Возможности современных табличных процессоров

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В процессе развития человеческой деятельности все более актуальной становится поговорка «Кто владеет информацией - тот владеет миром». В настоящее время руководителю для того чтобы принимать решения, осуществлять контроль над их выполнением, формировать имидж организации, отслеживать лояльность персонала, необходима разнообразная информация.

В информационном процессе информация выступает как один из важнейших ресурсов деятельности человека в материальных, трудовых, финансовых направлениях. Информационная система предприятия является системой информационного обслуживания работников и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации.

Информационное управление можно рассматривать как процесс целенаправленной переработки информации и выработки направления действий. Итак, следует обратить внимание на информационный ресурс как один из важнейших элементов и факторов производственной системы предприятия.

Удобство и эффективность применения компьютерных технологий для обработки, хранения, учета информации привели к созданию множества программ для обработки документов. Возможности этих программ разнообразны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

В настоящее время для управления крупными предприятиями необходима информационная система по комплексной автоматизации деятельности предприятия, по простоте адаптации средств автоматизации к изменениям в технологии предметной области.

Все предприятия, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремятся к повышению эффективности своей деятельности. Важнейшим шагом на пути к достижению цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности создание автоматизированной информационной системы на предприятии.

Внедрение системы автоматизации документационного обеспечения управления значительно улучшает процессы управления на предприятии. Независимо от способа реализации конечный результат должен обладать концептуальной целостностью и функциональной полнотой по отношению к функциональным требованиям предприятия-заказчика.

Тема курсовой работы актуальна, поскольку сейчас почти все документы хранятся и создаются в электронном виде. Для этого необходимо соответствующее программное обеспечение.

Объект исследования - информационное обеспечение управления.

Предмет исследования - современные табличные процессоры.

Цель работы - исследование функциональных возможностей современных табличных процессоров в информационном обеспечении управления.

Поставленная цель работы обусловила решение следующих задач:

1. Рассмотреть структуру информационной системы на предприятии;

2. Изучить основные направления информационного обеспечения управления на предприятии;

3. Рассмотреть понятие электронных таблиц и табличных процессоров;

4. Изучить основные функциональные возможности современных табличных процессоров;

5. Выявить тенденции развития табличных процессоров.

Курсовая работа состоит из двух глав, введения и заключения.

Методы исследования: обобщения, сравнительного анализа, систематизации, приемы логической увязки данных.

В процессе исследования были использованы источники литературы как отечественных, так и зарубежных авторов.

Особое внимание было уделено таким источникам, как:

1. Старовойтова Т.Ф. «Информационное обеспечение бизнеса». В пособии в сжатой форме изложены разделы, касающиеся информационной инфраструктуры бизнеса, информационных ресурсов, видов и особенностей современных информационных систем и технологий, основных проблем организации информационного обеспечения предприятий и путей их решения, использования корпоративных информационных систем, Интернет-сайтов в бизнесе, защиты коммерческой информации. Особое внимание уделено функциональным возможностям табличных процессоров.

2. Провалов В.С. «Информационные технологии управления». Рассмотрены теоретические основы новых информационных технологий в управлении, вопросы использования табличных процессоров в управлении предприятием.

табличный процессор управление электронный

1. Роль и значение информации в управлении

1.1 Структура информационной системы на предприятии

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами. [1, c. 62].

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. [18, c. 95].

Информационная система - это совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонал, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей определенной информацией. Информационная система предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не значит, без участия человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Информационная система - это совокупность связанных отдельных частей средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления. Основным техническим средством обработки информации является персональный компьютер. Информационная система имеет свою структура и состоит из подсистем, которые представляют часть системы, выделяемую по определенному признаку. Подсистемы реализуют и поддерживают модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации. Состав функциональных подсистем весьма разнообразен и зависит от предметной области использования информационной системы, специфики хозяйственной деятельности объекта, управления.

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение - это методы и средства построения информационной базы системы, включающее системы классификации и кодирования информации, унифицированные системы документов, схемы информационных потоков, принципы и методы создания баз данных, т.е. назначение состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. [11, c. 51].

