Руководящий документ по стандартизации РД 50-680-88 "Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения" (утв. постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 28 декабря 1988 г. № 4622). Методические указания распространяются на автоматизированные организационно-технические системы (АС) и устанавливают назначение, состав, основные принципы создания и функционирования АС. АС представляет собой организационно-техническую систему, обеспечивающую выработку решений на основе автоматизации информационных процессов в различных сферах деятельности (управление, проектирование, производство и т. д.) или их сочетаниях.

Руководящий документ по стандартизации РД 50-34.698-90 "Методические указания "Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов" (утв. и введены в действие постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартами от 27.12.1990 № 3380). Настоящие методические указания распространяются на автоматизированные системы (АС), используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливают требования к содержанию документов, разрабатываемых при создании АС.

ГОСТ 34.602-89 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы" (утв. постановлением Госстандарта СССР от 24 марта 1989 г. № 661). Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы(АС) для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа "Техническое задание на создание (развитие или модернизацию)системы" (далее - ТЗ на АС).

ГОСТ 34.201-89 "Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем". Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС), используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. п.), включая их сочетание, и устанавливает виды, наименование, комплектность и обозначение документов, разрабатываемых на стадиях создания АС.

ГОСТ 34.003-90 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта СССР от 27 декабря 1990 г. № 3399). Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий в области автоматизированных систем (АС) и распространяется на АС, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т.п., включая их сочетание), содержанием которых является переработка информации. Настоящий стандарт не распространяется на системы, предназначенные для обработки (изготовления, сборки, транспортирования) любых изделий, материалов или энергии. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по автоматизированным системам, входящих в сферу работ по стандартизации и использующих результаты этих работ, и рекомендуются для применения в научно-технической, справочной и учебной литературе.

Государственный стандарт Союза ССР ГОСТ 34.601-90 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы стадии создания" (утв. постановлением Госстандарта СССР от 29 декабря 1990 г. № 3469). Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС), используемые в различных видах деятельности (исследование, проектирование, управление и т. п.), включая их сочетания, создаваемые в организациях, объединениях и на предприятиях (далее -- организациях). Стандарт устанавливает стадии и этапы создания АС.

ГОСТ 7.82-2001. "Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления". Настоящий стандарт устанавливает общие требования и правила составления библиографического описания электронного ресурса: набор областей и элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления элементов, применение условных разделительных знаков.

ГОСТ Р 34.10-2001 "Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи" (принят постановлением Госстандарта РФ от 12 сентября 2001 г. № 380-ст). Настоящий стандарт определяет схему электронной цифровой подписи (ЭЦП), процессы формирования и проверки цифровой подписи под заданным сообщением (документом), передаваемым по незащищенным телекоммуникационным каналам общего пользования в системах обработки информации различного назначения. Внедрение цифровой подписи на базе настоящего стандарта повышает, по сравнению с действующей схемой цифровой подписи, уровень защищенности передаваемых сообщений от подделок и искажений. Стандарт рекомендуется использовать в новых системах обработки информации различного назначения, а также при модернизации действующих систем.

ГОСТ Р 52294-2004 "Информационная технология управления организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 29 декабря 2004 г. № 138-ст); Стандарт распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности.

ГОСТ Р 51275-2006. "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения". Настоящий стандарт устанавливает классификацию и перечень факторов, воздействующих на безопасность защищаемой информации, в целях обоснования угроз безопасности информации и требований по защите информации на объекте информатизации.

ГОСТ Р 7.0.2-2006. "Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования". Настоящий стандарт устанавливает общие требования к консервации документов на компакт-дисках любого типа и формы, в том числе к режиму хранения и контролю состояния, а также к технологическим процессам стабилизации, очистки и изготовления копий. Стандарт предназначен для библиотек всех типов и органов научно-технической информации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст). Настоящий стандарт, распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.

ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-3-2006. "Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Часть 5. Руководство по менеджменту безопасности сети". Настоящий стандарт представляет собой руководство по управлению безопасностью сетями для персонала, ответственного за эту деятельность, и содержит основные положения по выявлению и анализу факторов, имеющих отношение к компонентам безопасности связи. Эти факторы следует учитывать при установлении требований по безопасности сети. Аспекты детального проектирования и технической реализации контролируемых зон не входят в область применения настоящего стандарта.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов" (утв.приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 13 ноября 2008 г. № 310-ст); Настоящий стандарт описывает принципы поддержки и управления метаданными об управлении документами. Эти принципы применяются к документам и их метаданным и всем процессам, которые их затрагивают, в любой системе, в которой они хранятся и в любой организации, ответственной за управление ими.

