базе данных вакантных должностей предприятия.

Составление стандартных отчётов (список сотрудников, список сотрудников по отделам, список вакантных мест, список военнообязанных).

Хранение в базе фотографий сотрудников.

Расчёт среднесписочной численности сотрудников за любой период.

Автоматическое составление и ведение формы Т-2.

2. Алгоритмы программы.

3. Повышение экономической эффективности работы отдела кадров, Абаканского Отделения Красноярской Железной Дороги.

Реализация результатов работы. Разработанное программное обеспечение внедрено на предприятии "Абаканское Отделение Красноярской Железной Дороги" 15 апреля 2002 года.

Структура и объем работы:

Данный диплом состоит из введения, пяти разделов, заключения, списка литературы - 29 источника, и 9 приложений. Общий объём работы - ХХХ страниц, основной текст занимает ХХ страниц, рисунки - ХХ страниц, таблицы - ХХ страницы, список литературы - 3 страницы, приложения - ХХ страницу.

В первом разделе Проведен анализ предметной области системы АСУ "Отдел кадров". Рассмотрены потоки информации. Определена и построена информационно-логическая модель предметной области. Проведен обзор существующих разработок.

Во втором разделе представлена программная реализация АСУ. Также рассмотрен выбор программного средства для реализации проекта.

В третьем разделе проведены тестовые результаты созданной программы, описаны изменения и дополнения.

В четвертом разделе приведены требования к нормам безопасности при работе с компьютером работников отдела кадров Абаканского Отделения КРЖД. Также описаны произведенные контрольные замеры.

В пятом разделе обсуждаются экономико-правовые вопросы использования разработанного программного обеспечения. В данном разделе рассмотрены экономическая целесообразность использования разработанного программного обеспечения, правовые аспекты, а также проведен расчет стоимости программного продукта.

В заключении сделаны основные выводы и результаты проделанного дипломного проекта.

Приложения включают в себя структуры и схемы предприятии, экранные формы существующих разработок, структуру таблиц программы, экранные формы разработанной программы, документированный листинг программы, отчеты из программы, первичные документы, материалы внедрения результатов дипломной работы, иллюстративный материал.

1. Создание автоматизированной системы учета кадров АСУ "Отдел кадров"

1.1 Краткая характеристика предприятия

Юридическая принадлежность: Абаканское Отделение Красноярской Железной Дороги является государственным унитарным предприятием и действует на основании устава. Имеет печать со своим наименованием, расчетные счета в учреждениях банков. См. П.1. Рис.1.

Форма собственности: государственная.

Основной деятельностью является - железнодорожные транспортные, грузовые и пассажирские перевозки. Ремонт подвижного состава. Абаканское Отделение Железной Дороги осуществляет любые виды хозяйственной деятельности, не нарушая действующее законодательство. Ценообразование формируется в соответствии с действующим законодательством РФ.

Предприятие -- это самостоятельный хозяйственный субъект, действующий на правах полного хозяйственного ведения и распоряжающийся основными и оборотными фондами, а также другими видами имущества и ценностями. Работа предприятия организуется на основе сочетания принципов самоуправления трудового коллектива и права руководителя использовать наделенное имущество. Экономическое единство выражается в общности материальных и финансовых ресурсов, в единстве планов, графиков, технологии и учета результатов работы. Цехи и участки предприятия подразделяются: на основные, вспомогательные и подсобные. На небольших предприятиях распространена безцеховая структура, что повышает уровень специализации, сокращает расходы на управление.

Все предприятия железных дорог и заводы транспорта имеют самостоятельную статистическую и бухгалтерскую отчетность, баланс доходов и расходов или соответствующие сметы и работают по принципу самоокупаемости.

Отделение железной дороги представляет собой единый производственно-хозяйственный комплекс (объединение), в состав которого входят отраслевые линейные производственные предприятия, в том числе унитарные (локомотивные и вагонные депо).

Организация производства на предприятии предполагает эффективное и рациональное сочетание процессов труда работника с материальными элементами производства для выполнения хозяйственных планов с лучшими количественными и качественными показателями при наиболее целесообразном использовании выделенных предприятию трудовых, материальных и финансовых ресурсов.

