Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Челябинская государственная академия культуры и искусств»

Институт документальных коммуникаций

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

Кафедра документоведения и музееведения

КУРСОВАЯ РАБОТА

по курсу «Информационное обеспечение управления»

Состав информационного обеспечения управления

Выполнил: студентка 4 курса

ИДК, гр. 804. В. А. Русанова

Руководитель: кандидат

педагогических наук, доцент

Баштанар И. М.

Рецензент: кандидат

педагогических наук, доцент

Баштанар И. М.

Челябинск 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ 3
• ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 7
• 1.1 Информационное обеспечение: понятие, структура, требования 7
• 1.2 Внемашинное информационное обеспечение 13
• ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ П.ЛЫХМА 32
• 2.1 Общая характеристика Администарции п. Лыхма 32
• 2.2 Информационное обеспечение делопроизводителя на примере 34
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ 42
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 44
• ПРИЛОЖЕНИЯ 46

ВВЕДЕНИЕ

Информационная система с позиции документоведения представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются такие, как планирование, организация, мотивация и контроль. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение - важнейший элемент информационной системы, предназначенный для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений [8].

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки информационного обеспечения информационных систем определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки информационного обеспечения - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений (8).

Основное назначение информационного обеспечения - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий (8).

Этим обусловливается актуальность темы курсовой работы.

Целью курсовой работы является изучение состава информационного обеспечения управления.

В соответствии с поставленной целью в работе ставились следующие задачи:

- изучить информационное обеспечение;

- рассмотреть понятие, структуру и требования;

- проанализировать внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Объект исследования - администрация п. Лыхма, предмет - информационное обеспечение организации.

В процессе написания курсовой работы были использованы законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства. Использование законодательных актов и нормативно-методических документов было продиктовано темой исследования.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (6) определяет, процессы функционирования информации и документации в обществе, в системе государственного и хозяйственного управления. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (7). Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов (3). Устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (4), является одним из основополагающих федеральных методических документов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному документоведениеу. ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.

На основе федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты: постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, которые активно используются в деятельности любой организации.

В качестве методического материала использованы научные, учебные, практические материалы: Информационное обеспечение управления рассматривалось Э. П. Голенищевым (6), М. Н. Костомаровым (7). Информационные технологии управления Г. А. Титоренко (9, 10, 11). Управление информационными ресурсами рассматривались В. В. Годиным(5).

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений. Во введении обосновывается выбор темы исследования, ее актуальность, анализируется степень ее изученности, формулируются цели, задачи, методологические основы исследования, структура работы.

В первой главе раскрываются основные понятия «информация», «данные», «знания», «информационное обеспечение», виды и свойства знаний, свойства информации, особенности и структура управленческой информации, структура и требования информационного обеспечения.

Во второй главе рассматриваются внемашинное информационное обеспечение, система показателей, система классификации и кодирования информации, системы документации, информационные потоки, документооборот, внутримашинное информационное обеспечение, варианты организации внутримашинного информационного обеспечения, банк данных, его состав, модели баз данных, хранилища данных и базы знаний.

В заключении подводятся итоги, формулируются основные выводы. Список использованной литературы содержит 25 источников по теме. Приложения дополняют текст курсовой работы таблицами, схемами.

информационное обеспечение кодирование данные

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1.1. Информационное обеспечение: понятие, структура, требования

Информационное обеспечение - важнейший элемент информационной системы и информационных технологий - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений(7).

Информационное обеспечение включает совокупность:

1. системы показателей;

2. потоков информации - вариантов организации документооборота;

3. систем классификации и кодирования экономической информации;

4. унифицированные системы документации;

5. различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

В ходе разработки информационного обеспечения:

· определяется состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления,

· устанавливаются их объемно-временные характеристики и информационные связи;

· составляются различные классификаторы и коды;

· определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче;

· ведется организация информационного фонда;

· определяется состав базы данных.

Цель разработки информационного обеспечения - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений(7).

Основное назначение информационного обеспечения - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Требования, предъявляемые к информационному обеспечению:

· представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу;

· обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов;

· предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания;

· в процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога(6).

Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных.

Поэтому в составе информационного обеспечения выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Основные требования к информационному обеспечению управления - это полнота, объективность и оперативность получения и анализа информации. Рассмотрим далее, какого рода информация необходима для поддержки принятия решений на всех уровнях управления.

