Автоматизация корпоративного документооборота холдинга с применением электронно-цифровой подписи

1.10.1 Назначение ЭЦП

Одной из важнейших функций СЭД и ЕСМ является возможность применения в данных системах механизма ЭЦП. Мировой опыт развития СЭД показывает, что перспективы применения ЭЦП в электронном документообороте и смежных областях весьма велики. Наблюдается стремительное развитие технологий потокового сканирования и распознавания графических образов, что позволяет перевести практически любые бумажные документы в электронный вид и обеспечить эффективный полнотекстовый поиск по ним. В сочетании с общей тенденцией к ускорению принятия решений по документам и потребностью именно в юридически значимых электронных документах это приводит к тому, что электронная цифровая подпись становится востребованной, как никогда ранее.

2.1 Описание объекта внедрения, задачи проекта

Корпоративный документооборот холдинга состоит из 4 потоков документов (таблица 3):

Таблица 3

В ИС «Документооборот 8 КОРП» организован учет входящих, исходящих и внутренних документов управляющей компании. Управление документационным обеспечением компании осуществляет Административная дирекция.

Обработка и учет входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется отделом документационного обеспечения в соответствии с регламентами следующих документов:

1. Положение о документообороте компании.

2. Положение об обработке персональных данных.

3. Должностные инструкции сотрудников ОДО.

Отдел документационного обеспечения состоит их начальника отдела и двух делопроизводителей. Начальник отдела осуществляет общее руководство технологией обработки документов и отвечает за организацию эффективного взаимодействия со всеми службами холдинга и обеспечение архивного хранения документов.

Делопроизводители осуществляют технологическое сопровождение процессов документооборота (учет и обработка корреспонденции -входящей и исходящей, учет и обработка ОРД) в ИС «1С Документооборот 8 КОРП» и отвечают за взаимодействие с корреспондентами.

Контроль исполнительской диспиплины осуществляет помощник генерального директора (контрольно-координационный отдел). В соответствии с резолюциями генерального директора, по результатам рассмотрения входящих писем, обращений граждан, служебных записок и возникающих задач управляющей компании, он формирует поручения для исполнения директорам направлений. Директора направлений организовывают в подчиненных им службах исполнение поручений. В ИС «Документооборот 8 КОРП» помощник генерального директора контролирует сроки и исполнение задач.

Производство и учет документов корпоративного взаимодействия осуществляется отделом корпоративных отношений (заявки на сделку ДЗО, бюллетени голосования советов директоров (СД), протоколы заседаний СД) и юридическим отделом (договоры ДЗО).

Отдел корпоративных отношений состоит из начальника отдела и 5 корпоративных секретарей. Начальник отдела корпоративных отношений отвечает за эффективную организацию процесса «Сопровождение ободрения крупных сделок ДЗО».

Корпоративный секретарь осуществляет технологическое сопровождение процесса «сопровождение одобрения крупных сделок ДЗО» по вверенному ему периметру (см. приложение 1). В периметре ответственности корпоративного секретаря находится 12-15 ДЗО.

Юридический отдел состоит из начальника отдела и 4 юристов. Начальник юридического отдела отвечает за качество процесса согласования договоров ДЗО. Юристы обеспечивают оценку юридических аспектов заключаемых договоров.

Регламентные документы, в соответствии с которыми осуществляется корпоративное взаимодействие управляющей компании и ДЗО:

- Договор с основным акционером - ОАО «АВТОВАЗ» об оказании услуг по обеспечению корпоративного взаимодействия,

- Положение об одобрении заявок ДЗО,

- Положение о бюджетировании,

- Положение о договорной работе,

- Федеральный Закон об акционерных обществах, ФЗ-208.

- Уставы ДЗО.

Согласование расходов ДЗО в рамках утвержденных бюджетов, а также мониторинг и акцепт платежей осуществляются в электронном виде в ИС «1С БИТ Финансы» и «Сбербанк- Корпорация».