Для предприятий железнодорожного транспорта, как и для всех отраслей народного хозяйства, задачами производства являются: обеспечение высокого уровня организации труда и производства, внедрение научной организации труда и повышение эффективности, широкое применение автоматических манипуляторов (промышленных роботов), улучшение условий труда, повышение производительности, совершенствование нормирования и стимулирования труда.

Рациональное использование рабочего времени, сокращение его непроизводительных затрат, повышение коэффициента сменности работы машин и оборудования; улучшение использования производственных мощностей и основных фондов. Снижение материалоемкости производства, увеличение отдачи основных фондов на основе всесторонней интенсификации производства и ускорения научно-технического прогресса, повышение качества и надежности выпускаемой продукции и услуг.

Внедрение комплексной механизации и автоматизации производственных процессов сокращает численность работников, занятых ручным трудом, особенно на вспомогательных и обслуживающих производствах, способствует совершенствованию ремонтной базы железнодорожного транспорта.

1.2 Трудовые ресурсы предприятия

Планирование трудовых ресурсов - относительно новый для большинства предприятий вид деятельности. До недавнего времени основное внимание уделялось планированию других экономических ресурсов (материальных, технических, финансовых). Однако, сейчас это пересматривается и одной из причин этого факта является то, что в последние годы предложение рабочей силы стало юридическим фактом деятельности многих предприятий. Затраты на труд у многих фирм в настоящее время превратились в основную часть общих расходов, поэтому важно обеспечить максимальную эффективность использования трудовых ресурсов. Способность предприятия успешно решать названную выше задачу зависит от того, на сколько точно будут рассчитаны, а затем проконтролированы затраты на труд.

Рабочая сила - это огромный потенциал как и материальные, технические, финансовые ресурсы предприятия. Однако, она имеет принципиальные отличия, которые заключаются в следующем:

если со временем материальные, технические ресурсы стареют (физически, морально), то трудовые дорожают (улучшается квалификация рабочего, растет опыт);

наемный работник может отказаться от условий, на которых предприятие предполагает его использовать;

работник может уволиться с предприятия по собственному желанию;

работник может бастовать;

работники не могут рассматриваться как однородная субстанция;

работники могут переучиваться;

работники могут решать, что те или иные типы профессий для них социально неприемлемы, с ними необходимо вести переговоры.

Сегодня при устройстве человека на работу его физические данные не имеют большого значения. Развитие технологии позволило значительно сократить ряд работ, для которых были необходимы физическая выносливость и сила.

Умственные способности личности включают в себя возможности эффективно использовать свой интеллект - сумму общих умственных функций понимания, мышления, обучения, наблюдения, решения проблем, вступление во взаимные отношения.

При приеме на работу личные свойства обычно означают комбинацию эмоций, мотивации, интересы и социальные пропорции. Если бы вас попросили описать индивидуальность тех, кого вы хорошо знаете, вы, скорее всего, стали бы описывать их поведение при различных обстоятельствах, характеризуя их как обаятельных, терпимых, предприимчивых, воодушевленных, дружелюбных, действующих согласованно, честных, надежных и т. д. Многие из этих характерных черт могут варьироваться в зависимости от ситуации, например, кто-то может демонстрировать покорность, имея дело с боссом, но проявлять деспотизм по отношению к подчиненным. Существуют различные тесты для определения характерных черт индивидуума, но обычно тесты не считаются хорошими предсказателями успеха в будущей работе.

1.3 Анализ предметной области

Персонал - наиболее сложный объект управления в организации, поскольку в отличие от вещественных факторов производства является "одушевленным", обладает возможностью самостоятельно решать, имеет субъективные интересы, реакция на которые неопределенна.

В современном этапе научно-технической революции коренным образом изменилась роль человека в производстве. Если прежде он рассматривался как один из факторов последнего, ничем по существу не отличающийся от машин и оборудования, то сегодня превратился в главный стратегический ресурс, достояние компании в конкурентной борьбе. Это связано с его способностью к творчеству, которое сейчас становится решающим условием успеха любой деятельности.

Все управление персоналом сосредотачивается в отделе кадров и направлено на то, чтобы обеспечить наличие профессионально грамотных людей на предприятии.

