Корпоративные информационные системы

К первому типу относятся корпоративные информационные системы (КИС), которые интенсивно вытесняют традиционные АСУП в сфере управления производством. Они поддерживают конкретные бизнес-процессы предприятий, выполняя наиболее ответственные функции; складывания и анализ консолидированного баланса и аналитических отчетов, управления финансами и персоналом, себестоимостью и торговыми операциями и т.п., их характерная особенность -- способность работать в территориально распределенных структурах. В Украине наибольшего распространения приобрели такие корпоративные информационные системы: система R/3 компании SAP AG, система «ГАЛАКТИКА» одноименной корпорации, «BAAN-IV» американско-голландской компании Baan , SCALA шведской компании Bestlutsmodeller AB, пакет бизнес-прикладных программ Oracle Application американской корпорации Oracle , информационная система АВД украинско-русской фирмы «ИНЭК».

Класс информационных систем второго типа довольно широкий. Сюда можно отнести: информационные системы для автоматизации банковской деятельности, информационные системы в статистике, информационные системы для финансового и бухгалтерского учета (например, ІС, FinExpert , SoNet), информационные системы в маркетинге, информационные системы в инвестиционном менеджменте (например, Project Expert ) и др. Следует заметить, что количество разновидностей таких систем постоянно увеличивается, а диапазон функциональных возможностей их расширяется.

Предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые ИС понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся ИС управления, как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.

Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.

Большинство систем такого типа появились на рубеже 90-х годов, когда, с получением большей свободы в ведении бизнеса, предприятия и фирмы стали задумываться о компьютеризации. В силу объективных причин рыночной экономики, первыми смогли выделить необходимые финансовые средства предприятия торговли и сферы услуг. Промышленность значительно отставала из-за более длительного цикла оборачиваемости капитала и многих других причин.

Практически все отечественные ИС начали развиваться как учетные бухгалтерские системы. Многие из них продолжают оставаться чисто учетными, позволяя автоматизировать одну или несколько функций предприятия, но, не давая целостной картины для управления. Автоматизация отдельной функции предприятия, как-то бухгалтерский учет или сбыт готовой продукции, позволяет руководителю среднего звена анализировать результаты своей работы.

4. Структура ИС

Структуру ИС составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема -- это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Если общую структуру ИС рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения, то в этом случае подсистемы называют обеспечивающими.

Среди основных подсистем ИС обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение (см. рисунок).

Обеспечивающая часть	Функциональная часть
1) Информационное обеспечение 2) Техническое обеспечение 3) Математическое обеспечение 4) Программное обеспечение 5) Организационное обеспечение 6) Правовое обеспечение 7) Лингвистическое обеспечение 8) Эргономическое обеспечение	Типовые подсистемы: Управление кадрами Управление финансами Бухгалтерский учет Оперативное управление Текущее управление Стратегическое управление	Специфические подсистемы: Производственные подсистемы Управление маркетингом Управление сбытом Управление снабжением Управление автотранспортом Управление торговлей Операционный день банка и т.д.

4.1 Виды обеспечений ИС

В состав ИАСУ - информационной автоматизированной системы управления - входят следующие виды обеспечений:

· информационное обеспечение : классификаторы технико-экономической информации, нормативно-справочная информация, форма представления и организация данных в системе, в том числе формы документов, массивов и логические интерфейсы (протоколы обмена данными);

· программное обеспечение: программы, необходимые для реализации всех функций ИАСУ в объеме, предусмотренном техническим заданием;

· математическое обеспечение: методы решения задач управления, модели и алгоритмы. В функционирующей системе математическое обеспечение реализовано в составе программного обеспечения.

