Использование компьютерных сетей в работе офиса

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Процесс развития персонального компьютера движется с постоянно увеличивающимся ускорением. Причиной столь интенсивного развития информационных технологий является все возрастающая потребность в быстрой и качественной обработке информации, потоки которой с развитием общества постоянно возрастают.

Сегодня деятельность современных предприятий невозможно представить без применения технических средств. С их появлением изменилась технология создания и обработки документов.

К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве, можно отнести:

- средства составления и изготовления документов (пишущие, диктофонные и др.);

- средства репрографии и оперативной полиграфии;

- средства обработки документов (склеивающие, скрепляющие, штемпелюющие и др.);

- средства хранения, поиска и транспортировки;

- средства связи; и др.

Тема курсовой работы: «Использование компьютерных сетей в работе офиса предприятия».

Цель работы: проанализировать возможности использования компьютерных сетей в системе документационного обеспечение управления на предприятии.

Для достижения данной цели поставлены следующие задачи:

- охарактеризовать виды компьютерных сетей и способы использования их в системе документационного обеспечения управления;

- рассмотреть наиболее часто используемые сервисы сети INTERNET;

- проанализировать возможность использования локальной сети на примере сетевой программы «контроль исполнения документов».

В настоящее время компьютерные сети получили очень широкое распространение. Это вызвано несколькими причинами:

- объединение компьютеров в сеть позволяет значительно экономить денежные средства за счет уменьшения затрат на содержание компьютеров (достаточно иметь определенное дисковое пространство на файл-сервере (главном компьютере сети) с установленными на нем программными продуктами, используемыми несколькими рабочими станциями);

- компьютерные сети позволяют использовать почтовый ящик для передачи сообщений на другие компьютеры, что позволяет в наиболее короткий срок передавать документы с одного компьютера на другой;

- компьютерные сети, при наличии специального программного обеспечения (ПО), служат для организации совместного использования файлов (к примеру, бухгалтеры на нескольких машинах могут обрабатывать проводки одной и той же бухгалтерской книги).

Кроме всего прочего, в некоторых сферах деятельности просто невозможно обойтись без компьютерных сетей. К таким сферам относятся: банковское дело, складские операции крупных компаний, электронные архивы библиотек и др. В этих сферах каждая отдельно взятая рабочая станция в принципе не может хранить всей информации (в основном, по причине слишком большого ее объема). Сеть позволяет избранным (зарегистрированным на файл-сервере) пользователям получать доступ к той информации, к которой их допускает оператор сети.

Предметом для рассмотрения в данной работе являются компьютерные сети, их использование в работе офиса.

Данная тема является актуальной, так как объединение компьютеров в сети позволяет значительно повысить производительность труда при работе с документами.



1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СЕТИ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

1.1 Классификации компьютерных сетей

сеть интернет программа документ

Компьютерной сетью называют совокупность узлов (компьютеров, терминалов, периферийных устройств), имеющих возможность информационного взаимодействия друг с другом с помощью специального коммуникационного оборудования и программного обеспечения.

Размеры сетей варьируются в широких пределах - от пары соединенных между собой компьютеров, стоящих на соседних столах, до миллионов компьютеров, разбросанных по всему миру (часть из них может находиться на космических объектах). В сетях применяются различные сетевые технологии. Каждой технологии соответствуют свои типы оборудования.

Все многообразие компьютерных сетей можно классифицировать по различным признакам:

1) способ организации сети;

2) территориальная распространенность;

3) ведомственная принадлежность;

4) скорость передачи информации;

5) организация взаимодействия компьютеров.

По способу организации сети подразделяются на реальные и искусственные. Реальные компьютерные сети позволяют связывать компьютеры с помощью специальных устройств коммутации и физической среды передачи данных. Искусственные компьютерные сети (псевдосети) связывают компьютеры вместе через последовательные или параллельные порты и не нуждаются в дополнительных устройствах.

По территориальному признаку сети подразделяются на:

1. Локальные сети (LAN - Locate Area Network). Такая сеть охватывает небольшую территорию с расстоянием между отдельными компьютерами до 10 км. Обычно такая сеть действует в пределах одного учреждения.

