Размещено на http://www.allbest.ru/

Российский государственный аграрный университет

Московская сельскохозяйственная академия имени К.А. Тимирязева

(ФГОУ ВПО РГАУ - МСХА им. К.А. Тимирязева)

Факультет экономики и финансов

Кафедра прикладной информатики

Курсовой проект

на тему

«Формирование информационной системы канцелярии»

по дисциплине

Вычислительные системы, сети и коммуникации

Выполнила: студентка 307 группы

факультета экономики и финансов

Ломовицкая В.А.

Проверил: Захарин М.Г.

МОСКВА 2015



Введение

Канцелярия - отдел учреждения, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации. Любому предприятию необходимы работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение; обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению; осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением; разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии и т.д. Все вышеперечисленное возможно с помощью канцелярии.

Степень организации канцелярии напрямую влияет на качество организации работы по регистрации, учету, хранению и передаче документов текущего делопроизводства, а специфика средств информационных технологий и методов их внедрения, эксплуатации и сопровождения в зависимости от масштаба предприятия может существенно отличаться. Именно поэтому на каждом предприятии разработан индивидуальный комплексный подход к организации работы канцелярии, который не обходится без внедрения современных информационных систем.

Для обеспечения максимальной эффективности деятельности канцелярии необходимо правильно построить информационную систему (то есть правильно сформировать функционирование программно-аппаратных средств), так как она является важным инструментом для повышения общей эффективности работ канцелярии в целом.

Основным этапом проектирования информационной системы является поиск наиболее рациональных проектных решений по всем аспектам технического и программного обеспечения. Любые затраты должны быть экономически оправданными, т.е. внедрение любого решения, связанное с капиталовложениями, должно исходить из рациональной целесообразности, а не из модных тенденций и предлагаемых технических возможностей на рынке.

Целью данного курсового проекта является формирование информационной системы канцелярии, а именно проектирование аппаратно-программной конфигурации и разработка прикладной автоматизированной системы.



1. Проектирование аппаратно-программной конфигурации

конфигурация информационный поток компьютерный

1.1 Общая характеристика задачи

Канцелярия - это наиболее понятное и привычное название службы ДОУ (служба документационного обеспечения управления). Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведений. В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив. Из этого следует, что канцелярия состоит из многочисленных взаимосвязанных элементов, имеет определенную структуру и выполняет ряд функций. Канцелярии являются интегрированной составной частью систем документооборота, которая и формирует основные и технические требования к канцелярской системе, устанавливает цели и критерии ее оптимального функционирования.

Информационная система канцелярии должна обеспечивать:

· Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

· Разработка и внедрение рациональных форм документов и организация работы с документами;

· Контроль за соблюдением стандартов на документы;

· Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;

· Регистрация документов и учетно-справочная работа;

· Контроль исполнения документа;

· Формирование, оформление, хранение дел и выдача их для использования;

· Оформление, издание и рассылка документов;

· Машинописное изготовление, копирование и размножение документов;

· Организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Что касается кадрового состава, то в большинстве случаев он включает в себя сотрудников следующих профилей: заведующий канцелярией, делопроизводители (их число зависит от масштабов канцелярии). Рассмотрим обязанности каждого из них касательно ИС канцелярии:

Заведующий канцелярией:

Ш Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

Ш Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

Ш Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

Ш Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение;

Ш Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;

Ш Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формирование, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

Ш Обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

Ш Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировке;

Ш Руководит работниками канцелярии.

Делопроизводитель:

Ш осуществляет ввод в систему электронного документооборота;

Ш своевременно организует учет поступающей и отправляемой документации, регистрацию доверенностей, договоров/доп. соглашений;

Ш разбор документов;

Ш первичная сортировка;

Ш составление реестров передачи документов в подразделения.

В данном курсовом проекте необходимо сформировать аппаратно-программную конфигурацию информационной системы канцелярии для четырех рабочих мест: заведующего канцелярией, делопроизводителей (3 человека), при имеющихся в распоряжении финансовых ресурсах, достигающих 400 тыс. рублей и планировки, представленной ниже (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Схема помещения



1.2 Обзор возможных вариантов решения задачи

Для решения данной задачи рассмотрим несколько вариантов решений аппаратно-программных конфигураций, а также топологию локальной вычислительной сети.

Рис. 1.2 Планировка канцелярии

Рабочее место заведующего канцелярией находится на рисунке 1.2 - комната №4. Три остальных рабочих места предназначены для делопроизводителей.

Вычислительная сеть данного варианта будет представлена одноранговой радиальной сетью.

При этом каждый компьютер подключается отдельным кабелем к коммуникатору, который находится в комнате №4 (обозначен красным кругом). Рассмотрим номенклатуру устройств для каждого рабочего места.

Таблица 1 - перечень устройств для каждого рабочего места (1 вариант)

Устройства	Зав. канцелярией	Делопроизводители	Итого
Системный блок	1	3	4
Монитор	1	3	4
Принтер	-	3	3
Сканер	-	3	3
МФУ	1	-	1
ИБП	1	3	4
Клавиатура	1	3	4
Мышь	1	3	4
Сетевое оборудование
Сетевой кабель (в метрах)	77,6 (78)	1
Коммутатор	1	1

Каждому из сотрудников для работы необходим стационарный персональный компьютер и в связи с этим он расположен у каждого в кабинете.

Так как заведующему канцелярией часто и много приходится работать с печатной документацией, для него установлено одно многофункциональное устройство. К тому же МФУ сокращает количество лишних движений, они сочетают в себе возможности принтеров, сканеров, копиров и даже факсов. Все функции выполняют очень быстро.

Преимущества многофункциональных устройств:

Ш экономия офисного пространства;

Ш цена (МФУ принтер-копир-сканер-факс стоит намного дешевле, чем все эти устройства по отдельности);

Ш возможность проделать весь спектр работ с документацией на одном универсальном сетевом устройстве.