· техническое обеспечение: технические средства, необходимые для реализаций функций ИАСУ: средства получения, ввода, подготовки, обработки, хранения (накопления), регистрации, вывода, отображения, использования, передачи информации и средства реализации управляющих воздействий;

· организационное обеспечение : документы, определяющие функции подразделений управления, действия и взаимодействие персонала ИАСУ;

· метрологическое : метрологические средства и инструкции по их применению;

· правовое обеспечение: нормативные документы, определяющие правовой статус ИАСУ и персонала, правил функционирования ИАСУ и нормативы на автоматически формируемые документы, в том числе на машинных носителях информации;

· лингвистическое обеспечение: тезаурусы и языки описания и манипулирования данными

Структуры ИАСУ характеризуют внутреннее строение системы и описывают устойчивые связи между ее элементами. При описании ИАСУ пользуются следующими видами структур, отличающимися типами элементов и связями между ними:

Виды структур:

· функциональная структура: элементы - функции, задачи, операции; связи - информационные;

· техническая: элементы - устройства ввода, хранения, обработки информации и другие; связи - линии связи между устройствами;

· организационная структура: элементы - коллективы людей и отдельные исполнители; связи - информационные, соподчинения и взаимодействия;

· алгоритмическая: элементы - алгоритмы; связи - информационные;

· программная структура: элементы - программные модули; связи - информационные и управляющие;

· информационная структура: элементы - формы существования и представления информации в системе (файлы, таблицы, массивы, базы данных и т.п.); связи - операции преобразования информации.

При построении (выборе, адаптации) информационной системы можно использовать две основные концепции, два основных подхода (третья концепция - их комбинации), выбор которых зависит от стратегических (тактических) и/или долгосрочных (краткосрочных) критериев, проблем, ресурсов:

· ориентация на проблемы, которые необходимо решать с помощью этой информационной системы, т.е. проблемно-ориентированный подход (индуктивный);

· ориентация на технологию, которая доступна в данной системе, среде, т.е. технолого-ориентированный подход (дедуктивный).

Ошибки в выборе подхода (проблем, технологии) могут привести не только к ошибочным стратегиям и/или тактике, но и к полному краху. Если вначале изучаются возможности имеющейся технологии, а после их выяснения определяются актуальные проблемы, которые можно решить с их помощью, то необходимо опираться на технолого-ориентированный подход. Если же вначале определяются актуальные проблемы, а затем внедряется технология достаточная для решения этих проблем, то необходимо опираться на проблемно-ориентированный подход.

4.1.1 Информационное обеспечение ИС

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях для обеспечения сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.

Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

- к унифицированным формам документации;

- к унифицированным формам документов различных уровней управления;

- к составу и структуре реквизитов и показателей;

- к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации, ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. Построение схем информационных потоков обеспечивает:

- исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

- классификацию и рациональное представление информации.

Методология построения баз данных состоит из 2-х этапов:

1-й этап - обследование всех функциональных подразделение фирмы с целью:

- понять специфику и структуру ее деятельности;

- построить схему информационных потоков;

- проанализировать существующую систему документооборота;

- определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены все связи между объектами и их реквизитами. На основе информационно-логической модели строится база данных.

Информационное обеспечение. Классификаторы. Методы классификации.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Понятие информационное обеспечение

Информационное обеспечение -- это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения БД.

Системы классификации и кодирования информации

Классификаторы представляют собой систематический свод, перечень каких-либо объектов, позволяющий находить каждому их них свое место, и имеют определенное (обычно числовое) обозначение. Система классификации позволяет сгруппировать объекты выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов -- это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту классификации выделенные классы называют информационными объектами.

В любой стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы. Например, классифицированы: отрасли промышленности, оборудование, профессии, единицы измерения, статьи затрат и т.д.

Классификатор -- систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок.

Назначение классификатора:

· систематизация наименований кодируемых объектов;

· однозначная интерпретации одних и тех же объектов в различных задачах;

· возможность обобщения информации по заданной совокупности признаков;

· возможность сопоставления одних и тех же показателей, содержащихся в формах статистической отчетности;

· возможность поиска и обмена информацией между различными внутрифирменными подразделениями и внешними информационными системами;

· экономия памяти компьютера при размещении кодируемой информации.