Стандарт распространяется на электронные ресурсы, описание которых составляется библиотеками, органами научно-технической информации, центрами государственной библиографии, другими библиографирующими учреждениями.

ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 октября 2010 г. № 327-ст); Настоящий стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Электронное сообщение должно состоять из XML-документа установленной в настоящем стандарте структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов и, возможно, набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения. Как электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и другими аналогами собственноручной подписи и (или) зашифрованы. Порядок применения электронной цифровой подписи и (или) шифрования не относится к области применения настоящего стандарта, а рассматривается как "внешний"по отношению к нему и регламентируется отдельными документами.

ГОСТ Р 54593-2011. "Информационные технологии. Свободное программное обеспечение. Общие положения". Утверждён, приказом Росстандарта от 06.12.2011 № 718-ст "Об утверждении национального стандарта". Настоящий стандарт распространяется на свободное программное обеспечение (далее ПО). Настоящий стандарт устанавливает общие положения в области создания, распространения и использования свободного программного обеспечения, в том числе для государственных и муниципальных служб. В стандарте описываются основные принципы использования свободного ПО в корпорациях и государственных учреждениях. Документ включает в себя описание позитивных сторон внедрения свободного программного обеспечения, обозначаются основные термины, которые относятся к свободному, и проприетарному ПО, открытым стандартам, протоколам и спецификациям. Помимо этого в документе упоминается об инфраструктуре разработки и использования свободного ПО. Согласно содержанию документа, основными положительными сторонами внедрения свободного ПО считаются его безопасность, надежность, стимулирование развития отечественной отрасли разработки программ для электронно-вычислительных машин(далее ЭВМ), уменьшение числа нарушений, связанных с правовой защитой программ для ЭВМ, а также предоставление услуг для государственных и муниципальных нужд.

Кроме того существует ряд документов временного характера регулирующих применение современных программных средств, рассмотрим некоторые из них:

Руководящий документ "Временное положение по организации разработки, изготовления и эксплуатации программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа в автоматизированных системах и средствах вычислительной техники" (утв. решением Государственной технической комиссии при Президенте РФ от 30 марта 1992 г.).

Утвержденное Временное положение устанавливает единый на территории России порядок исследований и разработок в 3-х областях. Первая - защита информации, обрабатываемой автоматизированными системами различного уровня и назначения, от НСД. Вторая - создание средств вычислительной техники общего и спецназначения, защищенных от утечки, искажения или уничтожения информации за счет НСД. Третья - создание программных и техсредств защиты информации от НСД в составе систем защиты секретной информации в создаваемых автоматизированных системах.

Руководящий документ "Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации" (утв. решением Государственной технической комиссии при Президенте РФ от 30 марта 1992 г.). В нём определены требования по защите информации в АС различных классов. Класс выбирается заказчиком и разработчиком с привлечением специалистов. Определяющие признаки группировки - наличие информации различного уровня конфиденциальности, полномочия субъектов на доступ к ней, режим обработки данных.

Установлено 9 классов защищенности. Каждый характеризуется минимальной совокупностью требований по защите. Классы делятся на 3 группы, отличающиеся особенностями обработки информации. Например, третья - включает АС, в которых работает 1 пользователь, допущенный ко всей информации, размещенной на носителях 1 уровня конфиденциальности. АС для обработки или хранения государственной секретной информации необходимо классифицировать не ниже 3А, 2А, 1А, 1Б, 1В и использовать сертифицированные СВТ.

Несмотря на множество пробелов в законодательстве, существующих на сегодняшний день, развитие электронного документооборота в России идёт очень активно, во всех сферах деятельности и в том числе в органах власти, прежде всего. Именно применение современных программных средств в процессе создания и управления документами, позволяет в разы увеличить скорость создания, обработки, контроля исполнения, доставки документов и обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения всех процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Это является актуальным и для различных частных компаний, в том числе Общества с ограниченной ответственностью "СЛМ-Монтаж".

1.3 Структура и характеристика деятельности ООО "СЛМ-Монтаж"

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) "СЛМ-Монтаж" создано в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации (ГК РФ) и Федеральным законом " Об акционерных обществах".

ООО "СЛМ-Монтаж" расположено на территории Красноярского края в г. Красноярске. Общество является юридическим лицом и действует на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.

Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью "СЛМ-Монтаж", сокращенное фирменное наименование на русском языке: ООО "СЛМ-Монтаж".

Целью деятельности Общества является расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли. Предметом деятельности являются:

· деятельность в области строительства зданий и сооружений, в том числе монтажные, ремонтные и другие виды строительных работ.

· строительство, ремонт и техническое облуживание судов, плавучих форм и конструкций, а также другие, не запрещённые виды деятельности.

Кадровый потенциал ООО "СЛМ-Монтаж" составляет 150 человек сотрудников. Правовую основу деятельности ООО "СЛМ-Монтаж" составляют Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" и Устав ООО "СЛМ-Монтаж".

Высшим органом управления Общества является Общее собрание участников. Оно проводится один раз в год. Помимо годового собрания могут проводиться внеочередные собрания участников.

К компетенции Общего собрания участников относятся:

· Определение основных направлений деятельности Общества, а также принятие решения об участии в ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций.

· Изменение Устава Общества, в том числе изменение размера уставного капитала Общества, утверждение новой редакции Устава.

· Избрание Ревизионной комиссии (Ревизора) Общества и досрочное прекращение их полномочий.

· Избрание Директора и досрочное прекращение его полномочий, установление размеров выплачиваемых ему вознаграждений и компенсаций, а также принятие решения о передаче полномочий Директора коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю (управляющему), утверждение управляющего и условий договора с ним.

· Утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов.

· Принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между участниками Общества.

· Утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность Общества (внутренних документов Общества).

· Принятие решения о размещении Обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг.

· Назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг.

· Принятие решения о реорганизации или ликвидации Общества.

· Назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов.

· Создание филиалов и открытие представительств.

· Предоставление участникам дополнительных прав или возложение на участников дополнительных обязанностей.

· Возложение дополнительных обязанностей на определенного участника.

· Прекращение или ограничение дополнительных прав, предоставленных участнику, а также прекращение дополнительных обязанностей, возложенных на участника.

· Утверждение денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал, вносимых участниками Общества или принимаемыми в Общество третьими лицами.

· Залог участником своей доли другому участнику Общества или третьему лицу.

· Решение о внесении участниками вкладов в имущество Общества.

· Решение о совершении Обществом сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, решение о совершении крупной сделки.

· Распределение доли, принадлежащей Обществу, между участниками Общества или продажа доли, принадлежащей Обществу, некоторым участникам Общества или третьим лицам.

· Выплата действительной стоимости доли при обращении взыскания на долю в уставном капитале одного из участников Общества.

· Определение условий оплаты труда Директора и его заместителей, а также руководителей филиалов и представительств.

· Решение о совершении Обществом сделок, связанных с распоряжением принадлежащей Обществу интеллектуальной собственностью (изобретениями, полезными моделями, промышленными образцами), патентами, товарными знаками, знаками обслуживания.

· Решение о совершении Обществом сделок, связанных с приобретением и (или) отчуждением долей (частей долей) в уставных капиталах хозяйственных обществ.

Все вышеперечисленные функции относятся к исключительной компетенции Общего собрания участников Общества. Решение вопросов, отнесенных к исключительной компетенции Общего собрания участников, не может быть передано исполнительному органу.

Единоличным исполнительным органом ООО "СЛМ-Монтаж" является Директор. Срок полномочий Директора составляет 5 (пять) лет. Директор может переизбираться неограниченное число раз.

Директор обязан в своей деятельности соблюдать требования действующего законодательства, руководствоваться требованиями Устава, решениями органов управления Общества, принятыми в рамках их компетенции, а также заключенными Обществом договорами и соглашениями, в том числе, заключенным с Обществом трудовым договором. Директор обязан действовать в интересах Общества добросовестно и разумно. По требованию участников (участника) он обязан возместить убытки, не обусловленные обычным коммерческим риском, причиненные им Обществу, если иное не вытекает из закона или договора.

Директор руководит текущей деятельностью Общества и решает все вопросы, которые не отнесены Уставом и законом к компетенции Общего собрания участников Общества.