Документопотоки корпоративного взаимодействия и владельцы процессов описаны в главе 3.1.4.

2.1.3 Описание корпоративной IT-инфраструктуры

Корпоративная ИС ОАО «Лада-Сервис» (рис.9) состоит из двух контуров:

Контур1. КИС управляющей компании, расположенные на серверах в центральном офисе

Контур2.Локальные ИС, расположенных на ресурсах ДЗО.

В настоящее время на предприятии эксплуатируются информационные системы на платформе 1С 8.2:

· 1С Бухгалтерия 8.2.

· 1С БИТ.Финансы 8.2

· 1С Документооборот 8 КОРП

· Система бизнес-анализа (БД MS Excel)

Краткое описание КИС Головной компании:

1С Бухгалтерия 8.2:

ДЗО получают со стороны управляющей компании (отдел методологии бухгалтерского учета) методологические модели для ведения бухгалтерского и налогового учетов, а также нормативно-справочную информацию для работы в локальных ИС «1С Бухгалтерия 8.2».

Выгрузки из баз данных ДЗО, необходимые для мониторинга, хранятся в централизованной базе -хранилище баз данных ДЗО.

Управляющая компания проводит анализ и мониторинг бухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности ДЗО и готовит консолидированную отчетную информацию для основного акционера.

1С БИТ.Финансы

ДЗО оформляют в ИС 1С БИТ.Финансы заявки на расходование бюджета и заявки на осуществление платежей. Для доступа в ИС по бюджетированию существует терминальный доступ со стороны пользователей ДЗО. Со стороны служб управляющей компании (отдел консолидации, корпоративных бюджетов и отчетности, казначейство) происходит мониторинг и акцепт заявок в части исполнения бюджетов ДЗО и акцепт платежей в системе «Сбербанк-Корпорация». Загрузка факта исполнения заявок происходит из «1С Бухгалтерия 8.2».

1С Документооборот 8 КОРП:

На предприятии внедрена в 2012 году система электронного документооборота «1С Документооборот 8 КОРП», в которой организовано документопотоками управляющей компании: учет и обработка договоров, входящей, исходящей и организационно-распорядительной документации, реализован контроль исполнения поручений, связанный с исполнением писем и внутренних документов.

В настоящее время для работы с документами корпоративного назначения на предприятии используются офисные приложения MS Word 2010, MS Excel 2010, установленные на рабочих местах пользователей. Имеется централизованный ресурс для хранения сканированных копий документов и отчетов, структурированный в виде директорий с доступом в соответствии с политиками Active Directory на файловом сервере.

Сотрудники ДЗО не имеют доступа к корпоративной СЭД. Обмен корпоративными документами (сканированные копии) происходит по электронной почте, оригиналы документов отправляются в ДЗО через почтовые организации.

Система Бизнес-анализа

Система реализована в виде базы данных MS Excel, в которой аккумулируются отчеты, производится расчет показателей и происходит формирование консолидированной отчетности для ОАО «АВТОВАЗ».

Информационной системой, представляющей базу для реализации целей работы, является ИС «1С Документооборот 8 КОРП». В данной СЭД реализованы модули учета и обработки корреспонденции, учета договоров, внутренних документов компании, архив документов, контроль исполнения поручений. На рис.10 представлено содержание модулей КИС.

2.1.4 Модель корпоративного документооборота «as is»

Корпоративное взаимодействие ДЗО с управляющей компанией осуществляется в соответствии со стратегией управления и условиями договора с основным акционером- ОАО «АВТОВАЗ».

В рамках этого процесса ОАО «Лада-Сервис» осуществляет (таблица 4):

Таблица 4

Владельцы и участники процессов представлены в таблице 5:

Таблица 5

Из данных приведенных таблиц 4,5 следует, что:

1. Процесс А1.1 осуществляется вне рамок информационной системы, а следовательно не имеет инструментов контроля.