Разработаны три метода классификации объектов, которые различаются разной стратегией применения классификационных признаков.

Методы классификации объектов:

· Иерархический метод классификации

Учитывая достаточно жесткую процедуру построения структуры классификации, необходимо перед началом работы определить ее цель, т.е. какими свойствами должны обладать объединяемые в классы объекты. Эти свойства принимаются в дальнейшем за признаки классификации. В иерархической системе классификации каждый объект на любом уровне должен быть отнесен к одному классу, который характеризуется конкретным значением выбранного классификационного признака. Для последующей группировки в каждом новом классе необходимо задать свои классификационные признаки и их значения. Таким образом, выбор классификационных признаков будет зависеть от семантического содержания того класса, для которого необходима группировка на последующем уровне иерархии. Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации.

Достоинства иерархической системы классификации: простота построения и использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Недостатки иерархической системы классификации: жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки; невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

· Фасетный метод классификации

В отличие от иерархической позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга, так и от семантического содержания классифицируемого объекта. Признаки классификации называются фасетами (facet -- рамка). Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение. Схема построения фасетной системы классификации представляется в виде таблицы. Названия столбцов соответствуют выделенным классификационным признакам (фасетам). В каждой клетке таблицы хранится конкретное значение фасета. Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов. Достоинства фасетной системы классификации: возможность создания большой емкости классификации, т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок; возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок. Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.

· Дескрипторный метод классификации

Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.

· Система кодирования

Применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации. Система кодирования - совокупность правил кодового обозначения объектов. Код строится на базе алфавита, состоящего из букв, цифр и других символов. Код характеризуется: длиной - число позиций в коде, и структурой -- порядок расположения в коде символов, используемых для обозначения классификационного признака.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель -- это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

· к унифицированным системам документации;

· к унифицированным формам документов различных уровней управления;

· к составу и структуре реквизитов и показателей;

· к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

· чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

· одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

· работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

· имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Пример.

Простейшая схема потоков данных - схема, в которой отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

· исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

· классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения БД - баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

· 1-й этап -- обследование всех функциональных подразделений предприятия с целью:

o понять специфику и структуру его деятельности;

o построить схему информационных потоков;

o проанализировать существующую систему документооборота;

o определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

· 2-й этап -- построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

· ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

· выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков

· совершенствование системы документооборота;

· наличие и использование системы классификации и кодирования;

· владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

· создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

4.1.2 Техническое обеспечение ИС

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы ИС, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

- компьютеры любых моделей;

- устройства сбора, накопления, обработки и вывода информации;

- устройства передачи данных и линий связи;

- оргтехника и устройства автоматического съема информации;

- эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

Можно разделить на три группы:

- общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

- специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

- нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

Формы организации технического обеспечения (ТО).

Централизованное ТО - использование в ИС больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств - реализация функциональных подсистем на ПК непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом считается частично-децентрализованный подход - организация ТО на базе распределенных сетей, состоящих из ПК и больших ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Техническое обеспечение информационной системы - ИС

Понятие технического обеспечения ИС - информационной системы.

Техническое обеспечение ИС - информационных систем -- это комплекс технических средств, обеспечивающих работу ИС, соответствующей документации на эти средства и технологические процессы.

В комплекс технических средств входят:

· компьютеры любых моделей;

· устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

· устройства передачи данных и линий связи;

· оргтехника и устройства автоматического съема информации;

· эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

Документацию можно условно разделить на три группы:

· общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

· специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

· нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

4.1.3 Математическое и программное обеспечение ИС

Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач ИС, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К математическому обеспечению относятся:

- средства моделирования процессов управления;

- типовые задачи управления;

- методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных на решения типовых задач обработки информации (ПО для разработки программных комплексов: операционные системы, СУБД, языки программирования). Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров и управления процессом обработки данных.

