Система защиты от несанкционированного доступа на примере программного обеспечения MS Office

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Контроль аутентичности файлов и кодов на основе технологии цифровой подписи
• 2. Защита документов
• 2.1 Удаление персональной информации
• 2.2 Восстановление данных с помощью AutoRecovery
• 2.3 Технология Information Rights Management (IRM)
• 3. Средства безопасности в Outlook 2003
• 3.1 Блокировка содержимого по внешним ссылкам
• 3.2 Безопасные вложения
• 3.3 Безопасность адресной книги
• 3.4 IRM для сообщений Outlook 2003
• 3.5 Защита от спама
• 4. Настройки безопасности в MS Word
• 4.1 Парольная защита на открытие файла
• 4.2 Парольная защита на запись файла
• 4.3 Рекомендация открытия файла в режиме «Только для чтения»
• 4.4 Парольная защита на изменение документа кроме записи исправлений
• 4.5 Парольная защита на изменение документа, кроме вставки примечаний
• 4.6 Парольная защита на изменение документа, кроме ввода данных в поля форм
• 5. Настройки безопасности в MS Excel
• 5.1 Парольная защита листа
• 5.2 Парольная защита книги
• 5.3 Парольная защита общей книги
• 6. Защита от макровирусов
• 7. Рекомендации по составлению паролей
• Заключение
• Список используемой литературы

Введение

Для обеспечения конфиденциальности информации в электронном виде пользователи, как правило, применяют такие средства, как упаковка в архивы с паролем, назначение разрешений на доступ к тем или иным папкам и файлам для пользователей компьютера, шифрование средствами файловой системы, шифрование с помощью различных специализированных программ и пр. При этом для защиты малоценной информации порой применяют такую «тяжелую артиллерию», как PGP и др. И наоборот, пользователь оставляет незащищенным ценный документ, поскольку не знает о возможностях для его защиты. Между тем некоторые программы имеют встроенные средства защиты данных от посторонних глаз.

К программам защиты информации относятся, например, компоненты всем известного программного пакета Microsoft Office. С помощью встроенных в них средств возможен запрет не только на открытие файла, но и на изменение информации в нем, а также возможно разрешение на изменение только отдельных элементов документа. Я бы хотела рассмотреть данные аспекты на примере Microsoft Office 2003.

Система безопасности в Microsoft Office 2003 представлена несколькими основными направлениями:

· контроль аутентичности файлов и кодов на основе цифровой подписи;

· контроль доступа к файлам;

· удаление персональных данных из документов перед их распространением;

· восстановление данных при сбоях (Autorecovery);

· защита данных на уровне отдельных файлов, которая позволяет задавать круг лиц, имеющих право на доступ к документам (Information Rights Management, IRM).

Помимо вышеперечисленных направлений, общих для всех приложений, существуют также специфические функции, характерные для отдельных программ, входящих в пакет MS Office. Больше всего таких функций имеется в Outlook 2003, поэтому именно на данном приложении я остановлюсь немного подробнее.

1. Контроль аутентичности файлов и кодов на основе технологии цифровой подписи

Когда на ваш компьютер загружается какое-либо приложение, которое должно производить те или иные действия, то вы можете быть уверенными в том, что эти действия не будут носить вредоносный характер в том случае, если данное приложение поступило из надежного (доверенного) источника. Для установления доверия приложениям служит технология цифровых сертификатов. Центр сертификации проверяет сведения о разработчиках программного обеспечения и выдает им цифровые сертификаты, содержащие сведения о лице, которому они выдаются, и о сертификационном центре, выдавшем эти сертификаты. Используя информацию, содержащуюся в цифровом сертификате, цифровая подпись защищает передаваемые данные от несанкционированного доступа и служит удостоверением отправителя.

В пакете Office 2003 технология цифровых подписей применяется для подписывания файлов, документов и макросов. Если подписан весь файл, цифровая подпись гарантирует, что этот файл не изменялся с момента подписывания. Подписывание кода аналогично цифровой подписи, но обычно понятие «цифровая подпись» соотносится с процессом подписывания документа, а «подписывание кода» -- с подписыванием исполняемого кода. Подписывание кода гарантирует, что он не изменялся с того момента, когда был подписан первоначально. В том случае, когда пользователь пытается загрузить незарегистрированный элемент ActiveX, приложение пакета Office 2003 проверяет, подписан ли этот элемент. Реакция приложения зависит от установленного уровня безопасности.

В Office 2003 имеется также возможность разрешить или запретить выполнение неподписанных макросов, которые представляют собой последовательность команд и инструкций приложения, сгруппированных в виде отдельной команды с целью автоматизации выполнения некоторой задачи. Макросы позволяют повысить эффективность работы, но в то же время представляют угрозу как средство распространения вирусов. Подписывание макросов позволяет разрешить выполнение только заранее указанных макросов, а также разрешить или запретить выполнение неподписанных макросов.