Информация об организационно-функциональной структуре предприятия включает:

· перечень подразделений;

· иерархия подразделений;

· основные функции подразделения;

· численность сотрудников в подразделениях;

· функциональное назначение подразделений и должностные обязанности отдельных сотрудников.

Информация о документах, участвующих в документообороте предприятия. Причем все типы документов можно разбить на две группы:

· типовые нормативные документы;

· внутренние документы, существующие только в данной компании и отражающие специфику ведения бизнеса.

Для каждого типа документа должна быть определена схема движения, описывающая его жизненный цикл (кем и когда инициируется создание документа, каковы этапы коллективной работы над документом, какую хозяйственную операцию отражает, кем и как долго хранится документ).

Алгоритм формирования цен для торговых и торгово-производственных компаний.

Принципы ведения учета, включающие:

· алгоритм формирования себестоимости и учет издержек, принятый в компании;

· принципы построения управленческого учета в отдельных бизнес-процессах;

· принципы построения бухгалтерского учета;

· схемы учета хозяйственных операций.

Разнообразная аналитическая информация, представляемая обычно в виде отчетов, и подводящая итоги функционирования предприятия за определенный период.

Статистическая информация о деятельности компаниинеобходима для проведения сравнительного анализа и прогнозирования.

Информация о «внештатных» ситуациях, причинах их возникновения и путях выхода из них.

Все функциональные режимы обработки информации могут технологически осуществляться в АРМ-аналитик на основе централизованного и децентрализованного информационного обеспечения.

Информационное наполнение АРМ при определении круга пользователей и выяснении сущности решаемых ими задач осуществляет информационное обеспечение АРМ. В сфере организационного управления пользователи могут быть условно разделены на три категории: руководители, персонал руководителей и обслуживающий персонал. Разрабатываемые АРМ для разных категорий пользователей отличаются видами представления данных. К примеру, обслуживающий персонал обычно имеет дело с внутренними данными организации, решает повторяющиеся задачи, пользуется, как правило, структурированной информацией.

Руководителям требуются как внутренние, так и внешние данные для реализации цели управления или принятия решения.

Применение АРМ не должно нарушать привычный пользователю ритм работы. АРМ концентрируют внимание пользователя на логической структуре решаемых задач, а не на характеристике реализующей их программной системы. Однако если заданное системе действие не производится, пользователь должен знать причину, и информация об этом должна выдаваться на экран.

Эти соображения лежат в основе разработки информационного обеспечения конкретного АРМ при организации внутри машинной информационной базы (выбора необходимого состава показателей, способа их организации и методов группировки и выборки необходимых данных).

Если АРМ является элементом распределенной системы обработки информации, например сети, существуют дополнительные требования к организации информационной базы.

Структура базы данных должна позволять легко расчленять ее на составные фрагменты, размещаемые на отдельных АРМ, обеспечивать защиту от несанкционированного доступа к данным.

Структура базы должна обеспечивать единовременный процесс корректировки нескольких одинаковых баз, хранящихся на разных АРМ.

База должна быть минимально избыточна и одновременно удобна для архивирования данных.

Система информационного обеспечения управления организации должна учитывать специфику региона - отраслевую структуру производства, приоритетные направления развития экономики, наличие ресурсов, демографические и миграционные особенности региона. На территории региона осуществляют свою деятельность многочисленные организации. На современном этапе при их взаимодействии координируется информационно-аналитическая деятельность, создаются информационные ресурсы общего пользования, обеспечивается информационная безопасность, осуществляется информационный обмен. Если привести в пример органы государственной власти и местного самоуправления, то информационные потребности федерального и регионального уровня обычно находятся в различных плоскостях, поэтому важной задачей является оптимизация информационных связей, усилий и затрат на обеспечение сбора, обработки и предоставления информации.

Процесс управления в современной организации корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений:

Стратегический уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

Несмотря на множество реально работающих информационных систем управления в современных организациях, пока нет примеров исчерпывающего решения задачи интеграции всех информационных ресурсов территории, то есть создания поля данных, на котором можно было бы ставить и решать математически корректную оптимизационную задачу. Такое положение будет меняться в процессе развития и усиления значимости информационно-аналитической деятельности организации. Сегодня эти процессы проявляются в функциональном (идет переход от автоматизации информационно-справочной деятельности к автоматизации аналитической обработки данных), технологическом (от централизации информации к распределенной системе хранения и аналитической обработки данных) и организационном аспектах (лица принимающие решения все чаще доверяют информационно-аналитическим технологиям).

