Повышение эффективности предприятия на основе систем электронного документооборота

Аппаратное, сетевое, программное обеспечение предприятия. Разработка системы электронного документооборота. Последовательность создания и технология построения информационной системы. Выбор системы управления базами данных, среды разработки приложения.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 15.10.2013
Размер файла 1,5 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРОФСОЮЗОВ

Факультет культуры

Кафедра информатики и математики

Выпускная квалификационная работа

Повышение эффективности предприятия на основе систем электронного документооборота

Оглавление

Введение

1. Анализ предметной области

1.1 Характеристика потребностей рынка

1.2 Аппаратное, сетевое, программное обеспечение предприятия

1.3 Сравнительный анализ систем электронного документооборота

1.4 Анализ существующей системы документооборота

1.5 Требования к внедряемой информационной системе

Выводы по первому разделу

2. Моделирование бизнес-процессов

2.1 Характеристика предприятия

2.2 Нотация IDEF0

2.3 Нотация IDEF3

2.4 Нотация DFD

2.5 Проектирование логической и физической модели

Выводы по второму разделу

3. Разработка системы электронного документооборота

3.1 Особенности разрабатываемой информационной системы

3.2 Выбор технологии проектирования

2.3 Последовательность создания и технология построения информационной системы

3.4 Организация работы в области автоматизации

3.5 Основные технологические решения при построении информационной системы

3.6 Выбор системы управления базами данных

3.7 Выбор среды разработки приложения

3.8 Разработка системы взаимодействия с SQL-Server

3.9 Создание базы данных

3.10 Разработка основной экранной формы

3.11 Разработка диалоговых экранных форм

3.12 Внутренняя организация информационной системы

3.13 Обоснование экономической эффективности

Выводы по третьему разделу

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

электронный документооборот информационный данный

В современном мире развитие информационных технологий тесно связано с повседневной жизнью и рабочей деятельностью. Автоматизация рабочего процесса и перевод информации в электронный вид - это одни из основных процессов современной информатизации на предприятиях. Зачастую большинство документов, ранее хранящихся «по старинке», в виде бумажных документов, постепенно уходят в прошлое, превращаясь в электронные файлы, хранящиеся на компьютере. Но с точки зрения удобства работы с информацией, оба способа хранения и обработки документов мало чем отличается друг от друга. Количество информации растет, а способом ее анализа по-прежнему остаются человеческие ресурсы, рост аналитических возможностей которых не способен успевать за современным прогрессом. Решение этой проблемы на данном этапе является создание и внедрение особых информационных систем, призванных сократить объем обрабатываемой информации по определенным критериям.

Системы электронного документооборота позволяют ускорить процесс обработки информации, предоставляя интуитивно-понятный пользовательский интерфейс, а так же необходимый для работы функционал. Использование единой базы данных устраняет такие проблемные моменты, как наличие не актуальных по дате изменения документов или их потерю в процессе использования. Существует огромное множество различных систем электронного документооборота, но все их объединяет то, что великое множество документов становятся доступны для обработки из одного приложения, сокращая время и усилия, прикладываемые для достижения результата, тем самым повышая эффективность работы.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что возрастающее количество бумажных документов в учреждениях требует улучшения эффективности их хранения, учета и обработки. Внедрение системы электронного документооборота - это наиболее рациональный способ решить стоящие задачи по оптимизации производственного процесса, а так же сократить затраты времени.

Объектом исследования является государственное бюджетное образовательное учреждение детский сад №2278 (ГБОУ д/с №2278). Основной деятельностью предприятия является первичная социализация детей, обучения их навыкам общения со сверстниками, а так же решения проблемы занятости их родителей. Предметом исследования стала база данных о воспитанниках детского сада, где каждому из них соответствует определенный обязательный набор документов.

Выпускная квалификационная работа является актуальной в связи с тем, что большинство документации, необходимой для функционирования учреждения, в частности наборов документов, связанных с каждым из воспитанников детского сада, хранятся в бумажном виде. Это приводит к сложностям с выявлением недостающих документов, возможным потерям документации, временным затратам на их поиск и обработку. В связи с тенденцией роста общего количества документооборота, данная модель более не является приемлемой для использования, и учреждение нуждается в новой системе, позволяющей хранить и обрабатывать всю необходимую информацию в электронной базе данных.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение и анализ государственных учреждений дошкольного образования и разработка системы электронного документооборота.

Для достижения заданной цели необходимо решить следующие задачи:

Провести анализ деятельности предприятия.

Выявить проблемы автоматизации процесса документооборота.

Смоделировать бизнес-процессы, протекающие на предприятии.

Спроектировать систему электронного документооборота, удовлетворяющую потребностям предприятия.

Создать информационно-логическую модель предприятия.

Создать физическую модель данных на основе информационной модели.

Создать модель базы данных для руководства учреждения.

Создать систему электронного документооборота.

Выпускная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка литературы и приложения.

В первом разделе проводится анализ текущего состояния предметной области на предприятии, исследуются его технологические аспекты, выявляются проблемы автоматизации, на основе которых формируются требования для проектирования будущей информационной системы

Второй раздел выпускной работы направлен на создание и описание бизнес-процессов, протекающих на предприятии. Создание ряда различных моделей формирует требования к проекту, обосновывают выбор конкретного способа решения проблемы.

Третий раздел посвящен разработке информационной системы, а так же формированию модели базы данных, с которой впоследствии будет взаимодействовать приложение.