Контроль за использованием макросов обеспечивается с помощью настройки уровня защиты от макросов. На вкладке Security Level устанавливается уровень безопасности использования макросов в приложениях Office. Пользователи Office 2003 могут выбрать четыре уровня безопасности по степени жесткости контроля.

Список надежных источников пакета Office позволяет администратору разрешить выполнение на компьютерах пользователей только подписанных исполняемых модулей, полученных от тех поставщиков, которые указаны в данном списке. При этом требуется, чтобы цифровой подписью был заверен каждый исполняемый модуль. Цифровая подпись идентифицирует источник и обеспечивает безопасность выполнения кода.

2. Защита документов

Приложения Office 2003 предлагают различные методы защиты документов.

Контроль доступа к файлам в приложениях Word 2003, Excel 2003 и PowerPoint 2003 предлагает три типа защиты, которые определяют, кто может открывать или модифицировать файлы:

· защита на открытие файла -- от пользователя требуется ввести пароль перед открытием файла. Документ зашифрован посредством стандарта шифрования, который назначает пользователь, и прочесть его может только тот, кто владеет паролем;

· защита на модификацию файла -- открыть документ без пароля можно, но модифицировать нельзя;

· защита с рекомендацией открыть файл только для чтения -- пользователю предлагается открыть файл только для чтения, но он имеет возможность открыть файл в режиме чтения/записи без ввода пароля.

Пароль вводится во вкладке Security. В данной вкладке пользователю предоставляется возможность либо заверить цифровой подписью, либо зашифровать, либо одновременно подписать и зашифровать файлы в приложениях Word, PowerPoint и Excel.

Нажав на кнопку Advanced, которая находится за полем ввода пароля, пользователи получают доступ к панели Encryption Type, где можно выбрать алгоритм шифрования и длину ключа.

После того как вы защитили файл паролем, при попытке его открыть будет появляться сообщение с панелью ввода пароля

Возможность открыть файл в другом приложении не означает, что вы сможете прочитать его содержание. Например, если открыть данный файл в программе Блокнот, то можно увидеть зашифрованный текст.

Следует отметить, что от соблюдения правил составления пароля напрямую зависит устойчивость к взлому. Существует множество программ для подбора паролей, которые используют три основных способа: прямой перебор, перебор по маске и перебор по словарю.

Документам Office 2003 можно установить защиту, как для отдельных пользователей, так и для целых групп, причем для каждого пользователя или группы может быть установлен набор разрешений в соответствии с их ролью, определенной владельцами документа. Более подробно об этих возможностях будет сказано ниже при обсуждении технологии Information Rights Management.

2.1 Удаление персональной информации

файл код защита блокировка

В документах Office 2003 формируются так называемые метаданные, в которых фиксируются информация об авторе и редакторах документа. Эта информация очень полезна при поиске и классификации документов; можно также найти автора документа и выяснить, кто вносил в документ изменения и какие. Метаданные позволяют отображать исправления и удалять их, если нужно восстановить исходный вид документа.

Иногда сведения об авторстве и редактировании документа могут иметь конфиденциальный характер. Проблемы могут возникнуть в ситуациях, когда авторы документа, забывая или вообще не зная о наличии в документе метаданных, распространяют эту информацию вопреки своему желанию. Поэтому не следует забывать о наличии метаданных и удалять перед распространением документа все секретные сведения. Приложения Word, PowerPoint и Excel позволяют удалить из файла всю подобную информацию. Данная операция выполняется отдельно для каждого файла.

В приложении Word предусмотрена возможность задать вывод на экран предупреждения о наличии в файле метаданных (включая исправления и примечания) перед сохранением, печатью и отправкой файла по электронной почте. При попытке сохранить документ, содержащий исправления или комментарии будет всплывать соответствующее напоминание. Это предупреждение носит характер совета и если метаданные действительно требуется удалить, то пользователь должен проделать это самостоятельно.

2.2 Восстановление данных с помощью AutoRecovery

Данную функцию можно отнести к функциям безопасности, поскольку она помогает предотвратить потерю данных. Если в приложении пакета Office происходит сбой, и оно перестает отвечать, то отказавшую программу можно закрыть контролируемым пользователем образом: для этого следует воспользоваться средством Microsoft Office Application Recovery расположенным в группе программ Microsoft Office Tools. В результате будет вызвана панель Microsoft Office Application Recovery, которая дает доступ к пунктам Restart Application Recovery и End Application Recovery.

Файлы, с которыми работало приложение, проверяются на наличие ошибок, а затем, когда это возможно, имеющаяся в них информация восстанавливается.