2. Глобальные сети (WAN - Wide Area Network). Такая сеть охватывает, как правило, большие территории (территорию страны или нескольких стран). Компьютеры располагаются друг от друга на расстоянии десятков тысяч километров.

3. Региональные сети. Подобные сети существуют в пределах города, района. В настоящее время каждая такая сеть является частью некоторой глобальной сети и особой спецификой по отношению к глобальной сети не отличается.

По ведомственной принадлежности различают ведомственные и государственные сети. Ведомственные компьютерные сети принадлежат одной организации и располагаются на ее территории. Государственные компьютерные сети - сети, используемые в государственных структурах.

По скорости передачи информации компьютерные сети делятся на низко-, средне- и высокоскоростные.

Низкоскоростные компьютерные сети - это сети, имеющие скорость передачи информации до 10 Мбит/с.

Среднескоростные компьютерные сети - это сети, имеющие скорость передачи информации до 100 Мбит/с.

Высокоскоростные компьютерные сети - это сети, имеющие скорость передачи информации свыше 100 Мбит/с.

С точки зрения организации взаимодействия компьютеров, сети делят на одноранговые и иерархические.

Все компьютеры одноранговой сети равноправны. В иерархической сети при установке сети заранее выделяются один или несколько компьютеров, управляющих обменом данных по сети и распределением ресурсов. Такой компьютер называют сервером. Любой компьютер, имеющий доступ к услугам сервера называют клиентом сети или рабочей станцией.

Независимо от того, к какому типу относится компьютерная сеть, создание ее вызвано практической потребностью совместного использования информации пользователями, работающими на удаленных друг от друга компьютерах.

1.2 Локальные компьютерные сети

Компьютерная сеть представляет собой совокупность компьютеров и различных устройств, обеспечивающих информационный обмен между компьютерами в сети без использования каких-либо промежуточных носителей информации.

Основное назначение компьютерных сетей - совместное использование ресурсов и осуществление интерактивной связи как внутри одной фирмы, так и за ее пределами. Ресурсы - это данные, приложения и периферийные устройства, такие, как внешний дисковод, принтер, мышь, модем или джойстик.

Рождение компьютерных сетей было вызвано практической потребностью иметь возможность для совместного использования данных. Персональный компьютер - прекрасный инструмент для создания документа, подготовки таблиц, графических данных и других видов информации, но при этом нет возможности быстро поделиться своей информацией с другими.

Локальная компьютерная сеть включает в себя совокупность компьютеров, соединенных линиями связи, обеспечивающая пользователям сети потенциальную возможность совместного использования ресурсов всех компьютеров расположенных на небольшом расстоянии.

В настоящее время локальные вычислительные сети (ЛВС) получили очень широкое распространение. Это вызвано несколькими причинами:

-объединение компьютеров в сеть позволяет значительно экономить денежные средства за счет уменьшения затрат на содержание компьютеров (достаточно иметь определенное дисковое пространство на файл-сервере (главном компьютере сети) с установленными на нем программными продуктами, используемыми несколькими рабочими станциями);

- локальные сети позволяют использовать почтовый ящик для передачи сообщений на другие компьютеры, что позволяет в наиболее короткий срок передавать документы с одного компьютера на другой;

- локальные сети, при наличии специального программного обеспечения (ПО), служат для организации совместного использования файлов (к примеру, бухгалтеры на нескольких машинах могут обрабатывать проводки одной и той же бухгалтерской книги).

Кроме всего прочего, в некоторых сферах деятельности просто невозможно обойтись без ЛВС. К таким сферам относятся: банковское дело, складские операции крупных компаний, электронные архивы библиотек и др. В этих сферах каждая отдельно взятая рабочая станция в принципе не может хранить всей информации (в основном, по причине слишком большого ее объема).

Локальная сеть объединяет несколько компьютеров и позволяет пользователям совместно использовать ресурсы компьютеров, а также подключенных к сети периферийных устройств.