1. Анализ предметной области

1.1 Характеристика потребностей рынка

Тенденция в современном мире такова, что все больше и больше процессов, связанных с делопроизводством учреждений, проходит стадию информатизации. На это есть множество причин, среди которых главными являются рост объемов необходимой документации и увеличение сложности аналитической деятельности, связанной с ней. В связи с этим каждая организация вынуждена искать средства для сокращения усилий на работу с все возрастающим потоком информации, темпы роста которого с каждым годом возрастают, а значит привлекать к использованию современные решения электронного документооборота.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики систем электронного документооборота (СЭД) ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). Системы электронного документооборота также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20--25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220--250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Если ранее в мощных аналитических системах и системах электронного документооборота нуждались исключительно крупные предприятия, обладающие многомиллионными ежегодными оборотами и содержащие у себя в штате тысячи сотрудников, с каждым годом потребность внедрения современных программных решений активно растет и среди меньших организаций. На данном этапе подобная тенденция достигла и малых государственных учреждений, таких как детские дошкольные образовательные учреждения (детские сады). Количество необходимых документов, для ведения личных дел воспитанников, регулярно увеличивается, а строгость их исполнения не уменьшается. С ростом количества документации, на фоне сотрудничества с родителями воспитанников, возрастает и сложность контроля целостности документной базы, что начало вызывать затруднения в работе административного аппарата в учреждениях.

В настоящее время существует ряд программных продуктов, которые могли бы быть использованы для создания единой документной базы, на основе электронного учета документов. Но, на фоне несомненных плюсов, все эти решения обладают так же и огромным минусом, делающим их абсолютно не пригодными для использования на малых бюджетных предприятиях - они стоят весьма не малых денег. Изначально ориентированные на крупные компании, которые могут позволить себе оплатить их услуги, они не предоставляют такого пакета услуг, которые смог бы оплачивать небольшой бюджет учебных учреждений. А это означает практическое отсутствие конкурентов в данном сегменте рынка, открывая большой простор для реализации новых программных решений.

На данном этапе развития, каждое из детский дошкольных образовательных учреждений - это самостоятельная, автономно работающая организация, обеспеченная собственным бюджетом и подоходном к делопроизводству. Не смотря на регулярный внешний контроль вышестоящих организаций, например регионального департамента образования, непосредственного вмешательства в процессы, происходящие на территории учреждения, не происходит. В связи с этим, отсутствует и общая информационная база, а так же общая техническая поддержка учреждений, в состав которой могло бы входить использование глобальных информационных систем. Отсутствие единого центра управления не позволяет использовать крупные технические и программные решения. В среднем состав детского дошкольного образовательного учреждения варьируется от 50 до 100 человек, среди которых в административной работе с документацией задействовано не более 25% сотрудников, а это означает, что создание полноценного аппаратного и программного комплекса не рентабельно.

В тоже время, не смотря на небольшой размер учреждений, потребность в использовании нового подхода к решению проблем документооборота на предприятиях растет, а значит, возрастает необходимость в использовании небольших, ориентированных под конкретные задачи, программных средств, использование которых могло бы происходить без использования серверного оборудования.

1.2 Аппаратное, сетевое, программное обеспечение предприятия

Технический парк предприятия, от которого во многом зависит выбор каких-либо программных решений, представляет собой 17 стационарных рабочих мест, объединенных в сеть. Сеть представляет собой одноранговую сеть топологии «звезда», где центральными узлами являются несколько сетевых коммуникаторов типа switch. Основной задаче, стоящей при работе с сетью - является доступ в Интернет, ресурсы которого активно используются для производственных нужд, таких как использование электронной почты, участие в вебинарах, либо использование информационных ресурсов. Отсутствие каких-либо серверных решений приводит к весьма ожидаемым результатам - отсутствию единой доменной сети, и, как следствие, набора правил для создания общих сетевых ресурсов, что изолирует рабочие станции от взаимодействия друг с другом. Техническое оснащение каждого рабочего места отличается друг от друга. Это связано с тем, что компьютерная техника покупается по мере необходимости в связи с введением новых правил вышестоящей организацией. Переход на электронную систему отчетов был не однородным и производился по мере требования отказа от рукописных отчетов. Согласно постановлению Правительства РФ от 1 января 2002 г. №1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы", срок службы составляет от 3 до 5 лет. В связи с этим мощность каждого рабочего места индивидуальна и варьируется в зависимости от сроков постановки техники на учет. На данный момент, наиболее мощная конфигурация компьютера - это:

Процессор -- Intel Celeron G530 (Sandy Bridge, 2.4 ГГц, L3 2Мб, LGA1155);

Оперативная память - 4 Гб DDR3 1333 МГц;

Жесткий диск - 500 Гб (SATA III);

Видеокарта - интегрированная в процессор;

Операционная система Windows 7 Home Premium.

Компьютер подобной мощности хорошо подходит для решения стандартных офисных задач (работа с электронной почтой, документами Microsoft Word, Microsoft Excel, участие в вебинарах), и, исходя из данных характеристик, следует выбирать программное обеспечение.

1.3 Сравнительный анализ систем электронного документооборота

Анализ проведен по девяти наиболее распространенным в России системам электронного докментооборота: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС -- Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив).

Обзор проведен по ряду признаков, выходящих за пределы основной цели исследования, для определения более полной картины, а так же для определения определенных перспектив.

регистрация и ввод документов;

работа с документами;

поиск и анализ информации;

поддержка бумажного документооборота;

стандартные средства настройки.

В анализе используется ряд очевидных критериев, присущий всем рассматриваемым системам электронного документооборота. Эти критерии позволяют наиболее полно оценить возможности информационных систем и отличить их друг от друга. Хотя в целом возможный функционал у них совпадает, их различия кроются в подробной детализации некоторых принципиальных задач документооборота и особенностях их реализации. Следует так же отметить, что каждое из приведенных выше программных решений имеет большую практику внедрения в условиях российского рынка.