Дополнительно защитить свои файлы можно с помощью функции регулярного сохранения временной копии файла, с которым ведется работа. Чтобы была возможность восстановить результаты работы после сбоя питания или других сбоев, нужно включить функцию автовосстановления до возникновения сбоя. По умолчанию сохранение выполняется через каждые 10 мин. Но этот интервал можно изменить.

2.3 Технология Information Rights Management (IRM)

Пользователи Microsoft Office 2003 имеют более гибкие возможности управления доступом к создаваемым документам. Утечка конфиденциальных данных за пределы организации в значительной мере зависит от неосторожности пользователей. Технология IRM позволяет ограничить пересылку, вставку, печать и прочие несанкционированные действия над данными путем их запрета в IRM-защищенных документах и сообщениях электронной почты. IRM позволяет определять круг лиц, имеющих право на просмотр и изменение документа, блокировать копирование и печать файлов, устанавливать ограничения по сроку действия документов, а также защищать авторские права на цифровые данные, предотвращая их несанкционированный вывод на печать, пересылку и копирование.

IRM -- это расширение основной технологии управления правами RM, которая использована в Microsoft Windows и является технологией проведения политики, применяемой приложениями для защиты конфиденциальных корпоративных данных независимо от того, как и кем, они используются.

Данный шаг Microsoft, направленный на популяризацию Windows Rights Management Services, наверняка послужит наращиванию продаж серверного ПО. В определенной мере IRM нарушает традиционную универсальность форматов MS Office -- если раньше пользователи имели возможность редактировать любые документы, сохраненные в форматах Word или Excel в любой совместимой программе, то теперь с IRM-защищенными документами можно будет работать только в Office 2003. Альтернативные офисные программы, даже с поддержкой форматов Microsoft, для этого не подойдут.

По словам Мэтта Розоффа, аналитика Directions on Microsoft, можно рассчитывать на быстрое освоение технологии IRM заказчиками, потому что эти средства решают актуальную проблему предприятий, а к тому же относительно дешевы и просты в применении. Г-н Розофф утверждает: «В случае управления цифровыми правами совершенно ясно, что это такое и для чего оно нужно. Это не массовый продукт, но я думаю, что он получит широкое распространение в тех подразделениях, где работают с конфиденциальными документами».

Защита с применением IRM обеспечивается на уровне файла, поэтому ограничения на его использование действуют постоянно.

Существует два способа реализации IRM в Office 2003. Для домашних компьютеров и организаций, у которых нет собственных служб RMS, установленных на сервере Windows Server 2003, корпорация Microsoft предоставляет интерактивную службу с ограниченным сроком действия. Используя проверку подлинности на основе Passport, эта служба позволяет задействовать основные функции IRM для защиты важных данных. Второй способ, предусматривающий встраивание служб RMS в инфраструктуру обработки данных организации, позволяет в полном объеме использовать функции IRM в Office 2003.

Процесс защиты данных с помощью IRM предусматривает выполнение следующих действий:

· создание -- автор создает содержимое в приложении Office 2003 и вводит имена пользователей, которые будут иметь права на доступ к этому содержимому, а также указывает, что именно разрешено: копировать и печатать файл или только просматривать его. Само применение прав на доступ к файлу скрыто от пользователя и обеспечивается взаимодействием приложения со службами RMS на сервере;

· распространение -- автор распространяет файл путем вложения в сообщения электронной почты, публикации в общей папке или копирования на диск;

· потребление -- получатель открывает документ или файл обычным путем. При этом приложение незаметно для пользователя взаимодействует со службами RMS на сервере, проверяя, имеет ли пользователь право на доступ к документу. Служба RMS проверяет права пользователя и выдает лицензию на пользование документом. Приложение отображает документ на экране и обеспечивает соблюдение прав доступа.

3. Средства безопасности в Outlook 2003

Каждый пользователь Outlook 2003 имеет возможность настроить персональные настройки безопасности. В этих настройках можно задать режим, при котором отправляемые сообщения будут шифроваться или на них будет ставиться цифровая подпись. Можно также установить зоны безопасности Security zones и блокировать скачивание материалов по внешним ссылкам в HTML-сообщениях.

Чтобы вы могли подписывать свои сообщения электронной почты цифровой подписью, необходимо получить личное цифровое удостоверение -- цифровой сертификат, который выдается независимым центрам сертификации на конкретный адрес электронной почты. Если у пользователя имеется несколько адресов электронной почты, ему необходимо иметь соответствующее количество сертификатов. На основе цифрового сертификата пользователю становятся доступны индивидуальная электронная подпись и пара ключей (открытый и закрытый). Кнопка Get a Digital ID отсылает пользователя на сайт организаций, предоставляющих сертификаты, например www.verisign.com или http://www.geotrust.com/microsoft_office.