Специальное ПО представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной ИС (решение конкретных задач пользователя). В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП).

Техническая документация на разработку программных средств должны содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

Математическое и программное обеспечение информационных систем - ИС

Математическое и программное обеспечение -- это совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач ИС, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

· средства моделирования процессов;

· типовые задачи;

· методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

К средствам программного обеспечения (ПО) относятся:

· Общесистемное ПО - программное обеспечение - это комплекс программ, ориентированный на пользователей и предназначенный для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

· Специальное ПО - программное обеспечение - представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной ИС. В его состав входят пакеты прикладных программ реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

· Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

4.1.4 Методическое и организационное обеспечение ИС

Методическое и организационное обеспечение - совокупность методов, средств и документов, регламентирующих взаимодействие персонала информационной системы с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Это методические и руководящие материалы по стадиям разработки, внедрения и эксплуатации информационной системы (предпроектного обследования, технического задания, технико-экономического обоснования, разработки проектных решений, выбора автоматизируемых задач, типовых проектных решений пакетов прикладных программ, внедрения и эксплуатации информационной системы).

Функции организационного обеспечения:

- анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, выявление задач, подлежащих автоматизации;

- подготовка задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

- разработка управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на 1-м этапе построения баз данных.

Организационное обеспечение информационных систем - ИС

Организационное обеспечение -- это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации ИС.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

· анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

· подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления. Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на 1-м этапе построения БД.

4.1.5 Правовое обеспечение ИС

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование ИС, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Главная цель правового обеспечения - укрепление законности.

В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и др. нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

Правовое обеспечение -- это совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование ИС, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.

В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой ИС, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение этапов разработки ИС включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение этапов функционирования ИС - информационных систем - включает:

· статус ИС;

· права, обязанности и ответственность персонала;

· правовые положения отдельных видов процесса управления;

· порядок создания и использования информации и др.

Правовое регулирование на информационном рынке

Развитие рыночных отношений в информационной деятельности поставило вопрос о защите информации как объекта интеллектуальной собственности и имущественных прав на нее.

В Российской Федерации принят ряд указов, постановлений, законов, таких как:

1)«Об информации, информатизации и защите информации» - является основным;

2)«Об авторском праве и смежных правах»;

3)«О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных»;

4)«О правовой охране технологий интегральных схем» и др..

Закон 1) закладывает юридические основы гарантий прав граждан на информацию. Он направлен на урегулирование важнейшего вопроса экономической реформы - формы, права и механизма реализации собственности на накопленные информационные ресурсы и технологические достижения. Обеспечена защита собственности в сфере информационных систем и технологий, что способствует формированию -цивилизованного рынка информационных ресурсов, услуг, систем, технологий, средств их обеспечения.

4.1.6 Лингвистическое обеспечение ИС

Лингвистическое обеспечение - языки общения с пользователем, язык запросов, язык информационно-поисковых систем (ИПС), языки-посредники в сетях и т.д.

Лингвистическое обеспечение - совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала АИТ со средствами вычислительной техники. С помощью лингвистического обеспечения осуществляется общение человека с машиной.

Состав: информационные языки для описания структурных единиц информационной базы (документов, показателей, реквизитов и т.п.); языки управления и манипулирования данными; языковые средства ИПС; языковые средства автоматизации проектирования; диалоговые языки специального назначения и др.; система терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования автоматизированных систем управления.

4.1.7 Эргономическое обеспечение ИС

Эргономическое обеспечение - комплекс мероприятий, обеспечивающих максимально комфортные условия использования ИС (выбор специальной мебели, организация картотек для хранения документов, магнитных носителей (дисков)). Функция - уменьшение отрицательного воздействия на человека со стороны ЭВМ.

Эргономическое обеспечение - совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования ИС, предназначено для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности человека и ИС, для ее быстрейшего освоения. Состав: комплекс различной документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала.