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях, главной целью, которой является обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Стандарты имеют свои требования:

- к унифицированным системам документации;

- к унифицированным формам документов различных уровней управления;

- к составу и структуре реквизитов и показателей;

- к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Несмотря на существование унифицированной системы документации, при проведении анализа обработки ведения информационного обеспечения управления в большинстве организаций постоянно выявляется некоторый комплекс типичных недостатков:

- чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

- одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

- работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

- имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения. [23, c. 36].

Информационные потоки представляют собой движение и объем информации, места ее возникновения и использования конечной информации. Простейшая схема потоков данных, в которой отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

- исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

- классификацию и рациональное представление информации.

При всем этом должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какая информация необходима для принятия управленческих решений, а какая лишняя. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая касается именно его.

База данных - это совокупность программ для хранения и обработки больших массивов информации, организованных по определенным правилам

Эта методология включает в себя описание всех этапов жизненного цикла документа, перечень и последовательность задач, требование к содержанию и оформлению. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

Обследуем все функциональные подразделения организации с целью:

- понять специфику и структуру ее деятельности;

- построить схему информационных потоков;

- проанализировать существующую систему документооборота;

- определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов, параметров, характеристик, описывающих их свойства и назначение.

В следующем этапе рассмотрим построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на предыдущем этапе сферы деятельности. На этом этапе должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель - это первый уровень, на котором будет создана база данных.

- постановка целей, задач, функций системы управления организацией;

- определение движения информации от момента ее возникновения и до использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков,

- совершенствование системы документооборота;

- наличие и использование системы классификации и кодирования;

- создание концептуальных информационно-логических моделей, отражающих коммуникации информации;

- создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение.

Техническое обеспечение - это совокупность технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также техническая документация и технологические процессы.

Комплекс технических средств обработки информации составляет:

- персональные компьютеры любых моделей;

- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

- коммуникационные средства;

- оргтехника и устройства автоматического съема информации;

- средства для обмена информацией;

- локальные компьютерные сети и др. [7, c. 203].

Различают несколько способов обработки информации: централизованный, децентрализованный.

Централизованный способ обработки информации связан с использованием в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализованный способ связан непосредственно с реализацией подсистем на персональных компьютерах, дающих возможность автоматизировать конкретное рабочие место.

Математическое и программное обеспечение.

Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

- средства моделирования процессов управления;

- типовые задачи управления;

- методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др. [19, c. 74].

В состав программного обеспечения входят операционная система и прикладные программные продукты, а также техническая документация.

К операционной системе относятся набор программ, ориентированных на пользователей и предназначенных, управляющих оперативной памятью, процессором, внешними устройствами и файлами, для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Прикладное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят программы, с помощью которых пользователь может решать свои информационные задачи не прибегая к программированию.

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение.

Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, представляющая собой взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Существуют следующие функции организационного обеспечения:

- анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

- подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

- разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Правовое обеспечение.

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, регламентирующие создание, юридический статус и функционирование информационных систем, определяющие порядок получения, преобразования и использования информации. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.

В правовое обеспечение входят нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика в процессе создания АИС и АИТ, правовое положение о компетенции звеньев АИС и АИТ и организации деятельности, права, обязанности и ответственность персонала, порядок создания и использования информации, процедуры ее регистрации, сбора, хранения, передачи и обработки, порядок приобретения и использования электронно-вычислительной техники и других технических средств, порядок создания и использования математического и программного обеспечения.

1.2 Основные направления информационного обеспечения управления на предприятии

Большое количество информации, необходимой для принятия эффективного управленческого решения, велико настолько, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно большой объем документации в современном крупномасштабном производстве привело к применению использования электронно-вычислительной техники, к разработке автоматизированных систем управления, для чего потребовалось создание нового математического аппарата и экономико-математических методов.