Directum

DocsVision

Globus Professional

PayDox

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЕВФРАТ

Серверная операционная система

Windows Server (2000, 2003, 2008, 2012)

Windows Server (2000, 2003, 2008)

Windows Server (2000, 2003, 2008, 2012), FreeBSD, Solaris

Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7)

Windows Server (2000, 2003, 2008, 2012), Windows (XP, Vista, 7), Linux

Windows Server (200, 2003), Linux, Solaris

Windows Server (2000, 2003, 2008), Unix

Windows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7)

Клиентская операционная система

Windows (XP, Vista, 7)

Windows (XP, Vista, 7)

Кросс-платформенная

Windows (XP, Vista, 7), Linux

Кросс-платформенная

Windows (2000, XP, Vista, 7), Linux, MacOS

Windows (2000, XP, Vista)

Windows (2000, XP, Vista, 7)

СУБД

MS SQL Server

MS SQL Server

MS SQL Server, mySQL

MS SQL Server, MS Access

MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle

Lotus Domino

MS SQL Server, Oracle

MS SQL Server, Oracle, Ника

Возможность интеграции

1С, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory

1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory

1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory

MS Office, OpenOffice

1C

1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory

1C, MS Office

1С, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory

Стоимость лицензий на 20\100 пользователей

112 100 \ 472 000

185 000 \ 495 000

134 000 \ 650 000

98 400 \ 492 000

137 000 \ 372 000, с учетом лицензии 1С: Предприятие

348 800 \ 1 142 000, с учетом лицензии Lotus Notus

182 500 / 837 500

110 000 \ 375 000

Основные характеристики систем электронного документооборота

Области автоматизации

Возможность:

Directum

DocsVision

Globus Professional

PayDox

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЕВФРАТ

Делопроизводство

+

+

+

+

+

+

+

+

Общий документооборот

+

+

+

+

+

+

+

+

Управление договорной деятельностью

+

+

+

+

-

+

-

+

Электронный архив

+

+

-

-

-

+

+

+

Управление проектами

+

+

-

-

-

-

-

+

Регистрация и ввод документов

Регистрация документов

+

+

+

+

+

+

+

+

Присоединения файлов

+

+

+

+

+

+

+

+

Регистрация документов MS Office \ OpenOffice

+/-

+/-

-

-

-

-

+/-

+

Проверка документов на дублирование

-

-

-

-

-

-

+

+

Контроль заполнения обязательных полей

+

+

+

+

+

+

+

+

Автоматический разбор содержания документа

-

-

+/-

-

-

-

-

+/-

Условные обозначения: «+» - возможность реализации; «-» - Возможность не реализована; «+/-» - Возможность реализована частично.

Для работы каждой из систем, необходимо взаимодействие с определенной СУБД. Расчет стоимости использования СУБД не входит в основную стоимость продукции (за исключением системы ЕВФРАТ, использующую собственную СУБД) и лицензии на нее приобретаются отдельно. Расчетная стоимость использования каждой из возможных СУБД предусматривается из предполагаемого объема базы данных. Так, например, компания Microsoft предоставляет бесплатное использование ресурсов MS SQL Server, в случае если общий объем всех используемых на предприятии баз данных не превышает 5Гб.

Расчетная стоимость СУБД для предприятия:

MS SQL Server

Oracle, mySQL

Lotus Domino

Ника

Стоимость, $

От 900

От 1200

От 4000

0

Стоимость СУБД, $

Стоимость на 20 пользователей + СУБД, $

Directum

От 900

От 4300

DocsVision

От 900

От 7000

Globus Professional

От 900

От 5100

PayDox

От 900

От 4000

1C: Документооборот

От 900

От 5000

Босс-референт

От 4000

От 11000

ДЕЛО

От 900

От 7000

ЕВФРАТ

0

От 3500

Таким образом, видно, что все типовые системы электронного документооборота требуют значительных вложений, а так же сложной настройки. Для обслуживания подобных информационных систем возникает потребность в наличии специалистов, способных оперативно и грамотно вносить изменения в систему по мере возникающей необходимости, что так же несет за собой определенные расходы.

Исходя из всего вышесказанного, в рамках рассматриваемого учебного учреждения эффективнее всего будет разработать собственную информационную систему, направленную на достижение четко определенного круга задач, тем самым компенсируя такие моменты, как отсутствие серверной ОС и совмещения функций сервера и рабочей станции.

1.4 Анализ существующей системы документооборота

Анализ предметной области показал, что на данный момент большинство электронных документов не имеют четко структурированной системы хранения, что сказывается на оперативности и качестве работы. Вопрос актуальности файлов встает все более остро, и это связано с отсутствием единого места хранения и учета.

Вся документация создается вручную с использованием программных продуктов компании Microsoft, таких как Word, Excel и PowerPoint, что приводит к увеличению времени ее создания, а так же дублированию.

Все документы находятся на рабочих станциях сотрудников и не доступны другим пользователям локальной сети, что влечет за собой отсутствие четкой структуры наличия документов на предприятии, увеличении времени поиска необходимой информации, а так же к дублированию оной при копировании и сохранении на разных рабочих станциях.

Передача любой информации осуществляется с помощью внешних носителей (floppy-диски, USB-носители), либо по электронной почте, основанной на сети Интернет и электронных ящиков известных провайдеров (Mail.ru, Yandex.ru, Google.ru), без использования ресурсов внутренней локальной сети.