Среди возможных недостатков МФУ - необходимость постоянно контролировать наличие расходных материалов. Потому что если расходные материалы закончатся, вы сразу лишитесь и копира, и принтера, и факса.

Делопроизводители обычно используют менее обширный спектр функций устройств, поэтому для работы установлен только принтер и сканер.

Источник бесперебойного питания позволяет подключенному оборудованию некоторое время работать от аккумуляторов ИБП, при пропадании электрического тока или при выходе его параметров за допустимые нормы. Кроме того, оно способно корректировать параметры (напряжение, частоту) электропитания. В данном отделе он необходим, так как вся работа с документацией привязана к компьютерной технике и при чрезвычайной ситуации позволит сотруднику сохранить проделанную работу.

Вычислительная сеть данного варианта будет опять представлена одноранговой радиальной сетью.

Рассмотрим номенклатуру устройств для каждого рабочего места.

Таблица 2 - Перечень устройств для каждого рабочего места (2 вариант)

Устройства	Зав. канцелярией	Делопроизводители	Итого
Системный блок	1	3	4
Монитор	1	3	4
Принтер	-	3	3
Сканер	-	3	3
МФУ	1	-	1
ИБП	1	3	4
Клавиатура	1	3	4
Мышь	1	3	4
Сетевое оборудование
Сетевой кабель (в метрах)	77,6 (78)	1
Роутер	1	1



У заведующего канцелярией по прежнему остается МФУ. Поменялись только марки некоторых устройств, а также коммутатор был заменен на роутер с Wi-Fi.

1.3 Расчет необходимого компьютерного оборудования

Рассмотрим перечень и проведем расчет по номенклатуре устройств, принятых для всех вариантов внедрения компьютерного оборудования.

Таблица 3 - перечень и расчеты по номенклатуре компьютерного оборудования (1 вариант)

	Описание	Цена	Кол-во	Итого
Системный блок	Intel® Core™ i5-4430/MB Socket 1150 H81/8Gb/1.0Tb/Intel 1Gb/450W/DVD±RW/Без ОС	24800	1	24800
	Intel® Core™ i3 4130/MB Socket 1150 H81/4Gb/1.0Tb/Intel 1Gb/450W/DVD±RW/Без ОС	18100	3	54300
Монитор	21.5" Benq GW2265M gl.Black, VA, LED, 1920x1080, 6ms, 250 cd/m2, 3000:1 (DCR: 20M:1), D-Sub, DVI (HDCP), Speaker, Headph.Out	6723	4	26892
Клавиатура	Defender Element HB-520 USB Grey	230	4	920
Мышь	Sven RX-112 ,800dpi, черная USB	150	4	600
Принтер	HP LaserJet Pro M201n (лазерный, ч/б, 1200x1200 dpi, 25 стр/мин, A4)	6978	3	20934
Сканер	HP ScanJet 200 (L2734A) (A4, 2400 dpi)	3700	3	11100
МФУ	HP Color LaserJet Pro MFP M177fw (лазерный, цветной, 1200x1200 dpi, 20 стр/мин, A4, ЖК-панель)	13829	1	13829
ИБП	3Cott 3C-1500-MCSI (900 Вт / 1500 ВА, количество выходных разъемов: 4, время автономной работы: 30-45 минут)	5062	4	20248
Внешний ЖМД	Transcend StoreJet 25A3 (TS1TSJ25A3) , 1000 Гб	3330	4	13320
Всего по итогам:	186943

В связи с тем, что работа канцелярии связана с учетом, хранением, обработкой и т.д. все документации организации, то необходимо, чтобы выбранное оборудование соответствовало всем требованиям работы сотрудников, обладало достаточными параметрами и производительностью, а также имело приемлемую цену. Однако в условиях сложившейся сейчас ситуации на рынке и в стране целом сложно организовать работу канцелярии в пределах 400 тыс. руб.

Системный блок Intel Core i5 был выбран исходя из критерия наибольшей оптимальности соотношения цены и производительности. Данная конфигурация имеет достаточно высокие параметры для работы и выполнения операций заведующего канцелярией. При этом также учитывались параметры необходимые для установки специализированного программного обеспечения. Для делопроизводителей был выбран Intel Core i3. Также имеет достаточно высокие параметры для работы и выполнения операций канцелярских сотрудников.

Монитор 21.5" Benq GW2265M gl.Black имеет достаточно широкую диагональ (21.5" 1920х1020), IPS матрица позволяет пользователю хорошо просматривать монитор 21, 5 benq, как по вертикали, так и по горизонтали, высокая цветопередача, разрешение монитора высокое (возможность корректировать), что благоприятно способствует условиям работы сотрудников, тем более работа связана с документами.

Клавиатура Defender Element HB-520 USB Grey классическая мембранная, мягкое нажатие клавиш. Подходит для работы канцелярского сотрудника с учетом его динамики.

Мышь Sven RX-112 ,800dpi. Благодаря точному оптическому сенсору мышь RX-112 стабильно работает на любых поверхностях. Дополнительное удобство в использовании обеспечивает прорезиненное не скользящее колесо прокрутки. Симметричный корпус модели выполнен из качественного черного пластика. Он удобно лежит в руке - пользоваться моделью будет одинаково комфортно как левшам, так и правшам.

Принтер HP LaserJet Pro M201n обеспечивает высокую скорость работы. Его отличает высокая скорость печати - 25 страниц в минуту. Принтер предназначен для дома или небольшого офиса, что идеально подходит для канцелярии со штабом в 4 человека.

Сканер HP ScanJet 200. Обеспечивает печать с любого устройства, высокую скорость - 20-25 отпечатков в минуту, печать двухсторонних документов, высокое разрешение, интенсивная эксплуатация - 20-30 тысяч отпечатков в месяц, рациональный расход тонера, печать на носителях разных видов и размеров, удобный сенсорный экран, автоматическая подача листов.

