Автоматизация корпоративного документооборота холдинга с применением электронно-цифровой подписи

Инфраструктура «1С Документооборот 8 КОРП» состоит из:

- сервера баз данных на платформе СУБД SQL Server 2008,

- терминального сервера,

- сервера приложения 1С.

Организацию доступа новых пользователей к приложению предлагается реализовать через web-сервис 1С.

При переходе на безбумажный корпоративный документопоток электронный архив становится критичным ресурсом, следовательно, требуется наращивание мощности аппаратного комплекса. Предлагается закупить сервер приложений для организации кластера серверов приложений и СХД для организации надежного хранения данных.

3. Расчет экономического эффекта от внедрения системы СЭД

Согласно выполненным расчетам, ориентировочный экономический эффект от внедрения СЭД (в течение 2 лет эксплуатации)с оставит:

$338876,13 и затраты на внедрение СЭД окупятся в течение полугода после внедрения.

Заключение

Переход от традиций к инновациям всегда сопряжен с огромным количеством как ресурсных, так и организационных проблем и противоречий. Одной из причин является то, что организация, как и любая система, стремится к сохранению своего статичного состояния, тогда как окружающая бизнес-среда выдвигает высокие требования к динамичному и эффективному менеджменту. Существующие противоречия между функциональным и процессным подходами необходимо решать путем:

- построения эффективных моделей управления процессами компании,

- активного вовлечения подразделений в данные процессы,

- повышения осознания места и роли сотрудников в жизни компании,

- применения возможностей IT для автоматизации рабочих процессов и создания эффективных инструментов управления.

Развитие тенденции к сглаживанию жестких функциональных границ подразделений организации выводит процессный подход на первый план как инструмент эффективного управления всеми видами ресурсов на предприятии и снижения операционных потерь и внутрифирменных трансакционных издержек.

Практика применения процессного подхода посредством автоматизации рабочих процессов способна существенно поднять уровень зрелости организации. В свою очередь, создание единого информационного пространства для взаимодействия сотрудников компании- системы управления корпоративным контентом (ECM), способно не только повысить корпоративное сознание сотрудников, их ответственность за свою роль в жизненном цикле компании, но и решить множество организационных проблем, снизить затраты и издержки компании.

Применение ЭЦП в системе электронного документооборота - это шаг к максимально возможному переходу на безбумажные технологии. Полный отказ от бумажных носителей на сегодняшний день невозможен, и СЭД скорее всего еще долгое время будут носить смешанный, бумажно-электронный характер. Основная цель применения IT- технологий в управлении документопотоками - в достижении баланса функций и процессов, баланса работы с бумажными документами и применения электронных носителей информации там, где это возможно.

В данной работе в соответствии с поставленной целью:

1. Проведено исследование и анализ организационной структуры холдинга, IT-инфраструктуры управляющей компании и ДЗО, организационно-распорядительной и нормативной документации, документопотоков и процессов корпоративного взаимодействия управляющей компании и дочерних обществ.

2. Произведено описание бизнес-процессов корпоративного взаимодействия «as is» с применением нотаций IDEF0 и ARIS. Описана проблемная область и предложены пути решения описанных проблем.

3. Разработана модель рабочих потоков «to be» корпоративного взаимодействия служб головной компании и ДЗО. Предложены пути интеграции процесса корпоративного взаимодействия в информационный контур компании.

4. Описана реализация полученной модели в ИС «1С Документооборот 8 КОРП» через разработку модуля «Учет заявок на сделку», в том числе решены задачи по:

- минимизации производства бумажных документов путем переноса функций согласования, подписания и хранения корпоративных документов в электронный вид с применением ЭЦП;

- реализации доступа сотрудников ДЗО и членов СД к корпоративным документам через web-интерфейс.

- интеграции системы электронного документооборота с корпоративными бизнес-приложениями компании в части процесса корпоративного взаимодействия управляющей компании и дочерних обществ.

5. Рассчитан экономический эффект от автоматизации корпоративного документопотока.

6. Показан эффект от внедрения СЭД, выраженный в построении качественно новой системы управления процессами корпоративного взаимодействия.

7. Обозначена стратегическая IT цель - развитие и интеграция корпоративных приложений и IT-сервисов в систему поддержки корпоративного контента ECM на платформе портала MS SharePoint.

Достигнутые результаты работы позволяют сделать выводы о:

- Важности применения процессного подхода для осуществления эффективного управления деятельностью холдинговых структур;

- Необходимости реализации рабочих потоков (workflow) с применением электронной цифровой подписи в системах электронного документооборота для оптимизации процессов, сокращения затрат и издержек;

- Тенденциях и перспективах развития систем управления корпоративным контентом ЕСМ - как единого корпоративного информационного пространства для эффективного взаимодействия всех структурных подразделений холдинга.

Список использованных источников

1. С.В. Иванов. Лекционный материал по курсу «Электронный документооборот».

2. ИСО 9000:2000. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

3. ИСО 9001:2000. Системы менеджмента качества. Требования.

4. Ананьин В. Трансакционные издержки и информационные технологии. БИТ-Петербург, 2002

5. Карабанов Б.М .5 шагов к процессному управлению, С-Пб: 2002 - 107с.

6. Вишняков О.Л., Крохин В.В. Основные понятия теории процессного управления., 2004.

7. Спецификация Коалиции по управлению workflow (Workflow Management Coalition). Терминология и глоссарий.

8. Пинаев Д. Борьба функционального и процессного управления.Журнал "БОСС" №3'2012.

9. Панов М. Грамотное управление, как не сгореть на работе.Журнал "Консультант" № 23, декабрь 2011.

10. Майк Ротер, Джон Шук «Учитесь видеть бизнес-процессы. Практика построения карт потоков создания ценности». М.: Альпина Бизнес Букс. 2005- 144 с.

11. Федеральный закон Российской Федерации ФЗ-63 «Об электронной подписи».

12. http://www.cryptopro.ru/ Сайт компании «Крипто ПРО CSP».

13. http://www.pcweek.ru/ электронное издание PC Week.

14. http://ibusiness.ru/ информационный ресурс.

15. http://consulting.1c.ru официальный сайт компании «1С».

16. http://ecm-journal.ru/ электронное сообщество по системам СЭД и ЕСМ.

17. http://www.delo-press.ru информационный ресурс.

18. http://ru.wikipedia.org Электронная энциклопедия.

19. http://www.nair-it.ru Сайт Национальной Ассоциации инноваций и развития IT.

Размещено на Allbest.ru