Эргономическое обеспечение - комплекс мероприятий, обеспечивающих максимально комфортные условия использования АРМ специалистами: выбор специальной мебели для размещения техники, организацию картотек для хранения документации и магнитных носителей. Главная функция ЭО - уменьшение отрицательных воздействий на человека со стороны ПЭВМ.

4.1.8 Кадровое обеспечение ИС

Кадровое обеспечение - это совокупность методов и средств по организации и проведению обучения персонала приемам работы с ИС. Его целью является поддержание работоспособности ИС и возможности дальнейшего ее развития. Кадровое обеспечение включает в себя методики обучения, программы курсов и практических занятий, технические средства обучения и правила работы с ними и т.д.

Обучение и сертификация персонала -- учебно-методическая документация и набор требований к уровню подготовки персонала, формирование системы отбора и подготовки персонала.

4.2 Классификация ИС по функциональному признаку и уровням управления

Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции.

Типовыми видами деятельности производственных и коммерческих объектов являются: производственная, маркетинговая, финансовая и кадровая.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств.

Маркетинговая деятельность включает в себя:

- анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;

- организацию рекламной кампании по продвижению продукции;

- рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Направления деятельности определили типовой набор ИС:

- производственные системы;

- системы маркетинга;

- финансовые и учетные системы;

- системы кадров (человеческих ресурсов);

- прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

Функции ИС

Система маркетинга:

- исследование рынка и прогнозирование продаж;

- управление продажами;

- рекомендации по производству новой продукции;

- анализ и установление цены;

- учет заказов.

Производственные системы:

- планирование объемов работ и разработка календарных планов;

- оперативный контроль и управление производством;

- анализ работы оборудования;

- участие в формировании заказов поставщикам;

- управление запасами.

Финансовые и учетные системы:

- управление портфелем заказов;

- управление кредитной политикой;

- разработка финансового плана;

- финансовый анализ и прогнозирование;

- контроль бюджета;

- бухгалтерский учет и расчет зарплаты.

Система кадров:

- анализ и прогнозирование потребности в трудовых ресурсах;

- ведение архивов записей о персонале;

- анализ и планирование подготовки кадров.

Прочие системы, например ИС руководства:

- контроль за деятельностью фирмы;

- выявление оперативных проблем;

- анализ управленческих и стратегических ситуаций;

- обеспечение процесса выработки стратегических решений.

По уровням управления ИС подразделяются на:

ИС оперативного уровня - основной поставщик информации для других ИС. Является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС - отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме.

Примеры ИС этого уровня: бухгалтерская; банковских депозитов; обработки заказов; регистрации авиабилетов; выплаты зарплаты и т.п.

ИС специалистов - помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

Можно выделить 2 группы:

1) ИС офисной автоматизации;

2) ИС обработки знаний.

1) - выполняют следующие функции:

- обработки текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров;

- производство высококачественной печатной продукции;

- архивация документов;

- электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации;

- электронная и аудиопочта;

- видео- и телеконференции.

2) ИС обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке и создании нового продукта.

ИС для менеджеров среднего звена

Используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции:

- сравнение текущих показателей с прошлыми;

- составление периодических отчетов за определенное время (а не выдача текущих отчетов, как на оперативном уровне);

- обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

На этом уровне можно выделить 2 типа ИС: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании сводных типовых отчетов. Информация поступает из ИС операционного уровня.

Системы поддержки принятия решений - обслуживают задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Информацию получают из управленческих и операционных ИС. Используют эти системы менеджеры, специалисты, аналитики и пр.

Стратегические ИС

Развитие и успех фирмы во многом определяется принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач. Появился новый тип ИС - стратегический.

Стратегическая ИС - компьютерная ИС, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

Рассмотрим фирму, выпускающую продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке.

На фирму воздействуют внешние факторы:

- конкуренты, проводящие на рынке свою политику;

- покупатели, обладающие разными возможностями по приобретению товаров и услуг;

- поставщики, которые проводят свою ценовую политику.

Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:

- создание новых товаров и услуг;

- отыскание рынков сбыта;

- создание прочных связей с покупателями и поставщиками;

- снижение стоимости продукции.

ИС стратегического уровня помогают высшему звену решать подобные задачи и осуществлять долговременное планирование, производить сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они способствуют созданию общей среды компьютерной и телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти ИС способны в любой момент предоставить информацию из многих источников.

Практические рекомендации по описанию задач, решаемых функциональными подсистемами

Бухгалтерия: учет по счетам материалов, основных средств, кассовых и банковских операций и т.д., составление периодической отчетности, проведение инвентаризаций, начисление заработной платы и т.д.

Отдел кадров: ведение архивов записей о персонале, прием, увольнение, перемещение сотрудников, табельный учет, оформление отпусков, повышение квалификации и переподготовка кадров и т.д.

Отдел снабжения: прием и учет заявок от подразделений на закупку сырья, материалов; заключение договоров с поставщиками и отслеживание их выполнения, управление запасами на складах, хранение закупленных товаров, поддержание минимального уровня складских запасов и т.д.

Отдел сбыта: реализация готовой продукции, заключение договоров с заказчиками и отслеживание их выполнения, решение споров после отгрузки продукции и т.д.

Маркетинг: изучение рынка, создание системы сбыта и распределения созданной продукции, реклама, ценообразование, послепродажное обслуживание потребителей и т.д.

Управление финансами: учет движения финансовых средств, составление бюджета и финансового плана, распределение финансовых средств, оценка финансовых возможностей предприятия, финансовый анализ и т.д.

Подготовка производстве:

техническая - исходя их плана расчет потребностей в людских ресурсах, в площадях, в оборудовании, в материалах и т.д.; составление заявок в отдел снабжения; анализ работы оборудования и т.д.

технологическая - разработка технологии производства, составление технологических карт, расчет удельных норм расхода сырья и т.д.

конструкторская - инженерные расчеты, проектные работы: составление чертежей, схем, планов, моделирование проектируемых объектов и т.д.

Практически в каждой фирме для обеспечения основной деятельности должен быть реализован базовый набор функций. К этим функциям относятся:

1) стратегическое планирование и управление;

2) анализ деятельности и оперативное управление;

3) финансовые функции;

40 работа с персоналом;

5) юридическое обеспечение;

6) электронная обработка данных;

7) поддержка проектов;

8) маркетинг, реклама и выставки;

9) обеспечение коммуникаций;

10) транспортное обеспечение;

11) складское обслуживание;

12) логистика отгрузок;

13) логистика снабжения и поставок;

14) таможенные функции;

15) секретариат (управление делами);

16) ведение архива;

17) протокольные функции;

18) безопасность;

19) охрана труда;

20) хозяйственные операции;

21) капитальное строительство и ремонт;

22) взаимодействие с филиалами.

В больших фирмах каждое подразделение, как правило, отвечает за какую-то группу базовых функций. В малых и средних фирмах один человек может выполнять несколько групп функций. По мере роста фирмы возникает проблема передачи части функций другому лицу, что должно поддерживаться специальной организационной процедурой.

Информационные системы (ИС) в фирме

В любой фирме желательно иметь несколько локальных ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях.

Примеры ИС, поддерживающих деятельность фирмы

ИС учета и хранения сырья и матери- алов	ИС оперативного контроля за производ- стром	ИС взаимодей- ствия с постав- щиками	ИС маркетинга и продаж

Между (которыми) локальными ИС организуются связи различного характера и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем, и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом используются ресурсами региональных и глобальных сетей.

На основе интеграции ИС разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме создаются корпоративные ИС, которые предоставляют пользователю возможность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.

ИС может иметь наибольший эффект, если фирму рассматривать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стоимости производимых продуктов и услуг. Тогда с помощью ИС можно оказывать влияние на стратегию управленческих решений, направленных на увеличение доходов фирмы.