2. Документопотоки А1.1 и А1.2 выстроены в рамках функциональных подразделений и не связаны в единый процесс корпоративного взаимодействия.

3. Основной нагрузкой на документооборот холдинга является поток документов, связанный с корпоративным взаимодействием по процессу А1.1. По данным отдела документационного обеспечения он составляет около 70% всего документооборота компании, т.е. является основным документопотоком. На рис.11 представлен корпоративный документопоток «as is».

В приложении 1 представлено описание бизнес-процессов корпоративного взаимодействия «as is».

2.1.5 Модель корпоративного документооборота «to be»

Анализ инфраструктуры корпоративной ИС и корпоративного документопотока «as is» позволяет сделать главные выводы :

- Жизненные циклы документов процесса А1.1. существуют вне рамок ИС.

- Жизненный цикл документов процесса А1.2. существует обособленно от процесса корпоративного взаимодействия.

- Отсутствует интеграция между ИС «1С Документооборот 8 КОРП» и остальными ИС контура управляющей компании;

- Доступ ДЗО к корпоративным документам холдинга ограничен рамками электронной почты, по которой пересылаются сканы документов.

- Обмен оригиналами документов происходит с использованием почтовых служб EMS, Почта России, DHL - в зависимости от срочности доставки документов.

Результат исследования проблемной области представлен в таблице 6.

Таблица 6

В связи с исследованием общей картины IT-инфраструктуры и проблемной области предлагается:

1. Осуществить автоматизацию процесса А1.1 и интеграцию в существующий контур ИС Головной компании. Реализовать удаленный доступ к корпоративным документам и процессам СЭД со стороны ДЗО (рис.12)

корпоративный документооборот электронный подпись

2. Оптимизировать документопоток А1.1. за счет максимального исключения бумажного документопотока и применения механизма ЭЦП.

3. Произвести интеграцию процесса А1.2. с процессом А1.1. и с ИС «1С БИТ Финансы» в части факта исполнения договоров (Рис.13)

4. Реализовать в ИС «1С Документооборот 8 КОРП» модуль «Учет заявок на сделку» (рис.11)

5. Ввести в СЭД практику применения ЭЦП к внутрикорпоративным документам, используя неквалифицированную электронную подпись.

Процессы корпоративного взаимодействия «to be» представлены в приложении 2.

2.2 Реализация модели в «1С Документооборот 8 КОРП»

Для ассоциации полученной модели с объектами СЭД необходимо:

1. Разработать роли в процессах

2. Разработать виды корпоративных документов СЭД

3. Разработать матрицу доступа к объектам СЭД

4. Разработать маршруты прохождения документов

5. Разработать схему интеграции документов и данных

6. Определить интерфейсы доступа

2.2.1 Разработка ролей

В соответствии с моделью «to be» определим роли и группы доступа в СЭД по корпоративному документопотоку (таблица 7).

Таблица 7

2.2.2 Виды корпоративных документов

Для реализации в СЭД корпоративного документопотока выделим документы как объекты ИС, а также процессы обработки документов (таблица 8).

Таблица 8

* Данные документы не являются документами модуля «Учет заявок», но принадлежат корпоративному документопотоку в отношениях «Управляющая компания-ДЗО», следовательно, целесообразно включить их в контур корпоративного документооборота.

2.2.3 Матрица доступа к документам и объектам

В соответствии с ролями в рассматриваемых процессах документооборота, заполним матрицу доступа к документам СЭД (таблица 9), где

С - Создание документа

Ч - Чтение документа

И - Изменение и запись документа

Д - Добавление вложений

У - Удаление документа - в таблице не участвует, т.к. удалять документы разрешено только администратору СЭД.

Доступ к внутренним документам назначается по правам к папкам документов в СЭД в рамках подразделений. Например, папка «Служебные записки ДЗО1» доступна только сотрудникам ДЗО1 и вышестоящим менеджерам ДЗО и управляющей компании. Приказы по холдингу, распоряжения, методики, положения, инструкции, нормативно-справочная информация - являются общекорпоративными документами и доступны для чтения всем пользователям СЭД.