1.2 Внемашинное информационное обеспечение

Внемашинное информационное обеспечение включает:

· систему показателей,

· система классификации и кодирования информации,

· системы документации, информационные потоки, документооборот.

Система показателей.

Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач ИС. Она определяет содержание управленческих документов и массивов. Например, система экономических показателей, представленная в балансе предприятия, в наряде на сдельную оплату труда и пр.

Факторы, определяющие построение системы показателей:

· организационная структура предприятия (уровень управления);

· организационно-правовая форма;

· управленческие концепции, технологии, процедуры;

· функции управления (этапы управленческого цикла, объект управления).

Принятие управленческих решений базируется на отборе, обработке и анализе данных хозяйственного учета:

· оперативного,

· финансового (бухгалтерского),

· статистического.

Каждый из видов учета выполняет свои специфические функции и имеет определенный состав взаимосвязанных показателей(5).

Данные оперативного учета содержат различные показатели в первичных учетных документах (о выработке, поступлении материалов, отгрузке продукции и др.).

Данные финансового учета отражаются системой показателей, предусмотренных планом счетов бухгалтерского учета и утвержденной финансовой отчетности.

Система статистических показателей, сформированная на основании данных бухгалтерского учета, содержится в единых формах статистической отчетности.

Показатели бухгалтерской и статистической отчетности отражают состояние предприятия, фирмы на определенную дату (месяц, квартал, год).

Основная цель отчетности - предоставление заинтересованным сторонам информации о финансовом положении, результатах хозяйственной деятельности, прибыльности (убыточности), перспективе развития.

Баланс является одним из важнейших отчетных документов и отражает наличие финансовых средств у предприятия на определенную дату.

Показатели баланса делятся на две части: актив и пассив. В активе показатели группируются по составу и размещению финансовых средств предприятия, в пассиве - по источникам их формирования.

Система показателей, связанная с управлением производством, занимает значительное место в документоведениее. Например, для управления технологической подготовкой производства используются различные системы показателей, связанные с нормами расхода материалов, нормами времени и расценками на деталь (соединения), трудоемкостью на изготавливаемую продукцию, применяемости деталей и т.д.

Для оперативного управления производством разрабатывается система показателей бизнес-плана, например планируемое количество выпускаемых изделий, трудоемкость программ, плановая численность работающих, потребное количество оборудования, расчет плановой себестоимости выпускаемой продукции и т. д.

Система показателей функции управления маркетингом

· ограниченный / расширенный ассортимент,

· его ширина/глубина,

· отличительные характеристики товара,

· его имидж,

· жизненный цикл товара,

· объем сбыта (физическое / денежное выражение),

· распределение продаж по каналам сбыта,

· динамика продаж,

· чувствительность покупателей к ценам / сбыту / коммуникации

· показатели прибыльности, рентабельности (производственных фондов, инноваций),

· формирование и распределение прибыли,

· ликвидность предприятия (размер его капитализации).

Показатели эффективности документоведениеа организации

Обобщающие показатели, характеризующие конечный результат работы предприятия: объем производства, прибыль, рентабельность;

Частные показатели использования отдельных видов ресурсов: труда, основных фондов, инвестиций.

Все показатели экономической эффективности делятся на

· количественные (экономия трудоемкости и стоимости)

· качественные, отражающие достижения социальной эффективности (повышение научно-технического уровня, интеграция производственных процессов, повышение квалификация).

Системы классификации и кодирования

Автоматизированная обработка на ЭВМ позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам, например, по работающим подразделениям.

Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Как правило, кодируются те буквенные выражения реквизитов-признаков, по которым делается группировка.

Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляют классификаторы.

Классификатор - это систематизированный свод однородных наименований, т.e. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными.

При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих-коды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в нее объекты.

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации:

· минимизация объема призначной информации при вводе ее в ВТ и передаче по каналам связи;

· сортировка и поиск информации по ключевым признакам;

· разработка сводных экономических отчетов по различным признакам;

· декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных классификаторов:

· Общероссийские классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны.