Функции директора Общества:

· без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;

· выдает доверенности на право представительства от имени Общества, в том числе доверенности с правом передоверия;

· издает приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе и увольнении,

· применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

· рассматривает текущие и перспективные планы работ;

· обеспечивает выполнение планов деятельности Общества;

· утверждает правила, процедуры и другие внутренние документы Общества, за исключением документов, утверждение которых отнесено настоящим Уставом к компетенции Общего собрания участников Общества;

· определяет организационную структуру Общества;

· обеспечивает выполнение решений Общего собрания участников;

· подготавливает материалы, проекты и предложения по вопросам, выносимым на рассмотрение Общего собрания участников;

· распоряжается имуществом Общества в пределах, установленных Общим собранием участников, Уставом и действующим законодательством;

· утверждает штатные расписания Общества, филиалов и представительств Общества;

· открывает расчетный, валютный и другие счета Общества в банковских учреждениях, заключает договоры и совершает иные сделки, выдает доверенности от имени Общества;

· утверждает договорные тарифы на услуги и продукцию Общества;

· организует бухгалтерский учет и отчетность;

· представляет на утверждение Общего собрания участников годовой отчет и баланс Общества;

· принимает решения по другим вопросам, связанным с текущей деятельностью Общества.

В качестве единоличного исполнительного органа Общества может выступать только физическое лицо, за исключением передачи полномочий по договору управляющему. Директором может быть избран участник Общества либо любое другое лицо, обладающее, по мнению большинства участников Общества, необходимыми знаниями и опытом.

Контракт с Директором от имени Общества подписывается лицом, председательствовавшим на собрании Общего собрания участников Общества, на котором был избран Директор, или одним из участников Общего собрания участников Общества, уполномоченным решением Общего собрания участников Общества.

Заместители Директора назначаются Директором в соответствии со штатным расписанием и возглавляют направления работы в соответствии с распределением обязанностей, утверждаемым Директором. Заместители Директора действуют в пределах своей компетенции по доверенности от имени Общества.(рис 1).

Рисунок 1 - Схема "Организационная структура" ООО "СЛМ-Монтаж".

При отсутствии Директора, а также в иных случаях, когда Директор не может исполнять своих обязанностей, его функции исполняет назначенный им заместитель.

1.4 Организация документационного обеспечения управления и автоматизация документационных процессов в ООО "СЛМ-Монтаж"

Ведение документационного обеспечения управления в ООО "СЛМ-Монтаж" определяется Уставом ООО "СЛМ-Монтаж" пункты 14.6-14.10.

Согласно Устава ООО "СЛМ-Монтаж", организацию документационного обеспечения управления в Обществе осуществляет Директор.

По месту нахождения исполнительного органа Общества, Общество хранит следующие документы:

· учредительные документы Общества, а также изменения и дополнения;

· протокол (протоколы) Общего собрания учредителей Общества, содержащий решение о создании Общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал, а также иные решения, связанные с созданием Общества;

· документ, подтверждающий государственную регистрацию Общества;

· документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;

· внутренние документы;

· положения о филиалах и представительствах;

· документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;

· протоколы Общих собраний участников и Ревизионной комиссии (Ревизора), аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

· заключения аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

· иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, Уставом Общества, внутренними документами, решениями Общего собрания участников и исполнительного органа Общества.

Общество ведет список участников общества с указанием сведений о каждом участнике общества, размере его доли в уставном капитале общества и ее оплате, а также о размере долей, принадлежащих обществу, датах их перехода к обществу или приобретения обществом.

Общество обязано обеспечивать ведение и хранение списка участников общества в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона с момента государственной регистрации общества.

Перечисленные документы должны быть доступны для ознакомления участникам Общества, а также другим заинтересованным лицам в любой рабочий день. Ознакомление с документами, относящимися к коммерческой тайне, регулируется Положением, утверждаемым Общим собранием участников.

Общество обязано в случае публичного размещения облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг ежегодно публиковать годовые отчеты и бухгалтерские балансы.

Финансовый год Общества совпадает с календарным годом. Директор и Главный бухгалтер Общества несут личную ответственность за соблюдение порядка ведения, достоверность учета и отчетности.

Документационная служба в ООО "СЛМ-Монтаж" не выделена в отдельное подразделение и создание документов в Обществе не регламентировано не в Уставе Общества, не инструкцией по делопроизводству. Архива в организации нет, все документы хранятся в подразделениях. Форма организации работы с документами в ООО "СЛМ-Монтаж" - смешанная. Она предусматривает, что работа с документами в службах, отделах и циклах ведётся самостоятельно, т.е. каждое подразделение ведёт работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения. Обычно это создание (печать) текста документа, хранение дел их предархивная обработка. А в данном случае и архив документов формируется в каждом подразделении самостоятельно.

Согласно определению ГОСТ Р 51141-98 документооборот - это Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот в ООО "СЛМ- Монтаж состоит из трёх документационных потоков: входящих, исходящих и внутренних документов.