Доступ к документам процесса А1.1 и А1.2 осуществляются в рамках групп доступа, определенных участием сотрудников в данных процессах.

Отчетная информация также доступна по тем видам документов и процессов, которые соответствуют группам доступа.

Таблица 9

2.2.4 Маршруты документов

Для автоматизации рабочих потоков необходимо определить маршруты прохождения документов, связи между ними, изменение статуса документа, механизмы постановки задач и контроля их исполнения. В СЭД «1С Документооборот 8 КОРП» для этой цели используется механизм комплексных процессов, оповещений и контроля исполнения поручений.

В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" реализованы процессы обработки документов следующих видов:

Рассмотрение- документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.

Исполнение-документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.

Согласование- приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.

Утверждение- документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.

Регистрация- документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.

Ознакомление- с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

Поручение- с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Каждый процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, процесс «Поручение» формирует задачу «Выполнить поручение» для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, - задачу «Проверить выполнение» для инициатора процесса. На каждом участке маршрута исполнитель получает уведомление о назначенной ему задаче, а автор процесса - оповещение о выполнении задачи.

Для наглядности жизненные циклы корпоративных документов представим их в графическом виде с использованием диаграмм swim lane.

Документ «Заявка на сделку» является документом-основанием для всех дальнейших документов в модуле «Учет заявок» (рис.15).

На основании Заявки на сделку со статусом «На исполнении» Корпоративный секретарь формирует документ «Бюллетень», предназначенный для формирования повестки голосования, уведомления о проведении заседания СД и получения результатов голосования (рис.16).

На основании результатов согласования Корпоративный секретарь формирует Протокол Совета Директоров, который подписывается ЭЦП Секретаря СД и Председателя СД.

Далее Корпоративный секретарь запускает процесс «Исполнение» для исполнения протокола СД, адресованный Генеральному директору ДЗО (рис.17).

Исполнение Протокола СД подразумевает под собой исполнение решения по заявленной сделке ДЗО. В системе СЭД для отражения сделок используется документ «Договор».

ДЗО инициируют в СЭД договоры для согласования их со специалистами УК. Управляющая компания акцептует параметры договора в форме согласования юридических и экономических условий, а также проверяет предмет и сумму договора на соответствие утвержденному бюджету ДЗО.

Таким образом, основанием для заключения договора ДЗО может являться документ «Заявка на покупку» (существует в рамках системы 1С «БИТ Финансы») или документ «Заявка на сделку». При инициации договора без участия в процессе «Сопровождение одобрения крупных сделок», в СЭД он не имеет документа-основания, номер и дата документа «Заявка на покупку» проставляются инициатором договора в соответствующем поле документа «Договор ДЗО».

После согласования договора, стадии его жизненного цикла: Утверждение, Регистрация и Списание в дело происходят в рамках информационного контура ДЗО.

После согласования договора, стадии его жизненного цикла: Утверждение, Регистрация и Списание в дело происходят в рамках информационного контура ДЗО.

После исполнения договора, Юрист ДЗО изменяет статус в СЭД на «исполнен», прикрепляет сканы закрывающих документов по договору и подписывает ЭЦП карточку договора, закрывающие документы и скан-копию самого договора. Генеральный директор получает задачу «Ознакомиться», и также накладывает ЭЦП на договор (рис.18). После исполнения и проверки договора приходит оповещение автору процесса- Ответственному лицу ДЗО.

Жизненные циклы общекорпоративных документов: Служебная записка, Приказ и т.д. аналогичны друг другу (рис.19).

2.2.5 Интеграция и связь документов

Рассмотрим механизм интеграции модуля «Учет заявок» с модулем «Учет договоров» и данными из ИС «1С БИТ Финансы».

Данная интеграция необходима для полноценного достижения результата подпроцесса

А1.1.5 «Контроль исполнения сделки».