· Отраслевые, единые для конкретной отрасли

· Локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.

В ОК 026-2002 Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) все общероссийские классификаторы распределены на восемь групп в зависимости от вида информации, на которую они разработаны:

1 - социальная информация;

2 - информация по описанию организации экономики;

3 - информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах;

4 - информация о природных и трудовых ресурсах;

5 - информация о финансово-кредитной сфере;

б - информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения;

7 - информация о стандартах и технологических процессах;

8 - прочие виды технико-экономической и социальной информации(8).

Локальные коды, как уже отмечалось, составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. При этом должно соблюдаться неукоснительное правило: локальные коды должны быть едиными при решении различных экономических задач. Например, коды табельных номеров одновременно используются управлением кадров для учета численности работающих и в бухгалтерии для выполнения расчетов по заработной плате; коды материалов - при заготовлении материалов в отделе снабжения; при учете их движения - на складе.

Основными номенклатурами локальных кодов на предприятии являются:

· структурные подразделения;

· работающие;

· поставщики;

· покупатели;

· акционеры;

· материалы;

· готовая продукция;

· изделия, детали, соединения, полуфабрикаты;

· операции технологического процесса;

· основные средства;

· специальности и др.

Приступая к составлению классификаторов, прежде всего, определяют, какие общероссийские и отраслевые классификаторы можно использовать.

Разработка классификаторов состоит из четырех этапов:

1. Установление перечня и количества объектов, подлежащих кодированию,

2. Систематизация объектов по определенным классификационным признакам (выбор системы классификации).

3. Определение правил обозначения объектов кодирования (выбор системы кодирования).

4. Разработка кодовых обозначений и положений по их ведению и внесению в них изменений.

На первом этапе определяются объекты (номенклатуры), подлежащие кодированию. Ими могут быть работающие, материалы, подразделения, оборудования, предприятия, организации и т. д. Затем по каждой номенклатуре устанавливается полный список всех позиций, подлежащих кодированию.

На втором этапе каждая номенклатура систематизируется по определенным классификационным признакам на основе выбранной системы классификации. Упорядоченное расположение классифицируемых элементов на основе установленных взаимосвязей между признаками составляет систему классификации.

На третьем этапе на основании системы классификации определяют правила обозначения объектов в соответствии с выбранной системой кодирования. Выбор системы кодирования в основном зависит от количества классификационных признаков и разработанной системы классификации и структуры ее построения.

На четвертом этапе осуществляется непосредственное присвоение объектам кодовых обозначений, т. е. выполняется процесс кодирования - присвоение условных обозначений различным позициям номенклатуры. Заканчивается этот этап составлением классификатора, который оформляются в виде справочника(8).

Варианты применения классификаторов:

Первый - для ручного проставления кодов в документах.

Второй - хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

В первом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке. Так, в сводных бухгалтерских отчетах (баланс, отчет о прибылях и убытках и др.) в заголовочной части бланка проставляются коды постоянных признаков отчитывающейся организации:

· идентификационный номер налогоплательщика (ИНН),

· код организации по ОКПО,

· отрасль (вид деятельности) по ОКОНХ,

· организационно-правовая форма по КОПФ,

· орган управления государственным имуществом по ОКПО;

· единица измерения по ОКЕИ.

Если при машинной обработке на предприятиях (организациях, фирмах) осуществляется ввод данных с первичных документов, то документы предварительно кодируются, коды проставляются вручную в соответствии с инструкцией в специально отведенные места документа, в зоны постоянных и переменных признаков документа.

Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ПК с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате. В процессе обработки фамилия, имя, отчество, взятые из справочника, подформировываются к каждому табельному номеру. В результате в расчетно-платежной документации печатаются все фамилии работающих(9).

Требования, предъявляемые к кодам:

· должны охватывать все объекты, подлежащие кодированию;

· давать им однозначное обозначение;

· предоставлять возможность расширения объектов кодирования без изменения правил их обозначения;

· быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета и технической подготовки производства);

· отличаться стабильностью, удобством восприятия и запоминания кодовых обозначении, обеспечивающим простоту заполнения, чтения и обработки;

· обладать максимальной информированностью кода при минимальной его значности;

· иметь возможность использования кодов для автоматического получения сводных итогов и автоматического контроля кодовых обозначений с целью обнаружения ошибок.