Общая схема соединения компьютеров в локальной сети называется топологией сети. Существуют различные топологии сетей.(см.Приложение 1)

В небольших локальных сетях все компьютеры обычно равноправны, т.е. пользователи самостоятельно решают, какие ресурсы своего компьютера сделать общедоступными. Такие сети называются одноранговыми.

В небольших офисных сетях, включающих 3-4 компьютера, для соединения компьютеров используется топология линейная шина. В этом случае все компьютеры подсоединяются к одному кабелю, а принтер - к одному из компьютеров.

Если из одного центрального сетевого устройства к каждому компьютеру подходит отдельный кабель, то реализуется локальная сеть с топологией звезда. В одноранговых локальных сетях с топологией звезда все компьютеры и сетевой принтер соединяются с концентратором или коммутатором, которые обеспечивают передачу данных между устройствами сети.

Преимущество локальной сети типа звезда перед локальной сетью типа линейная шина состоит в том, что при выходе из строя сетевого кабеля у одного компьютера локальная сеть в целом продолжает нормально функционировать.

Если к локальной сети подключено более 10 компьютеров, одноранговая сеть может оказаться недостаточно производительной. Для увеличения производительности, а также в целях обеспечения большей надежности хранения информации в сети выделяется мощный компьютер для хранения файлов и программных приложений. Такой компьютер называется сервером, а локальная сеть - сетью на основе сервера. Сеть на основе сервера имеет топологию звезда.

Каждый компьютер или принтер, подключенный к локальной сети, должен иметь специальную плату (сетевой адаптер). Основной функцией сетевого адаптера является передача и прием информации из сети.

В проводных локальных сетях соединение компьютеров (сетевых адаптеров) между собой производится с помощью кабеля. Кабели подключаются к сетевым адаптерам, которые могут обеспечивать скорость передачи данных по локальной сети 10 Мбит/с, 100 Мбит/с или 1000 Мбит/с.

Для подключения к локальной сети портативных компьютеров часто используется беспроводное подключение, при котором передача данных осуществляется с помощью электромагнитных волн. Беспроводные сети типа Wi-Fi могут обеспечивать скорость передачи данных до 54 Мбит/с, однако, скорость от количества подключенных компьютеров и от расстояния до точки доступа.

Современные версии операционных систем обладают встроенными сетевыми возможностями, которые делают подключение к локальной сети простым и быстрым.

Локальные компьютерные сети офиса, равно как и локальные компьютерные сети предприятия, дают возможность всем сотрудникам одновременно и непрерывно использовать информационные ресурсы всех рабочих узлов (компьютеров сотрудников), сервера, хранилища данных, периферийное оборудование, а также специализированное программное обеспечение и Интернет.

1.3 Глобальная компьютерная сеть

Глобальная компьютерная сеть - сеть, соединяющая компьютеры, удалённые географически на большие расстояния друг от друга. Отличается от локальной сети более протяженными коммуникациями (спутниковыми, кабельными и др.). Глобальная сеть объединяет локальные сети. Internet - глобальная компьютерная сеть, охватывающая весь мир.

Фактически Internet состоит из множества локальных и других видов сетей, принадлежащих различным компаниям и предприятиям, связанных между собой различными линиями связи. Internet можно представить себе в виде мозаики сложенной из небольших сетей разной величины, которые активно взаимодействуют одна с другой, пересылая файлы, сообщения и т.п.

Глобальная сеть Internet, служившая когда-то исключительно исследовательским и учебным группам, чьи интересы простирались вплоть до доступа к суперкомпьютерам, становится все более популярной в деловом мире.

Компании привлекают быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети Internet. Они рассматривают глобальную сеть как дополнение к своим собственным локальным сетям.

Подключиться к глобальной сети можно, выбрав один из способов:

- удаленный доступ по коммутируемой телефонной линии;

- прямой доступ по выделенному каналу.

Удаленный доступ по коммутируемой телефонной линии. В этом случае в распоряжении пользователя вместо сетевого адаптера должен быть модем. Модем подключает компьютер к телефонной линии. Он предназначен для преобразования (модуляции) цифровых сигналов на выходе компьютера в аналоговые сигналы, которые могут передаваться по телефонной сети, и обратном преобразовании (демодуляции) при приеме информации на компьютер. На другом конце телефонной линии также должен быть подключен модем.