Достоинством подобной системы является простота в освоении, а так же отсутствие необходимости в обучении сотрудника дополнительным компьютерным навыкам, основанным на использовании специального ПО. В то же время подобный подход к решению административных задач влечет за собой дополнительные затраты времени, повышает трудоемкость решения задач и влечет за собой возможные ошибки, связанные с использованием более ранних версий документов.

1.5 Требования к внедряемой информационной системе

В данный момент выделены следующие пользователи информационной системы:

Руководитель - основной поток данных, связанных с принятием воспитанников детских дошкольных учреждений, проходит через заведующего. Именно им формируется основа личного дела;

Заместители руководителя - выполняют внесение в информационную систему сопутствующих данных, получаемых по ходу процесса воспитания и предоставления необходимых справок со стороны родителей ребенка;

Медицинский работник - внесение информации, связанной с состоянием здоровья воспитанника.

К системе предъявляются следующие требования:

Поддержка основных операций связанных с документооборотом;

Реализация создания отчетов на основе созданных запросов;

Реализация должна происходить на с использованием программно-аппаратной части учреждения.

Должны быть реализованы следующие типовые действия:

Добавление и корректировка данных в личных делах воспитанников;

Хранение файлов и документов, имеющих непосредственное отношение к личным делам воспитанников;

Составление отчетов по заранее заданным параметрам.

Таким образом, предполагается внедрение единой комплексной системы электронного документооборота, основанной на единой базе данных в соответствии с информационными потребностями пользователей.

Данные, предоставляемые системой, будут использоваться руководителем предприятия для принятия управленческих решений.

Выводы по первому разделу

Анализ предметной области выявил наличие ряда проблем, таких как потеря эффективности, при работе с документами, увеличение времени на поиск, обработку и создание документов, отсутствие единой структурированной системы хранения документов, отсутствие возможности получать общую картину о наличии документов на предприятии. Данные факторы обуславливают необходимость внедрения на предприятии электронной системы документооборота. Анализ существующего рынка готовых типовых решений показал, что они не удовлетворяют требованиям предметной области, и было принято решение о создании собственной информационной системы.

2. Моделирование бизнес-процессов

Данный раздел выпускной работы посвящен созданию и описанию бизнес-процессов, протекающих на предприятии. Создание ряда различных моделей формирует требования к проекту, обосновывают выбор конкретного способа решения проблемы.

2.1 Характеристика предприятия

Государственное Бюджетное Образовательное Учреждение детский сад представляет собой предприятие, целью которого является первоначальное развитие и социализация детей в возрасте от 2 до 6 лет. На территории учреждения проходят постоянное обучение сотни учеников, разбитые на разные группы, в зависимости от возраста и уровня подготовки. Каждый из учащихся - это уникальная личность, для которой учреждение подготавливает отдельное личное дело. В личном деле учащегося хранится вся информация, связанная с ним, начиная от даты рождения и заканчивая характеристикой, предоставляемой по итогам выпуска. Основная часть информации проходит в виде бумажных документов (свидетельство о рождении, медицинские справки и т.д.), предоставляемых учебному заведению родителями или опекунами. Часть информации учебное заведение собирает самостоятельно, благодаря работе педагогов, и предоставляется в распоряжении администрации, для последующего внесения в личное дело.

Основной документооборот проходит через руководителя предприятия и его заместителей, т.к. именно они являются ответственными за сохранность и достоверность личных дел учащихся. Так же основная коммуникация с родителями и опекунами происходит через заведующего учреждением. Именно заведующий определяет, какой пакет документов необходимо предоставить для внесения в личные дела, а так же несет полную ответственность за прием, либо исключение ребенка из детского сада, т.е. основным ответственным лицом за работу с личными делами является только руководитель предприятия. Делегирование полномочий своим подчиненным - это нормальный процесс современного бизнес-устройства любого из учреждений. Заместители созданы для выполнения поручений руководства и для принятия ответственности в случае отсутствия оного. Любой доступ к информации, связанной с личными делами и полученный путем делегирования полномочий, является внутренним делом предприятия, не снимающим в итоге ответственность с непосредственного руководителя учреждения.

Количество документов, включаемых в личные дела, регулярно растет. Работа с бумажными источниками и разрозненными электронными документами малоэффективна в условиях большого объема информации в виду нерационального использования ресурсов и времени. Так же происходит дублирование информации, либо возможны случаи использования устаревшей версии документов, в связи с тем, что количество копий и место их хранения не регламентированы и остаются на усмотрение пользователей. Работа с большими объемами информации, без использования электронной системы учета документов, не является рентабельной, в условиях нашего рынка IT-технологий, так как вложение в покупку современных программных решений очень быстро окупается, устраняя необходимость в приеме на работу дополнительного персонала, либо оплаты сверхурочных работ. Так же повышается качество и скорость выполнения работ, связанных с документооборотом, и повышается надежность их исполнения.

Постоянно увеличивающийся объем данных, необходимый к обработке, вынуждает искать новые, более рациональные пути решения проблем, связанных с высокой нагрузкой на сотрудников учреждения, задействованных в административной работе, связанной с личными делами воспитанников.

2.2 Нотация IDEF0

Набор стандартов IDEF (ICAM DEFinition) был разработан специально для моделирования автоматизированного предприятия. Одним из стандартов набора является нотация функционального моделирования под кодовым названием IDEF0 [3].

Функциональное моделирование IDEF0 начинается с того, что определяется основная задача, которая решается путём выполнения этого бизнес-процесса. Именно бизнес-процессы, которые формируют значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит заниматься в дальнейшем.

Бизнес-модель опирается на следующие принципы:

1) Верхний уровень модели должен отражать только контекст системы, то есть взаимодействие моделируемого единственным контекстным процессом предприятия с внешним миром.