Назначение систем кодирования:

· группировка информации в машине;

· подведение итогов по всем группировочным признакам и их печать в сводных таблицах;

· выполнение процедур поиска, хранения, выборки информации;

· передача информации по каналам связи.

В последние годы стало широко использоваться штриховое кодирование. Оно является наименее дорогостоящим и поэтому наиболее применимым. Штриховой код основан на принципе двоичной системы счисления: информация запоминается как последовательность 0 и 1. Широким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значение - 1, узким - 0.

Штриховое кодирование есть способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос.

Применение штрихового кодирования позволяет:

· получить необходимую информацию, характеризующую товар, его свойства;

· обеспечить возможность эффективного управления товародвижением вообще и к потребителю в частности;

· автоматизировать процессы расчетов за продаваемые товары;

· повысить эффективность управления производством.

К средствам формализованного описания экономической информации относится понятие «идентификатор».

Идентификатор - это условное обозначение реквизитов документов буквами латинского или русского алфавита.

Используется при описании реквизитов документов в постановке задач для последующего проектирования и программирования. Количество знаков должно находиться в диапазоне 3-8.

Системы документации, информационные потоки, документооборот.

Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления. Оно осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации. Основным носителем информации при этом является документ.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель(2).

В деятельности любого управленческого аппарата реализуются определенные управленческие функции. Часть из них являются типовыми, присущими любому управленческому аппарату, например планирование деятельности, организация системы управления, учет и отчетность, кадровое обеспечение и др.

В пределах отдельных организаций наряду с типовыми большую часть документов могут составлять специфичные, т. е. документирующие определенную отрасль деятельности. Например, в пенсионных фондах это документы по расчету и начислению пенсий, в вузах, других учебных заведениях - по организации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы - налоговая документация и т. д.

В соответствии с этими функциями исторически формируется комплекс документов, составляющий систему документации.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависят:

· сокращение объемов работ по ее оформлению и подготовке к вводу в персональный компьютер;

· уменьшение числа возможных ошибок и повышение надежности системы в целом.

Четкое построение документов, унификация и упрощение их форм способствуют сокращению цикла обработки и своевременному получению всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы бумажные или экранные носители информации, имеющие юридическую силу(9).

Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий, принято называть первичными.

Документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений - выходными.

В зависимости от места возникновения документы подразделяются на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.

В зависимости от выполняемых функций управления выделяют на документы бухгалтерского учета, плановые, статистические, документы оперативного управления.

В целях:

· сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов,

· типизации их формы,

· снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку,

· достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УСД - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

При создании УСД используется метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют девять унифицированных систем документации:

· унифицированная система организационно-распорядительной документации;

· унифицированная система банковской документации;

· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· унифицированная система отчетно-статистической документации;

· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· унифицированная система документации по труду;

· унифицированная система документации ПФ РФ;

· унифицированная система внешнеторговой документации;

· унифицированная система первичной учетной документации.

Каждой утвержденной Ростехрегулированием форме документа присваивается в соответствии с ОКУД код, который располагается в верхней правой части документа. Основой построения стандартных форм документов являются утвержденные формуляры-образцы. Так, составление организационно-распорядительных документов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003; это - основные положения о составлении и оформлении документов и формуляр-образец, представляющий собой модель формы, присущей данной унифицированной системе.

Унифицированная система документации устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

Требования, предъявляемые к первичным документам:

· содержать достоверные данные о состоянии объекта и минимальный, но достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации, используемой для управления организацией;

· обслуживать все звенья и виды хозяйственного руководства и обеспечивать выполнение не только функции учета, но и функции регулирования и оперативного управления;

· быть максимально приспособленными для машинной обработки и удобными для восприятия человеком;

· содержать минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных;

· реквизиты, вводимые с клавиатуры в машину, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линией.

Первичный документ включает определенный состав реквизитов-признаков:

· справочных;

· группировочных,

реквизитов-оснований:

· исходных;

· результатных.

Унифицированный документ состоит из трех частей:

1. заголовочной,

2. содержательной,

3. оформительской. (Приложение 1)

Заголовочная зона - для размещения наименования формы документа, кода формы, идентификатора (кода, номера) документа, сфера применения (уровень действия) формы документа и др.

Заголовочная часть содержит:

· наименование предприятия, организации, работающего, оборудования;

· характеристику документа (ОКУД);

· наименование документа;

· зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, вид операции, цех, требование и т.д.).

2. Содержательная зона - для размещения реквизитов, представляющих основное содержание документа. Содержательная часть документа представляется в виде анкеты, таблицы или текста. Содержательная часть содержит переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.)

3. Оформляющая зона - для размещения реквизитов, придающих документу юридическую силу (дата составления документа, подпись лица, удостоверяющего документ). Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несущих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).

При разработке форм документов необходимо обеспечить:

· уникальность структуры данных документа (документы не должны дублировать друг друга по содержанию);

· использование стандартных форматов для макета формы документа (А3, А4, А5);

· расположение реквизитов документа по зонам (заголовочная, содержательная оформляющая);

· расположения реквизитов в последовательности их заполнения или обработки (первичные, расчетные);

· соблюдение установленных форматов значений реквизитов;

· выделение заголовков граф (колонок), строк, границ формы;

· использование сокращений слов в соответствии с правилами орфографии и пунктуации;

· расшифровку условных обозначений (например, кодов номенклатур объектов);

· изготовление типографского бланка (документы ручного заполнения) или программирование обработки (документы машинного заполнения) согласно чертежу формы документа и др.

Жизненный цикл документа - период времени от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Различают документы:

· длительного цикла - содержат условно-постоянную информацию и сохраняют свою актуальность в течение длительного срока (месяц, год);

· короткого цикла - содержат условно-переменную (оперативную) информацию, сохраняют свою актуальность непродолжительное время (дни, часы, минуты).

Технологический процесс обработки первичных документов состоит из следующих операций:

· заполнение документа;

· перенос информации документа на машинный носитель;

· контроль достоверности вводимой информации, поиск и исправление ошибок;

· формирования массивов информации на машинном носителе;

· архивное хранение документов в течение нормативного срока;

· обработка информации документов.

Перенос информации на машинный носитель выполняется с использованием электронных форм ввода и редактирования первичных данных. Программный контроль может выполняться как в процессе переноса информации на машинный носитель, так и в виде специальной процедуры обработки. Ввод информации должен сопровождаться протоколированием (подсчет общего количества введенных документов, количество ошибок). Подготовленный массив первичных данных используется для загрузки БД или непосредственно для решения задач. Нормативный срок хранения первичных документов в архивах зависит от функций управления, например, в системе управления кадрами документы хранятся в течение 75 лет, бухгалтерские документы - от 3 до 5 лет и т.д.

Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анализируют информацию и принимают на ее основании решения, важно, в каком виде эти данные выведены машиной - форма представления результатной информации.

Наиболее распространенной и удобной для пользователей формой вывода результатов обработки является печать информации в разнообразных документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком.

Классификация выходных документов (Приложение 2).

Для получения небольших по размеру сводок и особенно организации информационно-справочного обслуживания по различным запросам пользователей для вывода результатной информации широко применяются видеотерминальные устройства, с помощью которых данные выдаются на экран дисплея в цифровой, алфавитно-цифровой и графической формах. При проектировании форм вывода на дисплей результатной информации придерживаются общих требований и специальных, учитывающих емкость информационного поля, обеспечивающую полное отображение на экране дисплея результатной информации.

Если результаты от решения одной задачи используют в качестве входной информации для решения другой задачи (нормативные данные, полученные в результате решения задач технической подготовки производства, используют в качестве входной информации при решении задач технико-экономического планирования, бухгалтерского учета), то результатную информацию представляют на машинных носителях (гибких магнитных дисках). Эта форма представления результатной информации используется и для переноса информации с одной машины на другую.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования:

· состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления;

· особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению;

· сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос;

· машина должна изготовлять готовые для использования таблицы: печатный титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть.

При проектировании форм выходной информации необходимо учитывать:

· цели, для которых они предназначены,

· сферу и особенности их использования,

· периодичность получения,

· технические возможности устройств вывода информации,

· условия работы с документами и другие факторы.

Технологический процесс обработки производных документов включает следующие операции:

· формирование документа (вывод отчета, экранной формы) программным способом;

· распространение документа (публикация, передача по каналам связи, печать).

Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Документы, циркулирующие в системе управления, образуют информационные потоки.

Информационный поток - группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов. Например, поток информации, характеризующей выпуск продукции.