Предъявляемые требования к организации информационного обеспечения - это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Главное требование заключается в том, что вся информационная система должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детальностью, которая в этот момент необходима руководителю для изучения информационных потоков и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться. [13, c. 85].

Очевидно, что на сегодняшний день в практике организации учета, планировании и статистики на предприятии постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются абсолютно новые формы накопления и сохранения данных. Все изменения в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для разработки управленческих решений.

Вся поступающая информация должна точно, объективно отражать исследуемые явления и процессы, иначе итогами будет не соответствие реального действительности, а разработанные предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться неблагоприятными.

Предъявляемое к организации информационного потока следующее требование - это целостность информации, поступающей из разных источников, что означает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждый документ должен регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Информация должна поступать оперативно, в чем и состоит сущность еще одного требования к информации. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

Еще одно из требований к информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

И, наконец, информационный поток должен быть эффективным, то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация.

При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных. [16, c. 92].

Все из вышеизложенного, следует, что информационные потоки должны складываться и усовершенствоваться с учетом этих требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

Получение информации - это не главная цель бизнеса, а, как правило, называть целью можно выживание и получение прибыли. Информационные потоки в системе управления являются основным условием, обеспечивающим достижение цели предприятия путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Информация является самым важным стратегическим ресурсом в бизнесе. Отсутствие необходимой информации вызывает неопределенность, а в таких условиях точность принятия управленческих решений невозможна. В небольших коммерческих организациях, где количество персонала не очень невелико, для информационной поддержки бизнеса достаточно аккуратности. Компьютеры используются как любая другая офисная оргтехника, и еще для ведения бухгалтерии. Однако с развитием бизнеса неизбежны появления новых проблем.

Оказывается, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно выполняющая свою задачу по подведению итогов и сведения баланса не так часто используемая, мало пригодна для оперативного анализа, как это требуется в повседневной деятельности.

При недостатке необходимой информации бизнес становится не управляемым. Вдруг обнаруживается переизбыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных источников, но впоследствии оказывается, что для управления предприятием недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из подсистем. Также, нередко отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем.

Другими словами, для успешного развития предприятия нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. Это проблемы постановки регулярного менеджмента и проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

Для решения проблем внедрения информационных систем существуют три основных пути:

Первый путь - это создание системы собственными силами. Чаще всего для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ, но такие средства не удовлетворяют, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Но разработка полноценной системы требует не только больших расходов, но и много времени. Также необходим еще технический персонал для грамотного развития проекта. А это по плечу только крупным организациям, а развивающимся организациям своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь - это приобрести универсальную систему или пакет прикладных программ. Выбор такой системы ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Дело в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными, но сильно меняется сама логика работы, причем это бывает связано с разными отраслями деятельности.

Бизнес, отражает индивидуальность руководства. Поэтому, универсальных систем для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, немного. Большая их часть создана на основе бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о покупке универсальной системы позволяет абсолютно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Еще один путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям. Этот подход редко применяется в нашей стране. При правильном выборе организации-исполнителя достигаются следующие преимущества:

- экономия денежных средств за счет применения решений, которые прошли успешное внедрение в других организациях;

- сервисная поддержка;

- профессионализм исполнения;

- развития системы.

Но также имеются вероятные опасности:

- потеря возможности развития системы;

- потеря информации из-за незнания внутренней структуры данных;

- зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя. [12, c. 184].

Надо понять следует ли идти по пути разработки информационной системы собственными силами. И все-таки, решение применить приобретенную систему - это проявление стабильности и достижение высокого уровня зрелости организации.

Профессионально разработанная программа, предназначенная для продажи, имеет одно важнейшее качество, которое отличает ее от текущей версии программы, разрабатываемой внутри организации-пользователя. Это - функциональная работоспособность. Когда система разрабатывается своими программистами, возникает желание перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности. Безусловно, при наличии высокопрофессиональных программистов внутри организации и при организованной постановке задач, принципиально возможно разрешить проблему разделения ответственности заказчика и исполнителя. Эта проблема, возникающая при управлении информационными системами, связана с менеджментом, а не с технологией.

Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства, которые заключаются в необходимости сформулировать бизнес-правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, организация, проводящая установку системы, предполагает, что требования должны уже быть сформулированы. Есть фирмы-поставщики, предлагающие уже комплексное решение, они проводят реорганизацию бизнес-процессов самостоятельно, или привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы часто приводит к неблагоприятным условиям, связанным с функционированием системы. Этих проблем можно избежать, заказав систему у поставщика.

Итак, предположим, что руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобрести программное обеспечение.

И какую же выбрать программу? А по каким критериям?

Рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов, должна иметь следующими свойствами:

1) Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки» и договора. Во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. Можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы управления базами данных, во-вторых - техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.

2) Надежность. Это, во-первых, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.

3) Возможность роста. Это масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.

4) Степень автоматизации различных видов деятельности. Это полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.

5) Интуитивность интерфейса. Возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.

6) Возможности интеграции с электронным документооборотом. Реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота

7) Адаптированность к бизнесу клиента. Это степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.

8) Доступность по цене. [9, c. 58].

На рынке ряд программ, имеет свою специфику.

Особенностью комплекса программ, разработанных фирмой МонолитИнфо, например, является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет ее популярность среди совместных и иностранных предприятий. Заметно выделяется среди прочих предложений система «ЛокОффис» тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов. Однако эта система реализована на системе управления базами данных Raima Data Manager, не являющейся реляционной, не поддерживающей распределение данных и тиражирование транзакций. Эти и другие свойства база данных Raima не позволяют реализовать на ее основе надежную систему управления динамично развивающейся средней или крупной фирмой. Однако для предприятий, не предусматривающих значительного роста и усложнения бизнеса, она представляет определенный интерес. [5, c. 189].

С появлением массовых внедрений компьютерных сетей и средств различных коммуникаций абсолютно изменилась концепция рабочего места. Если раньше рабочее место представлялось местом у станка или столом в учреждении, то сегодня оно - это не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Следовательно, рабочее место - это любое помещение, где есть сетевая розетка.

В заключение можно сделать вывод, что умение пользоваться персональным компьютером теперь уже вошло в современную культуру управления. И это не зря - компьютер позволяет экономить огромные средства, которые при традиционной системе организации труда были бы израсходованы на содержание различных отделов, которые выполняли утилитарные функции, не связанные с процессом производства.

2. Возможности современных табличных процессоров в информационном обеспечении управления

2.1 Обзор табличного процессора Microsoft Excel

Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ - табличный процессор.

Главное достоинство электронной таблицы - это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда. [30, c. 175].

Можно рассмотреть самый популярный табличный процессор Excel.

Документ, созданный в MS Excel, называемый рабочей книгой состоит из набора листов, который имеет имя, по умолчанию Лист1, Лист2 и т.д. Названия этих листов отображаются в нижней части листа. Листам с помощью переименования можно давать нужные имена.

Содержимое рабочего листа состоит из строк и столбцов, на их пересечении образуются ячейки таблицы. Ячейка - это единица рабочего листа. Имя этой ячейки состоит из имени столбца и номера строки. Параметры ячеек используются при записи формул. Одна из ячеек всегда является активной, и в ней производятся операции ввода и редактирования. Группа ячеек называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначается через двоеточие номеров ячеек, расположенных в противоположных углах: А5:C20.

Таблицы могут содержать разнообразную информацию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, а некоторые содержат необходимые числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать несколько видов данных.

Программа Excel воспроизводит текстовые данные точно в том виде, в каком они были введены и не может использоваться в вычислениях. А если Excel не может распознать данные в ячейке как число или как формулу, она считает, что это текстовые данные. Когда данные вводятся на рабочий лист, Excel автоматически анализирует их, определяя тип данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяя способ анализа данных, который можно применять к данной ячейке.