Получив цифровое удостоверение, пользователь может подписывать свои письма, тогда все сообщения, которые вы отправите, будут содержать вашу подпись и ваш открытый ключ, а каждый, кто получит такое письмо, сможет отправить в ответ зашифрованное сообщение. Outlook 2003 позволяет сохранять цифровые сертификаты от любых корреспондентов, которые посылают пользователю подписанную почту, просматривать, проверять или удалять цифровые сертификаты.

В разделе Security Zones вам предоставляется возможность определить ресурсы, с которых скрипты и элементы активного содержания могут запускаться в HTML-посланиях.

3.1 Блокировка содержимого по внешним ссылкам

Письма в формате HTML могут содержать изображения, которые загружаются с Web-сервера при открытии сообщения. Факт загрузки с сервера является подтверждением того, что почта кем-то прочитывается. Данная возможность может использоваться спамерами для проверки актуальности адресов в спам-листах. Outlook 2003 обладает функцией блокировки внешнего содержимого, которая пресекает все попытки подключиться к Web-серверу в Интернете до тех пор, пока пользователь не решит просмотреть это содержимое.

Если вам нужно только ознакомиться с текстом письма, то картинки можно не загружать. Таким образом, кроме борьбы со спамом, блокировка изображений позволяет ограничить объем трафика, что актуально для пользователей, применяющих низкоскоростное соединение.

Правый щелчок мыши по тексту вызывает панель, в которой можно изменить режим загрузки изображений в HTML-посланиях электронной почты.

Если изображения получены с сообщением, а не хранятся на Web-сервере, то они будут отображены в программе Outlook по умолчанию. Не блокируются также изображения в таких сообщениях электронной почты, которые содержат ссылки на Web-узлы, определенные как зоны безопасности Internet Explorer для надежных (доверенных) узлов. Кроме того, не блокируются изображения в сообщениях электронной почты, отправленные лицом, занесенным в список доверенных отправителей.

3.2 Безопасные вложения

Одна из серьезнейших проблем -- это вирусы во вложениях электронной почты. Чтобы запретить распространение вирусов, Outlook 2003 проверяет тип файла каждого сообщения.

По типу расширения сообщения относятся к разным уровням. К первому уровню (Level 1) относятся типы файлов .bat, .exe, .vbs, и .js. Они блокируются в Outlook 2003, и пользователь не может ни просматривать их, ни иметь доступа к блокированному вложению.

Ко второму уровню (Level 2) относятся все другие типы файлов. Вложения второго уровня вы можете сохранить на жестком диске и затем принять решение о его использовании.

При попытке отослать вложение с запрещенным типом файла вы получите предупреждение.

Администраторы имеют возможность составлять политики, в которых опасность открытия файла с различными расширениями соответствует разным уровням безопасности.

3.3 Безопасность адресной книги

В отличие от предыдущих версий, Outlook 2003 не позволяет программам автоматически получать доступ к контактным данным, хранящимся в вашей адресной книге, или отправлять сообщения от вашего имени. Это сделано для того, чтобы вредоносные программы не могли отсылать письма от вашего имени.

Если некий код пытается обратиться к вашей адресной книге, то появляется специальное предупреждение. При этом вы можете запретить доступ или разрешить его на определенное время.

3.4 IRM для сообщений Outlook 2003

К услугам пользователей Outlook 2003 -- IRM. Защищенные сообщения шифруются перед отправлением и автоматически расшифровываются, когда адресат их получает. Если ограничения налагаются отправителем, то Outlook 2003 блокирует соответствующие команды. Документы Office 2003, вложенные в защищенные послания, тоже становятся автоматически защищенными.

3.5 Защита от спама

Фильтр, встроенный в Microsoft Outlook 2003, способен анализировать текст письма. Для этого используется специальная база лексических сигнатур -- шаблонов почтового сообщения. Сами шаблоны хранятся в специальной базе, которая очень напоминает антивирусную базу, куда входят сигнатуры вредоносных кодов. Специалисты разработали подобную технологию и для борьбы со спамом, и теперь при анализе текста сообщения фильтр сравнивает его с образцами, хранящимися в базе.

Процесс добавления письма в черный список, в результате которого все письма от данного адресата будут автоматически попадать в папку Junk E-mail (нежелательная почта), где пользователь сможет позднее его просмотреть. Если письмо ошибочно распознано системой как спам и отправлено в папку нежелательных сообщений, то пользователь должен внести его в белый список. По мере работы система постепенно настраивается и более точно отсеивает спам.

В настройках параметров антиспамфильтра можно задать разный уровень жесткости фильтрации -- вплоть до режима, при котором в ящик «Входящие» будут попадать только письма с разрешенных адресов и доменов.

4. Настройки безопасности в MS Word

МS Word позволяет устанавливать следующие ограничения на документы:

· запрет на открытие файла;

· запрет на запись файла;

· рекомендация открытия файла в режиме «Только для чтения»;

· запрет на изменение документа, кроме записи исправлений;

· запрет на изменение документа, кроме вставки примечаний;

· запрет на изменение документа, кроме ввода данных в поля форм.

Рассмотрим эти возможности.

4.1 Парольная защита на открытие файла

Это самая полная и надежная защита из перечисленных. При ее установке запрашивается пароль для доступа к документу, и при сохранении файла документ шифруется, чтобы его нельзя было прочесть в обход ввода пароля какой-либо другой программой, кроме MS Word. При шифровании происходит полное изменение исходного текста. Если просмотреть содержимое такого файла, то увидеть можно будет только бессвязную строку символов. При открытии такого документа MS Word запрашивает пароль, и если он верен, то документ расшифровывается.

Однако стоит оговориться, что не все виды шифрования «одинаково полезны». Здесь, как и в реальной жизни, замок, кажущийся хозяину надежной защитой и непреодолимым препятствием, порой может быть легко и быстро вскрыт злоумышленником -- при наличии специальных навыков и инструментов.

Так, в версии MS Word 95 использовался крайне ненадежный метод шифрования, поэтому пароль на открытие документа может быть вычислен прямым декодированием с использованием специальных программ.

В версиях MS Word 97/2000 задействуется более устойчивый алгоритм шифрования RC4. Шифр RC4 широко применяется в различных системах защиты информации, например для шифрации паролей, в семействе Windows NT. Подобрать пароль к зашифрованному документу можно только путем перебора вариантов, а на это могут уйти месяцы непрерывной работы. В версии MS Word XP пользователь при установке пароля может сам выбрать один из доступных типов шифрования и указать стойкость ключа.

При вводе пароля символы не отображаются -- вместо них на экране появляются звездочки. Делается это для того, чтобы любопытный сосед не смог бы узнать пароль, подглядев его у вас через плечо. Поэтому прежде чем вводить пароль, необходимо переключиться на нужную раскладку клавиатуры и убедиться, что Caps Lock не включен. При вводе пароля строчные и прописные буквы различаются. Нужно помнить, что вероятность взлома пароля в значительной мере зависит от самого пароля. Рекомендации по составлению устойчивых к взлому паролей будут приведены ниже.

После нажатия кнопки OK появится окно «Подтверждение пароля», в котором необходимо повторно ввести тот же пароль. Это нужно для того, чтобы пользователь не смог ненароком «запереть» документ, введя случайную последовательность символов. После успешного подтверждения пароля необходимо сохранить документ, который при этом будет зашифрован.

При открытии защищенного таким образом документа появляется диалоговое окно, в котором необходимо ввести пароль. Если введенные символы соответствуют паролю, то документ открывается, в противном случае выдается сообщение, что пароль указан неверно.

Если необходимость в защите документа отпала, то ее легко можно снять, открыв документ, удалив звездочки в поле пароля и сохранив файл.

4.2 Парольная защита на запись файла

Цель данной защиты -- не сокрытие содержимого документа, а предохранение его от нежелательных изменений. После ее установки при открытии документа появляется диалоговое окно, предлагающее ввести пароль. Если пользователь не знает пароля или по каким-то причинам не хочет его вводить, он может нажать кнопку «Только чтение», и документ будет открыт. Однако при попытке сохранить сделанные в этом документе изменения появится диалоговое окно «Сохранение документа», как при первом сохранении, где пользователь должен будет указать либо новое имя файла, либо новый каталог, либо и то и другое. Таким образом, данная защита не дает возможности не знающим пароля пользователям испортить документ. Однако, например, брать его за основу и сохранять под другим именем не возбраняется.

Устанавливается данная защита аналогично, только пароль следует вводить в поле «Пароль разрешения записи». Вы можете ввести пароль и в оба поля. Таким образом, одним пользователям можно вообще закрыть доступ к файлу, а другим -- только запретить его перезаписывать.

К сожалению, алгоритм данной защиты является очень нестойким к взлому, поэтому доверять ему единственный экземпляр важного документа не стоит.

4.3 Рекомендация открытия файла в режиме «Только для чтения»

Данный вид защиты документа носит чисто рекомендательный характер. Пользователь, открывающий такой документ, может согласиться с рекомендацией и открыть документ в режиме «Только для чтения» без возможности его перезаписи, а может не согласиться.

Для установки такой рекомендации необходимо открыть нужный документ и на вкладке «Сохранение» установить флажок «Рекомендовать доступ только для чтения».

4.4 Парольная защита на изменение документа кроме записи исправлений

Под исправлениями в MS Word понимаются изменения в документе, то есть удаление фрагментов текста, добавление, форматирование и др. При обычной правке документа произведенные изменения будут необратимыми, поэтому определить потом, что именно было изменено, будет очень сложно. Если же включен режим записи исправлений, то все изменения записываются, удаляемый текст на самом деле не удаляется, а только помечается как удаленный, и автор документа затем легко может узнать, какие изменения внес рецензент, включив режим отображения исправлений на экране. Узнать, включен ли режим записи исправлений или нет, можно по индикатору «ИСПР» в строке состояния: черные буквы -- режим включен, серые -- выключен. Двойной щелчок по этому индикатору переключает данный режим. Таким образом, изменяя документ, ваш рецензент может даже не подозревать о том, что «все ходы записываются». Если документ последовательно проходит через несколько рецензентов, то MS Word автоматически помечает исправления каждого из них разными цветами и фиксирует их имена и фамилии, а также дату и время исправления.

MS Word позволяет запретить вашим рецензентам производить любые изменения в документе, кроме записи исправлений. Не зная пароль, рецензент не сможет отключить режим записи исправлений и внести изменения, которые вы можете потом не заметить. По вашему желанию запрет может носить рекомендательный характер, поскольку ввод пароля для данной защиты не является обязательным.

Чтобы установить такую защиту, необходимо выполнить команду меню Сервис => Установить защиту и в появившемся диалоговом окне выбрать пункт «Запретить любые изменения, кроме записи исправлений», а также ввести при необходимости пароль.

Для снятия защиты необходимо выполнить команду меню Сервис => Снять защиту. Если при установке защиты был введен пароль, то для ее снятия MS Word потребует снова ввести его.

4.5 Парольная защита на изменение документа, кроме вставки примечаний

Примечания в MS Word являются электронным аналогом надписей на полях бумажного документа. Они дают рецензенту возможность высказать свои замечания, соображения и комментарии по тексту, не изменяя самого текста. Если рецензент не способен выразить свои мысли словами, он может вставить звуковое примечание, нажав кнопку , добавить звуковой объект и наговорить все, что нужно, в микрофон. По окончании ввода примечания необходимо нажать кнопку «Закрыть». Для того чтобы можно было определить, кому из рецензентов принадлежит данное примечание, перед каждым из них MS Word автоматически вставляет инициалы рецензента, и порядковый номер. Кроме того, если включен пункт «Показывать всплывающие подсказки», то комментируемые фрагменты текста выделяются на желтом фоне (в MS Word XP -- цветными скобками) и при наведении на них указателя мыши появляются всплывающие подсказки, содержащие фамилию автора и текст данного примечания.

Запрет на изменения документа, кроме вставки примечаний, осуществляется аналогично предыдущему запрету, только в диалоговом окне «Защита документа» нужно выбрать пункт «Запретить любые изменения, кроме вставки примечаний».

4.6 Парольная защита на изменение документа, кроме ввода данных в поля форм

MS Word позволяет создавать электронные формы, то есть бланки, в которых заполняются определенные поля. Для этого создается документ нужного содержания и в те места, куда затем будут вноситься данные, вставляются поля форм. Поля форм бывают трех типов: «Текстовое поле», «Флажок» и «Поле со списком». Вид текстового поля может быть различным: обычный текст, число, дата, время и вычисление. В последнем случае в таком поле могут производиться вычисления на основании данных, введенных в другие поля формы, поскольку каждое поле помечается закладкой и имеет уникальное имя. Поле «Флажок» служит для пометки крестиком отдельных пунктов формы щелчком по нему. «Поле со списком» служит для того, чтобы пользователь мог легко выбрать один из предложенных вариантов ответа.

Созданная форма запирается, и заполняющий ее пользователь может вводить данные только в эти поля. Это гарантирует, что пользователь не испортит бланк, введя данные не туда, куда нужно.

Запрет на изменения документа, кроме ввода данных в поля форм, производится аналогично двум предыдущим, только в диалоговом окне «Защита документа» нужно выбрать пункт «Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм». Если документ состоит из двух и более разделов, то данный запрет можно наложить на отдельные разделы, нажав в диалоговом окне «Защита документа» на кнопку «Разделы».

5. Настройки безопасности в MS Excel

МS Excel позволяет устанавливать следующие ограничения:

· запрет на открытие файла;

· запрет на запись файла;

· рекомендация открытия файла в режиме «Только для чтения»;

· защита листа;

· защита книги;

· защита общей книги.

Рассмотрим эти возможности.

Назначение первых трех ограничений такое же, что и в MS Word. При установке пароля на открытие книга шифруется, однако стойкость алгоритма шифрования к взлому в MS Excel ниже по сравнению с алгоритмом в MS Word.

Установка этих ограничений в MS Excel производится не в диалоговом окне «Параметры», как в MS Word, а при сохранении файла в диалоговом окне «Сохранение документа» выбором команды меню Сервис => Общие параметры (в MS Excel XP -- Параметры безопасности).