Примеры ИС

ИС по отысканию новых рыночных ниш. ИС регистрирует данные о покупателе, что позволяет:

- определять группы покупателей, их состав и запросы;

- посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;

- предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежей.

ИС, ускоряющая поток товаров. Например фирма специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение. Иметь большие запасы продуктов на складах фирмы невыгодно. Фирма устанавливает терминалы в обслуживающем учреждении и подключает их к ИС. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу. Менеджеры делают выборку по поступившим заказам, принимают оперативные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Экономятся деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.

ИС по снижению издержек производства. Отслеживаются все фазы производственного процесса, улучшается управление и контроль, более рациональное планирование и использование персонала, а, следовательно, снижение себестоимости производимой продукции и услуг.

ИС автоматизации технологии ("менеджмент уступок"). При том, что доход фирмы остается в рамках рентабельности, потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности контрактов. Потребитель заинтересован во взаимодействии с фирмой, привлекается дополнительное число клиентов. Если же клиент переходит на обслуживание к другой фирме, то его затраты могут возрасти.

4.3 Принципы и методы создания ИС

Еще в 60-е годы прошлого столетия были сформулированы шесть основополагающих принципов, на которые необходимо опираться в процессе создания ИС: новых задач; системного подхода; первого руководителя; разумной типизации проектных решений; непрерывного развития системы; минимизации ввода-вывода информации. Развитие технической основы создания компьютеров и ИТ привело к переформулированию этих принципов и в ГОСТ РД 50-680-88 к ним отнесены следующие: системность, развитие (открытость), совместимость, стандартизация (унификация) и эффективность.

Разработка сложных ИС - информационных систем - предприятий, невозможна без тщательно обдуманного методологического подхода. Какие этапы необходимо пройти, какие методы и средства использовать, как организовать контроль за продвижением проекта и качеством выполнения работ - эти и другие вопросы решаются методологиями программной инженерии.

В настоящее время существует ряд общих методологий разработки ИС. Главное в них - единая дисциплина работы на всех этапах жизненного цикла системы, учет критических задач и контроль их решения, применение развитых инструментальных средств поддержки процессов анализа, проектирования и реализации ИС.

Принципы создания ИС

Принцип системности.

По принципу системности ИС следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением. (ИС рассматривается как система, что позволяет выявить многообразные типы связей между структурными элементами).

Системный подход предполагает учет всех этих взаимосвязей, анализ отдельных частей системы как ее самостоятельных структурных составляющих и параллельно -выявление роли каждой из них в функционировании всей системы в целом. Таким образом, реализуются процессы анализа и синтеза, фундаментальный смысл которых -разложение целого на составные части и воссоединение целого из частей.

Принцип системности заключается в том, что при декомпозиции должны быть установлены такие связи между структурными компонентами системы, которые обеспечивают цельность корпоративной системы и ее взаимодействие с другими системами.

Нельзя разрабатывать какую-либо задачу автономно от других и реализовывать только отдельные ее аспекты. Задача должна рассматриваться комплексно со всеми возможными информационными связями.

Пример:

Отбор персонала на вакантные рабочие места. Ее решение должно осуществляться с учетом следующих моментов:

· использования результатов периодически проводимого профессионального и психофизиологического тестирования работников;

· анализа результатов периодически проводимой аттестации рабочих мест;

· анализа показателей трудовой дисциплины персонала;

· разработки общих и дополнительных критериев отбора (при наличии нескольких претендентов на одно рабочее место);

· использования банка данных претендентов, сформированного ранее;

· индивидуального собеседования;

· анализа анкетных данных и резюме (если претендент не является членом трудового коллектива).

Принцип развития (открытости)

Принцип новых задач (развития) - возможность постоянного пополнения и обновления ИС. Число решаемых задач постоянно увеличивается и меняется методика их решения.