Числовые данные - это число, введенное в ячейку, если это число не рассматривается программой как формат даты или денежные суммы. А ячейка содержащая формулу является вычисляемой и содержимое ячейки рассматривается как формула. Все формулы, которые начинаются со знака равенства, дают числовой результат. Сами формулы, в ячейках таблицы не отображаются, а вместо нее воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Для того чтобы просмотреть формулу, находящуюся в вычисляемой ячейке, необходимо направить курсор в необходимую ячейку и посмотреть в строку формул, в которой она и отобразиться.

Прежде чем начать ввод, каких либо данных, необходимо выбрать соответствующую ячейку и нажать клавишу с буквами, цифрами или знаками препинания. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул и в ячейке. Закончить ввод можно нажатием клавиши ENTER.

Достоинством электронных таблиц можно обозначить то, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных, вводить формулы, и изменить ее щелкнув по кнопке «Изменить формулу». В этом случае непосредственно под строкой формул открывается «Палитра» формул, содержащая вычисленное значение указанной формулы.

При работе с программой Excel можно делать, как самые простейшие вычисления, так и рассчитать значение, хранящееся в ячейке с использованием формул.

Каждая ячейка идентифицируются по адресу:

1. У ячейки есть свой адрес. Адрес состоит из буквы столбца и номера строки. Например, если ячейка в столбце А и строке 7, то ее адрес А7, а если вычислять значение А7 как произведение А7 и С7, используются адреса ячеек, входящих в формулу.

2. Если нужно сделать расчет значения в ячейке D8, то опять придется вписывать формулу D8=B8*C8. Это не очень удобно для больших таблиц, но процесс можно автоматизировать.

3. Намного удобнее было бы записать формулу для всех ячеек столбца А, чтобы в них автоматически записывалось произведение соответствующих ячеек столбцов В и С. Адресация по методу «правее», «ниже» и т.п. не требует указания адресов ячеек, входящих в формулу, и называется относительной адресацией.

4. Программа Excel по умолчанию рассматривает адреса ячеек как относительные, что позволяет копировать формулы методом заполнения.

5. При заполнении ячеек формулой, когда необходимо сохранить абсолютный адрес ячейки, необходимо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ «$».

6. При заполнении ячеек формулой как относительная рассматривается только та часть адреса, перед которой нет символа «$».

7. Если же ссылка на ячейку была внесена в формулу методом щелчка на соответствующей ячейке, то выбрать один из четырех возможных вариантов абсолютной и относительной адресации можно нажатием клавиши F4.

Вычисления, позволяющие производить программа Excel, позволяет использовать не только простейшие алгоритмы, но и большое число встроенных стандартных функций, способных выполнять весьма сложные вычисления.

Электронные таблицы Excel часто используют в качестве введения базы данных, которые состоят из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных, в которых каждая строка представляет собой отдельную запись, а если данные представлены в таком виде, то программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию.

Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Что бы произвести такую сортировку, необходимо выбрать одну из ячеек и щелкнуть по кнопке «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию». Можно также выбрать от одного до трех полей сортировки и задать порядок сортировки по каждому полю.

А фильтрация базы отображается только записи, обладающие необходимыми свойствами. Простейшее средство фильтрации - это автофильтр, при щелчке на эту кнопку открывается доступ к списку вариантов фильтрации. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются. Диалоговое окно «Пользовательский автофильтр», позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю.

Для более наглядного представления табличных данных используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы, и разместить ее в той же самой рабочей книге.

Для более глубокого изучения программы Excel предоставляется возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм и графиков, оформленных в виде баз данных.

Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы и работает в несколько этапов. На первом этапе работы выбирают тип диаграммы. Если она создается на основе записей, имеющих структуру базы данных, то вся информация, необходимая на следующем этапе работы, вносится в соответствующие поля автоматически. На последнем этапе работы выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке «Готово диаграмма» создается и размещается на рабочем листе. Печать готового документа на принтере во многих случаях является заключительным этапом работы с электронными таблицами.