Многофункциональное устройство HP Color LaserJet Pro MFP M177fw обеспечивает высокую скорость работы и нужный уровень производительности по приемлемой цене. Его отличает высокая скорость печати до 20 стр/мин, возможно Wi-Fi подключения. МФУ обеспечивает высокое качество печати, сканирования и копирования.

Источник бесперебойного питания 3Cott 3C-1500-MCSI предназначен для защиты персональных компьютеров от основных неполадок с электропитанием. Обеспечивает защиту от перезагрузки, высоковольтных импульсов, короткого замыкания, а также фильтрацию помех.

Внешний ЖМД Transcend StoreJet 25A3 оснащен специальной подвеской, снижающей негативное влияние ударов, вибраций и падений. Легкий, тонкий, удобен в использовании. Необходим для сохранения информации и дальнейшей ее передачи.

Таблица 4 - перечень и расчеты по номенклатуре компьютерного оборудования (2 вариант)

	Описание	Цена	Кол-во	Итого
Системный блок	AMD E240/MB AMD E35LM1/1Gb/1.0Tb/ATI 1Gb/450W/без привода/Linux/DOS	10340	4	41360
Монитор	19.5" LG 20M45D-B Black, LED, 1600x900, 5ms, 250 cd/m2, 1000:1 (DCR 5M:1), D-Sub, DVI-D	6435	4	25740
Клавиатура	Defender Element HB-520 USB Grey	230	4	920
Мышь	Sven RX-112 ,800dpi, черная USB	150	4	600
Принтер	HP LaserJet Pro M201n (лазерный, ч/б, 1200x1200 dpi, 25 стр/мин, A4)	6978	3	20934
Сканер	HP ScanJet 200 (L2734A) (A4, 2400 dpi)	3700	3	11100
МФУ	Canon i-SENSYS MF3010 (лазерный, ч/б, 1200x600 dpi, 18 стр/мин, A4, ЖК-панель)	7725	1	7725
ИБП	3Cott 3C-1000-MCSI (600 Вт / 1000 ВА, количество выходных разъемов: 4, время автономной работы: 20-30 минут)	4139	4	16556
Внешний ЖМД	Transcend StoreJet 25A3 (TS1TSJ25A3) , 1000 Гб	3330	2	6660
Всего по итогам:	131595

Системный блок AMD E240. В среднем быстродействие вычислительной части у новых чипов AMD сравнимо с таковым для процессоров Intel Atom, разница не столь кардинальна. Качественного скачка не произошло. Все же это минимально достаточный уровень для работы с не очень сложными программами.

Монитор 19.5" LG 20M45D-B Black. Помимо основных хороших характеристик, таких как широкая диагональ, цветопередача и т.д. монитор обладает специальным режимом чтения - с пониженным использованием синего цвета для защиты глаз. Нажатие одной кнопки позволяет комфортно читать тексты с экрана монитора в течение длительного времени, что очень удобно при постоянной работе с документами в канцелярии.

МФУ Canon i-SENSYS MF3010. По сравнению с моделью из первого варианта работает шумно, копирует заметно дольше, большой расход чернил, что существенно увеличит расход на картриджи.

ИБП 3Cott 3C-1000-MCSI. Отличие от первого варианта только во времени автономной работы, но, зачастую, данного времени вполне достаточно для сохранения данных.

Вся остальная комплектация взята из 1 варианта, но в другом соотношении.



1.4 Расчет необходимого сетевого оборудования

В данной работе в каждом варианте используются одна технология построения вычислительной сети - проводная сеть.

В первом варианте каждое рабочее место оснащено персональным компьютером, и связь между каждым из них происходит путем подключения отдельным кабелем к общему устройству - сетевому коммутатору, который находится в центре сети.

Сетевой коммутатор -- устройство, предназначенное для соединения нескольких узлов компьютерной сети в пределах одного сегмента. Коммутатор передает данные только непосредственно получателю. Это повышает производительность и безопасность сети, избавляя остальные сегменты сети от необходимости и возможности обрабатывать данные, которые им не предназначались. В качестве устройства, соединяющего несколько узлов компьютерной сети, используется UTP кабель (Unshielded Twisted Pair), который состоит из неэкранированных витых пар.

Рис. 1.3 Схема расположения кабеля (для двух вариантов)



На рисунке 1.3 цветными линиями обозначены сетевые кабели, а красным кругом - коммутатор.

Во втором варианте опять используется проводная сеть, но в качестве соединения нескольких узлов компьютерной сети используется роутер.

Таблица 5 - перечень и расчеты по номенклатуре сетевого оборудования 1 и 2 варианта

	Описание	Цена	1 вариант	2 вариант
			Кол-во	Итого	Кол-во	Итого
Коммутатор	D-Link DGS-1005D/RU 10/100/1000Base-T	1820	1	1820	-	-
Роутер	Huawei WS319, WiFi 802.11b/g/n 300Mb/s, 4xLAN 100Mb/s	1041	-	-	1	1041
Сетевой кабель (в метрах)	UTP 5e	14,75 руб./м	78	1150,82	78	1150,82
Всего по итогам:	2970,82	2191,82

Расчет необходимой длины кабеля проводился путем суммирования длины кабеля для каждого рабочего места. Все вычисления проводились с учетом расположения рабочих мест, с учетом прокладки провода под полом.

Рассмотрим вычисление длины кабеля для каждого сотрудника:

1) Заведующий канцелярией (кабинет №4) = 3,5 м (вдоль плинтуса) + 3,5 м (провод к ПК) + 1 м (запас) = 8 м.

2) Делопроизводитель (кабинет №3) = 3,5 м (вдоль плинтуса) + 6,5 м (провод к ПК) + 1 м (запас) = 11 м.

3) Делопроизводитель (кабинет №2) = 6 м (вдоль плинтуса) + 7,3 м (вдоль плинтуса) + 7,5 м (вдоль плинтуса) + 3 м (вверх) + 2 м (провод к ПК) + 1 м (запас) = 34,8 м.