Прямой доступ по выделенному каналу. Этот, более дорогой способ подключения, чаще используют более крупные организации. В качестве выделенных каналов могут быть коаксиальные и оптоволоконные кабели, радиорелейные линии, спутниковая связь. По видам каналов различают и модемы: радиомодемы, телефонные модемы, волоконно-оптические модемы и др.

Для выхода в интернет необходимо специальное программное обеспечение. Браузеры (в переводе с английского языка означает «просматривать», «листать») - это специальная программа для просмотра интернет-сайтов, а именно: запрос веб-страниц из сети Интернета, их обработка, вывод и переход от одной страницы к другой. Браузеры позволяют получать доступ ко всем информационным ресурсам сети, а также просматривать и загружать рисунки, звуковые и видео файлы, разнообразную текстовую информацию. Существует множество браузеров от разных производителей, например: Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome, Safari, Mozilla, NetFront. В состав современной операционной системы уже входит один из представителей программ-браузеров, что обеспечивает работу в сети Интернет без дополнительной установки соответствующего программного обеспечения.

Подключившись к глобальной сети, можно познакомиться с новостями, получить доступ к разнообразной справочной, энциклопедической, учебной и научной информации.



2. СЕРВИСЫ СЕТИ INTERNET

2.1 Электронная почта

Приложениями или видами сервиса именуют отдельные возможности или способы использования глобальных сетей. В практической работе большинство из них гармонично переплетаются в единое целое, перетекая из одного в другое. Рассмотрим эти приложения в отдельности.

Один из наиболее популярных и простых ресурсов - это электронная почта (e-mail). Как ясно из названия -- это метод передачи почтовых сообщений (писем) электронным способом. Кроме того, вместе с электронным письмом, можно послать фотографии, рисунки, тексты, отсканированные документы, презентации, небольшие программки, т.е. любую информацию, хранящуюся в компьютере или занесенную в него при помощи внешних устройств, например, таких как сканер.

Для того, чтобы послать электронное письмо необходимо обзавестись своим почтовым ящиком (особенно, если необходимо получить ответ) и, естественно, знать электронный адрес той организации, кому адресуется письмо.

Электронное письмо - это обмен информацией в так называемом режиме offline, т.е. отправив сообщение с одного электронного почтового ящика, оно дожидается внимания в почтовом ящике абонента.

Электронная почта - один из самых популярных сервисов, предоставляемых Интернет.

Программы для работы с электронной почтой называются почтовыми клиентами. Почтовые клиенты могут быть совершенно различными. В любом браузере - просмотрщике ресурсов Интернет есть встроенный почтовый клиент, в котором можно работать с электронной почтой параллельно с просмотром web-страниц. Есть и отдельные программы, предназначенные для работы исключительно с электронной почтой.

Любой почтовый клиент выполняет два блока действий: получение корреспонденции и ее отправка. В любой из этих программ можно составить письмо, присоединить к нему необходимые файлы, отправить готовое письмо немедленно или отложить отправку для того, чтобы дописать позже. Также программа позволяет получить письмо, прочитать его немедленно или чуть позже, раскрыть присоединенные к письму файлы, ответить на письмо немедленно или переслать его, сохранить письмо в виде файла на внешний накопитель или тут же распечатать его на бумаге. Кроме этих основных функций, почтовые программы имеют и ряд дополнительных возможностей:

* сортировка приходящих писем по созданным вами папкам в соответствии с заданными вами условиями,

* отправка писем «пачками», т.е. одно письмо сразу нескольким адресатам,

* блокировка нежелательной корреспонденции,

* установка пароля на почтовый ящик и др.

Для того чтобы отправить по электронной почте какое-либо сообщение, в первую очередь необходимо создать свой собственный почтовый ящик. Есть два варианта получить собственный почтовый ящик:

Первый и самый надежный: если вы работаете в организации и хотите получать и отправлять электронную почту с работы - обратитесь в отдел автоматизации с просьбой дать вам личный электронный адрес, если хотите работать дома, то, подключаясь к Интернет, оговорите условия создания вашего электронного почтового ящика с вашим провайдером, т.е. поставщиком услуг Интернет.