2.2 Функциональные возможности современного табличного процессора OpenOffice Calc

OpenOffice Calc - эта программа является частью OpenOffice, цель которой предоставлять пользователю аналог офисных программ, и практически неотличима от MS Excel по функциональным возможностям. Идентичная встроенная документация и удобная система справок позволяет быстро освоить все особенности работы с данным программным продуктом. Те же возможности переименования, добавления и удаления количество листов в рабочей книге при двойном щелчке в области заголовков листов книги.

Контекстные меню программы, которые появляются при нажатии правой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими как ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т.д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически идентичен процессу работы с уже рассмотренными электронными таблицами.

Этот табличный процессор может размещать в ячейках таблиц числа, формулы и текст. В каждую ячейку можно добавить комментарий, который отобразится автоматически при подведении курсора к ячейке. При наличии комментария, в верхнем правом углу ячейки появляется небольшой красный квадратик. Если отметить пункт в меню «Показать примечания» то комментарий будет постоянно отображаться, а щелчок в этом поле позволит приступить к редактированию.

При создании любого документа используется форматирование, а особенностью табличных процессоров являются как возможности использования изначально заданных форматов, так и создания своих собственных стилей ячеек.

На вкладке «Числа» можно выбрать формат числа, а с помощью вкладки «Шрифт» можно установить цвет, тип и размер шрифта. Вкладка «Выравнивание», предназначена для управления выравниванием текста в содержимом ячейки. Опция «По горизонтали» и «По вертикали» позволяет задать выравнивание содержимого текста ячейки в горизонтальном и вертикальном направлении.

При указании на вкладку «Разрыв строки» разрешается автоматический разрыв строки на краю ячейки, и нажатие комбинации клавиш Ctrl+Enter в любом месте текста также приведет к разрыву строки.

OpenOffice Calc позволяет применять стили ячеек как в ручном режиме, так и автоматическом. При необходимости выделить особые данные в таблице, то желаемого результата довольно просто достичь при помощи условного форматирования.

Первое условие - это присвоение формата формулой. Функция «Стиль» может быть добавлена к существующей формуле в ячейке. Таким образом, вместе с функцией «ТЕКУЩ» можно задать, например, цвет ячейки в зависимости от значения.

Другое условие - использование условного формата. При помощи опции «Условное форматирование» из меню «Формат» в диалоге допускается задание до трех условий, которые должны быть выполнены, чтобы ячейка или группа выделенных ячеек получила определенный формат. Также с помощью специального инструмента можно импортировать данные из других источников, например, баз данных, а можно создать обновляемый диапазон, чтобы импортируемые данные всегда были актуальны.

При создании формул наряду с основными арифметическими операциями, OpenOffice Calc предоставляет множество специальных операций, которые можно ввести в интерактивном режиме при помощи «Автопилота».

Как и многие другие средства работы с электронными таблицами, OpenOffice Calc позволяет использовать разнообразные ссылки. Перед каждым абсолютным значением, должен ставится знак доллара $. Для превращения из относительного значения в абсолютное, и наоборот, следует использовать комбинацию клавиш Shift+F4.

Для вычисления суммы чисел, находящихся в столбце или строке следует использовать кнопку У. В ячейке появится формула вида =СУММ(…).

Что бы обеспечить ввод даты в электронную таблицу необходимо использовать функцию «Дата», OpenOffice Calc хранит такие данные в виде чисел, но отображает в ячейке в формате даты.

Программа OpenOffice Calc может также отображать результаты расчетов в виде диаграмм, для этого данные необходимо предварительно выделить, после чего из меню «Вставка» выбрать пункт «Диаграмма». В открывшимся окне «Автоформат диаграммы» необходимо выполнить ряд действий, позволяющих выбрать тип диаграммы. Затем нужно указать расположение необходимых данных, задать заголовок диаграммы, наименование осей и т.д. Если требуется вставить диаграмму в документ, состоящий из нескольких таблиц, то нужно установить, в какую таблицу должна быть вставлена диаграмма. После заполнения нужных полей и нажав на клавишу «Готово» диаграмма будет размещена на листе.

OpenOffice Calc позволяет изменять некоторые элементы диаграммы, если она помещена на задний план электронной таблицы, то выделить ее щелчком мыши уже не удастся. Необходимо открыть панель «Функции рисования» и выбрать инструмент «Выделение», затем щелчком выделить диаграмму.

2.3 Тенденции развития табличных процессоров

В настоящее время создание программного обеспечения для персональных компьютеров за какой-то десяток лет превратилось из занятия программистов-одиночек в важную и мощную сферу промышленности. Теперь электронные таблицы стали неотъемлемой частью программного обеспечения персональных компьютеров. Это объясняется большим набором функций для работы с данными, простотой освоения и работы, благодаря наличию разнообразных инструментальных средств - табличных процессоров. Большой выбор табличных процессоров позволяет пользователю выбрать наиболее подходящий к данной задаче. Поэтому развитие программ электронных таблиц, предназначенного для широкого круга пользователей, происходит уже не в состязании индивидуальных программистов, а в процессе ожесточенной конкурентной борьбы между фирмами-производителями программного обеспечения.

Удобство пользования табличными процессами, позволяющими автоматизировать процесс обработки информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в виде графики и диаграммы, является важнейшим фактором для применения пользователями.

В настоящее время пользователь все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а также на обработку и хранение больших объемов данных. Конечно же, большую роль играют функции табличного процессора: возможность использования формул, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, копирование данных, составление списков, обеспечение безопасности.

Важнейшей тенденцией развития табличных процессоров является широкое применение табличных процессоров в различных областях деятельности человека. Они являются неотъемлемой частью информационных систем и облегчают доступ пользователя к информации по практически любой области науки.

Кроме всего, табличные процессоры - автоматизированные информационные системы, применяемые на производстве, в которых вводится информация о ходе выполнения производственных заказов, о наличии инструментов и сырья. Постоянное совершенствование электронных таблиц, делают работу с данными все более и более простой, доступной для пользователя любой квалификации.

В последнее время возможности табличных процессоров создания гипертекстовых ссылок в таблице с целью перехода в другие файлы, находящиеся на компьютере пользователя, в локальной сети или в сети Internet. А данные и диаграммы можно сохранить как отдельную Web-страницу или добавлять к существующей странице.

В заключение раздела можно сделать вывод, что электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя. Создание программного обеспечения для персональных компьютеров за какой-то десяток лет превратилось из занятия программистов-одиночек в важную и мощную сферу промышленности. Поэтому развитие программного обеспечения, предназначенного для широкого круга пользователей, происходит уже не в состязании индивидуальных программистов, а в процессе ожесточенной конкурентной борьбы между фирмами-производителями программного обеспечения.

Заключение

По результатам исследования можно сделать следующие выводы:

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности.

Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Главное достоинство электронной таблицы - это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя.

Создание программного обеспечения для персональных компьютеров за какой-то десяток лет превратилось из занятия программистов-одиночек в важную и мощную сферу промышленности. Только в США более 50 фирм - производителей программного обеспечения имеют объемы продаж более 10 млн. дол., а у десяти из них (в частности, Microsoft, Lotus, Novell, Borland, Autodesk, Symantec и Computer Associates) объемы продаж превышают 100 млн. дол.

Поэтому развитие программного обеспечения, предназначенного для широкого круга пользователей, происходит уже не в состязании индивидуальных программистов, а в процессе ожесточенной конкурентной борьбы между фирмами-производителями программного обеспечения.

Список литературы

1. Амириди Ю.В., Кочанова Е.Р., Морозова О.А. Информационные системы в экономике. Управление эффективностью банковского бизнеса: учебное пособие / Амириди Ю.В., Кочанова Е.Р., Морозова О.А.; Ред. Чистов Д.В.М.: Кнорус, 2009. - 176 с.

2. Афоничкин А.И., Михаленко Д.Г. Управленческие решения в экономических системах: учебник для вузов / Афоничкин А.И., Михаленко Д.Г. Санкт-Петербург: Питер, 2009. - 480 с.

3. Ашарчук Л.М. Информационные системы в управлении: пособие для вузов / Сост. Ашарчук Л.М. (автор-составитель); Белорусский торгово-экономический университет потребительской кооперации. Гомель: БТЭУПК, 2009. - 100 с.

4. Варфоломеева Е.В., Воропаева Т.В. Информационные системы в экономике: учебное пособие / Варфоломеева Е.В., Воропаева Т.В., Гобарева Я.Л., Городецкая О.Ю. Ддян Э.Г.; Ред. Чистов Д.В.М.: Инфра-М, 2009. - 234 с.

5. Васильев Р.Б., Калянов Г.Н. Управление развитием информационных систем: учебно-методическое пособие для студентов вузов / Р.Б. Васильев, Г.Н. Калянов, Г.А. Левочкина; под реакцией Г.Н. Калянова. М.: Горячая линия-Телеком, 2009. - 376 с.

6. Граничин О.Н., Киняев В.И. Информационные технологии в управлении: учебное пособие / Граничин О.Н., Киняев В.И.М.: Интернет-Университет Информационных Технологий, 2008. - 336 с.

7. Гулин В.Н. Информационный менеджмент: учебный комплекс / Гулин В.Н. Мн.: Современная школа, 2009. - 320 с.

8. Карданская Н.Л. Управленческие решения: учебник для вузов / Карданская Н.Л. 3-е изд., переработанное и дополненное. М.: ЮНИТИ, 2009. - 284 с.

9. Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике: учебное пособие для вузов / Исаев Г.Н.М.: Омега-Л, 2008. - 462 с.

10. Клюев В.К., Суслова И.М. Менеджер информационных ресурсов: учебно-методическое пособие / В.К. Клюев, И.М. Суслова, А.И. Пашин [и др.]; Московский государственный университет культуры и искусств. М.: Литера, 2009. - 328 с.

11. Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А. Информационные технологии: учебник / Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А.; Государственный университет управления. М.: Проспект: Велби, 2009. - 222 с.

12. Лукичева Л.И., Егорычев Д.Н. Управленческие решения: учебник / Лукичева Л.И., Егорычев Д.Н.; Ред. Анискин Ю.П. 4-е изд., стереотипное. Москва: Омега-Л, 2009. - 383 с.

13. Никитин А.В., Рачковская И.А., Савченко И.В. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем: учебное пособие для вузов / Никитин А.В., Рачковская И.А., Савченко И.В.; Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова. Москва: Инфра-М, 2009. - 188 с.

14. Одинцов А.А. Экономическая и информационная безопасность предпринимательства: учебное пособие для студентов высших учебных заведений / Одинцов А.А. 2-е изд., исправленное и дополненное. М.: Академия, 2008. - 336 с.

15. Ожегов С.И. Словарь русского языка: около 60 000 слов и фразеологических выражений / Ожегов С.И.; Ред. Скворцов Л.И. (общая редакция). 25 изд., исправленное и дополненное. М.: Оникс: Мир и образование, 2008. - 1328 с.

16. Переяслова И.Г., Переяслова О.Г. Информационные технологии в экономике: учебное пособие для студентов вузов / Переяслова И.Г., Переяслова О.Г., Удовенко А.А.М.: Дашков и К, 2008. - 188 с.

17. Провалов В.С. Информационные технологии управления: учебное пособие / Провалов В.С.; Ред. Фельдштейн Д.И.; Московский психолого-социальный институт. М.: Издательство МПСИ, 2008. - 376 с.

18. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике: учебное пособие / Романов А.Н., Одинцов Б.Е., Дайитбегов Д.М. и др. Изд. 2-е, дополненное и переработанное. М.: Вузовский учебник, 2008. - 411 с.

19. Русаков С.А. Основы управленческой деятельности: учебное пособие для вузов / Русаков С.А.М.: Академия, 2008. - 240 с.

20. Сатунина А.Е., Сысоева Л.А. Управление проектом корпоративной информационной системы предприятия: учебное пособие для вузов / А.Е. Сатунина, Л.А. Сысоева. М.: Финансы и статистика, 2009. - 352 с.