4) Делопроизводитель (кабинет №1) = 6 м (вдоль плинтуса) + 6,7 м (вдоль плинтуса) + 8,3 м (вдоль плинтуса) + 1,8 м (провод к ПК) + 1 м (запас) = 23,8 м.

При суммировании полученных длин кабеля для каждого рабочего места получается 77,6 метра, округляем до 78 метров.

Рассмотрим выбранные устройства.

Коммутатор D-Link DGS-1005D/RU представляет собой экономически эффективное решение для малых рабочих групп, обеспечивает простоту настройки и управления производительностью и безопасностью сети.

Роутер Huawei WS319- это WiFi-роутер SOHO-сегмента. Полная поддержка стандартов IEEE 802.11 позволяет использовать его в составе любой конфигурации Wi-Fi сетей. Имеет интуитивно-понятийный Web-интерфейс пользователя.

1.5 Расчет необходимого программного обеспечения

При выборе программного обеспечения учитывались обязанности каждого сотрудника и используемое им компьютерное оборудование.

В качестве операционной системы была выбрана ОС Microsoft Windows 7 Professional, так как она предоставляет расширенные функции для ведения бизнеса, хранения, архивации, защиты и восстановления информации. Поддерживает возможность безопасного подключения к корпоративным сетям.

АИС «Документооборот» предназначена для фиксации истории выполнения поставленных задач и является современным, многофункциональным инструментом организации рабочего процесса. Применение АИС «Электронный документооборот» обеспечивает:

· Унификацию решения задач.

· Доступность информации.

· Хранилище документов.

· Возможность направлять задачи нескольким исполнителям, что существенно сокращает цикл исполнения бизнес-процесса в ситуации, где выполнение одного действия не зависит от результата выполнения другого.

· Формирование аналитической и статистической информации на основе учетных данных системы с возможностью печати.

· Возможность графического представления информации, а также быстрого переключения между табличным и графическим представлениями.

· Интерактивную работу с данными.

Таблица 6 - Перечень программного обеспечения 1 и 2 варианта

	Описание	Цена	1 вариант	2 вариант
			Кол-во	Итого	Кол-во	Итого
Операционная система	MS Windows 7 Professional 64 bit	7386	4	29544	4	29544
Офисное ПО	ABBYY FineReader 12 Professional	2390	4	9560	4	9560
Бухгалтерское и финансовое ПО	Справочно-правовая система "Гарант"	100000	1	100000	1	100000
Антивирус	ESET NOD32 Small Business Pack, 5 ПК, 1 год	5500	1	5500	-	-
	Kaspersky Small Office Security, 5 ПК, 1 год	3900	-	-	1	3900
Специальное прикладное программное обеспечение	АИС "Документооборот"	50000	1	50000	1	50000
Всего по итогам:	194604	193004

1.6 Расчет потребности в расходных материалах

Для расчета учитывалось потребность каждого сотрудника в таких расходных материалах как носителей информации, картриджей для печатающих устройств и бумаги.

При расчете необходимого количества бумаги учитывается, что все сотрудники используют печатающие устройства в основном для печати необходимой для организации документов. Для расчета расходных материалов было взято использование 500 листов в месяц на каждого сотрудника.

Таблица 7 - Расчет потребности в расходных материалах 1 и 2 варианта (на 1 год)

	Описание	Цена	1 вариант	2 вариант
			Кол-во	Итого	Кол-во	Итого
Бумага	Бумага SvetoCopy (А4, 80г/м?, белизна 146% CIE, 500 листов)	188	48	9024	48	9024
Картридж МФУ	CF350A для HP Color LaserJet Pro MFP M177fw, ресурс 1300 стр.	3300	4	13200	-	-
	725 для Canon i-SENSYS MF3010, ресурс 1600 стр.	3290	-	-	4	13160
Картридж	CF283A для HP LaserJet Pro M201n, ресурс 1500 стр.	3711	9	33399	9	33399
Всего по итогам:	55623	55583

При получении не целого числа округление делалось в большую сторону.

1.7 Обоснование выбранного варианта

При составлении возможных вариантов формирования аппаратно-программной конфигурации ИС канцелярии были выбраны компьютерное оборудование и программное обеспечение, которое позволяют решать поставленные задачи всех сотрудников. Каждый из вариантов имеют достаточно высокую производительность. Рассмотрев полученные результаты, можно сделать вывод, что 2 вариант хоть и дешевле, но менее функционален и эффективен для ИС канцелярии.

Таблица 8 - расчеты затрат 1 и 2 варианта

	1 вариант	2 вариант
Аппаратное обеспечение	186943	131595
Сетевое обеспечение	2970,82	2191,82
Программное обеспечение	194604	193004
Расходные материалы	55623	51471
ВСЕГО:	440140,82	378261,82



Выбранный вариант обеспечивает эффективную работу с учетом обязанностей сотрудников. Использование проводной локальной сети с подключением через роутер не уступает по функциональности и скорости передачи данных современным, например, беспроводным системам. В дальнейшем, например, при расширении канцелярии, будет возможно дополнительно поставить ноутбуки и, не проводя кабеля, подключаться через Wi-Fi, что в дальнейшим может сократить дополнительные затраты.

1.8 Экономическая характеристика предлагаемого решения

Выбранный вариант аппаратно-программной конфигурации по финансовым затратам превышает имеющихся в наличии денежные средства. Однако в связи со сложившейся ситуации на рынке и в стране в целом, на мой взгляд, это допустимо. Было подобрано обеспечение по достаточно высокой функциональности и производительности. При этом большая часть затрат относится на приобретение аппаратного обеспечения.