Заключается в том, что внесение изменении в систему, обусловленных самыми различными причинами (внедрением новых информационных технологии, изменением законодательства, организационной перестройкой внутри фирмы и т. п.), должно осуществляться только путем дополнения системы без переделки уже созданного, т. е. не нарушать ее функционирования. Реализовать данный принцип на практике достаточно сложно, так как он требует очень глубокой аналитической предпроектной работы. Необходимо разделить решаемые задачи на определенные группы и для каждой из них предусмотреть возможные направления развития (например, выход в глобальные сети, применение средств для сканирования документов, шифрование информации).

В любой фирме на протяжении ряда лет применяются традиционно сложившиеся методы и приемы управления. Но ситуация в компьютерном мире и в сфере экономики изменяется постоянно: модифицируется элементная база компьютеров, что делает их более мощными; появляются новые средства передачи и хранения данных; расширяются границы доступа к данным; вступают в силу новые законы и т.д. Все это необходимо учитывать как при решении традиционных задач (корректировании технологии решения, методов ввода, вывода и передачи информации), так и при постановке новых задач, принципиальное решение которых оказывается возможным только в условиях новых технологий.

Если не отслеживать эти изменения и, тем более, не поспевать за ними, можно отстать от остальных пользователей и тем самым перс крыть доступ к общению с ними, а это абсолютно недопустимо, поскольку информационная изоляция имеет только негативные последствия.

Принцип совместимости

Принцип совместимости - способность взаимодействия ИС различных видов, уровней в процессе их совместного функционирования.

Заключается в том, что при создании системы должны быть реализованы информационные интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами согласно установленным правилам. В современных условиях это особенно касается сетевых связей локального и глобального уровней.

Если в локальных сетях относительно несложно установить и соблюдать стандарты "общения" отдельных бизнес-процессов между собой и со смежными системами, то выход в глобальные сети требует:

· дополнительных ужесточенных мер по защите информации;

· знания и соблюдения различного рода протоколов, регламентирующих все пилы информационных обменов:

· знание сетевого этикета, предусматривающего такие правила, как:

o регулярная проверка своей электронной почты;

o периодическая чистка своего почтового ящика;

o корректность в составлении сообщений;

o указание координат для обратной связи и т.п.

Принцип стандартизации (унификации)

Принцип стандартизации и унификации - необходимость применения типовых, унифицированных и стандартизованных элементов функционирования ИС.

При создании системы должны быть рационально использованы типовые, унифицированные и стандартизованные элементы, проектные решения, пакеты прикладных программ, комплексы, компоненты.

Задачи необходимо разрабатывать таким образом, чтобы они подходили к возможно более широкому кругу объектов. Игнорирование именно этого принципа привело в свое время к тому, что подсистема УК, несмотря на традиционный перечень задач и алгоритмов их решения, разрабатывалась на каждом предприятии самостоятельно, что привело к совершенно неоправданному расходу трудовых, материальных, финансовых и временных ресурсов.

В современных разработках пакетов прикладных программ (ППП) рассматриваемый принцип задействован. Однако при знакомстве с конкретным ППП необходимо обращать внимание на сущность реализации типовых решений, поскольку каждый разработчик по-своему "видит" такие решения. Например, во многих пакетах по управлению кадрами присутствует задача "Отбор кадров". Однако в пакете фирмы Infin она реализована достаточно оригинально. Решение ее заключается в следующем. Экран разделен на две половины. Слева выводится достаточно большой список мужских и женских имен, по которому перемещается курсор. Если интересующее имя отмечено, то для него с правой стороны экрана приводится текст, и котором сообщается о том, кого обозначает имя и какими чертами характера обладает человек, имеющий его. Относиться к подобному подходу можно по-разному. Но можно сказать определенно -такого рода информации явно недостаточно для решения задачи и ограничиваться только ею нельзя.

Принцип эффективности

Принцип эффективности - достижение рационального соотношения между затратами на создание ИС и целевым эффектом, получаемым при ее функционировании. (Эффективность ИС следует рассматривать как интегральный (обобщенный) показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы).