Корпоративные информационные системы. Модуль настройки системы "Галактика ERP"

Гибкость и открытость. Это является одним из важнейших факторов выбора ERP_системы. В соответствии с мировым опытом, срок полнофункционального внедрения ERP_системы обычно длится не менее 3 лет, а полноценно работать она должна не менее 10 лет. За это время предприятие значительно меняется. Информационно-аналитическая система, являющаяся основой управления предприятием, должна меняться вместе с производством. Она должна позволять легко менять АРМы и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять технологию сопровождения бизнес-процессов и шаблоны отчетных форм путем параметрической настройки. Система должна легко настраиваться и интегрироваться в рамках ИИС предприятия с другим программным обеспечением. Важным моментом при этом является то, что все необходимые доработки системы должна делать фирма-разработчик, юридически отвечающая перед предприятием за качество своей работы.

Терминология. При анализе западной системы необходимо внимательно проанализировать ее терминологию и качество русификации. Документация должна быть полной и понятной, а терминология - привычной. В свою очередь, сопроводительная документация на российскую систему тоже должна быть полной и доступной для понимания.

Качество локализации западной системы. Российская экономика обладает своей спецификой. В конструкторской и технологической подготовке производства в России повсеместно приняты стандарты ЕСКД, ЕСТД и ЕСПД. На западных предприятиях принята предметно замкнутая организация производства, а в России более привычна технологическая специализация. На Западе - не цеховая структура управления, а в России - цеховая. Система должна также учитывать такие российские реалии, как цепочки зачетов, предоплата, оплата в неденежной форме, возможность забалансовой наличности и др.

Российская компания, занимающаяся локализацией и внедрением западной системы. Опыт работы и квалификация ее сотрудников, реальное знание ими производства, подходы к внедрению, количество успешно реализованных проектов, реальная поддержка изменений российского законодательства во внедренной и сопровождаемой системе.

Таблица 1.1. Пример построения матрицы «Критерии выбора ИС»

Географическая близость фирмы-разработчика или компании-внедренца. Легче и удобнее взаимодействовать с фирмой, сотрудники которой смогут оперативно появиться на предприятии, где работает внедренная ими система. Географическая близость важна и при необходимости доработки системы, так как фирма-разработчик обычно всегда закладывает в стоимость доработки командировочные расходы.

Приемлемость цены системы. Следует учитывать, что на весь цикл установки ERP_системы придется потратить в несколько раз больше средств, чем на приобретение самого ПО. При этом чем сложнее и дороже внедряемая ERP_система, тем выше будет коэффициент.

Возможность модульного приобретения системы. Для экономии средств должна существовать возможность приобретения и внедрения ERP_системы помодульно и только на необходимое число рабочих мест. Покупка полного комплекта модулей системы сразу - не лучший вариант, так как все модули будут внедрены только через несколько лет, а за это время некоторые из них могут уже устареть.

При решении вопроса о выборе той или иной системы целесообразно самостоятельно или с помощью фирмы-консультанта построить матрицу критериев выбора ИС. Пример построения матрицы «Критерии выбора ИС» приведен в таблице 1.1.

Основные технические требования к ERP_системе

Выбираемая ERP_система должна соответствовать следующим общим техническим требованиям:

1. Возможность интеграции с большим числом программных продуктов.

2. Обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам. Наличие в составе ERP_системы программно-аппаратных средств защиты информации, сертифицированных в ФАПСИ. Эффективность программных средств защиты может быть также существенно повышена за счет применения аппаратных и биометрических средств, появившихся в последнее время на российском рынке.

3. Масштабируемость для работы с различным числом клиентских мест и возможностью развития системы.

4. Модульный принцип построения системы из оперативно-независимых функциональных блоков с расширением за счет открытых стандартов.

5. Желательно применение трехзвенной архитектуры: <сервер базы данных, сервер приложений, клиент>. Клиент при этом может быть «толстым», «тонким» или «сверхтонким».

6. Система должна иметь возможность миграции с платформы на платформу. Обязательно должны быть версии для ОС MS Windows, Novell NetWare и UNIX.

7. В набор СУБД, поддерживаемых выбираемой ERP_системой, обязательно должно входить распространенное в России ПО.

8. Поддержка технологий распределенной обработки информации, технологий Internet/Intranet с возможностью работы через «тонкого клиента». Такое техническое решение позволяет использовать стандартные хранилища данных из локальных, корпоративных и глобальных сетей, не требуя существенных затрат на дополнительное администрирование и поддержание целостности, надежности и безопасности хранения данных.

9. Поддержка технологий многоуровневого электронного архивирования информации на различных носителях.

10. Наличие аналитических возможностей и встроенных инструментальных средств.

11. Удовлетворительные эксплуатационные характеристики.

Оценка эффективности внедрения

Эффективность внедрения корпоративной информационной системы должна оцениваться отдачей от инвестиций. При этом в общем случае учитываются следующие показатели.

Рис. 1.6. Примерный состав совокупной стоимости владения ИС

Общая стоимость владения, включающая ПО, аппаратные средства, стоимость внешнего обслуживания и расходы на эксплуатацию, сопровождение и зарплату специалистов и персонала. На рис. 1.6 показан примерный состав совокупной стоимости владения.

Компания Meta Group проводила специальное исследование стоимости владения ERP_системой, в которую включались аппаратное и программное обеспечение, а также стоимость услуг и расходы на персонал. В итоговую величину включались затраты на инсталляцию системы и двухлетний период внедрения, в течение которого осуществляется сопровождение системы, ее обновление или наращивание и оптимизация. Среди 63 компаний, участвовавших в исследовании, средняя величина TCO составила $1,5 млн. Существуют также оценки зарубежных аналитиков, что соотношение «стоимость-эффективность» при внедрении MRP/ERP_систем находится в диапазоне 0.25-2.0.

Время внедрения, помимо которого надо учитывать и время, которое потребовалось, чтобы окупить внедрение.

Возврат инвестиций. По данным исследования Meta Group, среднее значение ROI после внедрения ERP - систем составило $1,6 млн в год. У российского рынка своя специфика расчета возврата инвестиций, однако известен ряд случаев, когда средства, израсходованные на поставку и внедрение ПО управления предприятием, окупались достаточно быстро. Один из таких примеров - внедрение системы финансового и управленческого учета «Эверест» в ОАО «Водоканал». После внедрения примерно 100 рабочих мест «Эвереста» в 15 филиалах «Водоканала» за счет сокращения по меньшей мере половины должностей инвестиции окупились уже через год.

Общая сумма затрат предприятия на внедрение ERP_системы, в которую входят стоимости программно-аппаратных средств, услуг, зарплаты, расходов после внедрения и отдачи от инвестиций.

Особенности внедрения ERP_системы

По своей сути внедрение ERP_системы - это не просто инсталляция приобретенного программного пакета, это также и комплекс трудоемких мероприятий как по реинжинирингу бизнес-процессов предприятия и доработке внедряемых программных средств, так и по обучению сотрудников предприятия работе с системой.

Необходимо представлять себе примерную цену внедрения. Иногда лучше сразу купить дорогую и многофункциональную систему, чем несколько недорогих программных пакетов, стоимость доработки и интеграции которых может превысить цену более дорогой системы.

Не следует экономить также на услугах внедренческих фирм, так как самостоятельное внедрение потребует значительно больше времени и сил. При этом команда внедренцев должна обязательно выполнить следующие условия:

· подготовить контрольные и тестовые примеры работы внедряемого программного обеспечения на основе данных, предоставленных клиентом. В этом случае можно понять, насколько полно уже имеющаяся в системе функциональность позволяет автоматизировать основные бизнес-процессы предприятия, и приблизительный объем необходимой доработки программного обеспечения;

· представить подробное описание проекта внедрения;

· обучать специалистов предприятия работе с внедряемой системой уже на этапе внедрения;

· участвовать в составлении первого после внедрения системы баланса предприятия и необходимых отчетных форм.

Очень важным моментом при подготовке договора о внедрении является четкая формулировка его условий, особенно в отношении того, что должна делать внедряемая система. Если в договоре не предусмотрено, например, что внедренческая компания переносит данные из унаследованных систем в устанавливаемую ERP_систему в рамках общей стоимости договора, то некорректно дополнительно требовать от нее бесплатного выполнения этой объемной и рутинной работы. Необходимо грамотно и полно составить техническое задание на проект внедрения ERP_системы.

В проекте внедрения обязательно должны участвовать сотрудники предприятия с целью накопления опыта для последующего сопровождения системы. При этом уровень квалификации и способности привлекаемых сотрудников будут непосредственно влиять на успех всего проекта внедрения. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала для группы внедрения, тем большую отдачу от внедрения получит предприятие. Специалисты предприятия, входящие в группу внедрения, обязательно должны пройти обучение.

При организации проекта внедрения необходимо четко разделять консультационное сопровождение внедрения ERP_системы и непосредственное внедрение ERP_системы. Под консультационным сопровождением внедрения понимается обучение и консультации сотрудников предприятия по различным вопросам. Консультационное сопровождение выполняется специалистами-внедренцами. В свою очередь, непосредственным внедрением должны заниматься сотрудники предприятия, входящие в группу внедрения.

Рис. 1.7. Практические шаги по внедрению КИС

В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую ERP-систему, но и собственных профессионально подготовленных сотрудников, способных самостоятельно сопровождать ее.

Внедрение ERP-системы всегда сопровождается определенной корректировкой как организационно-штатной структуры предприятия, так и процессов его деятельности. При этом основным критерием необходимости изменений следует считать их целесообразность с точки зрения обеспечения эффективности процесса управления предприятием в целом.

Руководство предприятия должно понимать, к чему приведут эти изменения, и последовательно реализовывать их. Суммируя вышесказанное, можно сформировать перечень важнейших практических шагов по начальной фазе внедрения КИС.

Основные проблемы внедрения и использования ERP_систем

Несмотря на неоспоримые достоинства ERP_систем, нельзя не отметить ряд проблем, с которыми в настоящее время сталкиваются их пользователи.

Неэффективность внедрения

Эта проблема является основной и свидетельствует о том, что любая передовая технология будет полезна только в случае ее грамотного внедрения и использования. На многих предприятиях, потративших огромные средства на приобретение и внедрение ERP-систем, их запуск привел только к отрицательным результатам. Следует сказать, что, по данным зарубежных аналитиков, до 40% проектов внедрения ERP-систем завершаются неудачно. После долгого, болезненного и дорогого внедрения многие предприятия в конце концов приходили к выводу, что практически аналогичных результатов можно было достигнуть и без установки ERP-систем.

В отчете Boston Consulting Group исследовалась проблема удовлетворенности предприятий результатами внедрения у них ERP-систем. В ходе исследования были опрошены 100 ИТ-менеджеров, отвечавших за внедрение ERP-системы на предприятиях в течение последних 5 лет. По мнению аналитиков BCG, ERP-системы являются жизненно необходимыми для предприятий, однако успех внедрения зависит от того, удалось ли их адаптировать максимально близко к бизнес-процессам предприятия или, наоборот, перестроить бизнес-процесссы под стандартные функциональности ERP-системы.

Результаты опроса свидетельствуют, что только каждое третье предприятие удовлетворено результатами внедрения ERP-системы при оценке по критериям ценообразования, ценовой эффективности, реального финансового воздействия и достижения поставленных целей. По данным BCG, около 50% пользователей ERP_систем оценивают свои финасовые, производственные и кадровые приложения как несоответствующие поставленным целям.

Достаточно показательны и другие результаты исследования BCG. Отмечается относительно небольшое число успешных внедрений. Нет также убедительных доказательств пользы для предприятия от внедрения ERP_системы. В то время как 60% менеджеров считают, что их усилия по внедрению таких систем принесли значительную пользу, 52% полагают, что они достигли поставленных бизнес-целей, и только 37% отмечают заметный положительный финансовый эффект после внедрения ERP-системы.

В ходе опроса выявлен и рост неудовлетворенности заказчиков разработчиками ERP-систем. 15% считают, что ERP-разработчики не фокусируются на целях ведения бизнеса, 33% полагают, что ERP-разработчики только способствуют неоправданным расходам своих клиентов, а 12% просто расторгли контракт со своим первым ERP-поставщиком. Кроме того, многие опрошенные полагают, что цена внедрения ERP-системы слишком высока. Каждый пятый внедривший у себя на предприятии ERP-систему считает, что мог сделать это же за меньшую цену. Все опрошенные менеджеры считают ERP-системы меньшей стоимости лучшими.

Как показал опыт, средняя стоимость проектов по внедрению ERP - систем, получивших положительную оценку, составляет 7-10 миллионов долларов, а средняя стоимость проекта с отрицательной оценкой - до 90 миллионов.