На рис. 1.1. представлена схема взаимодействия отдела кадров Абаканского Отделения Красноярской Железной Дороги с другими подразделениями.

Основными задачами отдела кадров являются:

Подбор, расстановка кадров.

Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.

Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.

Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

Учет кадров.

Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

В отделе кадров Абаканского Отделения КРЖД, для сбора информации был проведен анализ документооборота, беседа с ведущими специалистами, знакомство с документальной базой, что позволило выявить основные функции в работе:

Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.

Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации.

Разработка конкурсного отбора в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

Информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.

Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

Учет личного состава.

Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

Ведение установленной документации по кадрам.

Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

Контроль за правильностью расстановки работников. Использования их труда в структурных подразделениях предприятия.

Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

Организация проведения аттестации работников предприятия. Ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля выполнениями решений аттестационной комиссии.

Подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.

Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

Выдача справок о занимаемой должности и размере заработной платы.

Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.

Оформление и учет командировок.

Табельный учет.

Контроль трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдение работниками правил внутреннего распорядка.

Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирование их выполнения.

Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

Рис. 1.1. Схема взаимодействия отдела кадров с подразделениями предприятия.

Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

Благодаря всем собранным данным, необходимым в дальнейшем для проектирования АСУ "Отдел кадров", были выявлены следующие процессы взаимодействия отдела кадров с другими подразделениями для выполнения функций и реализации прав:

1. Подразделения предприятия:

1.1. Получения:

заявок на рабочих и служащих;

характеристик на работников, представляемых к поощрению;

характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;

пояснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины;

предложений по составлению графиков отпусков;

1.2. Предоставления:

решений о поощрении работников;

копий приказов о приеме, перемещении и увольнении;

утвержденных графиков отпусков;

решений аттестационной комиссии;

2. С главной бухгалтерией по вопросам:

2.1. Получения:

справок о заработной плате для оформления пенсии;

материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы;

2.2. Предоставления:

сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

проектов приказов о приеме и увольнении и перемещений материально-ответственных лиц;

табеля учета рабочего времени;

графика отпусков;

листков временной нетрудоспособности к оплате;

3. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:

3.1. Получения:

штатного расписания;

схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;

показателей по труду и заработной плате;

положений о премировании работников;

расчетов фондов заработной платы и численности;

расчетов потребности в рабочих и служащих;

3.2. Предоставления:

сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

сведений о списочной численности работников;

данных о текучести кадров;

4. С отделом подготовки кадров по вопросам:

4.1. Получения:

расчетов потребности в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям;

сведений о качественном составе рабочих, специалистов и служащих;

информации о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов;

4.2. Предоставления:

графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации;

списков работников, обучающихся в средних специальных и высших образовательных учреждениях;

планов проведения занятий, сведений об успеваемости учащихся и сроках обучения;

результатов итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства;

предложений по составу аттестационных комиссий;

5. С юридическим отделом по вопросам:

5.1. Получения:

сведений об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении;

разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;

5.2. Предоставления:

проектов трудовых договоров с руководящими работниками предприятия;

заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов, и на разъяснение действующего законодательства;

приказов для визирования;

Ответственность:

Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела кадров.

На начальника отдела кадров возлагается персональная ответственность:

За организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

Организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилам и инструкциями.

Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

Обеспечение сохранности имущества, находящего в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности.

Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.

Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

Сотрудники отдела кадров при оценке деловых качеств работников предприятия обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников.

3. Ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается по должностными инструкциями.

При совершении типовых операций сотрудники отдела кадров используют общеустановленные формы документов См. П.7.

1.4 Анализ существующих разработок

Проведенный анализ существующих разработок и программных продуктов позволил выявить все плюсы и недостатки при их использовании. Получить необходимую информацию для переработки и произвести анализ функционирования и взаимодействия программ.

На предприятии используют различное программное обеспечение такое как:

1. Операционные системы.

2. Текстовые и табличные редакторы.

3. Антивирусные программы.

4. Файловые оболочки.

5. Браузеры и почтовые программы.

6. СУБД и базы данных.