Второй способ - если у вас есть возможность пользования постоянным подключением к Интернет на работе или дома, можно самостоятельно зарегистрировать свой ящик на одном из «виртуальных» почтовых серверов.

У этих двух способов есть свои достоинства и свои недостатки. Первый способ более надежен, зато второй более универсален - этот адрес будет вам доступен с любого конца планеты, конечно, если там есть Интернет-подключение.

Для современного офиса электронная почта является неотъемлемым атрибутом. Она во многом удобнее обычной, "бумажной", не говоря, уже о том, что не приходится вставать из-за компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить или отправить письмо. Кроме того, электронной почтой сообщение доставляется гораздо быстрее, чем обычной, а для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его в нескольких экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер.

Электронная почта даёт возможность посылать сообщения, получать их в свой электронный почтовый ящик, отвечать на письма корреспондентов автоматически, используя их адреса, исходя из их писем, переправлять полученное письмо по другому адресу, создавать несколько подразделов почтового ящика для разного рода корреспонденции, включать в письма текстовые файлы, пользоваться системой «отражателей почты» для ведения дискуссий с группой ваших корреспондентов и т.д.

2.2 Всемирная информационная служба

Самым распространенным сервисом сети Интернет является «Всемирная паутина» или World Wide Web, который, в общем-то, и ассоциируется со словом Интернет.

World Wide Web (Web или WWW) представляет легкий в управлении графический интерфейс для просмотра документов Интернет. Web предоставляет ссылки с одной страницы на другие страницы. При подключении к Web предоставляется равный доступ к сведениям, разбросанным по всему миру, а также отсутствуют дополнительные ограничения или оплата за удаленный доступ.

Возможность пользоваться им возникла благодаря изобретению нового метода передачи и отображения информации. Этот метод называется HTTP (Hypertext Transfer Protocol -- протокол передачи гипертекстов). Гипертекст (Hypertext) -- это многомерный текст, т.е. такая организация документов, при которой один документ или текст может включать в себя разнонаправленные ссылки или указатели (адреса) на другие документы и ссылки.

Пользоваться WWW исключительно легко и удобно. Достаточно набрать на клавиатуре какой-нибудь адрес (например, http:// www.name.com/homepage.html) -- и открывается соответствующая так называемая «домашняя страница» (home page), которая представляет собой написанное с использованием языка HTML сообщение, которое хочет сделать та или иная организация, служба, база данных, компания или частное лицо. Некоторые слова текста выделены. Это гиперссылки. Щелкнув клавишей мыши на таком слове, можно получить комментарий к нему, текст, картинку, фотографию или отрывок из музыкального произведения, а то и все перечисленное сразу. В этом комментарии тоже могут быть выделенные слова. И так далее... То, что понравилось, можно загрузить в собственный компьютер или распечатать.

Для организации поиска информации в Интернете используются специальные поисковые сервисы, которые содержат в базах данных постоянно обновляемую информацию о сайтах, файлах и других информационных ресурсах. Разные поисковые серверы могут использовать различные механизмы поиска, хранения и предоставления пользователю информации.

Интерфейс поисковых систем содержит поле поиска и список разделов каталога.

Одной из наиболее полных и мощных поисковых систем является Google (www.google.ru) , в базе данных, которой хранятся восемь миллиардов Web-страниц, и каждый месяц эта база данных пополняется на пять миллионов новых страниц. В Рунете (российской части Интернета) обширные базы данных, содержащие более 200 миллионов документов, имеют поисковые системы Яндекс (www.yandex.ru) и Рамблер (Rambler.ru).

Наиболее полный тематический каталог русскоязычных Интернет-ресурсов имеет поисковая система Апорт (www.aport.ru).

Современные поисковые системы часто являются информационными порталами, которые предоставляют пользователям не только возможность поиска документов в Интернете, но и доступ к другим информационным ресурсам (новостям, валютном курсе, интерактивным географическим картам и т.п.).