Доставка документов в другие организации, работающие с ООО "СЛМ-Монтаж" осуществляется курьером, средствами почтовой связи, по факсу и электронной почтой.

Регистрацию входящей и исходящей документации осуществляет секретарь Директора Общества. В ООО " СЛМ-Монтаж" используется журнальная форма регистрации документов. Для каждой категории документов предусмотрены разные виды журналов.

· журнал учёта входящих документов;

· журнал учёта исходящих документов;

Секретарь директора выполняет следующие функции:

Технические функции:

· приём, отправка и первичная (экспедиционная) обработка документов;

· регистрация входящих и исходящих внутренних документов;

· изготовление документов (набор текста) на компьютере;

· копирование, сканирование и оперативное размножение документов;

· подготовка документов к отправке, передача курьеру, отправка средствами почтовой связи или электронной почтой;

Организационные функции:

· предварительное рассмотрение входящей документации, включая электронную почту, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

· своевременное доведение корреспонденции до руководства и структурных подразделений, контроль за её прохождением;

· организация доставки документов исполнителям;

· обеспечение сотрудников офиса необходимой канцелярией и оснащение рабочих мест необходимой мебелью и оргтехникой;

Контрольные функции:

· контроль за оформлением документов, представляемых на подпись Директору;

Документы в организации создаются в соответствии с рекомендациями

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Контроль за единообразием документов не осуществляется.

Рабочие места работников отделов в ООО "СЛМ -Монтаж" оснащены персональными компьютерами, принтерами, сканерами, служебными телефонами. На всех компьютерах в организации установлена операционная система Microsoft Windows Seven.

Все компьютеры организации объединены в единую локальную сеть во главе с одним компьютером (сервер). На этом сервере расположен локальный "\\Branco-server\обмен" на нем находится хранилище всех создаваемых в электронном виде документов, у каждого подразделения и работника существует своя папка, в которой он хранит свои документы. Также существуют общие папки, такие как "Письма", "Общая" и др., в которых хранятся документы общего характера. В "\\Branco-server\обмен" каждый работник может заходить самостоятельно со своего компьютера, все документы находятся в свободном доступе. Данная система разработана и внедрена программистами ООО "СЛМ-Монтаж".

Для приёма и отправки электронной почты на компьютере секретаря Директора установлена почтовая программа "Bat". Секретарь просматривает электронные сообщения и распределяет письма по папкам работников в "\\Branco-server\обмен" и отправляет ответы либо самостоятельно (если это в её компетенции), либо передаёт письмо в подразделение, которому оно адресовано, подразделение формирует ответ и секретарь отсылает прикрепленный файл.

В бухгалтерии ООО "СЛМ-Монтаж" и на производстве , на компьютерах установлено программное обеспечение "1С: Предприятие 8.2". "Бухгалтерия предприятия".

Программный продукт "1С: Бухгалтерия 8" включает технологическую платформу "1С: Предприятие 8" и конфигурацию (прикладное решение) "Бухгалтерия предприятия".

Конфигурация "Бухгалтерия предприятия" предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

"1С: Бухгалтерия 8" поддерживает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.

В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ "Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н). Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета. Программа позволяет производить следующие операции:

· поддержка разных систем налогообложения;

· учет материально-производственных запасов;

· складской учет;

· учет торговых операций;

· автоматизировано отражение возвратов товаров от покупателя и поставщику;

· учет комиссионной торговли;

· учёт агентских договоров;

· учёт операций с тарой;

· учёт банковских и кассовых операций;

· учёт расчетов с контрагентами;

· учёт основных средств и нематериальных активов;

· учёт основного и вспомогательного производства;

· учёт полуфабрикатов;

· учёт косвенных расходов;

· учёт НДС;

· учёт заработной платы, кадровый и персонифицированный учет;

· налоговый учет по налогу на прибыль;

· упрощенная система налогообложения;

· книга учета доходов и расходов формируется автоматически;

· учёт деятельности, облагаемой единым налогом на вмененный доход;

· учет доходов и расходов индивидуальных предпринимателей - плательщиков НДФЛ;

· завершающие операции месяца;

· стандартные бухгалтерские отчеты;

· регламентированная отчетность;

Преимущества программы:

Все документы и справочники программы отображаются в виде списков. Форму каждого списка можно настроить в соответствии со своими предпочтениями: изменить последовательность колонок, убрать или показать нужные колонки. В списках документов и справочников данные можно отфильтровать по значению одного или нескольких полей, а также отсортировать в заданном порядке. Любой список может быть распечатан или сохранен в различных форматах для последующего анализа и печати. Для удобного представления информации легко выбрать только нужные колонки. Для быстрого ввода данных в документ достаточно начать вводить в поле первые буквы, не открывая справочника. Программа поможет выбрать значение из имеющихся вариантов. Кроме того, можно выбирать контрагентов по ИНН, а банки - по БИК. Налоговый учет ведется одновременно с бухгалтерским учетом. Это упрощает освоение налогового учета и позволяет сопоставить данные бухгалтерского и налогового учета для выполнения требований ПБУ 18/02 "Расчеты по налогу на прибыль". Поддерживается автоматическое определение сумм начислений и вычетов по приобретенным товарам, реализуемым с применением ставки НДС 0% и без НДС, при строительстве хозяйственным способом, при исполнении обязанностей налогового агента и др. С данными одной информационной базы можно работать в любом удобном месте: в офисе, в удаленном подразделении, дома. Работа с базой может вестись в разных местах одновременно. Данные, введенные в разных местах, объединяются в одну общую базу.

Недостатки программы:

Требует тщательной настройки перед началом работы и в процессе работы.

Плохая масштабируемость на больших объёмах работает плохо, подходит в основном для малого и среднего бизнеса.

Программа была куплена у фирмы разработчика, на начальном этапе настраивалась и внедрялась фирмой поставщиком, затем самостоятельно программистами фирмы.

В отделе кадров установлена система "1С: Зарплата и Кадры 7.7". Программа "1С Зарплата и Кадры 7.7" предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета. "1С Зарплата и Кадры" позволяет автоматизировать расчет заработной платы и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу.

Универсальность конфигурации "1С Зарплата и Кадры" позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы. Программа позволяет производить следующие операции:

· оформлять приказы о приеме на работу;

· оформлять приказы о продвижении по службе;

· вводить и рассчитывать больничные листы;

· осуществлять расчет отпусков разного типа и оформлять отпускные записки;

· вводить разовые или долгосрочные доплаты и надбавки;

· оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;

· проводить перерасчеты "задним числом";

· рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до надбавки "за выслугу лет";

· вести штатное расписание предприятия;

· получать стандартные отчеты и формы для представления в налоговые и прочие органы;

· проводить межрасчетные выплаты заработной платы;

· проводить частичную выплату заработной платы;

· депонировать суммы, не выданные по платежным ведомостям;

· учитывать долги по заработной плате прошлых периодов;

· оформлять увольнение с расчетом компенсации отпуска, выходного пособия; и многое другое.

Преимущества программы:

"1C Зарплата и Кадры 7.7" предусмотрена возможность поэтапного использования всех включенных в конфигурацию функциональных возможностей. Например, можно начать работу с программой, не используя всех возможностей конфигурации, а в дальнейшем перейти к использованию всех возможностей.

Программный продукт "1С Зарплата и Кадры" может быть адаптирована к любым особенностям расчета заработной платы и учета кадров конкретного предприятия.

Программа "1С Зарплата и Кадры 7.7" позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и получать отчеты по кадровым данным сотрудников.

"1С Зарплата и Кадры" позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения. Для небольшого предприятия, на котором не сложилась практика ведения штатного расписания, вполне достаточно просто вести список сотрудников, не сопоставляя заданные для сотрудников подразделение, должность и оклад со штатным расписанием. Более того, в конфигурации "1С Зарплата и Кадры 7.7" можно не задавать сотруднику подразделение или должность.

"1С Зарплата и Кадры 7.7" позволяет рассчитывать заработную плату не только в хозрасчетных организациях, но в бюджетных. В программе предусмотрены присущие бюджетным организациям специфические начисления, такие как надбавка за выслугу лет, надбавки за работу с секретными материалами и т.д.

Пользователь может самостоятельно описывать новые виды начислений и удержаний, изменять встроенные расчетные базы начислений и удержаний и т.п. В целом программа очень удобна в использовании и легко настраивается как пользователем, так и программистами.

Недостатки программы:

При работе с программой пользователям и программистам часто приходится настраивать расчетные базы.

