Використання Microsoft Access для створення інформаційно-облікової системи на підприємстві АТВТ Продукт-Сервіс

Розглянемо на прикладі овочевого складу підприємства АТВТ “Продукт-Сервіс" роботу СУБД „АССЕSS".

База даних. Створення таблиці бази даних складається з двох етапів. На першому етапі визначається її структура: склад полів, їх імена, послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля і інші властивості полів. На другому етапі виробляється створення запису таблиці і заповнення їх даними.

Вибираємо спосіб створення таблиці: режим таблиці, Конструктора або Майстра таблиць. Режим конструктора визначається основний спосіб, при якому структура задається повністю користувачем.

База даних створюється в таблицях на підставах накладних:

Наприклад: створимо таблицю „Фрукти”:

В таблиці ми вкажемо назву фруктів, опиши його вид, позначимо категорію, вартість, код фрукта. Отримаємо таблицю:

Також створимо таблицю „Описання наборів".

За допомогою створених таблиць ми можемо створити форми, за допомогою яких нам легше найти необхідну інформацію по продуктам.

Структура форми відображається в режимі конструктора форм. У цьому режимі може вироблятися настройка областей і елементів форми користувачем. Як форма в цілому, так і кожний з її елементів володіє властивостями, які можна переглядати і коректувати. Властивості елементу дозволяють визначити його зовнішній вигляд, розмір, місцеположення у формі, режим введення \ виводу, прив'язати до елементу вираз, макрос або програму. Властивості виражаються в діалоговому вікні, де для кожної властивості і його значення відводиться рядок.

Приклад форми:

Запит дозволяє вибрати необхідні дані з однієї або декількох взаємозв'язаних таблиць, виробити обчислення і одержати результат у вигляді таблиці. Через запит можна виробляти оновлення даних в таблицях, додавання і видалення записів. Запит виробляється на основі однієї або декількох таблиць бази даних.

Засобами запиту можна:

вибрати записи, що задовольняють умову відбору;

включити в результуючу таблицю запиту потрібне поле;

виробити обчислення в кожному з одержаних записів;

згрупувати записи з однаковими значеннями в одному або декільком полях і виконати над ними групові функції:

виробити оновлення полів у вибраній підмножині полів;

створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;

видалити вибрану підмножину записів з таблиці бази даних;

додати вибрану підмножину записів в іншу таблицю.

Наприклад:

Засоби Ассеss по розробці звітів призначені для створення звіту, по якому може бути здійснений висновок даних таблиць у вигляді вихідного друкарського документа. Ці засоби дозволяють конструювати звіт складної структури, забезпечуючи висновок взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць. Перед початком конструювання звіту користувач повинен виробити підготовчу роботу, в результаті якої потрібно визначити необхідний макет звіту.

В процесі конструювання визначається склад і зміст розділів звіту, а також розміщення в ньому значень, що виводяться, з полів таблиць бази даних. Крім того, оформляються заголовки, підписи реквізитів звіту, визначається розміщення зачислюваних реквізитів.

Засоби конструювання звіту дозволяють групувати дані по декількох рівнях. Для кожного рівня можуть вироблятися обчислення підсумків, визначатися заголовки і примітки по кожному угрупуванню. При формуванні звіту можуть вироблятися різноманітні обчислення.

Фрукты, по категориям:

Категория Название фрукта Опиcание фрукта Cтоимоcть

Cвежие

манго Из Азии 1,74

вишни Cвежие вишни из Cеверной Калифорнии 2,85

перcик Cвежие перcики c запада CША 2,10

cлива Cливы "золотая капля" c легко 1,95

отделяющйcя коcточкой

яблоки Антоновка, Оcеннее Полоcатое либо 1,95

Белый налив - в завиcимоcти от поcтавок

киви Киви из Орегона 2,85

груша "Хруcтящий плод" 1,95

апельcин Калифорния 2,40

поcтные фрукты C юга CША 4,80

абрикоc Канадcкие абрикоcы из Харглоу 2,10

черимойа Черимойа из Перу 1,50

рубиновый банан Краcные бананы из Эквадора 5,25

анжуйcкая груша Краcные анжуйcкие груши 2,85

черешня Желто-краcная черешня 2,85

Cушеные

черноcлив Итальянcкий черноcлив без коcточек 1,80

ананаc Медовые, ломтиками, Гавайи 3,75

клюква Cушеная 1,35

папайа Cушеная ломтиками 4,20

инжир Орегон, cушеные 1,50

вишня Cушеные, без коcточек, из Вашингтона 1,20

финик Cушеные 1,20

груша Cушеные ломтиками 3,75

киви Cушеные ломтиками 3,90

яблоко Cушные ломтиками 3,30

абрикоc Cушеные без коcточек 2,85

В шоколаде

вишня Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00

черника Cушеная, в темном шоколаде 4,50

абрикоc Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00

Заcахаренные

грейпфрут Заcахаренные ломтиками, из Флориды 6,00

Висновок

СУБД Access - це відсутність дублювання даних в різних об'єктах моделі, забезпечуючи одноразове введення даних і простоту їх коректування; несуперечність даних; цілісність БД; можливість багато аспектного доступу; всілякі вибірки даних і їх використовування різними задачами і додатками користувача; захист і відновлення даних при аварійних ситуаціях, апаратних і програмних збоях, помилках користувача; захист даних від несанкціонованого доступу засобами розмежування доступу для різних користувачів; забезпечення незалежності програм від даних, що дозволяють зберегти програми при модифікації структури бази даних.

СУБД Ассеss простий і зручний програмний додаток, з яким зручно працювати. Його легко освоїти самостійно і це буде варто. У магазинах, базах овочевих, промислових чи господарських облікова база ведеться в ручну. Це займає дуже багато часу на пошуки кожного ящика чи контейнера з товаром. При цьому дуже багато часу входить на біготню по складу, комірник не може одразу дати відповідь по кожному виду товару:

скільки залишилося товару на якусь окрему дату;

скільки продали товару;

коли закінчується термін реалізації;

вартість окремого товару і багато іншого.

СУБД Ассеss дозволить скоротити час обробки даних по товару. Допоможе власникові бази чи складу відповісти майже одразу покупцеві який товар у нього є, в якій кількості, з яким терміном зберігання, в якій тарі зберігається товар і т. і.

При роботі з СУБД Ассеss майже ми не маємо помилок, а тільки економимо час, кількість працюючих та багато іншого.

Список використаної літератури