2.3 Другие сервисы сети Интернет

Есть другие способы обмена информацией в режиме реального времени или on-line. Это чаты (chat - разговор) и одна из самых распространённых программ для общения в интернете ICQ, которая позволяет обмениваться фразами, мнениями один на один, а chat - участвовать в общем разговоре на выбранную тему, при обсуждении какого-либо вопроса. Для того чтобы обмениваться информацией с абонентом через ICQ, необходимо установить на компьютере, подключенном к Интернет, одноименную программу, выйти с ее помощью в сеть и получить идентификационный номер, который сообщить заинтересованному в общении оппоненту. Для участия же в общем разговоре - chatе необходимо найти соответствующую страничку в Интернете, зарегистрироваться на ней, придумав себе имя, так называемый nik и участвовать в разговоре, знакомясь с такими же nikами.

Chatы бывают постоянными, т.е. непрерывно ведутся на какой-либо страничке в Сети, могут быть организованы специально на небольшой промежуток времени, чтобы обменяться с коллегами мнениями по тому или иному вопросу, предварительно договорившись о времени и месте выхода в Интернет. Если же задействовать для проведения какого-либо разговора или конференции в Интернет специальное программное обеспечение, типа NetMeeting, и подключить к компьютеру микрофон и видеокамеру, то можно, находясь в Новгороде, поговорить с коллегами или поучаствовать в заседаниях конференции, проходящей, например, в Екатеринбурге.



3. ПРОГРАММА "КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ”

Для организации работы офиса с электронными документами используется большое количество сетевых программных продуктов. Программа "Контроль исполнения документов", используемая в федеральном казенном учреждении № 8 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Архангельской области. Основное окно программы представлено в приложении 2. Приложение (база данных) "Контроль исполнения документов" разработано в среде Microsoft Access`2003. Данное приложение корректно работает как локально, так и в сети с Microsoft Access 2003 и 2007 (наиболее адаптировано по удобству выполнения различных операций и корректности работы в Access`2003). Файл приложения "Контроль.mdb" (или "Контроль исполнения.mdb") можно поместить в любой, удобный локальный или сетевой ресурс (каталог), дав необходимые разрешения и права на доступ.

Приложение предназначено для регистрации и контроля за исполнением входящих документов, которым присвоен статус контрольных и назначен срок исполнения с указанием конкретного исполнителя и службы (отдела).

В приложении имеется возможность отслеживать документы по срокам постановки их на контроль и срокам исполнения (в т.ч. с учетом их продления), по исполнителям и отделам, по номерам документов, периодам и датам, по организациям-авторам контрольных документов и другим реквизитам. Приложение автоматически определяет своевременность исполнения документов с присвоением ему соответствующего статуса "исполнено в срок" или "с нарушением срока" и количество дней просрочки или досрочного исполнения. Имеется возможность снятия документа с контроля (необходимости в исполнении которого не стало или документ утратил актуальность, важность, был отозван или аннулирован) и др. В этом случае в сводной форме данный документ (запись) будет автоматически помечен особо. Приложение позволяет отфильтровать документы, исполненные в срок и просроченные, не исполненные за указанный период, назначенные к исполнению сегодня, завтра, в ближайшие 7 дней (текущие), а также показать документы с продлённым сроком, все документы за указанный период. Информацию по отфильтрованным документам можно вывести на печать.

Приложение быстро позволяет найти все документы, поставленные на контроль указанному отделу или исполнителю, курирующему отдел лицу, найти конкретный документ по любому реквизиту (по дате и номеру, по входящим и исходящим реквизитам, по дате регистрации, установленному и фактическому сроку исполнения, по виду и названию документа, по наименованию организации и другим данным).

Программа контроля формирует два вида отчетов: развёрнутый за указанный квартал с анализом исполнительской дисциплины по отделам (службам) в сравнении с аналогичным периодом прошлого года и упрощенный - за произвольный период (например, еженедельный отчёт).

Для всего вышеперечисленного необходимо внести данные о документе в Форму «Документ» программы (см.Приложение 3). Рассмотрим порядок и правила заполнения полей Формы программы:

Индивидуальный № документа" присваивается автоматически (например, 532), удалить его или исправить нельзя. Если после этого документа были введены следующие, то в случае удаления документа №532, например, за ненадобностью, этот номер (532) никогда не будет больше использован в существующей базе данных.

"Дата регистрации" - дата регистрации документа, по умолчанию отображает текущую (сегодняшнюю) дату.

"Куратор" - представитель от руководства, курирующий отдел (службу), сотрудник которого является исполнителем.

"Исполнитель" и "Отдел" - ответственный исполнитель документа из указанного отдела (службы). В поле справа от отдела автоматически вводится его индекс, если он занесён в справочник "Отделы, службы" (главная кнопочная форма).

"Срок исполнения" - изначально установленный срок исполнения документа, по умолчанию отображает текущую (сегодняшнюю) дату.

"Срок продлён до" - дата, до которой продлён срок исполнения документа по тем или иным причинам лицом или руководителем, имеющим на это право (поле "Кем продлён").

"Что сделать" - вид исполнения документа, т.е. в виде чего исполнить документ, например, подготовить проект решения или проект приказа, либо доложить рапортом начальнику, подготовить и отправить письмо, вынести на коллегию и т.д.

"По документу" - вид документа (письмо, решение, приказ, указание и т.д.).

"№" и "от" - исходящие номер и дата документа.

"От кого" - государственная или иная структура (лицо), издавшая поступивший документ (автор документа).

"Входящий №" и "от" - входящие номер и дата регистрируемого документа.

"О чём" - короткое название документа (о чём). Иногда указано в самом документе.

"Контроль по вопросу" - обозначение вопроса, по которому необходимо осуществить контроль. Например, "Об устранении в установленный срок выявленных недостатков при проверке подразделения и принятии мер".

"Подписан", "Получен" - дополнительные (вспомогательные) сведения о дате подписания документа на исполнение или для сведения кем либо, и дате получения документа исполнителем.

"Резолюция руководителя" - содержание резолюции руководителя на данном документе.

"Работа по контролю" - содержание решаемых вопросов или выполняемых действий (указаний) по ходу исполнения документа со стороны контролируемой службы.

"Причины нарушения" - причины исполнения документа с нарушением срока (позже установленного или продленного срока) или неисполнения.

"Дата исполнения" - дата исполнения документа исполнителем.

"Документ исполнен" - статус исполнения документа "Да" или "Нет" (определяется автоматически при указании даты исполнения).

"Исполнено" - своевременность исполнения (исполнено в срок или с нарушением срока - определяется автоматически). Для снятия документа с контроля в поле выбирается соответствующее значение (из списка), при этом в соответствие с логикой автоматически меняются другие значения в данном блоке формы (выделено другим фоном). Особенность ввода и отображения информации в этом блоке (блок контроля) заключается в том, что программа не даст ввести неверные данные в какое-либо поле, которые логически противоречат данным другого поля. Так, невозможно присвоить документу значение "исполнено в срок", если не указана дата исполнения и если эта дата больше даты срока исполнения. Невозможно присвоить документу статус исполнения "Да", если отсутствует дата исполнения и т.д. На попытку проведения таких операций программа будет выдавать соответствующее сообщение, например, "Отказано изменить на "Да"! Иначе укажите срок исполнения документа!"

"Просрочено" - автоматически показывается количество просроченных дней к сроку исполнения (начальному) и к сроку продления.

"Что сделано" - коротко указывается что сделано (подготовлено, выполнено, куда отправлена информация, письма и др.) по данному документу, указывается вид подготовленного документа в поле "Подготовлен документ" (письмо, приказ и др.), заносится исходящий номер и дата (поля "Исх.№" и "от").

На каждого исполнителя с помощью данной программы формируется контрольная карточка с указанием всех необходимых данных по исполняемому документу, которая прикрепляется к документу. Пример контрольной карточки представлен в приложении 4.

По истечению сроков исполнения документа программа сигнализирует об этом администратору, а на экране компьютера сотрудника - исполнителя появляется окно - предупреждение об окончании сроков исполнения.