В отделе кадров Абаканского Отделения Красноярской Железной Дороги для автоматизации деятельности работы с персоналом используется АРМ "Отдел Кадров" версии 15.6 разработанный в декабре 1997 года, базы данных Borland Paradox версии 4.0. Разработка программы велась в АС Информационного центра Октябрьской Железной Дороги г. Санкт-Петербург. Данный АРМ разработан и работает под операционной системой MS-DOS. Внедрен во все подразделения Железной Дороги. См. П.2.

АРМ "Отдел кадров" позволяет производить следующие операции по учету данных о сотрудниках предприятия:

оформлять приказы о приеме на работу;

оформлять приказы о продвижении по службе;

вводить и рассчитывать больничные листы;

осуществлять расчет отпусков разного типа и оформлять отпускные записки;

вводить разовые или долгосрочные доплаты;

оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;

проводить перерасчеты "задним числом";

рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до доплаты "за выслугу лет";

получать стандартные отчеты и формы для предоставления в налоговые и прочие органы;

оформлять увольнение с расчетом компенсаций отпуска, выходного пособия;

вести справочники, картотеки;

передавать и принимать данные в другие АРМы;

вести картотеку по ветеранам, пенсионерам;

работать с архивом.

Достоинства программы:

· данная программа занимает минимальное место на диске;

· возможность передачи данных в другие АРМы;

· ведение информации по архивам.

Недостатки программы:

· неудобная навигация по формам;

· непонятный утомляющий интерфейс;

· неработоспособность под операционной системой Windows;

· использование при распечатке исходных данных матричных принтеров;

· составление всей отчетной информации по устаревшим формам;

· для работы, пользователь специально отправляется на курсы для освоения работы с АРМом в учебный центр находящийся в другом городе, что создает определенные трудности для работников и дополнительные расходы для предприятия;

Данная программа морально устарела и новых разработок не проводилось с момента внедрения на предприятиях Железной Дороги. За несколько лет работы с АРМом были выявлены недостатки.

1.5 Информационно-логическая модель

Целью разработки (проектирования) базы данных является определение ее логической структуры. Разработка базы данных производится на основе описания предметной области. Это описание должно содержать совокупность документов с данными, необходимыми для загрузки в БД, и другие сведения об объектах и процессах, характеризующих предметную область. Такое описание должно охватывать весь класс реальных объектов, процессов и явлений, то есть сущностей, информация о которых должна содержаться в БД и обеспечивать реализацию возможных запросов к БД и решение задач. Разработка базы данных должна начинаться с определения состава данных, подлежащих хранению в базе для обеспечения выполнения запросов пользователей. Далее должен производиться их анализ и структурирование.

В результате разработки реляционной базы данных должна быть определена ее структура. Определению структуры реляционной базы данных предшествует выявление информационных потребностей -- всей совокупности информации, которая должна быть размещена в базе данных.

Существующие методы разработки реляционных баз данных основаны на нормализации данных предметной области, которые представлены в документах вне машинной сферы. Этот процесс может быть выполнен на основе технологии разработки информационно-логической модели данных предметной области (ИЛМ ПО). Разработка ИЛМ ПО базируется на описании предметной области, полученном в результате ее обследования. В процессе формализации необходимо определить состав логически взаимосвязанных нормализованных информационных объектов. ИЛМ ПО позволит приступить к созданию БД средствами СУБД. На основе информационно-логической модели данных, которая отвечает требованиям нормализации данных, легко получить логическую структуру реляционной БД. Такая база данных будет отвечать требованиям целостности и обеспечения однократного ввода данных.

Информационно-логическая модель является моделью данных, отображающей предметную область в виде совокупности информационных объектов (ИО) и структурных связей между ними. ИЛМ может рассматриваться как логическая модель данных, подлежащих хранению в базе данных. Для ИЛМ могут быть использованы как аналитический (в виде матриц смежности), так и графический способ представления, дополняемый описанием соответствующих объектов. Последний обладает наглядностью и наиболее удобен. Каноническая ИЛМ. Реквизитный состав каждого информационного объекта такой ИЛМ должен отвечать требованиям нормализации данных. Все связи информационных объектов в канонической ИЛМ для реализуемости в базе данных должны быть только одно-однозначные или одно-многозначные. Все объекты распределяются в соответствии с их подчиненностью по уровням, определяемой числом связей в наиболее длинном пути от вершины модели к объекту.