Состав и связи документов по процессам А1.1 и А1.2 в системе «1С Документооборот 8 КОРП» представлен на рис.20.

Описание регламента установления связей между документами модулей в процессе А1.1.:

1. Загрузка данных факта исполнения договора из 1С БИТ Финансы происходит в автоматическом режиме 1 раз в сутки. Обработка загрузки данных производит сверку реквизитов договоров в xml-пакете и в СЭД, записывает реквизиты документов закрытия в соответствующее поле договора, формирует оповещение для Юриста ДЗО.

2. Юрист ДЗО заходит в систему, принимает изменения, прикрепляет сканы закрывающих документов, меняет статус договора с «На исполнении» на «Исполнен», устанавливает связь договора с документом-основанием (если договору предшествовало одобрение сделки) и подписывает своей ЭЦП пакет: карточку договора и вложения .

3. Юрист ДЗО формирует поручение для генерального директора ДЗО -проверить и подписать ЭЦП договор и закрывающие документы-вложения.

4. Генеральный директор ДЗО проверяет документы, прикрепляет отчет о сделке и подписывает ЭЦП.

5. Генеральный директор ДЗО формирует поручение корпоративному секретарю - проверить исполнение сделки.

Далее запускается процесс А1.1.5. «Контроль исполнения сделки» (приложение 2)

2.2.6 Интерфейсы доступа

Интерфейсы доступа настраиваются в соответствии с правами на объекты СЭД, в частности в данной работе дополнительно сформировалось 4 интерфейса доступа:

1. Интерфейс Генерального директора ДЗО (рис. 21).

2. Интерфейс члена Совета директоров ДЗО (рис.22).

3. Интерфейс юриста ДЗО (рис.23).

4. Интерфейс ответственного лица ДЗО (рис.24).

С помощью данных интерфейсов участники процессов корпоративного взаимодействия смогут исполнять свои роли в СЭД, осуществлять доступ к корпоративной информации, формировать отчетность, получать на свои рабочие места (в случае необходимости) подписанные ЭЦП документы из системы электронного документооборота.

Пользователи ДЗО осуществляет вход в СЭД через web-интерфейс. Аутентификация пользователей происходит с помощью механизма аутентификации 1С.

Проверка сертификатов ЭЦП осуществляется центром сертификации, развернутым на сервере 1С.

Для Генерального директора ДЗО и Членов СД ДЗО предусмотрен интерфейс доступа с мобильных устройств на платформе iOS.

2.3 Стратегия развития ECM - системы управления корпоративным контентом

Целевым состоянием развития СЭД в компании предлагается развитие и интеграция сервисов СЭД в систему поддержки корпоративного контента ECM.

ЕСМ система является средством интеграции структурированной и неструктурированной информации холдинга, а также информационных сервисов и ресурсов компании. Данная система является единой точкой входа сотрудников в информационное пространство холдинга.

В системе ECM предлагаются следующие возможности, объединяющие преимущества портала, электронного документооборота и корпоративных бизнес-приложений компании:

- Работа с несколькими корпоративными приложениями (например, с «1С БИТ Финансы», «1С Документооборот») в одном интерфейсе.

- Работа с электронной почтой компании.

- Работа с web-контентом (новостные ленты, блоги, форумы, календари, личные кабинеты).

- Доступ к НСИ и аналитической информации (структура компании, сотрудники, отчетная информация и т.д.).

- Электронный архив компании. Полнотекстовый поиск информации в любом формате.

- Корпоративное обучение, видеоконференции, совместная работа над проектами.

Для реализации ЕСМ и для осуществления единой точки доступа к информационным ресурсам компании в части доступа к 1С-приложениям предлагается рассматривать разработку управляемых форм в приложениях 1С и публикацию web-сервисов 1С- приложений. При этом, настраивается персонализация интерфейса для каждого отдельного пользователя в зависимости от состава его ролей в корпоративных процессах. Корпоративный портал, например, на платформе MS SharePoint, может являться основой для реализации ECM системы (рис 25.).