Ещё один недостаток заключается в следующем: Программные продукты системы "1С:Предприятие 7.7" разрабатывались фирмой "1С" в период с 1999 по 2003 год. Они отвечали требованиям своего времени и завоевали широкую популярность в России и других странах СНГ. Однако с 2004 г. развитие прикладных решений фирмы "1С" осуществляется на новой перспективной платформе следующего поколения "1С:Предприятие 8". В настоящее время около 90% новых покупателей программ "1С:Предприятие" выбирают решения на платформе "1C:Предприятие 8". Обновление и развитие самой технологической платформы "1С:Предприятие 7.7" после 2003 года фирмой "1С" не производится. Программа была куплена у фирмы разработчика, настраивалась и внедрялась самостоятельно программистами фирмы.

В сметном отделе установлена автоматизированная программа ГРАНД-Смета v.5.5. Возможности программного комплекса:

· составление локальных смет всеми существующими методами расчета (базисно-индексный, ресурсный и т. д.);

· учет выполненных работ: формирование актов приемки выполненных работ по форме КС-2, накопительных ведомостей по форме КС-6, списание материалов по форме М-29;

· формирование ведомостей потребности в ресурсах на стройку, объект, локальную смету;

· составление объектных смет и сводных сметных расчетов с автоматическим переносом и группировкой данных из локальных смет;

· экспертиза сметной документации: проверка сметных норм и расценок на соответствие нормативной базе, проверка нормативов накладных расходов и сметной прибыли, индексов пересчета в текущий уровень цен, базисных и текущих цен на ресурсы;

· автоматический пересчет смет из одной региональной базы в другую, из ТЕР в ФЕР, из ГЭСН в ТЕР и т.п;

· удобный контекстный поиск расценок в сметно-нормативной базе по обоснованию, наименованию, составу работ и наименованию ресурсов;

· удобная настройка дополнительных начислений, автоматическая привязка к единичным расценкам нормативов НР и СП, индексов пересчета в текущий уровень цен, автоматическая загрузка базисных и текущих цен на ресурсы;

· использование шаблонов при составлении смет. Возможность установки зависимости между объемами работ в смете;

· возможность составления смет в многопользовательском режиме в локальной сети с разграничением прав доступа для пользователей;

· возможность отмены выполненных действий и возврата отмененных действий;

· наличие стандартных отчетных форм согласно действующих методических указаний и нормативных актов. Генератор отчетов для создания собственных выходных форм документов. Экспорт документов в Microsoft Office и OpenOffice.org;

· возможность приема-передачи смет в закрытом формате ПК "ГРАНД-Смета" или открытом формате XML, а также в формате АРПС 1.10 для обмена данными с другими сметными программами;

Основные преимущества:

· программа отличается простотой и наглядностью;

· нормативная база программы полностью содержит всю информацию из СНиП;

· нормативная база приводится в соответствие с условиями конкретного региона;

Недостатки программы:

· неудобный интерфейс по сравнению с "ГРАНД-Смета" v.3.0.3.436;

В целом новая удобная программа, отвечающая всем требованиям сметного отдела. Приобретена у фирмы разработчика, установлена программистом фирмы самостоятельно.

Производственно- технический отдел работает с проектной документацией и ведёт свою документацию Microsoft Windows Seven и в локальной сети "\\Branco-server\обмен". В основном работники отдела создают документы в Microsoft Exel. Также работают в программе ГРАНД-Смета v.5.5.

Юридического отдела в ООО "СЛМ-Монтаж" нет, юридические услуги оказывает сторонняя организация.

Вывод по главе: В настоящее время в ООО "СЛМ-Монтаж" автоматизация процесса делопроизводства находится на начальной стадии развития. Автоматизированной программы ДОУ в фирме нет, равно как и не существует отдельно выделенного подразделения документационного обеспечения управления (ДОУ) и архива. В остальных отделах проведена автоматизация, но задачи автоматизации в каждом отделе были направлены на каждое отдельно взятое подразделение. Хранение документов в организации организовано очень слабо, нет никаких инструкций по хранению документов. Много документов безвозвратно теряется.

Основная проблема заключается в том, что нет единой централизованной системы для работы с документами. Необходимо выделить в отдельное подразделение службу ДОУ и автоматизировать документооборот фирмы, объединив и связав между собой все отдельно автоматизированные отделы. Тем самым организовать коллективную работу с документами и обеспечить организацию отчётности и контроля за исполнение и прохождением документов в организации. Организовать хранение документов.

К основным недостаткам можно отнести следующее:

· отсутствие службы ДОУ в организации;

· отсутствие единой разработанной и утверждённой автоматизированной системы для работы с документами ;

· отсутствие инструкций по делопроизводству и должностных инструкций работников;

· отсутствие утверждённых правил хранения документов и архива организации;

· отсутствие инструкций по хранению документов в электронном виде;

· отсутствие контроля за прохождением документов в организации, их созданием, исполнением.