Информационный объект ПО -- это информационное отображение некоторой сущности, то есть реального объекта, явления, процесса или события, о которых должна быть представлена информация в БД. Информационный объект является составной единицей информации и должен отвечать требованиям нормализации.

Информационный объект имеет линейную структуру данных, то есть в нем отсутствуют группы, множественные элементы, что обеспечивает простое отображение в реляционную таблицу.

Структурные связи ИО -- это бинарные связи между парами информационных объектов. Структурные связи характеризуются реальными отношениями между экземплярами разных информационных объектов и функциональными связями между ИО, отражающими потребности совместной обработки информационных объектов.

Информационный объект определяется рядом качественных и количественных характеристик, которые представлены соответствующими реквизитами-признаками и реквизитами-основаниями. То есть информационный объект образуется совокупностью логически взаимосвязанных реквизитов, характеризующей некоторую сущность ПО. Примерами информационных объектов могут быть совокупности реквизитов, отражающих характеристики товаров, материалов, подразделении, поставщиков, заказчиков, технологических операций, поставок и т. п.

Требования к реквизитному составу. Совокупность реквизитов информационного объекта должна отвечать требованиям нормализации, что определяет "линейность" его структуры. Па основе описания предметной области могут быть выявлены функциональные зависимости реквизитов и выделены ИО, отвечающие требованиям нормализации.

Экземпляры ИО и их идентификация. Информационный объект определенного вида имеет множество реализаций-экземпляров ИО. Экземпляр ИО представлен совокупностью конкретных значений реквизитов, то есть сведений об одном экземпляре объекта. Каждый экземпляр ИО должен однозначно определяться (идентифицироваться) значением ключа ИО, который состоит из одного или нескольких ключевых реквизитов. Реквизиты ИО подразделяются на ключевые и описательные, которые являются функционально зависимыми от ключа.

Функциональные зависимости реквизитов. Функциональная зависимость реквизитов имеет место только в том случае, если одному значению ключа соответствует только одно значение зависимого (описательного) реквизита.

Функциональную зависимость реквизитов можно изобразить графически в виде линий со стрелками, идущими от ключевого реквизита к описательному (зависимому). Ключевой реквизит выделяется (подчеркивается). Причем эти связи удобно отображать непосредственно в таблице, где представлен состав реквизитов каждого документа ПО.

При выявлении функциональных зависимостей реквизитов не рассматриваются арифметические зависимости (например, стоимость от количества).

Графическое изображение ИО. При графическом изображении ИЛМ каждый вид ИО представлен прямоугольником. Для сложных ИЛМ целесообразно ограничиться изображением только ИО с обозначением имени информационного объекта, его идентификатора (ключа) и указанием максимально возможного числа экземпляров объектов этого типа. Схема информационно- логической модели представлена на Рис. 1.3.

Требования нормализации. В один ИО реквизиты включаются в соответствии с требованиями третьей нормальной формы реляционной модели. Рассмотрим эти требования применительно к информационному объекту:

ИО должен содержать уникальный идентификатор-ключ (простой или составной).

Все описательные (неключевые) реквизиты должны быть взаимно независимы.

Все реквизиты, входящие в составной ключ, должны быть также взаимно независимы.

Каждый описательный реквизит должен функционально полно зависеть от ключа ИО. Это означает, что каждому значению ключа соответствует только одно значение описательного реквизита.

При составном ключе ИО описательные реквизиты должны зависеть целиком от всей совокупности реквизитов, образующих ключ (не допускается полная зависимость описательного реквизита от какой-либо части ключа).

Каждый описательный (неключевой) реквизит в ИО не может зависеть от ключа транзитивно, то есть через другой промежуточный реквизит.

В случае транзитивной зависимости между реквизитами можно выполнить расщепление совокупности реквизитов с образованием двух информационных объектов вместо одного.

При проектировании реляционной БД структурная связь устанавливается между ИО (если они характеризуется реальными отношениями) независимо от наличия функциональной связи, так как БД должна обеспечить всевозможные запросы.

Реальные отношения между парой ИО определяются природой реальных объектов, процессов или явлении, отображаемых этими информационными объектами. Реальными отношениями характеризуются связи таких пар ИО, как "сотрудник -- должность", "подразделения -- отдел", "образование -- степень" и т. п.

Функциональная связь имеется между ИО, если необходима совместная обработка данных, представленных соответствующими информационными объектами.

Реальные отношения (РО) определяются групповыми отношениями между экземплярами двух типов ИО. Например, реальные отношения объектов "Объект" и "Поставщик" определяются в зависимости от того, одно пли несколько наименований материала поставляет каждый поставщик и, наоборот, один или несколько поставщиков поставляют одинаковый материал. Реальные отношения могут быть разного типа: одно-однозначные (1:1), одно-многозначные (1 :М), много-многозначные (М:М) Рис. 1.2.

Одно-однозначные реальные отношения имеют место, когда каждому экземпляру первого ИО (А) соответствует только одни экземпляр второго ИО (В), и наоборот, каждому экземпляру ИО (В) соответствует только один экземпляр ИО (А). Такие ИО легко могут быть объединены в один объект, структура которого образуется объединением реквизитов обоих исходных объектов, а ключевым реквизитом может быть выбран любой из ключей (альтернативных) исходных ИО.

Одно-многозначные реальные отношения (1:М) -- это такие РО, когда каждому экземпляру одного ИО (А) может соответствовать несколько экземпляров другого ИО (В), а каждому экземпляру второго ИО (В) может соответствовать не более одного экземпляра первого ИО (А). В такой связи имеют место иерархические групповые отношения между экземплярами разных типов объектов. ИО (А) определяется как главный объект, а ИО (В) -- как подчиненный объект. Много-многозначные реальные отношения (M:N) -- это такие РО, когда каждому экземпляру одного ИО (А) может соответствовать несколько экземпляров второго ИО (В) и, наоборот, каждому экземпляру второго ИО (В) может соответствовать несколько экземпляров первого ИО (А). Такие групповые отношения между экземплярами разных ИО, имеющих отношения типа M;N, можно охарактеризовать как сетевые. Как правило, много-многозначные отношения не могут непосредственно поддерживаться в СУБД.

Рис. 1.2. Графическое изображение отношений



Выводы

Анализ предметной области показал источники данных, информационные потоки и функциональные области.

Изучение всех уровней предметной области деятельности отдела кадров, взаимодействия с другими подразделениями привело к проектированию информационной модели.

Анализ существующих разработок позволил выявить недостатки от использования программного продукта АРМ "Отдел кадров".

Построение информационно-логической модели предметной области и изучение всех связей, а также использование реляционной модели проектирования помогло в кратчайшие сроки приступить к разработке базы данных, и реализовать все требования к системе.

2. Программная реализация модулей программы АСУ "Отдел кадров"

Традиционно информацией принято называть сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. Информационная система (ИС) служит для сбора и накопления информации, ее эффективного использования для всевозможных целей.

Базу данных можно определить как унифицированную совокупность данных, совместно используемую всем персоналом предприятия, банка или учебного заведения. Задача БД состоит в хранении всех представляющих для некоторого предприятия интерес данных в одном месте, причем таким способом, который заведомо исключает их избыточность. Хранение множественных копий данных в различных местах предприятия чревато возникновением рассогласований между предположительно идентичными наборами данных. В хорошо спроектированной БД избыточность данных исключается, и вероятность сохранения противоречивых данных минимизируется.

2.1 Обоснование и выбор состава автоматизируемых задач

Предпроектное обследование сформировало список функциональных задач, подлежащих автоматизации. На последующих этапах работ определены основные задачи, обязательные для автоматизации. Были выявлены второстепенные, и те, которые автоматизировать нецелесообразно из-за их сложности или незначительности.

Создание АСУ требует значительных трудовых, материальных и денежных затрат, величина которых различна для разных объектов управления. Неодинакова и эффективность отдельных АСУ. Это вызвано многими причинами. Главные из них - особенности объектов, для которых создаются АСУ, различия в составе и содержании функциональной и обеспечивающей частей систем, глубина охвата автоматизации функций и задач управления.

Выбор состава автоматизируемых задач и соизмерение получаемого эффекта с затратами на его достижение необходимо осуществлять строго в соответствии с особенностями конкретных объектов, реальными производственными условиями. К основным факторам, влияющих на выбор состава задач АСУ в общем случае, относятся:

экономическая целесообразность автоматизации решения задач (то есть степень получаемого эффекта);

возможность формализации различных функций и комплексов задач управления;

трудоемкость и периодичность решения задач;

наличие средств обеспечения (методического, информационного, технического);

При выборе состава задач учитывалось, что большая трудоемкость выполнения определенных функций в отделе кадров производится вручную и высока частота их повторения, что является серьезным основанием для автоматизации этих функций.

При выборе состава автоматизируемых задач учитывались традиционные для данного предприятия задачи.

Вначале разрабатываются критерии или требования к формируемым задачам, а затем осуществляется отбор задач, удовлетворяющих этим требованиям.

Основными критериями выбора стали:

степень влияния реализации задачи на основные технико-экономические и финансовые показатели деятельности предприятия;

трудоемкость реализации задачи в ручном и автоматизированном вариантах;

объем хранимой и передаваемой информации, необходимый для реализации задач (определяемых с учетом информационной емкости документов, показателей, процедур и периода хранения);

трудоемкость автоматизации.

Критериями формирования комплексов задач являются:

принадлежность задач к единому объекту управления;

реализация функций одного подразделения;

общность входной информации;

общность алгоритма преобразования входной информации в выходную;

В процессе предпроектного обследования предприятия были составлены списки практических запросов персонала, а в перечень выбираемых задач включены ответы на запросы.

2.2 Выбор программного продукта для реализации проекта

Бурное развитие новых информационных технологий и расширение сферы ее применения привели к интенсивному развитию программного обеспечения (ПО). Причем тенденции развития ПО показывают, что динамика затрат имеет устойчивую тенденцию к росту, примерно 20% в год. [27].

Под программным обеспечением информационных систем понимается совокупность программных и документальных средств для создания и эксплуатации систем обработки данных средствами вычислительной техники.

В зависимости от функции, выполняемых программным обеспечением, его можно разделить па 2 группы: базовое (системное) программное обеспечение и прикладное программное обеспечение.

Базовое (системное) ПО организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивает нормальную рабочую среду для прикладных программ. Базовое ПО настолько тесно связано с аппаратными средствами, что его иногда считают частью компьютера.

Прикладное программное обеспечение предназначено для решения конкретных задач пользователя и организации вычислительного процесса информационной системы в целом. В состав базового (системного) ПО входят:

операционные системы;

сервисные программы;

трансляторы языков программирования;

программы технического обслуживания.

Операционные системы (ОС) обеспечивают управление процессом обработки информации и взаимодействуют между аппаратными средствами и пользователем. Одной из важнейших функций ОС является автоматизация процессов ввода вывода информации, управления выполнением прикладных задач, решаемых пользователем. ОС загружает нужную программу в память ЭВМ и следит за ходом ее выполнения; анализирует ситуации, препятствующие нормальным вычислениям, и дает указания о том, что необходимо сделать, если возникли затруднения.

Исходя из выполняемых функций, ОС можно разбить на три группы:

однозадачные (однопользовательские);

многозадачные (многопользовательские);

сетевые.

За базовую операционную систему была взята ОС Microsoft - WINDOWS 98, для нормального функционирования АСУ "Одел кадров".

ОС семейства WINDOWS разработаны фирмой Microsoft. Они являются многозадачными операционными системами, предоставляющий удобный графический интерфейс. Тем более данная операционная система широко используется в Абаканском Отделении КРЖД.

Вот некоторые преимущества данной операционной системы:

развитые средства создания пользовательского интерфейса;

достаточная масштабируемость, т.е. способность работать на широком диапазоне компьютерного оборудования;

наличие драйверов для поддержки широкого спектра периферийных устройств (видеоадаптеров, сетевых адаптеров, принтеров, дисководов CD-ROM и пр.).

Выбор в качестве среды разработки Microsoft Access 97.

Критерии выбора:

имеющееся техническое и базовое программное обеспечение, их конфигурация, оперативная и дисковая память;

потребности разрабатываемых приложений пользователя;

требования к производительности при обработки данных;

Приложение Microsoft Access 97 версии 8.0 является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционными базами данных (СУРБД). [8].

Превосходство реляционных баз данных очевидно. Практически все системы управления базами данных позволяют добавлять новые данные в таблицы, изменять, просматривать и печатать их. С этой точки зрения системы управления базами данных не отличаются от программ электронных таблиц, которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между системами управления реляционными базами данных (СУРБД) и программами электронных таблиц:

1. Все СУРБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объемов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.

2. СУРБД может легко связать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

3. СУРБД минимизируют общий объем базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Как компонент, входящий в состав MS Office 97 Professional, Access 97 имеет усовершенствованный интерфейс пользователя, что обеспечивает его совместимость с Excel 97 и Word 97, а также использует общие элементы управления Windows. Access 97 может работать практически со всеми элементами управления OLE, входящими в состав Visual BaJK; 40 Professional Edition и Visual Basic 4.0 Enterprise Edition.

В Access реализована надежная система защиты от несанкционированного доступа к файлам баз данных. В основе системы защиты лежит модель, реализованная в Microsoft SQL Server 4+. Access имеет собственную, уникальную структуру для хранения всех связанных таблиц, форм, отчетов, запросов, макросов и модулей VBA в одном файле.

Системные требования: Access 97 должен быть установлен на 80486DX33 или более мощном компьютере под управлением Windows 95, 98, 2000, Me, Windows NT 3.51 или Windows NT 4.0. Для нормальной работы под Windows 95 Access 97 требует 12 Мб оперативной памяти.

Полная установка Office 97 требует примерно 220 Мб дискового пространства. Полная установка только версии Access 97 требует всего около 70 Мб свободного места на диске.

Access является уникальной системой разработки настольных баз данных, написанных для персональных компьютеров. Единственный файл (.MDB) базы данных Access 97 может содержать не только объекты данных (таблицы, индексы и запросы), но и объекты приложения (формы, отчеты, макросы и модули, написанные на языке Access VBA). Таким образом, можно создать завершенное приложение Access 97, все объекты которого содержатся в одном .MDB файле. [9]

2.3 Структура программы АСУ "Отдел кадров"

База данных состоит из следующих компонентов:

· Раздел сотрудники - содержит основную информацию о сотрудниках, позволяет составлять необходимые формы документов.

· Раздел справочники - позволяет редактировать справочную информацию для применения ее в базе данных.

· Раздел штатное расписание - составление и редактирование штатного расписания, добавление вакантных должностей.

· Раздел отчеты - формирует необходимые отчеты.

Все компоненты взаимодействуют друг с другом и связаны. Так же могут работать по отдельности. Для каждой части разработана таблица в которой содержатся и хранятся данные.

Таблицы связаны между собой отношением "один-ко-многим". Это означает, что любой записи в первой таблице может соответствовать несколько записей во второй, однако любая запись второй таблицы соотносится только с одной записью в первой.

Структура таблиц программы приведена в П.3.

Запуск программы осуществляется двойным щелчком левой кнопки мыши на ярлыке программы, после чего на экране появляется главная кнопочная форма (П. 4., Рис. 1.). Из главной кнопочной формы происходит основная навигация по программе и запуск необходимых разделов.

Описание кнопок главной кнопочной формы:

· Кнопка "информация о сотрудниках фирмы" запускает форму "сотрудники".

· Кнопка "Быстрый поиск" открывает форму поиска сотрудника.

· Кнопка "Отчеты" запускает форму "Отчеты".

· "Штатное расписание" открывает форму для составления штатного расписания.

· "Информация о предприятии" содержит информацию о фирме.

· Кнопка "Справочники" запускает форму для выбора и редактирования справочников.

· Кнопка "Информация о программе" открывает форму содержащую информацию об авторе программе и ее версии.

· Кнопка "Выход из приложения" заканчивает работу с базой данных.

Одной из наиболее важных функций отдела кадров предприятия является документирование трудовых правоотношений.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

* прием, перевод и увольнение работников;

* предоставление отпусков;

* командирование.

Форма "Сотрудники" (См. П.4., рис. 7.) позволяет вводить и хранить основные анкетно-биографические данные работника, информацию о родственниках (См. П.4., рис. 9), детях (См. П.4., рис. 8), хранить фотографию работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем изменяться.