Использование буфера обмена. Адресация ячеек MS Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Министерство образования РФ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального
образования

Оренбургский государственный педагогический университет

Факультет ДиНО

Заочное отделение

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: ИНФОРМАТИКА

Выполнил:

студент I курса Тихонова О.Ф.

Проверил: преподаватель

Светличная А.Г.

Оренбург, 2011

Вопросы

1. Что такое буфер обмена? Его использование

2. Абсолютная и относительная адресация ячеек MS Excel

буфер обмен адресация ячейка excel

Вопрос № 1: Что такое буфер обмена? Его использование

Копирование и перемещение файлов - это основные файловые операции, выполняемые в любой операционной системе.

Система Windows предлагает несколько способов для выполнения этих операций.

Основным инструментом, используемым для копирования и перемещения фрагментов документов, является буфер обмена. С его помощью можно как действовать в рамках одного документа, так и переносить данные из одного документа в другой. Перемещаемый фрагмент документа часто называют объектом.

Буфер обмена - это область оперативной памяти, резервируемая системой Windows для организации обмена данными между приложениями. Буфер - «конверт», «карман», в котором можно временно хранить фрагмент текста при его копировании или перемещении.

1. Операции с фрагментами документа проводятся совершенно одинаково, независимо от того, в каком приложении ведется работа. Чтобы получить возможность работы с фрагментом, сначала надо его выделить. Установите указатель мыши в начало выделяемого фрагмента, нажмите кнопку и, не отпуская её, переведите указатель в конец выделяемого фрагмента. Того же эффекта можно добиться, перемещая курсор с помощью клавиш, если при этом держать нажатой клавишу «SHIFT». Команды взаимодействия с буфером обмена находятся в меню «Правка».

2. Команда «Правка» - «Копировать» используют для копирования выделенного фрагмента документа в буфер обмена, при этом фрагмент сохраняется в документе. Операцию копирования удобно осуществлять с помощью клавиатуры: основная клавиатурная комбинация для копирования объекта в буфер обмена - «CTRL» + «C».

3. С помощью команды «Правка» - «Вырезать» выделенный фрагмент удаляют из документа и помещают в буфер обмена. Эта операция служит для перемещения объекта в другое место или в другой документ. Клавиатурные эквиваленты этой команды -«CTRL» + «X».

4. В буфере обмена может храниться только один объект. Если буфер обмена пуст, то объект при копировании или вырезании просто помещается в него. Если в буфере обмена имелась какая-то информация, то при операции копирования или вырезания она безвозвратно теряется.

В Microsoft Word есть возможность хранить несколько объектов в буфере обмена. Для выбора буфера обмена выбираем пункт меню «Сервис» - «Настройка» - «Буфера обмена».

5. Перед вставкой фрагмента в тот же самый или иной документ надо выбрать место вставки. В текстовых документах место вставки определяется курсором. Чтобы воспользоваться информацией, которая была помещена в буфер обмена, используйте команды «Правка» - «Вставить» или с помощью клавиатурных комбинаций «CTRL» + «V». По этой команде данные, находящиеся в буфере обмена, помещаются в то место, где в данный момент находится текстовый курсор. Буфер обмена при этом не очищается, так что один и тот же фрагмент может быть вставлен в разные места документа несколько раз.

Буфер обмена Windows универсален и может содержать в себе данные любого типа. Он точно так же используется не только для передачи фрагментов текста, но и для копирования изображений, фрагментов звукозаписей, видеоклипов. И речь может идти не только конкретно о программе WordPad, но и об очень многих других программах. Система Windows позволяет вставить в документ любой объект: изображение, звукозапись, анимационный ролик. Статические объекты (изображения) будут встроены непосредственно в документ, динамические (звукозаписи и видеоролики) можно будет активизировать с помощью двойного щелчка на изображении или значке объекта.

Как вставить внешний объект в документ? Есть два способа: его можно вставить из оперативной памяти, а можно из файла на диске. Первый способ фактически уже был описан выше. Открываем картинку в графическом редакторе Pairt, выделяем в ней объект, затем с помощью команды «Копировать» помещаем объект в буфер обмена. Затем переходим в программу WordPad, и даём команду «Вставить» - объект вставлен в документ.

Второй способ более сложен, но и более универсален. В строке меню выбираем пункт «Вставка» - «Объект». Открывается диалоговое окно. Устанавливаем переключатель «Создать» из файла и указываем полный путь поиска и имя файла. Если точное название и местонахождение файла неизвестно, пользуемся кнопкой «Обзор». Вот это и есть внедрение объектов. Объект как бы встраивается в тело вашего документа и «живёт» внутри него и вместе с ним. Всякий объект имеет размер: текст - поменьше, графика - побольше, а видео клипы - ещё больше. При внедрении объекта документ, разумеется, увеличивается, причем, иногда очень значительно.

Иногда перед использованием информации, находящейся в буфере обмена, стоит уточнить, что именно в нём находится. Для этой цели используют специальную программу «Просмотр буфера обмена», входящую в состав системы Windows.

1. Чтобы увидеть содержимое буфера обмена, надо запустить программу «Просмотр буфера обмена» через Главное меню: «Пуск» - «Программы» - «Стандартные» - «Просмотр буфера обмена». (Для версии Windows 98).

2. Окно программы отображает содержимое буфера обмена. Формат этого отображения автоматически определяется по типу содержимого. Данное окно несет чисто информационную функцию: его содержимое нельзя редактировать или изменять каким-либо образом, независимо от формата. Разумеется, нельзя выбрать фрагмент этого окна для помещения в буфер обмена.

3. Программа «Просмотр буфера обмена» позволяет лишь произвести сохранение содержимого буфера в виде файла на диске. Для этой цели используют команду «Файл» - «Сохранить как». Сохранение производится в особом формате (.CLP), допускающем последующую загрузку сохраненного фрагмента в буфер обмена.

4. Произвести загрузку ранее сохраненного фрагмента в буфер обмена можно с помощью команды «Файл» - «Открыть». Текущее содержимое буфера обмена при этом теряется.

5. Меню «Правка» содержит единственную команду - «Удалить», используемую для очистки буфера обмена.

6. Если программа «Просмотр буфера обмена» не вполне удобно отображает его содержимое, можно выбрать иное представление в меню «Представление». Активные пункты меню соответствуют форматам, которые можно использовать при отображении содержимого данного типа. Само содержимое при этом не меняется.

7. Закрытие окна программы «Просмотр буфера обмена» не влияет на содержимое буфера, в частности, не приводит к его очистке.

Вопрос № 2: Абсолютная и относительная адресация ячеек MS Excel

MS Excel - это программа, позволяющая манипулирование числами, предоставляет возможность выполнять математические операции с числами. Excel позволяет не только вводить и сохранять числа, но и автоматически суммировать их.

После того как вы загрузите Excel, перед вами откроется пустой рабочий лист. Многие люди используют слова электронная таблица и рабочий лист как синонимы. Когда речь идет об электронной таблице, подразумевается компьютерная программа или сами данные, сохранённые с помощью такой программы. Под рабочим листом понимаются именно данные, введённые в электронную таблицу программы.

Рабочий лист выполняет роль обычного листа, на котором можно писать числа и буквы. Каждый рабочий лист состоит из вертикальных столбцов и горизонтальных строк. Столбцы обозначаются буквами (А, В, С и т.д.), строки последовательно нумеруются (1, 2, 3 и т.д.). Столбцы отображают информацию по вертикали. Строки отображают информацию по горизонтали.

В месте пересечения строки и столбца образуется клетка - это ячейка. Если вы хотите ввести данные в рабочий лист, то должны ввести их в определённую ячейку. Excel выделит выбранную вами ячейку черной рамочкой. Такая ячейка называется активной ячейкой. Тем самым Excel говорит вам: «Если вы начнёте вводить данные, то они будут помещены в эту ячейку». Активная ячейка - ячейка, содержимое которой отображено в строке формул. В активную ячейку вводится информация (либо редактируется её содержимое).

В ячейке электронной таблицы может содержаться информация следующих типов: а) число, б) формула, в) текст (алфавитная информация). Число - это последовательность цифр от 0 до 9; знаки «+» и « - » перед числом; различные символы. Формула - это арифметические и логические выражения, начинающиеся со знака равенства «=». Текст - всё, что не причисляется к числовому и формульному типам. При необходимости начать текст с цифры или знака равенства специально указывается, что в ячейку помещен именно текст. В Excel для этого предназначена двойная кавычка в начале текста.

Адрес ячейки обычно образуется из номеров соответствующих столбца и строки. Например, ячейка, образованная пересечением столбца «В» и строки «4», будет называться «В4». Название ячейки иначе называется её координатами. Названия столбцов и строк всегда видны при работе с табличным редактором, обычно они написаны на специальных полосах сверху и слева от используемой таблицы.

Другой способ именования ячейки, когда столбцы нумеруются, а не называются буквами. При этом имя ячейки имеет вид: r5c2, - строка (row) 5, столбец (column) 2.

Табличные редакторы позволяют добавлять и удалять столбцы и строки. Также можно менять ширину столбца и высоту строки. Кроме того, отдельные фрагменты таблицы (ячейки и диапазоны) можно копировать, вставлять, удалять, сортировать. Различные табличные редакторы устанавливают свои ограничения на количество символов в ячейке. При копировании или перемещении формулы в другое место таблицы необходимо организовать управление формированием адресов исходных данных. Поэтому в электронной таблице при написании формул используются понятия относительной и абсолютной адресации.

Адресация ячейки - это адреса или ссылки, которые могут быть относительными и абсолютными и используются в формулах, функциях в виде аргументов.

Абсолютная ссылка - это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд). Абсолютная адресация позволяет указывать фиксированный адрес. Абсолютные ссылки используются в формулах тогда, когда нежелательно автоматическое изменение ссылки при копировании. Например, если в какой-то ячейке хранятся данные, которые нужно использовать в различных формулах, то можно указать абсолютный адрес. Обычно он изображается с помощью знака доллара перед названием ряда или строки, или перед тем и другим. Например, $A$1, $A1, A$1.

Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная.

Полная абсолютная ссылка указывается, если при копировании или перемещении адрес клетки, содержащий исходное данное, не меняется. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки. Например: $B$5, $D$12 - полные абсолютные ссылки.

Частичная абсолютная ссылка указывается, если при копировании и перемещении не меняется номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки, а во втором - перед наименованием столбца. Например: B$5, D$12 - частичная абсолютная ссылка, не меняется номер строки; $B5, $D12 - частичная абсолютная ссылка, не меняется наименование столбца.

Если просто использовать название одной ячейки в какой-нибудь другой, адрес ячейки будет восприниматься относительно. Относительная ссылка - это изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд). Изменение адреса происходит по правилу относительной ориентации клетки с исходной формулой и клеток с операндами. Это значит, что, вставив в ячейку В1 формулу типа А1*5, компьютер воспринимает следующее: «взять содержимое ячейки из той же строки из соседнего левого столбца и умножить на 5». Другими словами, адрес помечается относительно той ячейки, в которой его указывает пользователь. Если теперь копировать формулу в другие ячейки, то адрес А1 будет изменяться. Например, скопированная в ячейку В2 формула примет вид А2*5. Форма написания относительной ссылки совпадает с обычной записью.

Особенность копирования формул в Excel - программа копирует формулы таким образом, чтобы они сохранили свой смысл и в новой копии, т.е. что она правильно будет работать и в новой ячейке.

Рассмотрим правило относительной ориентации ячейки на примере. В ячейке В4 находилась формула = В2+В3. При копировании ее в ячейку С4 формула приобретает вид = С2+С3. При копировании в ячейку В7 формула приобретает вид = В5+В6.

Общее правило: если формула копируется на N строк вниз, то Excel добавляет ко всем используемым номерам строк число N. Если формула копируется на M столбцов правее, то все используемые в ней буквенные обозначения столбцов смещаются на М позиций вправо. Например, в ячейке С5 находилась формула = С2+С3. При копировании её в ячейку Е5 формула приобретает вид = Е2+Е3.

При копировании можно предотвратить изменение формулы, если записать абсолютную ссылку на ячейку ($). Если требуется, чтобы не менялся номер строки или столбца, то применяют частичную абсолютную ссылку. Например, в ячейке В4 находилась формула =В$2+B$3 , при копировании её в ячейку С4, вид формулы не меняется.

При помощи символа абсолютной адресации можно гибко варьировать способ адресации ячеек. Например, $B11 обозначает, что при копировании формул будет изменяться только адресация строки ячейки, а при обозначении B$11 - только столбца. Такая адресация называется смешанная. Смешанная ссылка используется, когда при копировании формулы может изменяться только какая-то одна часть ссылки - либо буква столбца, либо номер строки.

Ссылка на именованную ячейку (диапазон) всегда является абсолютной.

Все сказанное выше относится и к адресам диапазонов. Однако следует помнить, что диапазон задается адресами угловых ячеек. При простановке знаков $ при копировании необходимо знак $ ставить при координатах обоих угловых ячеек. Например, $A$1: $A$3 - диапазон ячеек А1:А3; $A$1: $C$6 - диапазон ячеек А1:С6.

Если ссылка на ячейку была введена методом щелчка на соответствующей ячейке, выбрать один из четырех возможных вариантов абсолютной и относительной адресации можно нажатием клавиши F 4.

Существует особенность ввода упорядоченных данных, расположенных в столбцах или строках. Если столбец (строка) имеет заголовок (любой), обратиться к ячейкам этого столбца можно по имени столбца данных. При вычислениях в формулу будет подставлено значение из соответствующей ячейки именованного столбца. Аналогично для строк.

Относительная адресация ячеек действует при копировании формул. При перемещении адреса ячеек остаются без изменения, и при этом могут происходить ошибки в формулах.

Список литературы

1. Симонович С.В. Вы купили компьютер: Полное руководство для начинающих в вопросах и ответах/ С.В. Симонович, Г.А.Евсеев, В.И.Мураховский. - М. : АСТ-ПРЕСС; Информ-Пресс, 2001. - 544с.

2. Симонович С.В. Практическая информатика: Учебное пособие для средней школы. Универсальный курс/ С.В.Симонович, Г.А.Евсеев. - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2001. - 480с.

3. Уокенбах Джон Microsoft Office Excel 2007/ Джон Уокенбах, Колин Банфилд. : Пер. с англ. - М.: ООО И.Д. Вильямс, 2007. - 384с.

4. Вонг Уоллес Microsoft Office Excel 2003/ Уоллес Вонг.: Пер. с англ. - М. : Издательский дом «Вильямс», 2004. - 336с.

5. Шипунова А.В. Информатика: учеб.- справ. пособие/ А.В.Шипунова. - М.: АСТ: Астрель, 2009. - 315с.

Размещено на Allbest.ru