Потоки информации, реализующие различные функции управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных и характеризуются различными моментами. Так, выделяют внутренние и внешние потоки информации.

Внутренние потоки циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи.

Вертикальную связь отражают потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие. К ним относится информация о конкретных плановых заданиях на определенный период, новых стратегических целях, об изменении приоритетов, правил, инструкций и стандартов.

Горизонтальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организации, обеспечивая их координацию.

Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи.

Прямая связь (нисходящая) - потоки информации, циркулирующие от управляющей системы к управляемой и реализующие функции планирования, контроля и регулирования.

Потоки обратной связи формируются в основном во время выполнения производственно-хозяйственных функций и передаются от управляемой системы к управляющей. С их помощью руководство узнает о положении дел на предприятии, о результатах принятых решений, о возникших трудностях и проблемах.

Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой.

Внешними пользователями информации являются различные организации, заинтересованные в получении результатной информации о финансовом положении дел на предприятии. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и потребители товаров фирмы.

Средства обмена информацией с внешними организациями разнообразны: отчетность, реклама, выставки продукции, социологические опросы, справки, а также различные сведения.

Документооборот, охватывая всю деятельность предприятия, является фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.

Движение документов - создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив - должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию.

Схема документооборота определяет для каждой формы документа состав и регламент выполнения операций технологического процесса обработки данных документов (место, время, содержание действия).

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ П.ЛЫХМА

2.1 Общая характеристика Администарции п. Лыхма

Администрация п.Лыхма является территориальным исполнительным органом местной администрации г.Белоярска и осуществляет исполнительно-распорядительные функции на территории п.Лыхма.. Администрация п.Лыхма в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными и республиканскими законами, иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации,. Администрация п.Лыхма является юридическим лицом, имеет свою печать, штампы и иную официальную атрибутику, счета в банках и других кредитных учреждениях, обладает обособленным имуществом на праве оперативного управления и несет самостоятельную ответственность по своим обязательствам и принимаемым решениям в порядке, установленном действующим законодательством.

Юридический адрес: 628173, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Белоярский район, п. Лыхма, улица ЛПУ, дом 28.

Глава муниципального образования

Егуртов Сергей Нестерович

Администрация п.Лыхма осуществляет следующие полномочия:

- участие в подготовке и реализации планов и программ развития селения как составной части планов и программ развития города Белоярска;

- организация эксплуатации муниципальной муниципального жилищного фонда, объектов коммунального хозяйства, являющихся муниципальной собственностью;

- обеспечение деятельности и оказание помощи учреждениям образования, здравоохранения, культуры, физкультурно-спортивным объектам, входящим в состав муниципальной собственности города;

- организация сбора, вывоза и утилизации бытовых отходов, поддержание чистоты и порядка;

- обеспечения охраны зеленых насаждений, водоемов;

- содержание автомобильных дорог и тротуаров, других объектов благоустройства;

- участие в мероприятиях по предупреждению и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций;

- создание детских площадок, мест отдыха, физкультурно-спортивных комплексов, сооружений;

- принятие мер по организации клубов по интересам, кружков и клубов технического и художественного творчества, спортивных кружков, ведению воспитательной работы среди детей и подростков;

- организация помощи гражданам, нуждающимся в социальной защите;

- организация общественного порядка;

- охрана и сохранение памятников истории и иных объектов культурного наследия местного значения;

- организация ритуальных услуг и содержание мест захоронения;

- оказание содействия в обеспечении в границах населенного пункта электро-, тепло-, газо- и водоснабжения населения;

- выдача жителям п.Лыхма справок о составе семьи, акта о проверке жилищных условий, справок с места жительства и других документов;

- проведение мероприятия по предупреждению самовольного строительства;

- другие полномочия в соответствии с действующим законодательством и правовыми актами органов местного самоуправления.

Администрацию п.Лыхма возглавляет глава администрации. Глава администрации поселка Лыхма является должностным лицом местной администрации г.Белоярска на территории п.Лыхма. Глава администрации назначается на должность и освобождается от должности главой города Белоярска. В Администрации используется организационно-распорядительная система документации. Основные виды документов, которыми оформляются различные функции: положение, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции, протоколы, распоряжения, приказы, заявления, должностные и объяснительные записки, письма и различная отчетная документация. Все документы оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6. 30 -2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.