2) На втором уровне модели должны быть отражены основные виды деятельности (тематически сгруппированные бизнес-процессы) предприятия и их взаимосвязи.

3) Дальнейшая детализация бизнес-процессов осуществляется посредством бизнес-функций - совокупности операций, сгруппированных по определенным признакам. Бизнес-функции детализируются с помощью элементарных бизнес-операций.

4) Описание элементарной бизнес-операции осуществляется посредством задания алгоритма ее выполнения [4].

Поэтому для эффективного построения модели необходимо выполнение следующих действий:

* Сбор информации об объекте, определение его границ;

* Определение цели и точки зрения модели;

* Построение, обобщение и декомпозиция диаграмм;

* Критическая оценка, рецензирование и комментирование.

Модель представляет собой серию диаграмм с сопроводительной документацией, которые разбивают сложный объект на составные части, изображенные в виде блоков. Детали каждого из основных блоков показаны в виде блоков на других диаграммах [3].

В нашем случае задачу можно сформулировать следующим образом: «Функционирование деятельности детского сада».

Первым шагом является определение исходных данных и материалов, то есть входных данных (Input), а также определение целей бизнес-процесса, то есть выходных данных (Output).

Входные данные для модели - воспитанники, работники детского сада, сопроводительные документы. Выходные данные для модели - это отчеты о комплектовании групп, отчеты о нагрузке работников, комплексно-тематическое планирование.

Нотация IDEF0 предполагает также, что для проведения функционального моделирования нужно выделить так называемый механизм (mechanism), то есть тех исполнителей, которые будут задействованы в бизнес-процессе. В качестве механизмов выступают работники детского сада и технические средства.

Правильное выполнение процесса должно обязательно контролироваться (какими-то стандартами, методиками, технологиями и прочее). В нотации IDEF0 это называется «управлением» (control) и обязательно должно отображаться на функциональной диаграмме [4].

Организация для своей работы руководствуется Уставом дошкольного учреждения, Законом об образовании РФ, Правилами внутреннего трудового распорядка, Конвенцией о правах ребенка, Трудовым кодексом РФ.

Сведем всю полученную информацию в контекстную диаграмму (рис. 1).

Рис. 1 - Контекстная диаграмма

Основной блок состоит из трех дочерних блоков. Все блоки декомпозиции имеют свои входные и выходные данные, правила и механизмы:

Организовать учет воспитанников

Организовать кадровый учет, управление персоналом

Подготовить отчет

В результате декомпозиции контекстной диаграммы получим диаграмму, как показано на рис. 2.

Рис. 2 - Диаграмма декомпозиции первого уровня

Таким же образом можно декомпозировать каждую из указанных небольших функций до достижения необходимой степени детализации.

Рассмотрим более подробно:

Блок «Организовать учет воспитанников». Происходит заявок от родителей на прием воспитанников в детский сад, обработка этих заявок, заполнение необходимых документов.

Блок «Организовать кадровый учет, управление персоналом». Происходит регистрация и прием новых сотрудников.

Блок «Подготовить отчет». Происходит составление комплексно-тематического плана на основании собранных данных.

Основная цель контекстной диаграммы - определить главную задачу, которая решает выполнение бизнес-процесса. Особенно контекстная диаграмма важна при компоновке общего взгляда на решаемую бизнес-задачу: что требуется и в каком количестве, что получим на выходе, кто задействован в бизнес-процессе, какие регулирующие документы необходимы для качественного решения поставленной задачи.

Контекстная диаграмма не даёт полного видения процесса, а лишь общий взгляд. Для того, чтобы просмотреть последовательность выполнения процесса, нужно дать более детальное описание процесса.

Недостаток нотации IDEF0 состоит, в том, что она не отражает реакцию участников процесса на события внешней среды. Поэтому невозможно оценить риски, связанные с изменениями во внешней среде, невозможно также смоделировать варианты отката. Именно поэтому, нотация IDEF0 подходит как нельзя лучше для описания процессов технологических, в которых исключается влияние окружающей среды, поскольку операции выполняются по плану [1].

2.3 Нотация IDEF3

Нотация IDEF3 представляет собой методологию моделирования, которая использует графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, которые являются частью этих процессов. IDEF3 предоставляет возможность описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, которые участвуют совместно в одном процессе [2]. 

Работы, которые находятся на диаграмме IDEF0, необходимо рассмотреть детально с помощью методологии IDEF3.

Проведем декомпозицию работы «Организовать учет воспитанников» (рис. 3). Данная работа начинает выполняться, когда поступают заявки от родителей на прием воспитанников в детский сад. В том числе предъявляются документы на воспитанника для проверки. После проверки происходит прием воспитанников в детский сад, что подразумевает регистрацию нового воспитанника в базе и определение его в группу. Последним действием составляется отчет о проделанной работе. 

Рис. 3 - Декомпозиция блока «Организовать учет воспитанников»

Проведем декомпозицию работы «Организовать кадровый учет, управление персоналом» (рис. 4). Данная работа начинает выполняться, когда поступают заявки о приеме на работу в детский сад. Вместе с заявкой поступает документация на нового сотрудника. Вся документация проходит проверку, после чего принимается решение о приеме на работу нового сотрудника. В случае положительного решения происходит прием нового сотрудника, что подразумевает регистрацию его в базе, распределение нагрузки и установка графика работы. Последним действием составляется отчет о проделанной работе. 

Рис. 4 - Декомпозиция блока «Организовать кадровый учет, управление персоналом»

Проведем декомпозицию работы «Подготовить отчет» (рис. 5). Данная работа начинает выполняться, когда заканчивает сбор необходимой информации о воспитанниках и работниках детского сада. Последним действием составляется комплексно-тематический план. 