По исследованиям Gartner Group во многих случаях успешно внедренная система не реализует полностью свои функции из-за неудовлетворительного использования и сопровождения. Причин тому много: недостаточная подготовленность предприятия, плохо обученный персонал, отсутствие политики безопасности, устаревшее сетевое и электротехническое оборудование и т.д.

Рис. 1.8. Основные причины простоев КИС

Качество исполнения проекта внедрения ERP_системы также не всегда удовлетворяет заказчика. У 58% с положительной оценкой результатов внедрения ERP_системы исполнители проектов завершили их в срок и в рамках бюджета. Аналогичная картина характерна и для 33% респондентов с отрицательным отношением к результатам внедрения ERP_системы.

Существуют и данные Standish Group, что только в 16% случаев полнофункциональное внедрение ERP_систем заканчивается вовремя и в рамках запланированного бюджета. Почти в 30% случаев внедрение прекращается досрочно, в остальных случаях превышаются сроки / бюджет проекта внедрения или же ограничивается предусмотренная в проекте функциональность. В связи со всем вышесказанным, поставщики ERP_систем предпочитают говорить скорее о своем опыте «продуктивных», а не «успешных» внедрений.

Сложность эффективной интеграции ERP_систем с приложениями третьих фирм

В первую очередь, это относится к приложениям электронного бизнеса. Если ранее созданные ERP_системы были предназначены для интеграции большой части внутренних бизнес-процессов предприятия, то в настоящее время все большее число пользователей хотят объединить свою внутреннюю систему с внешней системой, через которую осуществляется взаимодействие с клиентами и партнерами.

Основная причина неудовлетворенности менеджеров - неспособность ERP_систем успешно взаимодействовать с приложениями электронной коммерции. О том, насколько трудно связать ERP_системы с приложениями электронной коммерции, свидетельствуют и результаты исследования AMR Research.

Из 800 опрошенных компаний лишь 15% предоставляют своим клиентам и партнерам возможность проверять состояние заказа непосредственно на Web_сайте, и только от 5 до 10% позволяют им выполнять транзакции. По различным оценкам, в настоящее время существует не так уж много электронных магазинов, в которых налажена полная интеграция с серверными системами. В некоторых онлайновых магазинах заказ, полученный через Internet, до сих пор сначала поступает к сотруднику, который вручную вводит его в ERP_систему.

Ограниченные аналитические возможности ERP_систем и недостаточная поддержка процессов принятия решений

ERP_системы хорошо справляются с получением и хранением данных, когда же дело доходит до анализа и обработки информации, то возможности ERP_систем оказываются весьма ограниченными. Схема данных, используемых для управления ресурсами предприятия, очень сложна. Все корпоративные данные находятся «внутри» ERP_системы, но они остаются «скрытыми», и извлечь их для анализа довольно сложно. Кроме того, ERP_системы недостаточно полно интегрированы с другими приложениями и внешними источниками информации, откуда поступают данные для аналитической обработки.

Например, компания PacifiCorp, поставляющая электричество 1,4 миллионам потребителей в 6 западных штатах США, внедрила у себя ERP_систему SAP R/3. После того как PacifiCorp интегрировала свои унаследованные системы в среду SAP R/3, выяснилось, что стала труднодоступной критически важная бизнес-информация, необходимая для анализа состояния запасов, персонала, финансов, клиентов и др. Фактически после внедрения R/3 возможность оперативного доступа к этой информации серьезно затруднилась. PacifiCorp пришлось дополнительно внедрять программное обеспечение PowerConnect for SAP R/3 и ПО PowerCenter для обеспечения доступа к этой информации и интегрировать ее с информацией, хранящейся в системе обслуживания клиентов.

При сохранении текущих тенденций развития российского рынка корпоративного ПО в ближайшие годы можно с большой степенью вероятности спрогнозировать резкое обострение конкуренции между западными и российскими ERP_системами, особенно предназначенными для средних и крупных предприятий.

Решающими факторами в конкурентной борьбе на мировом и российском рынках в обозримом будущем станут:

· скорость расширения функциональных возможностей ERP_системы и их адаптации к нуждам клиента;

· быстрота внедрения систем;

· качество работ по расширению возможностей, адаптации и внедрению ERP_системы;

· возможности производителей обеспечить интеграцию в своих системах ERP, CRM, SCM и e-Commerce функциональности.

Размещено на Allbest.ru