В данной конфигурации доступ к системе ECM возможен с любого удаленного рабочего места за счет применения web-сервиса портала.

Web-cервисы также обеспечат снижение совокупной стоимости владения за счет исключения из контура информационного взаимодействия лишних элементов инфраструктуры, таких как: дорогостоящие лицензии Microsoft, вложения в аппаратные ресурсы на местах в ДЗО.

Также ECM подразумевает сквозную систему аутентификации и управления правами пользователей, и предоставляет пользователям возможность использования данных, хранящихся в различных хранилищах в сети компании (рис.26) .

Масштабирование ECM и подключение новых АРМ происходит быстро и малозатратно.

Развитие средств криптошифрования находится на витке создания кроссплатформенных приложений для мобильных устройств и, соответственно, процессы согласования и подписания ЭЦП документов будут доступны в скором времени на любых мобильных устройствах.

Уже сейчас КриптоПро ЭЦП Browser plug-in позволяет реализовать работу с ЭЦП (в том числе и с усовершенствованной ЭЦП) в следующих веб-браузерах:

· Microsoft Internet Explorer,

· Mozilla Firefox,

· Opera,

· Apple Safari,

· Google Chrome,

Поддерживаемые операционные системы:

· Microsoft Windows XP/2003/Vista/2008/W7/2008R2,

· Linux,

· FreeBSD,

· AIX PPC,

· Solaris Intel,

· Apple iOS,

· Apple MacOS.

С развитием законодательной базы для юридически значимого документооборота появится возможность перехода документопотока по учету и исполнению договоров с внешними контрагентами на безбумажные технологии с применением ЭЦП.

Развитие услуг Дата-центров в будущем обеспечит снижение затрат на содержание инфраструктуры и повышение надежности хранения электронных документов в соответствии с требованиями законодательства.

Общее понимание необходимости формирования единого информационного пространства для корпоративного взаимодействия в холдинге выводит построение ECM системы на первое место в IT-стратегии холдинга.

2.4 Расчет эффективности внедрения

По данным Национальной Ассоциации инноваций и развития информационных технологий при внедрении СЭД, происходит сокращение затрат на (рис.26):

По данным Siemens Business Services, при использовании СЭД для автоматизации документопотоков:

- Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

- Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% снижается в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

- Наблюдается экономия времени на различные операции:

20 % - поиск и ожидание поступления документов;

20 % - согласование и утверждение документов;

10% - передача документов между подразделениями;

10% - подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД - более 60%.

Сравнение времени операций бумажного и электронного документооборота представлено в таблице 9.

Таблица 9

Из таблицы следует, что при использовании СЭД экономится 72,5 % времени.

Итак, при использовании СЭД:

Экономится время - на поиск документов тратятся не часы, а секунды.

Ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа.

Процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме.

Время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа.

Подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

Отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами - СЭД обеспечивает возможность удаленной работы с документами.

Как следствие вышеперечисленного происходит повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ.

Произведем расчет экономического эффекта от внедрения безбумажного корпоративного документопотока в СЭД.

1.Исходные данные компании:

1.Кол-во сотрудников, участвующих в корпоративном документообороте - 250 человек, в том числе по 3 пользователя от ДЗО, итого 2*70=210 пользователей, 40 пользователей- члены Совета Директоров ДЗО (в настоящее время являются сотрудниками управляющей компании). С учетом того, что стратегия УК может меняться и Совет директоров может выйти за рамки УК, расчет произведем с учетом дальнейшего возможного прироста пользователей-членов Совета директоров ДЗО.

2.Среднемесячный фонд заработной платы- 250 000 ($)

3.Доля рабочего времени сотрудников, участвующих в ДО- 20%

2.Предлагаемое архитектурное решение:

На предприятии реализована клиент-серверная архитектура «1С Предприятие».