5.1 Парольная защита листа

MS Excel позволяет защищать отдельные листы рабочей книги от изменений. При этом защита может распространяться на содержимое ячеек, на графические объекты и диаграммы, а также на сценарии. MS Excel XP на защищенном листе также позволяет разрешать или запрещать форматирование, вставку и удаление строк и столбцов и пр. По вашему желанию запрет может носить рекомендательный характер, поскольку ввод пароля для защиты листа не является обязательным.

Под защитой содержимого понимается запрет любых изменений защищаемых ячеек (изменение значений, перемещение и удаление), а также запрет показа формул, содержащихся в ячейках, в строке формул.

Под защитой графических объектов и диаграмм понимается запрет их изменения, перемещения и удаления. Перестроение диаграмм при изменении исходных данных не блокируется.

Под защитой сценариев понимается запрет их изменения и удаления. Сценарий в MS Excel -- это набор значений для нескольких ячеек. С помощью сценариев можно быстро менять значения сразу нескольких ячеек и анализировать полученные результаты.

Для того чтобы установить защиту активного листа, необходимо выполнить команду меню Сервис => Защита => Защитить лист. В появившемся диалоговом окне «Защитить лист» необходимо выбрать защищаемые элементы листа, а также при необходимости ввести пароль. Защита листа действует только на те ячейки и объекты, в свойствах которых включена их защита.

При попытке изменить защищенные ячейки в том случае, если защита листа включена, появляется сообщение о том, что данная ячейка защищена от изменений. Защиту листа удобно, например, применять, когда лист содержит большое количество формул, которые могут быть потеряны в случае ошибочного ввода пользователем в эти ячейки значений. В этом случае на ячейки, содержащие формулы, устанавливается защита, а ячейки, содержащие изменяемые пользователем данные, остаются доступными.

5.2 Парольная защита книги

MS Excel позволяет защищать рабочую книгу от изменений ее структуры (добавление, удаление, переименование, перемещение, копирование листов), а также от изменений окна книги внутри окна MS Excel (перемещение, изменение размеров, сворачивание/разворачивание и т.п.). По вашему желанию запрет может носить рекомендательный характер, так как ввод пароля для защиты книги не является обязательным.

5.3 Парольная защита общей книги

MS Excel позволяет защищать общую книгу от отключения режима записи исправлений. Под общей книгой в MS Excel понимается та, что одновременно может редактироваться несколькими пользователями по сети. При этом для того, чтобы было видно, какой пользователь внес какие изменения, все изменения помечаются разными цветами как исправления. В случае конфликта, то есть если в одну и ту же ячейку данные были введены разными пользователями, появляется диалоговое окно с вопросом о том, чьи данные оставлять.

6. Защита от макровирусов

Важным аспектом обеспечения безопасности при работе с MS Office является защита от макровирусов.

Макровирусы являются программами на языках, встроенных в некоторые системы обработки данных (текстовые редакторы, электронные таблицы и т.д.). Для своего размножения такие вирусы используют возможности макроязыков и при их помощи переносят себя из одного зараженного файла (документа или таблицы) в другие. Наибольшее распространение получили макровирусы для MS Word и MS Excel.

Начиная с версии MS Office 97 в его компоненты встроена защита от макровирусов. Эта защита заключается в том, что при открытии документа, содержащего макросы, в зависимости от настроек программы либо макросы вообще отключаются, либо пользователю выводится запрос с вариантами ответа: открыть ли документ с отключенными макросами, с включенными макросами или вообще его не открывать. Если макросы в открываемом документе имеют цифровую подпись, подлинность которой подтверждена, и если пользователь доверяет данному разработчику макросов, то он может добавить его в список надежных источников, чтобы в дальнейшем макросы в документах, полученных от него, включались автоматически. Если пользователь уверен в безопасности всех открываемых им документов, он может отключить встроенную защиту от макровирусов.

Несмотря на наличие встроенной защиты от макровирусов, полагаться только на нее не стоит, поскольку имеются сведения о том, что из-за ее уязвимостей в некоторых случаях возможен запуск макровируса в обход запрета.

В положении «Высокая» решение, включать или нет макросы при открытии документа, принимает сама программа на основании того, подписан ли макрос, подтверждена ли подпись и относится ли его автор к надежным источникам. Если в списке надежных источников автора данного макроса нет, то пользователю выдается запрос о доверии ему. При положительном ответе автор макроса добавляется в этот список. Если пользователь перестал доверять какому-либо автору макросов, то его можно удалить из списка надежных, выделив его на вкладке «Надежные источники» и нажав кнопку «Удалить». Если макрос не подписан или цифровая подпись не подтверждена, макросы отключаются автоматически.

В положении «Средняя» макросы автоматически включаются, если они подписаны, подпись подтверждена и автор относится к надежным источникам. Макросы автоматически отключаются, если цифровая подпись имеется, но ее подлинность не подтверждается, так как это может быть следствием заражения вирусами. В остальных случаях пользователю выдается запрос о необходимости их включения.

