Разработка БД "Учет имущества на складах"

Размещено на http://www.allbest.ru

СОДЕРЖАНИЕ

Задание

Аннотация

Введение

1. Функциональная спецификация

1.1 Анализ данных

1.2 Математическая постановка задачи

2. Программная спецификация

2.1 Структура данных

2.2 Описание связей между таблицами

3. Эксплуатационные процедуры

3.1 Требования к техническому обеспечению

3.2 Требования к подготовке и предоставлению данных

4. Процедуры тестирования и сопровождения

4.1 Тестовые данные

4.2 Результаты, соответствующие тестовым данным

Заключение

Приложение

база данный учет

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ

Заданием данной курсовой работы было создание базы данных, которая бы выполняла ряд функций, а именно:

1. Регистрацию материально ответственных лиц

2. Учет движения имущества на складе

3. Ведение оборотной ведомости по каждому из мат.отв. лиц (складу)

4. Получение сводной ведомости по приходу, расходу и остатку на складе за месяц.

Так же очень важно, чтобы программа имела удобный интерфейс для пользователя.

АННОТАЦИЯ

Данная программа разработана на базе Microsoft Office Access 2007. Она позволяет вести учёт имущества на складе по средствам:

- Регистрации материально ответственных лиц

- Ведения оборотной ведомости по каждому из мат.отв. лиц (складу)

- Получения сводной ведомости по приходу, расходу и остатку на складе за месяц.

Что в свою очередь позволяет оптимизировать рабочий процесс сотрудника, работающего в данной сфере, снизить риск допущения ошибок, а так же упростить процесс отслеживания движения имущества по складам для руководителя предприятия.

База данных содержит в себе полную информацию об имуществе на складе и ответственных за него лиц. Помимо этого включает в себя функцию принятия товаров и поставки их на учёт.

Пояснительная записка включает в себя: задание на курсовую работу, введение, аннотацию, 4 главы, заключение. Пояснительная записка проиллюстрирована 9 рисунками.

ВВЕДЕНИЕ

На каждом производственном предприятии существует довольно объемный документооборот, разобраться, а тем более найти необходимое, в котором довольно сложно даже для людей, которые с этим работают на протяжении всего трудового стажа. Данная программа позволяет это делать более быстро и удобно, а так же позволяет наглядно отобразить информацию и оперативно предоставить необходимые отчеты для непосредственных руководителей.

Программа разработана в СУБД Access, так как данная база данных является одной из самых распространенных, удобных и доступных для пользователей. Что делает её выбор наиболее предпочтительным и выгодным.

СУБД Access обладает тем набором функций, а именно: ведение таблиц, обеспечение быстрого поиска данных, наглядность представления, формирование отчетов и.т.д., которые необходимы для решения всех задач, связанных с данной программой "Учет имущества на складах".

1. ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ

1.1 АНАЛИЗ ДАННЫХ

В данной базе данных мы работаем с такими объектами как: материально ответственные лица и товары. Каждый из них имеет свои многочисленные атрибуты (отражаются в полях таблиц), однако мы выбираем только те, которые нам необходимы и важны для ведения данного учета.

Объект «Материально ответственные лица»

Объект «Склады»

Операции:

- ввод информации о товаре и материально ответственном лице;

-корректировка данных;

-удаление записи;

-поиск информации;

-расчет стоимости.

1.2 МАТЕМАТИЧЕСКАЯ ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Данная программа разработана как для руководителей, так и для работников бухгалтерии, что само по себе предусматривает проведения некоторых расчётов, а именно, общая стоимость поставленного товара данной модели и общая стоимость реализованного товара данной модели. Ниже для наглядности представлен ряд рисунков, иллюстрирующих то, как это выглядит при создании программы.

Общая стоимость поставленного товара:

Поставлено на сумму:[Склады]![Стоимость]*[Склады]![Количество поставлено]

Рисунок1. Общая стоимость поставленного товара.

Общая стоимость реализованного товара:

Реализовано на сумму: [Склады]! [Количество реализовано]*[ Склады]! [Стоимость]

Рисунок 2. Общая стоимость реализованного товара.

2. ПРОГРАММНАЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ

2.1 СТРУКТУРА ДАННЫХ

Равносильно тому, как объект имеет свои атрибуты, каждый атрибут имеет свой тип данных. Определение типа данных является обязательной частью при построении таблиц, так как без этого наша база данных просто не сможет работать корректно и выполнять все необходимые нам функции. Поэтому к данной операции нужно отнестись очень серьезно.

Так же предоставлена информация о том, какой тип данных я выбрала при разработке программы для каждого поля.

Материально ответственные лица

Склады:

Группы товаров:

Месяцы:

2.2 ОПИСАНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

В базе данных существует такое понятие как «связанные таблицы», которое позволяет выполнить ряд функций, основной из которых является, заполнение одной таблицы используя данные из другой. Access предоставляет право выбора типа связи разработчику программы. В своей работе я использовала связь «один ко многим», так как я сочла ее оптимальной для решения поставленных задач. Наличие такой связи означает, что каждая запись первой таблицы может быть связана с произвольным количеством записей второй таблицы. Записи же второй таблицы могут быть связаны не более чем с одной записью первой таблицы.

Рисунок 3. Схема данных.

3. ЭКСПЛУАТАЦИОННЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

3.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

Операционная система должна быть Windows 2000/XP/Vista,

Должен быть установлен Microsoft Office 2007,

Свободного дискового пространство должно быть не меньше 18,7 МБ,

Также Вам потребуется принтер для печати отчётов, предполагаемых программой.

3.2 ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ДАННЫХ

В данной программе встречаются разного типа данные: графические, текстовые, логические и числовые. Именно поэтому следует внимательно отнестись к определению типа данных, вводимых в данную ячейку. В противном случае, ошибка может привести к некорректной работе программы. Также следует учитывать и тот факт, что ввод таких данных как «дата» и «№ сотового телефона» происходит по заранее прописанным маскам ввода, следовательно, неправильно внесенную информацию программа не примет.

4. ПРОЦЕДУРЫ ТЕСТИРОВАНИЯ И СОПРОВОЖДЕНИЯ

4.1 ТЕСТОВЫЕ ДАННЫЕ

Как и любая другая программа, данная БД прошла испытания на функциональную пригодность.

Для проверки исправности программы были внесены необходимые данные:

Рисунок 4. Материальные лица

Склады:

Рисунок 5. Склады.

РЕЗУЛЬТАТЫ, СООТВЕТСТВУЮЩИЕ ТЕСТОВЫМ ДАННЫМ

Рисунок 6. Материальные лица, форма.

Рисунок 7. Учёт товаров.

Рисунок 8. Подотчётные товары МОЛ.

Рисунок 9. Товарооборот за месяц.

Данная программа разработана с учетом элементарных требований пользователя. Она имеет удобный интерфейс, каждая кнопка имеет своё название, соответствующее её функции, так же на формах отражена панель навигации со встроенным поиском, что значительно экономит время.

При запуске БД пользователь сразу попадает на главную кнопочную форму, где он может выбрать дальнейшие действия, а именно открыть другие формы и продолжить работу или выйти из приложения. Открывая другие формы, Вы можете убедиться, что они также удобны в работе с ними. Более того, при нажатии кнопки «Отчёт» Вы можете легко и быстро представить информацию в удобном для печати виде.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Разработав программу «Учет имущества на складе» я рассмотрела большую часть возможностей Microsoft Access 2007, применила их на практике, чем закрепила знания. И в результате получила программу, которая отвечает поставленным требованиям и может реально помочь человеку, работающему в области учета имущества.

ПРИЛОЖЕНИЕ

ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Начиная работать с программой «Учёт имущества на складе» пользователь при открытии БД попадает на главную кнопочную форму.

На которой он может увидеть три кнопки: «Материально ответственные лица», «Учёт товаров» и «Выход».

При нажатии кнопки «Материально ответственные лица», откроется форма «Материальные лица».

При нажатии кнопки «Учёт товаров», пользователь попадает на форму

«Учёт товаров».

А нажатие кнопки «Выход» приведёт к закрытию программы.

Далее, следуя подсказкам, представленным в программе, пользователь может выполнить ряд операций:

- Поиск подотчётных товаров МОЛ;

- Просмотр товарооборота за месяц;

- Сделать отчёты.

база данные учет

Размещено на www.allbest.ru