После исполнения документа администратор вносит в программу соответствующую информацию об исполнении, после чего программа снимает документ с контроля.

Эта программа, разработанная группой ИТСО УФСИН России по Архангельской области, значительно облегчает работу по контролю исполнения документов, полностью автоматизировав данный процесс. Администратору необходимо лишь внести исходные данные и оформить контрольную карточку, а программа сформирует любую справочную информацию о документе по запросу руководителя, отследит сроки исполнения, снимет документ с учета.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Компьютерные сети занимают особое место в работе офиса по документному обеспечению управления, а также бездокументной работе. Соединение компьютеров в сети позволяют сотрудникам находить необходимую им информацию, используя ресурсы других компьютеров; общаться друг с другом, не выходя за пределы своего кабинета; обмениваться информацией с людьми, которые находятся на огромных расстояниях, обеспечивая быструю передачу информации на миллионы километров.

В данной работе были рассмотрены такие вопросы, как понятие компьютерных сетей, их классификация, сравнительные характеристики, достоинства и недостатки, способы их использования в работе организации. Сетевые технологии являются в данный момент основой нашей жизни. Сегодня невозможно представить работу сотрудников отдела документационного обеспечения управления организации без использования современных сетевых технологий.

Компьютерные сети породили существенно новые технологии обработки информации. Сетевые технологии позволяют совместно использовать ресурсы - накопители большой емкости, печатающие устройства, доступ в Internet, базы и банки данных, пример которых представлен в виде программы «Контроль исполнения документов».

Наиболее современные и перспективные подходы к сетям связаны с использованием коллективного разделения труда при совместной работе с информацией - разработке различных документов и проектов, управлении учреждением или предприятием и т.д. Компьютерные сети и сетевые технологии обработки информации стали основой для построения современных информационных систем. Компьютер ныне следует рассматривать не как отдельное устройство обработки, а как «окно» в компьютерные сети, средство коммуникаций с сетевыми ресурсами и другими пользователями сетей.

Существует множество других эффективных и полезных технологий, число их увеличивается с каждым днем. Поэтому, чтобы не отстать от ритма современной жизни, нужно постоянно быть в курсе новинок технических средств персонального компьютера, системного программного обеспечения и прикладных компьютерных технологий.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Информатика. Базовый курс. 2-е издание/ Под.ред. С.В. Симиновича. - СПб.: Питер, 2005. - 640с.

2. Информатика: Учебник/ Под ред. Н.В. Макаровой. - М: Финансы и статистика, 2000. - 768 с.

3. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы / В.Г. Оливер, Н.А. Олифер. - СПб: Питер, 2001. - 672 с.

4. Леонтьев В.П., Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2005.- М.: ОЛМА - ПРЕСС Образование, 2005.-800с.

5. Могилев А.В. Информатика/ Под ред. Е.К. Хеннера. - М.1999. - 816с.

6. Угринович Н.Д., Информатика и ИКТ. Базовый уровень: учебник для 10 класса/ Н.Д.Угринович. - 4-е изд. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2008. - 212 с.

7. Угринович Н.Д., Информатика и информационные технологии. Учебник для 10 -11 классов/ Н.Д.Угринович. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2003. - 512 с.

8. Угринович Н.Д., Практикум по информатике и информационным технологиям. Учебное пособие для общеобразовательных учреждений/ Н.Д. Угринович, Л.Л. Босова, Н.И. Михайлова. - М.: Бином. Лаборатория Знаний, 2002. 400с.

9. Малышев Р.А. Локальные вычислительные сети: Учебное пособие/ РГАТА. - Рыбинск, 2005. - 83 с. Олифер В.Г, Олифер Н.А. Сетевые операционные сети, - Режим доступа: http://www.bibliofond.ru



ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Виды типологий локальной сети

Рис. 1 - Сеть шинной типологии

Рис. 2 - Сеть в виде звезды



ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Основное окно программы «контроль исполнения документов»



ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма «документ»



ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Лицевая и обратная сторона контрольной карточки

Размещено на Allbest.ru