2. Анализ программных средств, используемых в процессе создания и управления документами в ООО "СЛМ-Монтаж"

2.1 Анализ программных средств для реализации внедрения системы электронного документооборота в ООО "СЛМ-Монтаж"

Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

· российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: "CompanyMedia" - ИнтерТраст, "OfficeMedia" - Интертраст, "Босс-Референт" - АйТи, "Золушка НТЦ" - ИРМ, "Эксадо Интерпроком" - ЛАН;

· полностью российские разработки: "1С:Архив" - 1С", "LanDocs" - Ланит, "Optima-Workflow" - Optima, "Дело" - ЭОС, "ЕВФРАТ -Документооборот" - Cognitive Technologies, "Documentum" - Документум Сервисиз.

Прежде всего, автоматизированная технология в ООО "СЛМ-Монтаж" нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

Актуальным требованием к системе автоматизации делопроизводства ООО "СЛМ - Монтаж" является наличие средств взаимодействия с другими системами Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

4) помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

5) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

6) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Для выбора автоматизированной системы в ООО "СЛМ-Монтаж" проведём краткий обзор некоторых наиболее известных автоматизированных систем и платформ, на базе которых они разработаны, т.к. функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.

Платформа Lotus Notes /Domino разработана фирмой IBM - это платформа, предоставляющая эффективные и гибкие инструменты коллективной работы с информацией, созданию прикладных систем.

Она включает восемь важных технологий:

· почтовую систему;

· базы данных, ориентированные на хранение большого объема документов;

· средства разработки приложений;

· систему репликации;

· средства защиты информации;

· средства календарного планирования;

· Internet/Intranet, web-технологии;

· средства интеграции с приложениями сторонних разработчиков.

Первая версия Lotus Notes /Domino появилась в конце 1989 года. С тех пор миллионы пользователей во всем мире рассматривают ее как базовую корпоративную технологию для взаимодействия и совместного использования информационных ресурсов.

Lotus Notes /Domino выгодно отличают следующие характеристики:

· наличие удобного пользовательского интерфейса;

· возможность быстрой разработки в данной среде приложений;

· наличие развитой системы защиты, позволяющей ограничивать права доступа к информации;

· многоплатформенность (Lotus Notes /Domino поддерживает различные операционные системы, интегрируется с реляционными базами данных и ERP-системами);

· высокая гибкость благодаря возможности развертывания на разных аппаратных платформах и в разных операционных средах;

· масштабируемость (возможность поддержки компании любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до общекорпоративного проекта с десятками тысяч пользователей), наращиваемость функциональности, модульность;

· наличие web-интерфейса, что позволяет просматривать в браузере все документы, находящиеся в базах Lotus.

Важная отличительная особенность Lotus в том, что она является удобной средой для организации разнородной информации, документооборота на предприятии: текстовых документов, звуковых документов, графических изображений. Эти характеристики позволяют рассматривать технологию Lotus Notes / Domino как один из наиболее эффективных инструментов для организации на его базе систем автоматизации документооборота и бизнес-процессов.

Именно на основе данной платформы специалистами ЗАО "Компания "ИнтерТраст" была разработана система электронного документооборота CompanyMedia, модуль защиты информации (Locker), система построения отчетов по любым базам данных Lotus "Центр отчетов".

Использование Lotus Notes/Domino в качестве инструмента для создания системы электронного документооборота CompanyMedia дает большие преимущества пользователям.

Важным фактором использования платформы Lotus Notes /Domino является надежный, долгосрочный план ее развития. Корпорация IBM выпускает новые версии каждые 12-18 месяцев и гарантирует простоту перехода на них. Линейка продуктов Lotus Notes /Domino постоянно совершенствуется, приобретая новые возможности, позволяющие эффективно работать и справляться с растущими объемами информации на предприятии, автоматизировать документооборот.

"CompanyMedia" -Делопроизводство. Производитель: InterTrust. Данная система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени.

Функции системы:

· прием, обработка и распределение поступающей (входящей) корреспонденции;

· подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;

· подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;

· организация переписки между организациями и отдельными подразделениями;

поддержка многолетнего режима работы.

Основные характеристики системы:

· неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;

· сквозное делопроизводство;

· 100% гарантия доставки информации;

· механизм замещения, то есть возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации ("замещающих").

"OfficeMedia" -- Делопроизводство. Производитель: InterTrust. Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.