Рис. 5 - Декомпозиция блока «Подготовить отчет»

2.4 Нотация DFD

Диаграммы потоков данных (Data flow diagram, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Наряду с IDEF0, DFD описывает моделируемую систему как сеть взаимосвязанных работ. Такие диаграммы используют в виде дополнения к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. Основная цель DFD - показать, как каждая работа преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими работами [5].

Каждая DFD-диаграмма может содержать работы, внешние сущности, стрелки (потоки данных) и хранилища данных.

Проведем декомпозицию работы «Организовать учет воспитанников». DFD-диаграмма блока будет иметь вид, представленный на рис. 6.

Рис. 6 - Диаграмма потоков данных для функционального блока

«Организовать учет воспитанников»

Проведем декомпозицию работы «Организовать кадровый учет, управление персоналом». DFD-диаграмма блока будет иметь вид, представленный на рис. 7.

Рис. 7 - Диаграмма потоков данных для функционального блока

«Организовать кадровый учет, управление персоналом»

Проведем декомпозицию работы «Подготовить отчет». DFD-диаграмма блока будет иметь вид, представленный на рис. 8.

Рис. 8 - Диаграмма потоков данных для функционального блока

«Подготовить отчет»

2.5 Проектирование логической и физической модели

Базы данных являются ядром современных информационных систем, поэтому качественная модель данных напрямую определяет их будущую функциональность и производительность.

Инструментальное средство Erwin позволяет создавать ER-модели для описания объектов и связей между ними.

Erwin имеет два уровня моделирования: логический и физический. На логическом уровне данные представляются так, как они выглядят в реальном мире. Объектами логического уровня являются сущности и атрибуты.

На физическом уровне модель зависит от конкретной реализации базы данных, выбираемой пользователем. При переходе модели на физический уровень производится трансформация сущностей в таблицы, а атрибутов в поля, поэтому все имена и описания физической модели должны соответствовать принятым для выбранной СУБД соглашениям.

Исходными сведениями об объектах моделирования являются хранилища данных, полученные на предыдущем этапе проектирования диаграмм потоков данных [2].

Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности.

Атрибут - поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей. Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана о сущности.

2.5.1 Создание логической модели данных

Выявление и определение сущностей можно осуществить на основе анализа DFD-диаграмм. На DFD-диаграмме информация, которую необходимо хранить в БД, изображается с помощью «хранилищ». Выявляя хранилища информации, мы определяем перечень сущностей, которые в дальнейшем потребуется создать.

После выделения сущностей необходимо установить все существующие между ними связи. Одним из способов определения связей является выборка из описания предметной области всех выражений, содержащих глаголы. Установив связи, которые будут иметь место в создаваемой локальной модели, необходимо определить кардинальность (мощность) каждой из них.

После определения сущностей и связей между ними, необходимо определить набор атрибутов для каждой сущности.

После определения сущностей, связей между сущностями и атрибутов сущностей можно спроектировать локальные концептуальные модели [2].

Все локальные модели должны удовлетворять следующим условиям:

- первой нормальной форме (сущность находится в 1НФ тогда и только тогда, когда все атрибуты содержат атомарные значения; среди атрибутов не должно встречаться повторяющихся групп, т.е. нескольких значений для каждого атрибута);

- второй нормальной форме (сущность находится во 2НФ, если она находится в 1НФ и каждый неключевой атрибут полностью зависит от ПК (не должно быть зависимости от части ключа); 2НФ имеет смысл только для сущностей, имеющих сложный ПК);

- третьей нормальной форме (сущность находится в ЗНФ, если она находится во 2НФ и никакой неключевой атрибут не зависит от другого неключевого атрибута (не должно быть взаимосвязи между неключевыми атрибутами)).

Логическая модель должна правильно отражать представление о реальной деловой обстановке, которое имеет пользователь, для которого эта модель разрабатывается.

Проанализируем разработанные DFD-диаграммы и построим логическую модель.

На основании разработанных DFD-диаграмм были выявлены следующие сущности («хранилища»):

Воспитанники.

Работники.

Должности.

Группы.

Занятия.

Нагрузка работников.

Следующий шаг - определение отношений между сущностями (рис. 9-11).

Рис. 9 - Локальная логическая модель «Организовать учет воспитанников»

Рис. 10 - Локальная логическая модель «Организовать кадровый учет, управление персоналом»

Рис. 11 - Локальная логическая модель «Подготовить отчет»

Разработка глобальной логической модели данных подразумевает объединение отдельных локальных логических моделей данных в единую глобальную логическую модель. Самый простой метод слияния нескольких локальных моделей данных в единую модель состоит в слиянии двух локальных моделей в одну общую модель, с последующим добавлением к ней третьей локальной модели (и так далее) до то тех пор, пока все модели не будут слиты в единую глобальную модель.

Слияние сущностей с одинаковыми именами и одинаковыми первичными ключами.

Такие сущности, как правило, представляют одну и ту же концепцию реального мира. Объединенная сущность будет включать все атрибуты сливаемых сущностей, за исключением дублирующихся.

Сущность «Занятия» содержится в двух локальных логических моделях. Они имеют одинаковые имена и совпадающие первичные ключи. Все атрибуты в обеих сущностях являются общими. Следовательно, при объединении данная сущность будет включать в себя все атрибуты, которые присутствовали в каждой из сущностей. Точно так же объединяются другие сущности из рассматриваемых локальных моделей с одинаковыми именами и одинаковыми первичными ключами.