Рис. 1.4 Диаграмма распределения расходов на внедрение выбранной аппаратно-программной конфигурации



Были проведены расчеты затрат на каждое рабочее место с учетом использования компьютерного оборудования и расходных материалов, а так же необходимого программного обеспечения. При этом использовались данные из таблицы 2 (необходимое компьютерное оборудование), таблицы 4 (цены на компьютерное оборудование), таблицы 5 (сетевое обеспечение), таблицы 6 (программное обеспечение) и таблицы 7 (расходные материалы).

В таблице 9 отображены результаты расчетов расходов для каждого сотрудника.

Таблица 9 - Расходы на каждое рабочее место и по видам затрат

	Аппаратное обеспечение	Программное обеспечение	Сетевое обеспечение	Расходные материалы	Всего
Зав. канцелярией	54124	48651	742,7	15456	118973,7
Делопроизводитель 1	44273	48651	742,7	13389	107055,7
Делопроизводитель 2	44273	48651	742,7	13389	107055,7
Делопроизводитель 3	44273	48651	742,7	13389	107055,7
ИТОГО:	186943	194604	2970,82	55623	440140,82

Рис. 1.5. Диаграмма сравнения по расходам в разрезе рабочих мест и по видам затрат



2. Разработка прикладной автоматизированной системы

2.1 Краткая постановка задачи

Необходимо разработать прикладное программное обеспечение для формирования и использования структурированных информационных массивов в канцелярии организации. Разрабатываемая программа должна включать автоматизацию рабочих мест для заведующего канцелярией и делопроизводителей.

Для решения поставленной задачи необходимо провести анализ предметной области, а также обеспечить проверку адекватности идей, методов и способов обработки данных.

2.2 Функциональная структура программы

Доступ к изменению структуры данных и самих данных для заведующего канцелярией должен быть ограничен, в отличие от делопроизводителей, которые формирует все данные. Ему должно быть доступно только загрузка созданных ранее данных и просмотр их отдельных элементов, также проводить некоторую обработку данных, например, сортировка по различным показателям, подготовку отчетов экспортируемых в MS Excel.

Делопроизводители должны иметь возможность создавать новые данные, изменять существующие, а также сохранять все изменения связанные с ними, также проводить сортировку по различным показателям и подготовку отчетов.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.1 Диаграмма претендентов возможных действий пользователей

2.3 Методы решения задачи

В качестве инструментального средства для разработки данного программного обеспечения была выбрана интегрированная среда разработки Embarcadero Delphi XE4.

Алгоритм работы автоматизированной системы отображает диаграмма последовательности (рис. 2.2).



Рис 2.2. Диаграмма последовательности алгоритма работы АС

Данное приложение можно представить в виде трех частей:

1. База данных;

2. Система пользовательского интерфейса;

3. Механизм обработки данных.

2.4 Проектирование информационных потоков

Главный файл программы будет размещен на компьютере делопроизводителя. У заведующего канцелярией - его ярлык, который позволяет запускать приложение и работать с данными делопроизводителя. Это связано с тем, что заведующий только просматривает данные и совершает некоторую обработку, но не изменяет их.



2.5 Описание программного обеспечения

Данное приложение состоит из двух модулей, один из которых является модулем данных (рис. 2.3).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.3 Структурная схема приложения

Форма создания и редактирования данных (Form1)

При запуске приложения делопроизводителем открывается форма создания и редактирования данных (рис. 2.4), в которую он может занести новые данные или отредактировать уже имеющиеся.



Рис. 2.4 Структурная схема формы создания данных

Форма проведения обработки и подготовки отчета(Form2)

Рис. 2.5 Структурная схема формы проведения обработки

2.6 Тестовый пример

Делопроизводитель имеет полный доступ к данным. Он может создать новую базу данных, либо открыть уже существующую и осуществлять изменения данных. Заведующий канцелярией может только просматривать составленные делопроизводителем таблицы (данные) и составлять по ним отчеты.

При тестировании проверялась работа приложения по созданию БД, редактирование и сохранение данных в бинарный файл, доступный в последующих тестированиях программы.

Таблица 10 - Пример создания/редактирования данных делопроизводителем

№	Документ	Пункт отправки	Дата прихода	Пункт назначения	Срок отправки	Ответственное лицо
1	Природа	ЗАО"Книга"	16.04.2015	Канцелярия 1	29.04.2015	Татьяна Васильевна
2	Книга	ЗАО"Книга"	16.04.2015	Канцелярия 1	30.04.2015	Татьяна Васильевна
3	Отчет	ОАО"Шоссе"	17.04.2015	Канцелярия 1	26.04.2015	Леонид Анатольевич
4	Фотоотчет	ОАО"Кино&Сериал"	08.04.2015	ЗАО "Кино"	23.04.2015	Владимир Владимирович

2.7 Руководство пользователю

Программа может находиться прямо у пользователя на рабочем столе, но файл базы находится в сетевой папке, путь к которой прописывается в файле route.

Работа с приложением:

1) Изначально делопроизводитель вносит данные или изменяет их (рис. 2.6)



Рис. 2.6. Окно ввода/редактирования данных

2) Далее делопроизводитель вносит/изменяет данные, как это показано на рисунке 2.7

Рис. 2.7. Окно ввода/редактирования в действии

3) После ввода/редактирования данных делопроизводитель получает таблицу (рис. 2.9).



Рис. 2.8 Готовая таблица делопроизводителя

4) Далее заведующий канцелярией запускает приложение со своего ПК и видит перед собой окно, изображенное на рисунке 2.10.

Рис. 2.9. Основное окно заведующего канцелярией

5) После открытия приложения заведующий канцелярии сортирует, фильтрует данные, которые внес делопроизводитель:

Рис. 2.10. Сортировка по сроку отправки

6) После того, как заведующий отсортировал, отфильтровал, он может сделать отчет в Excel, так как это показано в таблице 10.



