Рабочее место делопроизводителя оснащено компьютером, принтером, ксероксом, телефоном, факсом.

2.2 Информационное обеспечение делопроизводителя на примере Администрации п. Лыхма

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Входящий документопоток образуют документы руководства Администрации (приказы, распоряжения, решения) и неподчиненных организаций (письма). Исходящие документы направляются руководству Администрации и другим структурным подразделениям (отчетные документы), а также неподчиненным организациям (письма). Внутренний документопоток образуют документы: должностные инструкции, инструкция по делопроизводству, штатное расписание, должностные и объяснительные записки, заявления. Входящие и исходящие документы Администрации поступают и отправляются почтой, факсом и электронной почтой. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через канцелярию. Документы, не требующие доклада руководству Администрации, направляются канцелярией для исполнения в структурные подразделения. Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Автоматизация делопроизводства Администрации п. Лыхма предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

Рисунок 1. - Схема автоматизации работы с документами Администрации п. Лыхма

Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управлению предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы, и уменьшение затрачиваемого для этого времени.

Документов поступают в Администрацию по почте, электронной почте и факсу.

Все документы регистрируются централизованно, т. е. в канцелярии. Перечень регистрируемых документов закреплен в Инструкции по делопроизводству. Документы, адресуемые непосредственно в Администрацию, регистрируются в «Журнале входящих и исходящих документов». При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю. На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На документах, не подлежащих вскрытию, штамп ставится на конверте.

Справочно-информационным фондом является журнал регистрации входящих и исходящих документов. Автоматизированный информационный фонд отсутствует.

Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ. Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя Главы Администрации. Ответственность за обеспечение работы автоматизированной системы контроля в управлении делами в Администрации возлагается на сотрудников канцелярии. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены сроки. Если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок, документы без указания срока исполнения - в месячный срок, если в документе имеется пометка «срочно» - то в трехдневный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.

Номенклатуру дел администрации составляет канцелярия и согласовывается с экспертной комиссией. При составлении используются: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности, с указанием сроков хранения; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов; Примерная номенклатура дел Администрации. Номенклатура дел состоит из 5 граф. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения структурного подразделения (индекс Администрации - 4) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей). Графа 3 заполняется по окончании учебного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Экспертизу ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия. Функции, права, организация работы закреплены в Положении о постоянно действующей экспертной комиссии. ЭПК путем постраничного просмотра отбирает дела для постоянного хранения, временного а также с истекшим сроком хранения. По результатам экспертизы ценности составляются описи дел постоянного, временного хранения (свыше 10 лет), по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению. В архив Администрации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет) сдачи в архив не подлежат. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом и сотрудника, передавшего дела.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении Администрации п. Лыхма установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы Администрации п. Лыхма:

1) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

2) организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

3) осуществление эффективного поиска информации;

4) обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:

- ввод, подготовка и редактирование документов;

- регистрация документов;

- совместная работа над документами;

- контроль исполнения документов;

- создание баз данных (хранение документов);

- прием и пересылка документов;

- систематизация документов, формирование дел;

- подготовка к хранению и архивное хранение дел. Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

В Администрации п. Лыхма применяется система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело». Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя два продукта:

- «ДЕЛО-Предприятие» -- многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

- «ДЕЛО-Секретарь» -- полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine(MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных подразделений крупных организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих - входящих документов».

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

Также в Администрации п. Лыхма в пробном варианте внедряется система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интерграст».

Система включает в себя три продукта:

- «Делопроизводство» -- комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает: регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.

- «Малый офис» -- комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг. Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени. Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.

- «Канцелярия» -- система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает: подготовку и храпение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрация входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов но подразделениям; сортировка и поиск документов, формирование сводок и отчетов. Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций на базе DOCS Open и WorkRoute.

Данная система применяется для комплексной автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций. В Администрации п. Лыхма используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

- автоматизация централизованной службы ДОУ;

- автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;

- автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;

- автоматизация централизованного архива.

Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

- варианты организации внутримашинного информационного обеспечения,

- банк данных, его состав, модели баз данных,

- хранилища данных и базы знаний.

Таким образом, источником формирования внутримашинного информационного обеспечения служит внемашинная информационная база.

Внемашинное информационное обеспечение - информация, которая воспринимается человеком без каких - либо технических средств (документы). Внутримашинное информационное обеспечение - совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам. Содержит массивы данных на машинных носителях и программу организации доступа к этим данным.

Информационное обеспечение формирует информационную среду.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

Опубликованные источники

1. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собр. законодательства РФ. - 2006.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. : Изд- во стандартов, 1998.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. : Изд-во стандартов, - 2003.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М. : ВНИИДАД, 1991. - 76 с.

Литература

5. Абрамов, С.А. Экономическое обоснование автоматизации обработки информации. / С.А. Абрамов. - М.: Прогресс, 2004. - 176с.

6. Вершинин, О.Е. Компьютер для менеджера: учебное пособие. / О.Е. Вершинин. - М.: Знание, 2000. - 418с.

7. Годин, В. В. Управление информационными ресурсами: модульная программа для менеджеров. Модуль 17 / В. В. Годин. - М. : «Инфра - М», 2000. - 352 с.

8. Голенищев, Э. П. Информационное обеспечение систем управления. Серия «Учебники и учебные пособия» / Э. П. Голенищев. - Ростов н/Д: «Феникс», 2003. - 352 с.

9. Звешинский, С.М. Эффективность системы информационного обеспечения. / С.М. Звешинский. - М.: Наука, 2007. - 622с.

10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 272с.

11. Комышев А.Л. Основы документационного обеспечения управления. / А.Л. Комышев. - М.: Дело и Сервис, 2008. - 224с.

12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). / Т.В. Кузнецова. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2009. - 384с.

13. Костомаров, М. Н. Информационное обеспечение управления. / М. Н. Костомаров. - М: 1990.

14. Костомаров, М. Н. Международные и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных: Учеб. пособие. / М. Н. Костомаров. - М: РГГУ, 2000. - 127 с.

15. Кудряев, В. А. Организация работы с документами: учеб. для вузов. / В.А. Кудряев. - М.: ИНФРА - М, 2008. - 592 с.

16. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. / М.В. Ларин. - М.: Прогресс, 2008. - 462с.

17. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003./ В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2008.920 с.

18. Леонтьев В.П. Персональный компьютер./ В.П. Леонтьев.-М.:ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-900 с..

19. Лукьянов Д.Б.Информатика и математика. Курс лекций./ Д.Б.Лукьянов. А.Н. Прокопенко.-Белгород ООНИ и РИД БелЮИ МВД России, 2004.-201с.

20. Макарова Н. В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н. В Макарова Г. С. Николайчук, Ю. Ф. Титова. - СПб:. Питер, 2003. - 410 с.

21. Моисеев Р. Н. Современное документоведение. / Р.Н. Моисеев. - М.: АСТ, 2007. - 377с.

22. Титоренко, Г. А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. / Г. А. Титоренко. - М: Юнити, 2006. - 400 с.

23. Титоренко, Г. А. Информационные технологии управления. / Г. А. Титоренко. - М: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 439 с.

24. Титоренко, Г. А. Компьютерные информационные системы управленческой деятельности. / Г. А. Титоренко. - М: ЮНИТИ, 1993.

25. Фридланд А.Я. Информатика и компьютерные технологии / А.Я. Фридланд, Л.С. Ханамирова.- М.: Астрель. 2003.- 204 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Схема иерархической модели БД

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Сетевая модель БД

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Реляционная модель БД

Размещено на Allbest.ru