Включение сущностей, уникальных для каждого локального представления.

2. Слияние общих связей из отдельных локальных моделей.

Прежде чем приступить к слиянию связей, очень важно разрешить любые конфликты. При слиянии связей, имеющих одинаковые имена и сходное назначение, такие связи объединяются.

3. Включение связей, уникальных для каждого локального представления.

Все связи включаются в глобальную модель без каких-либо изменений.

ER-диаграмма, которая представляет глобальную логическую модель данных, полученную в результате слияния локальных моделей представлена на рис. 12.

Рис. 12 - Глобальная логическая модель данных

2.5.2 Создание физической модели данных

Физическая модель данных строится на основе логической модели, путем создания отдельной таблицы для каждой сущности. Связи между таблицами создаются так же, как на логическом уровне.

На физическом уровне объекты базы данных (таблицы, колонки и так далее) должны называться, как этого требуют ограничения выбранной системы управления базой данных (СУБД). Физическая модель зависит от конкретной СУБД, поэтому одной и той же логической модели может соответствовать несколько физических моделей.

Так как логическая модель данных уже была создана, то для просмотра физической модели можно воспользоваться списком выбора, расположенным в правой части панели инструментов ERwin (вместо Logical выбрать Phisical).

Построение физической модели на основе логической предполагает ряд действий:

1. Задание правил валидации и значений по умолчанию для значений колонок таблиц.

2. Распределение атрибутов по ключевым группам, то есть определение, наряду с первичным ключом, альтернативных ключей и инверсных входов.

ERwin автоматически создает отдельный индекс на основе первичного ключа каждой таблицы, а так же на основе всех альтернативных ключей, внешних ключей и инверсных входов. Индексы позволяют обеспечить большую скорость поиска и обработки данных, что при больших объемах БД является важным.

1. Создание генераторов, триггеров и хранимых процедур. Тексты созданных в проекте триггеров и процедур можно просмотреть в меню Trigger Editor и Table Editor \ Stored Procedure соответственно.

2. Существуют также триггеры ссылочной целостности для поддержания целостности между двумя связанными таблицами. Если в данной таблице выполняется вставка (Insert), изменение (Update) или удаление (Delete), то триггер ссылочной целостности сообщает СУБД, что нужно делать с теми строками у других таблиц, у которых значения внешнего ключа совпадают со значениями первичного ключа вставляемой, изменяемой или удаляемой строки.

ERwin автоматически присваивает каждой связи значение ссылочной целостности, устанавливаемой по умолчанию, прежде чем добавить ее в диаграмму. Режимы RI, присваиваемые ERwin по умолчанию, могут быть изменены в редакторе Referent Integrity Default который вызывается, если щелкнуть по кнопке RI Defaults диалога Target Server.

Определение доменов для всех атрибутов логической модели, или создание собственных доменов, создать который можно в подменю Edit\Domain Dictionary.

Определим правила ссылочной целостности между связанными таблицами. Связи между сущностями моделируются посредством помещения в дочернюю сущность копии первичного ключа родительской сущности. Понятие ссылочной целостности означает, что если внешний ключ дочерней таблицы содержит некоторое значение, то это значение должно ссылаться на существующее и корректное значение ключа в родительской таблице.

Поддержка ссылочной целостности организуется посредством задания необходимых ограничений для значений первичных и внешних ключей. Эти ограничения определяют условия, которые должны соблюдаться при обновлении или удалении значений первичного ключа, а также при вставке или обновлении значений внешнего ключа. Вставка нового значения первичного ключа или удаление значения внешнего ключа не вызывает каких-либо проблем со ссылочной целостностью.

Правила ссылочной целостности - это логические конструкции, которые выражают бизнес-правила использования данных. Они определяют, какие действия должна выполнить СУБД при удалении, вставке или изменении строки таблицы (экземпляра сущности). Заданные таким образом действия используются впоследствии при автоматической генерации триггеров, поддерживающих целостность данных [2].

Существуют следующие виды действий или правил, определяемых в логической модели:

- RESTRICT - запрет удаления, вставки или изменения экземпляра сущности.

- CASCADE - при удалении экземпляра родительской сущности удаление всех экземпляров дочерней сущности, ссылающихся на удаляемый родительский экземпляр.

- SET NULL - при удалении экземпляра родительской сущности атрибутам внешнего ключа всех экземпляров дочерней сущности присваивается значение NULL.

- SET DEFAULT - то же самое, что и в предыдущем случае, только вместо значения NULL присваивается значение по умолчанию.

- NONE - никаких действий не предпринимается.

Эти правила задаются на вставку, удаление и изменение экземпляра как родительской, так и дочерней сущности. Таким образом, каждая связь должна обладать набором из шести правил, которые вводятся в поля, объединенные общим заголовком «RI Actions». При добавлении связи в диаграмму Erwin по умолчанию устанавливает для нее набор правил, которые можно редактировать.

Завершающим этапом подготовки логической модели является проведение нормализации данных. Erwin не содержит полного алгоритма нормализации и не может проводить нормализацию автоматически, однако его возможности облегчают создание нормализованной модели данных:

- Erwin отмечает повторное использование имени сущности и атрибута;

- запрещает присвоение неуникальных имен атрибутов внутри одной модели (при соответствующей установке опции Unique Name), соблюдая правило «в одном месте - один факт». При создании физической модели необходимо задать название сущностей и их атрибутов только латинскими буквами, так как иначе при последующей передаче в базу данных возможно возникновение ошибок. Поэтому все сущности логической модели при переходе на физическую модель были переименованы.

Физическая модель данных представлена на рис. 13.