3. Представление разработанных решений

3.1 Титульный лист

3.2 Описание подразделения



3.3 Содержание прилагаемого решения по выбору аппаратно-программного комплекса



3.4 Общая характеристика выбранного варианта



3.5 Описание задачи автоматизации

3.6 Описание разработанного программного продукта



3.7 Итоги по выполненной работе



Заключение

В результате проведенной работы была сформирована аппаратно-программная конфигурация для канцелярии организации. Выбранное обеспечение отвечает всем требованиям работы отдела и требованиям данного проекта. По финансовым затратам данная конфигурация превышает имеющийся ресурс, но это было обоснованно и оправдано.

Также было создано приложение, включающее автоматизацию рабочих мест заведующего канцелярией и делопроизводителей. Приложение позволяет создать БД, редактировать ее, проводить обработку данных и подготовку отчета. Действия пользователя в зависимости от должности в рамках данного приложения ограничены.

Данное приложение является пробной версией. В дальнейшем возможно расширение БД, использование различных по сложности методов обработки данных.



Приложение

Форма создания и редактирования данных (делопроизводитель)

unit ClMain;

interface

uses

Winapi.Windows, Winapi.Messages, System.SysUtils, System.Variants, System.Classes, Vcl.Graphics,

Vcl.Controls, Vcl.Forms, Vcl.Dialogs, Vcl.StdCtrls, Vcl.Grids, WinProcs,

Vcl.ComCtrls;

type

TForm1 = class(TForm)

StringGrid1: TStringGrid;

ComboBox1: TComboBox;

ComboBox2: TComboBox;

Button1: TButton;

ComboBox3: TComboBox;

Button2: TButton;

Label1: TLabel;

Label2: TLabel;

Label3: TLabel;

Label4: TLabel;

Label5: TLabel;

Button3: TButton;

DateTimePicker1: TDateTimePicker;

Label6: TLabel;

DateTimePicker2: TDateTimePicker;

ComboBox4: TComboBox;

procedure FormCreate(Sender: TObject);

procedure StringGrid1DrawCell(Sender: TObject; ACol, ARow: Integer;

Rect: TRect; State: TGridDrawState);

procedure Button1Click(Sender: TObject);

procedure Button2Click(Sender: TObject);

procedure Button3Click(Sender: TObject);

procedure FormResize(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

procedure SaveTable(Table: TStringGrid);

procedure LoadTable(Table: TStringGrid);

{ Public declarations }

end;

var

Form1: TForm1;

edit:boolean;

route:string;

implementation

{$R *.dfm}

procedure TForm1.Button1Click(Sender: TObject);

var

j: integer;

c: boolean;

begin

if Combobox1.Text <> '' then

begin

if Combobox2.Text <> '' then

begin

if Combobox3.Text <> '' then

begin

if Combobox4.Text <> '' then

begin

stringgrid1.Cells[0, stringgrid1.RowCount - 1] := inttostr(stringgrid1.RowCount - 1);

c := false;

for j := 1 to stringgrid1.RowCount - 1 do

if stringgrid1.Cells[1, j] = Combobox1.Text then c := true;

if c = false then Combobox1.Items.Add(Combobox1.Text);

stringgrid1.Cells[1, stringgrid1.RowCount - 1] := Combobox1.Text;

c := false;

for j := 1 to stringgrid1.RowCount - 1 do

if stringgrid1.Cells[2, j] = Combobox2.Text then c := true;

if c = false then Combobox2.Items.Add(Combobox2.Text);

stringgrid1.Cells[2, stringgrid1.RowCount - 1] := Combobox2.Text;

c := false;

for j := 1 to stringgrid1.RowCount - 1 do

if stringgrid1.Cells[4, j] = Combobox3.Text then c := true;

if c = false then Combobox3.Items.Add(Combobox3.Text);

stringgrid1.Cells[4, stringgrid1.RowCount - 1] := Combobox3.Text;

c := false;

for j := 1 to stringgrid1.RowCount - 1 do

if stringgrid1.Cells[6, j] = Combobox4.Text then c := true;

if c = false then Combobox4.Items.Add(Combobox4.Text);

stringgrid1.Cells[6, stringgrid1.RowCount - 1] := Combobox4.Text;

stringgrid1.Cells[3, stringgrid1.RowCount - 1] := datetostr(datetimepicker1.Date);

stringgrid1.Cells[5, stringgrid1.RowCount - 1] := datetostr(datetimepicker2.Date);

stringgrid1.RowCount := stringgrid1.RowCount + 1;

end

else showmessage('Укажите ответственное лицо');

end

else showmessage('Укажите, куда отправить');

end

else showmessage('Укажите, откуда пришёл');

end

else showmessage('укажите документ');

end;

procedure TForm1.Button2Click(Sender: TObject);

begin

if edit = false then begin

StringGrid1.Options := StringGrid1.Options + [goEditing];

Button2.Caption := 'Завершить редакт-ние';

edit:=true;

end else begin

StringGrid1.Options := StringGrid1.Options - [goEditing];

Button2.Caption := 'Редактировать базу';

edit:=false;

end;

end;

procedure TForm1.Button3Click(Sender: TObject);

begin

SaveTable(stringgrid1);

end;

procedure TForm1.SaveTable(Table: TStringGrid);

var

List: TStringList;

i, j: Integer;

begin

List := TStringList.Create;

with Table do

for i := 1 to RowCount - 1 do

for j := 0 to ColCount - 1 do

List.Add(Cells[j, i]);

List.SaveToFile(route);

end;

procedure TForm1.LoadTable(Table: TStringGrid);

var

List: TStringList;

i, j: Integer;

begin

List := TStringList.Create;

List.LoadFromFile(route);

with Table do

for i := 0 to round(List.Count/ColCount-2) do

begin

for j := 0 to ColCount - 1 do

Cells[j, i + 1] := List[i * ColCount + j];

stringgrid1.RowCount := stringgrid1.RowCount + 1;

end;

end;

procedure TForm1.FormCreate(Sender: TObject);

var

i: integer;

f: textFile;

begin

StringGrid1.Cells[0, 0] := '№';

StringGrid1.Cells[1, 0] := 'Документ';

StringGrid1.Cells[2, 0] := 'Пункт отправки';

StringGrid1.Cells[3, 0] := 'Дата прихода';

StringGrid1.Cells[4, 0] := 'Пункт назначения';

StringGrid1.Cells[5, 0] := 'Срок отправки';

StringGrid1.Cells[6, 0] := 'Ответственное лицо';

if FileExists('route') then

begin

AssignFile(f, 'route');

reset(f);

readLn(f, route);

CloseFile(f);

end;

route := route + 'db.db';

if FileExists(route) then LoadTable(StringGrid1);

DateTimePicker1.Date := Date;

DateTimePicker2.Date := Date;

end;

procedure TForm1.FormResize(Sender: TObject);

begin

stringgrid1.Width := form1.Width - 185;

stringgrid1.Height := form1.Height - 60;

StringGrid1.ColWidths[1] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 100);

StringGrid1.ColWidths[2] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 80);

StringGrid1.ColWidths[3] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 70);

StringGrid1.ColWidths[4] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 60);

StringGrid1.ColWidths[5] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 80);

StringGrid1.ColWidths[6] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 80);

end;

procedure TForm1.StringGrid1DrawCell(Sender: TObject; ACol, ARow: Integer;

Rect: TRect; State: TGridDrawState);

var

Format: Word;

C: array[0..255] of Char;

begin

Format := DT_CENTER or DT_WORDBREAK;

(Sender as TStringGrid).Canvas.FillRect(Rect);

StrPCopy(C, (Sender as TStringGrid).Cells[ACol, ARow]);

WinProcs.DrawText((Sender as TStringGrid).Canvas.Handle, C,

StrLen(C), Rect, Format);

end;

end.

Форма проведения обработки и подготовки отчета (зав.канцелярией)

unit ChMain;

interface

uses

Winapi.Windows, Winapi.Messages, System.SysUtils, System.Variants, System.Classes, Vcl.Graphics,

Vcl.Controls, Vcl.Forms, Vcl.Dialogs, Vcl.Grids, Vcl.StdCtrls, WinProcs,

Vcl.ComCtrls, Vcl.ExtCtrls, ComObj;

type

TForm2 = class(TForm)

StringGrid1: TStringGrid;

Button1: TButton;

Button2: TButton;

RadioGroup1: TRadioGroup;

RadioGroup2: TRadioGroup;

Edit1: TEdit;

Edit2: TEdit;

Edit3: TEdit;

Edit4: TEdit;

DateTimePicker1: TDateTimePicker;

DateTimePicker2: TDateTimePicker;

Button3: TButton;

procedure StringGrid1DrawCell(Sender: TObject; ACol, ARow: Integer;

Rect: TRect; State: TGridDrawState);

procedure FormCreate(Sender: TObject);

procedure FormResize(Sender: TObject);

procedure Button1Click(Sender: TObject);

procedure Button2Click(Sender: TObject);

procedure Edit1Click(Sender: TObject);

procedure Edit2Click(Sender: TObject);

procedure DateTimePicker1Click(Sender: TObject);

procedure Edit3Click(Sender: TObject);

procedure DateTimePicker2Click(Sender: TObject);

procedure Edit4Click(Sender: TObject);

procedure Button3Click(Sender: TObject);

private

{ Private declarations }

public

procedure LoadTable(Table: TStringGrid);

procedure SgSort(aSg : TStringGrid; const aCol : Integer);

{ Public declarations }

end;

var

Form2: TForm2;

route:string;

count:integer;

db: array of array of string;

implementation

{$R *.dfm}

procedure TForm2.FormResize(Sender: TObject);

begin

stringgrid1.Width := form2.Width - 185;

stringgrid1.Height := form2.Height - 60;

StringGrid1.ColWidths[1] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 100);

StringGrid1.ColWidths[2] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 80);

StringGrid1.ColWidths[3] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 70);

StringGrid1.ColWidths[4] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 60);

StringGrid1.ColWidths[5] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 80);

StringGrid1.ColWidths[6] := Round(stringgrid1.Width / 520 * 80);

end;

procedure TForm2.LoadTable(Table: TStringGrid);

var

List: TStringList;

i, j: Integer;

begin

List := TStringList.Create;

List.LoadFromFile(route);

with Table do

for i := 0 to round(List.Count / StringGrid1.ColCount - 2) do

begin

for j := 0 to ColCount - 1 do

Cells[j, i + 1] := List[i * ColCount + j];

StringGrid1.RowCount := StringGrid1.RowCount + 1;

end;

count := StringGrid1.RowCount;

setlength(db, StringGrid1.ColCount, StringGrid1.RowCount - 2);

for j := 1 to StringGrid1.RowCount - 2 do

for i := 0 to StringGrid1.ColCount - 1 do

db[i, j - 1] := StringGrid1.Cells[i, j];

end;

procedure TForm2.SgSort(aSg: TStringGrid; const aCol: Integer);

var

SlSort, SlRow: TStringList;

i, j: Integer;

begin

SlSort := TStringList.Create;

for i := aSg.FixedRows to aSg.RowCount - 2 do

begin

SlRow := TStringList.Create;

SlRow.Assign(aSg.Rows[i]);

SlSort.AddObject(aSg.Cells[aCol, i], SlRow);

end;

SlSort.Sort;

j := 0;

for i := aSg.FixedRows to aSg.RowCount - 2 do

begin

SlRow := Pointer(SlSort.Objects[j]);

aSg.Rows[i].Assign(SlRow);

SlRow.Free;

Inc(j);

end;

SlSort.Free;

end;

procedure TForm2.Button1Click(Sender: TObject);

var

i, j, k: integer;

begin

if RadioGroup1.ItemIndex = 0 then

SgSort(StringGrid1, 1);

if RadioGroup1.ItemIndex = 1 then

SgSort(StringGrid1, 2);

if RadioGroup1.ItemIndex = 2 then

SgSort(StringGrid1, 3);

if RadioGroup1.ItemIndex = 3 then

SgSort(StringGrid1, 4);

if RadioGroup1.ItemIndex = 4 then

SgSort(StringGrid1, 5);

if RadioGroup1.ItemIndex = 5 then

SgSort(StringGrid1, 6);

if RadioGroup2.ItemIndex > -1 then

begin

for i := 1 to StringGrid1.RowCount - 2 do

StringGrid1.Rows[i].Clear;

StringGrid1.RowCount := 2;

if RadioGroup2.ItemIndex = 0 then

for i := 0 to count - 2 do

if db[1, i] = edit1.text then

begin

for j := 0 to StringGrid1.ColCount - 1 do

StringGrid1.cells[j, StringGrid1.RowCount - 1] := db[j, i];

StringGrid1.RowCount := StringGrid1.RowCount + 1;

end;

if RadioGroup2.ItemIndex = 1 then

for i := 0 to count - 2 do

if db[2, i] = edit2.text then

begin

for j := 0 to StringGrid1.ColCount - 1 do

StringGrid1.cells[j, StringGrid1.RowCount - 1] := db[j, i];

StringGrid1.RowCount := StringGrid1.RowCount + 1;

end;

if RadioGroup2.ItemIndex = 2 then

for i := 0 to count - 2 do

if db[3, i] = datetostr(DateTimePicker1.Date) then

begin

for j := 0 to StringGrid1.ColCount - 1 do

StringGrid1.cells[j, StringGrid1.RowCount - 1] := db[j, i];

StringGrid1.RowCount := StringGrid1.RowCount + 1;

end;

if RadioGroup2.ItemIndex = 3 then

for i := 0 to count - 2 do

if db[4, i] = edit3.text then

begin

for j := 0 to StringGrid1.ColCount - 1 do

StringGrid1.cells[j, StringGrid1.RowCount - 1] := db[j, i];

StringGrid1.RowCount := StringGrid1.RowCount + 1;

end;

if RadioGroup2.ItemIndex = 4 then

for i := 0 to count - 2 do

if db[5, i] = datetostr(DateTimePicker2.Date) then

begin

for j := 0 to StringGrid1.ColCount - 1 do

StringGrid1.cells[j, StringGrid1.RowCount - 1] := db[j, i];

StringGrid1.RowCount := StringGrid1.RowCount + 1;

end;

if RadioGroup2.ItemIndex = 5 then

for i := 0 to count - 2 do

if db[6, i] = edit4.text then

begin

for j := 0 to StringGrid1.ColCount - 1 do

StringGrid1.cells[j, StringGrid1.RowCount - 1] := db[j, i];

StringGrid1.RowCount := StringGrid1.RowCount + 1;

end;

end;

end;

procedure TForm2.Button2Click(Sender: TObject);

var

i, j: integer;

begin

radiogroup1.ItemIndex := -1;

radiogroup2.ItemIndex := -1;

StringGrid1.RowCount := count;

for j := 0 to StringGrid1.RowCount - 3 do

for i := 0 to StringGrid1.ColCount - 1 do

StringGrid1.Cells[i, j + 1] := db[i, j];

end;

procedure TForm2.Button3Click(Sender: TObject);

var

i, j: integer;

Ap: Variant;

begin

Ap := CreateOleObject('Excel.Application');

Ap.Workbooks.Add;

Ap.Visible := True;

Ap.DisplayAlerts := False;

for i := 0 to Stringgrid1.ColCount - 1 do

for j := 0 to Stringgrid1.RowCount - 1 do

Ap.Cells[j + 1, i + 1] := Stringgrid1.Cells[i, j];

end;

procedure TForm2.Edit1Click(Sender: TObject);

begin

radiogroup2.ItemIndex := 0;

end;

procedure TForm2.Edit2Click(Sender: TObject);

begin

radiogroup2.ItemIndex := 1;

end;

procedure TForm2.DateTimePicker1Click(Sender: TObject);

begin

radiogroup2.ItemIndex := 2;

end;

procedure TForm2.Edit3Click(Sender: TObject);

begin

radiogroup2.ItemIndex := 3;

end;

procedure TForm2.DateTimePicker2Click(Sender: TObject);

begin

radiogroup2.ItemIndex := 4;

end;

procedure TForm2.Edit4Click(Sender: TObject);

begin

radiogroup2.ItemIndex := 5;

end;

procedure TForm2.FormCreate(Sender: TObject);

var

i: integer;

f: textFile;

begin

StringGrid1.Cells[0, 0] := '№';

StringGrid1.Cells[1, 0] := 'Документ';

StringGrid1.Cells[2, 0] := 'Пункт отправки';

StringGrid1.Cells[3, 0] := 'Дата прихода';

StringGrid1.Cells[4, 0] := 'Пункт назначения';

StringGrid1.Cells[5, 0] := 'Срок отправки';

StringGrid1.Cells[6, 0] := 'Ответственное лицо';

if FileExists('route') then

begin

AssignFile(f, 'route');

reset(f);

readLn(f, route);

CloseFile(f);

end;

route := route + 'db.db';

if FileExists(route) then LoadTable(StringGrid1);

end;

procedure TForm2.StringGrid1DrawCell(Sender: TObject; ACol, ARow: Integer;

Rect: TRect; State: TGridDrawState);

var

Format: Word;

C: array[0..255] of Char;

begin

Format := DT_CENTER or DT_WORDBREAK;

(Sender as TStringGrid).Canvas.FillRect(Rect);

StrPCopy(C, (Sender as TStringGrid).Cells[ACol, ARow]);

WinProcs.DrawText((Sender as TStringGrid).Canvas.Handle, C,

StrLen(C), Rect, Format);

end;

end.

Размещено на Allbest.ur