В положении «Низкая» макросы не отключаются и никакие проверки не производятся.

Кроме данной защиты, начиная с версии MS Office 2000 в его компоненты заложена возможность взаимодействия с некоторыми антивирусными программами с помощью специального антивирусного интерфейса программирования API. К ним относятся, например, такие известные программы, как Norton AntiVirus и «Антивирус Касперского». Если на компьютере установлена одна из таких программ, то в диалоговом окне «Безопасность», присутствует надпись «Антивирусные программы установлены». В этом случае при открытии документов MS Office автоматически вызывается антивирусный модуль соответствующей программы и производится проверка открываемого файла на вирусы, о чем свидетельствует сообщение «Запрос на поиск вирусов» в строке состояния. При обнаружении вируса дальнейшие действия производятся согласно настройкам соответствующей антивирусной программы. Если совместимых с MS Office антивирусных программ не обнаружено, то в диалоговом окне «Безопасность» выводится надпись «Антивирусная программа не установлена».

7. Рекомендации по составлению паролей

К составлению пароля для серьезного документа и подходить нужно серьезно, поскольку от этого зависит его устойчивость к взлому. Дело в том, что злоумышленник может легко подобрать неграмотно составленный пароль и получить доступ к защищенному им документу. При этом существует большое количество специализированных программ для быстрого перебора паролей документов различных программных пакетов. Теоретически можно подобрать любой пароль, однако затраченное на это время может изменяться от долей секунды до нескольких тысяч лет. Время подбора пароля зависит от его длины, используемых символов, алгоритма перебора и мощности компьютера.

Существуют три основных способа перебора паролей: прямой перебор, перебор по маске и перебор по словарю.

Прямой перебор заключается в переборе всех возможных комбинаций символов. При длине пароля в шесть символов время перебора всех возможных комбинаций на современном персональном компьютере составляет менее месяца. Поэтому чем длиннее ваш пароль, тем больше шансов, что он останется нераскрытым.

Перебор по маске применяется, если известна какая-либо часть пароля. Например, известно, что в начало всех паролей пользователь вставляет свое имя. В этом случае время перебора существенно сокращается. Поэтому старайтесь не составлять однотипные пароли.

Перебор по словарю основан на нежелании пользователей запоминать пароли, состоящие из случайных символов. Для упрощения запоминания пользователи часто в качестве пароля используют различные слова, собственное имя, имя любимой кошки, дату рождения и т.д. В клинических случаях на запрос программы «Enter password» пользователь вводит «password». При этом количество возможных комбинаций катастрофически сокращается, и иногда пароль удается подобрать даже без применения специальных средств, руководствуясь психологическими особенностями человека. Поэтому при составлении пароля старайтесь не использовать словарные слова. Если же вы не в состоянии запоминать пароли, состоящие из случайных несвязных символов, например «hJ6$bL_&gF», то используйте хотя бы следующий прием: в качестве пароля задайте русское слово достаточной длины, переключитесь на английскую раскладку, но при его вводе руководствуйтесь русскими буквами клавиатуры. В этом случае, например, легко запоминаемое сочетание «Сидоров_А.П.» превратится в гораздо более несвязное «Cbljhjd_F/G/».

Итак, длина пароля к важному документу должна составлять не менее десяти символов, в пароле должны присутствовать спецсимволы (!@#$%^&* и т.д.), цифры, прописные и строчные буквы; пароль не должен состоять из словарных слов, написанных в прямом или в обратном порядке, не должен содержать какую-либо информацию о пользователе (имя, год рождения и др.) и вообще не должен поддаваться логике. Его не следует записывать на мониторе или на клочке бумаги рядом с компьютером. Помните, что в самой совершенной системе защиты самым слабым звеном часто оказывается именно человек.

Заключение

Конечно, надежность защиты информации встроенными средствами MS Office гораздо ниже, чем та, которую обеспечивают специализированные программы, однако во многих случаях использование встроенных средств оказывается более оправданным благодаря их большей гибкости и встроенности.

Чем ценнее документ, тем мощнее должны быть средства, обеспечивающие его безопасность. Поэтому важно принять решение о том, какими средствами обеспечивать безопасность информации.

Список используемой литературы

1) Воронин Н. «Настройки безопасности в MS Office». КомпьютерПресс 3'2003

2) Гухман В.Б., Тюрина Е.И. Основы защиты данных в Microsoft Office: Уч. пособие. 1-е изд. Тверь: ТГТУ, 2005. 100 с.

3) Прохоров А. «Безопасность в Microsoft Office 2003». КомпьютерПресс 4'2005

4) http://technet.microsoft.com

Размещено на Allbest.ru