Рис. 13 - Физическая модель данных

После создания физической модели данных ERwin позволяет рассчитать приблизительный размер базы данных в целом, а также таблиц, индексов и других объектов через определенный период времени после начала эксплуатации информационной системы.

Выводы по второму разделу

В данном разделе были созданы и описаны бизнес-процессы, которые протекают на предприятии.

В результате проектирования была разработана функциональная модель IDEF0. Она описывает бизнес-процессы, которые формируют значимый для потребителя результат, представляют ценность. Для построения такой модели были собраны необходимые данные об объекте, определены его границ; определены цели и точки зрения модели. В результате была спроектирована контекстная диаграмма и ее декомпозиция.

Для графического описания информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, которые являются частью этих процессов, была использована нотация IDEF3. Она предоставила возможность описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности.

Для описания документооборота и обработки информации были использованы диаграммы потоков данных DFD, которые позволили выявить и определить сущности. На основе анализа DFD-диаграмм были спроектированы логическая и физическая модели данных.

3. Разработка системы электронного документооборота

3.1 Особенности разрабатываемой информационной системы

Системы электронного документооборота с помощью автоматизации процесса, позволяют использовать целый ряд функций, направленных на улучшение качества работы с документами на предприятии. Использование современных информационных решений служит для уменьшения временных и человеческих ресурсов, направленных на работу с документами, повышает целостность общей документной базы и уменьшает количество парных вхождений документов, разного временного периода.

Будущая информационная система будет решать следующие задачи:

хранение всей информации о воспитанниках в единой базе данных;

учет поступающих документов, связанных с личными делами воспитанников;

осуществление контроля дублирования документов;

предотвращение использования неактуальной документации.

Можно выделить следующие факторы, обосновывающие внедрение системы на предприятии:

необходимость хранения большого объема данных;

учет входящей документации;

контроль актуальности документации;

объективно существующая необходимость во внедрении систем электронного документооборота, связанная с повышение объемов обрабатываемой информации.

Параметры, на улучшение которых направлена разработка информационной системы:

достоверность информации, используемой для принятия решений;

уровень управляемости документооборотом;

снижение временных затрат на работу с документами.

Проектирование системы реализуется за счет следующих параметров:

упрощение процесса ведения документации;

обеспечение контроля над входящей информацией;

анализ информации в принятии управленческих решений;

исключения дублирования данных;

сокращение временных затрат на обработку необходимой документации;

сокращения числа ошибок в основных документах;

исключения использования неактуальной документации;

использование единой базы данных, для хранения всей информации

3.2 Выбор технологии проектирования

Технология проектирования является совокупностью методологий и средств проектирования электронных информационных систем, а так же методов и средств организации проектирования (управление процессом создания и модернизации проекта).

Выделяют два основных класса технологий проектирования: каноническая и индустриальная технология. Индустриальная технология включает два подкласса: автоматизированное (использование CASE-технологий) и типовое проектирование.

В процессе создания информационной системы применяется индивидуальная автоматизированная технология, поскольку применяются автоматизированные средства проектирования (языки программирования, CASE-средства, пакеты прикладных программ и т.д.) [2].

Основу технологии проектирования составляет методология проектирования. Методология проектирования предполагает наличие некоторой концепции, принципов проектирования, реализуемых набором методов проектирования, которые в свою очередь, должны поддерживаться некоторыми средствами проектирования.


Подобные документы

  • Значение документооборота как средства для управления предприятием. Организации системы электронного документооборота и требований, предъявляемых к системам. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса.

    контрольная работа [31,8 K], добавлен 14.09.2015

  • Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".

    курсовая работа [56,1 K], добавлен 25.03.2014

  • Основные методы защиты электронного документооборота предприятия. Анализ криптопровайдера "КриптоПро". Построение типовой модели защищенной информационно-телекоммуникационной системы предприятия с применением программных средств криптографической защиты.

    дипломная работа [3,0 M], добавлен 01.07.2011

  • Решения по разработке системы электронного документооборота, государственные инициативы и стандарты в данной области, существующие проблемы и направления их разрешения. Модель данных общей и пользовательской части, принципы разработки интерфейса.

    дипломная работа [1,9 M], добавлен 20.12.2013

  • Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.

    дипломная работа [124,9 K], добавлен 12.12.2007

  • Основные принципы систем электронного документооборота. Комплексный подход к созданию СЭД. Описание особенностей среды разработки. Создание программного продукта, определение трудоемкости данного процесса и необходимых для его реализации затрат.

    дипломная работа [3,2 M], добавлен 14.05.2012

  • Организация конфиденциального документооборота в системе информационной безопасности предприятия на примере ООО "Торговый дом "Алдан". Создание системы взаимодействия бумажного и электронного документооборота. Программно-аппаратные средства защиты.

    курсовая работа [3,1 M], добавлен 12.11.2010

  • Разработка универсальной системы электронного документооборота HotDoc с разграничением прав доступа пользователей, с эффективной системой поиска документа, с возможностью внедрения в различные организации. Реализация программы в виде веб-приложения.

    дипломная работа [5,5 M], добавлен 24.09.2012

  • Принципы автоматизации и типы архитектур систем учета электронного документооборота. Бизнес-процессы в среде "1С: Предприятие 8". Структура информационной базы электронного документооборота деканата. Объекты и методы механизма бизнес-процессов.

    дипломная работа [773,9 K], добавлен 27.06.2013

  • Разработка технологии работы по заключению договора на поставку с использованием системы электронного документооборота. Назначение и функции информационной технологии на основе СЭД "Дело-Предприятие". Анализ требований к программно-техническим средствам.

    курсовая работа [851,5 K], добавлен 11.03.2013

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.